Utvärdering av webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden. KS

Transkript

1 kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg Utvärdering av webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden. KS KS, KF Beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen tillstyrka kommunfullmäktige besluta 1 Anteckna till protokollet att utvärdering av kommunfullmäktiges webbsändning är genomförd och redovisad. 2 Webbsändningarna av kommunfullmäktiges sammanträden ska fortsätta. Beslutsunderlag Beslutsförslag Kommunstyrelseförvaltningen, Tjänsteskrivelse, Kommunfullmäktige , 29 Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige beslutade att uppdra åt kommunstyrelsen att under 2013 inleda webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden. Anledningen till beslutet var att genom webbsändningen öka medborgarnas möjligheter till att ta del av och få ökad insyn i det kommunalpolitiska arbetet. Uppdraget kom ursprungligen från ett av fullmäktiges prioriterade mål om att förbättra dialogen med medborgarna. I samband med beslutet av att webbsända kommunfullmäktiges sammanträden uppdrog kommunfullmäktige vidare att aktiviteten ska utvärderas senast Kommunstyrelseförvaltningen har genomfört en utvärdering som presenteras i separat tjänsteskrivelse. Ekonomi Utvärderingen föreslår att webbsändningarna av kommunfullmäktige fortsätter, efter ett framtagande av en plan för sändningarna. En kostnadsberäkning kommer att inkluderas i den eventuella planen. Det bör dock övervägas om särskilda medel ska avsättas för fortsatta sändningar, eftersom det i dagsläget inte finns några medel avsatta i budget för sändningarna. I dagsläget kräver sändningarna resurser i form av två personer som förbereder och sänder, samt utrustningen som används köptes in 2013 för en engångskostnad.

2 kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg Forts 394 Övervägande Utvärderingen har bestått i dialog med kommunikationsenheten och genom ett svarsunderlag via enkäter till förtroendevalda, kommunanställda och invånare med fokus på hur sändningen upplevs och vad som kan bli bättre. Den presenteras i separat tjänsteskrivelse. Kommunstyrelseförvaltningen föreslår att det, i samverkan med kommunfullmäktiges presidium, upprättas en plan för webbsändningen som tydliggör ansvar, syfte och inriktning för hur sändningen bör utformas, vilken målbild som ska finnas och vilka effekter sändningen ska ge. Yrkande Mari-Louise Wernersson (C) yrkar avslag på kommunstyrelseförvaltningens andra förslagspunkt mot ändringen att webbsändningar av kommunfullmäktiges sammanträde ska fortsätta. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på Mari-Louise Wernerssons (C) yrkande mot avslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med Mari-Louise Wernerssons (C) yrkande. Vid protokollet Johan Ahlberg Protokollet justerat och anslaget Utdragsbestyrkande

3 Tjänsteskrivelse Datum Kommunstyrelseförvaltningen Administrativa avdelningen Johan Ahlberg Jenny Antonsson Utvärdering av webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden. KS Bakgrund Sedan 2013 har kommunfullmäktiges sammanträden webbsänts så att de har gått att följa på kommunens hemsida och på internetbaserade sändningsplattformen YouTube, såväl i direktsändning som i efterhand. Bakgrunden till webbsändningarna är att kommunfullmäktige ville öka medborgarnas möjligheter att ta del av och få ökad insyn i det kommunalpolitiska arbetet och beslutsfattandet. När kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i uppdrag att inleda webbsändningar beslutades även att aktiviteten ska utvärderas senast 2016 med återkoppling till kommunfullmäktige. Utvärderingen har bestått i dialog med kommunikationsavdelningen och genom ett svarsunderlag via enkäter till förtroendevalda, kommunanställda och invånare med fokus på hur sändningen upplevs och vad som kan bli bättre. Nulägesbeskrivning Webbsändningarna av fullmäktiges sammanträden består av enklare tekniska lösningar som programvaran Wirecast version 6. Vid varje sändningstillfälle består grundbemanningen av två personer. Så som webbsändningen är idag krävs tekniska förberedelser inför sammanträdena. Sändningarna sköts med hjälp av en sändningsdator och två kameror för varierande vinklar. I genomsnitt har varje webbsändning haft 370 tittare. Uppdelat per möte är statistiken följande: *Sänt via YouTube ** Sänt via Bambuser Tittare direktsändning Tittare totalt

