Modernisera Kommunfullmäktige, svar på motion (MP), samt digitala sammanträdeshandlingar för Kommunfullmäktige

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Modernisera Kommunfullmäktige, svar på motion (MP), samt digitala sammanträdeshandlingar för Kommunfullmäktige"

Gustav Lundström
för 8 år sedan
Visningar:

1 1 (5) Kommunledningskontoret Dnr KS Karin Hjalmewik Kommunstyrelsen Modernisera Kommunfullmäktige, svar på motion (MP), samt digitala sammanträdeshandlingar för Kommunfullmäktige FÖRSLAG TILL KOMMUNSTYRELSENS BESLUT 1. Kommunledningskontorets förslag tillstyrks. FÖRSLAG TILL KOMMUNFULLMÄKTIGES BESLUT 1. Motionens första och tredje förslag besvaras med hänvisning till att Kommunstyrelsen den 3 april 2012, beslutat att läsplattor ska införas som ett valbart alternativ vid val av utrustning för förtroendevalda i nämnder och styrelser i Linköpings kommun. Detta gäller under förutsättning att nämnden/styrelsen beslutat att för egen del enbart distribuera möteshandlingar digitalt. 2. Motionens förslag om att fullmäktigesalen ska förses med eluttag vid samtliga ledamöters platser avslås. 3. Uppdrag ges till Kommunstyrelsen att se över andra alternativa strömförsörjningssätt i fullmäktigesalen, samt utreda behovet av att modernisera fullmäktigesalen och dess inventarier i övrigt. 4. Kommunfullmäktige ska övergå från pappershandlingar till enbart digitala sammanträdeshandlingar. 5. Övriga som är intresserade av sammanträdeshandlingarna hänvisas till de offentliga handlingar som hålls tillgängliga på kommunens hemsida. SAMMANFATTNING Evelina Alsén föreslår i motion att Kommunfullmäktige beslutar: - att Kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare kan välja att få sina handlingar elektroniskt. - att fullmäktigesalen förses med eluttag vid samtliga ledamöters platser. - att kommunens dataavtal för politiker även innefattar läsplattor. \\linkom\info\klk\juridik\kf kommande\kf 2012\Handlingar till nätet\121211\14) Modernisera Kommunfullmäktige Svar på motion - Missiv.doc

Motionens första och tredje förslag besvaras med hänvisning till att Kommunstyrelsen den 3 april 2012, beslutat att läsplattor ska införas som ett valbart alternativ vid val av utrustning för

2 2 (5) Motionen syftar till att minska uttaget av papper till Linköpings kommunfullmäktigeledamöter och samtidigt öka läsvänligheten av kommunala handlingar. Motionens förslag om att fullmäktigesalen ska förses med eluttag vid samtliga ledamöters platser föreslås avslås. Uppdrag föreslås istället ges till Kommunstyrelsen att se över andra alternativa strömförsörjningssätt i fullmäktigesalen, samt att se över om behov finns av att modernisera fullmäktigesalens inventarier i övrigt. Kommunstyrelsen beslutade den 3 april 2012 att läsplattor ska införas som ett valbart alternativ vid val av utrustning för förtroendevalda i nämnder och styrelser i Linköpings kommun. Detta gäller under förutsättning att nämnden/styrelsen beslutat att för egen del enbart distribuera möteshandlingar digitalt. För att läsplattan ska införas som ett valbart alternativ vid val av utrustning för förtroendevalda i Kommunfullmäktige föreslås Kommunfullmäktige för egen del beslutar att enbart distribuera möteshandlingar i digital form. Den ökade kostnaden som förväntas uppkomma finansieras genom att ta i anspråk den kostnadsminskning som uppkommer när man avstår från att trycka och skicka ut pappershandlingar.

Uppdrag föreslås istället ges till Kommunstyrelsen att se över andra alternativa strömförsörjningssätt i fullmäktigesalen, samt att se över om behov finns av att modernisera fullmäktigesalens

3 3 (5) BAKGRUND Evelina Alsén föreslår i motion att Kommunfullmäktige beslutar: - att Kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare kan välja att få sina handlingar elektroniskt. - att fullmäktigesalen förses med eluttag vid samtliga ledamöters platser. - att kommunens dataavtal för politiker även innefattar läsplattor. Motionen syftar till att minska uttaget av papper till Linköpings Kommunfullmäktigeledamöter och samtidigt öka läsvänligheten av kommunala handlingar. Redan idag finns möjligheten för Kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare att för egen del avstå från pappershandlingar till förmån för elektroniska handlingar, vilka tillhandahålls via kommunens hemsida. Ett pilotprojekt genomfördes under slutet av 2011 inom Barn- och ungdomsnämnden med enbart digital distribution av möteshandlingar. För att ta del av handlingarna under sammanträdet behövs antingen bärbara datorer eller läsplattor. Erfarenheterna av pilotprojektet är positiva. För att underlätta för övriga nämnder och styrelser att övergå till digital distribution av möteshandlingar, har utrustningsalternativen för förtroendevalda utökas till att också omfatta läsplattor. Den ökade kostnaden som förväntas uppkomma finansieras genom att ta i anspråk den kostnadsminskning som uppkommer när man avstår från att trycka och skicka ut pappershandlingar. Kommunstyrelsen har den 3 april 2012 beslutat att läsplattor införs som ett valbart alternativ vid val av utrustning för förtroendevalda i nämnder och styrelser i Linköpings kommun. Det blir ett alternativ till en bärbar standarddator eller minidator som är det som gällt hittills. Detta gäller under förutsättning att nämnden/styrelsen beslutat att för egen del enbart distribuera möteshandlingar digitalt. Kommunstyrelsen svarar för kostnaderna för läsplattorna. Detta under förutsättning att budgetmedel motsvarande den kostnadsminskning för tryckning och distribution av möteshandlingar som uppstår för nämnder och styrelser vid övergång till digitala möteshandlingar, överförs till kommunstyrelsens budget. Enligt LKDATA ska läsplattornas batteritid klara heldagslånga sammanträden, förutsatt att de är fulladdade inför sammanträdesstarten. Däremot är batteriernas kapacitet i de bärbara datorerna mindre, vilket innebär att de kommer att behöva kunna laddas under ett heldagssammanträde. På uppdrag av Kommunfullmäktiges presidium har Lejonfastigheter låtit göra en utredning om eluttag i Kommunfullmäktigesalen. Utredningen visar att för att strömförsörja 79 uttag i salen behöver en ny huvudledning med tillhörande central installeras. Att genomföra nödvändigt arbete uppskattas pågå under två veckor. Kostnaden beräknas till kronor för byggnation och kronor för el. Hittills har Barn- och ungdomsnämnden, Kultur och fritidsnämnden, Bildningsnämnden, Omsorgsnämnden, Utförarstyrelsen och Kommunstyrelsen beslutat att övergå till att enbart distribuera möteshandlingar digitalt.

