- Redovisning av regeringsuppdrag i regleringsbrevet för 2012

Transkript

1 Dnr Förslag på hur Tillväxtverket kan ge stöd i förenklingsarbetet på myndigheter med omfattande verksamhet riktad till företag. - Redovisning av regeringsuppdrag i regleringsbrevet för (33)

2 Innehåll 1 Inledning Uppdraget Metod och genomförande Definitioner och avgränsningar Disposition och läsanvisning Tillväxtverkets nuvarande stöd Verktyg Utbildning Mötesplatser Kunskap och erfarenheter Tillväxtverkets erfarenheter och uppföljning av arbetet med stöd Myndigheternas behov Resultat från intervjuer med myndigheter Näringslivets Regelnämnd Regelrådet Ekonomistyrningsverket Omständigheter av betydelse Riksrevisionens granskning Ekonomistyrningsverkets EA-värdering OECD:s granskning Utvärdering av Regelrådets verksamhet med mera Kartläggning av och utredning om företagens uppgiftslämnande Övrigt Exempel på hur andra myndigheter arbetar med stöd Ekonomistyrningsverket Naturvårdsverket Slutsatser och förslag Stöd till myndigheterna Styrning av myndigheterna Uppföljning av myndigheternas förenklingsarbete Avslutningsvis (33)

3 1 Inledning 1.1 Uppdraget Tillväxtverket har i regleringsbrevet för 2012 fått i uppdrag att lämna förslag på hur verket kan ge stöd i förenklingsarbetet på myndigheter med omfattande verksamhet riktad till företag. Vidare ska Tillväxtverket lämna förslag på hur verkets stöd kan följas upp. Uppdraget ska rapporteras till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 31 augusti Vid avstämning med Näringsdepartementet framkom att uppdraget även omfattar att identifiera myndigheternas behov av styrning och instruktioner i exempelvis särskilda uppdrag eller regleringsbrev och att förslag på uppföljning även avser myndigheternas uppföljning av sina regelförenklingsinsatser och eventuella rapporteringar av dessa till Tillväxtverket eller sina departement. 1.2 Metod och genomförande Den viktigaste utgångspunkten under uppdragets genomförande har varit att undersöka myndigheternas behov. Den delen av arbetet har utförts av Trinovo Arkitraven AB som på uppdrag av Tillväxtverket har genomfört intervjuer med 15 myndigheter samt en workshop med några av dem. De har även stämt av resultatet med Regelrådet och Näringslivets Regelnämnd samt på en övergripande nivå stämt av styrning av myndigheters förenklingsarbete med Ekonomistyrningsverket. De har även genomfört en intern workshop på Tillväxtverket. Tillväxtverkets egna erfarenheter och uppföljning av nuvarande stöd till myndigheterna har också utgjort ett centralt underlag. Dessutom har Tillväxtverket försökt fånga upp andra pågående uppdrag och resultat från utredningar och liknande som kan vara av betydelse. Tillväxtverket har även översiktligt tagit del av hur två andra myndigheter som ska bistå myndigheter inom helt andra områden arbetar med stöd. Det finns andra uppdrag i Tillväxtverkets regleringsbrev för 2012 som har nära anknytning till uppdraget eftersom de också kan handla om hur Tillväxtverket kan arbeta med stöd till myndigheter i olika avseenden. Enligt Tillväxtverkets bedömning gäller det särskilt följande uppdrag: Tillväxtverket ska uppdatera den vägledning om konsekvensutredningar som verket har tagit fram för myndigheters samråd med näringslivet. Vägledningen ska baseras på goda exempel på samrådsförfarande både nationellt och internationellt samt redovisa olika möjligheter att samråda med en större krets av intressenter, till exempel via Internet. Tillväxtverket ska även lämna förslag på hur myndigheternas samråd med näringslivet kan utvecklas och följas upp inom ramen för myndighetens uppdrag att förenkla för företagen. Uppdraget ska rapporteras till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 31 augusti Tillväxtverket ska utveckla och förbättra webbsidan enklareregler.se utifrån de förslag som lämnas där. Tillväxtverket ska vidare lämna förslag på hur deltagande myndigheter kan bli bättre på att följa upp förslag från näringslivet. Uppdraget ska redovisas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 30 november Tillväxtverket ska kartlägga hur andra länder som bedöms vara relevanta arbetar med att minska regelkostnaderna för företagen efter Uppdraget redovisades till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) i april Definitioner och avgränsningar Ambitionen har varit att identifiera områden där Tillväxtverket skulle kunna bidra för att underlätta myndigheternas förenklingsarbete. Tillväxtverket har därför medvetet valt att se brett på vad som kan inkluderas i begreppet stöd och inte närmare definierat detta. När det gäller stöd kopplat till administrativa kostnader har dock Tillväxtverket valt att här fokusera på praktiska stöd som erbjuds myndigheterna i form av verktyg och utbildning och arbetet med genomförandet av faktiska mätningar och standardkostnadsmodellen har utelämnats. Uppdraget avser myndigheter med omfattande verksamhet riktad till företag. Här har Tillväxtverket tolkat uppdraget så att det är statliga, centrala myndigheter som avses. 3 (33)

4 Tillväxtverket anser inte det ligga i uppdraget att definiera vad som avses med omfattande verksamhet riktad till företag utan har i uppdraget utgått ifrån att samtliga myndigheter som hade förenklingsuppdrag bedömts ha omfattande verksamhet riktad till företag. 1.4 Disposition och läsanvisning I kapitel 2 redovisas Tillväxtverkets nuvarande stöd till myndigheterna. I kapitel 3 redovisas myndigheternas behov som de framkommer i den undersökning som genomförts av Trinovo Arkitraven AB. Därefter följer i kapitel 4 en kort översikt över andra omständigheter som kan vara av betydelse för uppdraget. Exempel från Ekonomistyrningsverkets stöd till andra statliga myndigheter i arbetet med ekonomisk styrning och Naturvårdsverkets arbete med stöd till statliga myndigheter i arbetet med miljöledning redovisas kort i kapitel 5. I kapitel 6 redovisas slutligen Tillväxtverkets slutsatser och förslag. 4 (33)

