EN VÄG FRAMÅT. It-traineeprogram. Myndighetsledarna summerar Vi välkomnar sju nya myndigheter

Transkript

1 ÅRSKRÖNIKA 2013

2 EN VÄG FRAMÅT Relationer och arbetsformer som Myndighetsnätverket skapat under uppbyggnadsperioden har ytterligare stärkts under året. Vi kan tydligt se att vår samverkan gör oss både effektivare och starkare. Det gör det intressant att jobba vidare i nätverket. Nyttan är central för oss. Och de gemensamma utmaningar som vi myndigheter står inför gör också att vi ser fler möjligheter och utvecklingsområden. Nu skapar vi en förvaltningsorganisation Myndighetsnätverkets utmaning under 2013 har varit att gå från en projektorganisation till en förvaltningsorganisation som är hållbar över tiden. Från den första januari 2014 ingår nätverksarbetet som en del av myndigheternas ordinarie verksamhet. För att vårt nätverksarbete ska kunna fortsätta att leva och utvecklas behövs en struktur och en organisation som inte är personberoende. Medarbetarnas engagemang och entusiasm är de viktigaste framgångsfaktorerna för att nätverket ska fungera. Vår största utmaning under 2014 är att lyckas hålla engagemang och entusiasm vid liv i den nya förvaltningsorganisationen. Två nivåer av medlemskap Myndigheternas behov och möjligheter för att delta i nätverket skiljer sig åt. Under 2014 blir myndigheternas deltagande i nätverket tydliga re. Det kommer att finnas två nivåer av deltagande att välja mellan. Nivå ett ger en styrande och beslutande plats samt deltagande i aktiviteter (kostnad: kronor). Nivå två ger möjlighet att delta på aktiviteter (kostnad: kronor). Överenskommelser mellan myndigheterna kom mer att tecknas så alla vet vad som erbjuds inom ramen för nätverket och vad respektive myndighet förväntas bidra med i nätverksarbetet. Ansvarsområden och aktiviteter fördelas Ansvarsområden och ansvaret för att genomföra specifika aktiviteter har prioriterats och fördelats mellan de myndigheter som är mest aktiva i nätverket. En koordinator ska anställas på halvtid för att hålla ihop och utveckla nätverket. Erfarenheterna har lärt oss hur viktigt det är att det finns en resurs som stödjer arbetsgrupperna, kanaliserar nya möjligheter och utvecklingsområden, håller i viktiga regionala och nationella kontakter och är den naturliga kontaktvägen in i nätverket. Gemensamma resurser För att underlätta hanteringen av våra gemensamma utbildningar har vi en resurs för utbildningsadministration. Det gör det enklare och effektivare för alla deltagande myndigheter. Här ser vi även att vi kan utveckla vissa administrativa delar ytterligare under Tack alla ni som deltagit i arbetet, för fantastiska insatser under Vi kan med spänning se fram emot vårt fortsatta samverkansarbete även under kommande år. Vi välkomnar sju nya myndigheter Redan vid ingången av 2013 ordnade Myndighetsnätverket ett möte med andra myndigheter i regionen som gärna ville veta mer om oss. Det resulterade i att sju nya myndigheter gick med i Vi välkomnar dem och ser fram emot en utökad samverkan inom Anneli Kuusisto Projektledare i Myndighetsnätverket Folke Bernadotteakademin Ångermanlands tingsrätt Sundsvalls tingsrätt Förvaltningsrätten Härnösand Rättshjälpsmyndigheten Överklagandenämnden för studiestöd Kriminalvården region nord Det finns ett behov att tillföra och behålla ny kunskap i de olika organisationerna. En stor satsning är ett it-traineeprogram där totalt nio traineer anställdes inom Bolagsverket, Försäkringskassan och SPV. Med gemensamma utbildningstillfällen och uppdrag på sina myndigheter får de en heltäckande start. VÅR GEMENSAMMA VERKSAMHET It-traineeprogram För första gången genomför vi ett myndighetsgemensamt it-traineeprogram i Sundsvallsregionen. Syftet är att locka hit nyutexaminerade itstudenter från universitet och högskolor. Det finns ett behov att tillföra och behålla ny kunskap i de olika organisationerna. Programmet startade i september och pågår i sex månader. SPV, Bolagsverket och Försäkringskassan it har tillsammans anställt nio traineer. Huvuddelen av programmet består av arbete och utbildning på den myndighet där traineen är anställd. Myndighetsnätverket håller i Myndighetsledarna summerar 2013 Myndighetsnätverket har gjort oss mer synliga, tillgängliga och attraktiva som arbetsgivare. Våra gemensamma utbildningar har fortsatt gett god förvaltningsnytta