Uppdrag att genomföra insatser för att förenkla för företagen på kommunal nivå

Transkript

1 Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Delrapport 31 mars 2012 Uppdrag att genomföra insatser Delrapportering för att förenkla för företagen på kommunal nivå regeringsuppdrag Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Anders Gunnarsson Lena Rooth 1.0 Dnr: Uppdrag att genomföra insatser för att förenkla för företagen på kommunal nivå Delrapport 31 mars 2012 Näringsdepartementets uppdrag: N2010/8069/ENT, N2011/4050/ENT 1 (15)

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Delprojekt och aktiviteter juni 2011-mars Förenklingsforum Utbildningar Analys av relevanta undersökningar Fördjupad analys och problembeskrivning samt prioritering av insatser Referensgrupp Gemensam referensgrupp för Länsstyrelsen i Kronobergs län och Tillväxtverket Goda exempel Kommunikation Uppföljning Utgifter för genomförda insatser juni 2011 t o m mars Uppföljning av insatser enligt regeringsuppdraget Uppföljning av insatser juni 2011 t o m mars Bilagor: Bilaga 1 Insatser att genomföra till 2014 Bilaga 2 Rambölls rapport Insikt Exempel från framgångsrika kommuner 2 (15)

3 1 Inledning Regeringen har givit Tillväxtverket i uppdrag att under perioden genomföra insatser för att förenkla för företagen på kommunal nivå. Syftet med insatserna är att förenkla företags myndighetskontakter på den kommunala nivån och därmed bidra till regeringens mål om en märkbar positiv förändring i företagens vardag. Årliga delrapporteringar om uppdragets genomförande och resultat ska lämnas till Näringsdepartementet senast den 31 mars åren Den här delrapporten avser perioden juni 2011-mars Tillväxtverket genomför uppdraget i form av olika delprojekt och aktiviteter. Under den period som delrapporteringen omfattar har följande arbete pågått: - Upprättande av förenklingsforum - Genomförande av utbildningar - Analys av relevanta undersökningar - Prioritering av insatser Arbetet ovan beskrivs närmare i det följande. Dessutom beskrivs arbetet inom den referensgrupp som knutits till uppdraget, samverkan med Länsstyrelsen i Kronobergs län, hur Tillväxtverket arbetat med goda exempel, kommunikation och uppföljning av uppdraget. 2 Delprojekt och aktiviteter juni 2011-mars Förenklingsforum En del av uppdraget handlar om att upprätta ett förenklingsforum i enlighet med Tillväxtverkets tidigare förslag avseende insatser som främjar regelförenkling på kommunal nivå Genomförande av förenklingsforum I förenklingsforum möts aktörer på olika nivåer i regelgivningskedjan för dialog och erfarenheter kring nationella regler som kommuner tillämpar gentemot företag. Tanken är också att forumet ska arbeta med konkreta insatser så att företagen i förlängningen upplever kommunernas tillämpning av regler som enklare och tydligare. Under hösten 2011 har formerna för förenklingsforum konkretiserats. Roller, mandat och tänkta deltagare har diskuterats i en arbetsgrupp på Tillväxtverket. Förenklingsforum är tänkt att bestå av en styrgrupp samt av arbetsgrupper som tillsätts av styrgruppen för att arbeta praktiskt med de ämnen styrgruppen väljer ut. På ett möte i januari 2012 med referensgruppen för det kommunala uppdraget, presenterade Tillväxtverket hur förenklingsforum är tänkt att fungera. Referensgruppen gavs möjlighet att ge synpunkter som togs i beaktande inför det första mötet. Den 8 mars hölls ett första möte på Tillväxtverket med deltagarna i förenklingsforums styrgrupp. Deltagare från 15 organisationer var inbjudna. 10 organisationer tackade ja till att delta, två av dessa lämnade dock återbud. På mötet deltog Landsbygdsdepartementet, Näringsdepartementet, Statens folkhälsoinstitut, Livsmedelsverket Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Naturvårdsverket, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Länsstyrelsen i Kronobergs län. Tillväxtverket presenterade sitt kommunala uppdrag och hur förenklingsforum är tänkt att organiseras inklusive roller, arbetssätt och deltagare. Styrgruppen gavs möjlighet att diskutera formerna för förenklingsforum inklusive mandat, resurstillgång och tänkta deltagare. Tillväxtverket presenterade även ett förslag på ämne, samordnad information till företag om regler. Styrgruppen gavs möjlighet att diskutera om det kan vara ett ämne för forumet att starta upp en pilot inom och även vilka andra ämnen som kan vara intressanta för förenklingsforum att arbeta med. 1 Regeringsbeslut N2010/8069/ENT och N2011/4050/ENT 3 (15)

