Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen KS-2010/1063

Transkript

1 Göran Nilsson FÖRSLAG TILL BESLUT Kommunstyrelsens ordförande Kommunstyrelsen Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen KS-2010/1063 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för kommunens nämnder, samt att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för respektive nämnd enligt intentionerna i detta ärende. Göran Nilsson G:\Politik\Kommunstyrelse\Kommunstyrelsen\2010\KS101213\Digitala_handlingar_Ordf.doc

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Rojda Alpsoy Datum KS 2010/ Kommunstyrelsen Digitalisering av sammanträdshandlingar för den politiska organisationen KS-2010/1063 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna tidsplanen och strukturen för det fortsatta arbetet med digitaliseringen av handlingar för kommunens nämnder, samt att rekommendera nämnderna att ge förvaltningen i uppdrag att fortsatta arbetet med digitaliseringen för respektive nämnd enligt intentionerna i detta ärende. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade den att ge förvaltningen i uppdrag att fortsätta arbetet med digital överföring av sammanträdeshandlingar enligt intensionerna i skrivelse daterad Förvaltningen har tagit fram en tidsplan och återkommer nu med förslag på lösning på kvarvarande problematik gällande; 1. Förslag till infrastrukturen bland annat helpdesk/support 2. Inloggnings funktion med användarnamn och lösenord 3. Tidsplan och kostnader för andra nämnder 1. Förslag till infrastrukturen bland annat beställning, helpdesk/support Att besluta, beställa och ta emot utrustning för VAP Varje nämnd tar eget beslut om digitalisering av handlingar En handling/förstudie tas fram gällande ekonomi, kompetens och nämndkaraktär (sekretess mm). Projektledaren för VAP ansvarar för handlingen och beställningen som skickas via respektive förvaltningschef. till servicesamordnare som ska se till att beställningar utförs och drivleverantören informeras om beställningen. Leverantören (Qbranch) tar emot utrustningen och förbereder med VAP image till nämnden. Qbranch kontaktar projektledaren för att dela ut utrustningen Projektledaren kontaktar resp. förvaltningschef samt informerar om leveransen med avtal för att slutföra beställningen. Utbildning av ledamöterna kommer att ske enligt förstudien. 1

3 Frågor som besvaras och hanteras av Qbranch Hårdvara problem Komma igång med datorn Har dålig upplösning Batteri problem, sladder, ljud, bild, kamera Kan inte logga in till Kan inte logga in via Måste ändra lösenordet Behöver ladda ner program Virusskydds program hantering Kan inte använda Tele2 stickan, koden fungerar ej OpenOffice, Foxit, Zip hantering Frågor som ska till sekreterare; Fel version av handlingarna Handlingarna är inte publicerade Kan inte öppna/spara/ladda upp handlingarna Frågor som ska till förvaltningschef/administrativ chef Regler och lagar kring utrustningen och Knivsta.se adress. Beställningar av hårdvara, mjukvara, 3G USB-modem dvs Tele2 stickan. Knivsta.se adress. Obs efter beslut från nämnden 2. Inloggningsfunktion med användarnamn och lösenord för känsliga dokument För närvarande skickas handlingarna via Outlook(mail) till politiker men i fortsättningen kommer det att finnas en inloggningsruta i externa Webben. Där kan politiker logga in med användarnamn och lösenord för att ladda upp handlingarna. Det kommer att vara krypterad inloggningsalternativ. 2

4 3. Tidsplan och kostnader för andra nämnder Tidsplan för övriga nämnders inträde i VAP Nämnd UN Intresse anmälda nämnd Jagenomförande plan Publicering dagordning kallelse Protokoll Digital Handlingar Tid Ja Ja Nej Våren 2011 SN Nej Ja Ja Nej Hösten 2011 BoM Ja- Nej Nej Nej Kallelse Hösten genomförande (vissa ja) 2011 plan Ja Protokoll KF KS Jagenomförande plan Genomförande plan klar Ja Ja Nej Våren 2012 Ja Ja Ja Pågår Nya vår 11 Övrigt Sekretes inlogg Sekretes inlogg Speciell Teknik Nya medlem mar Kostnader i dags läge (betalas av respektive nämnd) Utrustning Månadskostnad Årskostnad Total kostnad HP mini dator kr en gångs kostnad 3G -modem(tele2 88 kr 300 kr sticka) Support o helpdesk Anders återkommer - - med förslag Antivirus Ingår - - Trådlöst accesspunkt Ingår - - Foxit Kostnadsfritt - - adress 300 kr en gångs kostnad 3

