88 Införande av e-post för förtroendevalda

Transkript

1 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida (2) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Dnr KSF 2016/ Införande av e-post för förtroendevalda Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen besluta: 1. Samtliga förtroendevalda i Höörs kommun ska anslutas till tjänsten användarkonto för förtroendevalda vilket innebär att de tilldelas en kommunal e-postadress och ansluts till MobileIron. När alla förtroendevalda tilldelats en kommunal e-postadress ska all e- postkommunikation mellan kommunen och de förtroendevalda ske genom den kommunala e-postadressen. De kommunala e-postadresserna ska anges som kontaktadresser på Höörs kommuns hemsida. 2. Unikoms förslag på prismodell för tjänsten användarkonto för förtroendevalda godtas. Det innebär att kostnaden per förtroendevald för 2016 är kr. Administrationen av konton i MobileIron ska hanteras av kommunkansliet. Kostnaderna för kontona ska finansieras ur respektive nämnds budget för de förtroendevalda som tjänstgör i nämnd, kostnaderna för revisorernas konton ska finansieras ur revisionens budget och övriga förtroendevaldas konton ska finansieras ur kommunfullmäktiges budget. Ärendebeskrivning De förtroendevalda i Höörs kommun har en längre tid efterfrågat kommunala e- postadresser. Om alla förtroendevalda i Höörs kommun hade en e-postadress som lades ut på hemsidan skulle poängen i SKL:s årliga undersökning kommunens kvalitet i korthet (KKiK) förbättras. Kommundirektören har på uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott utrett möjligheten att ge samtliga förtroendevalda i Höörs kommun en kommunal e- postadress. Idag betalar kommunen (om man utgår från att idag kostar kr) kr/år för 23 förtroendevalda. Det är respektive nämnd som själv betalar för de adresser som de förtroendevalda använder. Med det nya priset skulle kostnaden istället bli kr/år för dessa 23 förtroendevalda. Om samtliga 105 förtroendevalda blir kostnaden kr/år vilket är kr mer än vad som betalas idag. En förutsättning för angivet pris är att samtliga förtroendevalda ansluts till tjänsten. Kommunstyrelsens tillförfogandekonto är i dagsläget intecknat varför alternativa beslutsförslag anges för finansieringen av förslaget. Kansliet kommer hantera administrationen och en mailgrupp per nämnd kommer att skapas i Outlook. Yrkanden Stefan Lissmark föreslår att finansiering sker ur respektive nämnds budget. Justerande Utdragsbestyrkande

2 PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Sida (2) KOMMUNSTYRELSENS ARBETSUTSKOTT Beslutsunderlag 1. Förslag från Unikom. 2. Tjänsteskrivelse från kanslichefen. Justerande Utdragsbestyrkande

3

4 Klicka här för att ange text xx Till Unikom styrgrupp Hörby och Höörs kommun Införande av e-post och MobileIron för förtroendevalda 1. Bakgrund För att få en effektivare och säkrare hantering av mobila enheter i Unikom har man beslutat att införa MobileIron. MobileIron är ett system för övervakning och hantering av mobila enheter på distans. Detta möjliggör att kunna supporta så väl lösenkoder som uppdatering av appar på distans. När detta system införs görs det möjligt för oss att enklare administrera kommunala e- postkonton till de förtroendevalda. De förtroendevalda kommer inte att behöva ändra lösenord, vilket är nödvändigt idag. 2. Förutsättningar För att vi ska börja införa MobileIron för de förtroendevald krävs att alla förtroendevalda registreras i kommunens AD och i och med det får en kommunal e-postadress. De registreras sedan i MobileIron. En förtroendevald som använder sin privata enhet för sitt uppdrag kan tilldelas ett e-postkonto, men inte anslutas till MobileIron. Detta innebär att de ansluter till mailen via webbmail och även fortsättningsvis kommer behöva ändra sitt lösenord efter 90 dagar. Ett mail går ut för att påminna om att det är dags att byta lösenord. 3. Ekonomi Idag kan man köpa tjänsten Användarkonto för tjänstemän i kommunen och betalar då en årsavgift. I tjänsten användarkonto ingår inlogging, e-post, lagringsutrymme på filserver (K: och H:), support av servicedesk och anslutning till nätverk. Vi har tidigare fört diskussioner om att skapa en separat tjänst för användarkonto för förtroendevalda. Denna omfattar då inte något lagringsutrymme på filserver (K: o H:) och inte någon support av servicedesk. Man ansluts automatiskt till MobileIron. Idag supportas de förtroendevalda i första hand av ansvariga ute på förvaltningarna/sektorerna. Man har löst det olika i kommunerna. Förslagsvis blir dessa personer administratörer i MobileIron och de kan fortsätta supporta de förtroendevalda nu med hjälp av MobileIron. Alternativt säljer IT-avdelningen en tilläggstjänst för support. Se förslag på prissättning i Bilaga 1, tjänstebeskrivning. Hörby kommun Hörby Besöksadress: Ringsjövägen 4 Tel: Fax: kommunen@horby.se

