Delrapport Samarbete med andra lärosäten gällande rekrytering av betalstudenter

Transkript

1 Mittuniversitetet Implementering av utbildningsstrategin Sandra Wåger Delrapport Samarbete med andra lärosäten gällande rekrytering av betalstudenter Innehållsförteckning Sammanfattning 1. Bakgrund 1.1 Problemformulering 1.2 Projektets mål 1.3 Resursbeslut 2. Arbetsprocess 2.1 Metod (om tillämpligt) 2.2 Organisation av projektet 2.3 Projektperiod och tidsåtgång för medarbetare 2.4 Budget och resursutnyttjande 3. Projektets resultat och fortsatt implementering 3.1 Projektets resultat i förhållande till syfte och projektets mål 3.2 Utnyttjande av projektresultat 3.3 Hur har resultaten spridits? 3.4 Fortsatt implementering av projektet och dess resultat 4. Erfarenheter och iakttagelser

2 1. Bakgrund 1.2 Projektets syfte och mål Genom att samarbeta med andra lärosäten syftar projektet till att öka möjligheterna att delta i aktiviteter för att rekrytera fler betalande studenter. Samarbetet skulle kunna innebära att lärosätena delar på kostnader för deltagande i mässor (monterkostnad), men även att ett lärosäte representerar alla lärosäten vid en mässa. Övriga marknadsföringsåtgärder som skulle kunna genomföras gemensamt är exempelvis annonser och agenter. Målet är att undersöka möjligheterna till att forma ett samarbete med andra lärosäten och att analysera denna samarbetsform. Faller detta väl ut är förhoppningen att vi gemensamt genomföra någon aktivitet. 1.2 Handlingsplan 2012 samverkan kring tredjelandsrekrytering mellan Högskolan Dalarna, Högskolan i Gävle och Mittuniversitetet ( ) Mot bakgrund av ett uttalat behov att samordna internationell marknadsföring och rekrytering, har MiU, HiG och HDa av ledningen vid respektive lärosäte fått i uppdrag att fortsätta samarbetet kring rekrytering av avgiftsbetalande studenter. Detta ska uppnås genom att vi erbjuder ett kompletterande, brett utbud av program på engelska. Möjligheterna att samla kompetens och fördjupa kontaktnät i Asien ökar genom samarbete särskilt avseende specifika kunskaper om hur kontaktnät etableras. Fördelarna med samarbete är flera: större marknadsföringsbudget, breddat utbud, lättare att synas. 1. Skapa en gemensam webbsida där vi marknadsför samtliga engelskspråkiga utbildningar. 2. Ta fram en gemensam trycksak att användas vid mässor, som utskick till partneruniversitet och vid andra nätverkskontakter. 3. Samordning av mässverksamhet/besök. Vid mässmedverkan kan vi dela på monter vid behov, samordna tryckt material (som trycks lokalt av kostnads- och miljöskäl). 4. Fortsatta diskussioner kring eventuellt samarbete angående agentverksamhet 1.3 Resursbeslut 2012: kronor. 2013: kronor. 2. Arbetsprocess 2.1 Metod (om tillämpligt) Har inte använt en bestämt metod. 2.2 Organisation av projektet Namn: Roll i projektet: Roll i org: Mats Tinnsten Beställare Prorektor Ulrika Honée Projektledare Projektledare UK Cathrine Gladh Projektdeltagare Handläggare internationell NMT Maria Evans Projektdeltagare Handläggare internationell NMT Sara de Wahl Projektdeltagare Antagningshandläggare STU Projektledaren Ulrika Honée planerade den gemensamma satsningen tillsammans med Michael Oppenheimer på Dalarna högskola och Eva Carling (ersattes sedan av Erik Olsson) på Gävle Högskola. Vikarierande Sandra Wåger tog vid hösten 2012 och slutförde de aktiviteter som planerats i Projektnamn 2