4 2.1.2 Reflektioner av betydelse för det fortsatta arbetet med förenklingsforum En fråga som diskuterades i styrgruppen var mandat och resurser för de deltagare som sitter i styrgruppen. De inbjudna myndigheterna lyfte fram behov av att få ett tydligare uppdrag att delta i förenklingsforum. Det behövs för att kunna prioritera arbetet i forumet. De myndigheter som bör få i uppdrag att delta i förenklingsforum är: Boverket Statens folkhälsoinstitut Jordbruksverket Kemikalieinspektionen Livsmedelsverket Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Naturvårdsverket Det är svårt att få besked från de inbjudna departementen om deras medverkan i förenklingsforum. Endast två av sex inbjudna departement svarade på inbjudan. Beträffande Försvarsdepartement, Finansdepartement, Socialdepartementet och Miljödepartementet är det fortfarande oklart om de avser delta eller inte i förenklingsforum. Tillväxtverket konstraterar också att det kommer att behövas fler möten med styrgruppen för att formera gruppen och hitta arbetssätt. Inför det första mötet hade Tillväxtverket en förhoppning om att styrgruppen på mötet skulle ta sig an ett ämne och utforma en arbetsgrupp utifrån det förslag på ämne som Tillväxtverket presenterade. Tillväxtverket inser dock att det finns en svårighet i att nominera ett färdigt ämne. Vi bedömer att det blir viktigt framöver att utveckla dialogen, formera gruppen och låta deltagarna själva initiera ämnen som de ser som gemensamma problem och där det behövs samordning från deltagarna. Tillväxtverket ser också att det är viktigt att det blir ett erfarenhetsutbyte och kommer därför uppmuntra styrgruppens deltagare att lyfta fram exempel på projekt och aktiviteter från sina verksamheter. I samband med att minnesanteckningar från mötet skickades ut medföljde också ett mail från ordförande i förenklingsforum, avdelningschef Lena Rooth, med Tillväxtverkets reflektioner från det första mötet. Nästa möte med förenklingsforums styrgrupp planeras till maj Kommunikationsinsatser En viktig del i uppdraget är hur förenklingsforums arbete ska kommuniceras externt och hur kommunikationen ska gå till inom förenklingsforum. På enklareregler.se finns information om Tillväxtverkets uppdrag på kommunal nivå. Den kommer byggas på med information om förenklingsforums arbete. Kommunikationsinsatser är också något som kommer att prioriteras och diskuteras vid nästa möte. 2.2 Utbildningar Tillväxtverket och SKL har sedan hösten 2010 samarbetat kring utbildningar riktade till kommunerna. Att ge kommuner tillgång till utbildningar till stöd för sitt förenklingsarbete är en betydelsefull insats i uppdraget att förenkla för företag på kommunal nivå och är också utpekat i uppdraget. Kommunerna har generellt höga ambitioner och stor vilja att förenkla för företagen och efterfrågar verktyg och metoder. Därför stödjer Tillväxtverket två utbildningsinsatser där kommunpolitiker och kommunala chefer och medarbetare är målgrupp. Genom Tillväxtverkets medverkan på utbildningarna skapas också möjligheter till en nära dialog mellan kommunala handläggare och chefer och med personal från Tillväxverket, vilket är en värdefull källa till att utveckla verkets insatser Förenkla helt enkelt Utbildningen påbörjades hösten 2010 och under genomfördes 23 utbildningar som omfattade totalt 41 kommuner. Under perioden juni 2011 och mars 2012 har 18 kommuner påbörjat utbildningen. Målet med utbildningen Förenkla helt enkelt är att den ska leda till bättre och effektivare kontakter mellan kommunen och företagen. Deltagande kommuner får tips på metoder och verktyg som kan leda till utvecklade arbetssätt och ett positivt förhållningssätt till företagandet. 4 (15)

5 För att utbildningen ska ge effekt och kunna vara ett stöd i kommunernas fortsatta arbete ska de inom ramen för utbildningen ta fram en handlingsplan med åtgärder, tidplan och ansvarig. Handlingsplanen arbetas fram under de tre olika block som Förenkla helt enkelt är uppdelad i. Under block 1 och 3 som genomförs hos kommunen och involverar ett stort antal deltagare (100 personer i vissa kommuner) ska handlingsplansarbetet initieras och få sin slutliga form. Block 2 är ett tvådagars internat där 20 nyckelpersoner från 5 kommuner samlas och dels byter erfarenheter mellan varandra, dels arbetar kommunvis med handlingsplanen. För att behålla kontakten med de kommuner som genomfört Förenkla helt enkelt och ge dem möjlighet till erfarenhetsutbyte anordnade SKL och Tillväxtverket i januari 2012 en erfarenhetskonferens. I samband med konferensen samlades de olika kommunernas handlingsplaner in för att kunna fungera som inspiration för andra Kommunikation och bemötande Ett tydligt resultat från SKL:s företagsundersökning Insikt är att företagens upplevelse av myndighetskontakten i hög grad beror på hur bemötandet och dialogen med kommunen fungerat. SKL tog därför fram ett utbildningskoncept med målet att bidra till verksamhetsutveckling inom lov och tillstånd, tillsyn och kontroll för att ge företag ett ökat förtroende för kommunens myndighetsutövning. Tillväxtverket bedömde att utbildningen var ett bra komplement till Förenkla helt enkelt och att den låg helt i linje med verkets uppdrag att förenkla för företag på kommunal nivå. Tvådagarsutbildningen påbörjades med ett första utbildningstillfälle i februari 2012 och kommer inledningsvis ges vid fyra fasta tillfällen och ett ännu ej fastställt antal uppdragsutbildningar för kommuner som vill utbilda många personer i kommunen. Målgruppen är personal på kommunernas bygg- och miljökontor, tillståndsenheter, m fl som arbetar med bygglov, tillstånd, anmälningar, tillsyn och kontroll enligt plan- och bygglagen, miljöbalken, livsmedelslagen, alkohollagen, tobakslagen, mm. 2.3 Analys av relevanta undersökningar En del av uppdraget handlar om att analysera relevanta undersökningar på området, däribland SKL:s undersökning Insikt. Tillväxtverket har under perioden prioriterat att göra en analys av resultatet från Insikt SKL:s undersökning Insikt Åtta av tio företagare är någon gång i kontakt med sin kommun. Mötet sker med kommunen i en mängd olika roller som myndighet, servicegivare, uppdragsgivare eller som markägare. Kommunerna ger därmed viktiga förutsättningar för företagsklimatet på en ort eller i en region. Det kan bland annat handla om kommunens tillgänglighet, förmågan att ge bra företagsservice samt att ha kompetens inom områden som berör företagande. Insikt är en kvalitetsmätning som är upplagd enligt SCB:s etablerade analysmodell Nöjd-Kund- Index (NKI). SKL påbörjade genomförandet av undersökningen under våren 2011 och resultatet presenterades i september SKL avser att genomföra undersökningen vart annat år. Antalet kommuner som deltog uppgår till 166 av totalt 290 kommuner. Det innebär att cirka företag som varit i kontakt med kommuner i olika myndighetsärenden har svarat på frågor om bland annat bemötande, effektivitet, kompetens, information, tillgänglighet och rättssäkerhet (kvalitetsfaktorer) gällande kommunens myndighetsutövning mot företag. Utifrån resultatet har kommunerna sedan tilldelats ett betyg för varje myndighetsområde. De fem myndighetsområden som omfattas i undersökningen är handläggning av ansökningar om bygglov, handläggning av ansökningar om markupplåtelser (tillfälliga enligt ordningslagen), handläggning av ansökningar om serveringstillstånd, utövande av miljö- och hälsoskyddstillsyn och utövande av brandtillsyn. 2 Se 5 (15)