5 2 Tillväxtverkets nuvarande stöd Inriktningen på Tillväxtverkets arbete med att förenkla för företag har flera utgångspunkter. Av 5 i förordningen (2009:145) med instruktion för Tillväxtverket framgår det att Tillväxtverket ska: 1. svara för metodutveckling, rådgivning och utbildning med anledning av förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning, 2. ha ett samordnande ansvar gentemot Ekonomistyrningsverket i frågor som avses i 1, 3. ansvara för metodutveckling och genomförande av mätningar av administrativa och andra kostnader för företag som regler kan medföra, 4. inhämta synpunkter och förslag som rör regelförenkling från näringslivet, 5. analysera reglers effekter för företag, och 6. delta i det internationella arbetet med regelförenkling Instruktionen kompletteras med uppdrag i regleringsbrevet eller genom särskilda regeringsuppdrag. Utöver detta tillkommer arbete som Tillväxtverket själv tar initiativ till. De stöd som Tillväxtverket för närvarande lämnar till myndigheterna inom ramen för arbetet ovan för att underlätta deras förenklingsarbete kan delas in i fyra kategorier: Verktyg Utbildningar Mötesplatser Kunskap och erfarenheter Vissa stöd kan passa under flera kategorier. 2.1 Verktyg Tillväxtverket tillhandahåller myndigheterna tre verktyg som i olika avseenden kan underlätta deras förenklingsarbete. Webbaserad vägledning för konsekvensutredning Vägledningen har funnits i olika former sedan 2006 då den togs fram i samverkan med Ekonomistyrningsverket. Målgruppen är tjänstemän på myndigheter som arbetar med att göra en konsekvensutredning enligt förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. Genom vägledningen ges information om vad som ska belysas i de olika delarna i konsekvensutredningen. Där ges också exempel från andra konsekvensutredningar på hur dessa delar har beskrivits och det går även att dokumentera konsekvensutredningen i en mall. Vägledningen finns tillgänglig via enklareregler.se. Det krävs inte något lösenord eller liknande för att kunna använda vägledningen. Tillväxtverket känner inte till hur många myndigheter eller enskilda handläggare som använder vägledningen. Databasen Malin Databasen har skapats för att stödja departements och myndigheters arbete med att minska företagens administrativa kostnader. De viktigaste funktionerna i Malin är att ge snabb och enkel åtkomst till mätresultaten från de genomförda mätningarna och att ge möjlighet att följa utvecklingen av kostnaderna över tid. Databasen Malin finns idag tillgänglig via enklareregler.se. Den som vill få tillgång till databasen Malin kontaktar Tillväxtverket och tilldelas därefter ett konto med användarnamn och lösenord. Det finns för närvarande registrerade användare, varav 153 har loggat in i Malin det senaste året. Regelräknaren Regelräknaren togs fram 2011 fram för att underlätta arbetet med att beräkna de administrativa kostnaderna i en konsekvensutredning. Beräkningarna kan göras med hjälp av resultat från Tillväxtverkets mätningar av administrativa kostnader från 2009 eller genom att använda egna värden som utgångspunkt. Regelräknaren finns idag tillgänglig via enklareregler.se. Det krävs inte något lösenord eller liknande för att kunna använda Regelräknaren, men för att kunna spara sina beräkningar behöver användaren skapa ett konto. För närvarande 2 finns 20 registrerade användare. 1 Juni Juni (33)

6 2.2 Utbildning Tillväxtverket tillhandahåller tre olika utbildningar som riktar sig till myndigheterna. Utöver dessa arrangerar Tillväxtverket tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting utbildningarna Förenkla helt enkelt och Kommunikation och bemötande, men de har kommuner som målgrupp och behandlas inte vidare i det följande. Grundläggande utbildning om konsekvensutredning Endagsutbildningen om konsekvensutredning hålls i Stockholm. Den vänder sig till tjänstemän på myndigheter som inte har så stor erfarenhet av att arbeta med konsekvensutredningar enligt förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. Målet med utbildningen är att ge information och exempel på vad konsekvensutredningen ska innehålla och hur arbetet kan gå till. Utbildningen belyser inte beräkningsmetoder för olika konsekvenser eller för att göra jämförelser. Under utbildningen medverkar utöver Tillväxtverket för närvarande Ekonomistyrningsverket, Lantbrukarnas Riksförbund och Regelrådets kansli. Deltagandet är kostnadsfritt. Under 2011 genomfördes utbildningen vid fyra tillfällen och för 2012 planeras utbildningarna till lika många tillfällen, varav två redan är genomförda. Varje utbildningstillfälle erbjuder 25 platser och det brukar finnas ett relativt stort intresse från myndigheterna. Efter utbildningen får deltagarna möjlighet att besvara en elektronisk utvärdering som skickas ut via e-post. Utbildning i föreskriftsutformning Tvådagarsutbildningen i föreskriftsutformning hålls i Stockholm och vänder sig till tjänstemän som arbetar med att skriva föreskrifter på myndighet. Syftet är att ge kunskap, inspiration och verktyg i arbetet med att utforma föreskrifter. Det handlar bland annat om de regler som styr utformandet av föreskrifter, vem föreskrifter skrivs för, anmälningsförfarande vid tekniska föreskrifter, vad som gäller vid genomförande av EU-direktiv samt hur man skriver tydliga föreskrifter och hur man utformar dem språkligt. Utbildningen hålls främst av externa föreläsare med erfarenhet av föreskriftsarbete inom Regeringskansliet och på myndigheter. Tillväxtverket tar ut en kursavgift på för närvarande kr. Under 2011 genomfördes utbildningen vid fyra tillfällen och för 2012 planeras utbildningarna till lika många tillfällen, varav två redan är genomförda. Varje utbildningstillfälle erbjuder 30 platser och det brukar finnas ett relativt stort intresse från myndigheterna. Efter utbildningen får deltagarna möjlighet att besvara en elektronisk utvärdering som skickas ut via e-post. Utbildning om databasen Malin Utbildningar om hur databasen kan användas är efterfrågestyrd och hålls vid behov för tjänstemän på myndigheter, departement och kommittéer/utredningar. Utbildningen är kostnadsfri och genomförs normalt i Tillväxtverkets lokaler i Stockholm. Under 2011 och 2012 har efterfrågan minskat. Däremot är det inte ovanligt att enskilda handläggare från myndigheter kontaktar Tillväxtverket via telefon och e-post för att få konkret vägledning när beräkningsunderlag ska tas fram ur databasen. 2.3 Mötesplatser Tillväxtverket tillhandahåller myndigheterna virtuella och fysiska mötesplatser. Förslagssidorna på enklareregler.se Via webbplatsen kan myndigheter och näringsliv mötas. Företagare och branschorganisationer kan lämna förslag på hur reglerna kan förändras för att underlätta företagens vardag och de myndigheter som berörs av förslagen kan ge återkoppling. Den som lämnar ett förslag behöver inte själv ha kunskap om vilken myndighet som ansvarar för regelverket. Tillväxtverket ser till att förslaget tas om hand av rätt myndighet. Såväl frågan som svaret publiceras på webbplatsen. Det finns möjlighet att kommentera och gilla förslag. För närvarande 3 deltar 25 myndigheter (Arbetsförmedlingen, Bokföringsnämnden, Bolagsverket, Boverket, Energimarkandsinspektionen, Energimyndigheten, Finansinspektionen, Inspektionen för strategiska produkter, Jordbruksverket, Kammarkollegiet, Kemikalieinspektionen, Konsumentverket, Kronofogdemyndigheten, Livsmedelsverket, Myndigheten för radio och tv, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Naturvårdsverket, Post- och telestyrelsen, Sjöfartsverket, Skatteverket, 3 Juni (33)

