Digitala utskick till nämnderna

Transkript

1 (14) PM Samtliga nämnder Digitala utskick till nämnderna Innehållsförteckning SAMMANFATTNING... 2 INLEDNING OCH SYFTE... 2 ARBETSPROCESSEN... 2 KRAV PÅ DIGITALA HANDLINGAR... 3 KOSTNADER... 4 Kostnader för pappersutskick... 4 Kostnader för digitala utskick... 4 Jämförelse kostnader pappersutskick och digitala utskick... 7 RESULTAT AV TEST I UTBILDNINGSNÄMNDEN... 7 ANDRA KOMMUNER MED DIGITALA UTSKICK... 7 HUR KOMMER DET ATT FUNGERA I PRAKTIKEN?... 8 Beslut... 9 Förslag för utskick av handlingar... 9 Support och utbildning Installation Beställning och utkvittering VAL AV PLATTA FORTSATT UTVECKLING SLUTRESONEMANG POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, Nacka Stadshuset, Granitvägen info@nacka.se

2 2 (14) Sammanfattning Tryck och utskick av handlingar inför nämnderna innebär betydande kostnader för kommunen. Under 2011 var den sammanlagda kostnaden kr. Flera kommuner har övergått till digitala utskick och Utbildningsnämnden har sedan oktober testat med digital hantering. Syftet med digitala utskick är framför allt att minska kostnaderna och öka tillgängligheten av handlingarna. Dessutom innebär digitala utskick att ledtiden för utskick förkortas. I praktiken innebär digitala utskick att förtroendevalda får handlingar digitalt till sin e-post. För förtroendevalda med behov av verktyg för att läsa digitala handlingar ges möjlighet att få en läsplatta och även 3G abonnemang. Utbildningar och support kommer att finnas för de förtroendevalda som önskar. Hur distributionen av digitala handlingarna ska fungera till respektive nämnd får utformas i detalj under övergångsfasen. Kostnaderna kommer under första året innebära dels kostnader för inköp av läsplattor dels den fortsatta kostnaden för pappersutskick under en övergångsperiod. Beräknat på två år kommer dock kostnaderna att minska för utskick av handlingarna om man väljer att övergå helt till digitala utskick. Inledning och syfte I kommunen finns, utöver kommunfullmäktige och kommunstyrelsen, 10 nämnder och varje år hålls det över 130 sammanträden 1. Till dessa sammanträden produceras en stor mängd pappershandlingar som är beslutsunderlag till ärendena i nämnden. I flera kommuner testas nu att gå från pappersutskick av handlingar till digitala utskick. Nacka har sedan i oktober 2011 testat digitala utskick med läsplattor i Utbildningsnämnden. Syftet med att övergå till digitala utskick är flera, inte minst att minska kostnaderna men även korta ledtiderna för utskick och underlätta tillgången av handlingar för förtroendevalda. Att trycka pappershandlingar är resurskrävande ur flera synpunkter såväl tid som personellt och ekonomiskt. Snabbare distribution leder till mer tid för inläsning alternativt framställande av handlingar. Kommunen hänvisar idag medborgare till att sköta flera ärenden digitalt och i många andra sammanhang är vi hänvisade till digital information. Efterfrågan börjar också komma från de förtroendevalda att övergå till en effektiv hantering av utskick genom digital hantering. Arbetsprocessen Under vintern 2010 gjordes ett första steg mot digital nämndhantering genom att intervjuer genomfördes med förtroendevalda och tjänstemän. Utbildningsnämnden visade tidigt intresse för att prova på digital nämndhantering med läsplattor och fick därför agera inkl sammanträden för KSAU, KSVU och Socialutskottet. Valnämnden har under ej valår oftast inget sammanträde eller endast enstaka sammanträden.