6 2.3.2 Tillväxtverkets analys av resultatet från Insikt Resultaten från Insikt är en unik källa för att identifiera kommuner och verksamheter inom kommuner som lyckas leverera upplevd hög kvalitet hos företagen. Det är angeläget att närmare undersöka varför dessa kommuner lyckas med detta. I oktober 2011 gav Tillväxtverket Ramböll Management AB i uppdrag att genomföra en analys av resultatet från Insikt. Syftet med analysen var att hitta framgångsfaktorer, goda exempel och verktyg för bättre myndighetsutövning som kan förmedlas till övriga kommuner och andra intresserade. De mest framgångsrika kommunerna inom de olika myndighetsområdena valdes ut och telefonintervjuades. Urvalet, totalt 20 kommuner, gjordes enligt särskilda kriterier i samarbete mellan Tillväxtverket och SKL. Kommunerna har i intervjuerna fått svara på frågor kring ärendehanteringsprocessen, resurser, organisation, mål, ledarskap, samverkan och utvecklingsarbete. Utifrån de genomförda telefonintervjuerna valde Tillväxtverket, SKL och Ramböll ut fem kommuner för fallstudier. De fem kommunerna är Ludvika, Trollhättan, Tranås, Upplands Väsby och Örebro och de myndighetsområden som omfattas är miljö- och hälsoskyddstillsyn, bygglov och serveringstillstånd. I slutet av februari 2012 lämnade Ramböll sin analys till Tillväxtverket. 3. Där framgår bland annat generella framgångsfaktorer. Analysen ger en god inblick i framgångsrika kommuners olika verksamheter och kommer även att kunna vara ett underlag för prioritering i det fortsatta arbetet med att utveckla myndighetsutövningen hos kommunerna Kommunikationsinsatser Det pågår ett gemensamt arbete mellan Tillväxtverket och SKL för att ta fram en publikation där fallstudierna och sammanfattande reflektioner från analysen presenteras. Dessutom kommer det att finnas ett inledande kapitel om vikten av bra myndighetsutövning hos kommunerna. Publikationen beräknas bli färdig efter sommaren. Tillväxtverket kommer tillsammans med Ramböll att presentera resultatet från analysen på tre informationsträffar med politiker och chefer inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningar som SKL genomför under våren Fördjupad analys och problembeskrivning samt prioritering av insatser Tillväxtverket lämnade 2010 föreslag till regeringen på insatser för att förenkla för företag på kommunal nivå. 4 Av de 11 förslagen genomförs för närvarande tre insatser inom ramen för det kommunala uppdraget. Det är insatserna att upprätta ett förenklingsforum, att analysera relevanta undersökningar och att tillsammans med SKL genomföra utbildningar. Vikten av informationsinsatser till kommunerna innan nya eller ändrade regler träder ikraft var en föreslagen insats som tas om hand genom att det lyfts upp i Tillväxtverkets webbverktyg för konsekvensutredningar och i samband med utbildningsinsatser. För att resterande insatser som föreslogs 2010 ska kunna genomföras gör regeringen bedömningen att det behövs en fördjupad analys och problembeskrivning. Tillväxtverket ska som en del av det nu aktuella uppdraget komplettera redovisningen av föreslagna insatser med ett tydliggörande av områden som är mest angelägna att inrikta fortsatt arbete mot. Urvalet ska göras med beaktande av det som företagen upplever som mest angeläget. Vid prioritering av åtgärderna ska särskild vikt fästas vid förutsättningar för små företag i kritiska skeden av ett företags livscykel som exempelvis vid etablering, expansion, flytt m.m. Det ska beaktas hur kommunernas möjligheter att förenkla för företagen kan förstärkas. Särskild hänsyn ska i den utsträckning det är möjligt tas till förutsättningarna för mindre kommuner. 3 Se bilaga 2 4 Förslag till insatser regelförenkling på kommunal nivå, Redovisning av uppdrag 2010/4398/MK 6 (15)

