Robert Bengtsson. Sekreterare: Paragrafer Gunni Heland. Robert Bengtsson. ANSLAG / BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Transkript

1 Servicenämnden (9) Plats och tid: Torsgatan 1, kl 13:30-16:30 ande: Svein Henriksen (MP), ordförande Carina Persson (M) Anders Wikström (M) Sherazade Belkaid Nilsson (S) Robert Bengtsson (S) Martin Johansson (S) Kaj Danielsson (KD) Övriga deltagande: Carl Billerfors (S), förvaltningschef Roger Weman, utvecklingschef Michael Elofsson, administrativ chef Maria Gellert, städchef Mehzabeen Kamruddin, måltidschef Joakim Lindh, kontorsservicechef Catarina Eriksson, IT-servicechef Lars Nilsander, nämndsekreterare Gunni Heland. 14 Christina Larsson, Kommunal och Christer Oskarsson, Sveriges Ingenjörer. Utses att justera: Justeringens plats och tid: Robert Bengtsson Servicekontoret Sekreterare: Paragrafer Gunni Heland Ordföranden: Justerande: Svein Henriksen. Robert Bengtsson ANSLAG / BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ: Halmstads kommun, Servicekontoret : Datum för anslags uppsättande: Datum för anslags nedtagande: Förvaringsplats för protokollet: Servicekontoret Underskrift:... Gunni Heland

2 Servicenämnden (9) SE 12 Val av protokollsjusterare Robert Bengtsson (S) utses att justera protokollet tillsammans med ordföranden (MP).

3 Servicenämnden (9) SE 13 Godkännande av dagordning Dagordningen godkänns med tillägg för två informationspunkter: LOU-information, Lisbet Jonson Övertagande av fordon i samband med sammanslagning av VA-verksamhet

4 Servicenämnden (9) SE 14 SE 2011/0005 Personalredovisning 2010 Servicenämnden beslutar att godkänna personalredovisningen för Ärendet Halmstads kommuns årliga personalredovisning görs dels som en central sammanställning, dels en redovisning per förvaltning. Redovisningen är indelad i fyra delområden: personalbild, närvaro/frånvaro, mångfald och jämställdhet, hälsa och arbetsmiljö. Personalbild Servicekontoret har 432 anställda och är den femte största förvaltningen i Halmstads kommun. Andelen män är mycket hög på IT-service och mycket låg inom städservice och måltidsservice. 82% av de anställda på IT-service är yngre än 46 år. Det är en ökning med 6 procentenheter jämfört med För städservice är siffran 41% och för måltidsservice 34%. Antalet underställda per chef är i genomsnitt 17. Närvaro/frånvaro Nämndens mål uppnåddes, dvs sjukfrånvaron minskade med 10% jämfört med Antalet sjukdagar per anställd var 18,8. Andelen anställda som inte varit sjuka är 43 %. Det är en ökning med 7 procentenheter jämfört med Mångfald och jämställdhet Servicekontorets ledningsgrupp har en lägre medelålder än förvaltningen i övrigt. Könsfördelningen är 50% kvinnor och 50% män och olika kulturer finns representerade.

5 Servicenämnden (9) Hälsa och arbetsmiljö 6 anställda har anmält att de drabbats av skador i arbetet eller på väg till eller från arbetet. Det är 8 färre än Enheterna inom servicekontoret arbetar aktivt med friskvård och övriga hälsofrämjande insatser. En kick-off för all personal, tävlingsdeltagande och uppmärksamhet i media är exempel på detta. Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna personalredovisningen för sgång Servicenämnden beslutar enligt förslag.

