Ordinarie telefonmöte med styrelsen i Västerbottens Ridsportförbund Tid: 01 augusti klockan Kod:

Transkript

1 7/12 Ordinarie telefonmöte med styrelsen i Västerbottens Ridsportförbund Tid: 01 augusti klockan Kod: Plats: Ledamöter: Anmäld förhindrad: Per Telefon Roger Estefors, RE Christina Mattsson, CM Petra Johansson, PJ Maggie Zingmark, MZ Ida Grundström, IG Britt-Inger Edström, BIE Mia Pettersson, MP Emelie Zerrander DUS, EZ Föredragande: 1 Öppnande RE. Ordförande Roger hälsar alla välkomna och öppnar därmed mötet. 2 Val av justerare respektive eventuell ersättare till stående sekreterare. RE. Styrelsen valde Maggie Zingmark till justerare. Stående sekreterare Ida Grundström var närvarande. 3 Föregående protokoll 06/2012 IG. Föregående protokoll läggs till handlingarna. 4 Utkast till attestregler inom VRiF. MZ, RE. Ordförande vill att samtliga ledamöter läser igenom utkastet (se bilaga) till nästa möte så beslut kan tas om eventuella ändringar. Attestreglerna ska sedan sättas in i VRiF:s Checklista och regler för arrangemang inom VRiF. 5 Lägesrapport Jubileumsritten Västerbotten sommaren 2012 PJ, IG, RE. Petra rapporterar från södra delen att överlämningen från Mittsvenska sker den 5/8 kl i Lögdeå vid den gamla affären. Den 7/8 sker inridningen i Umeå. Hon har just nu kontakt med polisen för att kolla eventuella dispenser m.m. 1 av 5

2 Ida rapporterar från sträckan i mitten att etappen mellan Täfteå till Bygdeå 10/8 är ej klart i dagsläget. Etapp mellan Bygdeå och Sikeå den 11/8 är klart och etapp mellan Sikeå och Lövånger har några frågetecken men är på gång. Roger rapporterar från norra delen att de har haft möte idag, alla utom Lövånger närvarade. Etapperna är klara förutom kring Jävre då det är svårt att hitta säkra vägar. I Skellefteå kommer det att ske en tillställning på Solbacken i samband med överlämning till Kågedalen. Överlämning till Norrbotten sker den 20/8 i Jävre på Jävre kvarn och bygdemuseum. Kontaktpersoner läggs ut på hemsidan. Förtroendevalda i styrelsen bör finnas med efter vägen där man har möjlighet att delta. Tröjor delas ut till alla ryttare. Övrigt som skall ordnas är kontakt med media. 6. MZ. 7 Lägesrapport angående kommande projekt under beredning. MZ. 8 Lägesrapport till VRiF:s förhållande till Facebook. PJ, EZ. 9 Lägesrapport Öppet forum/framgångsrika Ridskolor Umeå 30 aug. MZ. Lokalen är ordnad. Maggie har meddelat Lotta Amnestål och lagt ut på aktivitetskalendern samt utbildningsmodulen så det är bara att anmäla. Christina har lagt ut på facebook och skickat mail för att sprida informationen. 10 Förberedelser inför Ordförande/Ridskolechefernas möte 26 aug. i Ske. Samtliga. För att se till att informationen kommer fram så ska det skickas ut personlig inbjudan till berörda förutom det sedvanliga sättet via mail. Maggie kollar om de adresser som finns är uppdaterade. Maggie har lagt ut på aktivitetskalendern samt utbildningsmodulen så det är bara att anmäla. 11 Förberedelser inför Höstmötet i Umeå 04 november Samtliga. Avvaktar till ordförandemötet den 26/8 för att få tips om agendan. Förlag till lokal är SISUs. Maggie undersöker om det är möjligt. Innehållet på agendan tas på nästa möte. 12 Förberedelser inför SDF-konferens 19/20 oktober Samtliga. Maggie åker från styrelsen. Petra kollar vem som kan åka från DUS. 2 av 5

3 3 av 5

4 Kommande möten: Se nedanstående: 01 augusti klockan Telefonmöte 29 augusti klockan Kågedalens RF 26 september klockan Lycksele RK 31 oktober klockan Spiran, Sikeå 04 november klockan Höstmöte Umeå 28 november klockan Telefonmöte 02 januari klockan Mellanbygdens RF 30 januari klockan Telefonmöte 13 februari klockan Spiran, Sikeå 17 mars klockan. Årsmöte Lycksele 4 av 5

5 Utkast till skrivning gällande: Attestregler VRiF Attestfunktionen har inom VRiF olika innebörd vad gäller externa åtaganden. För VRiF.s övergripande verksamhet utses firmatecknare i samband med att den styrelse som skall verka under året konstituerat sig efter det att VRiF avhållit sitt årsmöte. Att teckna firma innebör att de som tilldelats detta förtroende har att ansvara för VRiF:s samlade ekonomiska verksamhet, såväl vad gäller ekonomiska transaktioner som andra juridiskt bindande avtal med annan part såsom personal, leverantörer, skattemyndigheter och liknande. I den löpande dagliga verksamheten har normalt kassören attesträtt, vilken till vissa delar även kan omfattas av en eller flera kanslitjänstemän, beroende på vilket beslut som fattas av styrelsen i samband med att den konstituerar sig. För sektion och annan konstellation som har en egen, av VRiF:s styrelse godkänd, verksamhetsbudget gäller att samtliga inköp och därtill hörande fakturor skall godkännas respektive sakattesteras av den som leder verksamheten inom sektionen eller annan konstellation. Med skattest avses att den ansvarige sektions- eller konstellationsledaren skall kontrollera att den faktura som uppkommit till följd av inköp eller annan beställning som ligger inom ramen för verksamhetens budget och målverksamhet överensstämmer med den faktura som skall betalas. Originalfakturan skall vid beställningen riktas till VRiF:s kansli, vilket i sin tur översänder en kopia till sektionen/konstellationens ledare som gör en kontroll av fakturan avseende dess överensstämmelse gentemot vad som ursprungligen överenskommits och beställts i relation till vad som i verkligheten levererats. Om allt är i sin ordning sakattesteras kopian och sändes till kansliet för betalnings attest respektive slutbetalning. Denna instruktion är kopplad till VRiF:s Checklista och regler för arrangemang inom VRiF. 5 av 5