7 Socialstyrelsen, Statistiska centralbyrån, Tillväxtverket, Transportstyrelsen och Tullverket) i arbetet. Hittills har 142 förslag registrerats och 95 förslag besvarats. Seminarier Tillväxtverket bjuder in myndigheter och andra aktörer för informations- och erfarenhetsutbyte kring olika aktuella ämnen och frågor. Några sådana exempel är Regelförenkling ur ett internationellt perspektiv - med fokus på myndigheter som arrangerades i september 2010, Enklare regler för fler affärsmöjligheter som arrangerades i november 2011, och Från EUförslag till myndighetsföreskrift som arrangerades tillsammans med Regelrådet i april Intresset från myndigheternas sida av att delta brukar vara relativt stort. Förenklingsforum Förenklingsforum upprättades våren 2012 inom ramen för Tillväxtverkets regeringsuppdrag att utforma insatser för att förenkla för företag på kommunal nivå 4. Här ingår aktörer på alla nivåer i de regelgivningskedjor som avslutas med att kommuner tillämpar regelverk gentemot företag, däribland ett antal myndigheter. Syftet är att genom återkommande möten skapa dialog och erfarenhetsutbyte för att därigenom bidra till förenkling för företagen på den kommunala nivån. De myndigheter som bjudits in att delta är Naturvårdsverket, Livsmedelsverket, Statens Folkhälsoinstitut, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Boverket, Kemikalieinspektionen och Jordbruksverket. Hittills har två möten genomförts. 2.4 Kunskap och erfarenheter Genom arbetet med stöd, regeringsuppdrag, egeninitierade projekt, omvärldsbevakning och kontakter med myndigheter och andra aktörer nationellt och internationellt genereras kunskap och erfarenheter som Tillväxtverket vill sprida till bland annat myndigheterna för att därigenom bidra till att underlätta deras arbete med att förenkla för företag. Det sker på flera olika sätt. Webbplatsen enklareregler.se Webbplatsen enklareregler.se lanserades i sin nuvarande form i februari Här samlas information om och från alla delar av Tillväxtverkets förenklingsuppdrag, bland annat förslagssidorna, fakta och resultat, verktyg samt information om utbildningar och seminarier. Det finns även möjlighet att ta del av nyheter på förenklingsområdet generellt. Webbplatsen har en bred målgrupp där bland andra myndigheterna ingår. Statistik från perioden februari-maj 2012 visar att webbplatsen besökts av totalt unika besökare med totalt sidvisningar. Hur många av dessa som är myndigheter är inte känt. Nyhetsbrev Tillväxtverket har ett elektroniskt nyhetsbrev som ges ut 3-4 gånger per år. Syftet är att inspirera och informera bland andra myndigheter som ett stöd i deras förenklingsarbete. Det kan handla om Tillväxtverkets egna aktiviteter och resultat på området men även sådant som genomförs av andra. För närvarande 5 har nyhetsbrevet cirka 370 prenumeranter. Rapporter och andra publikationer De regeringsuppdrag och egeninitierade projekt som genomförs resulterar ofta i rapporter eller andra publikationer med ett innehåll som kan vara värdefullt för bland andra myndigheterna. Det kan till exempel handla om resultat från undersökningar, metodutveckling och goda exempel. Några sådana exempel från 2011 och 2012 är Från Orsa till Amsterdam En beskrivning av förenklingsarbetet i Sverige och EU 6, Irriterande effekter av regler en förstudie 7, En god affär En inspirationsskrift om att underlätta företags deltagande i offentlig upphandling 8 och Från EU-förslag till myndighetsföreskrift-att åstadkomma enkla och ändamålsenliga regler Tillväxtverkets erfarenheter och uppföljning av arbetet med stöd Det är angeläget att känna till hur stödet till myndigheterna fungerar och vilka behov som finns, så att stödet kan utvecklas och förbättras. Det fångas upp på flera olika sätt. 4 Regeringsbeslut N2010/8069/ENT och N2011/4050/ENT 5 Juni Info Rapport Info Info nr (33)

8 2.5.1 Uppföljning Tillväxtverket följer som en del i sin uppföljnings- och utvärderingsplan för verksamheten upp ett antal mål för förenklingsarbetet, bland annat följande. 10 Resultatmål Minst 70 procent av samverkansaktörerna ska ha fått en ökad förståelse om företagens vardag till följd av Tillväxtverkets insatser. En enkätundersökning visar att 76 procent anser att de fått en ökad förståelse. Tillväxtverket vill också att minst 70 procent av myndigheterna och departementen ska anse att de förenklingsverktyg som Tillväxtverket tillhandahåller ska vara användbara. En enkätundersökning visar att 71 procent anser att verktygen är användbara. Ett mål är att minst 70 procent av deltagarna vid utbildningar i konsekvensutredningar och utformning av föreskrifter ska ha fått ökad kunskap. Enkätundersökningar som genomförts efter varje utbildningstillfälle visar att 97 procent av deltagarna anser att de fått ökad kunskap om utformning av regler. Effektmål Ett mål är att minst 70 procent av samverkansaktörerna ska anse att Tillväxtverket är en kompetent och drivande aktör gällande regelförenkling. Enkätundersökningen visar att 78 procent anser att så är fallet. Ytterligare ett mål är att myndigheter och departement ska anse att Tillväxtverkets insatser underlättat deras arbete med att utforma enkla och ändamålsenliga regler. Enkätsvar visar att 70 procent av de tillfrågade instämmer i detta Erfarenheter Tillväxtverket får genom sina löpande kontakter med myndigheterna i olika sammanhang kännedom om hur stöden fungerar och om önskemål om utveckling. Tillväxtverkets egna iakttagelser om behov ligger också till grund för det ständigt pågående utvecklingsarbetet. Här följer några exempel på sådant som framkommit eller konstaterats de senaste åren: Konsekvensutredningsarbetet Myndigheterna efterfrågar ytterligare metodstöd för att beskriva andra kostnader för företag än administrativa kostnader Myndigheterna efterfrågar ytterligare metodstöd för att beskriva konsekvenser på samhällsnivå samt miljömässiga och sociala konsekvenser Myndigheterna efterfrågar metodstöd för att jämföra negativa konsekvenser av ett förslag med det som uppnås genom förslaget Myndigheterna efterfrågar fortsättnings-/fördjupningsutbildningar om konsekvensutredning Tillväxtverket konstaterar och myndigheterna efterfrågar tips och vägledning om hur konsekvensutredningsarbetet i samband med regler som härstammar från EU-rätt kan genomföras Tillväxtverket konstaterar att det behövs närmare information om uppföljning enligt 8 i förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning Databasen Malin Myndigheterna önskar ökad användarvänlighet Myndigheterna efterfrågar bättre kvalitetssäkring av den kvalitativa och den kvantitativa informationen Regelräknaren Tillväxtverket konstaterar att Regelräknaren verkar tämligen okänd bland myndigheterna 10 Tillväxtverkets årsredovisning 2011, Info 0407 Rev B 8 (33)

9 Enklareregler.se Tillväxtverket och myndigheterna konstaterar att det lämnas relativt få förslag Tillväxtverket och myndigheterna konstaterar att förslagen som lämnas inte sällan är alltför vaga och generella Myndigheterna efterfrågar medverkan från de ansvariga departementen samt regeringsuppdrag för att kunna prioritera frågan. De efterfrågar också att det tydligt ska framgå hur ansvaret i regelgivningskedjan ser ut mellan departement och myndigheter. Övrigt Myndigheterna efterfrågar hjälp med att komma i kontakt med företag Tillväxtverket konstaterar och myndigheterna efterfrågar tips och vägledning om hur arbetet med regler som härstammar från EU-rätt kan bedrivas ur ett förenklingsperspektiv Tillväxtverket konstaterar att det är angeläget med information och erfarenhetsutbyte mellan myndigheterna för att bland annat kunna ta del av goda exempel Tillväxtverket konstaterar att det av motsvarande anledning är angeläget att myndigheterna få ta del av hur arbetet med att förenkla för företag bedrivs i andra länder Extern utvärdering 2010 genomförde SWECO Eurofutures AB på uppdrag av Tillväxtverket en utvärdering av verkets arbete med mätningar av administrativa kostnader, stöd och metodutveckling i samband med konsekvensutredningar samt utvecklingsprojekt. 11 Bland annat genomfördes enkätundersökningar och intervjuer där bland andra myndigheter ingick. Sweco konstaterade bland annat följande: En majoritet av respondenterna använder databasen Malin i sitt regelförenklingsarbete (55 procent). Det är emellertid tydligt att man inte nyttjar databasen för att ta fram nya regelförenklingsförslag utan den används vid beräkningar i samband med konsekvensutredningar. En majoritet av respondenterna anser att man genom att upprätta konsekvensutredningar får en ökad medvetenhet om reglernas konsekvenser för företagens kostnader. En ännu större andel anser att myndigheten har behov av stöd och rådgivning i arbetet med konsekvensutredningar. Det är dock en mycket begränsad andel som ofta har kontaktat Tillväxtverket för att få stöd i detta arbete. Sweco tolkar, vilket bekräftas av intervjuerna, detta som att myndigheterna inte i första hand är i behov av metodstöd, utan man efterfrågar i stället hjälp med att ta fram beräkningsunderlag till konsekvensutredningarna. Detta underlag kan exempelvis gälla beräkning av hur många företag som kommer att beröras av en regeländring eller på vilket sätt företagens hantering kommer att förändras. Utvärderingen visar att myndigheterna anser att Tillväxtverket har en betydelsefull funktion när det gäller att erbjuda utbildning på området. Av Tillväxtverkets egna enkäter framgår att en majoritet av de svarande anser att helhetsintrycket av kurstillfället har varit bra eller mycket bra. Sweco lämnade bland annat följande rekommendationer i det fortsatta arbetet: Flera myndigheter och även representanter från näringslivet vill se en fördjupad dialog i regelförenklingsarbetet mellan departement, myndigheter och näringslivet. Denna dialog skulle syfta till att diskutera förslag utifrån ett regelförenklingsperspektiv, vilket skulle skapa goda förutsättningar för att skapa bättre utformade regler samt ökad förståelse mellan olika parter i regelkedjan. Sweco uppfattar att samtliga myndigheter som intervjuats har regelbundna samråd med näringslivet där nya och ändrade regelförslag diskuteras. Även flera departement har bjudit in till regelförenklingsdiskussioner med näringslivet och myndigheter inom sina respektive områden. Hur dessa dialoger har organiserats och fungerat varierar dock mellan olika politikområden. Troligen är det så att förutsättningarna för och behovet av dialog med näringslivet skiftar mellan olika politikområden, men trots det bedömer Sweco att det finns en potential att uppnå ökad måluppfyllelse i regelförenklingsarbetet om dialogen på vissa områden intensifieras. Flera myndigheter hävdar att Tillväxtverket skulle kunna fungera som en motor i dessa sammanhang, det vill säga ta initiativ till att fokusgrupper bildas mellan departement, myndigheter och näringslivet på områden där de administrativa kostnaderna är särskilt höga. 11 Dnr (33)

