Rapport redovisning av pilotförsök med läsplattor till förtroendevalda

Transkript

1 1(15) redovisning av pilotförsök med läsplattor till förtroendevalda 1. Uppdraget Uppdraget med läsplattor är en del av kommunens IT-utvecklingsprojekt 2013 (KS 2012/0164). Kommunstyrelsens arbetsutskott (KSAU) beslutade att genomföra en pilotstudie med läsplattor för förtroendevalda i KSAU. I pilotstudien ingår sex förtroendevalda, kommundirektören, kommunsekreteraren, ekonomichefen samt arkivchefen (projektledare). Piloten påbörjades i maj 2013 och pågår tills beslut har tagits av kommunstyrelsen om hur den fortsatta distributionen av nämndhandlingar ska ske (övergång till digital distribution hos alla eller vissa nämnder, styrelser och fullmäktige alternativt fortsatt distribution på papper). I denna rapport presenteras förslag på fortsatt distributionsprocess och vad som bör tas i beaktan i det fortsatta arbetet. I uppdraget har ingått att utvärdera testad lösning (Formpipe Meetings) samt se över hur förvaltnings- och supportorganisationen bör se ut vid ett eventuellt fortsatt införande hos övriga nämnder. Hittills har ca 15 sammanträden hållits där handlingarna har distribuerats digitalt. Inledningsvis skickades även pappershandlingar ut som en säkerhetsåtgärd. Under piloten har leverantören Formpipe vidareutvecklat produkten så viss efterfrågad funktionalitet finns nu tillgänglig. De administrativa rutinerna för nämndprocessen har vidareutvecklats och förädlats under piloten för att fungera för en digital distribution. Appens funktionalitet och önskemål på utvecklingsmöjligheter har diskuterats löpande med berörda parter. En av de stora fördelarna med den digitala distributionen har varit att ledtiden för utskick har förkortats. 2. s förslag föreslår att kommunstyrelsen tar ett inriktningsbeslut att införa digital distribution av nämndhandlingar hos kommunens övriga nämnder/styrelser och kommunfullmäktige. Kostnaderna bör bäras av verksamheterna avseende den tekniska utrustningen. Kostnaderna för kommunlicensen för Formpipe Meetings står kommunstyrelsen för. Vid ett fortsatt införande ska hänsyn tas till de åtgärder som behöver genomföras enligt denna rapport. 3. Val av teknisk lösning för pilotförsöket Det finns flertalet lösningar för digital nämnddistribution på marknaden och de flesta har samma typ av funktionalitet i appen. En avgörande faktor vid val av lösning har varit att få en effektiv och säker ärende- och nämndhantering. För pilotförsöket valdes Formpipes lösning Formpipe Meetings. Den är en administrativ modul med tillhörande app som är fullt integrerad med

2 kommunens ärendehanteringssystem W3D3 (förutom för Miljö- och stadsbyggnadskontoret som har Ecos och ByggReda) Distributionsprocessen med Formpipe Meetings För att distribuera handlingarna digitalt arbetar kommunsekreteraren med nämndprocessen i W3D3 som tidigare. Användandet av Formpipe Meetings innebär några extra moment för kommunsekreteraren, men det innebär ändå en minskad administration jämfört med pappersdistributionen. Genom att publicera direkt via W3D3 har handlingar kunnat distribueras med start några dagar tidigare än vid pappersdistribution. Risken har minskat för att fel version av ett dokument distribueras och det har varit betydligt enklare att publicera ändrade versioner av handlingar när det har behövts. 3.2 Hur appen Formpipe Meetings fungerar Formpipe Meetings är en applikation för ipad för digital och automatiserad hantering av kallelser, tillhörande handlingar och protokoll. Själva appen laddas ned gratis och installeras från AppStore. Det är möjligt för användarna att använda egna privata AppStore-konton för att ladda ner appen. Om användare inte har ett AppStore-konto kan de få hjälp att skapa ett sådant i samband med utkvittering av läsplattan. För användare går det att söka fram mötes- och ärendeinformation samt läsa kallelser och mötesprotokoll för de nämnder där den förtroendevalda har en giltig mandatperiod samt tjänsteskrivelser och andra dokument tillhörande ärendena på föredragningslistan. Kallelser och tillhörande dokument är samlat på ett och samma ställe vilket ger en ökad överblick. Hämtning av dokumenten sker direkt mot W3D3. Ingen manuell publicering behöver göras av nämndsekreterarna. I appen publiceras varje handling enskilt inom sitt ärende. Det går att zooma/förstora dokumenten, göra anteckningar, post-itnoteringar och överstrykningar. Det går även att dela handlingar och anteckningar med andra eftersom att det går att e-posta inifrån appen. Det finns en sökfunktion som möjliggör sökning på nyckelord, möten, i dokument och i anteckningar. Funktionalitet i appen som användarna efterfrågar är bl.a. möjligheten att skriva ut direkt från appen, att kunna ladda ner alla dokument på en gång istället för varje enskilt dokument. Formpipe arbetar kontinuerligt med att utveckla och förbättra Formpipe Meetings. Det finns ett användarnätverk med kommuner som använder appen. Här lyfter vi gemensamt de förbättringsåtgärder vi anser Formpipe bör prioritera. Flertalet av de önskemål som efterfrågas är på gång att utvecklas. 4. Utvärdering I samband med piloten har en utvärdering gjorts. En enkät (se bilaga 1) skickades ut i september till de förtroendevalda i KSAU. Alla har besvarat enkäten. En kontinuerlig dialog har även skett med kommunsekreteraren för 2(15) 1 Förslag på hantering av nämndhandlingar för byggnadsnämnden samt miljö- och hälsoskyddsnämnden, se avsnitt 10.2