och it-traineeprogrammet har varit en välkommen nysatsning. Allt detta har bidragit positivt till vår kompetensförsörjning. Vi har också genomfört ett gemensamt seminarium för att stärka myndigheternas arbetsgivarvarumärke. Då lärde vi oss en modell som gör att vi kan jobba fram ännu bättre koncept inför våra deltagande på rekryteringsmässor. Ett annat lyckat resultat är samarbetet med e-beställningar som pågått hela Jag visste inte ens att det fanns it-jobb inom staten. Har inte tänkt på staten på det viset. En av it-traineerna gemensamma utbildningar, seminarier och nätverksträffar. Det känns så härligt att vi har kommit hit, säger HR-utvecklare Karima Rouass på Bolagsverket och kollegan Lena Lindholm från SPV instämmer: Det ligger ett hårt arbete bakom programmet. Vi har ansträngt oss för att ha en hög kvalité som ska gagna såväl traineerna som oss på myndigheterna. Det bästa med nätverket Det bästa med Myndighetsnätverket är att vi lär känna varandra, att vi kan använda varandras erfarenheter och få nya infallsvinklar till att utveckla våra verksamheter. Dessutom fick Statskontoret i uppdrag av regeringen att göra en analys av hur myndigheterna arbetar för att bidra till att staten är en attraktiv och föredömlig arbetsgivare. I rapporten nämns Myndighetsnätverket som en gott exempel på hur man gemensamt kan åstadkomma bra resultat. Det ser vi som ett kvitto på resultatet av vår samverkan. Och det är vi stolta över! 3

3 HÄNDELSER UNDER personer har utbildats under Utbildningar under våren 2013 Testledarutbildning, januari Att arbeta i staten, mars Kompetensbaserad rekrytering, mars Kravhantering grund, mars Statstjänstemannarollen i fokus, 23 april Arbetsmiljöutbildning, maj Ledare utan personalansvar (grupp 1 3), april och maj april och maj 6 7 maj och juni Mässor och möten under våren 2013 Larv (Luleå), 23 januari Uniaden (Umeå), 29 januari Systemvetardagen (Kista), 13 mars SAAM Mittuniversitet (Sundsvall), 13 mars Frukostseminarium för kommunikatörer, Stark och tydlig kommunikation med rätt bildspråk (Sundsvall), 26 april Utbildningar under hösten 2013 Ledare utan personalansvar (grupp 4), 2 3 september och 30 september 1 oktober Chef i staten, 4 5 september Workshopledning, september Att arbeta i staten, 8 9 oktober ISTQB-certifierade testare, oktober Retorisk presentation, oktober Statstjänstemannarollen i fokus, 5 november Effektiv testmetodik (it-trainee), 6 7 november Personligt ledarskap (it-trainee), december Branschkväll för it-studenter, 3 december Bolagsverket stod som värd för 2013 års upplaga av Myndighetsnätverkets branschkväll för it-studenter från Mittuniversitetet. 25 studenter bjöds på intressanta föreläsningar, mingel och enklare förtäring. Syftet med vår branschkväll är att öka samarbetet mellan universitetet och våra myndigheter och knyta kontakter. För oss myndigheter är det på sikt ett sätt att säkra kompetensförsörjningen inom it, säger Lena Lindholm, personalutvecklare på SPV. Vi myndigheter behöver forum som det här, där vi aktivt kan kliva fram och visa att vi är intressanta som arbetsgivare med spännande projekt och modern teknik, säger Karima Rouass, HR-utvecklare hos Bolagsverket. JAN FEB MAR APR MAJ JUN JUL AUG SEP OKT NOV DEC Lämnade in bidrag till GötaPriset Temadag om arbetsgivarvarumärke, 10 april Ett heldagsseminarium om hur vi som myndigheter kan arbeta med att stärka arbetsgivarvarumärket, i syfte att attrahera och rekrytera rätt kompetens. Vi samlade de kompetenser som är delaktiga i rekryteringserbjudandet på olika sätt, som exempelvis HR, it, juridik och kommunikation. Tillsammans diskuterade vi vad vi kan göra för att lyfta fram staten som en attraktiv arbetsgivare och vässa vårt erbjudande. Det är viktigt att alla inblandade kompetenser verkligen pratar ihop sig om dessa frågor. Det vi påstår och det som den nyanställde möter i verkligheten behöver stämma överens, säger Catharina Öhman, kommunikatör i Nominerad till GötaPriset Finalist i GötaPriset! Kvalitetsmässan 2013 Nomineringsseminarium och pratshower i vår monter. Så här gör vi 2012 Myndigheters förändringsarbete i praktiken Ett av tio goda exempel i KRUS-skrift I skriften Så här gör vi 2012 Myndigheternas förändringsarbete i praktiken, lyfts Myndighetsnätverkets samverkansarbete fram som ett av tio goda exempel på statliga