LATHUND FÖR TÄVLINGSARRANGÖRER Sidan 1 av 10

Transkript

1 Sidan 1 av 10 Innehåll ANSVARSOMRÅDEN... 1 INBJUDAN/PROPOSITIONER... 3 TIDSPROGRAM... 4 Tidtabell för uttagningar med flera ekipage och för finaler... 5 STARTLISTOR... 5 SEKRETARIATS- OCH DOMARBLANKETTER... 6 PASSLÖP OCH STILPASS... 7 INCHECKNING... 8 Vaccinationsbestämmelser... 8 Hästägarförsäkran/betalning övrigt... 8 Deltagande hästars ålder... 8 Tävlingslicens... 8 Veterinärintyg... 9 KOMBINATIONSPOÄNG... 9 PRISER OCH PRISUTDELNING... 9 UTRUSTNING ANSVARSOMRÅDEN Tävlingsledare Övergripande ansvar för att tävlingarna flyter på. Sekretariat Ta emot anmälningar. Göra startlistor/ tidsprogram/ ryttarbrev. Se till att ovanstående distribueras och finns på plats på tävlingsdagen. Det är bra om veterinär-, domar-, och funktionärsansvarig får ryttarbrevet. Speaker Det behöver vara fyra personer knutna till sekretariatet under tävlingen. 1 speaker, 1 till datorn, 1 som skriver för hand och en som svarar på frågor/springpojke. Kan också vara bra att ha en särskild musikansvarig. Ryttarservice Samla ihop domarkommentarer efter varje klass, klippa isär, häfta ihop och lägga fram så att ryttarna kan ta del av domarnas kommentarer. Hit kan strykningar lämnas, som vidarebefordras till sekretariatet. Ansvara för att sätta upp startlistor och resultatlistor på anslagstavlor. Behjälplig med incheckning o utdelning av boxar vid behov. Veterinär Boka veterinär. Hålla veterinären underrättad om tider och ev. ändringar. Se till att det finns en assistent på tävlingsdagen/dagarna samt ev. utrustning.

2 Sidan 2 av 10 Domare Boka domare. Boka boende. (Samarbeta med ansvarig för boende.) Hålla domare underrättade om tider/ datum och ev. ändringar. Underrätta kafeterian om ev. specialkost. Funktionärer Göra ett funktionärsschema till varje tävling. Det behövs: (varierar beroende på tävling) 2-3 st. till sekretariatet Grindvakt (ev. medhjälpare för att förse de tävlande m färgband) 3-10 domarsekreterare. Priser Beställa rosetter/ plaketter. Övriga priser/sponsorer. Förrätta prisutdelning (eller se till att någon annan gör det). Ljud- och musikanläggning Boka. Se till att den blir hämtad och tillbakalämnad. Vagnar (sekretariat, speaker etc.) Boka Se till att de blir hämtade/tillbakalämnade. Boende (tävlande) Undersöka vilka möjligheter det finns i området. (olika prisklasser) Lägga ut informationen på hemsida och i ev. ryttarbrev. Stallar Undersöka vilka möjligheter det finns i området. (olika prisklasser) Lägga ut informationen på hemsida och i ev. ryttarbrev

3 INBJUDAN/PROPOSITIONER Sidan 3 av 10 I den inbjudan som skickas ut till medlemmarna eller sätts in i klubbtidningen och i SIF:s "Tävlingspropositioner" bör följande ingå: datum plats grenar arrangör att tävlingen arrangeras enligt FIPO och svenskt tävlingsreglemente, tillägg till FIPO om man eventuellt frångår reglementet på någon punkt anmälningsmottagare avgifter sista anmälningsdag om man kan efteranmäla sig ( i mån av plats, annat?) straffavgift vid efteranmälan information om uppstallning veterinärbesiktning vandrings- och kombinationspriser (samt regler för dessa) Anmälan bekräftas senare till alla som anmält sig med ytterligare information om tidsprogram (preliminärt) vägbeskrivning veterinärkontroll påminnelse att ta med vaccinationsintyg (krav för deltagande) + underskriven hästägarförsäkran uppstallning, var får man göra hagar, vad måste man ta med sig själv (hö, halm, kraftfoder, vattenhink, staketmaterial, elaggregat etc)

4 TIDSPROGRAM Sidan 4 av 10 När man planerar tidsprogrammet bör man tänka på att lägga grenarna på ett förnuftigt sätt. Man blir t.ex. garanterat impopulär bland 5-gångsryttarna om man placerar passlöpet direkt före en 5-gångsfinal. Eftersom detta är helt beroende av hur många startande och hur lång tid man har till sitt förfogande är det svårt att ställa upp några generella riktlinjer. Om man är osäker kan man ju alltid titta på hur andra klubbar lagt sina tidsprogram ( samt kontrollera med respektive klubb huruvida det föll väl ut eller inte) eller eventuellt fråga någon rutinerad tävlingsryttare om råd. De ungefärliga tidsuppskattningarna man kan använda sig av är följande: Bana 250 m Bana 200 m Tölt 5 min/ekipage 4 min 4-gång 7 min/ekipage 6 min 5-gång 7 min/ekipage 6 min Tänk på att lägga in extra tid för pauser under uttagningarna, sladdning av bana och domarfika. Ovalbanefinaler ca 45 min med prisutdelning och sladdning av bana. Lätta klasser 30 min. Dressyr: Uttagning ca 6 min/ekipage Final ca 8 min/ekipage Passgrenarna är alltid svåra att bedöma eftersom det kan ta tid vid starten. Det är lämpligt att lägga passlöp sist på dagen om det är många startande. Passlöp: Stilpass: Ca 5 min/löp Ca 3 min/löp Det är mycket viktigt att man håller tiderna för att ryttarna skall kunna ha en rimlig chans att förbereda sig på rätt sätt. Börja aldrig något för tidigt, vare sig det är en ny gren eller fortsättning efter en paus. Börja alltid prick på utsatt tid. På en del tävlingar har man använt sig av följande system: Ryttarna delas i startgrupper och den första ryttaren i varje startgrupp startar på timslaget. Blir en startgrupp klar långt före nästa timslag så tar man en paus. Detta förutsätter att man är säker på att varje startgrupp inte tar mer än en timme. Tidsplaneringen för sekretariatsfunktionärerna bör inte delas in i timmar utan i grenar. För övriga funktionärer kan det vara lämpligt att upprätta ett arbetsschema. Det kan vara lättare att få folk att ställa upp och arbeta om de vet att det rör sig om en begränsad tid och inte hela dagar.

5 Tidtabell för uttagningar med flera ekipage och för finaler I FIPO under tillägg: 15 Tillägg 5 finns en tidtabell att tillämpa för den tid/gångart ekipagen skall ha på sig under uttagningar och finaler då de är flera på banan. UPPFLYTTNING I FINALER Sidan 5 av 10 Om ett ekipage stryker sig från en final skall det ekipage som placerats sig närmast utanför finalen flyttas upp till finalplats. Strykning från final skall ske dagen före såvida inte skada på ryttare eller häst har inträffat. Detta för att underlätta uppflyttning. För sen strykning från final kan ge diciplinvarning. Varning ges av domare, det är viktigt att sekretariatet informerar huvuddomaren om sena strykningar. STARTLISTOR Startordningen skall alltid lottas med undantaget att de som är efteranmälda skall placeras först (sist anmäld - först på startlistan). Informera efteranmälda ryttare om detta. Viktigt om ryttaren vill starta två hästar i samma gren. Man kan då som arrangör lägga andra efteranmälda emellan. Om inga andra efteranmälda finns så startar den efteranmälde ryttaren med sina hästar efter varandra. De listor som sätts upp på tävlingsplatsen skall uppdateras löpande under tävlingens gång. Det är också väldigt viktigt att man markerar var eventuella pauser kommer att läggas in samt hur långa dessa skall vara. I sekretariatet bör man ett exemplar där samtliga ändringar införs så att speakern vet vad som gäller.

