KARLSTADS KOMMUN. Ärende 9

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "KARLSTADS KOMMUN. Ärende 9"

Roger Fredriksson
för 8 år sedan
Visningar:

1 KARLSTADS KOMMUN Ärende 9

2 Dnr KS sid 1 (2) KARLSTADS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Tjänsteskrivelse Karin Holmgren, karin. holmgren@karlstad.se Breddinförande av digital distribution av möteshandlingar via läsplatta till kommunstyrelsen Dnr KS Dpl 09 Kommunledningskontorets förslag 1. Från och med september 2012 övergår kommunstyrelsen från pappersutskick till digital distribution av möteshandlingar i läsplatta. 2. Kommunledningskontoret får i uppdrag att teckna ett avtal, omfattande 36 månader, med Netpublicator för appen Docs som möjliggör ett införande i hela koncernen. 3. Kostnaden för ett breddinförande för kommunstyrelsen, perioden augustidecember 2012, är 55 tkr och finansieras ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter (ansvar 141, verksamhet 901). Sammanfattning av ärendet Under våren 2012 har det genomförts en pilot gällande digital distribution av möteshandlingar i läsplatta för kommunstyrelsen. Under piloten är det appen Docs från Netpublicator som har testats iläsplattan ipad. Piloten har omfattat tio användare, varav två administratörer som har laddat och publicerat handlingar i appen. Piloten har pågått under en fyramånadersperiod. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 30 maj Kommunledningskontorets tjänstemannayttrande den 30 maj C~V0~- ~~uv\ Carina Wiberg (>5 Karin Holmgren \ administrativ chef administrativ utvecklare Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: Fax: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

Från och med september 2012 övergår kommunstyrelsen från pappersutskick till digital distribution av möteshandlingar i läsplatta. 2. Kommunledningskontoret får i uppdrag att teckna ett avtal, omfattande 36 månader, med Netpublicator för appen Docs som möjliggör ett införande i hela koncernen.

3 Dnr KS sid 2 (2) Beslutet skickas till Samtliga nämnder och bolag (fdr kännedom) Kommunledningskontoret, IT -enheten, Inge Hansson och Emil Joelsson Kommunledningskontoret, Karin Jonsson

4 Dnr KS Dpl 09 sid 1 (4) KARLSTADS KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Tjänstemannayttrande Karin Holmgren, karin.holmgren@karlstad.se Breddinförande av digital distribution av möteshandlingar via läsplatta till kommunstyrelsen Dnr KS Dpl 09 Ärende Under våren 2012 har det genomförts en pilot gällande digital distribution av möteshandlingar i läsplatta för kommunstyrelsen. Under piloten är det appen Docs från Netpublicator som har testats iläsplattan ipad. Piloten har omfattat tio användare, varav två administratörer som har laddat och publicerat handlingar i appen. Piloten har pågått under en fyramånadersperiod. Användarna har erbjudits en utbildning i hur man läser handlingar i appen. Resultat av utvärderingen I slutfasen av piloten skickades en enkät till de åtta användarna. Svarsfrekvensen var 62,5 %. Vi är medvetna om att det är ett litet underlag för att kunna dra tydliga slutsatser men det ger en vägledning. Enkäten fokuserar på appens funktionalitet och användarvänlighet. När vi sammanfattar svaren på de frågor som handlar om att förflytta sig i appen, läsa handlingar och gör anteckningar i handlingarna i appen så är en övervägande del av användarna positiva och tycker att det fungerar "bra till mycket bra". Vad gäller funktionen att följa möteshandlingar i appen under sammanträdet tycker tre av användarna att den är mycket bra medan två anser att det är mindre bra. En synpunkt som kommer från användarna är att man ska kunna ha flera handlingar öppna samtidigt. Detta är inte möjligt idag men kommer i nästa version av appen. En övervägande del av användarna tycker att inläsning av beslutsunderlag har underlättats i och med appen. När det gäller att helhets bedöma digitala utskick jämfört med pappersutskick är fyra av fem positiva till digitala utskick. Postadress: Kommunledningskontoret, Karlstad Besöksadress: Tage Erlandergatan 8 Webb: karlstad.se Tel: Fax: E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: PIusGiro: Bankgiro:

distribution av möteshandlingar i läsplatta för kommunstyrelsen. Under piloten är det appen Docs från Netpublicator som har testats iläsplattan ipad.

