Rutiner vid tävling. Årsta-Runstens Sportryttare. Version 1, 2012 Fredrik Starck, Sofia Becker, Lena Wenehult

Transkript

1 Rutiner vid tävling Årsta-Runstens Sportryttare Version 1, 2012 Fredrik Starck, Sofia Becker, Lena Wenehult

2 Inledning Detta dokument är framtaget för att vara ett stöd till tävlingsledningen vid tävlingar arrangerad i Årsta-Runstens Sportryttare. Då vi strävar efter att hålla en genomgående hög kvalité på våra tävlingar så är det viktigt att vi har ett gemensamt arbetssätt då vi är många engagerade. Dokumentets kapitel är uppdelat på före, under och efter tävling, samt de olika delmoment som ingår i dessa. Dokumentet är senast uppdaterat mars 2012 och är i version 1. Rutinerna är framtagna av: Fredrik Starck, fredrik.starck@arsta-runsten.se Sofia Becker, sofia.becker@arsta-runsten.se Lena Wenehult, lena.wenehult@arsta-runsten.se Inför tävling Ansökan Ansökan om vilka tävlingar vi vill arrangera under året görs i augusti-september föregående år. För nationella tävlingar är sista ansökningsdag 31/8 och för lokala/regionala 30/9. Alla tävlingsansökningar görs via TDB av någon som har arrangörsbehörighet. Vanligtvis hålls ett planeringsmöte med alla inblandade i klubben inför detta. Domare, veterinär, banbyggare m.m. Det är viktigt att i god tid se till att boka domare samt överdomare till tävlingen. Vid de tävlingar som kräver veterinär ska det anmälas till Jordbruksverket vilken veterinär vi kommer att ha på plats under tävlingen. Det är sedan dom som fakturerar oss för veterinärens kostnader. Detta gäller endast fram till halvårskiftet Marianne Lindsjöö håller klubben med veterinär på alla våra tävlingar från och med 2012, vid frågor kring detta, kontakta Lena Wenehult. Budget Det är tävlingsledarens ansvar att innan varje tävling lämna in en budget till styrelsen som ska godkännas. Målet är att alla tävlingar ska bära sig själva. Utgifter som överskrider budget kommer ej att godkännas för utbetalning om dom inte har godkänts separat av styrelsen. Budgeterna görs senast 30/11 inför nästkommande år, vid särskilda omständigheter kan detta ske senare efter överenskommelse

3 I budgeten ska finnas med att 20% av startavgifterna går till Runsten som anläggningshyra. Vid lokala och regionala tävlingar ska även 20 kr per start betalas till Stockholms Läns Ridsportförbund. Budgeten ska fyllas i enligt mallen Tävlingsbudget - Mall.xlsx. Proposition Proposition bör göras och skickas in senast två månader före varje tävling. Alla propositioner hanteras via TDB vilket innebär att vi inte behöver bry oss om layout. För att skapa en proposition logga in i TDB och gå till: Tävlingsadministration -> Våra tävlingar - > Skapa proposition. Alla propostioner granskas av distriktet/förbundet innan dom publiceras. Hindermaterial, dressyrstaket Runsten tillhandahåller en hinderpark som klubben får använda vid tävling. Utöver detta har klubben även en hel del egna hinder och sponsorhinder. Hindrena är uppdelade i kurs- och tävlingsmaterial. Det är klubbens ansvar att underhålla tävlingsmaterialet, men Runsten betalar för det material (målarfärg o liknande) som behövs. Det är viktigt att allt material sorteras och ordnas i hinderförrådet på ett sådant sätt att det är lätt att komma åt och att tävlingsmaterialet inte blandas med övriga hinder. Lämna ej heller tävlingsmaterialet utomhus om det inte ska användas, det innebär mycket slitage. Vid frågor om hinderparken: Pelle Schild, per.schild@lagena.se, Vi frågor om dressyrstaket: Dressyrkommitén Teknik Inför varje tävling är det en god idé att kontrollera att all teknisk utrustning som behövs finns på plats och fungerar som den ska. Runsten tillhandahåller ljudanläggning, tidtagarutrustning och internetuppkoppling, samt ansvarar för att dessa fungerar. Klubben ska själva tillhandahåll mjuk- och hårdvara till sekreteriat/domartorn. I dagsläget äger klubben följande utrustning: - Laserskrivare, svartvit - Laserskrivare, färg, multifunktion - 10 stycken kommunikationsradio

