Digitala handlingar via Meetings i Örebro kommun

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Digitala handlingar via Meetings i Örebro kommun"

Ulla Engström
för 7 år sedan
Visningar:

1 Digitala handlingar via Meetings i Örebro kommun Mats Guldbrand mats.guldbrand@

2 Dagens agenda Vision och bakgrund Förstudie och pilotprojekt Uppdrag Genomförande och implementering Effekter och utfall efter snart tre år Sammanfattning och nycklar för att lyckas

3 Politisk organisation i Örebro kommun

4 Politisk organisation i Örebro kommun Idag ca 520 förtroendevalda fördelat på 23 nämnder, 9 bolag och 14 dotterbolag. Innan årsskiftet ; 570 förtroendevalda och 27 nämnder.

5 Vision Örebro kommun ska ha en papperslös nämndadministration Ett bättre arbetssätt för de förtroendevalda Medborgar- och demokratiaspekt

6 Bakgrund 1999 prövade Service- och arbetsmarknadsnämnden att distribuera handlingar på cd-skivor prövade Fritids- och turistnämnden att ladda upp handlingar på en gemensam lagringsyta fick alla förtroendevalda svara på en enkät prövade några presidier surfplatta tillsammans med applikationen Agenda.

7 Försöket med surfplatta tillsammans med Agenda Prövades av presidiet i tre nämnder under tre månader. Utvärderingen var mycket positiv: Det här är ett jättekliv! Ser ingen möjlighet att gå tillbaka. Det här har revolutionerat hela mitt liv!

8 Försöket med Agenda Effektiviseringen beräknades till 866 timmar/år för alla nämndsekreterare. Portokostnaderna för utskick uppskattades till 730 tkr och utskriftskostnaderna till 68 tkr. Kostnaderna uppskattades till: 563 tkr år 1, 330 tkr år 2 och 243 tkr år 3

9 Förstudie och pilotprojekt Projektet utökades till alla presidier våren Förstudie initierades och projektgrupp tillsattes därefter. Fortfarande med applikationen Agenda. Samtidigt testas Meetings i liten skala. Ny utvärdering efter ett halvår: Omständligt arbetssätt, viss funktionalitet saknades men merparten positiva.

10 Pilotprojekt Uppkomna problem som behövde lösas: Konfigurering Säkerhet Utbildning Support Finansiering Val av teknisk lösning Sekretesshandlingar

11 Uppdrag från Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattade beslut i augusti Örebro kommun går över till användning av digitala nämndhandlingar för samtliga nämnder samt kommunfullmäktige från och med januari Samtliga nämnder och kommunfullmäktige får i uppdrag att avveckla sin distribution av nämndhandlingar i pappersformat. Kommunledningskontoret ansvarar för den övergripande processen. 3. Varje nämnd ansvarar och står för sina kostnader för inköp av smarta enheter och tillhörande bredbandsabonnemang.

12 Uppdrag från Kommunstyrelsen 4. Kommunledningskontoret får i uppdrag att teckna avtal med ITavdelningen kring support av smarta enheter, förvaltning av system för distribution av digitala handlingar samt att tillgodose nödvändig infrastruktur. 5. Investeringsanslag på ca 680 tkr äskas av kommunledningskontoret i samband med investeringsprogrammet inför Som en konsekvens av införandet av digitala handlingar ökar driftkostnaden årligen med ca 120 tkr. Kommunledningskontoret äskar motsvarande medel för utökning av budgetramen från och med Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en säkerhetspolicy för smarta enheter. 7. Kommunledningskontoret får i uppdrag att utreda förutsättningarna för utbildning i hantering av digitala handlingar samt kostnadsberäkna detta.

13 Projektorganisation Beställare av projekt Digitala handlingar till förtroendevalda : Kanslichef på Kommunledningskontoret. Utsedd styrgrupp: Enhetschef IT kundservice Enhetschef IT infrastruktur Projektledare IT utveckling Verksamhetsutvecklare Kommunledningskontoret

14 Projektorganisation Ny projektgrupp utses med fler representanter: Projektledare IT Verksamhetsutvecklare Systemadministratör Systemtekniker Datatekniker Kommunikatör, säkerhetschef och jurist vid behov

15 Genomförande av projekt Meetings valdes som teknisk lösning, framför allt tack vare den färdiga integrationen med W3D3. Ingen upphandling. Avtal med köpoption fanns redan med Formpipe. En tilläggsfunktion för att kunna exportera dokument beställdes samtidigt av Formpipe.

16 Genomförande av projekt Tidplanen fick revideras tämligen omedelbart på grund av att leveranstiden av ipads var väldigt lång. Delade upp nämnderna i sex stycken grupper, från januari till juni Under tiden togs rutiner fram för allt.

17 Genomförande av projekt En särskild konfiguration togs fram med profiler som installeras på varje ipad: MDM-system (Mobile Device Managment) Förutbestämda applikationer E-post (alla ska ha -adress) Säkerhetsinställningar

18 Utlämning av ipad Utlämning i form av öppet hus. Ansvarsförbindelse. Hjälp från tekniker. Lathund. Kort demonstration av ipad och Meetings.