Motionen syftar till att minska uttaget av papper till Linköpings Kommunfullmäktigeledamöter och samtidigt öka läsvänligheten av kommunala handlingar.

4 4 (5) LKDATA redovisar att i Barn- och ungdomsnämnden och Bildningsnämnden har samtliga ledamöter valt läsplatta framför bärbar dator. I Kultur- och fritidsnämnden har 18 valt läsplatta. Kommunstyrelsen har lämnat in beställning på 7 läsplattor (övriga är heltidsarvoderade eller har valt sin utrustning via andra nämnder). Utförarstyrelsen har lämnat in en beställning på 10 läsplattor och 4 bärbara datorer. Omsorgsnämnden har ännu inte lämnat in blanketterna för val av utrustning. Uppgifterna från LKDATA visar att endast ett begränsat antal ledamöter och ersättare har valt bärbar dator, vilket innebär att motionens förslag om att förse fullmäktigesalen med eluttag vid samtliga ledamöters platser inte borde anses nödvändigt för fullmäktigesammanträden. KOMMUNALA MÅL Ur Strategisk plan med övergripande mål: Utanförskapet i Linköping minskar. Linköpingsborna ska känna att de har möjlighet att påverka de kommunala besluten och bli sedda utifrån hela sin livssituation i kontakter med kommunen. Kommunen ska använda olika kanaler och tekniska lösningar för dialog och service gentemot medborgarna, utifrån var och ens olika förutsättningar. Ur Strategisk plan med övergripande mål: Linköpings kommun bidrar till en hållbar utveckling med sikte på att vara en koldioxidneutral kommun Linköping och Norrköping den klimatsmarta regionen. Tillsammans medverkar vi till att hejda den globala och lokala klimatpåverkan. Linköpings och Norrköpings gemensamma klimatvision Linköpings och Norrköpings kommuner är föregångare i klimatarbetet genom att: all kommunal planering sker klimatmedvetet, med fokus på att minska utsläppen av växthusgaser och anpassa samhället till framtida klimatförändringar. Linköpings kommuns miljöpolicy Linköpings kommun ska aktivt arbeta för att minska användningen av naturresurser och förebygga föroreningar. ÅTGÄRDSFÖRSLAG Kommunledningskontoret föreslår att motionens första och tredje förslag besvaras med hänvisning till att Kommunstyrelsen den 3 april 2012, beslutat att läsplattor ska införas som ett valbart alternativ vid val av utrustning för förtroendevalda i nämnder och styrelser i Linköpings kommun. Detta gäller under förutsättning att nämnden/styrelsen beslutat att för egen del enbart distribuera möteshandlingar digitalt.

Utförarstyrelsen har lämnat in en beställning på 10 läsplattor och 4 bärbara datorer. Omsorgsnämnden har ännu inte lämnat in blanketterna för val av utrustning.

5 5 (5) För att läsplattan ska införas som ett valbart alternativ vid val av utrustning för förtroendevalda i Kommunfullmäktige föreslås Kommunfullmäktige för egen del beslutar att enbart distribuera möteshandlingar i digital form. Motionens förslag om att fullmäktigesalen ska förses med eluttag vid samtliga ledamöters platser föreslås avslås. Uppdrag föreslås istället ges till Kommunstyrelsen att se över andra alternativa strömförsörjningssätt i fullmäktigesalen, samt att se över om behov finns av att modernisera fullmäktigesalens inventarier i övrigt. FINANSIERING I det fall Kommunfullmäktige skulle besluta att övergå till digitala utskick kommer detta att minska kostnaderna för tryckning och porto. Kommunstyrelsen beslutade den 19 juni 2012, 249 att i och med övergången till digitala sammanträdeshandlingar överförs budgetmedel för tryckning och distribution av handlingar med kronor per helår till Kommunstyrelsens budget för fritidspolitikers datautrustning. SAMRÅD Samråd har skett med berörda inom Kommunledningskontoret, LKDATA och Kommunfullmäktiges presidium, vilka tillstyrker förslaget. Förslaget är presenterat för Planeringsutskottet. MBL MBL-förhandling eller information är inte påkallad. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Peder Brandt Susanne Aman

Relevanta dokument

Digitala Sammanträdeshandlingar till Ekerö kommuns förtroendevalda Dnr KS13/

2013-09-30 rev. Ann-Cathrine Bergström Kanslichef 08 56039104 ann-cathrine.bergstrom@ekero.se Kommunstyrelsen Digitala Sammanträdeshandlingar till Ekerö kommuns förtroendevalda Dnr KS13/207-006 Förslag