R K. Tillsammans är vi starka och effektiva!

Transkript

1 ÅR S Ö R K 2 A 0 K 1 I 2 N Tillsammans är vi starka och effektiva!

2 Omslag: Direktsänd pratshow på Kvalitetsmässan om Att framgångrikt leda ett nätverk. Här med civil- och bostadsminister Stefan Attefall som gäst. ETT SPÄNNANDE OCH HÄNDELSERIKT ÅR Nio olika myndigheter. Nio olika uppdrag. Tillsammans utvecklar vi våra medarbetare och våra verksamheter i Sundsvallsregionen. Vi säkerställer kompetensförsörjning, samordnar utbildning och delar på administration. Med gemensamma krafter når vi bättre resultat, ökar kvalitén och blir mer kostnadseffektiva. Myndighetsnätverket ett samarbete mellan SPV, CSN, Försäkringskassan, Bolagsverket, Tullverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Mittuniversitetet, Specialpedagogiska skolmyndigheten och Länsstyrelsen Västernorrland Myndighetsnätverket har så här långt uppnått mer än vad vi vågat hoppas på. Med stor entusiasm har våra medarbetare tagit sig an sättet att arbeta och åstadkommit riktigt bra saker. Nyfikenheten från andra som är intresserade av att utveckla statsförvaltningen har också varit stor. Vi är nio olika myndigheter med nio olika uppdrag. Men vi har mycket gemensamt. Tillsammans arbetar vi för att utveckla våra medarbetare och våra verksamheter i Sundsvallsregionen. Med gemensamma krafter når vi bättre resultat, ökar kvalitén och blir mer kostnadseffektiva. Samverkansarbetet började lite trevande med traditionellt erfarenhetsutbyte. Det stadiet har vi passerat med råge under När Myndighetsnätverket pratar samverkan så menar vi riktig verkstad. På följande sidor kan du läsa om vad vi gör tillsammans. Det vi åstadkommit hittills har också resulterat i att ytterligare sex myndigheter i regionen vill delta i samarbetet. Så vi säger välkommen till Ångermanlands tingsrätt, Sundsvalls tingsrätt, Förvaltningsrätten Härnösand, Rättshjälpsmyndigheten, Överklagandemyndigheten för studiestöd och Kriminalvården region nord. Vad vi vet så är Myndighetsnätverkets samverkan för en effektivare statsförvaltning ledande i Sverige. Kanske fler myndigheter vill tänka i nya banor? Vi står gärna för inspirationen! Annika Bränström Generaldirektör, Bolagsverket Bo Källstrand Landshövding, Länsstyrelsen Västernorrland Christina Gellerbrant Hagberg Generaldirektör, CSN Stefan Olowsson It-direktör, Försäkringskassan Ann-Christin Nykvist Generaldirektör, SPV Anders Söderholm Rektor, Mittuniversitetet Arbetsgivarverket uppmärksammade Myndighetsnätverkets samverkan i en film. Se den på 3

3 PROJEKTLEDARENS REFLEKTIONER När vi möts över myndighetsgränserna händer det saker. Myndighetsnätverkets arbete hittills har varit spännande, intressant och inte minst intensivt men absolut mödan värt. Vi har etablerat ett starkt nätverk Fokus under 2012 har legat på att hitta nya arbetsformer över myndighetsgränserna. Det har vi gjort inom områdena kompetensförsörjning, utbildning, upphandling, juridik, it och kommunikation. Vi lär av varandra och hittar nya lösningar på gemensamma problem och delar dessutom på jobbet. Samverkansarbetet är behovsstyrt Ett 80-tal personer samverkar i olika grupperingar och i olika omfattning inom Myndighetsnätverket. Samverkansarbetet är helt behovsstyrt. Myndigheterna väljer själva i vilka sammanhang, frågor och grupperingar de vill delta. Vissa myndigheter deltar i de flesta av nätverkets aktiviteter, medan andra exempelvis väljer att bara vara delaktiga i våra gemensamma utbildningar. Förutsättningarna är olika Navet i Myndighetsnätverket består av CSN, SPV, Bolagsverket, Länsstyrelsen, Mittuniversitetet och Försäkringskassan it. Det var de myndigheter som tog initiativ till att utveckla nätverket. Förutsättningarna för deltagande i nätverket är olika. Myndighetens