Christina Mattsson, CM Petra Johansson, PJ Maggie Zingmark, MZ Ida Grundström, IG Britt-Inger Edström, BIE Mia Pettersson, MP

Transkript

1 9/12 Ordinarie möte med styrelsen i Västerbottens Ridsportförbund Tid: 31 oktober klockan Plats: Ledamöter: Anmäld förhindrad: Spiran Roger Estefors, RE Christina Mattsson, CM Petra Johansson, PJ Maggie Zingmark, MZ Ida Grundström, IG Britt-Inger Edström, BIE Mia Pettersson, MP Emelie Zerrander DUS, EZ Föredragande: 1 Öppnande RE. Ordförande Roger hälsar alla välkomna och öppnar därmed mötet. 2 Val av justerare respektive eventuell ersättare till stående sekreterare. RE. Styrelsen valde Maggie Zingmark till justerare. Stående sekreterare Ida Grundström var närvarande. 3 Föregående protokoll 08/2012 IG Föregående protokoll läggs till handlingarna. 4 Frågeställningar kring US ekonomiska ställning inom en Ridklubb. Samtliga. Petra har fått mail från en ungdomssektion i länet där det har blivit en oklarhet över hur de får förfoga över pengar de själva dragit in. Styrelsen i Ridklubben bestämmer över pengarna enligt stadgarna. US på klubben behöver stöttning i hur de ska göra och vid diskussion med styrelsen. Petra vidarebefordra mailet till Roger så ordnar han kontakt. 5 Rapport från Bålstakonferensen oktober PJ, CM m.fl. Vistelsen har varit givande och intressant på flera plan. Många var närvarande, ca 180 st. De delades in i grupper som fick diskutera organisationsutredningar utifrån specialkompetenser, exempelvis ridskola och tävling. 6 Praktiska och organisatoriska frågor inför Höstmötet Samtliga. 1 av 9

2 Maggie berättar om kontakt med Daniel Kitti på PWC (se bilaga) inför höstmötet angående föreläsning om budget m.m. i ideella föreningar. Han har erfarenhet av att hjälpa ideella föreningar med ekonomifrågor. Styrelsen beslutar att använda hans tjänster som stöd och hjälp under höstmötet. Hittills är det ca 13 stycken anmälda, eventuellt tillkommer det några stycken fler. Lokal i år blir Spiran, Sikeå. Balansrapport stämmer ej. Maggie får i uppdrag att se över frågan så den stämmer till höstmötet. Samtliga ordföranden i sektionerna har fått underlag utskickat inför höstmötet. Christina tar upp att vi bör förbättra vår kontakt med sektionerna genom rapporteringar från dessa på varje möte. Styrelsen är överens om att detta ska vara en återkommande punkt på föredragningslistan inför varje styrelsemöte. 7 Ekonomi, skatter, arvoden och styrelsens ansvar i ideella idrottsföreningar. RE, MZ. Maggie presenterade ett dokument som skall fungera som handledning/riktlinjer för styrelser ute hos våra medlemmar. Dokumentet behandlar ansvarsfrågan hos styrelsen i en ideell förening. Detta ska tillhandahållas alla ordförande och finnas på hemsidan. Styrelsen fattar beslut efter att samtliga styrelseledamöter grundligt har läst igenom dokumentet till höstmötet. 8 Rapport Nya Organisationsutredningen & Öppna Forum RE. Roger har skickat ut underlaget, som finns på hemsidan, till samtliga styrelseledamöter. Underlaget visar resultaten från samtliga distrikt. Inför remissvaret bör det organiseras träffar med klubbarna i distriktet för att förankra och diskutera åsikter kring remissen. Svaret ska vara inne 15 januari, innan dess bör VRIF ha haft möten i södra (Christina ansvarar), västra (Britt Inger ansvarar)och norra (Roger ansvarar)länsdelen med stöd och bistånd från övriga ledamöter. Styrelsens beslutar att sammanställa resultaten från dessa på möte innan den 15 januari. 9 Rapport Lokstöd och Distrikten. RE. Roger rapporterar från Distriktsordförande- och tjänstemannakonferensen om bland annat LOKstöd (se bilaga). 10 Inför Budgetarbetet 2013 samt kontakter med valberedningens ledamöter. Samtliga. Roger, Ida och Mias mandat går ut vid nästa årsmöte. Roger meddelar att han inte står till förfogande, Ida och Mia tvekar också. Roger meddelar valberedningen ståndpunkterna så de kan påbörja arbetet med att leta efter nya ledamöter. Maggie kontrollerar att det finns ett bra underlag inför höstmötet som går att arbeta utifrån för styrelse och sektioner. 2 av 9