10 Representanter från Regeringskansliet, som Sweco har varit i kontakt med, är dock kritiska till att Tillväxtverket skulle få en sådan roll. Sweco anser att det inte är en framkomlig väg att låta en extern aktör, som inte har mandat att styra departement eller andra myndigheter, ta initiativ till och driva dessa regelförenklingsdialoger. Dessa dialoger bör komma in naturligt i det förändringsarbete som görs inom respektive politikområde och det är aktörerna inom respektive område som måsta ta initiativ till att dessa kommer till stånd samt ta ansvar för resultaten som kommer ut av dess fokusgrupper. Kvaliteten i konsekvensutredningarna varierar kraftigt och många myndigheter anser att det är svårt och tidsödande att ta fram de beräkningsunderlag som behövs för att göra en fullödig konsekvensutredning. Sweco bedömer att Tillväxtverket skulle kunna nyttjas mer som en utredningsresurs i dessa sammanhang. Vid regeländringsförslag som bedöms ha stor påverkan på företagens administrativa kostnader borde Tillväxtverket, exempelvis genom uppdragsverksamhet, i större utsträckning kunna bistå Regeringskansliet och myndigheter med underlag för att beräkna förslagets konsekvenser för företagen. 10 (33)

11 3 Myndigheternas behov En viktig utgångspunkt i uppdragets genomförande har varit att undersöka myndigheternas behov. Den delen har utförts av Trinovo Arkitraven AB på uppdrag av Tillväxtverket. Trinovo Arkitraven AB har bland annat genomfört intervjuer med 15 myndigheter med verksamhet riktad till företag som valts ut av Tillväxtverket. Trinovo Arkitraven AB har även stämt av resultatet med Regelrådet och Näringslivets Regelnämnd samt på en övergripande nivå stämt av styrning av myndigheters förenklingsarbete med Ekonomistyrningsverket. 3.1 Resultat från intervjuer med myndigheter I urvalet ville Tillväxtverket få med: myndigheter med verksamhet och regler som de flesta företag kommer i kontakt med, myndigheter vars verksamhet och regler vänder sig till en viss typ av företag, myndigheter vars verksamhet omfattar stora respektive små företag, myndigheter med många informationskrav och/eller höga administrativa kostnader i databasen Malin, myndigheter som under 2010 och 2011 fått flest yttranden från Regelrådet, myndigheter med regler som tillämpas av länsstyrelser och/eller kommuner, myndigheter med verksamheter och regler som ur ett företags perspektiv överlappar varandra, myndigheter av olika storlek och myndigheter med regional organisation De myndigheter som har ingått är: Arbetsmiljöverket, Bokföringsnämnden, Bolagsverket, Boverket, Energimyndigheten, Finansinspektionen, Jordbruksverket, Kemikalieinspektionen, Livsmedelsverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Naturvårdsverket, Statistiska centralbyrån, Skatteverket, Transportstyrelsen och Tullverket. Intervjuerna genomfördes utifrån följande fyra huvudfrågor som formulerats av Tillväxtverket: Känner myndigheten till Tillväxtverkets nuvarande stöd och hur bedöms det fungera? Vilket praktiskt stöd behöver myndigheten för att kunna förenkla för företag på ett effektivt sätt? Vilka styrmedel har myndigheten behov av? Hur följer myndigheten upp sitt förenklingsarbete och finns det idéer på sätt att följa upp arbetet? Känner myndigheten till Tillväxtverkets nuvarande stöd och hur bedöms det fungera? Trinovo Arkitraven AB redovisar följande om det nuvarande stödet. Databasen Malin Utifrån intervjuerna kan konstateras att Malin används framförallt i samband med konsekvensutredningar. Användningen är dock inte generell, utan framförallt de myndigheter som bedöms mer aktiva inom regelförenkling använder databasen på mer regelbunden basis. Dessa myndigheter använder ofta även till exempel de simuleringsmöjligheter som finns. Ett antal myndigheter lyfter även fram de utbildningar i Malin som hålls av Tillväxtverket, som ett starkt skäl till att databasen används. I konsekvensutredningar ska även en bedömning av andra till exempel materiella konsekvenser i form av till exempel investeringar göras. Här får myndigheterna ingen eller endast liten hjälp, då Malin endast är inriktad på de administrativa kostnaderna för regelverken. Ett mindre antal myndigheter har också uppgett att de upplever felmarginalerna i Malin som för stora, att kostnaderna är för övergripande och att de kostnader som finns med ibland gränsar till det som brukar benämnas business as usual (det vill säga sådant som företag gjort även om lagstiftningen inte funnits), vilket gör dem svåra att påverka. Ytterligare ett skäl att inte använda Malin är att den för vissa informationskrav upplevs som för trubbig, i så måtto att den inte innehåller information i form av tid eller beskrivning av varje delprocess som ett visst författningskrav medför. Därmed blir den svår att använda för att på marginalen justera dessa krav och se vilka effekter det medför. 11 (33)