3 3 (14) testnämnd. Under september och oktober 2011 fick Utbildningsnämnden därmed läsplattor och utvärdering skedde under november. Parallellt har det funnits en arbetsgrupp med ledamöter från Kommunfullmäktige som diskuterat digital hantering av beslutsunderlag. En grupp från Miljö- och stadsbyggnadsnämndens har tillsatts för att genomföra tester under våren för nämndens speciella handlingar. Krav på digitala handlingar För att hantera digitala utskick krävs rätt verktyg för att göra handlingarna minst lika åtkomliga och läsbara som med pappershantering. Under arbetets gång har ett antal krav och önskemål på både läsplattan och handlingarna tagits fram. Möteshandlingarna Behövs bättre struktur på handlingar idag fler filer än mötespunkter Innehållsförteckning Ett möte - ett dokument Sökbart fritext Länkningar till tidigare beslut, lagar, kartor etc. Möjlighet att på läsplattan göra: Göra anteckningar Markera text Sökfunktion Behålla anteckningar från tidigare möten Skicka e-post Göra utklipp Hoppa mellan länkar och index Läsplattan ska ha: Bättre läsbarhet än PC Lång batteritid 3G Mötet: Reservlösningar, t.ex. pappershandlingar Möjlighet till laddning Allmänt tillåta olika tekniska lösningar Olika operativsystem både PC, Mac och läsplattor

4 4 (14) Kostnader Kostnader för pappersutskick Nämndernas kostnader för tryckning och frankering under år 2011 blev totalt ca 1,9 miljoner 2. Detta ger en kostnad per möte med ca kr. Utöver denna kostnad ligger en kostnad på kr fördelad mellan nämnderna för bl.a. finansiera leasing av tre kopieringsmaskiner, lokaler och personal som behövs för den omfattande mängd handlingar som idag trycks. I kostnaden ingår inte kostnader för framställning av handlingar och kallelser, dvs det arbete nämndsekreterare och handläggare gör. Dessa kostnader är inte beräknade eftersom tidsåtgången vid framtagande av digitala utskick och pappersutskick antas vara likvärdig. Kostnad 2011 för pappersutskick Kostnad pappersutskick Kommentar Tryck och frankering Helår 2011 för samtliga nämnder. Rörliga kostnader enligt avtal Fast kostnad avtal för grafisk service (lokaler, utrustning o personal) Total kostnad per år Fördelas mellan nämnderna utifrån föregående års förbrukning Per förtroendevald och år Beräknat på 200 förtroendevalda Kostnader för digitala utskick Kostnaden för kommunen för digitala utskick är beroende av i vilken mån och vilken sort kommunen erbjuder förtroendevalda teknisk utrustning. Flera förtroendevalda kan antas ha egna datorer eller läsplattor som de även önskar använda i sitt uppdrag som förtroendevald. Men för dem som inte har det eller av olika orsaker inte vill använda egna verktyg till detta bör nämnderna erbjuda en läsplatta. För de med behov av platta för att läsa handlingar erbjuds två olika läsplattor; Ipad 2 16 Gb 3G respektive Samsung Galaxy 16 Gb 3G. Genom kommunens leverantör av datorer, Atea, finns möjligheten att antingen leasa eller köpa läsplattor. Det mest förmånliga är att köpa plattor till de som har behov. Livslängden beräknas till 2 år. För åtkomst av handlingar via läsplatta behövs uppkoppling mot nätverk. Många förtroendevalda antas ha det hemma eller tillgång till det via publika nätverk, såsom i stadshuset och på biblioteken, men i de fall det inte finns har kommunen avtal med Telenor om 3G abonnemang. Kostnaden för ett sådant 2 I den summan ingår även för Social- och äldrenämnden socialutskottet och delar av övriga Socialtjänstens kostnader.