4 Sändningsansvaret är kopplat till kommunikationsavdelningen samt kommunens webbstrateg vid administrativa avdelningen på kommunstyrelseförvaltningen. Det är också kommunikationsavdelningen som marknadsför webbsändningen på kommunens hemsida och genom det sociala mediet Facebook. Marknadsföringen tar sig olika uttryck då det ibland är relevant att lyfta särskilda frågor som ska avhandlas på mötet för att fånga allmänhetens intresse. Huvudsyftet med marknadsföringen är att skapa intresse för kommunfullmäktige som arena för politisikt samtal och kommunalt beslutsfattande och således inte för webbsändningen i sig. Utmaningar och utvecklingsområden Utmaningarna med webbsändningarna så som de är idag är till viss del kopplade till fullmäktigesalen som sändningsarena då både ljuset och ljudet skulle kunna förbättras ur ett sändningsperspektiv. Av enkätsvaren från förtroendevalda, kommunanställda och invånare bekräftas att ljudet inte alltid är tillräckligt bra och tydligt och det finns önskemål på att detta förbättras i framtida sändningar. Vidare är den tekniska utrustningen inte optimal då det föreligger bekymmer med avbrott och andra tekniska missöden i sändningen. Kommunstyrelseförvaltningen gör analysen att en del moment under sammanträdena, exempelvis upprop och voteringar, skulle kunna effektiviseras inom rimliga ramar för att beakta webbtittarens intresse och det grundläggande syftet med sändningen. Bland flera enkätsvar finns tydliga önskemål på att webbsändningen delas upp efter de olika ärendena så att det lätt går att följa dagordningen och hitta till enstaka ärenden. Majoriteten av både allmänhet och tjänstemän som besvarat enkäten har uppgett att de ser på valda delar av sändningen. Det motiverar värdet av att markera enstaka ärenden tydligt och göra det möjligt att i efterhand på ett lätt sätt hitta till det ärende som är av intresse. Faktum kvarstår dock att fullmäktigesammanträdet främst är en instans för politisk ärendehantering och det är någonting som ständigt kommer beaktas och respekteras i ett eventuellt utvecklingsarbete av webbsändningen. Ambitioner för framtiden Webbsändningen av kommunfullmäktiges sammanträden är en av alla de bitar som ligger till grund för bilden av och uppdragen inom samhällsutveckling, service och demokrati. Det finns många positiva värden med att webbsända fullmäktigesammanträden, bland annat som i ett led i kommunens transparens och öppenhet för medborgarna. Att bilda sig en uppfattning, få kunskaper om det kommunala arbetet och få en tydlig bild av vilka partier som driver vilka frågor är exempel på effekter av sändningen enligt enkätsvaren. Det framgår även tydligt i svaren att det finns en önskan om att webbsändningarna av kommunfullmäktiges sammanträden fortsätter. Om kommunfullmäktige har en ambition att ha kvar webbsändningarna av sammanträdena anser kommunstyrelseförvaltningen att en fortsättning av sändningen bör vara avhängigt en utvecklande satsning av sändningen för att inte tappa fart i den hårda konkurrensen och snabba utvecklingen inom områdena teknik och nyhetsbevakning. Efter att ha lyssnat av åsikter från allmänhet, anställda och förtroendevalda identifierar kommunstyrelse-

5 förvaltningen ett antal utvecklingsområden. Bland annat lyfts önskemål om bättre ljud- och bildupptagning, bättre ljussättning i lokalen och ett antal övriga tekniska finesser. Utav ovanstående beskrivning föreslår kommunstyrelseförvaltningen att det upprättas en plan för webbsändningen som tydliggör ansvar, syfte och inriktning för hur sändningen bör utformas, ha för målbild och vilka effekter som ska uppstå hos tittarna oavsett vilka dessa än må vara.

6 kommunfullmäktige i Falkenberg Kommunfullmäktiges sammanträden på webben. (AU 28, KS 44) Dnr KS Beslut Kommunfullmäktige beslutar enligt kommunstyrelsen förslag. Kommunstyrelsens förslag Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta 1 Uppdra åt kommunstyrelsen att under 2013 inleda webbsändning av kommunfullmäktigemöten. 2 Anteckna att kostnaden ska belasta kommunstyrelsens konto för oförutsedda investeringskostnader och att driftsmedel i övrigt ska anvisas för 2014 och framåt. 3 Aktiviteten ska utvärderas senast 2016 med återkoppling till kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Kanslienhetens yttrande Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige sänder idag sina sammanträden genom lokalradion Radio Wake-Up sedan några år tillbaka, men det har också förts diskussioner om att ytterligare förbättra medborgarnas möjligheter att ta del av och få ökad insyn i - det politiska arbetet genom t ex streamad webb-tv. Något formellt uppdrag har ännu inte lämnats till kommunstyrelseförvaltningen att införskaffa utrustning och planera för webbsändningar, dock finns uppdrag att bevaka den tekniska utvecklingen. Fullmäktiges prioriterade mål att ständigt förbättra dialogen medborgarna har lett till en rad åtgärder och aktiviter från förvaltningarnas sida, varvid aktuellt förslag om webbsända fullmäktigemöten skulle kunna ses som en naturlig och lämplig aktivitet. Ekonomi Enligt kommunstyrelseförvaltningens bedömning uppgår investeringskostnaden för webbsända möten till ca kr första året (webbkameror, videoredigeringsdator, premiumkonto Bambuser, IP-kameror, centralkamera, videoredigeringsprogram osv), därefter uppskattas kostnaderna till ca kr per sammanträde, vilket inkluderar ca 16 arbetstimmar för redigering per KF-sändning. e-post: kommun@falkenberg.se

7 kommunfullmäktige i Falkenberg Forts. 29 Förvaltningen förväntar sig att kunna använda utrustningen till andra syften som då kostnaden också kan fördelas ut på. Övervägande Mot bakgrund av den tekniska utvecklingen och fullmäktiges mål om förbättrad dialog med kommunmedborgarna föreslås att kommunstyrelsen får i uppdrag att webbsända kommunfullmäktiges sammanträden. Medel för åtgärden anvisas och investeringarna föreslås belasta kommunstyrelsens konto för oförutsedda utgifter. Yrkande och beslut Anders Hellström (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag med tillägget att aktiveten ska utvärderas inom 3 år. I yrkandet instämmer Rie Boulund (M), Mari-Louise Wernersson (C), Claës Ljung (M) och Herman Fältström (M). Björn Jönsson (S), Mikael Hallberg (V), Daniel Bernhardt (KD) och Per Sjövall (V) yrkar bifall till kommunstyrelsens förslag. Ordföranden ställer proposition på kommunstyrelsens förslag, samt på Anders Hellströms tilläggsyrkande och finner att kommunfullmäktige beslutar godkänna dessa. Vid protokollet Henrik Lundahl Protokollet justerat och anslaget samma dag. Utdragsbestyrkande Beslutet expedieras till: Kommunstyrelseförvaltningen Strategienheten/ekonomienheten e-post: kommun@falkenberg.se