2 Analys och samordning av kommunens utskriftsmiljö samt införande av ett centralt utskriftshanteringssystem

Transkript

1 Inriktningsmål Specifika aktiviteter enligt handlingsplanen Ansvarig(a) Klart till Status/Beslut/Finansiering Kommentarer 1 Skapa en gemensam och heltäckande hemsida med en ingång för medborgaren E-rådet Förstudie Rad 21 måste göras först för att få reda på vad som efterfrågas. 1 Utveckla e-tjänster i samverkan med medborgare E-rådet 2 Analys och samordning av kommunens utskriftsmiljö samt införande av ett centralt utskriftshanteringssystem med start på bildningsförvaltningen. IT-AVD 2014 Klart, Rapport skrives Projektet löper på tre år, kontinuerlig uppföljning 2 Skapa ett gemensamt och heltäckande intranät E-rådet 2016 Förstudie 2015 Finns redan, men vad skall det innehålla? 2 Implementera ett gemensamt dokumenthanteringssystem E-rådet 2016 Förstudie genomförd/beslut i e-rådet Gränsdragning W3D3/SharePoint/Slettnet samt dokumenthanteringsplan 2 Införa gemensamt e-postsystem för anställda i hela organisationen E-rådet 2016 Förstudie 2015 Övergång till Outlook för pedagogisk personal, bildningsförv 2 Samordna och effektivisera administration kring behörigheter i verksamhetssystemen genom att utveckla befintlig identitetshanteringslösning E-rådet 2016 Beroende av PA-systemet Går inte att bygga vidare utifrån den struktur som finns i PA-systemet idag 2 Införande av ett kommungemensamt ID-kort med e-legitimation som också fungerar till passage och larmsystem samt utskriftshantering E-rådet 2016 Förstudie 2015 Soc ÄO är i behov av denna typ av kort och vill vara pilot. 3 Ta fram former för medborgardialog kring e-frågor; medborgarpanel, fokusgrupp, webbenkäter, Facebook etc E-rådet 2015 Förstudie till e-tjänste plattform

2 Datum Generella aktiviteter enligt handlingsplanen Ansvarig(a) Klart till Status Kommentarer Inrätta E-råd som samordnar arbetet, stöd vid inköp av system, IT-teknisk kompetens osv Pågår Kommunikation av e-strategin och e-rådets roll E-rådet 2015 Pågår Utveckla indikatorer för uppföljning av e-strategins målsättningar Strat. Avd 2015 Mattias W Införa uppföljningsrutiner för e-strategins indikatorer Strat. Avd 2015 Mattias W Ta fram former för löpande dialog med nämnder, förvaltningar och verksamheterna. E-rådet 2015 Inventera befintliga system och avveckla delar med gemensam funktionalitet (överlappningar) E-rådet 2016 Påbörjas 2015 IT inventerar system och kostnader, skall göras årligen Utred i vilken mån anställda och förtroendevalda erbjuds en effektiv IT-infrastruktur, anpassad till Grund för avtal mellan Service/IT och KLF mobil teknologi och med en god driftsäkerhet och väl fungerande reservrutiner E-rådet 2016 Tjänstekatalog tas fram för IT Formulera ny treårsplan E-rådet 2016 Utvärdera e-strategin; kostnadseffektivitet, måluppfyllelse, relevans etc. E-rådet 2016

3 Inriktnings Detalj specifika aktiviteter enligt handlingsplanen Ansvarig(a) Klart till Status/Beslut/Finansiering Kommentarer 2 Analys och samordning av kommunens utskriftsmiljö samt införande av ett centralt utskriftshanteringssystem med start på bildningsförvaltningen. IT-AVD 2014 Klart, Rapport skrives Projektet löper på tre år, kontinuerlig uppföljning Syftet med att införa ett centralt utskriftshanteringssystem är att ta ett samlat grepp om utskrifterna genom att inventera kommunens totala utskriftsmiljö, effektivisera denna samt att minska den totala utskriftsvolymen och utskriftskostnaden. Händelser för aktiviteten Uppdrag från KS till Servicenämnden att inventera och därefter ta över ansvaret för hanteringen av skrivare/kopiatorer IT-AVD KS 270 inom kommunen. Om extra finansiering krävs skall servicenämnden begära detta. Efter genomförd utskriftsanalys installeras det centrala utskriftshanteringsystemet samt 43st kopiatorer varav de flesta på IT-AVD 2014 Respektive nyttjare bekostar Analys genomförs under 2013 och installation påbörjas i november 2013 bildningsförvaltningen. I korthet innebär lösningen att alla utskrifter går till en skrivarkö i utskriftssystemet och kan sedan kopiatorn samt andel i kvitteras ut på valfri kopiator som är ansluten i systemet. Kvitteras inte utskriften ut inom 8 timmar tas den bort från systemet utskriftssystemet. Efter utvärdering av finansieringslösningen tecknas nytt avtal där totalt 116st kopiatorer ingår. Avtalet löper på 36 månader IT-AVD 2014 Finansieringsavtal från Upplägget är att kopiatorn finansieras med klickkostnad där allt utom pappersförbrukning ingår, vilket ger nyttjaren incitament att begränsa utskriftsvolymen. Uppföljning av utskriftsvolymen görs månadsvis.

4 Inriktningsmål Detalj specifika aktiviteter enligt handlingsplanen Ansvarig(a) Klart till Status/Beslut/Finansiering Kommentarer 2 Implementera ett gemensamt dokumenthanteringssystem E-rådet 2016 Syftet med att införa ett kommunövergripande gemensamt dokumenthanteringssystem är att skapa en enhetlig och väl fungerande dokumenthanteringsplattform. Komplettera gärna här Händelser för aktiviteten Dokumenthantering Förstudie gjord Uppdrag från?? Att göra en utredning gällande kommunens dokumenthantering KLF 2014 Beslut i e-rådet Konsekvensbeskrivning och kostn Utredning med beslutsunderlag genomförd och överlämnad till kommundirektören. KLF 2014 Beslut i e-rådet om att SharePoint skall vara det övergripande gemensamma dokumenthanteringssystemet. E-rådet 2015 Beslut i e-rådet Minnesanteckningar/protokoll från mötet?? Konsekvensbeskrivning och kostnadsanalys för genomförande skall tas fram. E-rådet 2015

5 adsnalys är nästa steg.