7 2.4.1 Analys och problembeskrivning Utgångspunkten för den fördjupade analysen och problembeskrivningen är det utredningsarbete och de förslag på insatser för att förenkla för företag på kommunal nivå som Tillväxtverket rapporterade till regeringen i december 2010 och som tagits fram i nära dialog med branschorganisationer och relevanta myndigheter på såväl central, regional och kommunal nivå. Under 2011 presenterades tre större studier som också ger kunskap för att prioritera arbetet framöver. Näringslivets Regelnämnd (NNR) presenterade fyra rapporter i serien Regelförenkling på kommunal nivå där de ger näringslivets rekommendationer om vad som är viktigt för kommunerna att utveckla. 5 SKL presenterade sin öppna jämförelse Insikt 6 som är en rikstäckande undersökning som mäter hur nöjda företagen är med sina myndighetskontakter i olika kommuner. Genom undersökningen analyseras också vilka kvalitetskriterier som är viktigast utifrån företagens perspektiv för att de ska bli nöjda, samt vilka kvalitetskriterier som i genomsnitt kommunerna får högre eller lägre betyg i. I november 2011 presenterade Tillväxtverket studien Företagens förväntningar på kommunen. 7 Denna studie tittar bredare på vad företag förväntar sig av kommunen i deras näringslivsfrämjande arbete. Det är en litteraturstudie som även kompletteras med djupintervjuer med företag i tre kommuner. Tillväxtverket fick även värdefull information vid det referensgruppsmöte som genomfördes i januari Centrala myndigheter, Länsstyrelsen i Kronobergs län, SKL, kommuner och näringslivsorganisationer bjöds in för att bland annat ge synpunkter på föreslagna insatser som kan genomföras under perioden Synpunkter lämnades dels under mötet och referensgruppen fick även möjlighet att ta hem frågan till sina organisationer och i efterhand ge synpunkter på insatsernas relevans och genomförbarhet. Samtidigt gavs tillfälle att informera Tillväxtverket om pågående aktiviteter inom framförallt de centrala myndigheterna som tangerar de föreslagna insatserna. Referensgruppen gavs även möjlighet att lämna förslag på nya insatser. 8 Angeläget för företagen NNR:s studie och branschorganisationer i referensgruppen lyfter fram såväl hårda som mjuka frågor som deras medlemmar anser att det är angeläget att förbättra: Effektiv handläggning med korta och förutsägbara handläggningstider hos såväl kommunerna som i högre instanser. Ett sätt att uppnå detta är genom servicegarantier. Kommuner bör arbeta för att utveckla samordning av sin myndighetsutövning för en effektivare process för företagen. Företagslotsar lyfts upp som ett sätt att uppnå god samordning. De kommunala avgifterna är ett angeläget förenklingsområde. Kommunerna behöver bli tydligare med vad avgifterna avser, hur de är beräknade och så långt det är möjligt effektivisera verksamheten så att avgifterna kan sänkas. Företagen har behov av att på ett enkelt sätt få kunskap om regelverkens krav, genom såväl skriftlig (t ex webb eller i skriftväxling i ett enskilt ärende) som muntlig information. Det ligger i såväl företagens som samhällets intresse att företag får relevant information så att regelverken kan följas. Skriftlig information behöver vara bra utformad, enkel att hitta och samordnad mellan olika myndigheter och kommuner. Det 5 Läs mer: 6 Företagsklimat 2011, Insikt en servicemätning av kommunernas myndighetsutövning, 7 Företagens förväntningar på kommunen, Info 0380, 8 Referensgruppens synpunkter och kommentarer kring föreslagna insatser beskrivs för respektive insats i avsnitt och i bilaga 1. 7 (15)

8 ställer också krav på kommunernas bemötande gentemot företagen och på ett serviceinriktat arbetssätt som fokuserar mer på att ge information om vad företagen förväntas göra och är mer förebyggande. I SKL:s undersökning Insikt mäts företagens nöjdhet med sina myndighetskontakter med kommunen. Det stora urvalet företag som besvarat undersökningen gör den värdefull för att prioritera förenklingsområden. Undersökningen är också utformad för att identifiera och värdera olika kvalitetskriterier som påverkar företagens totala nöjdhet. Resultat för de olika kriterierna sammanställs i en åtgärdsmatris. Enligt åtgärdsmatrisen är i fallande ordning effektivitet, bemötande och kompetens de tre viktigaste kvalitetskriterierna för företagen. Information och rättssäkerhet upplevs inte som lika viktiga kriterier för företagens totala nöjdhet. Däremot är företagen mindre nöjda med dessa och det finns en förbättringspotential. I Insikt ställs även frågor till företag om avgifter. Två tredjedelar av de företag som har en uppfattning anger avgifterna som rimliga eller ganska rimliga och en tredjedel anser att avgifterna var ganska eller helt orimliga. På frågan om företaget fått bra information om vad som ingick i avgiften svarar en tredjedel att de fick bra information och dessa företag är generellt mer nöjda med sin kommunala kontakt än de företag som angav att de fick viss eller ingen information om avgiften. Ett antal rekommendationer till kommunerna för deras arbete för att underlätta för företagen att utvecklas och växa redovisas i studien Företagens förväntningar på kommunen. Ett antal av dessa rekommendationer är värdefulla för att prioritera områden: Ta utgångspunkt i kommunens basutbud och verka för hög kvalitet inom kommunens kärnuppdrag Arbeta med effektivitetsfrågorna kopplat till handläggning av ärenden. Fokus bör ligga på handläggningstiderna. Arbeta också med hur negativa besked förmedlas till företagen. Bygglovsfrågor och miljö- och hälsoskydd tycks vara viktiga för de företag som berörs. Arbeta med insatser för att stärka informationsförmedling. Glöm inte bort de små och nystartade företagen, det är ofta de som bäst upplever sig behöva stöd. Kommunen måste fungera som en helhet och tillsammans lotsa ärenden mm på ett effektivt sätt mellan delar av den kommunala organisationen. Samarbete och samordning mellan förvaltningarna är viktigt. Små företag i kritiska skeden Förenklingsarbete påverkar generellt små företag mer positivt än större företag. 9 Det finns inget som talar för att denna slutsats inte gäller även förenkling av kommunernas myndighetsutövning. De mindre företagens mer begränsade ekonomiska och administrativa resurser gör det svårare att ha god kunskap om alla regelverk. Små företag har således ett större behov av lättillgänglig information och stöd från kommunens handläggare. Förenkling på kommunal nivå kan även genom hur tillsynen organiserats sägas ha fokus på mindre företag. Kommunen har (vanligtvis) ansvar för miljö- och livsmedelstillsynen för mindre verksamheter, medan länsstyrelsen eller Livsmedelsverket utför tillsynen på större verksamheter. Det är därför viktigt att förenklingsinsatser på kommunal nivå har fokus på de små företagens behov när insatser prioriteras. Företagens behov av relevant information, förutsägbarhet, effektiva processer och skäliga administrativa och andra kostnader påverkar företagens vilja och möjligheter att investera. 10 Start, nyetablering, expansion/nyinvesteringar påverkas således av hur bland annat kommunen hanterar sin myndighetsutövning. Vissa regelområden såsom plan- och bygglagen och regler kring serveringstillstånd har en nära koppling till någon form av investering eller verksamhetsutveckling och påverkar mer direkt investeringsbeslut. Även en väl fungerande 9 Skillnader i utvecklingen av administrativa kostnader för små och stora företag , Info 0392, Tillväxtverket Regelbörda och ekonomisk utveckling en forskningsöversikt, Rapport 2010:07, Tillväxtanalys 10 Ibid 8 (15)

