SEPTEMBER. Den nya myndigheten DIGG invigs. Årskrönika STUDIEBESÖK. Myndighetnätverket besöks av Fortifikationsverket och Boverket

Transkript

1 SEPTEMBER Den nya myndigheten DIGG invigs Årskrönika STUDIEBESÖK Myndighetnätverket besöks av Fortifikationsverket och Boverket 2018

2 2018 ett nydanande år! När vi nu lägger 2018 till handlingarna kan jag konstatera att det har varit ett händelserikt år inom Myndighetsnätverket. Vi har välkomnat nya medlemmar till gemenskapen, sammansättningen i vår styrgrupp har ändrats, vision och syfte har reviderats, en ny utbildningssamordnare och koordinator har trätt i tjänst, vi har utvecklat samarbetet med några av kommunerna i vår region, vi har börjat låna in och ut resurser mellan myndigheterna, vi har testat en digital coach, ja listan kan göras jättelång! Myndighetsnätverkets vision är att med innovativ samverkan utveckla våra verksamheter och medarbetare. Samverkan är ett ord i tiden och här i regionen har vi länge varit duktiga på att samverka och att hitta gemensamma nämnare över gränserna trots vitt skilda verksamheter och uppdrag. Under året hade vi förmånen att få välkomna såväl Myndigheten för digital förvaltning (DIGG) som Skatteverket till nätverket och från och med årsskiftet ser vi fram emot att Härnösands kommun går med i samarbetet som associerad partner. Flera av de steg Myndighetsnätverket tagit under 2018 hade vi inte kunnat göra utan varandra. Katarina Nordensson Koordinator Temat för året har varit att dela på våra resurser. Inom det området har vi tagit steg framåt och testat att låna ut två medarbetare från en myndighet till en annan för att på så vis utveckla medarbetarna i fråga och samtidigt fylla kompetensluckor hos en annan myndighet. Detta leder i sin tur till utveckling av de respektive verksamheterna. Vi har under 2018 också identifierat fler områden där vi kan hjälpa varandra genom närmare samarbete, däribland upphandling och gemensamt it-traineeprogram, där arbetet kommer fortsätta under Den gemensamma utbildningsverksamheten är vår ryggrad. Samordningen av utbildningar ger lägre kostnader och mer effektiv administration till nytta för alla medlemmar. Nätverket har en gemensam personalresurs som tillsammans med en arbetsgrupp administrerar de utbildningar som är gemensamma för medlemsmyndigheterna. Under 2018 satsade vi lite extra på att utveckla vår utbildningsverksamhet, vilket bland annat resulterat i effektivare arbetssätt, ett gemensamt ledarförsörjningsprogram och förslag på smartare administrativa verktyg. Under året deltog närmare 500 personer i någon av alla de utbildningar som nätverket arrangerade, där några av de populäraste är Att arbeta i staten och Ledare utan personalansvar. I samband med den sistnämnda utbildningen har deltagarna fått testa en digital coach, Fredde, för att följa upp de nyvunna kunskaperna och stötta i den fortsatta utvecklingen. Efter kommande utvärdering får vi se om Fredde kan hjälpa oss framåt i fler fall. Flera av de steg som Myndighetsnätverket tagit under 2018, hade vi inte kunnat göra utan varandra. Det är min fasta övertygelse att vi når längre tillsammans! Katarina Nordensson Koordinator i Myndighetsnätverket FOTO: ANDRÈ BYSTRÖM Myndighetsnätverkets förvaltningsorganisation Styrgrupp Samordningsgrupp Koordinator Utbildningssamordnare HR-chefer HR-utvecklare In- och utlån Utbildningsrådet It och digitalisering Kommunikation Juridik Tillfälliga arbetsgrupper 2 Årskrönika 2018 Myndighetsnätverket