5 Verktyg till nämnder Nämnd Hp-mini datorn 3G USB-modem Övrigt Knivsta.se adress UN Nej Nej Nej SN Nej Nej Nej BoM Nej Nej Nej KF Nej Nej Nej KS Ja Ja Ja Revisorer Ja Beställd På gång Förvaltningens synpunkter Förvaltningen har tillsammans med Kommunstyrelsen kommit relativt långt med utrustningen. Det finns dock fortfarande delar att jobba vidare med. Förvaltningen är medveten om att det aldrig kommer att bli helt problemfritt med hänsyn till projektets karaktär. Mjuka delar är lika viktiga som tekniska delar. Genom att kartlägga så tydligt så möjligt (förstudie) och bygga en stark infrastruktur kommer sårbarheten att minska. Birgitta Ljungberg Jansson Adm. chef Bilagor Tjänsteskrivelse KS-beslut

6 Handläggare TJÄNSTESKRIVELSE KS-2007/407 Rojda Alpsoy Kommunstyrelsen Digitalisering av sammanträdshandlingar för kommunstyrelsen. (med betoning på de 4 kvarvarande problem inom steg 1 i VAP projektet) KS-2007/407 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att uppdra till förvaltningen att införskaffa Netbooks (datorer) till ledamöterna i kommunstyrelsen enligt bilagt förslag. att uppdra till förvaltningen att fortsätta arbetet enligt intensionerna i denna skrivelse. Ärendet Digitalisering av kommunstyrelsens ärendehantering är under uppbyggnad. Den politiska - och tjänstemannasammansatta arbetsgruppen för projektet har identifierat fyra problem, som förvaltningen nu arbetat vidare med för att hitta lösningar på. 1. Sammanträdesdisciplinen behöver bli bättre. 2. Behov av kraftfullare datorer med Windows som operativsystem. 3. Namnsättningen på utsända dokument behöver bli tydligare för att underlätta sökning. 4. Det finns behov av att kunna göra egna anteckningar i dokument. 1. Sammanträdesdisciplinen behöver bli bättre Till största delen en politisk fråga som måste avgöras av kommunstyrelsens ledamöter. Förvaltningen kan bidra med att påminna handläggarna om de stopp-tider som gäller inför utskick mm. för att få alla handlingar klara i tid. 2. Behov av kraftfullare datorer med Windows som operativsystem Definition för kraftfullare datorer; (ledamöter, verksamhetsutvecklare, it-chef mfl.) att kunna surfa för omvärldsbevakning att kunna läsa PDF filler att kunna spara dokument och ha tillräcklig med utrymme för det att kunna titta på video konferenser

7 utrustat med kamera, mikrofon för live möten att kunna förberedda presentationer i form t.ex. av PowerPoint att batteritiden ska vara minst 5-6h att ergonomin på tangentbordet är av god kvalitet skärmstorleken är viktig framförallt vad det gäller upplösning datorn måste lätt gå att ställa i vänteläge, snabbt gå att starta upp igen att Netbooken utrustat med Windows som operativsystem Förvaltningen har tagit fram ett förslag till en kraftfullare dator; HP Mini som testats av både förvaltningen och fyra förtroendevalda. En utvärdering är gjord med mycket positivt resultat. Den föreslagna Netbooken kostar ca kr. I dagsläget verkar 10- tumsskärmar etablera sig som standard för Netbooks. Den tidigare erhållna Tele 2-modem behålles. Total kostnad för KS om alla fjorton ledamöter lånar en dator blir x 14 = kr. Ca ledamöter har anmält intresse att låna. Övriga har egen dator. Kostnaden ryms inom befintliga ekonomiska ramar. 3. Namnsättningen på utsända dokument behöver bli tydligare för att underlätta sökning Förvaltningen (sekreterargruppen) arbetar för att underlätta och förtydliga namnsättningen av dokument. Alla handlingar i ett ärende packas ihop till en fil på den externa webben, för ledamöterna i kommunstyrelsen. 4. Det finns behov av att kunna göra egna anteckningar i dokument Det finns två möjligheter att kunna göra anteckningar i dokumenten 4.1 Foxit lösning 4.2 Adobe Acrobat lösning 4.1 Foxit lösningen Foxit PDF Reader är ett alternativ till Abobe Reader för att kunna läsa PDFfiler. Det finns många fördelar med Foxit PDF Reader t.ex.: programmet är kostnadsfritt som man kan lätt ladda ner från internet. Med Foxit kan man; anteckna/kommentera i ett PDF-dokument markera text skriva text rita grafik göra anteckningar på ett PDF-dokument och sedan skriva ut eller spara den kommenterade dokumentet mm. 4.2 Adobe Acrobat lösningen Man kan anteckna i Adobe Reader förutsatt att filen är tillgänglig för anteckningar utav skaparen - alltså sekreteraren ska ge tillåtelse till förtroendevalda att anteckna i PDF filen. Slutsats Foxit ger en större funktionalitet. Det går inte att göra kommentarer i Adobe Reader efter det att man har gjort kommentarer i Foxit. Antingen väljer man att jobba enbart med Foxit eller Adobe Reader.