9 livsmedels-, miljö- och brandtillsyn påverkar vilja och möjligheter att utveckla verksamheten positivt. En avgörande fråga för företagen är att kommunen kan samordna sina processer och förvaltningar vid exempelvis en nyetablering. Detta gäller såväl när det är flera olika tillstånd eller anmälningsplikter som kommunen hanterar i ärendet som att interna remissförfaranden inom kommunen är effektiva. Som nämns ovan är det också de små och nystartade företagen som ofta upplever sig behöva stöd av kommunen. Små kommuners förutsättningar I Insikt ser man att mindre kommuner kommer högst men även lägst i NKI-resultaten. En av förklaringarna är att enskilda handläggare i högre grad påverkar resultaten för en liten kommun. 11 Små och stora kommuner har olika utmaningar när det gäller att förenkla för företag. Mindre kommuner har generellt enklare att samordna myndighetsutövningen gentemot företag och det kan räcka med att odla informella kontaktytor mellan förvaltningar och verksamhetsområden. Däremot kan mindre kommuner ha begränsade resurser för att rekrytera och bygga upp specialkompetenser som är nödvändiga för myndighetsutövningen. Det är ofta därför som mindre kommuner väljer att samarbeta med varandra. Kommuner i nuvarande referensgrupp och vid workshops som genomfördes under 2010 påtalar att tillgång till stödmaterial, kompetensstöd från länsstyrelser och centrala myndigheter och samordnad information är mer betydelsefullt för små kommuners möjlighet att ge bra service och effektiva myndighetskontakter för företagen Prioriterade områden Utifrån de förslag på insatser som Tillväxverket tog fram 2010, tillsammans med de studier som beskrivs ovan och synpunkter från referensgruppen, ser Tillväxtverket att det är fyra huvudområden som de fortsatta insatserna bör rikta in sig på: Effektiv handläggning med korta och förutsägbara handläggningstider, hos kommunen men även i högre instanser. Kommuner ska samordna sina olika ansvarsområden och förvaltningar i kontakten med företag. Bemötande och serviceinriktat arbetssätt. Information som företagen enkelt hittar och som hjälper dem att veta hur regelverken ska följas. En grundläggande information är vilka avgifter som kommunen tar ut och vad avgifterna avser. Bättre förutsättningar för kommuner att möta företagens behov. Centrala myndigheter och länsstyrelserna behöver utveckla sitt stöd. Se till att kommunerna har tillgång till bra verktyg i deras förenklingsarbete. Det kan konstateras att områdena ovan inte är avgränsade mot varandra utan att de påverkar varandra på samma sätt som flera av de kvalitetskriterier som Insikt mäter Föreslagna insatser Som tidigare framgått föreslog Tillväxtverket insatser efter samråd med näringsliv, myndigheter, kommuner och Länsstyrelsen i Kronobergs län. Verket bedömer att de prioriterade områdena ger fortsatt stöd för att gå vidare med fem av insatserna för ett genomförande fram till 2014, men med olika prioritet. Insatserna Samordnad information till företag om regelverkens krav och Rådgivning och myndighetsutövning avser Tillväxtverket påbörja under Genomförs för närvarande Förenklingsforum Se avsnitt 2.1 Utbildningen Förenkla helt Se avsnitt 2.2. I samarbete med SKL har Tillväxtverket enkelt även kompletterat med utbildningen Kommunikation Analys utifrån resultatet från NKIundersökningen Insikt och bemötande Se avsnitt Enskilda handläggares stora betydelse för myndighetsutövningens kvalitét beskrivs bl a i Regelförenkling på lokal och regional nivå - en probleminventering, Info 0013, Tillväxtverket. 9 (15)

10 Informationsinsatser till kommunerna innan nya eller ändrade regler träder ikraft I Tillväxtverkets stödmaterial och utbildningar i konsekvensutredningar tas detta numera upp som en viktig aspekt när nya föreskrifter ska tas fram. Insatser att genomföra fram till 2014 Samordnad information till företag Prioritet 1 om regelverkens krav Prioriterade områdena: Information och Bättre förutsättningar för kommuner. Rådgivning och myndighetsutövning Prioriteras av referensgruppen. Prioritet 2 Prioriterade områdena: Bemötande och serviceinriktat arbetssätt och Bättre förutsättningar för kommuner. Tydliggöra handläggningstider för företag Prioriteras av referensgruppen. Prioritet 3 Prioriterade områdena: Effektiv handläggning och Information. Stödmaterial till kommunen Prioritet 3 Tillgång till kompetensstöd för kommunen Prioriterade områdena: Effektiv handläggning och Ge kommuner bättre förutsättningar. Prioritet 3 Prioriterade områdena: Effektiv handläggning och Ge kommuner bättre förutsättningar. Insatserna beskrivs i bilaga 1, tillsammans med referensgruppens kommentarer. Tas inte vidare för ett genomförande Praktiskt inriktade utbildningar för kommunala tjänstemän Möjlighet att samarbeta mellan kommuner I den fortsatta beredningen har Tillväxtverket dragit slutsatsen att insatsen inte kan genomföras inom ramen för förenklingsuppdraget. Behov av hög kompetens hos kommunala tjänstemän tar framförallt branschorganisationer upp som ett viktigt område för att förbättra myndighetsutövningen. Tillväxtverket saknar dock möjlighet att ansvara för att utbudet utbildningar ökar och att kommunerna prioriterar utveckling av handläggarnas kompetens. Möjlighet för kommuner att samarbeta är viktigt, men det finns endast något enstaka exempel på när samarbete mellan kommuner försvårats av regelverken. Detta är således inget större problem. De fem föreslagna insatserna har i viss mån omarbetats och utvecklats sedan de presenterades 2010 så att Tillväxtverket tydligare än tidigare kan ta initiativ till ett genomförande. Insatserna kan dock inte genomföras av Tillväxtverket på egen hand, utan verket behöver hitta samverkansformer med framförallt centrala myndigheter och kommuner. Utöver de fem insatser som tagits fram och förankrats hos referensgrupper kommer Tillväxtverket att vara lyhörda för andra initiativ och möjliga insatser under projektperioden exempelvis i samarbetet med Länsstyrelsen i Kronobergs län och SKL. Inom ramen för förenklingsforum kan verket inte heller begränsa sig till i förväg definierade insatser. Tillväxtverket behöver således med utgångspunkt i de prioriterade områdena, hitta bra arbetssätt för ett effektivt genomförande av de fem insatserna och även för nya initiativ. Samordning med annat arbete som pågår Flera av de insatser som Tillväxtverket vill genomföra har tydliga kopplingar till redan pågående arbeten på myndigheterna exempelvis arbetet med den elektroniska kontaktpunkten och 10 (15)

11 implementeringen av tjänstedirektivet och det arbete som sker inom ramen för Tillsyns och föreskriftsrådet. För att Tillväxtverket ska kunna genomföra insatser som är effektiva och relevanta krävs att de bidrar till och stödjer pågående arbete. Här har informations- och erfarenhetsutbyte i förenklingsforum och referensgruppen en avgörande roll. En konsekvens av att de föreslagna insatserna har kopplingar till redan pågående arbete är att eventuell departemental styrning i form av exempelvis uppdrag till myndigheter inte är möjligt att precisera i dagsläget. Insatser inom ramen för förenklingsuppdraget på kommunal nivå behöver därför först diskuteras och planläggas tillsammans med berörda aktörer och bör därför inte preciseras närmare i nuläget. Samarbete med SKL Allt sedan Tillväxtverket började arbeta aktivt med förenkling på kommunal nivå har verket haft ett nära samarbete med SKL. Idéer och initiativ till aktiviteter med utgångspunkt i kommuners behov av stöd för att kunna förenkla för företag har fångats upp av SKL. Med stöd från Tillväxtverket har de därefter genomförts, exempelvis utbildningarna Förenkla helt enkelt och Kommunikation och bemötande. Även fortsättningsvis är en viktig förutsättning för att nå ut med insatser till kommunerna att Tillväxverket samarbetar med SKL. Under uppdragsperioden behöver Tillväxtverket vara öppen för samarbete med SKL kring olika initiativ som idag inte är planlagda. Förenklingsforum Inom ramen för förenklingsforum som Tillväxtverket skapat (se avsnitt 2.1) kan initiativ tas till genomförande av nya förenklingsinsatser. Pilotprojekt och studier Utformning och genomförande av insatser kan ibland behöva föregås av studier som ger kunskapsunderlag. Tillväxtverket bör inom ramen för uppdraget kunna genomföra studier som ger kunskap som är relevant för att närmare kunna planlägga och utforma insatser. De fem insatser som Tillväxtverket vill genomföra är om de ska omfatta alla regelverk som kommunen tillämpar mycket stora. Det kommer vara värdefullt att testa en insats i mindre skala som sedan eventuellt kan bli pilot för hur andra kan arbeta. Det kan gälla ett visst regelområde eller ett geografiskt avgränsat område. Länsstyrelsen i Kronobergs län har uppdraget att samordna länsstyrelsernas förenklingsarbete. Även för deras uppdrag är det angeläget att genomföra projekt som kan ge erfarenheter som kan användas av andra länsstyrelser. Länsstyrelsen i Kronobergs län har tagit ett initiativ för att med Tillväxtverket, Regionförbundet Södra Småland och kommunerna i Kronobergs län under 2012 påbörja ett pilotprojekt. Ett sådant samarbetsprojekt kan ge viktiga erfarenheter om hur dialog och gemensamma förenklingsambitioner hos länsstyrelse och kommuner bidrar till förenkling för företagen. Insatser kan testas inom denna region innan det beslutas om genomförande av insatser i större skala. 3 Referensgrupp Tillväxtverket har i enlighet med uppdraget upprättat en referensgrupp kopplat till genomförandet av uppdraget. I referensgruppen ingår representanter från såväl myndigheter och departement som kommuner och näringslivsorganisationer. De som bjudits in är: Näringsliv Myndighet LRF * Länsstyrelsen i Kronoberg * Näringslivets Regelnämnd * Sveriges Kommuner och Landsting * Svensk Handel*** Örebro kommun * Sveriges Hotell- och Restaurangföretagare* Linköpings kommun*** Rese- och Turistnäringen i Sverige** Hultsfreds kommun ** Fastighetsägarna*** Borås kommun*** Företagarna** Landsbygdsdepartementet** Svenskt Näringsliv*** Näringsdepartementet * Teknikföretagen** Försvarsdepartementet*** Miljödepartementet ** 11 (15)