4 Ansvarig för klubbens teknik är Fredrik Starck, Om ytterligare utrustning behövs, så som datorer, kommunikationsradio m.m. kan det tillhandahållas av Joakim Guttman Funktionärer Alla klubbens licensierade ryttare ska ställa upp med minst en funktionärsdag per år för att få lösa licens året därefter (gäller fr.om. 2012). Det är upp till tävlingsledaren/funktionärsansvarig att se till att det finns tillräckligt med funktionärer. Ett tips är att kontakta ansvarig för hemsidan för att i god tid informera om tävlingen samt vad ni behöver hjälp med! Avstämningsmöte med Runsten Senast fyra veckor innan tävlingen ska ett möte hållas med Runsten för att stämma av inför tävlingen. Här ska även eventuell brister påpekas så att detta kan åtgärdas i tid. Då Runsten ansvarar för cafeterian vill dom också veta ungefär hur mycket starter/besökare vi räknar med under tävlingen. Anmälningar Alla anmälningar hanteras via TDB. För att föra över dessa till Equipe krävs ett så kallat arrangörskonto i TDB, så att man kan ladda ner anmälningar. TDB sköter nu mera all reservhanteringen helt automatiskt fram till kl dagen innan första tävlingsdagen. Detta innebär att alla strykningar innan dess ska göras i TDB som då automatiskt plockar in den reserv som står på tur. På morgonen första tävlingsdagen bör därför den sista uppdateringen från TDB laddas in i Equipe. Startlistor Vi använder oss av Equipe Online för publicering av startlistor och onlineresultat. Startlistor ska därmed aldrig exporteras som HTML-fil, utan man väljer i Equipe istället Publicera. Under tävling Funktionärsmat Runsten förser alla funktionärer med mat under tävlingsdagen, dock är det klubbens ansvar att se till att det finns personal som kan sköta själva funktionärsserveringen. Viktigt att meddela hur många funktionärer som kommer att finnas på plats vid avstämningsmötet.

5 Städning Klubben ansvarar för städning av tävlings- och framridningsbanor, sekreteriat, parkering samt uppstallning under tävlingsdagarna. Klubben ska även se till att toaletter städas och fylls på under dagarna. Utställare Om vi så vill kan vi hyra ut plats till utställare under tävlingarna. Runsten tar dock en avgift om 1000 kr per utställare och tävling oavsett vårat pris. Det är upp till klubben att tilldela utställaren en lämplig plats samt avgöra hur stor yta denne ska få bruka. Efter tävling Rapportering av resultat Alla resultat ska rapporteras in till förbundet efter avslutad tävling (inom två dagar?). Detta går att göra direkt från Equipe. Ekonomisk rapportering Det är tävlingsledarens ansvar att inom 30 dagar lämna en ekonomisk rapport över tävlingen till styrelsen. Se separata instruktioner i dokumentet Tävlingsrutiner - Ekonomi. Utbetalning av premier / Återbetalningar Alla utbetalningar ska i första hand ske via TDB. En lista med namn, licensnummer samt belopp skickas till klubbens kassör som gör utbetalningen. Kom ihåg att detta bör göras samma dag, eller dagen efter att tävlingen har avslutats. Funktionärslistor En lista med vilka funktionärer som jobbat under tävlingen, som även innehåller de personer som eventuellt jobbat flera dagar med förberedelser, ska mailas till info@arsta-runsten.se för att sammanställning av funktionärspoäng ska kunna ske. Kom ihåg att markera namn på medlemmen som ska ha funktionärspoängen om det är en förälder eller annan anhörig som ställt upp. Funktionärer

6 Nedan listas några av våra mer erfarna funktionärer som kan hjälpa till med råd och stöd kring tävlingarna. De har god erfarenhet på sina olika positioner och ställer ofta och gärna upp! Sekreteriat Jeanette Schild-Berglind, Madeleine Birkedahl, Budget, ekonomi, rapportering Lena Wenehult, Hinderpark Pelle Schild, Helena Johnsson Teknik Equipe, datorer, skrivare, hemsidan Fredrik Starck, Datorer, ljud, kommunikation, Equipe Joakim Guttman, TDB Behörigheter Nedan listas vilka som har behörighet att utföra olika operationer i TDB på klubbens vägnar. Arrangör Med arrangörsbehörighet kan man ansöka om tävlingsdatum, skapa propostioner, ryttarmeddelande, ladda ner anmälningar m.m. Mari Lund Lottie Östberg Madeleine Birkedahl Fredrik Starck Jeanette Schild-Berglind Kassör Med kassörsbehörighet kan man göra återbetalning av premier, föra över pengar till klubbens konto samt godkänna licensansökningar. Ewa Wodmar (utbetalningar, avstämning) Fredrik Starck (licenser)

7