Organisationsstruktur, arbetsordning samt arbetssätt. för Upplands Ridsportförbund

Transkript

1 Organisationsstruktur, arbetsordning samt arbetssätt för Upplands Ridsportförbund Fastslagen vid årsmötet 18 mars 2010

2 Bakgrund Styrelsen för Upplands Ridsportförbund har under 2008 och 2009 arbetat med att gå igenom organisationens nuvarande struktur samt eventuella behov. Detta för att säkerställa att de demokratiska processerna i organisationen fungerar på ett korrekt sätt och att se till att det finns en tydlig arbetsordning för såväl beslut som respektive arbetsgrupps arbete. Utredningen gjordes genom intervjuer med ideella på olika poster inom distriktet samt personal samt genomgång av styrdokument, stadgar och dylikt. Utredningen tog även del av hur andra ridsportdistrikt arbetar samt liknande styrdokument som redan finns framtagna på andra håll i landet. Behovet av tydligare riktlinjer har sedan en tid efterfrågats från flera håll inom distriktets egna organisation. Många arbetar ideellt inom distriktet och det är viktigt att det finns tydliga och kommunicerade strukturer inom organisationen så att alla vet vad som gäller. Denna handling lades fram och fastslogs vid årsmötet den 18 mars 2010.

3 Arbete med att implementera organisationsöversynen Genomförd organisationsutredning, med intervjuer och genomgång av uppdrag, styrdokument och stadgar visade att följande områden behöver utvecklas samt åtgärder vidtas för att förbättra arbetet inom distriktet. 1. Förankra måldokumentet i organisationen a. Årligt återkommande möte med alla ideella b. Kartlägga /korrigera målbild och befogenheter vid detta möte 2. Formulera och fastställa arbetsordning för samtliga organisationsdelar, enligt följande a. Styrelsen ansvarar och beslutar långsiktigt och övergripande för all verksamhet. b. Sektioner och kommittéer utgör distriktets expertpanel och har en betydande roll vid verksamhetsplanerandet. Grenansvarig har en särskilt betydande roll. c. Kansliet utgör planerings och genomförandeenhet som effektuerar de av styrelsen fattade besluten. Kansliet bör ha mandat att själva fatta beslut i ärenden av rutinmässig karaktär. 3. Formulera och fasställa arbetsordning, handläggning och remissförfarande för organisationen.

4 Årsplanering Upplands Ridsportförbund 1 jan Valberedningen skall ha kontaktat alla styrelseledarmöter med diskussion om omval. 15 jan Kommittéer, sektioner och grenansvarig lämnar verksamhetsberättelse föregående år. 15 jan Klubbarna skall meddelas vilka som ställer upp för omval samt möjligheter till nomineringar 15 feb Sista dag för motioner till årsmötet, samt sista dag för nominering av kandidater till kommittéer och sektioner, samt grenansvarig. Mars Årsmöte Mars Konstituerande möte samt utnämnande av grenansvarig samt sektions och kommittémedlemmar. Före sept Sektioner, kommittéer sammanträder för att utvärdera tidigare år samt ta fram verksamhetsplan, inkl budgetbehov för nästkommande år. 1 Okt Sektioner och kommittéer lämnar sina förslag på verksamhet för nästföljande år, samt utvärdering av föregående år till utbildningskommitté/styrelsen. Okt Utbildningskommittén sammanträder för att sammanställa ett förslag på utbildningsplan för nästföljande år som lämnas till styrelsen senast 15 oktober. Okt Möte med alla ideellt verksamma i distriktet för verksamhetsplanering för nästföljande år. Samt genomgång av eventuell revidering av måldokumentet. 15 nov Styrelsen meddelar fastslagen budget och verksamhetsplan för nästföljande år till kommittéer och sektioner. Sista dec Sektions, kommitté och styrelseledamöter som avser avgå skall ha meddelat detta till valberedningen.

5 Styrelsens uppdrag samt ledamöters uppdrag Upplands Ridsportförbunds styrelse väljs på årsmötet i mars. Styrelsens uppdrag är att ansvara för det långsiktiga, strategiska arbetet samt beslut av principiell betydelse. Styrelsen uppdrag är att fasställa att måldokumentet följs och att årsmötesbeslut förverkligas. Styrelsen beslutar om verksamheten och budgeten för distriktet. Styrelsen har det fullständiga ekonomiska ansvaret för distriktet Styrelsen har arbetsgivaransvar för all personal. Styrelsen tillsätter kommitté och sektionsledamöter, samt grenansvarig och personal. Styrelsen beslutar om anslutningar till SvRF. Styrelsen representerar distriktet i förhållande till SvRF centralt och externa parter. Styrelseledamöter skall också ingå i någon kommitté eller sektion för att därigenom säkerställa att informationen når alla led. Styrelseledamot skall inte vara ordförande i kommitté utan representerar styrelsen i kommittén (inte kommittén i styrelsen). Ungdomssektionen väljer en representant som också har en ordinarie plats i distriktsstyrelsen. Denna väljs vid ungdomssektionens årsmöte. Sektioners uppdrag och mandat Ungdomssektionen Ungdomssektionen väljs på ungdomssektionens eget årsmöte av medlemsföreningarnas ungdomsrepresentanter. Ungdomssektionens ansvar är att säkerställa att ungdomarnas synpunkter och önskemål tas vara på samt att verka för att stimulera ungdomssektionerna ute på föreningarna. En representant i ungdomssektionen har ordinarie plats i distriktsstyrelsen. Ungdomssektionen föreslår verksamhetsplan till styrelsen som beslutar om genomförande av aktiviteter. Ungdomssektionen har ingen egen budget utan inkomster och utgifter ingår i distriktets budget som helhet. Sektionen äskar pengar för projekt och idéer i samband med verksamhetsplanens framläggande. Om sektionen får projektmedel till projekt som godkänts av styrelsen förfogar sektionen över dessa. Sektionen skall lämna verksamhetsplan samt föreslag på budget till styrelsen/utbildningskommitén senast 1 oktober. Ungdomssektionen driver för närvarande Vi i Stallet Ridskolecupen Ungdomsforum för föreningars ungdomssektioner Riksmästerskapet Kommittéers uppdrag och mandat Dressyrkommittén Dressyrkommittén ansvarar för att ta fram regler för allsvenska serie som distriktet ansvarar för och DM samt besluta om frågor rörande dessa seriers utformande. Dressyrkommittén har ingen egen budget utan föreslår verksamhet till styrelsen som beslutar om budget. Dressyrkommittén föreslår också till styrelsen vad som bör gälla med priser till serier, ersättning till domare och lag eller andra utgifter kring tävling som kan uppstå. Styrelsen beslutar om medel bör avsättas. Dressyrkommittén

6 föreslår till utbildningskommittén utbildningar inom tävling och dressyr, senast 1 oktober varje år. Verksamhetsplan samt budget för hela året skall lämnas till styrelsen senast 1 oktober. Dressyrkommittén skall vara representerad vid möten kring tävlings och dressyrfrågor med föreningar i distriktet. För närvarande är dessa allsvenskamöte i mars, tävlingskonferens i augusti samt tävlingsplaneringsmöte i september. Dressyrkommittén är remissinstans till distriktsstyrelsen i frågor rörande dressyr. De allsvenska seriernas regler skall för vårens serie vara reviderade 1 oktober samt för höstens serier 1 april. Reglerna för Distriktsmästerskapen skall vara reviderade 1 februari. De reviderade reglerna skall lämnas till kansliet. Dressyrkommitténs ordförande skall lämna verksamhetsberättelse till kansliet senast 1 januari. Dressyrkommittén skall lämna mötesprotokoll till kansliet efter varje möte, för kännedom till styrelsen samt kansli. Samtliga ledamöter skall meddela om de vill sitta kvar eller avgå till styrelsen minst en månad före årsmötet. Dressyrkommittén eller medlemsförening nominerar kandidater till kommittén till styrelsen som sedan fastställer såväl ordförande samt ledamöter. Mandattiden är två år. En plats i dressyrkommittén innehas av en styrelseledamot i distriktsstyrelsen och utses av distriktsstyrelsen. Kommittén tillsätts varje år i samband med att distriktsstyrelsen konstituerar sig. Grenansvarig dressyr. Grenansvarig i dressyr ansvarar för dressyren i distriktet och är den samma som dressyrkommitténs ordförande. Grenansvarig skall åka på av SvRF ordnade träffar för grenansvarig i distrikten, alternativt utse annan representant i dressyrkommittén att åka i dennes ställe. Grenansvarig ansvarar för att hålla sig uppdaterad vad gäller förändringar och nyheter inom grenen, samt föra denna information vidare till kommitté och distriktsstyrelse. Ny grenansvarig utses vid behov av styrelsen, och kan avsättas av den samma. Grenansvarig skall också två gånger om året träffa samtliga andra grenansvariga i distriktet för gemensam diskussion om sportens utveckling och behov. I mars/april för att utvärdera föregående år samt i september inför planeringen av nästföljande år. Hoppkommittén Hoppkommittén ansvarar för att ta fram regler för allsvenska serie som distriktet ansvarar för och DM samt besluta om frågor rörande dessa seriers utformande. Hoppkommittén har ingen egen budget utan föreslår verksamhet till styrelsen som beslutar om budget. Hoppkommittén föreslår också till styrelsen vad som bör gälla med priser till serier, ersättning till domare och lag eller andra utgifter kring tävling som kan uppstå. Styrelsen beslutar om medel bör avsättas. Hoppkommittén föreslår till utbildningskommittén utbildningar inom tävling och hoppning, senast 1 oktober varje år. Verksamhetsplan samt budget för hela året skall lämnas till styrelsen senast 1 oktober. Hoppkommittén skall vara representerad vid möten kring tävlings och hoppfrågor med föreningar i distriktet. För närvarande är dessa allsvenskamöte i mars, tävlingskonferens i augusti samt tävlingsplaneringsmöte i september. Hoppkommittén är remissinstans till distriktsstyrelsen i frågor rörande hoppning. De allsvenska seriernas regler skall för vårens serie vara reviderade 1 oktober samt för höstens serier 1 april. Reglerna för Distriktsmästerskapen skall vara reviderade 1 februari. De reviderade reglerna skall lämnas till kansliet.

7 Hoppkommitténs ordförande skall lämna verksamhetsberättelse till kansliet senast 1 januari. Hoppkommittén skall lämna mötesprotokoll till kansliet efter varje möte, för kännedom till styrelsen samt kansli. Samtliga ledamöter skall meddela om de vill sitta kvar eller avgå till styrelsen minst en månad före årsmötet. Hoppkommittén eller medlemsförening nominerar kandidater till kommittén till styrelsen som sedan fastställer såväl ordförande samt ledamöter. Mandattiden är två år. En plats i hoppkommittén innehas av en styrelseledamot i distriktsstyrelsen och utses av distriktsstyrelsen. Kommittén tillsätts varje år i samband med att distriktsstyrelsen konstituerar sig. Grenansvarig hoppning. Grenansvarig i hoppning ansvarar för hoppningen i distriktet och är den samma som ordförande i hoppkommittén. Grenansvarig skall åka på av SvRF ordnade träffar för grenansvarig i distrikten, alternativt utse annan representant i hoppkommittén att åka i dennes ställe. Grenansvarig ansvara för att hålla sig uppdaterad vad gäller förändringar och nyheter inom grenen, samt föra denna information vidare till kommitté och distriktsstyrelse. Ny grenansvarig utses vid behov av styrelsen, och kan avsättas av den samma. Grenansvarig skall också två gånger om året träffa samtliga andra grenansvariga i distriktet för gemensam diskussion om sportens utveckling och behov. I mars/april för att utvärdera föregående år samt i september inför planeringen av nästföljande år. Grenansvarig fälttävlan, voltige, körning, distans, working equitation samt gymkana. Grenansvarig ansvarar för den aktuella grenen i distriktet. I de fall där det inte finns en grenkommitté ansvarar grenansvarig för grenen på motsvarande sätt som hopp och dressyrkommittéerna. I första hand regler för distriktsmästerskap, verksamhetsberättelse samt verksamhetsförslag. Grenansvarig skall åka på av SvRF ordnade träffar för grenansvarig i distrikten. Grenansvarig ansvara för att hålla sig uppdaterad vad gäller förändringar och nyheter inom grenen, samt föra denna information vidare till distriktsstyrelsen och kansliet. Ny grenansvarig utses vid behov av styrelsen, och kan avsättas av den samma. Grenansvarig skall också två gånger om året träffa samtliga andra grenansvarig i distriktet för gemensam diskussion om sportens utveckling och behov. I mars/april för att utvärdera föregående år samt i september inför planeringen av nästföljande år. Tävlingskommitté Tävlingskommittén utgörs av samtliga grenansvariga i distriktet, tävlingskonsulenten samt representant för tävling i distriktsstyrelsen. Kommitténs skall sammanträda två gånger om året. En gång i mars/april för att utvärdera föregående år, samt nyheter i TR och dylikt samt en gång i september inför planeringen av nästföljande års verksamhet. Tävlingskommittén kan föreslå grenövergripande utbildningar/aktiviteter till utbildningskommittén/styrelsen enligt samma arbetsordning som andra kommittéer. Besöksgruppen Besöksgruppens uppgift är fastställd av Svenska Ridsportförbundet och innebär att ridklubbar anslutna till distriktet skall besökas och hästhållningens kvalitet skall säkerställas. Besöksgruppen ansvarar för att alla ridklubbar som samarbetar med eller har egen ridskola besöks minst vart tredje år och att det vid dessa möten upprättas protokoll i enlighet med föreskrivna regler från SvRF. Besöksgruppen ansvarar också för att besöka ridklubbar som avser att ansluta sig till förbundet eller ridklubbar med särskilda behov av besök av andra skäl. Besöksgruppen lämnar underlag till styrelsen vad gäller anslutningar och i särskilda fall även uteslutningar. Besöksgruppen genomför också årligen, i november, en träff för föreningar som inte har ridskola.

8 Om besöksgruppen önskar genomföra annan verksamhet än den ovan nämnda skall verksamhetsplan samt budget lämnas till distriktsstyrelsen/utbildningskommittén senast 1 oktober. Besöksgruppens ordförande skall senast 1 januari lämna verksamhetsberättelse till kansliet. Besöksgruppen skall lämna mötesprotokoll till kansliet efter varje möte, för kännedom till styrelsen samt kansli. Samtliga ledamöter skall meddela om de vill sitta kvar eller avgå till styrelsen minst en månad före årsmötet. Besöksgruppen eller medlemsförening nominerar kandidater till gruppen till styrelsen som sedan fastställer såväl ordförande samt ledamöter. Mandattiden är två år. En plats i besöksgruppen innehas av en styrelseledamot i distriktsstyrelsen och utses av distriktsstyrelsen.. Kommittén tillsätts varje år i samband med att distriktsstyrelsen konstituerar sig. Handikappkommittén Handikappkommittén ansvarar för att arbeta med utvecklingen av ridning för funktionshindrade i distriktet. Handikappkommittén har ingen egen budget utan föreslår verksamhet till styrelsen som beslutar om budget för det samma. Styrelsen beslutar om medel bör avsättas. Handikappkommittén föreslår till utbildningskommittén utbildningar inom handikappverksamheten, senast 1 oktober varje år. Verksamhetsplan samt budget för hela året skall lämnas till styrelsen senast 1 oktober. Handikappkommittén ansvarar för att närvara vid SvRFs handikappkonferenser, samt att stödja utvecklingen av tävling och fritidsridning för ryttare med funktionshinder. Handikappkommitténs ordförande skall lämna verksamhetsberättelse till kansliet senast 1 januari. Handikappkommittén skall lämna mötesprotokoll till kansliet efter varje möte, för kännedom till styrelsen samt kansli. Samtliga ledamöter skall meddela om de vill sitta kvar eller avgå till styrelsen minst en månad före årsmötet. Handikappkommittén eller medlemsförening nominerar kandidater till kommittén till styrelsen som sedan fastställer såväl ordförande samt ledamöter. Mandattiden är två år. En plats i handikappkommittén innehas av en styrelseledamot i distriktsstyrelsen och utses av distriktsstyrelsen. Kommittén tillsätts varje år i samband med att distriktsstyrelsen konstituerar sig. Utbildningskommittén Utbildningskommitténs uppdrag är att utvärdera tidigare utbildningar samt föreslå en utbildningsplan för nästföljande år. Kommittén sammanträder två gånger om året. På våren för utvärdering samt i oktober för att sammanställa alla önskemål för nästföljande år och lägga ett förslag på utbildningsplan som skall lämnas till styrelsen senast 15 oktober. Utbildningskommittén skall lämna förslag på utbildningar område där kommitté finns på remiss till denna kommitté innan beslutet tas att föreslå en utbildning inom detta område. Ut bildningskommittén skall lämna mötesprotokoll till kansliet för kännedom till styrelsen samt kansli. Samtliga ledamöter skall meddela om de vill sitta kvar eller avgå till styrelsen minst en månad före årsmötet. Utbildningskommittén eller medlemsförening nominerar kandidater till kommittén till styrelsen som sedan fastställer såväl ordförande samt ledamöter. Mandattiden är två år. En plats i utbildningskommittén innehas av en styrelseledamot i distriktsstyrelsen och utses av distriktsstyrelsen. Kommittén tillsätts varje år i samband med att distriktsstyrelsen konstituerar sig. Kansliets uppdrag och mandat Kansliets uppdrag är att genomföra styrelsens vision och verksamhetsplan samt förbereda och lämna underlag för styrelsens beslut. Kommittéer och sektioner är stöd till kansliet i de specifika frågor som

9 rör respektive kommittés ansvarsområde. Kansliet har mandat att fatta beslut i ärenden som är av rutinmässig karaktär för att arbetet skall kunna flyta på ett praktiskt sätt. Distriktskonsulenten har det övergripande ansvaret för att genomföra verksamheten, och har mandat att fatta beslut så länge dessa följer uppdragna riktlinjer samt budget. Påverkas budget skall beslut tas av styrelsen. Detta gäller för distriktets alla verksamhetsområden. Distriktskonsulenten har mandat att anlita andra att utföra uppgifter samt ta hjälp av såväl kommittéer som sektioner så länge budget och riktlinjer följs. Distriktskonsulenten skall medverka vid distriktsstyrelsens, ungdomssektionens samt utbildningskommitténs möten. Tävlingskonsulenten har mandat att fatta beslut om tävlingars genomförande eller ändringar efter det att tävlingsterminen har lagts, samt om ändringar eller justeringar i propositioner och dylikt. I frågor rörande ekonomin för tävlingsfrågor skall alltid beslut tas av styrelsen. Tävlingskonsulenten skall medverka vid tävlingskommitténs två möten. Kansliets huvuduppdrag är att stödja föreningarna i distriktet med information och hjälp. Tillgänglighet och korrekt information är centralt. Det är genom kansliet som styrelsens mål om att Upplands Ridsportförbund skall kännetecknas av engagemang och service främst märks för medlemmarna. Kansliets personal skall medverka vid de av SvRF arrangerade träffar som är av betydelse för arbetet.