5 5 (14) abonnemang är 119 kr/månad. Med ett 3G abonnemang kan man surfa var som helst och därmed ha tillgång till sin e-post. Kostnader tillkommer även för support, utbildning, manualer och installation av läsplattorna. Utan beställningar av tryck och frankering av nämndhandlingar finns inte behov av samma utrustning inom intendenturen som sköter tryckning. Intendenturen kommer ha fortsatta uppdrag från andra verksamheter och därmed ha kvar maskiner, men inte i samma omfattning. Den fasta kostnaden på kr som fördelas mellan nämnderna upphör år 2013 om nämnderna går över till digital hantering. Det är värt att påpeka att om endast någon eller några nämnder övergår till digitala utskick finns fortfarande behov av att leasa kopieringsmaskiner och den kostnaden finns då fortfarande kvar att fördela på nämnderna. En kostnad för appar till läsplattan tillkommer i och med digitala utskick. En app är ett program man har på läsplattan som gör det möjligt att anteckna, markera text m.m. i PDFfiler tillkommer, den är ca 40 kr per användare. Dessutom tillkommer licenskostnad för programvara för nämndsekreterarna för att skapa PDF dokument, ca 4000 per licens. Kostnaden för år 1 innebär både tillkommande kostnader för digitala utskick samt nuvarande kostnader för pappersutskick året ut. De rörliga kostnaderna för år 1 kan eventuellt bli lägre om nämnderna väljer att övergå till digitala utskick tidigare än vid årsskiftet. Kostnaden för plattor är beräknad på att alla 200 förtroendevalda har behov av en platta istället för att använda sin egen dator eller läsplatta. Kostnaderna kan därmed antas vara högt räknade jämfört med verkligt utfall. Beräknad kostnad för utskick, år 1 Kostnad utskick Kostnad Kommentar Kostnad år 1 År 2012 (beräknat 200 förtroendevalda) Läsplatta Beräknat med 3836 kr för Ipad 2 16 Gb 3G (kostnad för Galaxy är ca 4000) Läsplatta extra plattor extra för utlåning. Fördelas på nämnderna 3G abonnemang kr/mån enligt avtal med Telenor Support och utbildning och installation Beräknad kostnad för Servicecenters tjänster. fördelas på nämnderna utifrån antal läsplattor och tjänster per nämnd Licenskostnad Adobe Acrobat X Pro kr st * 10 användare, dvs NS och servicecenter PDF läsare (app) till platta 8000 ex RepliGo eller Goodreader ca 40 kr st Kostnad digitala utskick år Utan 3G abonnemang kr Per förtroendevald och år 6095,8 Utan 3G abonnemang 4668 kr

6 6 (14) Kostnad för leasing av kopieringsmaskiner Rörlig kostnad, tryck och frankering Fast kostnad enligt avtal för grafisk service. Leasing på avtal, går ut okt 2012, 2014 resp Samma kostnad som för 2011 Total kostnad år Utan 3G abonnemang kr Per förtroendevald och år 18195,8 Utan 3G abonnemang kr År 2 förväntas alla nämnder ha övergått helt till digitala utskick därmed upphör både de fasta och rörliga kostnaderna för tryck och frankering. Med i beräkningen är köp av 10 nya plattor vid eventuella förluster och annat som inte täcks av försäkring. Utbildningskostnaderna kan förväntas vara lägre än år 1 och manualerna finns redan framtagna därmed minskar kostnaderna för support och utbildning. Beräknad kostnad för utskick, år 2 Kostnad år 2 år 2013 (med dagens kostnader) Support och utbildning och installation Beräknad kostnad för Servicecenters tjänster. fördelas på nämnderna utifrån antal läsplattor och tjänster per nämnd Nya plattor 10 st med dagens kostnad för Ipad 2 3G abonnemang kr/mån Total kostnad år Utan 3G abonnemang kr Per förtroendevald och år 1820 Utan 3G abonnemang 391 kr Den beräknade livslängden för en läsplatta uppskattas till 2 år. Inköp av nya plattor bör behovsprövas men i kostnadsberäkningen antas att alla plattor ersätts. Beräknad kostnad för utskick, år 3 Kostnad år 3 år 2014 (med dagens kostnader) Nya plattor med dagens kostnad för Ipad 2, 200 st Läsplatta extra plattor extra för utlåning. Fördelas på nämnderna 3G abonnemang kr/mån enligt avtal Support och utbildning och installation PDF läsare till platta 8000 ex RepliGo eller Goodreader ca 40 kr st Total kostnad år Utan 3G abonnemang kr Per förtroendevald och år 5745,8 Utan 3G abonnemang 4318 kr