3 att fånga upp för- och nackdelar samt behov av förändrade rutiner när det gäller publiceringsprocessen. Utvärderingen omfattar funktionaliteten i Formpipe Meetings, tekniska frågor samt administrativa rutiner kopplade till en digital distribution. Till varje fråga har funnits möjlighet att lämna kommentarer. Enkäten avslutades även med ett par frågor där användaren kunna skriva ner sina synpunkter kring för- och nackdelar samt avsaknad av funktionalitet. Frågan ställdes också om man anser att kommunen ska fortsätta införa digital distribution av nämndhandlingar eller om man skulle återgå till pappersutskicken. Resultatet visar på att användarna överlag är nöjda med en digital distribution av möteshandlingar. Dock har det funnits vissa tekniska problem som drar ner resultatet. Bland annat har det vid vissa tillfällen varit problem att ladda ner dokument, speciellt stora filer. Enkätsvaren visar även på att vissa anser att det är krångligt att använda anteckningsfunktionen och att det kan ta tid att hoppa mellan olika dokument och ärenden under pågående möten. En sammanställning av enkäten återfinns i bilaga Funktionalitet i Formpipe Meetings Överlag är användarna positiva till funktionaliteten i appen. Det finns emellertid invändningar emot antecknings-, markerings- och post-it-funktionerna som de flesta anser är krångliga att använda. Majoriteten har svarat att de oftast tycker det går bra att ladda ner och läsa dokumenten. Det som har påtalats av en användare är att för kartor är inte en digital app att föredra. Det går att förstora delar av dokumentet för att se detaljer på t.ex. en karta eller ritning, men det blir svårare att få en bra överblick över kartan/ritningen. Förslaget från användaren är att ritningar ska skickas ut på större pappersformat. Det har kommit önskemål om ett samlat dokument också per ärende så man kan välja antingen de enskilda dokumenten eller alla dokumenten i en fil. Tyvärr är det inte realiserbart i W3D3 då det kräver stor manuell hantering. 4.2 Hantering under sammanträdena De flesta är nöjda med hur appen fungerar under sammanträdena. Synpunkter som lämnats är bland annat att det är smidigt att alla handlingar oavsett mötestillfälle är samlade på ett ställe. Invändningarna mot appen är att det är mer tidskrävande att använda appen jämfört med pappersbunten. Det är inte lika lätt att hoppa mellan olika handlingar och kallelsen. Man har inte heller samma överblickbarhet över handlingarna som med pappersbunten. Flertalet påpekar dock att det är ett förändrat arbetssätt man behöver vänja sig vid och att det går bättre för varje sammanträde. 4.3 Teknisk utrustning, utbildning och support Enkätsvaren visar på att det fungerar bra med trådlöst nätverk och 3Guppkopplingen. Emellertid har det påtalats att det varit problem i vissa fall att ladda ner stora filer, antingen att det tagit lång tid eller att appen har hängt sig och inte kunnat ladda ner dokumentet. Det har inte varit några 3(15)