storlek, om huvudverksamheten ligger i Sundsvallsregionen eller om det är ett regionkontor, har betydelse för hur och i vilken omfattning det är möjligt att delta i nätverket. Myndigheterna är med utifrån sina egna förutsättningar. Identifierat ett antal framgångsfaktorer Under resans gång har vi identifierat några framgångsfaktorer för att få nätverket att fungera: Ett oerhört tydligt mandat och engagemang från myndighetsledarna för samverkansarbetet. Att det finns ett klart syfte och tydliga mål med nätverksarbetet. Medarbetarnas engagemang och att de tillåts prioritera nätverksarbetet. Att vi samlas kring frågor där det finns ett tydligt behov och nytta av att samverka. Att börja i liten skala och låta samarbetet växa. Det är verkstad, vi gör saker tillsammans och ser resultat. Ytterligare en framgångsfaktor är att vi enats om en kommunikativ plattform. Vårt budskap, den visuella identiteten och det gemensamma kommunikationsmaterialet i samband med våra aktiviteter är ett viktigt kitt som stärker och tydliggör samarbetet både internt och externt. Slutligen vill jag säga tack till alla som deltagit i arbetet för en jättefin insats. Det är ert engagemang och er entusiasm, som gjort att vi kommit så långt och åstadkommit så mycket. Anneli Kuusisto projektledare i Myndighetsnätverket Under året som gått har vår gemensamma verksamhet spirat. Vi har utbildat, attraherat, rekryterat och kommunicerat. VÅR GEMENSAMMA VERKSAMHET Utbilda Under 2012 har Utbildningsrådet arrangerat och genomfört ett tiotal utbildningar för de anställda på myndigheterna inom nätverket. Tillsammans kan vi ha ett mer frekvent utbud, erbjuda bättre föreläsare och en hög kvalitet totalt sett, konstaterar Helena Karlsson, HR-utvecklare på CSN. Utbildningsrådet kallas den arbetsgrupp inom Myndighetsnätverket som arbetar med kompetensutveckling. I arbetsgruppen identifierar vi tillsammans de gemensamma kompetensutvecklingsbehov som finns på våra respektive myndigheter, berättar Helena Karlsson som är en av de personer som arbetar i Utbildningsrådet. Vi beslutar vilka utbildningar som vi ska genomföra under året och sedan börjar arbetet med att planera och arrangera. Arbetsgruppen genomför workshops för att ta fram utbildningarnas innehåll. Föreläsare hittar de ofta bland de anställda inom nätverkets myndigheter. På våra myndigheter finns massor av kunniga personer inom olika områden, säger Helena. Bland annat har personal från de deltagande myndigheterna föreläst om klarspråk, arbetsmiljö, förvaltningsrätt, sekretess, statlig förvaltning, sökmotoroptimering och mycket annat. Delar på kostnaderna Myndigheterna delar på kostnaderna för de gemensamma utbildningarna. Att genomföra utbildningar tillsammans innebär att vi är kostnadseffektiva. Vi sparar ett par hundra tusen per tillfälle räknat på om fyra myndigheter skickar sex personer, konstaterar Karina Vennerbring, personalutvecklare på Länsstyrelsen Västernorrland. Att anordna gemensamma utbildningar betyder också att vi kan erbjuda ett större utbud av utbildningar. Vi kan även genomföra dem betydligt oftare eftersom vi hjälps åt med planering, arrangemang och bemanning. Ingen behöver göra allt. Gemensam utbildningsadministration Under 2012 har Myndighetsnätverket infört en gemensam utbildningsadministration. Kjersti Bolt på CSN:s HR-avdelning administrerar utbildningarna. Hon jobbar med det praktiska, bland annat genom att lägga ut utbildningar och inbjudningar på Myndighetsnätverkets webbplats, ta emot anmälningar, publicera utbildningsmaterial, administrera utvärderingar, boka föreläsare och ta fram underlag för fakturering. Att ha en gemensam administration gör det enklare och effektivare för alla deltagande myndigheter, berättar Kjersti. Nu blir det inget dubbelarbete och vi har en tydlig överblick. Vad händer 2013? Under 2013 kommer Myndighetsnätverket bland annat att genomföra utbildningarna Kompetensbaserad rekrytering, Att arbeta i staten, Statstjänstemannarollen i fokus och en arbetsmiljöutbildning. 4 5