12 Socialdepartementet*** Boverket * Kommerskollegium * Kemikalieinspektionen * Livsmedelsverket * Naturvårdsverket, Tillsyns och * föreskriftsrådet Myndigheten för samhällsskydd och beredskap *** Statens Folkhälsoinstitut *** Jordbruksverket (tillkom efter första mötet) * Deltog på mötet 13 jan ** Deltog inte 13 jan men har visat intresse för fortsatt medverkan och har lämnat synpunkter. *** Ej svarat på inbjudan Den 13 januari 2012 genomfördes det första referensgruppsmötet. Erfarenheter från tidigare referensgruppsmöten är att det är svårt att få framförallt myndigheter och departement att svara på inbjudan. Detta möte var inget undantag, utan Tillväxtverket ägnade mycket tid till att per mail och telefon påminna om mötet och försöka hitta personer som kunde delta. De enskilda kommuner som bjöds in hade nominerats av SKL och även för dem visade det sig svårt att delta. Däremot var det bättre respons från näringslivsorganisationerna och flertalet organisationer som inte kunde delta vid det första mötet har visat stort intresse av att fortsatt ingå i referensgruppen. Vid mötet gick Tillväxtverket igenom regeringsuppdraget och presenterade förenklingsforum och förde en diskussion om vilka områden som bör prioriteras i det framtida arbetet. Deltagarna gavs även i hemläxa att ge återkoppling till den fortsatta inriktningen. Den möjligheten gavs även till de organisationer som inte hade möjlighet att delta vid mötet. Återkopplingen från referensgruppen har varit värdefulla bidrag i prioriteringar av områden och insatser som presenteras i avsnitt 2.4 och i bilaga Gemensam referensgrupp för Länsstyrelsen i Kronobergs län och Tillväxtverket Eftersom avsikten är att referensgruppen ska följa och ge inspel till Tillväxtverkets arbete under hela projektperioden behöver medverkan vara attraktivt och locka till deltagande. Samma utmaning har Länsstyrelsen i Kronobergs län, som har ett motsvarande förenklingsuppdrag för länsstyrelserna. Tillväxtverkets generaldirektör och landshövding Kristina Ahlsér har därför kommit överens om att ha en gemensam referensgrupp. Inbjudna deltagare är ofta desamma och med en gemensam referensgrupp kan intresset att medverka öka och även ett helhetsperspektiv kring länsstyrelsernas och kommunernas förenklingsarbete uppnås. 4 Goda exempel Under perioden har Tillväxtverket i olika sammanhang lyft fram goda exempel på förenklingsarbete på kommunal nivå. Tillväxtverket fick i regleringsbrevet för 2011 i uppdrag att redogöra för den senaste utvecklingen av förenklingsarbetet i Sverige samt för tendenser och genomförda insatser på europeisk nivå med betydelse för det svenska förenklingsarbetet. Uppdraget resulterade i skriften Från Orsa till Amsterdam. 12 Skriften innehåller bland annat goda exempel på förenklingsarbete i Sverige och några andra medlemsstater. I skriften kan man läsa om Orsa kommuns arbete att förenkla för företag samt om några projekt som bedrivs i Storbritannien och i Nederländerna som syftar till att förenkla på lokal nivå. Tillväxtverket har initierat insatsen Upphandling- helt enkelt som riktar sig till små och medelstora företag samt till upphandlande myndigheter. Syftet är att underlätta för små och medelstora företag att delta i upphandlingar och därmed bidra till ökade affärsmöjligheter. Inom ramen för insatsen tog Tillväxtverket i januari 2012 fram skriften En god affär. 13 Det är en 12 Info nr Info nr (15)

13 inspirationsskrift som beskriver hur bland annat några kommuner arbetar med att underlätta företags deltagande i offentlig upphandling. Syftet med den analys som har gjorts, med utgångspunkt från SKL:s NKI-undersökning Insikt (se avsnitt 2.3) är bland annat att visa på goda exempel som kan förmedlas till kommuner och andra intressenter. Det pågår ett gemensamt arbete mellan Tillväxtverket och SKL för att ta fram en publikation där fallstudierna och sammanfattande reflektioner från analysen presenteras. Dessutom kommer det att finnas ett inledande kapitel om vikten av bra myndighetsutövning hos kommunerna. Publikationen beräknas bli färdig efter sommaren. 5 Kommunikation De externa kommunikationsaktiviteter som genomförts under perioden för att sprida information om hela eller delar av Tillväxtverkets kommunala uppdrag är främst följande: Vid referensgruppsmötet som genomfördes den 13 januari 2012 kommunicerades uppdraget till de deltagande branschorganisationerna, kommunerna, myndigheterna och departementen (se vidare avsnitt 3). På den nya, omarbetade webbplatsen enklareregler.se som Tillväxtverket lanserade i januari 2012 finns på startsidan en direktingång till det arbete som Tillväxtverket bedriver på kommunal nivå. Under februari 2012 skickades ett brev till kommunchefer och näringslivschefer i samtliga kommuner. I brevet informerade Tillväxtverkets generaldirektör om uppdraget och annan verksamhet på verket som kommuner kan ha nytta av att känna till i arbetet med att förenkla för företag. Tillväxtverkets publikationer Från Orsa till Amsterdam, Fakta och statistik: Offentlig upphandling-företagens deltagande 14 och En god affär bifogades. Den 7-8 februari 2012 deltog Tillväxtverkets generaldirektör och avdelningschefen Lena Rooth vid ett möte i Växjö som arrangerades av Länsstyrelsen i Kronobergs län. Övriga deltagare vid mötet var bland annat Näringsdepartementet, Tillväxtanalys, Näringslivets regelnämnd, Bolagsverket, Jordbruksverket och SKL. Det huvudsakliga syftet med mötet var att hitta formerna för ett utökat samarbete mellan de aktörer som har fått regeringens uppdrag att förenkla för företagen, men syftet för deltagarna var också att lära känna varandra och varandras uppdrag bättre. Enheten Regelförenkling skickat ut ett digitalt nyhetsbrev till för närvarande cirka 350 prenumeranter på bland annat myndigheter, departement, kommuner och inom näringslivet. Under 2011 och hittills under 2012 har i flera nummer av nyhetsbrevet förenklingsarbetet på kommunal nivå lyfts fram. I det här sammanhanget vill Tillväxtverket också nämna det uppdrag som tillkommit i regleringsbrevet i slutet av januari Enligt uppdraget ska verket lämna förslag på hur dialogen med företagare kan stärkas inom ramen för det pågående uppdraget att genomföra insatser för att förenkla för företagen på kommunal nivå. Förslagen ska rapporteras till Näringsdepartementet senast den 30 april Uppföljning 6.1 Utgifter för genomförda insatser juni 2011 t o m mars 2012 Enligt regeringens uppdrag ska Tillväxtverket tillföras totalt kr under för att genomföra insatser. Under perioden juni 2011 t o m mars 2012 har sammanlagt kr använts. Förenklingsforum Inga kostnader har genererats Utbildningar i samverkan med SKL Finansiering avseende processledning 14 Info nr (15)