4 större problem med själva läsplattorna eller 3G-korten, utan de har fungerat som de ska. I samband med utkvittering av läsplattan har användarna fått en kortare introduktion/utbildning i hur appen har fungerat. De har även fått en enkel användarmanual. I enkätsvaren går det att utläsa att önskemål finns om ytterligare utbildningsinsatser rörande funktionaliteten i appen, men även när det gäller själva läsplattan. Supporten har fungerat väl under försöket, något som även återspeglas i enkätsvaren. Det har fungerat då användargruppen har varit begränsad. Vid ett eventuellt fortsatt införande behöver supportorgansationen ses över tillsammans med IT-avdelningen (se avsnitt 6). Det är viktigt att skapa och fastställa en tydlig förvaltnings- och supportorganisation med tydliga roller för att kunna hantera användarfrågor, tekniska frågor samt säkerhetsfrågor Fortsatt distribution Majoriteten vill att kommunen fortsätter med att införa digital distribution av nämndhandlingar. En användare anser att vi bör återgå till pappersdistribution och endast använda läsplattor vid enklare och kortare ärenden. 4.5 Utvärdering administrativ hantering - momentet digital distribution Utvärderingen visar på att det fungerar mycket bra att distribuera handlingar med Formpipe Meetings. Den stora fördelen har varit att lösningen är integrerad med W3D3, vilket har inneburit minimalt med extraarbete. Några enstaka moment har tillkommit för att kunna distribuera digitalt. Distributionen till läsplattorna sker per automatik när kommunsekreteraren fastställer kallelsen i W3D3. Ett moment som har tillkommit i processen är att spara ner alla möteshandlingarna från W3D3 och lägga upp de i en mapp på kommunens gemensamma server. Momentet är en del i backup-rutinen (användarna ska kunna komma åt handlingarna på annat sätt om de skulle få problem med läsplattorna). Ett annat moment som har tillkommit är att, i W3D3, numrera handlingarna i den ordning som de ska publicera under mötespunkten i läsplattan. Ytterligare moment har tillkommit, men innebär inte någon ökad arbetsbelastning. De extra momenten som har tillkommit ska vägas mot att flera av de tidskrävande arbetsmomenten vid pappersdistributionen har försvunnit, samt tiden det tar att skicka handlingarna till tryck och kuvertering samt posthantering. De problem som har uppstått under piloten har åtgärdats genom justeringar i befintliga rutiner. Vissa fel/problem har kvarstått, men det har berott på fel som uppstod vid uppgraderingen av W3D3 i augusti. Ett felärende ligger hos Formpipes support och kommer att vara åtgärdat så snart som möjligt. 5. Rutiner/instruktioner för administration och användargrupper Det finns sedan tidigare lathundar framtagna för nämndprocessens olika roller (nämndsekreterare, registratorer, handläggare, chefer). De har reviderats för kommunstyrelsens verksamhetsområde så att de följer en helt digitaliserad process, bland annat har lathundarna kompletterats och förtydligats med publiceringsrutinerna samt administrativa rutiner kopplat till att lägga 4(15)

5 till nya användare av Formpipe Meetings. Nya lathundar har också tagits fram för nya moment samt för åtgärder vid problem som eventuellt kan uppstå. Det finns även en användarmanual för användande av appen Formpipe Meetings. Det som ska tas fram är en instruktion för vad som gäller vid användande av läsplattor utomlands. Framöver kommer rutinerna att förvaltas och vidareutvecklas ytterligare. 6. Supportorganisation 6.1 Support under pilotstudien Under piloten togs rutiner fram för supportverksamheten. Då piloten har bestått av ett begränsat antal personer har supporten hanterats inom ramen för den vanliga verksamheten. När det gällt frågor och problem rörande funktionaliteten i Formpipe Meetings har användarna kunnat vända sig till projektledare eller kommunsekreterare. Detsamma har gällt den tekniska administrationen kring läsplattorna. Vid behov har IT-avdelningens supportfunktion tillfrågats. 6.2 Support vid ett fortsatt införande av läsplattor Vid ett fortsatt införande är det viktigt att det finns en tydlig och väl fungerande supportorganisation. Då det rör sig om många nya användare kommer det att behövas resurser för att kunna säkerställa en kvalitativ supportverksamhet. IT-avdelningen håller för tillfället på att utreda förutsättningar och riktlinjer för användning av mobila (inkl. ipad) enheter i kommunen eftersom användandet av mobila enheter i kommunens verksamheter ökar. Utredningen ska ta fram riktlinjer och förslag på hur leverans, drift, underhåll och support ska skötas för mobila enheter. I deras utredning behöver supportfrågan för nämnddistributionen beaktas. Projektledaren för detta uppdrag kommer bevaka att det tas med. Nedan presenteras förslag på hur supportorganisationen bör se ut vid ett fortsatt genomförande: 5(15) Vid frågor och problem rörande: Användarfunktionaliteten i applikationen Tekniska problem med applikationen Avsaknad av möte eller möteshandlingar i applikationen Problem med lösenord Tekniska problem med själva läsplattan eller 3G-abonnemang Utbildning initialt vid införandet Utbildning kontinuerligt vid nya användare eller vid behov Supportansvarig: Nämndsekreterare och systemförvaltare för W3D3 Systemförvaltare för W3D3 och ITavdelningen Nämndsekreterare och systemförvaltare för W3D3 Registratorer och systemförvaltare för W3D3 IT-avdelningen och systemförvaltare för W3D3 Projektledare med stöd av nämndsekreterare Nämndsekreterare med stöd av systemförvaltare för W3D3