7 7 (14) Kostnaderna fördelas på nämnderna utifrån de faktiska kostnaderna per nämnd, dvs hur många som använder kommunens platta respektive 3G abonnemang. Då kostnaden för läsplattor och 3G abonnemang kommer att tas av respektive nämnd föreslås att nämnden står för beslut om finansiering. Jämförelse kostnader pappersutskick och digitala utskick För att få en överskådlig bild av kostnaderna har måtten total kostnad och kostnad per förtroendevald lagts i samma tabell. År 1 motsvarar enligt planeringen år 2012 osv. Papper Digitalt Total Kommentar Total Per för.vald Total Per för.vald Total Per för.vald år År Med 3G abonn. År Med 3G abonn. År Med 3G abonn. Under en treårsperiod är den totala kostnaden kr och årsutfallet kr. Per förtroendevald innebär det en kostnad på 8587 kr per år. Resultat av test i Utbildningsnämnden Sedan oktober har Utbildningsnämnden haft digitala utskick av nämndhandlingar. Under september och oktober fick ledamöter ut läsplattor för att kunna hantera de digitala filerna. Utskicksprocessen var sådan att nämndsekreteraren gjorde en sammanställning av samtliga handlingarna inför mötet i PDF och mailade ut till ledamöterna. Plattan ger direkt åtkomst till e-posten och de förtroendevalda kunde om de ville ladda ned appar för att kunna skriva, stryka under m.m. i PDF filerna. Utbildningsnämnden fick inte 3G abonnemang till plattorna. Under en period skickades både pappershandlingar och digitala handlingar ut. Till januarimötet fick endast nya ledamöter pappershandlingar och sedan februari har nämnden helt upphört med pappershandlingar. En utvärdering gjordes kort efter införandet av digitala utskicken i slutet av november. Utvärderingen visade att helhetsbedömningen av digitala utskick blev 4,18 (på en 5-gradig skala) i jämförelse med pappersutskick. Flera påpekade att det kommer att bli ännu bättre när man lärt sig hantera digitala utskicken och läsplattan. Många kommenterade också hur viktigt det är med support. Andra kommuner med digitala utskick Digitala utskick av nämndhandlingar är på gång i flera kommuner i Sverige. Som jämförelse och inspiration har kontakt tagits med några av de kommuner som använt sig av digitala utskick under en period. En sammanställning av svaren redovisas i tabellen nedan. Distributionssätt Verktyg 3G Välja mellan papper el digitalt Bengtsfors app + e-post Ipad Ja Nej Köping App Ipad Ja Nej

8 8 (14) Knivsta e-post Minidator Ja Nej Lysekil webb med inloggning Nej Nej Ja/Nej 1 Malmö App Ipad Ja Nej 2 Halmstad webb med inloggning Ipad Ja Nej Värmdö Drop Box Ipad Nej Nej 1. i en nämnd har ledamöterna fått välja papper eller digitalt 2. men föredragningslista och sammanställning över större ärenden skickas i papper till alla Flera kommuner kommenterar att de fått många positiva kommentarer från de förtroendevalda och att man samtidigt sparar tid med digitala utskick. Hur kommer det att fungera i praktiken? Riktlinjen har varit att göra utskicken enkla att skicka ut, utan extra kostnader samt enkla att hantera för mottagarna. Sedan flera år tillbaks finns nämndhandlingarna tillgängliga digitalt genom att de publiceras inför varje nämndsammanträde på Några problem att hantera är att det kan vara stora filer, filer som kan vara svåra att läsa digitalt samt att det sker flera utskick till ett och samma nämndmöte. Nämnderna har idag olika rutiner för hur utskicken går till, i vissa fall sker två utskick till hela nämnden. Ett första utskick till samtliga innan den politiska beredningen (dvs det är fortfarande arbetsdokument) och sedan ett kompletterande utskick med reviderade och kompletterande handlingar. En annan variant är att skicka handlingar enbart till den politiska beredningen för att efter beredning skicka till samtliga. Ett tredje alternativ är att det inte skickas några handlingar alls inför den politiska beredningen och att det sedan sker ett utskick till samtliga i nämnden. Det som ställer till vissa problem är att det skickas arbetsdokument till nämnden och det sker revideringar och kompletteringar i redan utskickat material. Att nämnderna har valt att hantera utskicken olika har troligtvis grund i både olika förutsättningar och olika vanor. Motiveringen exempelvis till att ha två utskick, ett fullständigt utskick till alla i nämnden innan den politiska beredningen och sedan komplettera efter beredningen är för att handlingarna är så omfattande och tidskrävande att läsa in. Flera av handlingarna passerar dessutom genom olika instanser i olika omgångar, samma handlingar går först till kommunstyrelsens arbetsutskott, sen till kommunstyrelsen för i vissa fall även gå vidare till kommunfullmäktige. Även handlingar i facknämnd går i vissa fall till kommunstyrelsen. Detta innebär att förtroendevald kan få samma handlingar i ett ärende fyra gånger, en gång i facknämnd och sen arbetsutskottet följt av kommunstyrelsen och slutligen kommunfullmäktige. Problemet blir att anteckningar och andra förberedelser gjorda i handlingarna i ett första utskick inte kan överföras till nästa utskick. Någon enkel lösning på att föra över anteckningar m.m. finns inte, alternativet är att använda anteckningar vid sidan av.