3 Att bygga en myndighet är en lagsport Den 1 september 2018 öppnades dörren till DIGG Myndigheten för digital förvaltning. DIGG:s uppdrag är att samordna och stödja den förvaltningsgemensamma digitaliseringen. En viktig ingrediens för att lyckas med uppdraget är samverkan, såväl nationellt som lokalt. DIGG är skapad för att tänka nytt, hantera nya utmaningar och se nya möjligheter. Myndigheten ska vara ett nav för digitaliseringen av den offentliga sektorn. Vi är en myndighet, men vi gör inte jobbet ensamma. Med hjälp av andra samlar vi in och delar med oss av kunskap om hur man kan arbeta med digital verksamhetsutveckling kunskap som hela den offentliga sektorn kan ha nytta av, förklarar Chanett Edlund, chef för lednings- och verksamhetsstöd. Det är cirka 700 myndigheter, kommuner och regioner som DIGG ska Vi brukar säga att digitalisering är en lagsport. Men att bygga upp en ny myndighet är också en lagsport. Chanett Edlund Chef för lednings- och verksamhetsstöd samverka med. Men lokal samverkan är också viktigt, särskilt för en ny myndighet. Vi är en liten myndighet med ett stort uppdrag. Men vi är också en ny myndighet. Vi är därför väldigt tacksamma för att vi får vara en del av Myndighetsnätverket. Redan från start har vi fått hjälp av CSN med administrativa frågor medan Försäkringskassan sköter vår it-drift. Utöver det har vi fått ta del av intressanta diskussioner och erfarenhetsutbyten via de träffar som nätverket anordnar, säger Chanett. Nu ser myndigheten fram emot ett nytt år inom Myndighetsnätverket. Vi brukar säga att digitalisering är en lagsport. Men att bygga upp en ny myndighet är också en lagsport. I båda fallen kommer samverkan via Myndighetsnätverket vara viktigt för oss, avslutar Chanett. HÄNDELSER 2018 Den nya myndigheten, utbildningar, föreläsningar, Juristens dag, med mera... Årskrönika 2018 Myndighetsnätverket 3

4 Händelser 2018 Utbildningar VT-18 Kompetensbaserad rekrytering 31 jan 1 februari Att arbeta i staten 6 7 februari Filma med mobilen 28 februari Servicedesign mars Dataskyddsförordningen GDPR mars Nya förvaltningslagen 21 mars Praktisk processledning april Arbetsmiljöutbildning 19 april Ledare utan personalansvar del april Att arbeta i staten maj PEP Personlig effektivitet grund - del 1 17 maj Ledare utan personalansvar - del maj Retorisk presentation 31 maj 1 juni Inspirationsföreläsningar 2018 Sjukt stressad 23 maj Hälsosamma attityder 29 maj Framtidsspaning med Gartner 10 april 18 APRIL Nya myndighetsnatverket.se lanseras med responsiv design och nytt innehåll. Här kan du nu läsa om våra utbildningar och när de är på gång. JAN FEB MAR APR MAJ JUN Aktiviteter VT JANUARI Juristens dag, ett årligt arbetsmarknadsevenemang för juriststudenter. I år var det CSN, SPV och Tingsrätten som var på plats på Umeå universitet för att representera Myndighetsnätverket. Juristens dag i Umeå 18 januari Uniaden i Umeå 30 januari Framtidsspaning med Gartner 10 april Medverkan vid Mittuniversitetets branschkväll för samhällsvetare 11 april Frukostmöte om nyheter i nätverket 12 april It-chefsgruppen inbjuden till civilminister Ardalan Shekarabis Sundsvallsbesök 12 april Lanserar vår nya webbplats myndighetsnatverket.se 18 april Studiebesök från Fortifikationsverket 14 juni 3 SEPTEMBER Den nya myndigheten DIGG - Myndigheten för digital förvaltning invigs. 4 Årskrönika 2018 Myndighetsnätverket

5 Utbildningar HT-18 THE - The Human Element augusti PEP Personlig effektivitet grund - del 2 30 augusti Arbetsmiljöutbildning 20 september Workshopledarutbildning september Skriva effektivt 4 oktober PEP - repetition 8 oktober Att arbeta i staten oktober Chef i staten oktober Hantera hot och våld 6 november Nödvändiga och känsliga samtal 7 8 november PEP Personlig effektivitet grund - del 3 15 november Ledarförsörjningsprogrammet - seminiarium november Ledare utan personalansvar november 4 OKTOBER I år gick äntligen utbildningen Skriva effektivt av stapeln efter ett uppehåll. Den var väldigt populär och alla platser fylldes. Utbildningen vänder sig till dig som skriver som en del av ditt arbete och vill förbättra ditt eget skrivande. Det var intressant att höra vilka utmaningar skribenterna på våra myndigheter har och få möjlighet att hjälpa till att lösa dem. Jag hoppas att vi får till ett nytt tillfälle under 2019, säger utbildaren Malin Bornhöft, språkvårdare på Bolagsverket. JUL AUG SEP OKT NOV DEC 22 OKTOBER Verksamhetsplanering på Quality Hotel i Sundsvall 25 OKTOBER Juristgruppen anordnade den 25 oktober en nätverksträff med fokus på ekonomisk brottslighet. Träffen genomfördes i SPV:s lokaler. De cirka 40 jurister som närvarade fick förutom gott fika och möjlighet att mingla även höra det senaste kring regelverket och praxis gällande bidragsbrott samt hur man kan jobba preventivt mot korruption. Föreläsare var Katarina Becker från Åklagarkammaren i Sundsvall och Robert Engstedt från Riksenheten mot korruption. Aktiviteter HT-18 Ledningsgruppsdag för nivå 1 19 september Arbetsgruppen för in- och utlån inom MNV bildas 19 september Talare tillsammans med CER och Bron vid Mittuniversitetets seminarium för tillväxt och utveckling 27 september Träff med nivå 2- myndigheterna 9 oktober Studiebesök från Boverket 16 oktober VP-dag 22 oktober Nätverksträff för jurister 25 oktober Årskrönika 2018 Myndighetsnätverket 5