6 Administration av läsplattor initialt vid införandet: Beställning och utlämning/inlämning av läsplattor Stöldmärkning av läsplattor Beställning och installation av 3Gkort Administration av appen (nedladdning) i läsplattan Administration av AppStore-konton (vid behov) Administration av behörigheter i W3D3 och appen för förtroendevalda (= för tillgång till handlingarna) Övrig konfigurering (t.ex. WIFInätverk, e-post) Ansvarig: Projektledare IT-avdelningen Projektledare Projektledare Projektledare Projektledare med stöd av systemförvaltare för W3D3 IT-avdelningen 6(15) Administration av läsplattor kontinuerligt vid nya användare: Beställning och utlämning/inlämning av läsplattor Stöldmärkning av läsplattor Beställning och installation av 3Gkort Administration av appen (nedladdning) i läsplattan Administration av AppStore-konton (vid behov) Administration av behörigheter i W3D3 och appen för förtroendevalda (= för tillgång till handlingarna) Övrig konfigurering (t.ex. WIFInätverk, e-post) Ansvarig: Nämndsekreterare via ITavdelningen IT-avdelningen Nämndsekreterare och ITavdelningen IT-avdelningen IT-avdelningen Systemförvaltare för W3D3 IT-avdelningen Användarna ska erbjudas support av den digitala nämndhanteringen (Formpipe Meetings) samt för tekniska problem med ipaden. Support ska ges vardagar under ordinarie arbetstid. Vid problem med att komma åt nämndhandlingar övrig tid (kvällar, helger, röda dagar) ska åtkomst till handlingar ske via fastställda backup-rutiner (se avsnitt 7). 7. Backup-rutiner vid problem att komma åt nämndhandlingarna Under piloten uppstod problem med åtkomst till handlingarna vid ett antal tillfällen. Backup-rutiner upprättades som nu tillämpas. Då KSAU:s handlingar inte publiceras på kommunens hemsida behöver användarna komma åt handlingarna på annat sätt. Kommunsekreteraren lägger upp dokumenten i en mapp på en gemensam server som användarna kommer åt via intranätet. Mappen har enbart KSAU, nämndsekreteraren, kommundirektören och

7 kommunledningskontorets registratorer tillgång till. En lathund/instruktion för backup-rutinen och hur användarna kommer åt kommunens server utifrån finns framtagen. Det finns även en instruktion för hur nämndsekreterarna ska lägga upp handlingarna i mapparna på servern. Vid ett fortsatt införande hos övriga nämnder kommer ovanstående backuprutin tillämpas för de handlingar som inte publiceras på kommunens webbsida innan sammanträdena, t.ex. för andra beredande utskott, handlingar som omfattas av sekretess eller personuppgiftslagen (PuL). 8. Förutsättningar för genomförande rutiner 8.1 Ansvarsförbindelser för användande av läsplattor I samband med piloten har berörda personer fått skriva på en ansvarsförbindelse (bilaga 2) som reglerar användandet av läsplattorna. Utformningen av ansvarsförbindelsen ska ses över tillsammans med IT-chefen och säkerhetschefen för att se om den behöver revideras. Vid ett fortsatt införande kommer användarna få skriva på en ansvarsförbindelse i samband med utkvittering av läsplattorna. Ansvarsförbindelsen kommer att skickas ut till användarna innan utkvitteringen så de ges möjlighet att sätta sig in i avtalet. 8.2 Utlämning av läsplattor Under piloten bokades varje användare in enskilt för att kvittera ut läsplattan. Vid ett fortsatt införande bör samma rutin användas eftersom utlämnandet tar tid per användare. Det ger möjlighet att i lugn och ro visa användaren hur läsplattan fungerar, visa Formpipe Meetings, installera e-post och appstore-konto, m.m. Utlämnande av plattor ska ske minst två veckor innan den första digitala distributionen. Läsplattorna ska vara konfigurerade så långt det går och användarna ska kunna få hjälp på plats vid utlämnandet att konfigurera sin e- post i läsplattan om så önskas. I samband med utlämnandet ska följande aktiviteter genomföras: - Ansvarsförbindelse ska skrivas på. - Hjälp (om så önskas) att skapa ett AppStore-konto. - Nedladdning och konfigurering av appen Formpipe Meetings. - Konfigurering av e-postkonto (om så önskas). - Inställningar för trådlöst nätverk i kommunens lokaler. - Kort introduktion till Formpipe Meetings och utdelning av informationsmaterial/lathund. Läsplattan är Danderyds kommuns egendom och är till låns så länge som en förtroendevald har en plats i en nämnd/styrelse och aktivt deltar i dess arbete. Detsamma gäller för de tjänstemän som ska ha läsplattor. Vid avslutad anställning ska läsplattan lämnas tillbaka till kommunen och tas över av ev. efterträdare. 7(15)