5 Dnr KS ?8 sid 2 (4) Säkerheten i appen Kommunledningskontoret har undersökt säkerheten i appen och gör bedömningen att leverantören har ett högt säkerhetstänkande. All kommunikation med servern sker krypterat. Leverantören använder sig av ett certifikat på samma nivå som storbanker använder. Sekretessfunktionen har inte kunnat testas under piloten men den kommer att bygga på en 2-faktorsinloggning där man som användare av appen ombeds att mata in en engångskod som skickats ut via SMS kopplat till de dokument som administratörer markerat att de kräver verifiering. Fördelar med digital distribution av möteshandlingar Kommunledningskontoret har också utvärderat effekt- och kvalitetsvinster inom administration och distribution. Att jämföra administrationskostnader får de två olika arbetssätten är svårt. Stadssekretariatet, som ansvarar för utskicken, kan endast uppskatta och jämföra de två olika arbetssätten. Vi ser flera fördelar med digital distribution: Tillgängligheten av handlingar för förtroendevalda ökar - Läsplattan är enkel att ha med sig och man kan läsa handlingar i stort sett överallt. Dessutom finns alltid tillgång till äldre möteshandlingar och anteckningar. Bättre service till förtroendevalda - Stadssekretariatet kan snabbare och enklare få ut handlingar till förtroendevalda genom att distribuera dem i läsplattan. Arbetssätt som att kopiera och lägga handlingar i postfack respektive skicka med post försvinner. Effektivisering - Stad s sekretariatet bedömer att administrationsarbetet effektiviseras genom digital distribution och att vissa arbetsmoment försvinner och den arbetstiden kan istället läggas på att kvalitetssäkra handlingarna. Den befintliga årskostnaden för kommunstyrelsens tryck av möteshandlingar och porto är drygt 160 tkr/år. Utöver det tillkommer kostnader för extra tryck, vilket stadssekretariatet till stor del kopierar själva, samt administrationskostnader för att sammanställa möteshandlingarna till tryck. Dessa kostnader försvinner i och med övergången till digitala utskick. Bedömning av piloten som helhet Kommunledningskontoret konstaterar att piloten har visat ett positivt resultat, både från användarna och från administratörerna. Kommunledningskontoret föreslår att ett breddinförande för hela kommunstyrelsen sker från septembers sammanträden. Breddinförandet kommer att omfatta totalt 46 användare, fördelat på förtroendevalda, politiska sekreterare och tjänstemän på kommunledningskontoret. Avtalet ska omfatta 36 månader och gälla från och med augusti Avtalet innefattar licenser för hela koncernen.

Sekretessfunktionen har inte kunnat testas under piloten men den kommer att bygga på en 2-faktorsinloggning där man som användare av appen ombeds att mata in en engångskod som skickats ut via SMS

6 Dnr KS ?8 sid 3 (4) Kostnader för ett bredd införande Infor piloten gjordes en ekonomisk kalkyl på helårs basis for ett breddinforande i kommunstyrelsen. Den beräknade kostnaden var då drygt 240 tkr. Kalkylen har reviderats med anledning av att antalet användare har ökat från 36 till 46 stycken samt räknats om till att omfatta augusti till december 2012 (5 månader), se tabellen nedan. Det kommer även att bli en kostnadsminskning när fler nämnder och styrelser använder sig av digital distribution eftersom många fortroendevalda har fler uppdrag i koncernen. Den har inte räknats in i kalkylen. Kalkyl för kommunstyrelsen 2012 (tkr Kostnad för pilot Kostnad för införande Totalt 10 användare komm unstyreisen 2012 augusti - december 2012 startpaket licenskostnad app läsplatta 50 75* 125 skalskydd summa kostnad for pappersutskick summa *Finns två läsplattor som köptes in/öre piloten. Kostnaden/ör dessa är inte redovisad här. Kommunstyrelsens kostnad juli 2015 (tkr) mån kommunstyrelsens andel av licenskostnad app* läsplattor** summa kostnad for pappers utskick summa *Kommunstyrelsens andel av kostnaden for fast och rörlig licens sjunker i takt med att antal användare i koncernen ökar. Kalkylen är räknad på uppskattade volymer under kommande år. Kommunledningskontoret har gjort en intresseforfrågan angående digitala utskick till samtliga nämnder och bolag och intresset är stort. Under 2013 kommer flertalet av nämnderna att vilja distribuera sina möteshandlingar digitalt i läsplatta. ** I kostnad för läsplattor igår 3G abonnemang med fri surf 948 kr/år samt licens for Lotus Notes 760 kr/år. Licens for synkijänsten Traveler är inte inräknad.

Kalkylen har reviderats med anledning av att antalet användare har ökat från 36 till 46 stycken samt räknats om till att omfatta augusti till december 2012 (5 månader), se tabellen nedan.

7 Dnr KS sid 4 (4) administrativ chef administrativ utvecklare

Relevanta dokument

Införande av digital distribution av möteshandlingar till vård- och omsorgsnämnden via läsplatta

Införande av digital distribution av möteshandlingar till vård- och omsorgsnämnden via läsplatta Ärende 8 Dnr VON-2012-249 Dpl 09 sid 1 (4) VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Administrativa staben Tjänsteskrivelse 2012-07-31 Rakel Salomonsson, 054-540 55 51 rakel.salomonsson@karlstad.se Vård- och omsorgsnämnden