Bilaga Dnr: KSN KRAVSPECIFIKATION SKA-KRAV

Transkript

1 KRAVSPECIFIKATION SKA-KRAV en är indelad i olika funktionsområden. Att anbudsgivaren uppfyller de obligatoriska kraven i denna kravspecifikation ska intygas i bilaga, Sanningsförsäkran. Tilldelningskriterierna (bör-kraven) återfinns i bilaga, Tilldelningskriterier och utvärdering. Anbudsgivaren ska ange var de bilagor och beskrivningar som efterfrågas kan hittas. Samtliga bilagor ska vara tydligt märkta med bilagenummer och namn samt hänvisning till vilket/vilka krav de avser. Krav markerade med i Demo-kolumnen ska demonstreras enligt anvisning i anbudsinbjudan. Definitioner Handlingar är enskilda dokument vilket innebär kallelser, nämndhandlingar och protokoll. Ett ärende kan omfatta en eller flera Nämndsekreterare/administratör administrerar handlingar inför, under och efter möten. Förtroendevalda och tjänstemän prenumererar på och hanterar handlingar vilket t.e. innebär hämtar, läser, kommenterar och noterar. Övriga intressenter, t.e. medborgare och media ska kunna läsa offentliga ID Krav Demo 1 Teknik 1.1 Den upphandlade tjänsten ska omfatta drift, förvaltning, support och konsultstöd för utveckling och utbildning avseende lösningen för digital nämndhantering. 1.2 Publicerade handlingar, kommentarer och noteringar ska lagras i lösningen. 1.3 Informationen i lösningen ska lagras i ett land inom EU/EES-området. 1.4 Lösningen ska erbjuda färdiga övervaknings-, loggnings- och statistikfunktioner. 1.5 Lösningen ska vara försedd med säkerhetsfunktioner för behörighetskontroll, säkerhetsloggning, intrångsskydd och skydd mot farlig kod. 1.6 Anbudsgivaren ska ha dokumenterade rutiner för backup och återläsning av data. 1.7 Åtkomst och hantering av publicerade handlingar ska fungera i dator (Windows) och läsplatta (android och IOS). 1.8 Lösningen ska fungera i olika typer av webbläsare, åtminstone Safari, Chrome, Internet Eplorer. Beskriv vilka versioner som stöds och kända begränsningar. 1.9 Uppladdning av handlingar till tjänsten ska vara oberoende av bakomliggande verksamhetssystem.

2 1.10 Lösningen ska kunna användas utan att installation krävs vid åtkomst från dator Det ska finnas ett webbaserat administrationsgränssnitt för nämndsekreterare Anbudsgivaren ska ha separata miljöer för minst acceptanstest och produktion Anbudsgivaren ska med anbudet bifoga en införandeplan innehållande minst aktiviteter, tidplan samt eventuellt resursbehov från Beställaren Anbudsgivaren ska erbjuda Beställaren lärarledd utbildning av ma 8 nämndsekreterare avseende administration och användning av lösningen i pilotinförandet. Utbildningen ska ske på svenska i av Beställaren anvisade lokaler i Uppsala. Priset ska omfatta total kostnad för lärare och utbildningsmaterial samt dokumentation och anges som en del av införandet. Inga andra kostnader får tillkomma Lösningen ska stödja uppladdning av Officepaketets filtyper och PDF Lösningen ska klara uppladdning av handlingar med en storlek upp till minst 30 MB Lösningen ska stödja öppna API:er (te Webservices) för att kunna integreras med Uppsala kommuns webbplats. 2 PUL / Sekretess 2.1 Det ska gå att behörighetsstyra åtkomsten till PUL- och sekretesskyddade 2.2 Det ska gå att markera enskilda handlingar som sekretess- och PUL-klassade 2.3 Lösningen ska ha stöd för att offentlighets- och sekretesslagen följs gällande åtkomst, hantering, kryptering, överföring och lagring av information och 2.4 Lösningen ska ha stöd för att personuppgiftslagen följs gällande åtkomst, hantering, kryptering, överföring och lagring av information och 2.5 Anbudsgivaren ska lagra Beställarens information och handlingar avskild från Anbudsgivarens övriga kunders information. 2.6 De ursprungliga handlingar som laddats upp i lösningen ska inte gå att förvanska. 2.7 Datainspektionens checklista för behandling av personuppgifter avseende mobila enheter ska följas. 2.8 Omedelbart när PUL- och sekretesskyddade handlingar tas bort ska inga spår eller kopior av handlingarna finnas kvar i Anbudsgivarens system. Anbudsgivaren ska med anbudet bifoga beskrivning av hur detta uppfylls och möjlighet till uppföljning.