5 4. Införande Efter diskussion med berörda på IT-avdelningen förslår jag följande steg vid införande av e- postadresser och MobileIron för förtroendevalda i Hörby och Höörs kommun. Steg1 Som steg ett i införandet kallas ansvarig för politikertjänsten i respektive nämnd till ett inledande möte. Här får de information om vad det innebär när man ansluter ett konto till MobileIron samt lär sig även hantera kontona i administratörsgränssnittet. Steg 2 Beställning av användarkonton för förtroendevalda görs av central förvaltning alternativt av respektive nämnd. Konton skapas och ansluts till MobileIron av IT-avdelningen. Steg 3 Information om MobileIron, användaruppgifter, aktiveringshandledning samt inbjudan till tillfällen där man kan få hjälp att aktiver sitt konto skickas ut till de förtroendevalda. Ett datum för när alla ska vara anslutna till MobileIron sätts. När alla förtroendevalda har anslutit till MobileIron kan kommunerna välja att sköta all sin kommunikation med de förtroendevalda via den kommunala adressen. För att ytterligare underlätta administrationen kan vi lägga upp en mailgrupp per beslutande organ. Tex Höör- BUN-förtroendevalda, Hörby-KFN-förtroendevalda osv. Respektive nämndsekreterare bör ha administratörsrättigheter i gruppen för att denna ska hållas uppdaterad. Förslag på mailgrupper se bilaga Förslag till beslut Att samtliga förtroendevalda ska tilldelas och aktivt använda en kommunal e-postadress samt ansluts till MobileIron. På sikt föreslås att all e-postkommunikation mellan kommunen och förtroendevalda ske genom denna adress. Att acceptera förslaget på prismodell för tjänsten Användarkonto för förtroendevalda enligt bilaga 1. Att besluta om administration av konton i MobileIron. Förslagsvis sker detta i befintlig supportorganisation, dvs nämndsekreterare, IT-samordnare eller ansvarig på Kansliet. Att införande sker enligt förslag i avsnitt 4 Införande. Med vänliga hälsningar Ingela Anderstrid e-samordnare Hörby kommun Hörby Besöksadress: Ringsjövägen 4 Tel: Fax: kommunen@horby.se

6 Bilaga 1, Tjänstebeskrivning Nr Tjänst Beskrivning Pris/år 1 Användarkonto för kommunanställd *) 2 Användarkonto för förtroendevalda 3 Användarkonto för förtroendevalda inkl support **) för politiker Inloggning på PC E-post, inkl 1GB lagringsutrymme Lagringsyta (H:, K:) Support Nätverksanslutning MobileIron E-post, inkl 1GB lagringsutrymme Nätverksanslutning MobileIron Motsvarar Användarkonto för kommunanställd 3284:- Enligt beräkning :- Motsvarar Användarkonto för kommunanställd *) I samband med bildande av bolag kan definitionen på denna tjänst förändras. Vi förbehåller oss rätten att anpassa även beräkningen av kostnad för tjänst 2 och 3. **) Omfattar inte support av privata e-postkonton och hantering av appar nedladdade för privat bruk Hörby kommun Hörby Besöksadress: Ringsjövägen 4 Tel: Fax: kommunen@horby.se