6 Ny utbildningssamordnare Myndighetsnätverket har ett brett utbud av behovsanpassade utbildningar för våra medlemmar. Den som bland annat samordnar och tar fram nya utbildningar är utbildningssamordnaren Git Tjernström, ny på posten från och med den 1 april Git är anställd på SPV men är under tiden som utbildningssamordnare utlånad till Bolagsverket som ett led i nytänket»vi delar på våra resurser«, vilket innebär en satsning på att myndigheter anslutna till nätverket kan låna ut och låna in kompetens från andra myndigheter. I samband med att Git tillträdde tjänsten ökades tjänstegraden från att vara en halvtidstjänst till att bli en heltidstjänst på ett år. Inom utbildningssegmentet har det lagts störst fokus på att bygga basen för en effektiv utbildningsverksamhet. Att bygga en stabil grund som går att bygga vidare på och att säkra att det grundläggande jobbet fungerar. Vi har jobbat med att utveckla arbetssätten till att bli smartare och effektivare, både inom utbildningsrådet, gentemot andra arbetsgrupper och externa parter. Vi har också jobbat med att upphandla utbildning inom ledarskap och kommunikation för en längre period samtidigt som vi kontinuerligt utvecklar Myndighetsnätverkets samarbetsyta, säger Git Tjernström. Nya utbildningar och nya tillvägagångssätt Det har tillkommit ett ledarförsörjningsprogram som riktar sig till potentiella ledare. Målet är att deltagaren ska utvecklas till en framtida ledarroll och skapa ett nätverk bland deltagarna. Utbildningen varvar teoretiska och praktiska moment och ska ge deltagarna en djupare förståelse om ledarskap, teorier, verktyg och metoder kring ledarskap och en ökad självkännedom. I dag består nätverkets utbildningsutbud till 95 % av lärarledd utbildning. Det begränsar tillgängligheten till nätverkets utbildningar och motsvarar inte dagens behov. Därför planerar vi att kombinera lärarledd utbildning med e-utbildning och även bygga upp ett webbaserat bibliotek med e-utbildningar. I de utbildningar som genomförts under året har 495 personer deltagit från 14 av Myndighetsnätverkets totalt 18 myndigheter. Uppskattade föreläsningar under 2018 Under 2018 genomförde Myndighetsnätverket tre uppskattade föreläsningar. Först ut var Annelie Lundqvist, senior executive partner hos forsknings- och rådgivningsföretaget Gartner. Hon berättade hur företag och organisationer behöver arbeta för att driva digitalisering på ett framgångsrikt sätt. Nästa föreläsning hölls av Anna Bennich Karlstedt, legitimerad psykolog, legitimerad psykoterapeut och författare, som pratade om stress och hur vi kan hantera en allt hetsigare vardag utan att gå sönder. Anna konstaterade att vi själva måste ta makten över vår återhämtning. Det finns inte längre några naturliga pauser i dagens samhälle. Utan allt snurrar på från morgon till kväll och hjärnan får aldrig vila. Vi fick flera konkreta tips på hur vi kan skaffa oss de här stunderna för återhämtning, berättar Malin Bornhöft och Emma Burridge från Bolagsverket. Båda dessa föreläsningar var samarrangemang mellan Myndighetsnätverket, Bron innovation och nätverket CER. Vi avslutade med en föreläsning om hälsosamma attityder. Föreläsaren Paal Evjenth berättade hur våra attityder påverkar våra relationer och prestationer både privat och på jobbet. 6 Årskrönika 2018 Myndighetsnätverket

