Kommunstyrelsen. Ärende 5

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Kommunstyrelsen. Ärende 5"

Marianne Ström
för 7 år sedan
Visningar:

1 Kommunstyrelsen Ärende 5

3 Turism, information och administration Anna Bryntesson, TJÄNSTESKRIVELSE Datum (2) Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda Beredning Allmänna utskottet Beredning Kommunstyrelsen Beslut Kommunfullmäktige Sammanfattning Förtroendevalda i vissa politiska organ i Eda kommun erbjuds att låna en läsplatta under sitt politiska uppdrag. Ett styrdokument har tagits fram för att reglera hur läsplattorna hanteras. Dokumentet anger även att Eda kommun endast skickar ut sammanträdeshandlingar digitalt med undantag, tex sekretesshandlingar. Beslutsunderlag Riktlinjer för digitala sammanträdeshandling och läsplattor i förtroendevalda Kommunledningsstabens tjänsteskrivelse Förslag till beslut Kommunfullmäktige antar Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda. Beskrivning av ärendet Kommunsekreteraren har i samråd med kommunfullmäktiges presidium arbetat fram ett styrdokument för hanteringen av sammanträdeshandlingar samt möjligheten att ta del av dessa via en kommunal läsplatta. Sedan tidigare har Eda kommun erbjudit förtroendevalda en läsplatta för att kunna ta del av sammanträdeshandlingar. Nu formaliseras reglerna kring läsplattorna och de digitala sammanträdeshandlingarna i ett styrdokument. Förslaget är att de antas av kommunfullmäktige eftersom riktlinjerna även gäller de kommunala bolagen. Ekonomisk konsekvens/finansiering Inköp av läsplattor till förtroendevalda kostar ca 2500 kr/st. Avgifter som tillkommer är mobilt bredband för vissa samt ca 300 kr för ett administrativt verktyg till varje läsplatta. Eda kommun Postadress Box Charlottenberg Hemsida Besöksadress Torget Charlottenberg E-post kommun@eda.se Telefon Fax Organisationsnr Bankgiro

4 Datum (2) Anders Andersson Kommunchef Anna Bryntesson Kommunsekreterare Beslutet expedieras till Samtliga förtroendevalda IT-chefen

5 1(6) Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda Styrdokument

6 2(6) Styrdokument Dokumenttyp Beslutad av Dokumentansvarig Riktlinjer Kommunfullmäktige <Paragraf> Kommunchefen Reviderad av Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda

7 3(6) Innehållsförteckning Inledning...4 Mål...4 Syfte...4 Digitala sammanträdeshandlingar...4 Distribution av handlingar...4 Kommunalt E-postkonto...4 Läsplattorna...4 Vilka får en läsplatta?...4 Kostnader...4 Ersättning för bruk av egen IT utrustning...5 Val av surfplatta...5 Administration av läsplattorna...5 Internetåtkomst...5 Trådlöst nätverk...5 Utlämning/Utbildning...5 Avslutat uppdrag/återlämning...6 Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda

8 4(6) Inledning Införandet av digitala möteshandlingar i Eda kommun och de kommunala bolagen bygger på ett eget ansvar för den enskilde. Läsplattan används som ett verktyg inom ramen för den enskilde politikerns uppdrag. Plattan är Eda kommuns egendom och den förtroendevalde har därför ett ansvar att säkerställa att användningen inte bryter mot gällande lagstiftning samt de kommunala styrdokumenten. Ett styrdokument som är särskilt viktigt och även gäller de förtroendevalda är: Riktlinjer för användning av internet, sociala medier, e-post och telefon. Mål Målet är att helt kunna avskaffa all hantering av dokument i pappersform för att kunna spara pengar och värna om miljön. Syfte Syftet med plattorna är att förtroendevalda lättare och snabbare ska kunna ta del av handlingar tex inför sammanträden. Digitala sammanträdeshandlingar Distribution av handlingar Eda kommun och dess bolag distribuerar handlingar som är knutna till det politiska uppdraget digitalt. Utlämnande av pappershandlingar görs endast i undantagsfall t.ex. vid sekretesshandlingar. För att få tillgång till sammanträdeshandlingarna används en molntjänst. Kommunalt E-postkonto Kommunen tillhandahåller e-postkonto för alla förtroendevalda. Kommunen och de kommunala bolagen kommunicerar handlingar som är knutna till det politiska uppdraget endast via de kommunala e-postadresserna. Läsplattorna Vilka får en läsplatta? Ordinarie och ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, jävsnämnden, kommunrevisionen och de kommunala bolagen erbjuds en läsplatta vid uppdragets start. Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda

9 5(6) Kostnader Kostnaden för inköp av läsplatta debiteras där den förtroendevalde har sitt uppdrag. De kommunala bolagen betalar plattan för de förtroendevalda som inte har fått en platta. Ersättning för bruk av egen IT utrustning Den som använder egen IT utrustning i det politiska uppdrag är berättigad till ersättning och är då inte berättigad till en kommunal läsplatta. Ersättningen regleras i arvodesreglementet. Val av surfplatta Eda kommun har valt att använda Android läsplattor. Beräknad livslängd för läsplattorna är ca 4 år. Administration av läsplattorna Kommunen har ett administrativt verktyg för hantering av plattorna. I verktyget finns funktioner för att bland annat återställa enheter till ursprungsskick, låsa upp enheter, hitta manipulerade enheter, inventera lokal information såsom serienummer, batteristatus, programversioner. Vid återställning av enheten kan data, bilder osv. som lagrats på enheten försvinna. Nya plattor får en grundinställning med program/appar som behövs för uppdraget, bland annat e-postlådan. Internetåtkomst Läsplattorna är inte utrustade med mobilt bredband. Om behov finns kan plattan utrustas med mobilt bredband. Abonnemangsinställningarna får inte ändras eller SIM-kortet flyttas till en annan enhet. Trådlöst nätverk Eda kommuns möteslokaler är utrustade med trådlös internetuppkoppling. Utlämning/Utbildning Läsplattan lämnas i första hand ut till politiker vid ett tillfälle då flera politiker samlas för en kort introduktion kring teknik och användning av läsplattan. Innan läsplattan tas i bruk ska de förtroendevalda genomgå en utbildning i informationssäkerhet. Utlämningen kvitteras där det framgår vilket serienummer samt övrig viktig information om din platta samt datum och namnteckning då plattan har mottagits. Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda

10 6(6) Avslutat uppdrag/återlämning Enheten samt eventuella tillbehör (laddare, fodral, väska m m) är Eda kommuns egendom och ska återlämnas till förvaltningen när det politiska uppdraget upphör. Läsplattan är inte till försäljning vid avgång eller annat skäl till avgång. Återlämnade läsplattor efter utgången av den beräknade livslängden kasseras eller placeras ut i den kommunala verksamheten. Innan enheten återlämnas ska data av personlig karaktär såsom e-post, bilder mm raderas. Återlämningen kvitteras där det framgår datum, plattans serienummer mm och den förtroendevaldas namnteckning. Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda

Relevanta dokument

1(6) Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda. Styrdokument

1(6) Riktlinjer för digitala sammanträdeshandlingar och läsplattor till förtroendevalda Styrdokument 2(6) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av Kommunfullmäktige 2016-12-14 150 Dokumentansvarig