6 SEKRETARIATS- OCH DOMARBLANKETTER Sidan 6 av 10 Blanketter Dessa papper skall vara färdiga i förväg man skall ha tillgång till reservpapper eftersom det kan dyka upp ytterligare efteranmälningar på plats. Strykningarna bör även markeras på blanketterna. Strykningar som uppkommer efter att grenen startat kan domarna få besked om via speakern. Domarna skall ha ett exemplar var av de uttagnings- och finalblanketter som är avsedda för domare. I sekretariatet skall det finnas två exemplar av sekretariatsvarianten för respektive gren. Räkna resultat Det är nödvändigt att två personer räknar parallellt. Kom ihåg att kontrollera att resultaten är lika efter varje häst. Används dator så räcker det med en person som räknar manuellt. De blanketter som behövs för finalerna bör man göra i ordning i god tid. Resultatlistor Efter varje gren resp. final skall resultatlistor anslås. Det kan vara lämpligt att avsätta en extra person till detta arbete eftersom de som räknar kan behöva en paus eller måste fortsätta med nästa gren. Ett ex av varje resultatlista kan man sätta in i en speciell mapp för att använda till prisutdelningen, inrapporteringen till tävlingsregistret (till SIF:s kansli på speciell blankett) samt publicering i klubbtidning.

7 PASSLÖP OCH STILPASS Sidan 7 av 10 Förbered dessa grenar väl så att alla inblandade (domare, tidtagare, starter, speaker, sekretariatspersonal samt ryttare) har klara instruktioner vad som gäller och vad som förväntas av dem. Startordning passlöp Efter det första passheatet som följer den lottade startordningen skall startordningen göras om på följande sätt: Först startar de ekipage som inte ännu fått någon godkänd tid (ordning lottas inbördes bland dem). Därefter startar de som fått en tid i ordning så att de ekipage som har de bästa tiderna startar sist. Om det skulle visa sig att det blir ett ojämnt antal så att någon måste starta ensam så skall det vara den häst som har sämsta tiden eller den som lottats att starta först av dem utan tid. Tidtagare och domare Det skall finnas tre tidtagare per häst. Domarna skall utrustas med flaggor och startern skall ha en startflagga. Det kan vara lämpligt att ha en medhjälpare till startern vid passlöp eftersom det kan bli lite oroligt bland hästarna. Denna person bör vara van vid hästar och ganska stark samt vara insatt i hur passlöp går till. I stilpass skall domarna även ha poängtavlor. Hjälpmedel Vid tidtagningen skall det finnas en walkie-talkie för snabb information till speakern. Alla markeringar skall sättas upp i god tid. De skyltar som används skall var lättförståeliga Och tydliga men ej så stora att de kan upplevas som störande.

8 INCHECKNING Sidan 8 av 10 När ryttare anländer till tävlingsplatsen skall det finnas funktionär som kan ta emot och visa tillrätta. Ryttaren skall visa upp ett giltigt vaccinationsintyg innan urlastning av häst får ske. Det är viktigt att funktionären vet vad som gäller och har vaccinationsreglerna till hands vid ev. diskussioner. Vaccinationsbestämmelser Vaccinering mot hästinfluensa Svenska Islandshästförbundet följer Svenska Ridsportförbundets regler för A2-vaccination. Observera att det är viktigt att hästen är korrekt vaccinerad, tävlingsdeltagaren kan bli avvisad från en tävlingsplats om kraven inte uppfylls eller om det saknas vaccinationsintyg från hästens tidigare liv. Vaccinationsbestämmelserna hittas i TR, Svenska tillägget (se hemsidan under rubrik Tävling/Reglementen). Hästägarförsäkran/betalning övrigt Ryttaren skall lämna sin underskrivna hästägarförsäkran, betala eventuella "skulder" (veterinärbesiktningsavgift, efteranmälningsavgift mm). Deltagande hästars ålder Max antal starter per dag för hästar utifrån deras ålder FIPO 2.1: a. 5 år, två starter per dag, (inklusive passlöp och speedpass) b. 6 år, tre starter per dag c. 7 år, fyra starter per dag d. uttagning och final räknas som separata starter e. Stilpass, Speedpass, Passlöp 250m and 150m två försök på en dag räknas som en start OBSERVERA: Det är upp till arrangören att kontrollera detta. Om en ryttare har förbisett denna regel och redan har slutfört en tävling skall ryttaren diskvalificeras från tävlingen. Tävlingslicens Ryttaren skall visa giltig tävlingslicens i original.