19 Utlämning av ipad 469 ipads (varav 81 gamla som omkonfigurerades). 52 tillfällen mellan januari och juni. Öppet under Kvällsöppet ett antal tillfällen. I snitt fyra resurser per tillfälle. Ca 1248 arbetstimmar.

20 Utbildning av nämndsekreterare Kort utbildning av alla nämndsekreterare. Litet utbildningsbehov överlag eftersom befintligt verksamhetssystem (W3D3) används. Särskild lathund med tips och tricks togs fram och revideras kontinuerligt.

21 Utbildning av användarna/förtroendevalda Utbildning under första gruppmötet inför nämndsammanträde = 56 tillfällen. Utbildning vid minst ett nämndsammanträde. Dessutom bistå hela första nämndsammanträdet. Uppskattningsvis ca 150 arbetstimmar.

22 Utbildning av användarna/förtroendevalda ipad-skolan och lathund (PDF) installerades på alla ipads. Öppet hus vid behov och fortsatta utbildningar under Hänvisa till kommunens befintliga IT-kundservice, first and second line support.

23 Sammanträden Hittills har Örebro kommun genomfört ca 650 nämndsammanträden med digitala handlingar. Ca 1000 övriga möten, som t ex presidium och beredningar, genomförda med digitala handlingar.

24 Sekretesshandlingar Befintlig lösning i applikationen bedömdes som ej tillräcklig utifrån såväl egna krav och Datainspektionens rekommendationer (checklista). Tvåfaktorsautentisering och behörighetsstyrning var de största hindrena.

25 Sekretesshandlingar Meetings 2.0 Under 2014 inleddes ett arbete tillsammans med Formpipe för att uppfylla kraven. Kom att kräva utveckling av både applikationen och W3D3. Siktade på att installera i testmiljö under sommaren 2015, men nu framflyttat till hösten 2015.

26 Effekter Hittills har kommunen uppskattningsvis minskat sin pappersåtgång med ca ark = Minskat koldioxidutsläpp med kg.* Tillverkning av 500 ipads generar ca kg koldioxidutsläpp. Hur länge håller en ipad och går det att nå break-even?

27 Effekter Klickkostnad för ark = kr. Kostnad för ark = kr. Portokostnad för ett år = kr.

28 Effekter Engångskostnad 383 st. ipads = kr Årlig kostnad = kr Bredbandsabonnemang Support Underhållsavgift Meetings MDM-system

29 Effekter Varje nämnd betalar ca kr/år. Är tänkt att minska framöver tack vare mindre support. Förvaltning av Meetings motsvarar ca en fjärdedels heltidstjänst. Varierar dock över tid, t.ex. vid valår ökar det. En ipad kan användas för fler uppdrag. Bolagen?

30 Effekter Ca 7 % av utlämnade ipads har stulits eller gått sönder. En del har täckts av garantin, men annars har kommunen ersatt med ny enhet. Av fyra stulna ipads har två hittats tack vare stöldskyddsmärkningen.

31 Samarbete med Kumla, Lekeberg och Region Örebro län 4 organisationer med ett antal gemensamma användare. Upprättat ett samverkansavtal 2015 för att främst underlätta för användarna. Beställde ytterligare utveckling av Meetings och delade på kostnaden. Fördelar kostnaden av inköp av nya ipads.

32 Sammanfattning Lång startsträcka. Inledningsvis mycket tidskrävande. Ingen direkt klimatvinst att tala om. Ingen omedelbar ekonomisk vinst att tala om. Men

33 Sammanfattning Sparat tid, både hos förvaltningarna och för de förtroendevalda. Smidigt arbetssätt. Ökad transparens. Ökad kontakt med medborgarna. Bättre och klokare beslut av nämnderna?

34 Nycklar för att lyckas Tydlig projektorganisation med tydligt uppdrag. Avgränsa uppdraget. Förankrat på högsta nivå. Kommunicera med de förtroendevalda under resans gång. Hitta de vana användarna och lägg inte för mycket tid på de ovana.

35 Men vad händer sedan då? Tillgängliggöra informationen brett, t.ex. till åhörare. BYOD? Fler samarbeten för att minska kostnader och administration. Rörliga bilder som beslutsunderlag. Dagen då de förtroendevalda inte är förtroendevalda längre och vill ha kvar sina handlingar.

36 Digitala handlingar via Meetings i Örebro kommun Frågor? Mats Guldbrand mats.guldbrand@

Relevanta dokument

Digitala Sammanträdeshandlingar till Ekerö kommuns förtroendevalda Dnr KS13/

2013-09-30 rev. Ann-Cathrine Bergström Kanslichef 08 56039104 ann-cathrine.bergstrom@ekero.se Kommunstyrelsen Digitala Sammanträdeshandlingar till Ekerö kommuns förtroendevalda Dnr KS13/207-006 Förslag