12 En annan observation från intervjuerna är att det är få myndigheter som i dagsläget använder Malin som ett verktyg för genomgång av den befintliga regelstocken ur ett regelförenklingsperspektiv. Konsekvensutredningar-utbildningar och webbaserad vägledning Det stöd som Tillväxtverket tillhandahåller vad gäller konsekvensutredningar, utgörs av webbaserad vägledning inklusive en mall samt utbildning i hur en konsekvensutredning ska upprättas. Båda dessa stöd upplevs generellt som bra av de intervjuade myndigheterna. Ett flertal myndigheter skickar på regelbunden basis medarbetare på utbildningarna. Flera myndigheter har också använt Tillväxtverkets stöd, mallar och utbildningar som grund för egna, myndighetsinterna mallar kopplat till konsekvensutredningar. Som förbättring av stödet nämns framförallt att utbildningen bör breddas något och även fokusera ännu mer på hur myndigheterna skulle kunna beräkna även framförallt materiella kostnader, till exempel i form av investeringar. Idag upplevs att fokus mer ligger på de administrativa kostnaderna. Regelräknaren Få av de intervjuade myndigheterna har använt eller känner till Regelräknaren. De myndigheter som känner till den men inte använder den, uppger att skälet oftast är att det svåra inte är att multiplicera de olika storheterna med varandra utan att det framförallt är att uppskatta hur stora de olika parametrarna för att beräkna regelkostnaden som är den avgörande faktorn och som är svår att få fram. Det är också där som myndigheterna ser det stora behovet av stöd. Enklareregler.se De flesta av de intervjuade myndigheterna känner till enklareregler.se. Flera av de intervjuade myndigheterna har dessutom fått in förslag som lämnats in via sidan, däremot är det endast ett fåtal förslag per myndighet som kommit in. De inkomna förslagen har endast i något enstaka fall lett till en faktisk förenkling av regler. De flesta förslag som inkommit har varit av karaktären att de inte gått att genomföra, antingen på grund av att förslaget även påverkar det materiella innehållet i reglerna eller för att dessa kräver en förändring i lag eller förordning snarare än i föreskrift och därmed år svår för myndigheten att påverka. Övrigt stöd Här ryms de stöd som inte redovisas ovan. De har inte nämnts tillräckligt många gånger för att slutsatser skall kunna dras för varje enskilt stöd. Av det stöd som Tillväxtverket tillhandahåller och som inte alls nämns av de myndigheter som intervjuas, finns det nyhetsbrev som skickas ut och det nyhetsarkiv som finns tillgängligt. Det bör poängteras att detta inte behöver betyda att myndigheterna inte läser till exempel nyhetsbreven, men att de inte upplever dessa som vara till avgörande hjälp i sitt förenklingsarbete. Övriga kurser och utbildningar, däribland även utbildning kring föreskriftsutformning, nämns sporadiskt och ofta i sammanhanget att dessa används som mallar för egna, myndighetsinterna utbildningar Vilket praktiskt stöd behöver myndigheten för att kunna förenkla för företag? Trinovo Arkitraven AB redovisar följande om behov av stöd som myndigheterna lyft fram i intervjuerna. Vissa av stöden har flera myndigheter framhållit, andra stöd endast någon eller några. Det har inte gjorts någon värdering av om de stöd som efterfrågas är sådana som Tillväxtverket kan eller bör tillhandahålla eller om det bör göras av någon annan aktör. Definiera märkbar positiv förändring i företagens vardag När mätningarna av administrativa kostnader pågick uppger flera av de intervjuade myndigheterna att det fanns en tydlighet i vad som skulle göras, i så måtto att det som var fokus för mätningar och förenkling var tydligt definierat. Denna definition lyftes fram och kommunicerades tydligt i alla sammanhang förenklingsarbetet genomfördes. Under de senaste åren har fokus gått från minskade administrativa kostnader till begrepp av typen märkbar positiv förändring i företagens vardag. Denna typ av begrepp är mer mångfacetterat och är dessutom i nuläget inte definierat. Detta gör att flera myndigheter gör sin egen tolkning av vad som ingår och inte ingår i begreppet. Flera av de intervjuade myndigheterna framhåller att ett viktigt stöd för dem i deras förenklingsarbete skulle vara att definiera vad som avses med märkbar positiv förändring i företagens vardag, det vill säga vad som ingår respektive inte ingår i begreppet. Genom att begreppet definieras och dess 12 (33)

13 delkomponenter identifieras förenklas också möjligheterna till uppföljning av hur förenklingen går. Forum för kontakter med företag Flera av de intervjuade myndigheterna säger att ett forum eller nätverk för kontakter med enskilda företag, grupper av företag eller branschorganisationer kan fungera som ett sätt för myndigheterna att förstå hur företag tänker gällande regler eller myndighetskontakter. Det kan också vara ett sätt att få förståelse för vilka problem eller utmaningar företagen ser med regler eller myndighetskontakter. Denna typ av forum eller nätverk kan användas vid framtagande av nya regler, det vill säga i samband med eller inför att konsekvensutredningar upprättats. I sådana situationer kan ett forum eller nätverk hjälpa till att göra bedömningar om vissa typer av skrivningar är begripliga, vad i kraven som eventuellt kan vara försvårande eller ge förslag på alternativa lösningar. Denna typ av forum eller nätverk skulle även kunna användas för att ge myndigheterna ökad kunskap och förståelse om tillämpning av befintliga regler genom till exempel brukargrupper. Utöver vilka regler som är mest kostsamma ur materiell eller administrativ synvinkel kan också kunskap fångas upp om vilka regler som är mest irriterande eller svårtolkade, det vill säga sådant som inte är direkt kvantifierbart i kronor. Ett forum eller nätverk av denna typ bedöms utifrån intervjuerna sannolikt vara mest intressant för de myndigheter som inte redan idag har väl upparbetade kontakter med de branscher deras krav berör. Goda exempel från förenkling av liknande krav Flera av de krav som myndigheterna ställer på företag liknar varandra, något som identifierats av flera av de intervjuade myndigheterna. Det kan handla om anmälningar, inrapportering av uppgifter som till exempel görs på vissa fastställda blanketter. Att på ett systematiskt och samlat vis kunna ta del av hur andra myndigheter förbättrat och förenklat liknande krav är något flera myndigheter efterfrågar. Att på ett systematiskt sätt kunna lyfta fram goda exempel från andra myndigheter kan göras på flera olika vis, exempel som tagits upp i samband med intervjuerna är genom skrifter eller genom webbplatser. Det kan också göras genom forum eller nätverk, där myndigheter med liknade typer av krav kan träffas för att utbyta erfarenheter. Goda exempel gällande organisering av förenkling Myndigheternas arbete med att förenkla för företag tar resurser i anspråk och kan organiseras på en mängd olika vis och med en mängd olika stöd i form av interna styrdokument, processer, metoder, policys, eller interna regelråd. Att på ett systematiskt och samlat vis kunna ta del av hur andra myndigheter konkret lagt upp sitt arbete med att förenkla för företag och vilka interna stöd och verktyg de har är något flera myndigheter efterfrågar. Att på ett systematiskt sätt kunna lyfta fram goda exempel från andra myndigheter på hur förenklingsarbete kan organiseras kan göras på flera olika vis, till exempel genom skrifter eller genom webbplatser. Det kan också göras genom forum eller nätverk, där myndigheter till exempel med liknande typer av krav eller liknade organisation kan träffas för att utbyta erfarenheter. Hur genomförda förenklingar från vissa områden kan appliceras på andra områden Det är stor skillnad på de regler de intervjuade myndigheterna är ansvariga för. Skillnader mellan regelområden är något som flera av de intervjuade myndigheterna lyfter fram som något som bör utnyttjas i förenklingsarbetet, där genomförda förenklingar eller tillvägagångssätt från vissa områden eller typer av regler kan appliceras på helt andra områden. Exempel på sådana förenklingar kan till exempel vara om egenkontrollförfarandet på produktsäkerhetsområdet kan appliceras på sådant som idag ska certifieras av ackrediterade organ. Ett annat exempel kan vara att för flera områden ta upp det förfaringssätt som ibland används där företag istället för att skicka in uppgifter årligen skickar uppgifter bara när något förändrats. 13 (33)