9 9 (14) Att det finns olika arbetssätt idag och säkert välmotiverade sådana gör det svårt att bestämma i detalj en gemensam digital process, vilket annars hade varit önskvärt. Därför anges en metod nedan som kan varieras till respektive nämnd. Det kan nämnas att alternativet med att använda Dropbox har setts över. Dropbox är i enkla ordalag en gemensam yta för lagring av dokument, dvs flera personer kan nå samma dokument på samma plats utan att handlingen behöver mailas. Dropbox finns i gratisversion upp till lagring med 5 GB. Datainspektionen har lämnat ett utlåtande över Enköpings hantering av nämndhandlingar i Dropbox. Datainspektionen jämställer Dropbox med att publicera dokument på webben, så Nacka kommun skulle alltså kunna använda Dropbox så länge det inte handlar om utskick av arbetsdokument vilket det gör idag i flera nämnder. Flera kommuner har köpt in eller utvecklat egna appar för distribution av nämndhandlingar. Det medför en högre kostnad och vinsterna kan diskuteras. Dessutom kan de som vill använda sin egen dator inte få åtkomst till filerna på samma sätt då apparna används med läsplatta. Sekretesshandlingar ingår inte utskick av digitala handlingar utan får i dagsläget hanteras med pappersutskick. Överförmyndarnämnden ingår därför inte i denna övergång till digitala utskick. Social- och äldrenämnden kommer att få en dubbelhantering, handlingar med sekretess skickas med vanlig post och övrigt digitalt. Socialutskottets handlingar skickas endast med vanlig post. Valnämnden har, förutom i samband med val, endast ett fåtal möten. Under år 2011 endast ett möte och 2012 ett möte inplanerat. I och med det låga antalet möten ingår inte valnämnden i dagsläget i övergången till digitala utskick. Under en övergångsperiod skickas pappersutskick i vanlig ordning ut. Övergångsperioden upphör förslagsvis senast till årsskiftet 2012/2013. Efter denna period kan pappersutskick inte väljas, detta för att undvika dubbelarbete och dubbla kostnader. Varje nämnd får avgöra när man tycker tiden är mogen för att upphöra med pappersutskicken. Beslut Respektive nämnd beslutar själva att finansiera läsplatta respektive 3G abonnemang samt även när de kompletterande pappersutskicken bör upphöra. Specifika rutiner för utskick kan tas av respektive nämnd men med utgångspunkt i förslaget om utskick. Förslag för utskick av handlingar Den grundläggande processen för digitala utskick är enkel och utan extra kostnad. Alla handlingar till en specifik nämnd sammanställs av nämndsekreteraren inför respektive sammanträde till ett enda PDF-dokument. I samband med detta komprimeras filerna så mycket som möjligt för minska filstorleken. Dokumentet skickas ut med e-post till