8 Förvaltningen förordar att alla ledamöterna använder sig av Foxit. Utbildning Utbildning för HP Mini datorer kommer att anordnas inom kort. Det kommer att handla om kunskap och förmåga att använda HP Mini datorn i det politiska arbetet, samt hantering av PDF filer och inloggnings uppgifter. Utbildningen kommer att planeras tillsammans med ledamöterna. Support och helpdesk Support och helpdesk för förtroendevaldas datorer finns med vid upphandling av ny drifts leverantör för Knivsta kommun. IT-enheten inom kommunen ansvarar för ; att stödja inloggning på guest nätverket vid sammanträdena att beställa e-postkonton Informationsenheten ansvarar för: att möjliggöra publicering lösenordsskyddat på webben. Förvaltningens synpunkter Ett av målen i kommunstyrelsens verksamhetsplan och internbudget för år 2010 är att kommunstyrelsens samtliga ledamöter och ersättare ska ta del av kallelser och övriga sammanträdeshandlingar i digital form före utgången av året. Men det kommer inte att räcka med att digitalisera handlingar. Om man har både digitala och analoga handlingar så går det mer tid och resurser i handläggningen, påföljderna blir sämre än innan. Upplevelsen blir sämre och man börjar ifrågasätta utvecklingen. Därför behöver man redan vid början ändra arbetssätten med ny teknik - både för förtroendevalda och för sekreterarna. Mot bakgrund av detta föreslår förvaltningen att förtroendevalda får handlingarna enbart digital av sekreterarna i huvudsak via publicering lösenordskyddat, på grund av eventuella personuppgifter och känsliga handlingar. Virtuella Arbetsrummet för Politiker i 3 steg Politiker tillsammans med medborgare och förvaltningen utvecklar kommunen och strävar att ge Sveriges yngsta kommun en utvecklad och modern bild bland andra kommuner. Alla tar gemensamt ansvar i Knivsta kommun och därför måste politiker på samma sätt som förvaltningen och medborgare tar sin plats i virtuella världen. För politiken kan det i framtiden vara ett verktyg för att se helheten av sina beslut, bemanning och effekter. Inte minst ett verktyg för att kommunicera med medborgarna. VAP är en del av e-förvaltning som ska hantera de inre processerena. Alltså processen att kunna se helheten i förvaltningen och att kunna kommunicera

9 med medborgarna i deras egen miljö. I dagsläget pratar man om e-förvaltning men med VAP sträcker vi oss in i inre processerna. Målet med VAP i 3 steg är att; Kunna skapa möjlighet för förtroendevalda att utföra sina uppdrag på ett effektivt sätt Kunna vara tillgängliga för medborgarna och för förvaltningen Flexibilitet; minska administrationen både tidsmässigt och kostnadsmässigt Bygga grunden för e-förvaltning och e-demokratin för framtiden VAP - Steg 1 De 4 kvarvarande problem (2010) (X= ej påbörjat) Nämnd E-post Anteckna PDF Netbooks 3G Papplösa (Webb) KF X X X X X X KS Pågår förslag förslag klar 12/4 12/4 26/3 BoM? X X X X X Socialnämnden X X X X X X Utbildningsnämnden X X X X X X X Dokument Namnsätt Föslag 12/4 VAP - Steg 2 Virtualisering av fysiska sammanträdsrummet (2012) Nämnd Knivsta.se Anv- Virtuellrum Lokal Nationellt ID KF X X X X X KS X X X X X BoM X X X X X Socialnämnden X X X X X Utbildningsnämnden X X X X X VAP - Steg 3 Integration mellan fysiska och virtuella rummet (2015) Nämnd Multimediabord Online Streaming/ SmartBoard möte Webb TV KF X X X X KS X X X X BoM X X X X Socialnämnden X X X X Utbildningsnämnden X X X X Knivsta dag som ovan. Birgitta Ljungberg Jansson Administrativ chef/förvaltningschef

10 Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Digital överföring av sammanträdeshandlingar kommunstyrelsen KS-2007/407 BESLUT Kommunstyrelsen beslutar enligt ordförandens förslag att uppdra till förvaltningen att införskaffa Netbooks (datorer) till ledamöterna i kommunstyrelsen enligt bilagt förslag, samt att uppdra till förvaltningen att fortsätta arbetet enligt intensionerna i denna skrivelse. Ärendet Ordförandens förslag, förvaltningens tjänsteskrivelse har varit utsänt. Yrkande Claes Litsner (S) yrkar bifall till ordförandens förslag. Exp till: Exp av: Greta Keskitalo Birgitta Ljungberg-Jansson Anders Fredriksson Exp den: