Redovisning av uppdrag arbetssätt för att följa upp och genomföra Insiktsmätningen. KS

Transkript

1 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg Redovisning av uppdrag arbetssätt för att följa upp och genomföra Insiktsmätningen. KS KS Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta 1 Godkänna det upplägg för Löpande insiktsmätning som föreslås i skrivelsen från utvecklingsavdelningen. Beslutsunderlag Beslutsförslag Tjänsteskrivelse Dokumenterat arbetssätt för att genomföra och följa upp Löpande Insiktsmätning, Kommunfullmäktige , 283 Sammanfattning av ärendet Falkenbergs kommun har deltagit i Sveriges kommuner och landstings (SKL) Insiktsmätningen vid de tre tillfällen som undersökningen genomförts i denna utformning; 2011, 2013 och Fram tills i år har SKL drivit mätningar vart annat år. Framöver kommer mätningarna att genomföras antingen månadsvis eller kvartalsvis i ett Webbverktyg och gäller en väsentligt större omfattning av aktörer. Underlag till datainsamlingen kommer att hanteras inom respektive kommun utifrån SKLs anvisningar. Kommunstyrelsen gav i uppdrag till utvecklingsavdelningen att ta fram ett dokumenterat arbetssätt för att följa upp och genomföra Insiktsmätningen enligt det nya upplägget. Ett dokumenterat arbetssätt utifrån det nya upplägget med Löpande insiktsmätning har arbetats fram och bifogas. Ekonomi Förslaget påverkar kommunens ekonomi så till vida att det utgår en kostnad för webbverktyget, en konsultkostnad per ärende som ingår i urvalet samt föredragning av resultat ingick 524 ärenden i urvalet; vid samma omfattning 2016 skulle den årliga kostnaden för webbverktyg och konsult uppgå till närmare kr. För webbverktyget tillkommer en startkostnad om 6000 kr. Till detta kommer interna kostnader för handläggarnas arbetstid. Övervägande Myndighetsutövning är en viktig del av en kommuns funktioner, det är viktigt att detta sköts korrekt och att det uppfattas som positivt hos de som berörs. Det är därför av stor vikt att återkommande ta reda på hur kommunens myndighetsutövning uppfattas bland de som berörs av den och att denna kunskap ligger till grund för verksamheternas förbättringsarbete. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se

2 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg Forts 158 Förslaget till upplägg innebär att Falkenbergs kommun fortsätter som tidigare år att endast mäta nöjdhet vad gäller myndighetsutövning gentemot företag. Förslaget innebär också ett mer formellt upplägg för redovisning av undersökningens resultat, vilket görs av ansvarig extern konsult. Vidare ska respektive verksamhet, vars målgrupper berörs av undersökningen, årligen redovisa det förbättringsarbete som har pågått för att nå högre nöjdhet, samt på vilket sätt respektive verksamhet arbetat med förbättringsinsatser utifrån resultatet. Redovisningarna ska presenteras för kommunfullmäktige. Vid protokollet Johan Ahlberg Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se

3 Dokumenterat arbetssätt Löpande insikt sidan 1 av , Maria Viidas Utvecklingsavdelningen, Falkenbergs kommun Dokumenterat arbetssätt för att genomföra och följa upp Löpande Insiktsmätning Bakgrund Insikt är en modell som gör det möjligt att löpande mäta kvalitetsupplevelsen av kommunens service vid myndighetsutövning inom Brandtillsyn Bygglov Markupplåtelse Miljö- och hälsoskydd Serveringstillstånd Löpande insikt ersätter den tidigare insiktsundersökningen och sker löpande vid förslagsvis 5 tillfällen per år, tidigare skedde ett samlat enkätutskick årligen. Kommunens servicenivå mäts genom att en enkät skickas ut med e-post och besvaras på webb, postalt eller via telefon. Utskick sker till var och en av de som har haft kontakt med kommunens myndighetsutövning. Skillnader mot för tidigare är, förutom att enkätutskick sker löpande under året, att Kommunen ansvarar tillsammans med upphandlad konsult (Markör AB) för utskick och insamling av statistiken. SKL ansvarar för enkätens utformning, databasen, presentationsverktyget och bortfallsanalys på nationell nivå. Med löpande insikt finns möjlighet att även privata och övriga ärenden inom bygglov och miljö- och hälsoskydd ingår, något som inte var möjligt vid tidigare insiktsmätning. Som stöd för mätningen finns ett webbaserat verktyg där kommunen kan hämta hem resultat från undersökningarna allt eftersom de blir genomförda (4 6 veckor efter genomförd intervju). Förslag till arbetssätt Falkenbergs kommun Avgränsning Löpande insikt avgränsas inledningsvis till att endast gälla företagskontakter. Ansvarsfördelning Insamling av kontaktuppgifter ansvarar som tidigare respektive berörd enhet som hanterar frågorna för; Räddningstjänsten Väst; Brandskydd Bygglovsenheten; Bygglov, inklusive anmälningspliktiga åtgärder, företag Gatu- och Trafikenheten; Markupplåtelse Miljö och hälsoskyddsförvaltningen; Miljö- och hälsoskydd, företag Miljö och hälsoskyddsförvaltningen; Livsmedelskontroll Socialförvaltningen; Serveringstillstånd

4 Dokumenterat arbetssätt Löpande insikt sidan 2 av , Maria Viidas Utvecklingsavdelningen, Falkenbergs kommun På Utvecklingsavdelningen utses en utvecklingsledare vilken utgör kontaktperson gentemot Markör och är ytterst ansvarig för att inrapportering sker. En påminnelse kommer att skickas till berörda handläggare när det är dags att ta fram kontaktuppgifter. Om insamlade uppgifter behöver sammanställas för att passa inrapporteringen så kan Utvecklingsavdelningen bistå med detta. Omfattning Kontaktuppgifter för samtliga företagsärenden berörs. I de fall ett urval kommer att ske så hanteras detta av Markör. Kontaktuppgifter skickas fem gånger per år till Markör enligt följande: I januari skickas uppgifter för november och december I mars skickas uppgifter för januari och februari I maj skickas uppgifter för mars april I augusti skickas uppgifter för maj juli I november skickas uppgifter för augusti oktober De uppgifter som behövs är följande (*markerade uppgifter är avgörande för att företaget ska kunna ingå i undersökningen): Myndighetsområde* Företagsnamn* Organisationsnummer* Beslutsdatum* Kontaktperson* E-postadress* Telefonnummer Mobilnummer Gatu- eller boxadress Postnummer Postort Tillstånd/tillsyn Ankomstdatum Komplettdatum Arbetssätt Inrapportering I början av januari, mars, maj, augusti och november skickas en påminnelse ut från Utvecklingsavdelningen till respektive angiven handläggare för berörda verksamheter om att det är dags att hämta hem kontaktuppgifter för löpande insikt. Underlaget ska finnas framtaget och inskickat till Markör senast den sista i respektive månad. Varje verksamhet plockar fram de kontaktuppgifter som behövs från sina respektive verksamhetssystem. Arbetssättet för verksamheterna ser olika ut beroende på system. På samma sätt skiljer sig mängden manuell handläggning åt mellan verksamheterna vad gäller behov av att komplettera uppgifterna. För de verksamheter där utplockat material kräver extra stor handpåläggning för att göra uppgifterna hanterbara för Markör, så skickas underlaget till Utvecklingsavdelningen som bistår med detta. För dessa verksamheter måste underlaget vara Utvecklingsavdelningen

5 Dokumenterat arbetssätt Löpande insikt sidan 3 av , Maria Viidas Utvecklingsavdelningen, Falkenbergs kommun tillhanda i mitten av månaden (januari, mars, maj, augusti samt november) för att tidplanen till Markör ska hålla. I de fall där utplockat material överensstämmer med behovet som Markör har, så skickas kontaktuppgifterna direkt till dem. Insamling av data Insamling av enkätsvar sköts av Markör AB. De hämtar upp våra kontaktuppgifter löpande och tar kontakt med berörda företag/kunder via e-post. Om e-postadress inte finns, alternativt att enkäten inte besvaras inom skälig tid, så kontaktas företaget via telefon eller via brev. När Markör har rapproterat in svaren i databasen så går ett e-postmeddelande om detta till kontaktpersonen på Utvecklingsavdelningen.

