Lathund för Ciceron Assistenten

Transkript

1 1 Lathund för Ciceron Assistenten Ciceron Assistenten är Vimmerby kommuns digitala sammanträdesrum. Här hittar du som förtroendevald kallelser och handlingar till ditt sammanträde. Protokoll från föregående sammanträde presenteras även här. Assistenten fungerar både på dator, läsplatta och smartphone. Har du några frågor eller funderingar, kontakta din sekreterare. Assistenten är en hemsida som nås via Itsam har på de nya läsplattorna lagt in hemsidan som en länk/app för att göra det mer lättåtkomligt. Sidan finns även åtkomlig via under länkar & dokument Inloggningen är kopplad mot det användarkonto du har fått av ITsam. Det innebär att det är samma lösenord till assistenten som tex. er e-post. Har du problem att logga in eller glömt bort ditt lösenord: Kontakta ITsam Servicedesk Tips till dig som förtroendevald Spara dina inloggningsuppgifter när du loggar in på så vis slipper du mata in uppgifterna manuellt varje gång. Du gör det via: Inställningar/Safari/Autofyll

2 2 Välj ditt sammanträde Via panelen till höger väljer ni nämnd/styrelse, årtal, månad och sammanträde. Ni kan gå tillbaka och läsa gamla sammanträden via assistenten. Protokollen samt alla handlingar från tidigare sammanträden publiceras även här. Navigera i sammanträdet och läsa handlingar Längst upp hittar ni kallelsen (dagordning) samt protokollet (ifall det är ett gammalt sammanträde). Sedan följer samtliga ärenden enligt fastslagen dagordning.

3 3 Den gula symbolen till vänster betyder att handlingen har ändrats/ ny information har tillkommit sedan ni var inne på sidan senast. Symbolerna till höger visar hur många handlingar/dokument som hör till ärendet samt ifall det finns någon kommentar till ärendet Genom att trycka på ärenderubriken öppnar ni upp dokumenten, när ni öppnar dokumentet öppnas det som en ny flik i er webbläsare. På den nya sidan visas nu det dokument ni valt. Till höger ser ni följande spalt. Genom att trycka på den mörka fyrkanten visas vilka andra dokument som hör till ärendet. Ni kan genom denna funktion vandra mellan dokumenten som hör till ett ärende. Genom att trycka på siffran kan ni gå till en specifik sida i dokumentet. Vissa dokument (t.ex. en rapport) kan vara på över 100 sidor. Genom att trycka på plustecknet kan ni rita, göra egna markeringar och anteckningar direkt i dokumentet. Dessa markeringar och kommentarer är enbart synliga för er och ingen annan.

4 4 Göra markeringar och anteckningar i ett dokument När ni trycker på plustecknet öppnas rutan till höger. Här kan ni markera meningar/hela sycken i olika färger och former. När ni gjort en markering kan ni koppla text till denna. Tryck då på T symbolen. Därefter sparar ni. Det blir därmed tydligt för er exakt var i dokumentet ni har en fundering/yrkande. Genom att trycka på den lilla pratbubblan i markering-rutans nedankant öppnas er kommentar där ni skrivit ned er formulering. Som ni ser är kommentaren fastlåst på Privat och kan inte läsas av någon annan förtroendevald eller tjänsteman.

5 5 Skriva en generell kommentar Vill ni lägga en generell kommentar till hela ärendet så gör ni det via startsidan. Gå till ärendet och tryck på Kommentarer. Tryck på Ny kommentar I rutan längst ned till vänster väljer ni ifall er kommentar ska vara privat, publik eller grupp Privat= enbart för er Publik= synlig för alla Grupp= ni kan sätta ihop egna grupper (tex opposition / majoritet). Då blir det enbart gruppens medlemmar som kan se kommentaren.

6 6 Det finns en filtreringsfunktion där ni kan välja vilka kommentarer som ska visas. I exemplet ovan så visas enbart publika kommentarer då enbart Publika är gråmarkerad. Skapa egna grupper För att administrera egna grupper går ni till fliken Ledamot som ni hittar i den högra spalten. Ni markerar de användare ni vill lägga till i gruppen genom att trycka på namnen, sedan lägg till i grupp. I exemplet ovan skapar vi en grupp för Moderaterna i kommunstyrelsen. Mail- och prenumerationsfunktionen är inget som vi börjat använda ännu och därmed inget som gås igenom i denna lathund.

7 7 Sökfunktionen Från och med februari 2018 finns en sökfunktion. Där kan man söka fram behandlade ärenden. I exemplet nedan har vi sökt efter kvinnojouren och får då upp resultat på motion om ökat anslag. Mötespunkter: Visar hela beslutsprocessen och vilka sammanträden motionen hanterats Handlingar: Visar samtliga handlingar kopplade till sökresultatet. För att komma till mötet/handlingen tryck på paragrafen

8 8 Spara ned särskilda handlingar Assistenten är ett webbaserat verktyg, men det kan finnas tillfällen då ni behöver spara ned eller maila en särskild handling. Med hjälp av Apples egna appar kan ni spara ned och vidarebefordra en handling. Nedanstående bilder är skärmdumpar från en Iphone 6 (år 2016), beroende på enhet och version kan det se annorlunda ut på er egen enhet.