Organisation, kontrakt och uppföljning

Transkript

1 Projektdirektiv 1(6) Projektdirektiv for utskott Drift och Projekt 1 Bakgrund Effektmål Projektmål Projektets omfattning Kommunikationsplan Tidsram Kostnadsram/budget Organisation Implementering och driftsättning Övrigt Bilagor Referenser... 6

2 Projektdirektiv 2(6) 1 Bakgrund NVF-utskott Drift och beslutade på ordförande/sekreterar-mötet i mars 2013 att driva arbetet i tre olika projekt. blev valt som ett projekt. Bakgrunden till detta är organisation, kontrakt och utgör grunden för att nå önskat resultat i de drift- och underhållsåtgärder som utförs. De Nordiska länderna ser stora utmaningar inom dessa områden och det finns starka skäl att utbyta erfarenheter mellan länderna. 2 Effektmål I samtliga drift och underhållskontrakt deltar många olika aktörer som är ömsesidigt beroende av varandra. Exempel är beställare, entreprenörer, konsulter, underentreprenörer, materialleverantörer, tillverkare av redskap, forskare. Grunden för detta samarbete sätts i organisation, kontrakt och varför dessa är helt avgörande för att styra verksamheten åt önskat håll. För att utveckla tjänsterna måste man tillsammans kontinuerligt utveckla kompetenser och rollfördelning. Mål för verksamheten bör sättas utifrån optimal samhällsnytta. Denna kan mätas på flera olika sätt. Generellt kan man dela upp målen i två grupper ökad samhällsnytta respektive sänkta kostnader. Det är generellt sett lättare att mäta kostnader än samhällsnytta, men det finns väl utvecklade samhällsekonomiska kalkyler som kan tillämpas. Bidragen från organisation, kontrakt och leverans är svåra att mäta då resultaten påverkas av andra faktorer såsom marknad samt teknik- och kompetensutveckling. 3 Projektmål Målet med projektet är att utbyta information och erfarenheter om organisation, kontrakt och av drift- och underhållsverksamhet samt diskutera möjligheten till ett framtida samarbete inom tillämpliga områden. Genom utbyte av information och erfarenheter kan man snabbare hitta rätt former för organisation, kontrakt och inom respektive land. Man kan på så vis ta till sig de möjligheter och undvika de risker som redan är prövade i ett annat land. Inom utvalda strategiska områden kan man erhålla ett effektivare resursutnyttjande genom att utföra gemensam forskning och utveckling. Delmål: Utbyta information och erfarenheter om organisation av drift- och underhållsuppdrag i de nordiska länderna. Utbyta information och erfarenheter om olika kontraktsformer för drift- och underhållsuppdrag i de nordiska länderna.

3 Projektdirektiv 3(6) Utbyta information och erfarenheter om olika modeller för leverantörs för drift- och underhållsuppdrag i de nordiska länderna. Utbytet av information och erfarenheter görs i form av en SWOT-analys där fördelar, nackdelar, hot och möjligheter utvärderas. Presentationer av slutsatser och rekommendationer arbetas fram för möten och NVF s hemsida. Genomföra seminarium inom organisation, kontrakt och i lämpliga forum exempelvis Initiera ett gemensamt forsknings- eller utvecklingsprojekt inom ett utvalt område. 4 Projektets omfattning Projektet ska utbyta information och erfarenheter om organisation, kontrakt och av drift- och underhållsverksamhet mellan de nordiska länderna. Majoriteten av arbetet utgörs av att genomföra inventeringar av de modeller som tillämpas i de nordiska länderna. Förutom beskrivning av modellerna ska upplevda för- och nackdelar med respektive modell kommenteras. Om möjligt ska också motiven till varför man valt just de modellerna redovisas. Avgränsning Verksamhetsmässigt avgränsas till drift av statliga vägar (inkl. länsvägar). Då menas kortsiktiga åtgärder såsom: Vinterväghållning Skötsel av sidoområdet Grusvägsunderhåll Enklare beläggningsåtgärder (hål- och spricklagning) Tunneltvätt Vägutrustning (skyltar o.d.) Större och mer långsiktiga underhållsåtgärder omfattas inte av detta projekt. Exempel på underhållsåtgärder som inte omfattas av detta projekt är: Brounderhåll Tunnelunderhåll Beläggningsunderhåll Belysning Trafiksignaler ITS Vägmarkering Projektets faser Projektet indelas i tre faser: Fas 1 Organisation Under första fasen beskrivs valda organisationsmodeller för verksamheten. För- och nackdelar med valda modeller ska kommenteras. Motiven till varför man valt respektive modell ska också redovisas. Ambitionen är också att redovisa konkreta goda exempel Best practice från varje land. Organisationsmodeller för den myndighet som ansvarar för statliga vägar inkl. länsvägar ska beskrivas. Exempel på detta är Trafikverket/Vägverket, Regioner. Fördelning av väghållaransvaret för utpekat vägnät hos respektive land ska beskrivas. Vi ska här även kort beskriva på vilket sätt entreprenörer och