7 Bilaga 2, Förslag på uppdelning av mailgrupper Mailgrupp Administratör Hörby KF förtroendevalda Hörby KS förtroendevalda Hörby BUN förtroendevalda Hörby KFN förtroendevalda Hörby BN förtroendevalda Hörby MN förtroendevalda Hörby TN förtroendevalda Hörby SN förtroendevalda Höör KF förtroendevalda Höör KS förtroendevalda Höör BUN förtroendevalda Höör KFN förtroendevalda Höör MBN förtroendevalda Höör SN förtroendevalda Höör TN förtroendevalda Höör VA förtroendevalda Vem som administrerar grupperna stäms av med respektive nämnd. Lathund skapas och genomgång hålls med dem som så önskar. Hörby kommun Hörby Besöksadress: Ringsjövägen 4 Tel: Fax: kommunen@horby.se

8

9 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Sida KSF 2016/147 1 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET Kommunkansliet Kommunstyrelsen Införande av e-post och MobileIron för förtroendevalda Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar: 1. Samtliga förtroendevalda i Höörs kommun ska anslutas till tjänsten användarkonto för förtroendevalda vilket innebär att de tilldelas en kommunal e- postadress och anslutas till MobileIron. 2. När alla förtroendevalda tilldelats en kommunal e-postadress ska all e- postkommunikation mellan kommunen och de förtroendevalda ske genom den kommunala e-postadressen. 3. De kommunala e-postadresserna ska anges som kontaktadresser på Höörs kommuns hemsida. 4. Unikoms förslag på prismodell för tjänsten användarkonto för förtroendevalda godtas. Det innebär att kostnaden per förtroendevald för 2016 är kr. 5. Administrationem av konton i MobileIron ska hanteras av kommunkansliet. 6. Kostnaderna för kontona ska finansieras: Alt 1: ur respektive nämnds budget för de förtroendevalda som tjänstgör i nämnd, kostnaderna för revisorernas konton ska finansieras ur revisionens budget och övriga förtroendevaldas konton ska finansieras ur kommunfullmäktiges budget. Alt 2: ur kommunstyrelsens tillförfogandekonto. Ärendebeskrivning De förtroendevalda i Höörs kommun har en längre tid efterfrågat kommunala e- postadresser. Om alla förtroendevalda i Höörs kommun hade en e-postadress som lades ut på hemsidan skulle poängen i SKL:s årliga undersökning kommunens kvalitet i korthet (KKiK) förbättras. Kommundirektören har på uppdrag av kommunstyrelsens arbetsutskott utrett möjligheten att ge samtliga förtroendevalda i Höörs kommun en kommunal e- postadress. Idag betalar kommunen (om man utgår från att idag kostar kr) kr/år för 23 förtroendevalda. Det är respektive nämnd som själv betalar för de adresser som de förtroendevalda använder. Med det nya priset skulle kostnaden istället bli kr/år för dessa 23 förtroendevalda. Om samtliga 105 förtroendevalda ha Höörs kommun: Box Höör Besöksadress: Södergatan 28 Höör Tel: Fax: kommun@hoor.se

10 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Sida KSF 2016/147 2 (2) KOMMUNLEDNINGSKANSLIET blir kostnaden kr/år vilket är kr mer än vad som betalas idag. En förutsättning för angivet pris är att samtliga förtroendevalda ansluts till tjänsten. Kommunstyrelsens tillförfogandekonto är i dagsläget intecknat varför alternativa beslutsförslag anges för finansieringen av förslaget. Administrativt ansvarig blir kommunkansliet och huvudansvaret läggs på kansliets administratör med respektive nämndsekreterare som backup. Organ: Ansvarig: Backup: Kommunfullmäktige Staffan Olofsson Karin Björner Kommunstyrelsen Staffan Olofsson Karin Björner Barn- och Staffan Olofsson Gunilla Skoog Nilsson utbildningsnämnd Kultur- och fritidsnämnd Staffan Olofsson Gunilla Skoog Nilsson Socialnämnd Staffan Olofsson Thomas Andersson Teknisk nämnd Staffan Olofsson Thomas Andersson VA-GIS-nämnd Staffan Olofsson Thomas Andersson Miljö- och Staffan Olofsson Agneta Johansson byggnadsnämnden Revisorerna Staffan Olofsson Agneta Johansson Övriga förtroendevalda Staffan Olofsson Agneta Johansson Gunilla Dencker Skog Kanslichef gunilla.denckerskog@hoor.se