Ordinarie möte med styrelsen i Västerbottens Ridsportförbund Tid: 2 januari klockan Mötet inleds med enklare måltid.

Transkript

1 10/12 Ordinarie möte med styrelsen i Västerbottens Ridsportförbund Tid: 2 januari klockan Mötet inleds med enklare måltid. Plats: Ledamöter: Anmäld förhindrad: Hos Ida Grundström Roger Estefors, RE Christina Mattsson, CM Närvarande via Skype Maggie Zingmark, MZ Ida Grundström, IG MP BIE EZ PJ Föredragande: 1 Öppnande RE. Ordförande Roger hälsar alla välkomna och öppnar därmed mötet. 2 Val av justerare respektive eventuell ersättare till stående sekreterare. RE. valde Christina Mattsson till justerare. Stående sekreterare Ida Grundström var närvarande. 3 Föregående protokoll 09/2012 IG Christina Mattsson tar upp att under 12 sista stycket så stämmer inte texten. Det var inte svårt att få pengarna ifrån Agria, utan det var svårt att uppfylla kraven från Ridsportsförbundet. Föregående protokoll läggs till handlingarna. 4 Remiss Nya Organisationsutredningen. RE. Christina ordnade möte för södra länsdelen i Umeå, tyvärr få anmälda så mötet ställdes in. Christina försöker att få tag i någon/några klubbars synpunkter för att få en uppfattning om läget i södra länsdelen angående organisationsutredningen. Maggie har mötet i den norra länsdelen i Skellefteå den 7 januari, vilket ger oss ett underlag från norra länsdelen, för att kunna svara på remissen. Tävlingssektionen inom VRiF har lämnat svar till remissen. I dagsläget saknas svar från RS och DUS. När all underlag har inkommit ska styrelsen ha ett telefonmöte där remissen ifylles. Telefonmötet blir den 10/1 kl , information om nummer m.m. återkommer via e- post. 1 av 11

2 5 Sektionernas & s ekonomi- & verksamhetsplaner Samtliga. DUS budget och verksamhetsplan är ok (se bilagor). TS budget behöver se över formuleringen av tränarkartläggning, ska egentligen stå tränarutbildning, annars ok. Verksamhetsplan är ok (se bilagor). RS ej inkommit. Maggie meddelar att Gun har precis påmint dem. s budget är inte klar i dagsläget men VRiF beräknas gå c. a kr plus på grund av att absorptionen varit högre under det gångna året. Detta till följd av att den driftsoperativa omsättningen markant ökat genom externa projektintäkter. Tidigare budgetprincip fortsätter gälla. s verksamhetsplan för 2013 fortsätter på samma spår som år 2012 då många av målen är både långsiktiga och fortgående. Området Ungdomar fortsätter under 2013 med att avsluta demokrati projektet och fortsätta med hälsoprojektet. Området Ridskola, klubbstyrelse, Styrelse/Ridskolesektionen har det under 2012 anordnats ordförande träff och ekonomisk utbildning för styrelser och arbetet med den Framtida Ridskolan fortgår. Under 2013 ska styrelsemöten fortsätta läggas ut på våra klubbar i distriktet i samband med träff av styrelser i den mån det är möjligt. Arbetet med kartläggning av de verksamheter som finns i distriktet bör fortgå då resultatet av enkäter hittills varit svagt och uppbyggnad av besöksgruppen bör hålla hög prioritet för att börja fungera och fylla sin funktion. Området s arbete så har en tidsaxel för styrelsen och RS lagts ut på hemsidan. Det saknas från TS och DUS. Christina skickar TS tidsaxel till Ida för att läggas ut på hemsidan och Maggie tar fram DUS tidsaxel för att läggas ut på hemsidan. Tanken med tidsaxlarna är att underlätta för styrelse och sektioner att se vad som skall åtgärdas och när så att tidsplanen hålls och inget av vikt missas. Tidsaxlarna är ett levande dokument som bör revideras vid behov så de håller en uppdaterad status. Punkten Stöd till Ridskole- och tävlingssektion bör ändras till Stöd för sektionerna så alla står under punkten. Kansliet kommer att fortsätta under den form den har i dagsläget i väntan på att se vad organisationsutredningen ger för resultat. Nytt infoblad om VRiF bör undersökas närmare. En önskan är att skapa ett infoblad som hålls aktuellt och ska finnas på hemsidan samt kunna delas ut vid olika träffar med våra medlemmar. Förslaget att skapa en prioriteringslista inför 2013 kom upp. Ida får uppdraget att skapa ett förslag som får cirkulera via e post till samtliga ledamöter för påseende. 6 Praktiska och organisatoriska frågor inför Årsmötet Samtliga. Plats är Lycksele. Maggie föreslår Ansia, bra lokaler och pris. Ordförandeträff kommer att ske i samband med årsmötet. Valberedningen löser de avtackningar som kommer att ske, Maggie och 2 av 11