6 Dokumenterat arbetssätt Löpande insikt sidan 4 av , Maria Viidas Utvecklingsavdelningen, Falkenbergs kommun Redovisning och uppföljning av förbättringsarbete Redovisning av resultatet av löpande insikt sker årsvis, av konsult från Markör för Kommunfullmäktige. Redovisningen tar ca 1 timme i anspråk med frågor. Förbättringsarbetet för att nå högre kundnöjdhet sker i respektive verksamhet under året. En avrapportering av detta arbete lämnas till Kommunfullmäktige årligen, företrädelsevis gången innan redovisning av resultatet. Föredragande för Kommunfullmäktige är respektive förvaltningschef eller av denne utsedd handläggare Aktuella kontaktpersoner den 12 april 2016 Utvecklingsavdelningen Maria Viidas Räddningstjänsten Väst Klaus Heinsvig Bygglovsenheten Ann-Sofie Bengtsson Gatu- och Trafikenheten Henrik Selamis Miljö och hälsoskyddsförvaltningen Anette Lidebring Svensson Socialförvaltningen Lars Lacke

7 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg Öppna jämförelser - Företagsklimat KS Beslut Kommunstyrelsen beslutar 1 Uppdra till berörda nämnder att ta fram utvecklingsområden för att öka kvalitetsupplevelsen hos kommunens företag. 2 Uppdra till utvecklingsenheten att ta fram ett dokumenterat arbetssätt för att följa upp och genomföra Insiktsmätningen. Beslutsunderlag Rapport Öppna jämförelser Företagsklimat 2015 en servicemätning av kommunens myndighetsutövande gentemot företag, Falkenbergs kommun att bli i samband med det nya arbetssättet. Sammanfattning av ärendet Falkenbergs kommun har deltagit i Insiktsmätningen vid de tre tillfällen som undersökningen genomförts i denna utformning; 2011, 2013 och Syftet med undersökningen är att genomföra en kvalitetsmätning av den kommunala servicen och myndighetsutövningen gentemot företagare. Fem myndighetsområden undersöks: Brandtillsyn, Bygglov, Markupplåtelse, Miljö- och hälsoskydd samt Serveringstillstånd. För dessa områden ställs frågor kring sex serviceområden: information, tillgänglighet, bemötande, kompetens, rättssäkerhet och effektivitet. Undersökningen ger kommunerna information om inom vilka förvaltningar företagarna anser att myndighetsutövningen fungerar bra respektive mindre bra samt vad kommuner behöver bli bättre på. Det långsiktiga målet är att kommunerna i Sverige uppnår ett genomsnittligt NKI på minst 75. Falkenbergs genomsnittliga NKI ligger på 67, vilket är samma nivå som Medelvärdet för samtliga deltagande kommuner ligger på 68. Fram tills i år har SKL drivit mätningar vart annat år. Framöver kommer mätningarna att genomföras antingen månadsvis eller kvartalsvis i ett Webbverktyg och gäller ett väsentligt större omfattning av aktörer. Underlag till datainsamlingen kommer att hanteras inom respektive kommun utifrån SKLs anvisningar. Vi vet idag inte hur omfattande den kommunala arbetsinsatens kommer att bli i samband med det nya arbetssättet. Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se

8 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsen i Falkenberg Forts 283 Ekonomi Förslaget påverkar i dagsläget inte kommunens ekonomi utöver de medel som redan finns budgeterat för servicemätningar genomtemot kommunens företagare. Yrkande och beslut Mari-Louise Wernersson (C) yrkar på att ordet kvartalsvis stryks i andra beslutspunkten. Kommunstyrelsen beslutar enligt Mari-Louise Wernerssons yrkande. Vid protokollet Jenny Antonsson Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: Räddningstjänsten Väst Bygglovsnämnden Stadsbyggnadskontoret/Mark- och exploateringsenheten Miljö- och hälsoskyddsnämnden Socialnämnden Utvecklingsenheten Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: kontaktcenter@falkenberg.se