Funktionär. Järfälla Ryttarförening. Din handbok för våra Funktionärsuppgifter. Ett roligt sätt att umgås

Transkript

1 Funktionär Järfälla Ryttarförening Ett roligt sätt att umgås Din handbok för våra Funktionärsuppgifter

2 Innehållsförteckning: Inledning - Att vara funktionär i JRF. Sid 3 Våra funktionärsuppgifter. Sid 4 Tävlingsledare, säkerhetsansvarig Sid 5 Funktionärsansvarig.. Sid 6 Sekretariatansvarig. Sid 7 Materialansvarig. Sid 8 Servering.. Sid 9 Service och supportteam.. Sid Speaker. Sid 12 Teknik, ljud och musik. Sid 12 Banchef, banpersonal Sid 13 Framhoppning. Sid 14 Flagg, tidtagare... Sid 15 In/utsläpp, löpare, räknare. Sid 16 Domarsekreterare Sid 17 Sponsoransvarig.. Sid 18 Säkerhet och sjukvårdare. Sid 19 Fotograf.. Sid 20 Funktionärskläder.. Sid 21 Avslut Sid 22 Upplaga 1 september 2016 Av: Malin Häll Löfvenius 2

3 INLEDNING: ATT VARA FUNKTIONÄR I JRF Att vara funktionär är ett roligt sätt att umgås och att lära sig olika saker. Vi arrangerar regelbundet tävlingar i föreningen och för att kunna genomföra detta, behöver vi medlemmars stöd inför, under och efter tävling. Att vara funktionär är en mycket bra förberedelse för att själv kunna börja tävla då du lär dig mycket om hur det går till på tävling. Det krävs ingen direkt tidigare erfarenhet av hästar eller ridning för flera av våra funktionärsuppgifter, det finns uppgifter för alla och alla behövs. Dock vill vi hålla en hög servicenivå, så det är viktigt att vara glad och trevlig. Vissa funktionärer har mer ansvar och andra mindre. För att vara på banan behöver man mer erfarenhet av hästar, gärna tävlat själv så att du vet hur man tänker som ryttare (men det är inget krav, vi lär dig). Vi lär också alla funktionärer att bygga bana och vad som är viktigt att tänka på kring våra ekipage under tävlingen. Är du ny som funktionär får du någon rutinerad vid din sida. Det ska vara säkert och roligt att vara funktionär. Varje år utser vi årets funktionär. Utmärkelsen går till en person som utmärkt sig med sina insatser på våra tävlingar under året. Vinnaren får ett diplom och ett hemligt pris, samt presenteras på vår webbplats, i nyhetsbrev och sociala medier. 3

4 Nu har du genomgått vår funktionärsutbildning, du är en viktig pusselbit kanske redan på nästa tävling? Det här häftet blir ditt verktyg för dig att hitta information om våra olika funktionärsuppgifter. På vår hemsida hittar du också alltid senaste uppdateringen. VÅRA FUNKTIONÄRSUPPGIFTER: Uppgifterna kan variera lite beroende på typ av tävling och storlek på tävling. Alla funktioner behövs inte på alla typer av tävlingar och vi blir fler på varje funktion ju större tävling det är. Vi har åldersgräns 12 år för våra funktionärer. Är du yngre går det bra i sällskap med förälder eller annan vuxen. Funktionärsansvarig ansvarar för bemanningen på tävlingsdagen. Blir man sjuk eller får plötsligt förhinder inför tävling, så att man inte kan komma, blir vi mycket glada om man själv hittar en ersättare, det hjälper oss mycket. Annars hör av dig i så god tid som möjligt till funktionärsansvarig via telefon eller sms (ej via mail eller via kompis) Är du ny som funktionär får du alltid någon rutinerad vid din sida. Det ska vara tryggt, roligt och säkert att vara funktionär. Överallt på området ska våra gäster mötas av ett leende och vi hjälper alltid varandra. 4

