Digitala handlingar UN-2011/22

Transkript

1 Utbildningsnämnden FÖRSLAG TILL BESLUT Klas Bergström (M) ordförande Utbildningsnämnden Digitala handlingar UN-2011/22 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att godkänna tidplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för utbildningsnämnden att uppdra till förvaltningen att införskaffa datorer med tillbehör till samtliga ledamöter i nämnden att uppdra till förvaltningen att beställa e-postadresser till samtliga ledamöter i nämnden Klas Bergström (M) ordförande

2 Handläggare TJÄNSTESKRIVELSE UN 2011/22 Rojda Alpsoy Utbildningsnämnden Digitalisering av sammanträdshandlingar för Utbildningsnämnden i Knivsta kommun Förslag till beslut Utbildningsnämnden föreslås besluta att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för utbildningsnämnden att uppdra till förvaltningen att införskaffa datorer med tillbehör till samtliga ledamöter i nämnden att uppdra till förvaltningen att beställa e-postadresser till samtliga ledamöter i nämnden Ärendet Kommunstyrelsen beslutade den att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet med digital överföring av sammanträdeshandlingar enligt intensionerna i skrivelse daterad Förvaltningen har tagit fram en tidsplan och ett kostnadsförslag. Det är nu Utbildningsnämndens tur att ta beslut om digitalisering av nämndens sammanträdeshandlingar vilket administreras genom att alla ledamöter förses med knivsta.se adresser. Utrustningen är kommunens och blir ett lån till varje ledamot. Utbildning kommer att erbjudas i samband med mottagandet av utrustningen. Varje ledamot ska också godkänna det regelverk som gäller för detta genom att ta del av regler samt signera detta dokument. 1

3 Tidsplan och kostnader för utbildnings nämnden Nämnd Namn på nämnden Grad på sekretessen Hur många personer Övrigt Utbildningsnämnden Lågt 10 st 2 Klas Bergström och Jeanete Meland har redan fått från KS Verktyg Dator 3G /Tele2 uppkoppling adress USBmine Väskor Inloggning för externa webben 8 HP Mini dator 8 st 8 konto 8 st 8 Inte aktuellt Beställning Beslut Beställaren Dator 3G/Tele2 USBmine Nämnd F-chef IT IT IT IT Admchef Väska E-post Inloggning för externa webben Inte aktuellt 2

4 Kostnader Dator 3G /Tele2 E-post Väskor USBminne ca 4000 kr 159 kr /månad kr vid start Mjukvara Foxit Antivirus m/m Inloggning för externa webben Qbranch support 600 kr 150 kr 99 kr kr Ingår Ingår 80kr /ärende Total kostnad för hela nämnden Vektyg Engångskostnad /Månad Drift Total Dator kr kr 3G /Tele kr 1270 kr /månad 2400 kr /mån E-post 4800 kr 4800 kr Väskor 1200 kr 1200 kr USB-minne 16G Mjukvara Foxit Antivirus m/m Inloggning för externa webben Qbranch support kr Ingår 0 Ingår Inte aktuellt just nu 80kr /ärende 0 ca kr 3

5 Tid för utförandet Beslut Beställning VAP image Utdelning /Utbildning tom tom Extra utbildning Bokar vid behov Utvärdering Efter sista nämnd förre sommaren Ca en månad från beslut till aktiv i VAP (Virtuella Arbetsrummet för politiker). Observera att tiden liksom kostnaden kan ändras på grund av t.ex. leveranstid, prishöjning för utrustning m/m. Förvaltningens synpunkter Förvaltningen har tillsammans med Kommunstyrelsen kommit relativt långt med utrustningen. Det finns dock fortfarande delar att jobba vidare med. Förvaltningen är medveten om att det aldrig kommer att bli helt problemfritt med hänsyn till projektets karaktär. Mjuka delar är lika viktiga som tekniska delar. Genom att kartlägga så tydligt så möjligt (förstudie) och bygga en stark infrastruktur kommer sårbarheten att minska. Knivsta den 23 februari Peter Svanteson Utbildningschef 4

6 Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen KS 2010/1063 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för kommunens nämnder, samt att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för respektive nämnd enligt intentionerna i detta ärende. att uppdra till förvaltningen att inarbeta rutiner för utskick av kommunstyrelsens handlingar, även de av känslig art. uppdra till förvaltningen att inarbeta rutiner för utskick av kommunstyrelsens handlingar, även de av känslig art. Ärende Ordförandeförslag samt Tjänsteskrivelse har varit utsända. Yrkande Catarina Winninge (FP) yrkar att kommunstyrelsen ska uppdra till förvaltningen att inarbeta rutiner för utskick av kommunstyrelsens handlingar, även de av känslig art. Claes Litsner (S) och Lars Berglöf (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Proposition Ordföranden ställer proposition på bifall till Catarina Winninges (FP) yrkande mot avslag och finner att kommunstyrelsen beslutat att bifall yrkandet. Exp till: Akten Birgitta Ljungberg jansson Bygg och miljönämnd Socialnämnd Utbildningsnämnd Skola- kultur- och socialnämnd Exp av: H Berglund Exp den:

7 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Rojda Alpsoy Datum KS 2010/ Kommunstyrelsen Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen KS-2010/1063 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för kommunens nämnder, samt att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för respektive nämnd enligt intentionerna i detta ärende. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade den att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet med digital överföring av sammanträdeshandlingar enligt intensionerna i skrivelse daterad Förvaltningen har tagit fram en tidsplan och återkommer nu med förslag på lösning på kvarvarande problematik gällande; 1. Förslag till infrastrukturen bland annat helpdesk/support 2. Inloggnings funktion med användarnamn och lösenord 3. Tidsplan och kostnader för andra nämnder 1. Förslag till infrastrukturen bland annat beställning, helpdesk/support Att besluta, beställa och ta emot utrustning för VAP Varje nämnd tar eget beslut om digitalisering av handlingar En handling/förstudie tas fram gällande ekonomi, kompetens och nämndkaraktär (sekretess mm). Projektledaren för VAP ansvarar för handlingen och beställningen som skickas via respektive förvaltningschef. till servicesamordnare som ska se till att beställningar utförs och drivleverantören informeras om beställningen. Leverantören (Qbranch) tar emot utrustningen och förbereder med VAP image till nämnden. Qbranch kontaktar projektledaren för att dela ut utrustningen Projektledaren kontaktar resp. förvaltningschef samt informerar om leveransen med avtal för att slutföra beställningen. Utbildning av ledamöterna kommer att ske enligt förstudien. 1

8 Frågor som besvaras och hanteras av Qbranch Hårdvara problem Komma igång med datorn Har dålig upplösning Batteri problem, sladder, ljud, bild, kamera Kan inte logga in till Kan inte logga in via Måste ändra lösenordet Behöver ladda ner program Virusskydds program hantering Kan inte använda Tele2 stickan, koden fungerar ej OpenOffice, Foxit, Zip hantering Frågor som ska till sekreterare; Fel version av handlingarna Handlingarna är inte publicerade Kan inte öppna/spara/ladda upp handlingarna Frågor som ska till förvaltningschef/administrativ chef Regler och lagar kring utrustningen och Knivsta.se adress. Beställningar av hårdvara, mjukvara, 3G USB-modem dvs Tele2 stickan. Knivsta.se adress. Obs efter beslut från nämnden 2. Inloggningsfunktion med användarnamn och lösenord för känsliga dokument För närvarande skickas handlingarna via Outlook(mail) till politiker men i fortsättningen kommer det att finnas en inloggningsruta i externa Webben. Där kan politiker logga in med användarnamn och lösenord för att ladda upp handlingarna. Det kommer att vara krypterad inloggningsalternativ. 2

9 3. Tidsplan och kostnader för andra nämnder Tidsplan för övriga nämnders inträde i VAP Nämnd UN Intresse anmälda nämnd Jagenomförande plan Publicering dagordning kallelse Protokoll Digital Handlingar Tid Ja Ja Nej Våren 2011 SN Nej Ja Ja Nej Hösten 2011 BoM Ja- Nej Nej Nej Kallelse Hösten genomförande (vissa ja) 2011 plan Ja Protokoll KF KS Jagenomförande plan Genomförande plan klar Ja Ja Nej Våren 2012 Ja Ja Ja Pågår Nya vår 11 Övrigt Sekretes inlogg Sekretes inlogg Speciell Teknik Nya medlem mar Kostnader i dags läge (betalas av respektive nämnd) Utrustning Månadskostnad Årskostnad Total kostnad HP mini dator kr en gångs kostnad 3G -modem(tele2 88 kr 300 kr sticka) Support o helpdesk Anders återkommer - - med förslag Antivirus Ingår - - Trådlöst accesspunkt Ingår - - Foxit Kostnadsfritt - - adress 300 kr en gångs kostnad 3

10 Verktyg till nämnder Nämnd Hp-mini datorn 3G USB-modem Övrigt Knivsta.se adress UN Nej Nej Nej SN Nej Nej Nej BoM Nej Nej Nej KF Nej Nej Nej KS Ja Ja Ja Revisorer Ja Beställd På gång Förvaltningens synpunkter Förvaltningen har tillsammans med Kommunstyrelsen kommit relativt långt med utrustningen. Det finns dock fortfarande delar att jobba vidare med. Förvaltningen är medveten om att det aldrig kommer att bli helt problemfritt med hänsyn till projektets karaktär. Mjuka delar är lika viktiga som tekniska delar. Genom att kartlägga så tydligt så möjligt (förstudie) och bygga en stark infrastruktur kommer sårbarheten att minska. Birgitta Ljungberg Jansson Adm. chef Bilagor Tjänsteskrivelse KS-beslut