14 Att informera om denna typ av förfaranden och förenklingar skulle enligt intervjuerna kunna göras på flera olika vis, till exempel genom skrifter eller genom webbplatser. Det kan också göras genom forum eller nätverk, där myndigheter med olika typer av krav kan träffas för att utbyta erfarenheter. Eftersom det kan vara en utmaning att se kopplingar och analogier mellan olika områden kan det också finnas en roll att spela i denna typ av stöd genom att mer aktivt hjälpa myndigheterna att identifiera de olika områden som skulle kunna jämföras och förenklas på liknande vis. Best practice Inom hela EU pågår sedan ett antal år ett regelförenklingsarbete som i stor utsträckning sker med samma metoder och med tillvägagångssätt som grund. Det är således ett stort antal medlemsländer som håller på med regelförenkling och dessa har i vissa fall jämfört med Sverige dessutom gått längre genom att inkludera till exempel så kallade compliance cost. Flera av de intervjuade myndigheterna uppger att som enskild myndighet få stöd i att ta reda på hur motsvarande myndigheter i andra länder förenklat regler och vilka metoder och processer de använt kan vara ett stöd i deras förenklingsarbete. Stödet kan således vara att lyfta fram och sprida kunskap om framgångsexempel från andra länder. För att stödet ska vara verkningsfullt bör det dels lyfta fram exempel på best practice, men det bör också innefatta hur de internationella förändringarna kan tänkas appliceras på svenska förhållanden. Att informera om internationella framgångsexempel kan göras på flera olika vis, till exempel genom skrifter eller genom webbplatser. Intervjuerna pekar också på att det kan också göras genom forum eller nätverk, där myndigheter med olika typer av krav kan träffas för att utbyta erfarenheter. Eftersom det kan vara en utmaning att förstå hur internationella förenklingar kan appliceras på svenska förhållanden uppger flera intervjuade att det kan finnas en roll att spela i denna typ av stöd genom att mer aktivt hjälpa myndigheterna att förstå detta. Stöd för att klargöra alla konsekvenser av regler Enligt förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning ska myndigheter upprätta konsekvensutredningar med ett visst innehåll. Bland annat ska konsekvensutredningarna innehålla uppgifter om vilka kostnadsmässiga och andra konsekvenser regleringen medför och även vilka andra kostnader den föreslagna regleringen medför för företagen och vilka förändringar i verksamheten som företagen kan behöva vidta till följd av den föreslagna regleringen. Flera intervjuade myndigheterna pekar på svårigheten att klara av att beskriva ovanstående typ av konsekvenser. Även om det i dag tillhandahålls ett stöd i termer av mallar och exempel upplevs detta stöd av flera behöva kompletteras och fördjupas genom att också mer i detalj förklara hur, det vill säga med vilka källor, antaganden och metoder som grund för att bland annat materiella och samhälleliga konsekvenser ska kunna beskrivas och kvantifieras. Mall för alla föreskrifter Myndigheterna har idag viss frihet i hur föreskrifter utformas, bland annat gällande hur föreskriftstext kompletteras med allmänna råd. Några av de intervjuade myndigheterna har pekat på att det skulle erbjudas dem ett stöd i form av en mall för att utforma föreskrifter på ett och samma vis, så att företag alltid känner igen sig i hur föreskrifterna är uppställda. Handbok i föreskriftsarbete En central del av myndigheternas förenklingsarbete för företag finns i att förenkla de föreskrifter som myndigheterna ger ut. Som stöd för att skriva bra föreskrifter finns idag Myndigheternas föreskrifter, handbok i författningsskrivning (Ds 1998:43) utgiven av Stadsrådsberedningen. Denna handbok upplever flera av de intervjuade myndigheterna som bra. De menar dock att den skulle kunna uppdateras och kompletteras med särskilt fokus på hur föreskrifter kan göras enklare för företag, till exempel kopplat till språkbruk, begrepp som bör eller inte bör användas, eller hur krav formuleras. Hur arbete med EU-rätt bör gå till Arbetet med att påverka krav som har grund i EU-rätt sker på andra arenor, i andra steg och med andra tidshorisonter än nationellt beslutad lagstiftning. Bland ett antal av de intervjuade myndigheterna som är ansvariga för författningar med grund i EU-rätt efterfrågas ett stöd för att veta hur arbete med EU-rätt ska angripas ur ett förenklingsperspektiv. 14 (33)

15 Ett sådant stöd till de ansvariga myndigheterna kan gälla såväl vid arbete med nya EUförordningar och EU-direktiv som i samband med revidering eller översyn. Den här typen av stöd kan ges på flera olika vis, till exempel kan det göras genom skrifter eller genom webbplatser. Det kan också göras genom forum eller nätverk, där myndigheter som arbetar mycket med regler med grund i EU-rätt kan träffas för att utbyta erfarenheter. Metodstöd för regelbunden omprövning Stor fokus läggs idag på att utreda konsekvenser och arbeta med förenkling i samband med nya och ändrade regler, bland annat genom kraven som finns i förordningen (2007:1244) om konsekvensutredning. Den befintliga stocken av regler, som utgör den huvuddelen av regelmassan lämnas i många fall därhän, trots kravet i 8 i samma förordning på att följa upp konsekvenser av sina föreskrifter. Ett antal av de intervjuade myndigheterna har pekat på behovet av någon form av checklista eller systematisk metod för att regelbundet ompröva de existerande reglerna. En sådan checklista eller metodstöd kan ge stöd i vad myndigheten bör tänka på vid en omprövning av föreskrifter behövs reglerna fortfarande, vad kan förenklas, etc. Vissa av de intervjuade myndigheterna har sådana checklistor men de har sällan ett betydande fokus på förenkling för företag. Stöd för hur blev det Att bedöma och beräkna konsekvenser i konsekvensutredningar innehåller alltid ett mått av osäkerhet, och huruvida det blev som förväntat är ofta oklart. För att veta om regeln drabbar företag på det vis som myndigheten trodde kan det när författningen har varit ikraft en period finnas anledning att se om det blev som myndigheten bedömde. Det kan visa sig att det inte blev så stora konsekvenser som förväntat, konsekvenserna kan också blivit större eller av andra sorter än då bedömdes. Myndigheterna har av denna anledning efterfrågat ett stöd för att avgöra hur blev det. För detta ändamål kan de som omfattas av reglerna tillfrågas, antingen genom någon form av enkäter eller genom intervjuer. Det kan också diskuteras inom ramen för brukargrupper. Stöd i att lyfta fram nyttan av regler Det finns regler som när de mäts inte kostar speciellt mycket för företag men som ändå är av den typen att företagen vill förändra dem. Denna typ av regler brukas säga ge upphov till s.k. irritationskostnader. Bland annat för denna typ av regler, men även för regler i allmänhet anser vissa av de intervjuade myndigheterna att det kan finnas behov av att lyfta fram nyttan med reglerna, som ett sätt att skapa förståelse bland de som omfattas av dem. Genom att skapa förståelse för reglernas syften så kan det också växa fram en större acceptans för dem och därmed upplevas som enklare. Denna typ av stöd skulle kunna ges i form av en handbok som beskriver hur myndigheter på ett enkelt och pedagogisk vis kan framhålla nyttan av olika regler. Stöd för att föra ut förenklingsfrågor internt inom myndigheten På framförallt stora myndigheter kan det vara svårt att nå ut internt inom myndigheten med hur myndigheten ska jobba med förenkling för företag. Detta kan framförallt gälla i de fall det finns en person som ansvarig för förenklingsarbetet och inga fastställda mottagare i organisationen. De som arbetar med olika sakfrågor inom en myndighet är experter på sina sakfrågor, men inte på förenkling för företag. Av denna anledning har vissa av de intervjuade myndigheterna pekat på att stöd för hur de ska nå ut inom myndigheten kan vara välkommet. Ett sådant stöd kan ske på flera olika vis, till exempel kan det göras genom skrifter eller genom webbplatser. Det kan också göras genom forum eller nätverk, där myndigheter med liknade typer problematik kan träffas för att utbyta erfarenheter Vilka styrmedel har myndigheten behov av? Vid en genomgång av de skrivningar som har figurerat i de intervjuade myndigheternas regleringsbrev sedan initierandet av regelförenklingsarbetet 2006 konstaterar Trinovo Arkitraven AB att det har funnits både likalydande och individuella skrivningar och att det framgår även tydligt att skrivningarna har gått från att vara mer specifika till att bli mer generella års regleringsbrev innehåller endast två likalydande skrivningar som tar upp regelförenkling eller förenklingsarbete som en specifik punkt. Dessa skrivningar gäller för Jordbruksverket och Livsmedelsverket. Övriga intervjuade myndigheter har enligt Trinovo 15 (33)

16 Arkitraven AB generella formuleringar alternativt inga skrivelser alls om regelförenklingsarbete. En typisk formulering i 2012 års regleringsbrev är till exempel Enkla och tidsenliga regler Reglerna inom Skatteverkets verksamhet ska vara enkla och tidsenliga. Vid en genomgång av förordningarna med instruktion för respektive intervjuad myndighet återfinns enligt Trinovo Arkitraven AB följande skrivning, i olika versioner, i 8 av de 15 myndigheternas instruktioner 12 : [Myndigheten] ska se till att de regelverk och rutiner som [myndigheten] disponerar över är kostnadseffektiva och enkla för medborgare och företag Trinovo Arkitraven AB redovisar följande när det gäller hur de intervjuade myndigheterna ser på behovet av styrmedel. Utveckling av styrmedel regleringsbrev och andra styrande dokument Regleringsbreven bedöms ha haft en styrande effekt Tidigare har samtliga intervjuade myndigheter haft skrivningar om regelförenkling i sina regleringsbrev, vilket myndigheterna menar tvingade dem att göra något. Efter slutrapporteringen som ägde rum innehåller många regleringsbrev ingen skrivning om regelförenkling, andra innehåller allmänna skrivningar, vilket har lett till varierande intensitet i arbetet hos myndigheterna, där vissa fortsatt som under mätningarna och arbetet med handlingsplanerna medan andra har gjort mindre. Allmänna skrivningar i regleringsbreven ger större frihetsgrad De mer allmänt formulerade skrivningar som en del av myndigheterna har idag skapar en frihet att lägga in fler aspekter i begreppet märkbar positiv förändring i företagens vardag. Detta upplevs av vissa av de intervjuade myndigheterna som något positivt. Den grupp av myndigheter som upplever allmänt formulerade skrivningar som positivt utgörs av de som inte gör så mycket konkret eller fokuserat förenklingsarbete. För denna grupp skapar allmänna skrivningar en möjlighet att hänvisa saker som egentligen görs av andra anledningar till förenklingsarbetet, eftersom förenkling kan vara en bieffekt eller potentiell bieffekt. För den grupp av myndigheter som bedriver ett aktivt och konkret förenklingsarbete, upplevs allmänna skrivningar generellt inte som något hinder. Dessa myndigheter fortsätter att jobba med förenkling även om skrivningarna är allmänna och då dessa myndigheter har stort internt stöd uppbyggt för förenkling spelar de allmänna skrivningarna mindre roll. Dock upplevs allmänna skrivningar bland vissa i denna grupp av intervjuade som något negativt eftersom det blir svårare för myndigheterna att konkret veta vad de ska fokusera sitt förenklingsarbete på. Specifika uppdrag i regleringsbreven att föredra (ett visst område, segment, bransch etc.) Hos de intervjuade myndigheterna finns generellt inga önskemål att få tillbaka den typ av skrivningar som fanns under mätningarna av administrativa kostnader och arbete med handlingsplaner. Den främsta anledningen till detta är att sådana skrivningar är konkreta och förutsätter insatser, samtidigt som de är breda och därmed gör att alla regler omfattas. Ett antal av de intervjuade myndigheterna menar att om de skulle tvingas gå igenom alla föreskrifter igen, skulle det ta väldiga resurser i anspråk, resurser som myndigheterna upplever att de skulle kunna lägga på andra arbetsuppgifter. Ett antal framhåller också att det skulle ta kraft från andra förenklingsinsatser som pågår kopplat till vissa föreskrifter eller mer generellt. Specifika uppdrag är välkomna om de är konkreta, relevanta och tydliga. Detta innebär att välriktade beställningar är att föredra, det vill säga sådana uppdrag som avser en viss specifik regel eller en viss aspekt av förenkling. Riktade anslag ej avgörande I och med att förenklingsarbete är något som de intervjuade myndigheterna säger finns med i allt arbete de bedriver, ser de generellt inte hur särskilda medel ska kunna disponeras ut och redovisas på ett enkelt vis då arbetet omfattar hela organisationen. För specifika uppdrag, i 12 Myndigheterna som har en skrivning av ovanstående slag är: Bolagsverket, Boverket, Finansinspektionen, Jordbruksverket, Kemikalieinspektionen, Livsmedelsverket, Naturvårdsverket och Transportstyrelsen. 16 (33)

17 synnerhet om de innebär utveckling av till exempel e-lösningar, är specifika medel välkomna, eller till och med en förutsättning för att dessa ska kunna genomföras. Utveckling av styrmedel kontakter och dialog med departementet Vid intervjuerna med myndigheterna har det framkommit att de upplever att det finns ett varierande intresse och fokus på förenklingsfrågorna i dialogen med departementen, men i de flesta fall finns det med som en del i den dialog som myndigheterna har. Kopplat till dialogen har ett antal centrala frågor uppkommit. Återkoppling och vägen framåt för tidigare lämnade förslag I samband med mätningarna av administrativa kostnader och handlingsplansarbetet har flera av de intervjuade myndigheterna skickat in förenklingsförslag till sina respektive departement. Det kan till exempel handla om lagar och förordningar som måste förändras för att föreskrifter myndigheten är ansvariga för ska kunna skrivas om. Vid flera intervjuer har det framkommit att myndigheterna upplever att de inte har fått någon ordentlig återkoppling av de inskickade förslagen, det vill säga om hur och när förslagen ska tas om hand, eller om de inte ska tas om hand och vad det i så fall beror på. Kopplat till de tidigare inlämnade förslagen efterfrågar flera myndigheter en bättre dialog med sina respektive departement. Tidigare och tydligare inblick i arbetet med EU-direktiv/förordningar De myndigheter med ansvar för regler som härstammar från EU-rätt efterfrågar i flera fall en bättre inblick i EU- arbetet i ett tidigt skede genom information från och dialog med departementen. Efterfrågan på inblick i tidigt skede har ett antal anledningar, bland annat om en myndighet i Sverige ska bli ansvarig för den nationella implementeringen eller för den direkttillämpning som görs underlättar det om de varit med i arbetet inom EU, dels för att i ökad utsträckning förstå varför lagstiftningen är utformad på ett visst vis med vissa krav, dels för att utifrån svensk horisont kunna verka för att den blir så effektiv som möjligt. Den långsiktiga ambitionen i förenklingsarbetet I dialogen med departementen är det flera av de intervjuade myndigheterna som efterlyser vad departementets långsiktiga ambition med förenklingsarbetet är och vad som händer efter de aktuella förenklingsåtgärderna genomförts. Myndigheterna efterlyser diskussioner av typen om det går att nå en punkt då de förenklat färdigt eller om krav på förenkling kommer att kvarstå och i så fall hur. Prioritering vid eventuell konflikt mellan uppdrag/mål I dialogen med departementen är det flera av de intervjuade myndigheterna som saknar ett stöd för hur eventuella upplevda målkonflikter ska hanteras, det vill säga i de fall förenkling för företag potentiellt påverkar det sakområde som myndigheten har till uppgift att hantera. Det kan handla om prioriteringar mellan tillförlitlig statistik och enkelhet för företag, mellan säkra arbetsplatser och enkelhet för företag eller mellan säkra transporter och enkelhet för företag. Denna typ av dialog är det flera av de intervjuade myndigheterna som efterlyser. Det är inte sällan de intervjuade myndigheterna kommer till en punkt då de upplever att det är svårt att göra det enklare för företag utan att det på något vis påverkar materiella krav eller andra mål för verksamheten Hur följer myndigheten upp sitt förenklingsarbete och finns det idéer på sätt att följa upp arbetet? Trinovo Arkitraven AB redovisar följande när det gäller de intervjuade myndigheternas uppföljning. Oklart vad myndigheterna bör följa upp Den breddning av fokus som skett av förenklingsarbetet under senare år, från tydligt avgränsat fokus på administrativa kostnader till begreppet märkbar positiv förändring i företagens vardag, har gjort att flera myndigheter efterfrågar en definition av vad som ingår i begreppet. Behovet av definition visar sig även kopplat till uppföljning, där de allra flesta (13 av de intervjuade myndigheterna) myndigheterna idag inte har någon systematisk, specifik och samlad uppföljning av sitt förenklingsarbete, till stor del beroende på att det är svårt att följa upp något som de inte ens vet hur det är definierat eller vad som ingår däri. Hos de två myndigheter som gör en mer systematisk uppföljning av förenklingsarbetet sker det som en del i den kontinuerliga uppföljningen av regelstocken, där de utöver att titta på vilka administrativa kostnader som lagstiftningen ger upphov till även tittar på att säkerställa relevans och syfte av 17 (33)