3 11 Lägesrapport Tonårstjejer på häst mår bättre. MZ. Projektet har mottagits väl, ca 120 personer deltog från hela länet. Det kommer att fortsätta med tre träffar till våren i norra, södra och västra distriktet. 12 Lägesrapport angående kommande projekt under beredning. MZ. På barns vis den 3-4 december kommer Ann Margrethe Andersson. På måndagen den 3 december sker en grundläggande ledarutbildning för dem som kommer att ha/har ridlektioner vid ridskolor. Kursen riktar sig i första hand till ridledare, ungdomsledare och timanställda ledare. På tisdagen den 4 december så kommer hon att hålla i en fortbildning för ridskolechefer, ridlärare och instruktörer. Lokalen för båda dagarna står Skellefteå Ridklubb för. Lunch till självkostnadspris går att köpa i cafeterian på SRK. Petra rapporterade från Demokratiprojektet att hon har haft kontakt med SISU gällande seminarieuppläggen. Första seminarium kommer att ske den 20 januari. Sista juni ska projektet vara slutrapporterat och utvärderat. Christina rapporterar att det inte varit lätt att få pengarna från Agria till fortbildning för B och C tränare. Nu har TS tillsammans med RF fått fram ett fungerande upplägg. Det kommer att bli en hel dag som berör både den mentala träningen av ryttare och träningsupplägg för hästen. I mån av plats är även outbildade tränare inbjudna. 13 Lägesrapport till VRiF:s förhållande till Facebook. PJ, EZ Petra rapporterar att hon talat med Britta angående nuläget på Facebook. Administratörer på sidan är idag Britta Lindgren och Åse Ring från TS. Att tänka på för framtiden är eventuella riktlinjer för vilka områden administratörerna ska ansvara för. RF har skapat policy för hur man beter sig på nätet. Förslag är att lägga ut denna på vår FB sida. Det framgick att det finns sidor som ser ut som de tillhör VRiF. Upphovsman är dock okänd. De ledamöter som har FB håller koll på dessa. Christina får i uppdrag att undersöka om man kan ta bort sidorna. Frågan om FB får fortsätta att cirkulera tills vidare. Petra berättade att SISU har ett material för hantering av sociala medier och detta är något styrelsen tar med sig.. 14 Förberedelser inför Ridsportgalan januari/februari 2013 Samtliga. Maggie har fått ihop en galagrupp som består av Ann-Sofie A (SRK), Gunilla H (SRK), Eva L (KDRF) och Viktoria (KDRF) och Torfrid S (SRK). Roger och Maggie förhandlar om lokaler och kollar eventuellt bidrag från Skellefteå kommun. Galagruppen jobbar hårt för få ned priset. Datum för galan blir den 9 februari. Buss kommer att gå längst kusten och inlandet. Rutt ej färdig än. Årets ridlärare blir ett nytt pris där man kan rösta fram vinnaren, efter att nomineringar inkommit. Styrelsen ansvarar för detta pris. Styrelsen och Galagruppen funderar vidare på möjligheten att inrätta ett nytt pris för att uppmuntra yngre ridskoleryttare, som inte tävlar på egen häst/ponny. 3 av 9

4

5 Från: Ämne: Datum: maggie zingmark Fw: Re: program Spiran 25 oktober CEST Original Message From: Sent: 10/25/12 09:13 AM To: Subject: Re: program Spiran Hej Maggie och tack för programmet.efter möte med dig och Gun inkommer vi med ett förslag på innehåll och pris för den föreläsning vi förhoppningsvis kan hålla för er. Innehåll. Grundläggande redogörelse för de lagar och regler som styr redovisningen. Detta för att skapa en förståelse om vikten av att materialet är i hanterbart skick. Grundläggande genomgång av kriterierna för vad en verifikation skall innehålla. Grundläggande förståelse för hur en resultatrapport är uppbyggd och skall förstås. Detta kommer åskådliggöras med praktiska exempel från er vardag. Pris för detta 8000 kr + moms (inklusive resa och förberedelser)mvh Daniel Kitti PwC 5 av 9

6 FÖRSLAG till RIKTLINJER vid KOMMUNIKATION (kommunikationspolicy) Första kontakt tas gärna via eller sms. Beskriv ärendets art och i förekommande fall om telefonkontakt önskas. Det skall tydligt framgå i och sms om bekräftelse önskas på att mailet/sms:et mottagits. Om svar på alt. sms önskas skall detta alltid anges i och sms, samt även inom vilken tidsram detsamma önskas. Vid mindre brådskande ärenden mailas berörda personer. Även här bör det tydligt framgå om avsändaren önskar bekräftelse på att mailet mottagits. Vid brådskande ärenden som kräver svar skyndsamt tas telefonkontakt, gärna med ett föregående sms. Vid en större informationsmängd används . Om svar önskas, alternativt bekräftelse på att mailet mottagits, skickas även ett sms till berörd person med uppmaning att kolla mailen. Vid större evenemang och arrangemang i Ridsportförbundets regi ska erforderlig information mailas till kansliet för att därefter kunna läggas ut på hemsidan. I de fall där aktiviteten så kräver utses en arbetsgrupp som tar fram ett enhälligt informationsunderlag. Arbetsgruppen utses av Vrif s styrelse. Undvik att föra diskussioner av sådan karaktär som kan skada eller kränka i sociala medier som kan bevittnas av många personer. Kontakta i första hand den person alt. de personer ärendet avser. Undvik att blanda in fler än nödvändigt i känsliga ärenden. Vid kommunikationssvårigheter tas hjälp av tredje part, som kan vara objektiv och opartisk. Tänk på att alltid använda en trevlig ton vid all typ av kommunikation. Ha en trevlig dag! 9 av 9