5 TÄVLINGSLEDARE: Inför tävling: Övergripande ansvarig för planering av arrangemang Annonserar tävling i TDB och gör utskick enligt mejllista Bokar domare Stämmer av med funktionärsansvarig hur vi ligger till med bemanning Gör banskiss och stämmer av med banchef Stämmer av med ridskolechef att banorna blir harvade innan och efter Under tävling: Övergripande ansvarig för arrangemang och säkerhet Hålla i samling med funktionärer tillsammans med funktionärsansvarig. Berätta om dagens tävling Säkerställa avspärrningar på tävlingsområdet Ansvar för samordning på tävlingsdagen, vara länk mellan tävlande och överdomaren. Vid incidenter/olyckor vara den som sköter kontakten med SOS/räddningstjänsten Ta emot och eventuellt åtgärda klagomål från tävlande Genomgång av domarprotokoll med domare/överdomare Se till att allt plockas bort och att området återställs i samma skick som innan tävling. Övergripande ansvarig för utvärdering 5

6 FUNKTIONÄRSANSVARIG: Inför tävling: Ragga funktionärer Information till funktionärer Samla in intresseanmälningar från funktionärer Gör funktionärsschema Samling tillsammans med tävlingsledare inför tävling, regler på tävlingsdagen, säkerhetsrutiner och dagens uppställning. Funktionärsbiljetter, funktionärskort för de som har gått funktionärsutbildningen Dela ut funktionärskläder och namnbrickor Under tävling: Säkerställa att alla funktionärer har namnbricka och lämpliga kläder, finns att hämta i serveringen Säkerställa att alla funktionärer är på plats i tid och är informerade om ansvar Funktionärslistor finns i serveringen Samla ihop bricka/väst eller tröja från funktionärer Tack utskick via mail till alla funktionärer Samla in feedback, utvärdera 6

7 SEKRETARIATANSVARIG Inför tävling: Säkerställa att det finns toner, kopieringspapper och pennor Kontaktperson med telefonnummer på proposition och ryttarmeddelande Ta emot anmälningar Sammanställning, lotta bort och sedan lägga ut preliminära startlistor och ryttarmeddelande på hemsidan Ta emot avanmälan och efteranmälan Lägga ut definitiva startlistor på hemsidan. Skicka ut ryttarmeddelande via mejl Se till att det trycks upp startlista i lämpligt antal Skriva ut protokoll Säkerställa att TK telefonen är laddad Under tävling: Närvara i sekretariatet under hela dagen Säkerställa kvitteringslista om det delas ut premier Ansvara för kvitteringslista med ryttarnas namn till sekretariatet. Förbereda resultat skyltar Kopiera startlistor Kopiera resultat listor Räkna dressyr protokoll Vid pay and jump, notera Swish belopp, för gäst: skriv tex. omstart eller rosett Ta emot anmälan för ekipage som vill bli fotograferade på banan, notera på startlistan, hastens färg och tecken, schabrakets färg och mejladress, samt godkännande att använda bild på hemsida och Facebook Säkerställa att resultat redovisas till distrikt/förbund. Lägga ut resultat på hemsidan. Lämna pengar och resultat listor till kassör 7

8 MATERIALANSVARIG: Före tävling: Inventera rosetter, beställa vid behov Fördela priserna över klasser/kategorier och planera för att det kan bli flera lika placerade. Ansvara för att speakern har rätt information om sponsor Inköp av priser Säkerställ att hindermaterial och dressyrstaket är i gott skick Under tävling: Ansvara för information om antal placerade Stämma av med sekretariat om antal placerade och duka prisbricka, vid lika placerade, snabbt ändra på prisbrickan I samråd med tävlingsledaren, utse prisutdelare och att biträda vid prisutdelningen Vid utdelning av segertäcken, se till att dessa läggs på hästen före prisutdelning Pristagare till fots får sina priser vid prisutdelning Ansvara för att allt plockas bort från banan. Vid klubbtävling se till att alla är kvar för att hjälpa till att plocka bort 8

9 SERVERING: Före tävling: Planera meny Inventera servering, göra inköpslista Skriva prislistor/menytavlor Förbereda servering enligt checklistor Öppna servering Meddela kommunen om extra sophämtning Förbereda växelkassa Hålla kontakt med mat- och bak teamet och bestämma enligt säsongsmenyer (beroende på storlek på tävling) vad som ska lagas, bakas och säljas Under tävling: Hålla ordning, rent och snyggt i servering Skriva upp belopp på swish och vad det avser, för gäst: skriv fika Om sekretariatet är i serveringen (vid tex pay and jump eller liten tävling), ska det finnas två kassor. En för sekretariat (rosett, omstart etc) och en för servering. Notera detta och be gäst notera vad det avser vid swish Sälj så det ryker Plocka undan och stänga servering enligt checklista Se till att någon ansvarar för att ta med handdukar och förkläden hem för tvätt. Bestämma datum för inlämning igen Räkna växelkassan och lämna till kassör, fyll i och mejla sammanställning Utvärdera 9

10 SERVICE OCH SUPPORTTEAM: Service och supportteamet är våra värdar och värdinnor, som ansvarar för den lilla extra gästvänligheten och fokus på att det är ordning och reda på hela området. Det ska vara säkert för häst och ryttare. Deras främsta uppgift är att finnas synliga på området för att kunna svara på frågor från publik och gäster, utan att bli fast på en station eller specifik uppgift. Parkeringsvärdar ingår i detta team och man löser av varandra minst varje timme, för att turas om att vara på respektive område och att ingen blir låst på parkeringen för länge när man är fler i detta team. OBS! Alla i serviceteamet ska bära startlista, kontakt/telefonlista, funktionärsschema, karta över anläggning och banskiss för att kunna hjälpa till med diverse frågor. Före tävling: Gå en stor skräprunda (rent, fint och säkert) Tömma papperskorgar på hela området Ställa fram skyltar enligt checklista Ställa fram parasoll vid behov till parkeringsvärdar Se till att orientera dig på området för att kunna hänvisa gäster Städa toaletten enligt checklista och fyll på med tvål och toapapper Parkeringen ska vara bemannad innan första gäster anländer, håll koll Parkeringsskyltar ska ut så tidigt som möjligt för att undvika att bilar parkerar där transporter ska stå. Gärna dagen innan med information om att vi har tävlingar Rapportera hinder till tävlingsledare Fylla vattenflaskor till funktionärer 10

11 Under tävling: När man möter nya gäster, hälsa välkommen Hälsa på publik och andra ni möter på området, bjud på ett leende och sprid glädje Se till att det är skräpfritt på området, mocka efter hästar på stallplan och parkering Kolla av toaletterna regelbundet (cirka var 30:e minut), städa och fyll på toapapper, handdukstork och tvål vid behov. Tömma sopor och pant i servering och sekretariat vid behov Vid regn, hålla efter golvet i baracken Erbjuda vatten och toapauser till alla funktionärer Vid olycka om ambulans behöver tillkallas, möt upp ambulans vid infart, visa och peka Parkeringsvärdar hälsar alla gäster välkommen, bockar av namn på ekipage på startlista för att hålla lite koll på ankomster. Hänvisa/dirigera transporter, publik och övriga gäster. Tala om/visa/peka var sekretariatet och serveringen ligger Dela ut anläggningsskiss Återställa tävlingsområdet Tömma sopor, gå skräprunda Plocka in skyltar, parasoll etc. Mocka efter hästar och tömma gödselkärror Ta hand om ev kvarglömda saker, lämna till sekretariat 11

12 SPEAKER: Presenterar ekipage, namn på ryttare, häst och hemmaklubb, samt regelbundet resultat. Inför tävling: Läsa igenom startlistor så att namn på ekipagen sitter Under tävling: Ropa upp ekipage som ska göra sig redo. Prata om våra sponsorer. Gör reklam för vår servering och ge exempel på godsaker som serveras TEKNIK, LJUD OCH MUSIK: Assistera speaker (sida vid sida) och finnas tillgänglig om något oförutsett händer med tekniken Inför tävling: Säkerställa att ljudanläggning på plats och att koppling fungerar, samt att vi har musik passande för tävlingen, cd-skivor eller spellista nerladdad Packa ihop ljudanläggning 12

13 BANCHEF: Är övergripande ansvarig på banan och ger direktiv till banpersonal om vem som ska stå var och håller koll på de olika klasserna och höjning av hinder. Kontrollerar med mätsticka. Hjälper banpersonal att bygga upp rivna hinder, krattar vid behov. Inför tävling: Ansvarar för att banskissen kommer upp och delas ut till alla funktionärer som behöver ta del av den. Hjälper till att plocka bort hinder. Återkoppling med tävlingsledare och funktionärsansvarig med möjligheter till förbättring. Ge återkoppling till banpersonalen. BANPERSONAL: Banpersonal ska finnas på banan och bygga upp rivna hinder, kratta vid behov, höja hinder mellan de olika kategorierna, hjälpa till att bygga om banan inför kommande klass. Inför tävling: Se banskiss och lär dig banan Hjälp till att plocka bort hinder Viktig! Var uppmärksam på att inte vara i vägen för ekipagen på banan. Är du osäker, fråga din banchef om var du kan stå. 13

14 FRAMHOPPNING: Du ska stå på framhoppningsbanan och hjälpa ekipage med sänkning/höjning av hinder. Kratta vid behov och håll koll på underlaget om det är något hinder som behöver flyttas. Framhoppningen ska vara bemannad innan första ekipage börjar hoppa, håll koll. Höjden på framhoppningen får vara max 10 cm högre än den aktuella klassen på tävlingsbanan, övriga regler för framhoppning se TR Inför tävling: Ta med mätsticka och startlista för att hålla koll på höjden i klasserna Plocka bort hinder, skyltar, kratta etc. Viktigt! Du får inte lämna framhoppningen innan tävlingen är slut utan att lämna över till annan ansvarig funktionär. Inga medhjälpare till ekipagen får följa med in på framhoppningsbanan av säkerhetsskäl. Medhjälpare får prata med ryttaren från läktaren. Justering av utrustning eller annat görs utanför framhoppningsbanan. Tillkalla tävlingsledare om det uppstår någon diskussion med ryttare, förälder el tränare på framhoppningen. 14

15 FLAGG: Den person som på banan ansvarar för flagg är den som fäller start- /målflaggan när ekipaget passerar start-/mållinjen. Lyssna efter domarens "Varsågod och rid". Startflaggan ska då höjas med rak arm över ditt huvud så att den syns tydligt. Flaggan fälls när hästen passerar start-/mållinjen Den här personen ska inte bygga upp rivna hinder, det är viktigt att flaggen står redo, lyssnar på speakern och är koncentrerad på ekipagen. Inför tävling: Lär dig banan, hjälp till att bygga banan, prata ihop dig med banchefen så att du vet var du ska stå Hjälp till att plocka bort banan Viktigt! Tänk på att inte skrämma hästarna med flaggan, följ ekipaget hela tiden så att du kan höja flaggan i rätt tid inför målgång. Gör lika med varje ekipage. TIDTAGARE: Vid hoppning har vi tidtagare, minst 2st gärna 3st. En som tar tid i grundomgången och en i omhoppningen. Den tredje är reserv/avbytare om någon klocka inte skulle starta eller liknande. 15

16 IN/UTSLÄPP: Du ska släppa in och ut ekipagen till och från banan. Öppna dörrar (i ridhus) eller bommar (på utebanan). Inför tävling: Dela morötter och lägg i hink/påse, hjälp till att bygga banan Hjälp till att bygga bort hinder Viktigt! Se till att det är rätt ekipage som släpps in på banan, lyssna på speakern och stäm av med ryttaren. Fel ekipage på banan riskerar att bli utesluten. Vid utsläppet delar vi ut morötter till ryttaren, som hen själv kan ge som belöning till sin häst. Ge ej morot direkt till hästen (p.g.a. smittorisk). Morötter delas i stavar, ej i slantar som hästarna kan sätta i halsen. LÖPARE: Löparen levererar protokollen från domare till sekretariatet. På vägen sätter man upp resultatet på väggen, så att deltagare och publik kan följa med i resultat och placeringar. Se till att domaren får fika, dryck etc. enligt önskemål Viktig! Använd mjuka skor när du går på läktaren RÄKNARE: Räknar och kontrollräknar protokollen med hjälp av miniräknare. 16