10 10 (14) förtroendevalda i nämnden. E-postadressen som kommer att användas till förtroendevalda är uteslutande nackaadresser, dvs namn.efternamn@nackas.se. För de nämnder som har flera utskick får detta hanteras på samma sätt. Vid omfattande utskick både gällande storlek på filer och mängd kan andra alternativ på utskick göras, exempelvis genom att skicka ärende 1-10, osv. Handlingarna kommer precis som idag även finnas tillgängliga på Idag får revisorer och vissa bibliotek handlingar i pappersversion, även dessa utskick bör göras digitalt för att slippa dubbelarbete. För att leva upp till behoven som framkommit om att kunna göra anteckningar och markeringar i texten kommer användaren av läsplatta kunna använda appar som möjliggör detta. En app är ett program som används i mobiler och läsplattor, dessa laddas ned till plattan. För förtroendevalda med egna läsplattor finns möjlighet att ladda ned samma appar och få pengarna tillbaka för kostnaden. PDF filerna kan läsas lika bra med egen dator genom exempelvis PDF-läsaren Adobe reader X som går att ladda ned gratis. Support och utbildning Servicecenter är den interna organisationen för support av bl.a. IT frågor. I och med införandet av digitala utskick kommer servicecenter vara den enhet som ger support och stöd till förtroendevalda med läsplattor. Servicecenter har även uppdraget att utbilda och skapa utbildningsmaterial samt att hantera lånepoolen för läsplattor. Servicecenter har vanligtvis öppet under kontorstid, men utbildningar kommer att hållas på kvällstid. I samband med att förtroendevald kvitterar ut platta finns ett informationsmaterial med för att installera e-postkontot och annat som är bra att veta. Det kommer att finnas utbildningstillfällen under våren och även till hösten som är öppna för alla. Utbildningstillfällena är uppdelade för Ipad respektive Samsungplattor. Kommande år kommer utbildning hållas utifrån behov, efter valår kan det vara extra viktigt med utbildning. Om plattan går förlorad kan servicecenter hjälpa till att radera e-post om man så önskar. Installation Samsungplatta kommer att vara installerad med app för att läsa och hantera PDF, dvs göra anteckningar m.m.. Vid val av Ipad måste varje enskild göra detta själv genom att skaffa ett ituneskonto, eftersom den rekommenderade appen kostar en slant får användaren ett s.k. giftcard som kan användas som betalning för appen. Varje enskild användare får lägga in sitt e-postkonto på plattan. Manual för detta kommer att finnas och det kommer även gås igenom på utbildningstillfällena.

11 11 (14) För de med egen dator kommer man åt e-posten via webbläsaren, på samma sätt som idag, Beställning och utkvittering Förtroendevald beställer läsplatta och eventuellt 3G kort via Servicecenter. Förtroendevald mailar till och anger ansvar för nämnden och vad beställningen avser, dvs Ipad 2 16 GB 3G eller Samsung Galaxy 16 GB 3G och om det ska vara 3G abonnemang. Servicecenter förutsätter att förtroendevald fått godkännande av nämnd. Nämnden äger plattan och den förväntas endast användas som ett arbetsverktyg för nämndhandlingar. Servicecenter meddelar förtroendevald när platta kommit och förtroendevald kan därefter kvittera ut platta från servicecenter i stadshuset under kontorstid. Val av platta Handlingarna som distribueras digitalt kan läsas på såväl hemdator som platta. Läsplattan kommer inte ge tillgång till kommunens intranät eller interna system. Under vintern 2010/2011 gjordes tester av tjänstemän på ett flertal plattor. Några läsplattor uteslöts direkt efter test bl.a. på grund av för liten skärm. Inför utbildningsnämndens test av digitala utskick beslutades att testa Acer A501 (Android), motiveringen till denna platta var bl.a. i jämförelse med Ipad; bättre skärmupplösning, USB och HDMI utgång samt att den stödjer fler filformat och större tillgång till relevanta applikationer. I och med att modellen som testades av UBN, Acer A501, utgår ur sortimentet har nya tester gjorts. Denna gång med Samsung Galaxy (Android plattform) och Ipad 2 (ios plattform). Stöd för att skapa kommentarer, göra markeringar, understrykningar m.m. finns för såväl Samsung Galaxy och Ipad. Android och ios, som Ipad använder, är olika plattformar som läsplattorna bygger på. Olika appar är framtagna för de olika plattformarna men i stort sett går det att hitta motsvarande appar för respektive plattform. Likaså finns möjlighet för direktåtkomst till e-post och navigering mellan ärenden i båda plattorna. Ipad är kända för att vara användarvänliga, bedömningen är Samsung Galaxy har motsvarande kvaliteter gällande användarvänlighet. Det finns att läsa flera olika tester på nätet där Ipad 2 och Samsung Galaxy jämförs. Valet verkar i mångt och mycket vara en smaksak. Samsung har GPS och bluetooth vilket inte Ipad har, vidare kan inte Ipad visa flashvideo. Ipad har flera appar att ladda ned men å andra sidan styr Apple appvalen hårdare än android. Appar till Android plattor som behövs för att hantera PDF filer kan installeras centralt av Servicecenter, däremot måste appar till Ipad laddas ned av respektive användare. Andra funktioner med plattan förutom de nämnda i intervjuerna, att skicka e-post, göra anteckningar m.m., är också att kunna läsa och hantera olika format, föra över filer från

12 12 (14) dator till läsplatta och vice versa samt att kunna koppla upp plattan mot skärm i sammanträdesrum. Detta löser de båda olika plattorna men på olika sätt, i flera fall måste man ha en adapter för att lösa detta. Då det är en smaksak vilken platta föreslås att kommunen ger möjlighet att välja antingen Ipad 2 eller Samsung Galaxy. Ipad 3 väntas komma till Sverige under våren 2012, men då skillnaden mellan Ipad 2 och 3 är små framför allt utifrån ändamålet att läsa handlingar har valet fallit på Ipad 2 som är billigare än Ipad 3. Det som skulle tala för Ipad 3 är skärmen som ska vara bättre och därmed underlätta att läsa handlingarna. Läsplattan är ett arbetsverktyg och ska endast användas för att läsa handlingar och e-post eller annat kopplat till uppdraget som förtroendevald, varje förtroendevald kommer vid utkvitterandet skriva under överenskommelse om detta. Fortsatt utveckling Inför införandet av digitala utskick har olika alternativa lösningar diskuterats, som tidigare nämnts har Dropbox och appar diskuterats. För att slippa initiala kostnader har valet fallit på alternativet att skicka handlingar med e-post. Miljö- och stadsbyggnadsnämnden har några problem som både är generella och specifika, några av problemen som identifierats är: - Stora filer som kan vara svåra att skicka respektive att öppna - Svårlästa filer digitalt, exempelvis detaljplanekartor eller förminskade filer - Flera utskick, reviderade handlingar och kompletterande handlingar skickas i utskick 2. Kan bli svårhanterbart med olika filer och versioner. En grupp från Miljö- och stadsbyggnadsnämnden kommer att testa olika utskicksvarianter, resultatet från dessa tester kanske kan inspirera andra nämnder med liknande problem. Handlingarna som nu produceras är tänkta framför allt för utskrift. Eller snarare åtminstone inte framtagna utifrån ett klart syfte att vara så enkla som möjligt att läsa digitalt. Här finns det säkerligen ett jobb att göra internt inom kommunen. Efter hand bör varje nämnd fundera på hur man vill hantera utskick av arbetsdokument och kompletteringar m.m. Dessutom bör man fundera på hur förtroendevalda kan använda sina redan gjorda förberedelser i ett utskick till nästa utskick. Förslagsvis görs en utvärdering, antingen per nämnd eller centralt, som underlag för förbättringar. Slutresonemang Digitalisering sker överallt i vår omvärld och inte minst inom kommunen och gentemot våra medborgare. Idag är det vanligare att information distribueras digitalt än med papper. Detta samtidigt som kostnaderna för utskick av pappershandlingar till kommunens nämnder idag är höga. Nya verktyg för att läsa handlingar och surfa på nätet har kommit för att stanna och är säkerligen en bidragande orsak till att efterfrågan på digitala handlingar från förtroendevalda har ökat. Nacka var tidigt ute med att publicera handlingarna på nätet

