Ansvarsfördelning i tävlings- & evenemangsgruppen

Transkript

1 1 Roller i gruppen Dessa ansvarsområden finns i gruppen; 1.1 Sammankallande Den som är sammankallande i tävlingsgruppen gör följande: Kallar till möten genom att skicka ut en kallelse senast en månad innan mötet med följande innehåll: o Tid och plats för mötet o En preliminär mötesagenda o Datum för inskickande av punkter som ska tas upp på mötet Sammanställer den definitiva agendan för mötena och mailar ut den tillsammans med besluts- och diskussionsunderlag senast en vecka före mötet så att alla kan läsa in sig på dem innan mötet. Håller i mötena Skriver även protokoll under mötet och distribuerar detta till övriga i gruppen. Skriver lägesrapport inför styrelsemöten Ser till att nya medlemmar i tävlingsgruppen får tillgång till vår mail, Facebookgrupp och får övriga behörigheter som behövs. Behörigheter som behövs för denna post: Kassör i tdb, hemsidan, HM, FB, tävlingsmail, PRK-mail 1.2 Ekonomiansvarig Den som ansvarar för ekonomin i tävlingsgruppen gör följande: Gör budget för alla tävlingar och evenemang Gör uppföljning efter alla tävlingar och evenemang o Sammanställer kvittona och skickar till PRKs kassör Betalar ut arvoden till officiella funktionärer. Gör ekonomiuppföljning till lägesrapporten som skickas till styrelsen Se till att hästhyra för tävlingar blir fakturerad Se till att fakturera distriktet om det är aktuellt Behörigheter som behövs för denna post: Kassör i tdb, HM, FB, tävlingsmail, PRK-mail Sida 1 av 7

2 1.3 Kommunikatör Den som är kommunikatör i tävlingsgruppen gör följande: Bevakar våra tävlingsekipage genom att följa dem på Equipe. Lägger upp foton och resultat från tävlingar på hemsidan och Facebook. Gör presentationer av våra tävlingsekipage. Gör presentationer av medlemmarna i tävlingsgruppen. Skickar information till media inför tävlingar och evenemang och skicka resultat efter genomförd tävling. Ser till att informationen under tävlingsfliken på hemsidan är aktuell. Behörigheter som behövs för denna post: Arrangör i tdb, hemsidan, HM, FB, tävlingsmail, PRK-mail 1.4 Sponsoransvarig Den som är ansvarig för sponsringen i tävlingsgruppen gör följande: Har ett nära samarbete med sponsorgruppen. Tar fram förslag på nya sponsringsmöjligheter och förmedlar till sponsorgruppen. Ser till att det finns hederspriser till alla placerade på tävlingarna. Ska anpassas efter typ av tävling. Ser till att det finns saker att lotta ut bland funktionärerna. Det ska finnas saker som passar både vuxna och barn eftersom vi har funktionärer i olika åldrar. Försöka få tag på västar, kepsar eller dylikt till våra funktionärer. Viktigast är kläder med markering överdomare, tävlingsledare och sjukvårdare. Behörigheter som behövs för denna post: Arrangör i tdb, hemsidan, HM, FB, tävlingsmail, PRK-mail 1.5 Funktionärsansvarig Den som är funktionärsansvarig i tävlingsgruppen gör följande: Hanterar licensansökningarna genom att: o Kontrollera att de som söker licens hos oss är medlemmar i PRK Sida 2 av 7

3 o Kontrollera att de känner till villkoren för att tävla för PRK o Godkänner eller avslår licensansökningarna i tdb Skickar formulär till ryttaren så att de kan fylla i information till hemsidan och se till så att informationen blir upplagd på hemsidan. Tilldela ryttaren ett funktionärsområde. Ansvarar för att SISU och LOK blir rapporterat för våra möten, aktiviteter och tävlingar. 1.6 Materialansvarig Den som är materialansvarig i tävlingsgruppen gör följande: Håller koll på statusen på vårt material, såsom bommar, bokstäver och dressyrstaket Rapporterar till övriga i gruppen när något behöver renoveras, ersättas eller köpas in Skickar uppgifter till byggruppen när det är något de kan göra åt oss Håller vår önskelista aktuell 1.7 Lagansvarig Lägger ut intresseanmälan för lagtävlingar Hanterar intresseanmälningarna o När det gäller ridskoleekipage måste ridskolan godkänna ekipaget o Meddelar de som lämnat intresse om de är aktuella för laget eller inte Anmäler lagen till distriktet via o Senast 15/1 för lagtävlingar under våren o Senast 1/6 för lagtävlingar under hösten Ansvarar för att lagen har lagledare till alla deltävlingar. Ansvarar för informationsmötena för lagryttarna. Ansvarar för kick offerna för lagryttarna. 1.8 Inköpsansvarig Den som är inköpsansvarig i tävlingsgruppen gör följande: Inventerar och handlar till caféet. Sida 3 av 7