3 handlingsplanen för Projektledarna för respektive lärosäte hade kontinuerliga telefonmöten och träffades fysiskt inför resan och efter resan. Den gemensamma mässresan samordnades även med en tidigare planerad satsning i Kina och därför hade även projektgruppen på Miun kontinuerliga möten. 2.3 Projektperiod och tidsåtgång för medarbetare Förarbetet gjordes under våren och sommaren 2012 (inledande möte, analys och beslut om aktivitet) medan förberedelser och det praktiska utförandet av det som bestämts i handlingsplanen (gemensamt material, gemensam hemsida, gemensam monteraktivitet, monterutsmyckning, planering av resor och bemanning m.m.) genomfördes under en intensiv period mellan mitten av augusti och slutet på oktober. Projektledaren lade under denna period ned mycket tid på projektet. Eftersom projektledaren inte själv var med på den två veckor långa mässresan var det en av projektdeltagarna som fick ett slags övergripande personal- och samordningsansvar. Extern kompetens utnyttjades inte i denna satsning. 2.4 Budget och resursutnyttjande Kontoklass 3* Kontoklass 4* Kontoklass 5* Kontoklass 9* SUMMA Externa Personal- Drifts- Interna intäkter kostnader kostnader transaktioner Tilldelat: Utfall Kontoklass 3* Kontoklass 4* Kontoklass 5* Kontoklass 9* SUMMA Externa Personal- Drifts- Interna intäkter kostnader Tilldelat: Utfall Projektnamn 3

4 3. Projektets resultat och fortsatt implementering 3.1 Projektets resultat i förhållande till syfte och projektets mål Det som togs fram inför mässan var det som beslutades i handlingsplanen för en gemensam broschyr (med det samlade utbildningsutbudet), en gemensam mässaktivitet som skulle leda till att samla in mejladresser till studenterna och en gemensam hemsida dit man kunde leda studenterna. 3.2 Utnyttjande av projektresultat Eftersom kommunikationsavdelningen just nu håller på att utreda sin framtida organisation och det är oklart vilka roller som kommer finnas eller vem som kommer ansvara för internationell studentrekrytering och marknadsföring finns det i nuläget inget svar på hur projektet ska fortleva. 3.3 Hur har resultaten spridits? I projektgruppen, i gruppen för internationalisering och inom delar av kommunikationsavdelningen. 3.4 Fortsatt implementering av projektet och dess resultat Samma svar som under punkt Erfarenheter och iakttagelser China Education Expo är Kinas ledande mässorganisatör för högre studier. Under de två mässorna som vi deltog på, i Beijing och Shanghai, kom det studenter. Det är en overklig siffra som gör det svårt för ett ensamt svenskt universitet att stå ut i mängden. Därför är idén om ett samarbete, där man bland annat kan visa på ett större utbildningsutbud och göra aktiviteter gemensamt, en bra idé. Tyvärr kom ledningens beslut om ett samarbete med Gävle högskola och Dalarna högskola efter det att man inom projektet Internationell marknadsföring äskat pengar för och bestämt att man skulle delta på två mässor i Kina. Detta resulterade i att man hunnit komma överrens om en del ramar (till exempel bokat en monter i respektive mässtad och bestämt vilka representanter som skulle åka) och att det fanns olika förväntningar på hur resan skulle se ut. Några av de som skulle vara med på mässresan internt åkte dessutom på egna medel och tillhörde olika avdelningar/fakulteter, vilket gjorde att de inte helt ville inställa sig i idén om ett samarbete med andra lärosäten under mässan. Det var med andra ord svårt att få alla inblandade internt att vara med på noterna, samtidigt som man ville samordna den redan planerade aktiviteten med den gemensamma satsningen av resursskäl (både personal och kostnader). Utgångspunkten för ett lyckat samarbete, framförallt internt, var därmed inte den bästa. På grund av olika omständigheter dröjde det också lite för länge med planering och förberedelser av aktiviteten. Det beslutades tidigt att samarbetet skulle koncentreras till marknadsföring och gemensam studentrekrytering under mässorna i Kina, med ett försök till gemensam profilering (delad monter, gemensam mässaktivitet, gemensam broschyr och en gemensam hemsida), men man avvaktade med det praktiska arbetet. Detta innebar att det blev en hektisk period inför genomförande med en hel del ad hoc-lösningar, vilket alla tre lärosäten är överrens om inte var det optimala. Handlingsplanen som tagits fram mellan projektledarna på de samarbetande lärosätena i maj förankrades inte heller internt på Mittuniversitetet förrän den vikarierande projektledaren var på plats, så det blev många diskussioner och delade meningar om ett beslut som redan tagits. Gävle högskola bytte också projektledare ungefär vid samma tidpunkt och Dalarna högskola hade aldrig varit på en liknande mässa förut, så det var tre färska och lagom förvirrade själar som försökte rodda ihop resan. I Projektnamn 4