8 8.3 Utbildning Vid utkvittering av läsplattorna ska användarna få individuell genomgång av Formpipe Meetings samt hur en läsplatta fungerar. En kortare utbildning ska också hållas för hela nämnden inför det första papperslösa sammanträdet. Nämndsekreterarna kommer därefter att fungera som super-user för sin nämnd och kunna svara på frågor om appen. I övrigt gäller support enligt den supportorganisation som fastställs senare i vinter tillsammans med ITavdelningen. Utbildningarna ska riktas till både förtroendevalda samt tjänstemän som ska ha läsplattor. Nämndsekreterarna ska också få utbildning i den administrativa delen för digital distribution. Vid utbildningstillfällena ska användarna utbildas i hur läsplattan fungerar, hur Formpipe Meetings fungerar samt ytterligare relevanta områden, inklusive sekretess och kontohantering. Förutom användarmanual/lathund får användarna ett utbildningsmaterial. 8.4 Digital distribution - nätverk Läsplattorna ska vara utrustade med både WIFI och 3G-funktionalitet. 3Guppkopplingen (mobila nätet) betalar kommunen en fast månadskostnad för per användare. Det ger möjlighet till uppkoppling där det inte finns något fast trådlöst nätverk tillgängligt. Det rekommenderas att användarna kopplar upp sig mot trådlöst nätverk där det finns tillgängligt (t.ex. i kommunens lokaler eller om användarna har det hemma). På slottet har det tidigare varit problem att komma åt det trådlösta nätverket i vissa delar. Detta berodde på att nätverket inte var fullt utbyggt i hela slottet. Under hösten 2013 drogs dock trådlöst nätverk in i resterande utrymmen så att full täckning finns på slottet. För kommunstyrelsen och kommunfullmäktige sker sammanträdena på slottet. För övriga nämnder så sker nämndsammanträdena även på andra platser i kommunen, t.ex. i kommunens lokaler i Mörby centrum, skolor och förskolor. Det är inte säkert att trådlöst nätverk finns tillgängligt i lokalerna utanför slottet och Mörby centrum, men eftersom läsplattorna kommer vara försedda med 3G-kort så kommer de ha åtkomst till Internet och handlingarna vid sammanträdena. 8.5 Rutiner kring uppdatering av programvara och servrar Installationen av den tekniska lösningen i kommunens IT-miljö sköttes av Formpipe. De sköter uppdateringarna av vår W3D3-miljö, inkl. Formpipe Meetings och dess servermjukvara. Vid uppgraderingarna har vi sett till att det inte har skett i nära anslutning till ett nämndmöte utifall problem skulle uppstå. Vi har supportavtal med Formpipe sedan i augusti 2013 vilket leder till snabbare åtgärder vid uppgraderingar och eventuella fel. Uppdatering av själva appen i läsplattan ansvarar användarna själva för att göra. Information kommer att skickas ut till användarna när en ny version finns tillgänglig att ladda ner i AppStore. Det ska tas fram en enkel instruktion som visar hur man går tillväga för att uppdatera appen i AppStore. 8(15)

9 9. Hantering av handlingar som omfattas av sekretess säker informationshantering Under piloten har inga handlingar som omfattas av sekretess distribuerats via läsplattorna. Det har rått oklarheter i om lösningen är tillräckligt säker samt vilka krav som ska ställas för att kunna distribuera sekretessbelagda nämndhandlingar till läsplattor. Det är en utmaning att hitta former för att hantera digital distribution för sekretessbelagda handlingar med känsligha uppgifter som rör t.ex. individer eller upphandling. Datainspektionen har kommit ut med en checklista och riktlinjer att ta i beaktan vid hantering av handlingar via läsplattor. Flertalet lösningar på marknaden kan hantera sekretess genom extra inloggning, kryptering och att handlingar kan tas bort fjärrstyrt om en platta skulle försvinna. Där det brister är ofta avsaknad av tydliga rutiner för användande av läsplattan och att krav inte ställts på extra inloggning eller dylikt. Datainspektionen har kontrollerat hur kommuner använder läsplattor inom socialnämnden. 7 kommuner valdes inledningsvis ut i deras granskning. Datainspektionen har granskat om personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt. Vidare har de tittat på hur privata läsplattor i tjänsten används, förbud eller begräsningar för privat användande, installation av applikationer samt hur plattorna och apparna hanterar sekretessbelagda handlingar/ärenden. Resultaten visar på att det brister när det gäller rutiner för användande av läsplattorna. I Formpipe Meetings finns funktioner för säker överföring av känslig och integritetskänsliga personuppgifter. Det går att kryptera känslig och integritetskänsliga personuppgifter som lagras på läsplattor. Användarna behöver också logga in en extra gång om de vill öppna en sekretesshandling. Det finns även möjlighet att automatiskt radera sekretessdokument efter läsning. Lösningen bör anses som så pass säker att den kan användas för att hantera handlingar och ärenden som omfattas av sekretess. Det som behöver arbetas fram är säkra och tydliga rutiner för användande av läsplattor och sekretesshandlingar. En fördjupad diskussion tillsammans Formpipe ska genomföras rörande sekretesshantering utifrån Datainspektionens krav. Projektledaren ska under hösten komplettera framtagna instruktioner med hanteringsanvisningar för sekretesshandlingar vid digital distribution. I arbetet kommer Datainspektionens checklista att användas som utgångspunkt. Särskild information om sekretess kommer att ges användarna. Vid utlämnande av läsplattorna kommer användarna att få ta del av de regler som gäller för användandet, inkl. hantering av sekretesshandlingar. Sekretessfrågan kommer även att tas upp vid utbildningarna. Nämndsekreterarna ska också, genom e-postutskick, uppmärksamma användarna på om det finns handlingar som omfattas av sekretess vid nästkommande möte och hur de ska hanteras. 9(15)

10 Systemförvaltaren kommer också löpande att göra riskbedömningar och säkerhetsutvärderingar i en riskanalys även för Formpipe Meetings (ingår redan att det ska göras för W3D3). 10. Förslag på hur kommunen går vidare med digital nämnddistribution Pilotprojektet har fallit väl ut. Enkätsammanställningen visar på att majoriteten vill att den digitala distributionen av möteshandlingar ska fortsätta och att det ska införas hos övriga nämnder. Den samlade uppfattningen är att den digitala distributionen fungerar bra och att det till stor del handlar om ett förändrat handhavande jämfört med tidigare. Dock behöver vissa problemområden åtgärdas innan digital nämndhantering kan genomföras hos övriga nämnder (se nedan) Administrativa rutiner handläggare och registratur Det som främst berörs är de tekniska frågorna samt att det finns tydliga, förankrade rutiner för den administrativa, beredande processen. För att kunna erbjuda läsplattor hos övriga nämnder är det viktigt att berörda förvaltningar har fått nämndprocessen att fungera fullt ut, dvs. att handläggarna för- och slutanmäler sina ärenden i W3D3 samt ser till att arbetsdokument (tjänsteutlåtanden) samt tillhörande handlingar som ska tas upp på nämndmöten finns i W3D3. Det har under en längre period varit problem för vissa användare med att arbeta med arbetsdokument i W3D3. Bland annat har det hänt att information som handläggare har skrivit i sina tjänsteutlåtanden inte har sparats. Kommunen har numera ett supportavtal med Formpipe och ett supportärende finns för att komma tillrätta med problemen. Nedan listas aktiviteter som behöver genomföras. Förslag är att projektledaren tillsammans med systemförvaltaren för W3D3 får i uppdrag att se till att aktiviteterna blir åtgärdade. - Problem få handläggare skriva tjänsteutlåtanden (använda mallen) i W3D3. o Gå igenom alla tekniska inställningar för de användare som har problem. o Skicka ut på nytt de lathundar som tagits fram för hur de använder mallen samt kontrollerar sina inställningar på datorn. o Ett supportärende för detta ligger hos Formpipe. I väntan på att problemen är åtgärdade kan de handläggare som återkommande har problem istället använda tjänsteutlåtandemallen och skriva samt spara dokumentet lokalt på sin dator istället för i W3D3 lyft in tjänsteutlåtandet i arbetsdokumentvyn när det är klart att anmäla. - Problem att få handläggarna att för- och slutanmäla sina ärenden i W3D3. o Genomför utbildning för olika användargrupper igen. o Visa processen och svara på frågor på förvaltnings- /kontorsmöte. o Skicka ut framtagna lathundar igen. 10(15)

11 o Se till att super-users/nämndsekreterarna visar på plats när handläggarna behöver hjälp inte att de gör det åt handläggarna. - Osäkerhet kring nämndprocessen för nämndsekreterarna. o Genomför en utbildningsinsats med fokus på det nya digitala flödet. o Nya lathundar med fokus på det nya digitala flödet. o Tydliga processbeskrivningar och checklistor. o Kontinuerliga sammankomster i nämndsekreterargruppen för att diskutera digital distribution. - Det har tidigt uppmärksammats att filer i W3D3 inte alltid har blivit döpta på ett tydligt sätt, vilket har försvårat för användarna. En rutinbeskrivning för tydlig och enhetlig fildöpning av handlingar inom ärendehanteringen finns. Det är av vikt att rutinbeskrivningen följs då det är filnamnet som syns i läsplattan, inte handlingsnamnet. Det underlättar även för handläggarna när de söker eller anmäler sina ärenden till nämnden i W3D3 om filnamnen är tydliga. o Påminn handläggare och registratur vikten av att döpa filer korrekt när handlingar sparas i W3D Utred hur Miljö- och stadsbyggnadskontoret ska distribuera nämndhandlingar digitalt - Byggnadsnämnden samt miljö- och hälsoskyddsnämnden använder inte W3D3. Vid ett fortsatt införande bör MSBK testa att använda nämndprocessen i W3D3 för att se om det är ett alternativ. o Idag arbetar nämndsekreteraren med Word-mallar och sparar dokumenten på den gemensamma servern och inte i något system. o Återsökning av information från MSBK för andra förvaltningar försvåras då de inte har åtkomst till MSBK:s ärendehanteringssystem. Detsamma gäller för MSBK som inte återsöker information i W3D Förutsättningar - åtkomst till handlingar i läsplattan Vid ett införande ska pappersdistributionen upphöra. Åtkomst till handlingarna ska ske via Formpipe Meetings. För att kunna garantera en säker hantering ställs följande krav: - Användarna av läsplattorna ska ha skärmlås med en fyrsiffrig kod för att ens kunna öppna upp skärmen. - Användarna behöver logga in i Formpipe Meetings för att komma åt handlingarna. För handlingar som omfattas av sekretess ska ytterligare en inloggning göras för att komma åt handlingarna. - Sekretesshandlingar får inte sparas lokalt i offline-läge på läsplattan. - Dessa hanteringskrav ska framgå tydligt i ansvarsförbindelsen som användarna skriver på vid utlämnandet. - De rutinbeskrivningar som ska tas fram för hantering av sekretesshandlingar i läsplattor ska följas. - Utgå ifrån Datainspektionens checklista vid kravställande av rutiner. 11(15)

12 - Dialog med Formpipe för att diskutera sekretesshanteringen i Formpipe Meetings. 12(15) 10.4 Införande hos nämnder förutsättningar vid införande - Säkerställ att nämndadministrationen fungerar tillfredsställande hos förvaltningen åtminstone tre månader innan övergång till digital nämnddistribution. Risken är annars att det blir mycket manuellt extraarbete för nämndsekreterarna. - En fungerande IT-support ska finnas tillgänglig. - Användarna ska läggas in i W3D3 av registratorerna. - Läsplattor ska beställas via IT-avdelningen. - Läsplattorna ska konfigureras så att de är förberedda så långt det går. - Användarna ska kvittera ut läsplattorna och få hjälp att lägga in e- post, informeras om hur läsplattan fungerar samt om appen och dess funktionalitet. - Utbildning ska hållas för användarna. 11. Digital distribution, pappersdistribution eller båda alternativen? Majoriteten av KSAU anser att kommunen bör gå över till enbart digital distribution. Det har kommit frågor om möjligheten att ha både pappersutskick och digital distribution. Det bör dock inte erbjudas då det skulle innebära att hela den administrativa vinsten försvinner då en dubbel administration för distribution måste upprätthållas. Det skulle innebära en högre arbetsbelastning än innan. Pappersdistribution bör endast erbjudas de som har särskilda skäl, dvs. de som inte har fysisk möjlighet att använda läsplattan för att ta del av handlingarna. Vid ett fortsatt införande får bedömning göras från fall till fall av kommundirektör och kommunstyrelsens ordförande. Enligt 5 kap. 9 kommunallagen ska kungörelse till kommunfullmäktiges sammanträden på ett lämpligt sätt lämnas till varje ledamot och ersättare. I Danderyds kommuns arbetsordning för fullmäktige framgår det att kommunstyrelsen och övriga nämnders förslag eller yttranden ska tillställas varje ledamot och ersättare före sammanträden, dock inte hur de ska tillställas. Lagen ställer inte något krav på att ledamöter och ersättare ska förses med andra handlingar till sammanträdena, även om så normalt sker. Till skillnad från vad som gäller för fullmäktiges sammanträden ger kommunallagen inget svar på frågan hur ledamöter i kommunstyrelsen eller andra nämnder ska kallas till ett sammanträde. Föreskrifter om detta får därför ges i berörd nämnds reglemente. I Danderyds kommuns reglemente för kommunstyrelsen och nämnderna framgår det att kallelsen på ett lämpligt sätt ska sändas till varje ledamot och ersättare senast fem dagar före sammanträdesdagen. Det framgår inte att det ska ske på papper. I en dom från förvaltningsrätten i Malmö ( , mål nr ) fastslås det att det inte finns några juridiska hinder att övergå till digital distribution.

13 12. Finansiering av digital nämnddistribution 13(15) Finansiering Själva appen är gratis att ladda ner från AppStore. Kostnaden som tillkommer är engångskostnaden för kommunlicensen för Formpipe Meetingsmodulen i W3D3. Sedan tillkommer en årlig licenskostnad. För kommunlicensen bör kommunstyrelsen stå för inköpskostnaden och årlig licenskostnad. När det gäller den tekniska utrustningen finn det två sätt att finansiera ett fortsatt införande av digital nämnddistribution. 1. Nämnderna står själva för kostnaderna för användarnas läsplattor och 3G-abonnemang samt övrig utrustning (t.ex. tangentbord, pennor, fodral). Det kan jämföras med att nämnderna idag bekostar användarnas tekniska utrustning (datorer, mobiler, abonnemang, m.m.). De står även för distributionskostnader för nämndhandlingar, t.ex. papper, toner, kuvert, porto, budning och tryck. Det talar för att nämnderna bör stå för kostnaderna för användarnas tekniska utrustning vid ett införande eftersom kostnader som papper, porto, budning, m.m. mer eller mindre upphör för nämndhandlingar. Det som talar emot är att flera förtroendevalda sitter i flera nämnder som antingen ledamot eller ersättare. Frågan är då vilken nämnd som ska stå för utrustningen. Det kan vara omständigt att administrera och att dela kostnader mellan flera nämnder. 2. Kommunstyrelsen står för kostnaderna för användarnas läsplattor och 3G-abonnemang samt övrig utrustning. En fördel med att ta det centralt är att ett digitalt införande inte bromsas upp på grund av att nämnder inte har avsatt medel för den tekniska utrustningen. Vid ett fortsatt införande måste kommunstyrelsen fatta beslut om hur finansieringen ska ske Kostnader pilotstudien För pilotprojektet avsattes ca kr. Kostnader har omfattat utrustningen (läsplattor, 3G-abonnemang, tangentbord) och användarlicens för Formpipe Meetings kopplad till W3D3. Arbetet med piloten har bedrivits av befintlig personal Kostnader fortsatt införande Nedan presenteras kostnaderna för fortsatt införande. Kalkylen bygger på att kostnaderna tas centralt. I kostnaderna ingår att dessa ska ha läsplattor för att kunna ta del av nämndhandlingar: - Förtroendevalda (inklusive ersättare) - Nämndsekreterare - Förvaltningschefer Utöver dessa ska det finnas minst en låneplatta som nämndsekreteraren tar med till mötet utifall någon har glömt sin läsplatta alternativt att någon

14 14(15) tjänsteman ska vara med och dra sitt ärende. I övrigt är det upp till respektive förvaltning att besluta om vilka övriga tjänstemän som lämpligen bör ha en läsplatta och Formpipe Meetings. Investering INVESTERINGSINKOMSTER Investeringsbidrag Övriga inkomster summa: 0 INVESTERINGSUTGIFTER 2014 Kommunlicens Formpipe Meetings App Hårdvara ipads summa: SUMMA GRUNDINVESTERING Driftkostnader PROJEKT 2014 PROJEKT ÅRLIGA INKOMSTER Administrativ effektivisering Annan effektivisering Kvantifierad produktionsökning Rationalisering Andra inkomster (produktion) summa: ÅRLIGA UTGIFTER Personalkostnader IT-kostnader (material) IT-kostnader (tjänster, licens,support, uh) Övriga tjänster Övriga kostnader Finansiella kostnader summa: SUMMA ÅRLIGA DRIFTKOSTNADER Förslag på tidplan för införande hos övriga nämnder föreslår att digital distribution av nämndhandlingar ska vara infört senast inom en 2-årsperiod (dvs. senast vintern 2015). Det är upp till respektive förvaltning/nämnd att tidplanera för när i tid ett införande kan ske. En förutsättning för ett lyckat införande är bland annat ordentliga utbildningsinsatser samt att nämndadministrationen fungerar hos förvaltningen. Det är också viktigt med kontinuitet på projektledarrollen, dvs att samma person ansvarar/projektleder införandet hos nämnderna, samt att nämndsekreterarna aktivt deltar vid införandet och har en tät dialog med projektledaren för att säkerställa kvalitet i övergången.

15 15(15) Bilaga 1: Utvärdering och FP Meetings och läsplattor Bilaga 2: Ansvarsförbindelse läsplattor Danderyd