4 Projektdirektiv 4(6) underentreprenörer handlas upp och vilken form av samordning som ligger hos beställare och entreprenör. Exempel på detta är vem som ansvarar för jour/beredskap av vinterväghållning. Under denna punkt ska också beskrivas om någon av beställarna väljer att utföra vissa tjänster i egen regi och i så fall varför. Fas 2 Kontraktsformer Under andra fasen beskrivs valda kontraktsformer för verksamheten. För- och nackdelar med valda former ska kommenteras. Motiven till varför man valt respektive kontraktsform ska också redovisas. Ambitionen är också att redovisa konkreta goda exempel Best practice från varje land. Här utgår vi från hur de olika beställarna paketerar sina drift- och underhållstjänster. I de fall man valt att köpa flera tjänster i samordnade kontrakt ska vi också beskriva hur huvudentreprenörerna väljer att köpa vissa tjänster av underentreprenörer samt utföra vissa tjänster med egna resurser. Kontraktslängder med optioner samt entreprenadformer ska redovisas. Här kan också beskrivas olika samarbetsformer t.ex. Partnering mm. Fas 3 Leverans Under tredje fasen beskrivs valda modeller för leverans av verksamheten. För- och nackdelar med valda modeller ska kommenteras. Motiven till varför man valt respektive modell ska också redovisas. Ambitionen är också att redovisa konkreta goda exempel Best practice från varje land. Under denna punkt redovisas hur man organiserar leveransen dvs: - hur stor organisation man har - andel egna resurser och konsulter - andel egenkontroll hos entreprenörer - vilka delar av kontrakten som prioriteras högst Arbetsmetodik: Projektet kommer att kräva både individuellt arbete inom respektive land samt gemensamt arbete i projektgruppen. Följande forum kommer att användas: Projektmöten inom NVF Seminarium Informationsinsamling inom respektive land och organisation Framtagande och förmedling av rapporter och presentationer Projektmöten Under projektperioden kommer projektmöten att förläggas till samtliga deltagande länder, förslagsvis två per år. Värdlandet kommer då att informera om sina förutsättningar. Vid behov involveras experter och studiebesök genomförs. Seminarium Projektgruppen rekommenderar att varje deltagande land arrangerar ett seminarium under projektperioden. Projektgruppen väljer ut teman som alla länder har stort intresse av för respektive seminarium. Följande teman är aktuella för seminarier:......

5 Projektdirektiv 5(6) Informationsinsamling inom respektive land och organisation Deltagarna från respektive land kommer att arbeta med att samla in underlag om de modeller som tillämpas avseende organisation, kontrakt och leverans. Framtagande och förmedling av rapporter och presentationer Projektgruppen ansvarar för att arbeta fram och förmedla rapporter och presentationer. En årlig statusrapport ska arbetas fram med hjälp av en representant från varje land. NVF-utskottet för drift- och underhåll beslutar om innehåll och distribution av rapporter och presentationer. 5 Kommunikationsplan Alla skriftliga rapporter och presentationer ska offentliggöras på NVF s hemsida. Mötesplan för projektgruppens möten läggs in i kalendern på NVF s hemsida. 6 Tidsram Tabellen nedan visar mötesplan och milstolpar under projektperioden ( ): Möte nr Plats Tid Program 1 Sommarmöte Norge Juni 2013 Bemanning, planering, projektdirektiv 2 Lync/telefon kl Planering, projektdirektiv kl Helsingfors (finsk tid) Arbetsmöte Organisation 4 5 Sommarmöte Sommarmöte Kongress 7 Kostnadsram/budget Projektgruppens medlemmar täcker själv sina kostnader i samband med genomförandet av projektet.

6 Projektdirektiv 6(6) 8 Organisation Deltagare i projektgrupp : SVERIGE FINLAND ISLAND NORGE DANMARK Mikael Hagberg Tuovi Päiviö Torgeir Strand Jens Kristian Kofoed Rauno Kuusela Kine Skarstein Henrik Jess Jensen Joakim Gustafsson Anders Östergård Johannes Helgesen Heidi Borum Varbøl Peter Nilsson Jyrki Paavilainen Ulrike Klasterer Christer Rosenblad Björn Ahnlund Johan Lang Johan Nyström Asko Pöyhönen Sverige är ansvarigt för detta projekt och är projektledare. Kontaktperson i varje land är markerad med fet stil. Resultatredovisning och rapportering sker till ordförande/sekreterarmötet. 9 Implementering och driftsättning Respektive land och deltagare ansvarar själv för implementering av slutsatser och rekommendationer. 10 Övrigt 11 Bilagor 12 Referenser