3 Roger påminner Göran från valberedningen. Tydlig information angående ordförande träff och årsmötet kommer att läggas ut på hemsidan så fort lokal är bokad. 7 gesra ort on rst e er st r. MZ. Maggie rapporterar att de blir tre träffar under våren, södra, norra och inlandet. Maggie försöker hitta en kombination av Linda Heed, Johan Fyrberg och en person från landstinget som kan berätta om hälsa. 8 Lägesrapport angående kommande projekt under beredning. MZ. För stunden avrapporterades inget nytt projekt för igångsättning under Ambitionen inom styrelsen är dock att söka projektpengar för riktade insatser, i främsta hand med fokus på ungdomsverksamhet. 9 Lägesrapport till VRiF:s förhållande till Facebook. PJ, EZ. Läget fortsatt lugnt på Facebook, arbetsgruppen fortsätter dock att bevaka frågan. 10 Lägesrapport inför Ridsportgalan 9 februari Samtliga. Länken till anmälan är utlagd. Gruppen har gjort en preliminär budget. Klart med LRF bidrag kr. Maggie ska söka bidrag från Skellefteå kommun, osäkert om det går. Lokal och mat ger rabatt. I dagsläget kr minus. Göran undersöker om Royal Hästsport sponsrar dessa pengar. Sofia och Viktor sjunger och spelar, dansgrupp håller i en uppvisning. Är det möjligt att smsa för att rösta på Årets ridlärare? Ida Tar reda på sms förfarandet. Temat är ungdomar och därmed är galan alkoholfri. 11 Andra frågor av beslutskaraktär bl.a. utbildning för styrelser RE. Prioriteringslista över vad som är viktigast år 2013 för nästa styrelse. Ida sammanställer och renskriver prioriteringslistan. Maggie tar upp förslaget att ändra namn på RS till RUS, ridskole- och utbildningssektionen. beslutar att ändra RS till RUS. Roger föreslår att samtliga sektioner och styrelse ska tillskrivas ett budgetutrymme om 2000 kr per verksamhetsår i budget för interna egna aktiviteter som exempelvis förtäring. fastställer principen. 3 av 11

4

5 Distriktets Ungdomssektion budget Utfall 2013 Utfall Ingående balans Intäkter Ränteintäkter Vi i stallet SISU VRiF Summa intäkter Kostnader Reseersättning Ungdomsledare fortbildning Vi i stallet Styrelseutb Mentorprojekt Summa utgifter Utgående balans Demokratiproje ktet Ungdomssektionen 5 av 11

6 Verksamhetsplan 2013 för Ungdomssektionen, Västerbottens Ridsportsförbund tillfällen så planerar vi att träffa representanter från de närliggande ungdomssektionerna, för att skapa en kontakt för senare vidare utveckling av mentorskap. via Facebook gruppen Demokratiprojektet. Vi fortsätter använda oss av vår slutna Dus grupp. olika kompetenser). attar utveckling och uppföljning av de kontakter vi skapat under seminarie tillfällena. Vi skulle vilja att detta leder till en gemensamt tillfälle där vi träffar alla våra nyskapade kontakter för att kunna skapa ett samarbete och få mer gemenskap och kommunikation. Detta skulle kunna handla om den dag med spännande föreläsningar, gruppdiskussioner och vidare utveckling av kontakten mellan klubbarna. 6 av 11

7 Tävlingssektionens budget 2013 Konto Intäkter 3014 Repkurs dressyr Banbyggarkurs TDB kurs Grönt kort kurs Stildomarkurs Repkurs hopp Överföring från Grönt kort Proppgranskning Licensintäkter 60 kr/lic Laganmälningar Mountain Horse Avser funkt.middag, tävlingskonf flyttad fr hösten AGRIA bidrag - tränarutb Tävlingskonferensen Totalt Konto Kostnader 4400 DM TS-möten resor/fika / Nya TR dress/hopp NM Norrmöte / Priser av 11

8 5810 Tävlingskonferensen / Centrala träffar Grönt kort kurs + ny utbildare / TDB-kurs Stildomarkurs Repkurs hopp / Tränarkartläggn / Repkurs dressyr / Banbyggarkurs /5831 Totalt Kurs och konferens netto Tävlinggskonf 8500 Grönt kort kurs 2000 Dressyrdomarkurs 2000 Hopprep+öd kurs 1000 Banbyggarkurs Stildomarkurs 4000 Tränarutbildning 6000 Eget arbete 8 av 11

9 Verksamhetsplan 2013 för tävlingssektionen, Västerbottens Ridsportförbund Sammanställa tävlingsterminen utifrån klubbarnas önskemål. Administrera cuper/lag/dm och championat Anordna Norrmöte tillsammans med norrdistrikten Göra budgetförslag och verksamhetsplan för kommande år Genomföra tävlingskonferens under hösten Sammanställa en verksamhetsberättelse för det gångna året Administrera funktionärsutbildningar Granska propositioner löpande under året Uppdatera hemsidan så den känns fräsch och angelägen Genomföra grenledarträff i körning Arbeta för säkerheten på tävlingar genom uppföljning av överdomarrapporterna Delta i centrala träffar Kartlägga tränare inom distriktet 9 av 11

10 10 av 11

11 11 av 11