4 Attrahera och rekrytera Arbetsgruppen HR arbetar med kompetensförsörjning i Myndighetsnätverket och med att marknadsföra den offentliga sektorn i Sundsvallsregionen som en attraktiv och intressant arbetsgivare. Under 2012 har Myndighetsnätverket deltagit på en rad olika rekryteringsaktiviteter runt om i Sverige. Genom att samverka sparar vi mellan och kronor per evenemang, säger Lena Lindholm, personalutvecklare på SPV. Arbetsgruppen HR träffas regelbundet. Tillsammans ser de löpande över behoven av rekrytering på myndigheterna i Myndighetsnätverket. De tar också och fram en aktivitetsplan som sträcker sig över ett år. Myndigheterna i Sundsvallsregionen är stora arbetsgivare med väldigt många olika yrkesroller, vilket inte så många känner till, berättar Karima Rouass, HR-utvecklare på CSN. Därför är det viktigt att vi deltar på olika aktiviteter där vi får en möjlighet att träffa både studerande och yrkesverksamma och berätta om våra verksamheter. Kostnadseffektivt Genom att ställa ut som Myndighetsnätverket får samtliga myndigheter i nätverket vidgad representation till en lägre kostnad. Om vi räknar med att vi är fem deltagande myndigheter som representeras av två personer i montern, så sparar vi mellan och kronor, berättar Lena. Vi hjälps åt med planering och bemanning, ingen myndighet behöver delta med personal på samtliga mässor. I Myndighetsnätverkets monter representerar vi varandra. Så tillsammans har vi möjlighet att delta på betydligt Myndigheterna SPV och CSN förvaltar stora ekonomiska värden och söker nu två INTERNREVISORER varav den ena med IT-inriktning. Tillsammans ska de arbeta för en kvalitetssäkrad och förebyggande internrevision åt båda myndigheterna. LÄS MER OM TJÄNSTEN PÅ I denna rekrytering samarbetar vi med SOURCE. Frågor besvaras av rekryteringskonsult Karin Sjöstedt, fler aktiviteter, fortsätter Lena. Myndighetsnätverket har en gemensam grafisk profil som syns tydligt i den framtagna montern och som stärker och tydliggör samarbetet på rekryteringsmässor. Inför varje mässa tas ett gemensamt informationsmaterial fram som är anpassat efter mässans inriktning. Samarbetet med kommunikationsgruppen i Myndighetsnätverket är A och O, konstaterar Karima. Gemensamt traineeprogram Under 2012 har HR-gruppen arbetat fram ett myndighetsgemensamt traineeprogram inom it. Traineeprogrammet ska starta i september 2013 och riktar sig till nyutexaminerade högskolestuderande inom it. Just nu pågår planeringsarbetet för fullt i HRgruppen, berättar Helena Karlsson, HR-utvecklare på CSN. Vi ska bland annat ta fram en gemensam rekryteringsprocess, utforma utbildningsmaterial och genomföra en gemensam upphandling av olika utbildningar som ska ingå i traineeprogrammet. Traineeprogrammet ska vara inriktat på ett itsystems livscykel och deltagarna ska få lära sig om utveckling, förvaltning och drift. Deltagarna kommer att få både teori och praktik, förklarar Veronica Wallgren som är HR-utvecklare på Bolagsverket. Ungefär 80 procent av programmet kommer att bestå av praktik och lärande i arbetet ute på de deltagande myndigheterna. De resterande 20 procenten kommer att vara olika utbildningar, dels inköpta och dels sådana som vi tar fram gemensamt mellan myndigheterna. Rekryteringen av deltagare till traineeprogrammet är planerad att starta i april Vi räknar med att kunna ta emot ett tiotal deltagare, säger Veronica. CSN och SPV samarbetar idag kring internrevisionen. Myndigheterna har anställt två gemensamma internrevisorer med olika inriktning som tillsammans arbetar för en kvalitetssäkrad och förebyggande internrevision åt båda myndigheterna. Läs mer om hur det fungerat i artikeln på sidan 10. Kommunicera I mars 2011 bestämde myndighetsledarna att ta nätverket ett steg framåt genom att skapa en gemensam kommunikationsplattform. Det ger oss möjligheter att skapa gemensamt material, vilket är både kostnadseffektivt och ger en samlad bild av den statliga verksamheten i regionen, säger Catharina Öhman, marknadskommunikatör på Bolagsverket. Fem av myndigheterna träffades och startade kommunikationsgruppen bestående av kommunikatörer, projektledaren och en resurs inom strategisk nätverksutveckling. Uppdraget till gruppen var att ta fram ett koncept baserat på visionen för fortsatt samverkan. Konceptet skulle också innehålla en idé för ett deltagande på Kvalitetsmässan. Så blev det Myndighetsnätverket och den form vi använder när vi framträder gemensamt. Vi tog fram ett gemensamt namn, grafisk profil, webbplats och en folder om myndighetssamverkan i Sundsvallsregionen, berättar Kicki Lindh som är kommunikatör på SPV. Så småningom tog gruppen även fram en grundmonter och diverse informationsmaterial till de rekryteringsmässor som nätverket deltar gemensamt på. ÖVRIGA GRUPPERINGAR Ekonomi Arbetsgruppen ekonomi har tillsammans med upphandlingsgruppen samverkat kring införandet av e-handel på Bolagsverket, CSN och SPV. De tog tillsammans fram underlag till avropsförfrågan för att köpa e-beställningssystem från ett statligt ramavtal. Alla tre myndigheterna fick Visma som leverantör av e-beställningssystemet Proceedo. Nu har alla tre myndigheterna systemen i drift och samarbetet fortsätter med att bland annat ansluta leverantörer. Juridik Arbetsgruppen juridik har börjat att titta på hur remissarbetet ser ut i de olika myndigheterna. Andra stora vinster som gruppen ser med samverkan inom området är att lära av varandra och en möjlighet att ordna gemensamma utbildningar. Vid behov stöttar vi de andra arbetsgrupperna inom nätverket och tar även fram koncept vid evenemang, som till exempel det seminarie vi hade i Almedalen, fortsätter Inger Landberg som är informatör på Försäkringskassan. Alltid uppdrag och arbete på agendan Kommunikationsgruppen träffas regelbundet, men alltid med uppdrag och arbete på agendan. Mötena är kreativa och producerande. Formerna varierar beroende på vilka behov gruppen har, men oftast tar var och en ansvar för sin del och mellan mötena sköter gruppen mycket av det gemansamma arbetet via e-post. Till sin hjälp har de ett par av myndigheternas kontorsservicefunktioner när det gäller trycksaksproduktion och logistik. Vi har högt i tak, är respektfulla men prestigelösa i gruppen, säger Ingela Persson som är informatör på CSN. Och det fungerar! Vår gemensamma webbplats It Arbetsgruppen it samverkar främst för att säkra kompetensförsörjningen genom att exempelvis hålla gemensamma informationsmöten med potentiella medarbetare och genomföra traineeprogram. Samverkan sker inom flera olika kompetensområden, exempelvis it-säkerhet, förvaltningsetablering, arkitektur och kravhantering. En gemensam utbildning har genomförts. Upphandling Arbetsgruppen upphandling har identifierat en rad områden där gemensamma upphandlingar kan vara möjliga. Med gemensamma upphandlingar får vi ökad kompetens, kan utbyta erfarenheter och sparar tid. Under 2012 har SPV och CSN gjort en gemensam upphandling av ramavtal för it-konsulter. Gruppen planerar även att hålla utbildningar för exempelvis chefer, upphandlare och kravställare. 6 7