3 3 Behörigheter 3.1 Behörighetsstrukturen ska vara rollbaserad. 3.2 Åtkomst till möten och enskilda handlingar ska gå att behörighetsstyra. 3.3 Behörighetsadministrationen ska ske i Uppsala kommuns katalogtjänst (Active Directory). 3.4 Lösningen ska stödja federativ inloggning (SAML v2, implementationsprofil egov2 och Deploymentprofil saml2int) där leverantören agerar service provider och litar på Uppsala kommun som Identity Provider. 4 Tillgänglighet 4.1 Lösningen ska vara på svenska. 4.2 Lösningen ska vara tillgänglig dygnet runt, veckans alla sju dagar. Se vidare i kontraktsvillkoren. 4.3 Anbudsgivaren ska ha svensktalande support via telefon, e-post och webb för nämndsekreterarna som minst helgfria vardagar Anbudsgivaren ska med anbudet ange information och priser för utökad support utöver ovan. Beställaren ska ha rätt att avropa utökad support om denne så önskar. Den utökade supporten kommer ej att utvärderas. 4.5 Lösningens gränssnitt ska anpassas efter Beställarens grafiska profil, se bilaga. 4.6 Det ska gå att ta ut samtliga handlingar i enlighet med rådande arkivformat, avseende både pappers- och digital arkivering. 4.7 Handlingar ska vara tillgängliga i lösningen 24 månader efter publiceringsdatum. 5 Dokumentation 5.1 Det ska finnas systemdokumentation på svenska eller engelska digitalt för Uppsalas anpassade lösning. Dokumentationen ska finnas tillgänglig innan leveransgodkännande. 5.2 Det ska finnas användarmanualer och hjälpfunktion online i tjänsten på svenska för nämndsekreterare och förtroendevalda. Dessa ska finnas tillgängliga innan leveransgodkännande. 6 Funktionalitet nämndsekreterare 6.1 Lösningen ska stödja hantering (lägga till, ändra och ta bort) och publicering av 6.2 Lösningen ska stödja en struktur där ett möte kan bestå av ett eller flera ärenden och varje ärende kan innehålla noll eller flera Mötesstrukturen ska alltså ha minst tre (3) nivåer. Det ska finnas stöd för nämndsekreteraren att administrera och publicera handlingar enligt denna struktur. Vyn över möten, ärenden och handlingar för förtroendevalda och allmänheten ska vara epanderbar enligt ovan struktur. Det ska gå att välja vilken nivå i

4 strukturen man vill se, det vill säga det ska till eempel gå att se endast mötena på en övergripande nivå och sedan epandera för att se ärenden och sedan epandera ytterligare en nivå för att se 6.3 Ett möte ska kunna innehålla både offentliga (publika) och sekretessbelagda 6.4 Ett ärende ska kunna innehålla både offentliga (publika) och sekretessbelagda 6.5 Det ska gå att kategorisera olika typer av möten, t.e. ledningsgrupp, arbetsutskott, nämnd och kommunfullmäktige. 6.6 Det ska gå att lägga in detaljerad mötesinformation, åtminstone tid och plats. 6.7 Det ska gå att spara pågående arbete med handlingar inför publicering, för att kunna slutföra och publicera vid ett senare tillfälle. 6.8 Det ska gå att komplettera och redigera publicerade möten. 6.9 Lösningen ska ha stöd för versionshantering av handlingar inom samma möte. 7 Funktionalitet förtroendevalda och tjänstemän 7.1 Det ska gå att välja att ladda ner alla eller utvalda offentliga handlingar för att kunna läsa off-line. 7.2 Det ska inte gå att ladda ner PUL- och sekretesskyddade handlingar till off-line läge. Dessa ska endast kunna läsas on-line. 7.3 Lösningen ska ha stöd för att för egen del anteckna, kommentera och stryka under i handlingarna och spara gjorda förändringar. Detta ska inte synas för andra användare. 7.4 Det ska vara möjligt att strukturera handlingar genom att t e tagga, göra favoriter eller sätta gem på hela handlingen eller i valda delar av handlingen. 7.5 Det ska vara möjligt att göra, spara och läsa anteckningar både i online- och offlineläge. 7.6 Det ska skickas en notifiering via sms eller e-post till behöriga ledamöter och tjänstemän när handlingar publicerats och ändrats. 8 Allmän funktionalitet (samtliga intressenter) 8.1 Det ska gå att läsa och ladda ner offentliga handlingar utan inloggning. 8.2 Det ska gå att prenumerera på nya och ändrade publicerade 8.3 Prenumeranten ska kunna ändra, lägga till och ta bort sin prenumeration. 8.4 Lösningen ska, utifrån behörighet, överskådligt visa mötesinformation utifrån mötestyper och tidsperiod. Respektive möte ska vara klickbart för åtkomst till detaljerad mötesinformation. 8.5 Det ska finnas funktion för fritetsök i 8.6 Det ska gå att söka utifrån olika sökbegrepp, till eempel datum, mötestyp, ärende och handling. 9 Pris 9.1 Totalt anbudspris för tjänsten ska anges i bilaga, Tilldelningskriterier och utvärdering. Hur anbudspriset har beräknats ska anges i separat prisbilaga. Anbudspriset ska anges för hela kontraktstiden och omfatta: Införande enligt detta förfrågningsunderlag

5 Drift enligt detta förfrågningsunderlag Support enligt detta förfrågningsunderlag Förvaltning enligt detta förfrågningsunderlag Licenser/Nyttjanderätt beräknat på 18 nämnder Konsultstöd beräknat på 200 timmar (reseersättning, traktamenten, övertidsersättning eller dylikt ska ingå i priset, inga andra kostnader får tillkomma). 9.2 Kostnader utöver införandet ska vara skalbara i förhållande till faktiskt utnyttjande av tjänsten. Minimum är 2 nämnder.