myndigheters utvecklingsarbete i landet. I artikeln om Myndighetsnätverket lyfts nätverkets arbete kring den gemensamma värdegrunden för statstjänstemän fram. Läs om detta på sidorna i skriften. Du hittar KRUS-skriften på: Rekryteringar och uppdrag sommarnotarier 9 it-traineer 7 examensarbeten Annonsering efter gemensam koordinator Är du vår KOORDINATOR som kan driva och utveckla Myndighetsnätverket? Sexton olika myndigheter. Sexton olika uppdrag. Tillsammans utvecklar vi våra medarbetare och våra verksamheter i Sundsvallsregionen. Tjänsten är placerad på Statens tjänstepensionsverk (SPV). Läs mer på Nätverksträff, september Arbetsgrupperna inom utbildning, HR, upphandling juridik och kommunikation fick tillfälle att träffas för att presentera och diskutera Myndighetsnätverkets arbete. Vi fick tillfälle att reflektera över nätverkets utveckling fram till nu, och prata om vad som på gång och hur vi kan stötta varandra. Det är jätteviktigt att träffas på det här viset, skapa personliga kontakter och se kopplingar mellan arbetsgrupperna, säger Anneli Kuusisto projektledare för Mässor och möten under hösten 2013 Exjobbsdagen Mittuniversitet (Sundsvall), 2 oktober ESV-dagen (Stockholm), 8 oktober Sundsvall 42 (Sundsvall) oktober Juristens dag (Stockholm), 17 oktober Kvalitetsmässan 2013 (Göteborg), november Branschkväll för it-studenter (Sundsvall), 3 december ESV-dagen, 8 oktober Precis som 2012 berättade vi om Myndighetsnätverkets framgångsrika samverkansarbete, framförallt inom HR-området. Genom att presentera räkneexempel kunde vi konkret visa nyttan av samverkan. Många menade att just den typen av flexibilitet som Myndighetsnätverket visar är allt mer viktigt för den statliga förvaltningen. Väldigt många stannar till och är intresserade. Själva namnet Myndighetsnätverket skapar intresse. En vanlig fråga är om de kan få gå med i nätverket, för det här är något man saknar på hemorten, säger Anneli Kuusisto, projektledare för 4 5

4 Lyssna på våra pratshower och bli inspirerad Positiva effekter från arbetsgrupperna I vår monter på Kvalitetsmässan i Göteborg, den november presenterade vi sex pratshower kring tema samverkan och de effekter vi kan se. Kvalitetsmässan är Europas största konferens och fackmässa om verksamhets- och samhällsutveckling. Syftet med pratshowerna var att visa vad vi gör och hur vi tänker inom Vi vill gärna inspirera andra inom offentlig sektor till att våga tänka nytt. Pratshowerna är 10 minuter långa och finns att lyssna på via vår webbplats. Lyssna och bli inspirerad du också. Pratshower och medverkande Kommunikation ett kitt som skapar sammanhållning och synliggör Medverkande: Catharina Öhman, kommunikatör, Bolagsverket och Ingela Persson, kommunikatör, CSN. Mer, fler och bättre utbildningar till lägre kostnad Medverkande: Karina Vennerbring, personalutvecklare, Länsstyrelsen och Helena Karlsson, HRutvecklare, CSN. Kortversion av finalistseminariet för Götapriset Starka och effektiva tillsammans! Medverkande: Annika Bränström, gd, Bolagsverket och Christina Gellerbrant Hagberg, gd, CSN Attrahera & rekrytera gör vi bäst tillsammans Medverkande: Lena Lindholm, personalutvecklare, SPV och Karima Rouass, HRutvecklare, Bolagsverket. Samverkan i praktiken Medverkande: Anneli Kuusisto, projektledare, Länsstyrelsen och Elisabeth Kjellberg, chef verksamhetsstöd, Bolagsverket. Samverkan kring upphandling Medverkande: Elisabeth Kjellberg, chef verksamhetsstöd, Bolagsverket och Kristin Nystedt, upphandlare, SPV. Arbetsgrupperna har varit aktiva och och kan peka på positiva effekter av samverkan inom sina områden. Här redovisar vi några exempel på det. Attrahera och rekrytera De effekter vi ser inom området är bland annat en vidgad representation till lägre kostnad. Vi räknar på en besparing på kronor per rekryteringsmässa. Vi ser också ett stärkt arbetsgivarvarumärke, syns vi så finns vi. Det märks även då myndigheterna rekryterar genom ett större urval av sökande. Vi kan också nyttja varandras kompetenser och hjälpa till vid exempelvis tester och gemensamma rekryteringar. Kommunikation Eftersom vi byggt upp en bas av kommunikationsstödjande produkter och mallar kan vi snabbt och effektivt ta fram det vi behöver inför en aktivitet. En myndighet bidrar med tryckning, en annan lagrar gemensamma produkter och en tredje administrerar