5 HÄNDELSER UNDER 2012 Kvalitetsmässan, november 2011 Rekryteringar 2012 Tillsättning av gemensamt stöd inom utbildningsadministration Vi har erbjudit 6 8 sommarnotarietjänster Rekrytering av två gemensamma internrevisorer Året tjuvstartade på Kvalitetsmässan i Göteborg. Där hade vi en monter i form av en tv-studio (se omslaget) och körde korta och återkommande pratshower med teman ur vår verksamhet. Pratshowerna sändes direkt via vår webbplats. En pratshow från varje tema går att se på Utbildningar under våren 2012 Att arbeta i staten, mars Statstjänstemannarollen i fokus, 25 april Arbetsmiljöutbildning, maj Kompetensbaserad rekrytering, april Almedalen, 5 juli 2012 Myndighetsnätverket debatterade i Almedalen och ställde frågan Hur ska staten lyckas med att attrahera och konkurrera om morgondagens medarbetare?. SPV, Bolagsverket, CSN och Länsstyrelsen Västernorrland deltog tillsammans med Socialdepartementet och Arbetsgivarverket i ett seminarium. Paneldebatt om vad vi kan göra och redan gör Olof Lundvall, kommunikationschef på SPV, modererade en paneldebatt där Annika Bränström gd Bolagsverket, Ulf Bengtsson gd Arbetsgivarverket, Ann-Christin Nykvist gd SPV, Christina Gellerbrant Hagberg gd CSN, Ulf Perbo statssekreterare Socialdepartementet och landshövding Bo Källstrand deltog. Paneldebatten handlade om vad vi myndigheter kan göra för att vinna kampen om framtidens medarbetare. Utbildningar under hösten 2012 Kompetensutveckling Vuxenutveckling i arbetslivet, augusti Ledare utan personalansvar, augusti Ledare utan personalansvar, september Ledare utan personalansvar, 8 9 november Kravhantering it, september Ledare utan personalansvar, oktober Ledare utan personalansvar, november Statstjänstemannarollen i fokus, 15 november Arbetsmiljöutbildning, november ESV-dagen, 9 oktober 2012 Myndighetsnätverket fanns på plats i en monter på ESV-dagen och träffade många intresserade och imponerade kollegor inom statsförvaltningen. Tema 9 är fler än 1 Med temat 9 är fler än 1 (9 > 1) berättade vi om Myndighetsnätverkets framgångsrika samverkansarbete, framförallt inom HR-området. Genom att visa på konkreta exempel gällande kostnadseffektivitet och andra värden, ville vi inspirera andra till att våga tänka i nya banor. Många av monterbesökarna var intresserade och imponerade av vad vi åstadkommit. Ledare utan personalansvar maj JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Mässor och möten under hösten 2012 Systemvetardagen, 7 mars 2012 Myndighetsnätverket deltog på arbetsmarknadsmässan Systemvetardagen i Kista. Förutom möjlighet att skriva examensarbete, söka sommarjobb eller traineeprogram kunde vi inom Myndighetsnätverket ge tips på många intressanta rekryteringar som planeras inom vårt nätverk. Framförallt inom it. Konferensen Innovationer i offentlig verksamhet, 18 september Exjobbsdagen Mittuniversitetet, 19 september Sundsvall 42, oktober Arbetsgivarverkets dag, 27 november Branschkväll för it-studenter, 29 november GD-föreningens möte, 29 november Frukostseminarium för kommunikatörer, 22 november 2012 Myndighetsnätverket startade ett gemensamt kompetensforum för nätverkets kommunikatörer. Ett frukostseminarium som är tänkt att återkomma några gånger per år med aktuella ämnen och föreläsare inom området. Mässor och möten under våren 2012 Information och workshop för ledningsgrupperna i nätverket, 16 januari Juristens dag, 2 februari Arbetsgivarverkets forum för intresse- och omvärldsbevakning, Hur ska staten klara konkurrensen om it-kompetensen?, 23 februari Informationsmöte för myndigheter i regionen, 21 mars SAAM-mässan, 29 mars Arbetsförmedlingens ungdomsmässa, 22 maj Offentliga rummet, maj Sundsvall 24, juni 8 9