10 Arbetsordning beslut Ett förslag kan komma till distriktet från enskild medlem, förening, kommitté eller sektion. Förslag som inte inkommer som motion till årsmötet behandlas enligt följande: Utbildningsförslag förslag lämnas till utbildningskommittén som tar hänsyn till detta vid planering för nästföljande år. Vid förslag om utbildning inom område då särskild kommitté finns skall denna kommitté tillfrågas innan förslag läggs. Om förslag om utbildning inkommer efter det att utbildningskommittén lämnat sitt förslag till styrelsen behandlas frågan i styrelsen om det är möjligt att genomföra aktiviteten innevarande år eller om frågan får hänskjutas till nästa verksamhetsår. Styrelsen skall, om utbildningen rör särskilt verksamhetsområde, lämna förslaget på remiss till berörd kommitté. Tävlingsförslag Förslag lämnas till respektive grenkommitté eller grenansvarig som om de har mandat att besluta i frågan, beslutar. Om frågan rör verksamheten på annat sätt skall denna kommitté lämna remissvar till styrelsen tillsammans med att förslaget vidarebefordras till styrelsen för beslut. Förslag rörande tävlingsfrågor behandlas också på tävlingskonferensen i augusti då föreningar har direkt möjlighet att presentera förslag. Tävlingskonferensen är inte beslutande utan förslag framkomna där lämnas till respektive kommitté eller grenansvarig i enlighet med andra förslag. Dessa förslag skall vara beslutade innan tävlingsplaneringsmötet i mitten av september då återkoppling till föreningarna skall ske. Övriga förslag Om ett förslag inkommer inom ett område där det finns en kommitté så lämnas frågan för beredande till densamma. Frågan samt remissvar lämnas sedan till styrelsen för beslut. I de frågor då ingen kommitté finns lämnas frågan samt eventuellt beslutsunderlag framtaget av distriktskansliet till styrelsen för beslut.

11 Nuvarande struktur Styrelsen Göran Dalin Ordförande, vald till 10 Gudrun Orava Grenansvarig fälttävlan Vice Ordförande, vald till 11 Inger Hedberg Dressyrkommittén Kassör, vald till 10 Inger Börjesson Besöksgruppen Ledamot, vald till 10 Marie Louise Widgren Ledamot, vald till 10 Johan von Knorring Ledamot, vald till 10 Mikael Höglund Ledamot, vald till 11 Lena Askling Ledamot, vald till 11 Tiit Räim Besöksgruppen Suppleant, vald till 10 Ulla Andersson Utbildningskommittén Suppleant, vald till 10 Thomas Öberg Suppleant, vald till 10 Jessica Terenius Ungdomssektionen Ordförande, vald till 10 Vakanta kommittéer: Hoppkommitté och Handikappkommitté Utbildningskommittén Ordf. Elin Johansson, Styrelserepresentant: Ulla Andersson Dressyrkommittén Ordf: Vakant, Styrelserepresentant: Inger Hedberg Hoppkommittén Ordf. Vaktant, Saknas hela kommittén Grenansvarig=Tävlingskommitté Dressyr?, Hoppning:?, Fälttävlan: Gudrun Orava, Voltige: Linda Jenval, Körning: Karin Hagberg, Distans: Vakant (Förslag Maria Hagman Eriksson), WE:?) Styrelserepresentant: Gudrun Orava. Handikappkommittén Ordf: Vakant, Styrelserepresentant saknas Besöksgruppen Ordf: Vakant, Styrelserepresentant: Inger Börjesson och Tiit Räim. Ungdomssektionen Ordförande Jessica Terenius Vakanser Dressyrkommittén: Ordförande Hoppkommittén: Ordförande, samtliga ledamöter inklusive styrelserepresentant Handkappkommittén: Ordförande och styrelserepresentant Besöksgruppen: Ordförande Grenansvarig: Hoppning, Distans, Dressyr och WE