4 Inventerar och köper in rosetter, plaketter och eventuellt hederspriser. 1.9 Representant från styrelsen Den som är representant från styrelsen i tävlingsgruppen gör följande: Går på styrelsemöten Rapporterar om det som tagits upp på styrelsemötena Redogör för tävlingsgruppens lägesrapport på styrelsemötena Tar upp eventuella besluts- och diskussionsärenden för styrelsen 1.10 Representant från USS Den som är representant från ungdomsstyrelsen i tävlingsgruppen gör följande: Går på Ungdomssektionens styrelsemöten Rapporterar om det som tagits upp på styrelsemötena Rapporterar till USS vad som pågår och planeras i tävlingsgruppen 1.11 Representant från verksamheten Den som är representant från verksamheten i tävlingsgruppen gör följande: Rapporterar om det som pågår och planeras i verksamheten Rapporterar till personalgruppen vad som pågår och planeras i tävlingsgruppen Är arrangemangsledare för de klubbtävlingar tävlingsgruppen arrangerar, eftersom det är ett krav från SvRF att det måste vara en person som är utbildad av SvRF som ansvarar för klubbtävlingar. Sida 4 av 7

5 2 Roller som bestäms inför varje tävling För att fördela ut arbetet med tävlingarna så väljs dessa ansvarsområden inför alla tävlingar. Det behöver med andra ord inte vara samma person som har ett ansvarsområde på alla tävlingar. 2.1 Tävlingsledare Tävlingsledare utses så snart efter en tävlingsansökan som möjligt. Den som är tävlingsledare för en tävling gör följande; Gör proposition för tävlingen och lägger upp den i tdb för godkännande av distriktet. Stämmer av med omkringliggande klubbar var vi kan ha parkering på tävlingsdagen. Svarar på frågor gällande tävlingen. Skriver ryttarmeddelande. Meddelar den ekonomiansvariga i gruppen om distriktet ska faktureras för exempelvis priser. Enligt TR 1 Mom 183 ska tävlingsledare ingå i tävlingsjuryn och därmed hantera ärenden som rör olämpligt uppträdande mot häst, annan ryttare eller funktionär. Är med på prisutdelningarna under tävlingsdagen. Är säkerhetsansvarig under tävlingsdagen. Är ansvarig för säkerheten på tävlingsplatsen. Rapporterar eventuella incidenter till olycksstatistiken. 2.2 Biträdande tävlingsledare Den som är biträdande tävlingsledare är även funktionärsansvarig och gör följande: Bokar officiella funktionärer inför tävling i samråd med tävlingsledaren. o För hopptävlingar Överdomare Domare (fråga om hen även vill vara speaker) Banbyggare Inverkansdomare om det är inverkansbedömning Veterinär om det krävs enligt TR o För dressyrtävlingar Sida 5 av 7

6 Överdomare Domare för alla klasser Veterinär om det krävs enligt TR Bemannar övriga funktionärsposter och utser ansvariga för respektive post. Ansvarar för funktionärerna under tävlingsdagen och ser till att de är på plats i tid. Svarar på frågor gällande funktionärsposterna. Bistår tävlingsledaren på tävlingsdagen. Lämnar information till den som rapporterar LOK och SISU. 2.3 Caféansvarig Den som är caféansvarig för en tävling gör följande; Inventerar vad som finns i caféet och köper in det som behövs. Gör prislistor till caféet. Inventerar rosetter, plaketter och hederspriser inför tävlingen. Köper in tävlingspriser om det behövs. Köper in morötter till välkomstpresent. Ansvarar för caféet under tävlingsdagen. Lämnar kvitton, följesedlar och försäljningssiffror till gruppens ekonomiansvariga. 2.4 Sekretariatsansvarig Den som är sekretariatsansvarig för en tävling gör följande; Följer upp anmälningarna när tävlingen har öppnat. Gör startlistor när ordinarie anmälan har stängt och publicerar dem på Equipe. Gör justeringar i startlistorna enligt de sena ändringar som inkommer. Skriver ut startlistor Skriver ut parkeringslappar Skriver ut funktionärslistor Skriver ut lappar för funktionärsfika och funktionärslunch Ansvarar för sekretariatet under tävlingsdagen. Överför resultaten från Equipe till tdb. Sida 6 av 7

7 Skicka Equipes ekonomiska rapport till gruppens ekonomiansvariga efter tävlingen. 2.5 Domartornsansvarig Den som är ansvarig för domartornet gör följande: Ser till att musikanläggningen fungerar Ser till att det finns en lämplig spellista för tävlingen och prisutdelningarna. Se till att all utrustning som behövs i domartornet är på plats på tävlingsdagen. Se till att datorer och annan utrustning som ska vara i domartornet fungerar. Är ansvarig för funktionärerna i domartornet på tävlingsdagen. 2.6 Banchef Den som är banchef för en tävling gör följande: Stäm av så att allt material finns, såsom bommar, skollor, dressyrstaket etc. Se till att underlaget är bra inför och under tävlingen Är banbyggarens högra hand Fördelar och övervakar arbetet på banan. Tillsammans med banbyggaren placerar du ut banpersonal på ett säkert sätt så de vet vilka hinder de är ansvariga för Du ser till att all banpersonal bär funktionärsväst och hjälm. Du har säkerhetsansvaret inne på banan under tävlingens gång. Kontrollera så att det inte finns något som ryttare eller häst kan skada sig på Sida 7 av 7