5 efterhand kan alla tre se vad som skulle ha kunnat göras annorlunda, men nu har vi i alla fall provat och lärt oss vad som fungerar och vad som inte fungerar i en sådan här satsning. Något annat som var problematiskt med samarbetet var att projektledarna på respektive lärosäte hade helt olika roller, med olika mandat, och även hade blivit tilldelade helt olika budget. Mittuniversitetet hade fått projektpengar för att utföra aktiviteten medan de andra två lärosätena fick göra satsningen inom rambudget. Detta resulterade i någon form av konkurrenssituation, där Mittuniversitetet fick kompromissa en del i den gemensamma satsningen och att mycket kom att handla om att det skulle vara rättvist. Det hade säkerligen blivit bättre om alla tre lärosäten hade samma förutsättningar. Den gemensamma satsningen gick under namnet Study in Central Sweden och mässaktiviteten utfördes i en gemensam monter. Eftersom vi var tre lärosäten som delade på kostnaderna så kunde vi ha en dubbel monter, vilket gjorde dels att vi syntes mer under mässan och dels att vi hade plats för en mässaktivitet som tog lite utrymme. Det landade i en photobooth, där studenterna som besökte montern fick ta kort på sig själva i en pappskiva med ett fotografi på en älg. Detta visade sig bli väldigt populärt och vi fick in cirka 220 mejladresser redan under den första mässan, vilket är fyra gånger så mycket än vad vi vanligtvis brukar lyckas med. Filen med mejladresserna ägde alla tre lärosäten och man beslutade att respektive lärosäte fick välja själv hur man förvaltade och följde upp kontakterna. För Mittuniversitetet resulterade det i personliga Karma-utskick med mer information om vårt erbjudande/utbud, hur man söker till oss och en länk till bilderna som togs på mässan. Det som fungerade mindre bra med aktiviteten var att den krävde att någon hela tiden fotograferade och skrev ner kontaktuppgifter och att studenter kom i klungor för att få ta sina bilder. Det blev mycket folk i montern och det innebar att det var svårt för övriga medarbetare att följa upp fotograferingen med ett personligt samtal/konversation, som ju är det optimala när man är på en mässa. Någonting annat som fungerade mindre bra var att få de tre lärosätena att under mässorna framstå som en enhet. Väl på plats i montern, med den ruljans som är på sådana gigantiska mässor, blev det i praktiken ändå att man hellre presenterade sitt eget lärosäte än det gemensamma utbudet. Det uppstod också förvirring bland besökarna över konceptet Study in Central Sweden eftersom det också fanns andra trycksaker att tillgå från respektive lärosäte. Eftersom kontakten med de andra två lärosätena hela tiden skötts via projektledarna och de själva inte var med på resan hade inte monterbemanningen någon personlig kontakt med varandra sedan tidigare, vilket innebar att det blev svårare att samarbeta på plats. Det uppstod en slags oundviklig konkurrenssituation där man nästan tävlade om studenterna istället för att visa upp mellersta Sveriges utbud av högre utbildningar och hänvisa till varandra för mer information. Idén fungerade med andra ord bättre i teorin än i praktiken. Mittuniversitetet, Högskolan Dalarna och Högskolan Gävle är, efter att ha utvärderat den gemensamma aktiviteten, överrens om att det finns ett värde i att samarbete med varandra eller med andra lärosäten (eftersom våra lärosäten är för små och försvinner i bruset) - men i så fall i en annan form. Konceptet med Study in Central Sweden hade kanske fungerat bättre om man hade gått all in och alla var med på det under samma villkor, men nu blev det något slags mellanting istället. Projektgruppen för Samarbete med andra lärosäten gällande rekrytering av betalstudenter är positiva till att samarbeta med SI i en potentiell Kina-satsning under paraplyet Sverige, men det beror på om de kommer med något konkret förslag efter SDS-stämman i april och hur det i så fall ser ut. Projektnamn 5