9 Veterinärintyg Sidan 9 av 10 Om veterinärintyg krävts så skall även detta uppvisas alternativt skall ryttaren informeras om var ev. veterinärbesiktning äger rum. Om någon efteranmält sig på plats så måste incheckningsfunktionärerna meddela sekretariatet detta. Sekretariatet skall också meddelas vilka ekipage som ej anlänt. För att incheckningen skall fungera smidigt är det viktigt att man gjort en checklista på vad som skall utföras/kontrolleras/betalas/informera om samt vilka de anmälda är. Det är bra med stresståliga personer vid incheckningen. Ett tävlingsprogram till ryttaren uppskattas säkert. KOMBINATIONSPOÄNG Om man tänkt sig att dela ut ett vandringspris eller ett kombinationspris är det viktigt att man har klart för sig vilka kriterier som gäller. Antingen rider man enligt FIPO-kombination eller så har den arrangerande klubben eget kombinations/vandringspris för att kora t ex klubbmästare. Gör en lista och fyll i denna vartefter tävlingen framskrider. När det är dags för prisutdelning har man nämligen inte tid med att börja forska i detta. För pristagarens del bör det klart och tydligt framgå huruvida man får behålla priset efter att ha vunnit den en eller flera gånger eller om det är ett ständigt vandrande pris. Ges priset till ryttaren, hästen eller till ekipaget? (Om bara speakern informeras brukar det lösa sig.) Om klubben har ett vandringspris måste man i god tid före tävlingen ta reda på vem som vann detta förra gången och se till att det kommer på plats. PRISER OCH PRISUTDELNING Hur många rosetter och priser man delar ut i varje gren är en avvägning mellan tävlingens storlek (antal ekipage) och tävlingens ekonomi. Rosetter måste man beställa i god tid. Rosetter utdelas enl. följande: Placering Färg Placering Färg Placering Färg 1:a Blågul 3:e Gul 5:e Grön 2:a Blå 4:e Röd 6:e-10:e Vita

10 Sidan 10 av 10 Efter varje final delas rosetterna samt ev. priser ut. Direkt efter sista finalen är det lämpligt att ha prisutdelning för de grenar som ej är ovalbanegrenar samt kombinations- och vandringspriser. Det bör vara speciella funktionärer som är tilldelade denna uppgift. Förbered en komplett lista med information. Den skall innehålla: Placering, ryttare, häst, poäng Pris och vem som skänkt priset Om något specialpris delas ut bör man även ta med detta här och skriva ned vem, vad och varför. Det kan också vara ett tillfälle att tacka alla funktionärer, domare, sekretariatspersonal, tävlingsledare osv. UTRUSTNING måttstock, måttband (till passbana samt ev. uppmärkning av dressyrbana och att mäta spölängd med) domarbord: blyertspennor i mängder, sudd och pennvässare, miniräknare anteckningspapper "post-it-notisar" häftapparat och klamrar tippex sax tejp, häftstift våg till bots mm skjutmått till hovbeslagskontroll alkoholtestare flaggor till passlöp tidtagarur poängsiffror domarpärmar sekretariatspärmar markeringar till pass- och dressyrbana (studera FIPO noggrant) megafon ifall högtalarutrustningen strejkar eller om passen går av stapeln en bit bort kikare så att man kan se långt bort belägna domarsiffror/speciellt vid stilpass) musik walkie-talkies FIPO och svenska tävlingsreglementet (TR)