13 13 (14) men har valt att hålla kvar vid pappersutskick till nämnderna. Flera av de kommuner som genomfört övergången till digitala handlingar har vittnat om positiv respons. Samtidigt finns det ett antal farhågor med att endast ha digitala utskick. För att nämna några sådana farhågor är det första och kanske mest uppenbara, framför allt med vinterns itkrasch i färskt minne, att tekniken inte fungerar. Både när det gäller att få ut handlingar och kunna ta emot handlingar. Ett praktiskt problem har också nämnts såsom åtkomsten till mailen kan krångla, det gäller oftast i samband med lösenordskrångel. Ett allvarligt problem är om kravet på digitalisering verkar segregerande för förtroendevalda, att vissa personer väljer bort att vara förtroendevald på grund av detta. Att läsa dokument digitalt kan uppfattas av många som mer tidskrävande och krångligare än papper. Vissa specifika handlingar kan vara svårlästa digitalt. Det finns studier kring läsning av digitala texter som visar att många inte kan läsa text lika effektivt från datorskärm som papper. En uppsats kring användning av digitala utskick i Uppsala kommun har undersökt detta och resultatet var snarare det motsatta när det gällde att läsa nämndhandlingar. En orsak till detta resultat kan vara att digitala handlingar underlättar att få en överblick av handlingarna och snabbare kan identifiera vad som är intressant att läsa exempelvis genom sök- och bokmärksfunktioner. Men vid behov att läsa något extra noggrant väljer flera av de förtroendevalda att skriva ut den specifika handlingen. 3 Internt sker processen med att ta fram nämndhandlingar och anmäla till nämnd digitalt, det är i de flesta fall först vid tryckning inför utskick till nämnderna som handlingarna finns fysiskt. Därmed är vi redan sårbara för de IT problem som kan uppkomma. En del av lösningen på potentiella problem med hantering av digitala handlingar handlar om utbildning och support och inte minst praktisk övning och erfarenhet. Vilket även framgår av utbildningsnämndens utvärderingar och kommentarer. För att ge alla möjlighet att hantera digitala utskick oberoende av erfarenhet kommer hjälp finnas hos servicecenter som också kommer hålla i utbildningar. Därtill kommer det vara en inkörningsperiod för att först vid årsskiftet helt kunna övergå till digitala utskick. En annan typ av problem som finns i Nacka är att flera nämnder idag skickar ut arbetsdokument, i och med att de är digitala finns en ökad risk att de sprids utanför nämnden och felaktig information sprids. Vid distribution av handlingarn måste hänsyn tas till detta genom att inte använda öppna kanaler såsom eller Dropbox. 3 Examensarbete 30 p, december 2011, Uppsala universitet. Digitala nämndhandlingar kartläggning och jämförelse av användningen av beslutsunderlag i två olika nämnder. Författare Poia Samoudi Asli.

14 14 (14) Miljöskäl nämns ofta som ett argument för att övergå till digitala utskick. I den mån det handlar om pappersminskning är det självklart en fördel. Samtidigt kan ökad användning av läsplattor medföra andra miljöproblem, ytterligare ett skäl att använda redan befintliga datorer och läsplattor. För att kunna hämta hem kostnader för digitala kostnader krävs det ett samlat grepp för nämnderna. Om vissa nämnder skulle fortsätta med pappersutskick innebär det att de fasta kostnaderna för leasing m.m. av kopieringsmaskinerna finns kvar. Vinsterna med digitala utskick jämfört med pappersutskick kan sammanfattas i följande punkter: - Ökad tillgänglighet - Kortare ledtider för utskick - Minskad pappersförbrukning - Minskade kostnader Slutsatsen är att kommunen inte både kan ha pappersutskick och digitala utskick. I valet mellan de båda förordas digitala utskick med bland annat lägre kostnader, snabbare distribution och högre tillgänglighet. Tove Löfgren Projektledare