14 Förenkla helt enkelt Finansiering avseende föreläsare mm Erfarenhetskonferens Finansiering avseende föreläsare Kommunikation och bemötande Analys av relevanta undersökningar Konsultkostnad avseende analys Insikt Resor för konsulter kr kr kr kr kr Fördjupad analys och problembeskrivning samt prioritering av insatser Inga kostnader har genererats Referensgruppsmöte Lokalkostnad den 13 januari kr 6.2 Uppföljning av insatser enligt regeringsuppdraget Tillväxtverket avser att följa upp insatserna för att förenkla för företag på kommunal nivå på tre nivåer; nationell nivå, kommun- och insatsnivå. En märkbar positiv förändring i företagens vardag Nationell nivå Företag är nöjdare med kommunernas myndighetsutövning. Mäts genom bättre totalt resultat i Insikt Kommunnivå De kommuner som har deltagit i insatser följs upp för att se om företagen blivit nöjdare med kommunens myndighetsutövning. Mäts genom bättre resultat i Insikt i den enskilda kommunen Insatsnivå T ex mäts antal deltagare i insatsen och deltagarnas nöjdhet med insatsen Uppföljning på nationell nivå Tillväxtverket avser följa upp det nationella resultatet av förenklingsarbetet på kommunal nivå genom undersökningen Insikt. Det ger en kostnadseffektiv uppföljning och företag behöver inte belastas med ytterligare enkätundersökningar. SKL:s Insikt är en rikstäckande undersökning som mäter hur nöjda företagen är med sina myndighetskontakter i olika kommuner. Vid den första Insiktsundersökningen 2011 medverkade 166 kommuner och drygt företag besvarade enkäterna. Undersökningen omfattar således kommuner i hela landet. Insikt är en nöjd-kund-index-undersökning (NKI). Det innebär att det inte är en ranking med relativa resultat mellan de medverkande kommunerna, utan generella förändringar av företagens nöjdhet kan mätas. Undersökningen kommer att genomföras vart annat år. Att generella resultatförändringar kan jämföras över tid, att den mäter företagens nöjdhet av kommunal myndighetsutövning, att undersökningen genomfördes 2011 (basmätning) och att undersökningen kommer att genomförs vartannat år gör att Insikt är idealisk för att följa utvecklingen av förenklingsarbetet i kommunerna. 14 (15)

15 Naturligtvis kommer det inte endast vara Tillväxtverkets insatser som påverkar utvecklingen av NKI. Men resultaten i Insikt ger Tillväxtverket och andra aktörer information om riktningen i utveckling och huruvida insatser ger resultat. Tillväxtverkets föreslagna insatser definierar på vilket sätt de främjar ett bättre resultat av de kvalitetskriterier som mäts i Insikt så att kopplingen tydliggörs Uppföljning av enskilda kommuner Tillväxtverket genomför och avser att genomföra insatser där olika enskilda kommuner deltar, exempelvis utbildningar och pilotprojekt. En del av uppföljningen är att särskilt studera dessa kommuner utifrån Insikt. Genom denna uppföljning är kopplingen till genomförda insatser starkare. Insiktsundersökningen kan i enskilda kommuner kompletteras med andra relevanta undersökningar om behov av detta identifieras Uppföljning på insatsnivå Genomförda insats ska följas upp på insatsnivå. Uppföljningen avser då exempelvis hur många som deltagit och hur de som deltagit upplevt insatsen, såsom utvärdering av utbildningsinsatser. Hur denna uppföljning ska ske behöver planläggas för respektive insats. 6.3 Uppföljning av insatser juni 2011 t o m mars Utbildningar Under perioden juni 2011 tom mars 2012 har 18 nya kommuner påbörjat utbildningen Förenkla helt enkelt: Upplands - Bro Sigtuna Falkenberg Borås Avesta Eskilstuna Oskarshamn Säter Värmdö Bjurholm Robertsfors Vännäs Nordmaling Vindeln Upplands-Bro Skellefteå Gotland Huddinge För omgång två av Förenkla helt enkelt som nu pågår finns ingen sammanställd utvärdering eftersom medverkande kommuner ännu inte har avslutat utbildningen. Utvärderingar av den första omgången av utbildningen visar dock att deltagarna uppskattar utbildningen. 76 procent av ger utbildningen som helhet betyget bra eller mycket bra och 21 procent ger betyget godkänt. Utbildningen Kommunikation och bemötande har påbörjats och tre utbildningstillfällen har genomförts. I Umeå, Stockholm och i Göteborg. Kursutvärderingar kommer att sammanställas först när den första utbildningsomgången är färdig, vilket sker efter detta delrapporteringstillfälle Övriga insatser Förenklingsforum och analyser utifrån Insikt kan i nuläget inte följas upp. Hur exempelvis deltagarna i förenklingsforum ser på insatsen kan följas upp när arbetet har blivit mer etablerat. När resultaten från analysen av Insikt kommunicerats till målgrupperna kan även den insatsen utvärderas. 15 (15)