17 DOMARANSVARIG/SEKRETERARE: Du skriver domarens poäng och kommentarer på protokoll under ritterna. Inför tävling: Lär dig dressyrprogrammet innan, det blir lättare för dig att hänga med när du skriver. Säkerställ att kontakt information till domare finns tillgängligt i pärm (namn, mejl och telefonnummer) Kläder efter väder! På tävlingsdagen: Ta med några blanka protokoll och reservpennor Om kallt, ta med filtar och något att sitta på till dig och domaren (finns i baracken) Vid hoppning har vi två sekreterare, en som ansvarar för tekniken vid datorn och en som antecknar med papper och penna (som back-up vid tekniskt strul). Dessa noterar varje ekipage, hur de klarar varje hinder exempelvis felfritt, vägran, rivning och skriver upp alla tider som tas för ekipagen. Ta med ifyllda protokoll till sekretariatet Ställ tillbaka allt som ni plockat fram Viktigt att tänka på: Lyssna noga på domaren och fråga om det är något du inte hör 17

18 SPONSORANSVARIG/PR: Före tävling: Ordna sponsorer till priser och dekoration Enligt JRF sponsorregler se till att våra sponsorer syns enligt överenskommelse Information och kontakt med prisutdelare angående sponsorer Utforma program med sponsorernas namn. Kontakta ansvarig person i styrelsen som vid behov kontaktar media och kommunen, (informerar om de vill komma och titta/göra reportage på tävlingsdagen) Under tävling: Ta hand om besökande media, ge information om vad som pågår samt om JRF:s verksamhet i allmänhet, erbjuda att hjälpa till med bildtexter i efterhand. Vid olyckor vara den som ansvarar för all kontakt med media, myndigheter och Ridsportförbudet 18

19 SÄKERHETSANSVARIG OCH SJUKVÅRDARE: Inför tävling: Informera räddningstjänsten om att vi ska ha tävling Säkerhetschecklista Säkerställa avspärrningar på tävlingsområdet Säkerställa att fållan på fram ridning är avspärrad Se till att avspärrningsband och skyltar sitter kvar på sina platser Håll kontakt med service och supportteam, utse ansvarig person som kan möta upp ambulans vid behov Under tävling: Finnas tillgänglig vid banan om något händer Vid olycka, håll kontakt med den drabbade och visa omtanke 19

20 FOTOGRAF: Du fotograferar omgivningarna, funktionärer och ekipagen på banan. Inför tävling: Gör en anmälningslista till sekretariat, för anmälan av ekipage som vill bli fotograferade på banan. Se sekretariatuppgift. Skicka ut bilder till ekipage som har anmält sig. Skicka bilder till informationsansvarig för publicering på hemsida och facebook. FUNKTIONÄRSKLÄDER: Gula reflexvästar med texten funktionär på ryggen, används året om ovanpå din tröja/jacka Vid regn ta med regnjacka och sätt västen ovanpå I serveringen används röda klubb t-shirts/tröjor eller din egen klubbtröja samt förkläden Alla funktionärer ska bära namnbricka 20

21 Nu hoppas vi att du har fått en bra överblick över våra olika funktionärsuppgifter, samt en checklista vad du behöver göra innan, efter och under tävling. Tack för att du deltar. På hemsidan hittar du alltid senaste uppdateringar och all information inför nästa tävling. Har du frågor så är du alltid välkommen att kontakta oss i tävlingskommittén. STORT LYCKA TILL MED DITT NÄSTA UPPDRAG SOM FUNKTIONÄR! Hälsningar från Tävlingskommittén 21