6 Servicenämnden (9) SE 15 SE 2011/0110 Digitala handlingar för servicenämnden 1. Servicenämnden beslutar att nämndens handlingar ska hanteras i digital form så långt det är möjligt. 2. Servicenämnden beslutar att distribution av handlingar och protokoll görs via mail och via publicering på Internet. 3. Servicenämnden beslutar att ledamöter och ersättare som vill ha handlingar i pappersform meddelar detta till nämndsekreteraren. Ärendet Ärendet har initierats av servicenämnden. Syftet är att undersöka möjligheterna att digitalisera nämndens handlingar, skicka ut handlingarna elektroniskt och publicera dem på Internet. Målet är att uppnå vinster i form av mindre miljöpåverkan, effektivare administration och lägre kostnader. Publicering av handlingar och protokoll på Internet möjliggör att medborgare i Halmstads kommun får förbättrad insyn i politiska beslut, den demokratiska processen förbättras genom en ökad transparens i ärendehanteringen. Det finns inte några tekniska hinder för att digitalisera handlingar, skicka ut dem elektroniskt och att publicera dem på Internet. Publicering av protokoll görs idag för kommunfullmäktige (KF), kommunstyrelsen (KS) och Hemvårdsnämnden. Kallelse och handlingar till KF och KS publiceras också. Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att nämndens handlingar ska hanteras i digital form så långt det är möjligt. Distributionen av handlingar och protokoll görs via mail och via publicering på Internet. Ledamöter och ersättare som vill ha handlingar i pappersform meddelar detta till nämndsekreteraren. sgång Servicenämnden beslutar enligt liggande förslag.

7 Servicenämnden (9) SE 16 SE 2011/0113 Teknisk lösning, digitala handlingar 1. Servicenämnden beslutar att återremittera ärendet till servicekontoret. 2. Servicenämnden beslutar att ge servicekontoret i uppdrag att bevaka andras erfarenheter av surfplattor/läsplattor. 3. Servicenämnden beslutar att ge servicekontoret i uppdrag att utreda kostnaderna ytterligare och bevaka kommunens upphandling. Ärendet Ärendet har initierats av servicenämnden. Syftet är att nämndens ledamöter ska kunna tillgodogöra sig nämndens digitala handlingar, ta emot handlingarna elektroniskt och få en enkel åtkomst till handlingar via Internet. Många kommuner har redan påbörjat eller är på gång att göra alla handlingar tillgängliga digitalt för att enkelt kunna tillgodogöra sig dem via en dator eller surfplatta. I media har flera kommuner uppmärksammats för sina val av t ex ipad och Android surfplattor. En bärbar dator är mer avancerad och kan mer, men de vanligaste argumenten mot en bärbar dator på möten är Den relativt korta batterilivslängden som skapar behovet av att ladda datorn under mötet med sladdar, behov av eluttag och laddare. Att man sitter bakom en skärm Priset Ytterligare argument för surfplattor är att möjligheten till kommunikation via e-post inför sammanträden ökar och information om verksamheterna och om kommunen i övrigt blir lättillgänglig på sammanträdet. För inköp av surfplattor eller läsplattor krävs ett ramavtal via en upphandling som beräknas starta under våren.

8 Servicenämnden (9) Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att ge servicekontoret i uppdrag att bevaka Halmstads kommuns centrala upphandling av surfplattor/läsplattor. 2. Servicenämnden beslutar att nämndens ledamöter ska erbjudas surfplattor/läsplattor och erforderlig instruktion för dessa när upphandlingen är klar. Yrkanden Ordförande Svein Henriksen (MP) yrkar på återremiss av ärendet. Under ärendets beredning ska servicekontoret bevaka andras erfarenheter av surfplattor/läsplattor, utreda kostnaderna ytterligare och bevaka kommunens upphandling. Redovisning av resultatet görs på maj månads nämnd. sgång Servicenämnden beslutar enligt ordförande Svein Henriksens (MP) förslag.

9 Servicenämnden (9) SE 17 SE 2011/0006 Information Lisbet Jonson redovisar regler för offentlig upphandling Roger Weman beskriver Halmstads kommuns arbete med risk- och sårbarhetsanalyser Roger Weman redogör för verksamhetsplaneringen Maria Gellert informerar om förvaltningens förslag till verksamhetsförändringar Michael Elofsson informerar om överklagade upphandlingar Michael Elofsson informerar om övertagande av fordon i samband med att VA-verksamheten samordnas mellan Laholm och Halmstad Lars Nilsander informerar om kommunens IT - infrastrukturprojekt