6 Gemensam rekrytering CSN och SPV har gemensamt rekryterat två internrevisorer. Genom att rekrytera tillsammans sparade vi runt kronor, säger Mats Åkerlund, HRchef på SPV. Revisorerna Hans Stark och Birgitta Arnberg är anställda på varsin myndighet men arbetar som ett team och sköter tillsammans internrevisionen för de båda myndigheterna. Behovet att rekrytera en ny internrevisor uppstod nästan samtidigt på CSN och SPV. I arbetsgruppen HR blev det snart tydligt att det fanns stora fördelar med att genomföra rekryteringen tillsammans. Det hade nyligen publicerats en SOU (Statens offentliga utredningar) och en rapport från Ekonomistyrningsverket som visade att internrevisorer tycker det är svårt att jobba ensamma, berättar Mats Åkerlund, HR-chef på SPV. De behöver någon att diskutera med. Det är dessutom svårt för en internrevisor att ha kompetens inom alla områden som kan behövas för att göra revisioner på en myndighet. Genom att CSN och SPV rekryterade tillsammans fick vi två revisorer med olika kompetens som båda myndigheterna drar nytta av. Dessutom fick våra revisorer en kollega att samarbeta med. Olika kompetens Hans Stark som har börjat på CSN, har allmän revisionsbakgrund och erfarenhet av it-revision. Birgitta Arnberg har också allmän revisionsbakgrund och dessutom kunskap kring revison av ledning och styrning. Båda har lång erfarenhet av revision i offentlig sektor. Syftet är att revisorerna ska komplettera varandra kompetensmässigt. SUMMERING OCH FRAMÅTBLICK Nya utmaningar 2013 Myndighetsnätverkets stora utmaning under 2013 är att hitta en struktur och en organisation som är hållbar över tiden. Nätverket idag är väldigt personberoende. Medarbetarnas personliga engagemang och entusiasm är motorn i nätverket. Det betyder att nätverket är sårbart. Från 2014 ska nätverkets arbete ingå som en del i myndigheternas ordinarie verksamhet. Vi behöver skapa en förvaltningsorganisation som klarar att hålla entusiasmen och engagemanget vid liv. Det här är ett resultat av det vi kan åstadkomma tillsammans i den regionala samverkan mellan myndigheter som finns i Sundsvall, säger Christina Gellerbrant Hagberg, generaldirektör på CSN. Tack vare det nytänkandet kommer båda myndigheterna att få tillgång till större bredd och kompetens. Givande samarbete Hans Stark och Birgitta Arnberg sitter på varsin myndighet men jobbar mycket tillsammans. Det är väldigt positivt att ha en kollega att diskutera med, konstaterar Hans Stark. Vi har precis tagit fram gemensamma rutiner och arbetssätt så att vi ska jobba likadant. Vi kommer även att genomföra granskningar på varandras myndigheter. I dagsläget läser vi också varandras rapporter och ger och tar synpunkter, vilket ger kvalitetssäkring. Samrekrytering gjorde tjänsterna mer attraktiva Båda myndigheterna är mycket nöjda med den gemensamma rekryteringen. Det här var ett roligt och givande sätt att jobba, säger Mats Åkerlund. Att kunna marknadsföra oss som två myndigheter som samarbetar gjorde tjänsterna mer attraktiva. Dessutom sparade vi kronor genom att dela på kostnaden när det gäller annonsering och samarbete med bemanningsföretag. Hittar vi fler områden där det finns en vinst med att samrekrytera tror jag absolut att vi kommer att göra det igen. Fler intressanta projekt på gång Under 2013 kommer nätverket att fortsätta med aktiviteter för att attrahera och rekrytera ny kompetens, utbildningsinsatser, erfarenhetsutbyte och samverkan i arbetsgrupperna. Dessutom står Myndighetsnätverket i startgroparna med två intressanta projekt; ett myndighetsgemensamt traineeprogram inom it samt ett myndighetsgemensamt praktikprogram för personer med funktionsnedsättning. Vi tycker att staten ska vara ett föredöme och vi aspirerar på tätpositionen. Sist men inte minst......så vann Myndighetsnätverket tillsammans med kommunikationsbyrån Sweet Williams and POP Årets digitala kampanj för sin direktsända pratshow från Kvalitetsmässan. Priset delades ut av Marknadsföreningen i Sundsvallsregionen på en gala den 30 november. 10

7