webbplatsen. Det gör att vi snabbt och effektivt, till en låg kostnad, kan stödja de aktiviteter vi genomför eller deltar i. Kommunikationsgruppen fungerar som ett kitt mellan arbetsgrupperna och håller ihop den gemensamma kommunikationsplattform som gör det enkelt att synas tillsammans. Upphandling Trots att vi är olika har vi lärt mycket av varandra och sett över våra processer så vi jobbar mer likartat, särskilt gällande rutinerna för direktupphandling. Vi har också delat med oss av våra avropsoch upphandlingsunderlag och lärt av varandras framgångar och eventuella misstag. Exempel på gemensamma upphandlingar är rekryteringstjänster, talarförmedling och it-konsulter. En annan positiv effekt är att kunna bolla frågor upphandlare emellan. Det kan göra stor skillnad på kvalitén och det slutliga resultatet i en upphandling. Utbilda Utbildningsområdet erbjuder allt fler gemensamma utbildningar och kompetensaktiviteter. Numera kan vi exemplvis erbjuda de lagstadgade arbetsmiljöutbildningarna på hemmaplan och slipper dyra utbildnings-, rese- och logikostnader för att skicka folk till Stockholm. Vi kan också genomföra introduktionsutbildning två gånger per år vilket är minst dubbelt så ofta som en myndighet kan ha det i egen regi. Dessutom får vi en insikt i varandras verksamheter som är mycket värdefull. En annan positiv effekt är att det är lätt att få externa föreläsare att komma till oss i Sundsvall, exempelvis från Skatteverket och e-delegationen. Totalt har hela 390 personer gått en utbildning i Myndighetsnätverkets regi under 2013! Här finns pratshowerna: myndighetsnatverket.se/kvalitetsmassan FRAMÅTBLICK fortsatt förvaltning Finalist i GötaPriset Myndighetsnätverket i Sundsvallsregionen är ett av sex utvecklingsprojekt som gick till final i GötaPriset Priset belönar Sveriges bästa utvecklingsprojekt inom offentlig sektor. Konkurrensen var stenhård, Myndighetsnätverket tävlade mot 241 andra spännande projekt. Klart att det hade varit roligt att vinna, men vi är inte ledsna. Istället är vi väldigt stolta över att vi gick till final. I och med det fick vi strålkastaren riktad mot oss och chansen att inspirera andra till att våga tänka i nya banor, säger Annika Bränström, generaldirektör på Bolagsverket och en av initiativtagarna till nätverket. Du hittar vår nomineringsuppsats till GötaPriset på: myndighetsnatverket.se/om-oss Starka och effektiva tillsammans! Myndighetsnätverket i Sundsvallsregionen Nio olika myndigheter. Nio olika uppdrag. Tillsammans utvecklar vi våra medarbetare och våra verksamheter i Sundsvallsregionen. Vi säkerställer kompetensförsörjning, samordnar utbildning och delar på administration. Med gemensamma krafter når vi bättre resultat, ökar kvalitén och blir mer kostnadseffektiva. Myndighetsnätverket ett samarbete mellan: SPV, CSN, Försäkringskassan, Bolagsverket, Tullverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Mittuniversitetet, Specialpedagogiska skolmyndigheten och Länsstyrelsen Västernorrland När projektet övergår i förvaltning har vi en stabil grund att stå på och välkomnar nya medlemmar till Vi är övertygade om att samverkan i vårt breda perspektiv gynnar alla deltagande myndigheter. Nätverkets strukturen som vi etablerar under 2014, med gemensam koordinator och utbildningsadministration samt en stabil finansiering, ger oss mycket goda förutsättningar att bygga vidare på ett framgångsrikt samarbete. Den ger nytta för de medverkande myndigheterna men är också god förebild för andra inom statsförvaltningen. Under 2014 ska vi även utveckla vår webbplats för att effektivisera anmälningar till våra gemensamma insatser. Uppsala universitet, som tagit över webbaserade utbildningarna från KRUS, vill i någon form samarbeta runt förvaltningen av utbildningar. Kompetensförsörjning fortsatt viktig fråga Att fortsätta samarbeta gällande kompetensförsörjning till Sundsvallsregionen ger en kraft som kommer att gynna våra verksamheter på lång sikt. Så nästa år blir nog ett minst lika bra samverkansår som 2013! 6

5 Sexton olika myndigheter. Sexton olika uppdrag. Tillsammans utvecklar vi våra medarbetare och våra verksamheter i Sundsvallsregionen. Vi säkerställer kompetensförsörjning, samordnar utbildning och delar på administration. Med gemensamma krafter når vi bättre resultat, ökar kvalitén och blir mer kostnadseffektiva.