7 Myndighetsnätverket fick spännande studiebesök Fortifikationsverket och Boverket kom på besök för att utbyta erfarenheter och lära sig mer om Myndighetsnätverket och våra medlemsmyndigheter. Styrgruppen har ordet Samverkan är en nyckel till framgång. Vi tror på nätverket och kraften som finns i samarbetet mellan oss myndigheter. Tillsammans kan vi göra skillnad och under 2018 tog vi steg framåt för att ta nätverkssamarbetet till nästa nivå. Vi valde att vända på ett antal stenar för att se hur vi bäst skapar nytta tillsammans. I det arbetet ingick en översyn av nätverkets målbild, där vi landade i en ny målbild som tar sikte på år I målbilden har vi valt att fokusera på kostnadseffektivitet och kompetensförsörjning, där vi ser att vi har myndighetsgemensamma utmaningar men också kan skapa nytta för såväl den Boverket står inför en rad utmaningar när det gäller digitalisering och var därför intresserade av att träffa och utbyta erfarenheter med de deltagande myndigheterna i Myndighetsnätverket. Myndighetsnätverkets digitaliserings- och itchefsgrupp bjöd in till ett studiebesök med fokus på digitalisering och it. Nätverket och samtliga myndigheter fick möjlighet att presentera sin verksamhet. Dessutom ordnades studiebesök hos DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) och vid produktionsövervakningen på Försäkringskassan it. egna myndigheten som för nätverket totalt sett. Vidare uppdaterade vi under året visionen för nätverket för att visa att vi genom samverkan utvecklar både våra verksamheter och medarbetare. Syftet med nätverket reviderades på liknande sätt för att tydliggöra att just samverkan och att dela på våra resurser är det primära: Genom effektiv myndighetssamverkan och genom att dela på våra resurser säkrar vi framtida kompetensbehov, skapar attraktionskraft till regionen och därmed bidrar till hela regionens utveckling. Just att dela på våra resurser valde vi som ett övergripande tema för 2018, där vi på allvar ville komma igång med att låna in och ut kompetens mellan myndigheterna. Ett kompetensgap hos en myndighet kan fyllas igen genom att motsvarande kompetens lånas in från en annan myndighet. På samma gång som ett myndighetsbehov täcks, Fortifikationsverket hade hört talas om Myndighetsnätverket och att vi har kommit långt när det gäller vår utbildningsverksamhet. De står inför utmaningen att bygga upp en egen utbildningsverksamhet och därför kom Lotta Hammarström, utbildningssamordnare och Erika Sederlöf, HR-specialist på Fortifikationsverket, på besök för att få inspiration. Deltog från Myndighetsnätverket gjorde Katarina Nordensson, koordinator och Git Tjernström, utbildningssamordnare. Det är roligt att Myndighetsnätverket är så känt även utanför Sundsvallsregionen, konstaterar Katarina Nordensson. Det är viktigt och lärorikt att träffa andra myndigheter på det här sättet. Fortifikationsverket hade många bra tankar och idéer som vi kan inspireras av. kan vi erbjuda kompetensutveckling till den medarbetare som lånas ut. En medarbetare som sedan kan komma tillbaka till den utlånande myndigheten med nya erfarenheter och insikter och därigenom bidra till myndighetens utveckling. Nätverkets utbildningssamordnare var först ut i denna satsning, följt av en verksarkivarie som lånades ut på deltid från en av våra medlemsmyndigheter till en annan. Men vi vill se fler exempel! Under året tillsatte vi därför en arbetsgrupp för att titta närmare på formalia, rutiner, uppföljning och organisering av den här typen av kompetensförflyttning. När vi nu lägger ett händelserikt 2018 till handlingarna ser vi med tillförsikt och förväntan på framtiden. Vi vill att det vi gör tillsammans i nätverket ska skapa nytta och vi skärskådar därför ständigt vårt arbete för att försöka hitta nya, effektiva vägar som leder till våra uppsatta mål - och i förlängningen, till en effektivare statsförvaltning. CSN Christina Forsberg DIGG Anna Eriksson SPV Maria Humla Försäkringskassan it Peter Sahlin Bolagsverket Annika Stenberg Länsstyrelsen Västernorrland Berit Högman Årskrönika 2018 Myndighetsnätverket 7

8 Myndighetsnätverket i Sundsvallsregionen Arton olika myndigheter. Arton olika uppdrag. Med innovativ samverkan utvecklar vi verksamheter och medarbetare. Genom att samverka mellan myndigheter och dela på våra resuerser blir vi mer kostnadseffektiva, vi säkrar framtida kompetensbehov och skapar attraktionskraft. Associerade partners: