Utredningsuppdrag Utbyte av läsplattor för digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen KS/2011:79

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon Utredningsuppdrag Utbyte av läsplattor för digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen KS/2011:79 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. Kommunstyrelsens och förvaltningsledningsgruppens 26 läsplattor byts ut under hösten 2016 för att säkerställa driftsäkerheten, 2. Investeringskostnaden beräknas bli ca 120 tkr för 2016 som genererar kapitalkostnader i tre år (cirka 42 tkr/år). Kostnaden finansieras ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov, 3. Förändringarna arbetas in i budgeten för Kommunstyrelsens och förvaltningsledningsgruppens läsplattor byts ut med jämna intervall vart tredje till fjärde år för att säkerställa driftsäkerheten, varför frågan aktualiseras i budgetarbetet inför år Utbytesplanen synkroniseras med mandatperioder från och med mandatperioden 2019 så att nyvalda förtroendevalda får ny utrustning. TJÄNSTESKRIVELSE Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade , 28 att ge förvaltningen i uppdrag att utreda frågan om kommunstyrelsens läsplattor behöver bytas ut med jämna intervall för att säkerställa driftsäkerheten. Utredningen ska återredovisas till kommunstyrelsen senast den 7 juni Det har varit vissa tekniska problem med digital distribution av handlingar till kommunstyrelsens läsplattor. En orsak kan vara att äldre läsplattor har svårare att ladda hem tunga filer och blir långsammare för varje uppgradering av operativsystem. För att kunna ladda hem handlingar optimalt krävs god tillgång till internetuppkoppling, lagringsutrymme och uppgradering till senaste version av operativsystemet IOS och senaste version av appen LexMeeting. Läsplattor behöver bytas ut med jämna intervall för optimal, snabb och effektiv digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen. IT-enheten och kommunstyrelsens ledamöter bedömer att kommunstyrelsens äldre läsplattor från 2011 och 2012 behöver bytas ut för effektiv digital distribution av handlingar. Det är en fördel att handlingar också publiceras på hemsidan vilket ökar tillgängligheten för både politiker och medborgare och fungerar som backupsystem. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (3)

2 Ärendet Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar att kommunstyrelsens och förvaltningsledningsgruppens 26 läsplattor byts ut under hösten 2016 för att säkerställa driftsäkerheten. Förvaltningen gör ett samlat inköp av läsplattor och fodral för att sänka kostnaderna genom avrop på SKL Kommentus ramavtal. Förvaltningen köper in t.ex. 26 ipads Air med wifi och 4G cellular och 16 GB minne för cirka 4400 kronor styck. Kostnaden kan troligen sänkas vid en större samlad upphandling. Kostnaderna är högre för Samsungs läsplattor och andra modeller för digital distribution av sammanträdeshandlingar. Fortsatt användning av ipads minskar kostnader för utbildning och konfigurering och fungerar med appen för digital distribution av handlingar. Det är lättare för användarna att fortsätta använda samma sorts läsplatta som de har idag och det minskar kostnaderna för administration och utbildning. Nya läsplattor delas ut till hösten. Kostnader för inköp av nya läsplattor till kommunstyrelse och förvaltningsledningsgrupp tas från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda behov. Det är angeläget ur ett demokratiperspektiv att både kommunstyrelsens ledamöter och förvaltningen har tagit del av samma handlingar för beredningsprocess och beslut. Alla i förvaltningsledningsgruppen har inte haft läsplattor som det var tänkt då budget har legat på respektive avdelning. Ur ett kommunövergripande perspektiv bör alla avdelningschefer ha samma utrustning och tillgång till kommunstyrelsens beslutsunderlag. Nämndernas ordförande har läsplattor för insyn i kommunstyrelsen. Vid behov kan de återlämnade läsplattorna delas ut till skolor, förskolor eller annan verksamhet. Användarna skriver på en ansvarsförbindelse om att läsplattorna är arbetsverktyg som ska användas för uppdraget och återlämnas om man slutar. Lagringskapaciteten kan försämras om användaren laddar hem egna appar, varför användaren endast ska ladda hem appen LexMeeting i Appstore. Förvaltningen har utrett frågan tillsammans med IT-enheten och tagit upp frågan med leverantörer. Handlingar kan laddas hem till läsplattan så att de finns tillgängliga även vid offlineläge. TJÄNSTESKRIVELSE Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag Kommunstyrelsens sammanträde , 28 Tjänsteskrivelse Ekonomiska konsekvenser Investeringsbudget Ekonomiska konsekvenser i investeringskostnaden beräknas bli cirka 120 tkr som genererar kapitalkostnader i tre år (cirka 42 tkr/år). Kapitalkostnaderna för återstående avskrivningstid av läsplattor beräknas till ca 42 tkr/år. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (3)

3 Inköp av t.ex. 26 ipads Air med wifi och 4G cellular och 16 GB minne kostar cirka 4400 kronor styck. Fodral inklusive tangentbord kostar ca 300 kr styck, d.v.s kr totalt. Total budget för 26 nya läsplattor för kommunstyrelsen, nämndernas ordförande och förvaltningsledningsgruppen beräknas bli ca 96 tkr år 2016, 95 tkr år 2017 och 94 tkr år 2018 med sedvanlig treårig avskrivningstid. Det kan tillkomma kostnader vid eventuella inköp av extra tangentbord, extra fodral eller dylik utrustning. Total kostnad för inköp av läsplattor för digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen blev kr för åren samt driftkostnader för trafikavgifter 3G på ca 36 tkr per år. Driftbudget Driftkostnader för trafikavgifter beräknas vara oförändrade jämfört med nuvarande budget på cirka 36 tkr per år (ca 2000 kr per person och år). Förvaltningsledningsgruppens trafikavgifter på cirka 16 tkr per år bekostas ur respektive chefs budget. Barnkonventionskonsekvenser Beslutet medför inga konsekvenser utifrån barnperspektivet. TJÄNSTESKRIVELSE Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Förvaltningsledningsgrupp Ekonomiavdelning Verksamhetsutvecklare IT Anders Eklund IT-enhet Akten Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (3)

4

5

6

7

8 TJÄNSTESKRIVELSE Kommunstyrelsen Erika Nysäter Kvalificerad utredare Telefon Utredningsuppdrag Utbyte av ipads för digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen KS/2011:79 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att 1. Ge förvaltningen i uppdrag att utreda frågan om kommunstyrelsens ipads behöver bytas ut med jämna intervall för att säkerställa driftsäkerheten, 2. Utredningen ska återredovisas till kommunstyrelsen senast den 7 juni TJÄNSTESKRIVELSE Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade , 149 att genomföra ett pilotprojekt med digital distribution av sammanträdeshandlingar för kommunstyrelsen under våren Kommunstyrelsen beslutade även att innan beslut tas om en eventuell fortsättning av projektet ska en utvärdering av testperioden göras. Utvärderingen visade att projektet med digital distribution av sammanträdeshandlingar 2012 var lyckat och kommunstyrelsen beslutade därför , 147 att projektet permanentas. Det har varit vissa tekniska problem med digital distribution av handlingar till LexMeeting till kommunstyrelsen vid övergång från Netpublicator till LexMeeting. En orsak kan vara att äldre ipads har svårare att ladda hem tunga filer och blir långsammare för varje uppgradering av operativsystem. För att kunna ladda hem handlingar optimalt krävs god tillgång till internetuppkoppling, uppgradering till nästa version av operativsystemet IOS och uppgradering till nästa version av appen LexMeeting. Troligen behöver ipads bytas ut med jämna intervall för optimal, snabb och effektiv digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag Kommunstyrelsens sammanträde , 147 Tjänsteskrivelse Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (2)

9 Ekonomiska konsekvenser Ekonomiska konsekvenser kommer att redovisas i utredningen. Barnkonventionskonsekvenser Beslutet medför inga konsekvenser utifrån barnperspektivet. Ola Edström Kommundirektör Beslutet expedieras till Ekonomichef Verksamhetsutvecklare IT Anders Eklund Akten Thomas Jansson Kanslichef TJÄNSTESKRIVELSE Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (2)

10 TJÄNSTESKRIVELSE Lena Ramdani Informationsstrateg Telefon Kommunstyrelsen Digital distribution av sammanträdeshandlingar - utvärdering Dnr KS/2011:79 Sammanfattning av ärendet /Kommunstyrelsen beslutade att genomföra ett pilotprojekt med digital distribution av sammanträdeshandlingar för kommunstyrelsen under våren Kommunstyrelsen beslutade även att innan beslut tas om en eventuell fortsättning av projektet ska en utvärdering av testperioden göras. TJÄNSTESKRIVELSE Utvärderingen visar att projektet med digital distribution av sammanträdeshandlingar har varit mycket lyckat och förvaltningen föreslår därför att projektet permanentas i kommunstyrelsen. På grund av det rådande ekonomiska läget föreslår förvaltningen att distribution av handlingar till övriga nämnder och kommunfullmäktige fortsätter som tidigare genom kopiering och distribution i pappersform./ Förvaltningens förslag till beslut /1. Projektet med digital distribution av handlingar till kommunstyrelsen permanentas. 2. Distribution av handlingar till övriga nämnder och kommunfullmäktige fortsätter som tidigare genom kopiering och distribution i pappersform under Digital distribution av handlingar till kommunfullmäktige prövas i samband med budgetarbetet 2014./ Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Sammanställning av enkät till kommunstyrelsen i samband med utvärdering av försök med digital distribution av sammanträdeshandlingar Sammanställning av enkät till övriga berörda i samband med utvärdering av försök med digital distribution av sammanträdeshandlingar Ärendet Kommunstyrelsen beslutade att genomföra ett pilotprojekt med digital distribution av sammanträdeshandlingar för kommunstyrelsen under våren Kommunstyrelsen beslutade även att innan beslut tas om en eventuell fortsättning av projektet ska en utvärdering av testperioden göras. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: Nykvarn Telefon Fax (6)

11 Sida nr 2 (6) Projektet inleddes i november 2011 med att kommunstyrelsens ledamöter, kommunsekreteraren och kommunchefen utrustades med varsin ipad så att de i lugn och ro kunde bekanta sig med det nya verktyget innan utbildningen i januari Under våren har fem sammanträden genomförts digitalt. Alla handlingar till sammanträdena har publicerats på Netpublicators portal där ledamöterna har kunnat läsa och ladda hem dokumenten via en skräddarsydd ipad-app, vilken möjliggör enkel navigering mellan dokumenten och möjlighet att skapa egna anteckningar. Handlingarna har även funnits tillgängliga för facklig samverkan, personal, allmänhet, media med mera via en länk på kommunens hemsida. Under våren beslutade kommunchefen om en förlängning av projektet till och med kommunstyrelsens septembersammanträde, detta för att inte behöva avbryta den digitala distributionen innan beslut fatta om en eventuell fortsättning. Under maj månad genomfördes en enkät för att ta reda på användarnas och andra berördas upplevelser av de digitala sammanträdena. Enkäten lämnades i ett utförande till kommunstyrelsens ledamöter och i ett annat till övriga berörda så som förvaltningsledningsgruppen (FLG) och facklig samverkan (F-samverkan). Sammanställningar av enkätsvaren bifogas denna tjänsteskrivelse. Redovisning av enkät till kommunstyrelsen 11 av 16 kommunstyrelseledamöter svarade på enkäten. Ledamöterna upplever att utbildningen och hanteringen av ipad har fungerat bra. Några ledamöter har även kunnat se andra användningsområden för ipad i samband med sitt politiska uppdrag, t.ex. de som sitter i Nykvarns Kommunkoncern AB som även de har fått handlingarna till sammanträden digitalt. Nedladdningen av dokumenten har fungerat mycket bra. Vissa problem har dock upplevts för dem som bor på landsbygden. Inläsningen av materialet har upplevts fungera bra till utmärkt, men att anteckna i dokumenten har endast fungerat bra. Drygt hälften av de ledamöter som har svarat på enkäten tycker att sammanträdena har fungerat bra. Övriga tycker att de har fungerat mycket bra eller utmärkt. Vid samtliga sammanträden har det behövts support från IT-avdelningen på grund av inkörningsproblem och ovana användare. Ledamöterna är mycket nöjda med den hjälp de har fått av IT-personalen under sammanträdena. Nio av elva ledamöter anser att sammanträdena har kunna genomföras på ett fullgott sätt ur demokratisk synpunkt. De synpunkter som har kommit in är att man anser sena handlingar vara ett större problem. När det gäller publiceringen av handlingar samt information kring detta tycker ledamöterna att det har fungerat mycket bra eller utmärkt. Åtta av elva ledamöter anser att projektet ska permanentas i kommunstyrelsen utifrån de förutsättningar som var kända när enkäten genomfördes. Tre anser att det ska gälla för samtliga nämnder, tre att det inte ska det och fem har inte svarat på frågan. De ledamöter som inte vill införa digital distribution i övriga nämnder har angett att de anser att det skulle bli för kostsamt. Vidare finns synpunkten att projektet ska gäller för alla utom vård- och omsorgsnämnden med anledning av problem med sekretess. Någon tycker att även gruppledarna ska utrustas med ipads. Redovisning av enkät till övriga berörda

12 Sida nr 3 (6) Den enkät som skickades ut till FLG och F-samverkan har besvarats av fem personer från F- samverkan och från 7 personer i FLG. Den allmänna uppfattningen inom F-samverkan om digital distribution av handlingar är att det är dåligt eller mycket dåligt. Man anser inte att man har kunna ta del av handlingarna på ett fullgott sätt. En lösning som man föreslår är att även F-samverkan utrustas med ipads eller att handlingarna publiceras i så god tid att de själva kan skriva ut dem. En av fem uppfattar projektet som utmärkt. I FLG är man generellt sett positiva till den digitala distributionen men ser stora problem med tillgängligheten till handlingarna. Lösningar som föreslås är att även FLG utrustas med ipads eller att handlingarna trycks upp till FLG. Kommunsekreterarens reflektioner Införandet av digital distribution av sammanträdeshandlingar har förenklat sekreterarens möjlighet till god service betydligt. Det har inte minskat den arbetsinsats som krävs inför varje sammanträde men det innebär enklare vägar till distribution. Eftersom kommunen inte har e- arkiv så måste alla handlingar fortfarande finnas i pappersform, varför ett fysiskt underlag funnits till varje sammanträde. Detta har tidigare lämnats till kontorsservice för tryck och kommunsekreterarens arbete med utskicket har härmed varit slutfört. Den digitala distributionen innebär att samtliga handlingar i ärendet måste finnas som pdf-format hos kommunsekreteraren. Dessa läggs sedan in i Netpublicator för publicering först till ledamöterna och sedan till allmänheten via kommunens hemsida. Arbetet med att lägga upp och publicera handlingarna har således inneburit en ökning av sekreterarens arbetsinsats inför sammanträdet. En av de vinster arbetssättet innebär är att man enkelt kan publicera handlingar som kommer sent, eller korrigera eventuella fel som finns i de redan distribuerade handlingarna. Sekreteraren har också skapat en mapp där ledamöterna kan läsa andra handlingar av vikt som inkommer till kommunen för deras kännedom och tidigare lagts fram i ett eller ett fåtal exemplar vid sammanträdet. Detta gäller även rapporter och dylikt som produceras inom kommunens förvaltningar och som kan antas vara av intresse för ledamöterna. Detta är en möjlighet som inte har funnits tidigare och får anses vara en stor tillgång för ledamöternas möjligheter till god och snabb information och uppdatering av handlingar. Sekreteraren ställer sig mycket positiv till ett permanent införande av digital distribution av sammanträdeshandlingarna. Kostnader för projektet Kostnaden för projektet var beräknat till 136 tkr som en engångskostnad för testperioden januarimaj Den faktiska investeringskostnaden blev 147 tkr som genererar kapitalkostnader i tre år (cirka 49 tkr/år). Därtill har tillkommit andra driftkostnader för trafikavgifter med mera med cirka 30 tkr. Därtill kommer ej bokförda kostnader för att ha IT-tekniker på plats vid sammanträdena cirka 6 tkr. Projektet finansierades i budgeten för 2012 med en ramomfördelning från enheten kundcenter till kommunstyrelsen med 51 tkr. Skälet till denna omfördelning är att kostnaden för tryckning och distribution skulle minska i och med projektet.

13 Sida nr 4 (6) Utrustningen som införskaffades till pilotprojektet i kommunstyrelsen tillfaller kommunen oavsett om vi fortsätter med tjänsten eller inte efter testperioden. Kapitalkostnaderna för återstående avskrivningstid uppgår till 49 tkr/år. Förvaltningens synpunkter till fortsatt digital distribution av sammanträdeshandlingar Projektet med digital distribution av handlingar har varit mycket lyckat och förvaltningen förslår därför att projektet permanentas i kommunstyrelsen. På grund av det rådande ekonomiska läget föreslår förvaltningen att distribution av handlingar till övriga nämnder och kommunfullmäktige fortsätter som tidigare genom kopiering och distribution i pappersform. Förvaltningen ser fler fördelar med digital distribution av sammanträdeshandlingar: Samhällsvägledarna, som tidigare kopierade handlingarna till kommunstyrelsen och skickade ut dem, har fått mer tid för att arbeta med mer kvalificerade arbetsuppgifter i Kundcenter. Pappersförbrukningen och portokostnaden har minskat. Handlingarna är tillgängliga för ledamöterna omgående när de har publicerats i Netpublicators portal. Användarna har tillgång till handlingarna även utanför sin ordinarie postadress. Handlingarna finns tillgängliga för alla att läsa på kommunens hemsida. Om beslut tas om en fortsättning av digital distribution av sammanträdeshandlingar i kommunstyrelsen bör en utbildningsinsats genomföras för de ledamöter som inte har använt möjligheten att anteckna i dokument. Det är viktigt att alla känner sig trygga i att använda de funktioner som finns. Denna utbildning bör kunna ske internt utan större kostnad. När det gäller support till ledamöterna under sammanträdena så bedömer förvaltningen att denna kan skötas av kommunsekreteraren fortsättningsvis. När pilotprojektet inleddes så glömdes de personer som tidigare hade tillgång till pappershandlingar, och som inte sitter i kommunstyrelsen, bort. Om projektet permanentas måste därför en fullgod lösning hittas som ger bland annat F-samverkan en bra möjlighet att ta del av handlingarna i god tid och på ett bra sätt. Även det av kommunstyrelsen upplevda problemet med att vissa handlingar publiceras sent måste lösas. Förvaltningsledningsgruppen (FLG) har upplevt stora problem med tillgången till handlingarna under försöksperioden. För att projektet ska vara så effektivt som möjligt bör även FLG utrustas med ipads för att kunna ta del av och arbeta med handlingarna på samma sätt som de förtroendevalda. Kostnaden för en fortsättning av digital distribution av sammanträdeshandlingar i kommunstyrelsen 2012 uppskattas till 27 tkr för perioden oktober-december. Kostnaden föreslås finansieras inom kommunstyrelsens budget. Kostnaden för 2013 uppskattas till 114 tkr och finansieras genom en omdisponering i

14 Sida nr 5 (6) kommunstyrelsens detaljbudget Denna kostnad ska ställas i förhållande till vad det kostar att kopiera upp och distribuera sammanträdeshandlingarna i pappersformat igen. Kostnaden uppskattas till 91 tkr och inkluderar kostnader för personal, papper, kopiering och distribution. Kostnaden för att utrusta förvaltningsledningsgruppen, 7 verksamhetschefer, med ipads uppskattas till 27 tkr i investeringskostnad och 26 tkr i driftkostnad inklusive kapitalkostnader för 2013 och finansieras i detaljbudgetarbetet Kostnaden för digital distribution av sammanträdeshandlingar i kommunstyrelsen 2014 uppskattas till 113 tkr. Förvaltningen ser många fördelar med att även kommunfullmäktiges handlingar distribueras digitalt. Ett flertal av ledamöterna i kommunstyrelsen har uppdrag även i kommunfullmäktige och är redan bekanta med verktyget. En annan fördel är att samtliga handlingar skulle finnas att hämta digitalt på kommunens hemsida för allmänhet, media med mera. Förvaltningen föreslår därför att projektet med att införa digital distribution av sammanträdeshandlingar i kommunfullmäktige prövas i samband med budgetarbetet Ekonomiska konsekvenser Kostnaden för att permanenta projektet digital distribution av sammanträdeshandlingar i kommunstyrelsen uppskattas till 27 tkr i 2012-års budget, 114 tkr i 2013-års budget och 113 tkr i 2014-års budget. Investeringskostnader om 27 tkr för inköp av ipads till verksamhetscheferna i förvaltningsledningsgruppen tillkommer. Driftbudget Om projektet med digital distribution av sammanträdeshandlingar permanentas i kommunstyrelsen tillkommer en kostnad om 27 tkr i 2012-års budget (för perioden oktoberdecember). Driftkostnaden för 2013, som uppskattas till 114 tkr, finansieras genom en omdisponering i kommunstyrelsens detaljbudget Driftskostnaden för 2014 uppskattas till 113 tkr. Inköp av eventuellt nya ipads vid förlust eller skada belastar kommunstyrelsens budget. Investeringsbudget Inga ytterligare investeringskostnader tillkommer när det gäller digital distribution av sammanträdeshandlingar till kommunstyrelsen. Investeringskostnader om 27 tkr för inköp av ipads till verksamhetscheferna i förvaltningsledningsgruppen tillkommer. Kostnaden för inköp och drift av ipads till verksamhetscheferna finansieras i detaljbudgetarbetet Markku Petäjäniemi Lena Ramdani

15 Sida nr 6 (6) Kundcenterchef Informationsstrateg Beslutet expedieras till Akten Kommunsekreteraren IT-enheten Ekonomienheten Förvaltningsledningsgruppen