18 reglerna, språk, alternativa lösningar till reglering samt allmän relevans av befintlig reglering. För ändamålet har båda myndigheterna skapat mallar och rutiner som stöd. Administrativa kostnader enkelt att följa men ger inte hela bilden När mätningarna av administrativa kostnader pågick fanns ett tydligt och tvingande mått på hur myndigheterna förenklade för företag i och med att myndigheterna årligen skulle följa upp hur den administrativa kostnaden utvecklades. Det fanns också ett tydligt mål genom 25- procentsmålet fram till De intervjuade myndigheterna är eniga om att de krav som då fanns genom skrivningar i regleringsbreven hade konsekvenser för uppföljningen, det vill säga en uppföljning görs om det står angivet i regleringsbrev. Myndigheterna är också eniga om att den strikta fokusen på administrativa kostnader inte gav en heltäckande och därmed rättvisande bild av det arbete de bedriver med att förenkla för företag, till exempel kopplat till tydligare och mer lättillgängliga webbplatser eller minskade handläggningstider. Allmänna nyckeltal där regelförenkling kan tolkas in används Hos de intervjuade myndigheterna görs uppföljningen av verksamheten på flera olika nivåer och med flera olika metoder, till exempel genom så kallade styrkort. Flera av de nyckeltal som används i denna allmänna verksamhetsuppföljning kan också fungera som indikatorer på att det blivit enklare för företagen i deras vardag. Det kan till exempel gälla uppföljning av handläggningstider eller minskat antal fel i en inskickad blankett eller rapport, antal frågor som kommer in i olika ärenden via mail eller telefon, antalet e-ärenden. Ett fåtal myndigheter följer kontinuerligt upp hela regelstocken Endast två av de intervjuade myndigheterna följer regelbundet upp sina föreskrifter för omprövning, till exempel vart femte år. Utgångspunkten för sådan utvärdering av regelstocken är inte primärt regelförenkling, utan tar sikte på att klargöra hur relevanta och effektiva reglerna är för att uppfylla sina syften (till exempel skydd för arbetstagare etc.), men regelförenkling kan vara med som en del i utvärderingen. De typer av frågor myndigheterna försöker i besvara i en uppföljning gäller till exempel om föreskrifterna kan ersättas med information, vad som har skett i de branscher som berörs av föreskrifterna sedan de utfärdades, och om föreskrifterna träffar rätt aktörer. Få förslag på hur uppföljning kan göras Bland de intervjuade myndigheterna har det inkommit få förslag på hur uppföljning av förenklingsarbete kan göras, vilket till stor del bedöms hänga samman med att området idag till stora delar är odefinierat samt att det i de allra flesta fall inte finns något som tvingar myndigheterna att följa upp, utöver skrivningen i 8 i förordning (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning. Ytterligare en aspekt som någon av de intervjuade menar påverkar behovet och möjligheten av uppföljning hänger samman med att under mätningarna av administrativa kostnader befann sig förenklingsarbetet i en tydligt avgränsad projektfas, medan nu så befinner det förenklingsarbetet i mer av en förvaltningsfas, vilket gör att det är mer integrerat i det övriga löpande arbetet. Möjligheten att finna nyckeltal upplevs av vissa också hänga samman med den potentiella målkonflikt som nämns ovan eftersom de menar att nyckeltalen måste ta hänsyn till att sådana potentiella målkonflikter finns. De få förslag på nyckeltal som framkommit har antingen varit stora, med fokus på övergripande frågeställningar ( mått på antalet livskraftiga företag ) eller väldigt smala ( tiden det tar att rapportera in ett ärende till myndigheten ). Några av de intervjuade menar att även när det gäller nyckeltal skulle till exempel Tillväxtverket kunna ha en roll att spela som förmedlare av goda exempel. 3.2 Näringslivets Regelnämnd Trinovo Arkitraven AB redovisar följande när det gäller intervjun med Näringslivets Regelnämnd. Näringslivets Regelnämnd menar att de upplever att det finns ett behov av ökat stöd för att klargöra ansvarsfördelningen mellan departement och myndigheter i förenklingssammanhang. Det kan till exempel gälla stöd för att klargöra för myndigheterna vad de kan göra givet befintlig 18 (33)

19 lagstiftning som departementen är ansvariga för, det vill säga vem som har mandat att göra vad i förenklingssammanhang. Det handlar också om stöd för att avgöra vem som rent praktsikt bör jobba med vissa förenklingsfrågor. När det gäller Tillväxtverkets befintliga stöd ser Näringslivets Regelnämnd att dessa varit av värde för myndigheterna men att det delvis fokuserat på fel saker. Databasen Malin har varit för att hjälpa till att sätta regelförenkling på agendan. Däremot har fokus i användningen av Malin blivit fel då mätningar och skattningar i Malin gjordes på kronor istället för att framhålla att detta ska fungera som ett verktyg för uppföljning och prioritering. När det gäller den webbaserade vägledningen för konsekvensutredningar och Regelräknaren ger dessa ett stöd i vad som ska göras, men enligt Näringslivets Regelnämnd borde mer fokus läggas på hur beräkningar ska göras, vilka värden som ska stoppas in och hur man kan resonera för att göra beräkningar. Näringslivets Regelnämnds bedömning är att en stor del av de förslag till nya stöd som framkommit i intervjuerna med myndigheterna är relevanta och av sådan karaktär att Tillväxtverket skulle kunna ha en roll att spela i att tillhandahålla detta. Näringslivets Regelnämnd bekräftar i stort det som framkommit genom myndighetsintervjuerna och framhåller att det kan finnas en mer proaktiv roll för Tillväxtverket att spela. Genom att bli mer proaktiva kan de dels ge bättre stöd men även öka sin status och trovärdighet i frågorna. Det kan finnas en utmaning både vad gäller resurser och i viss mån kompetens om Tillväxtverket fullt ut ska kunna axla en sådan roll. 3.3 Regelrådet Trinovo Arkitraven AB redovisar följande när det gäller intervjun med Regelrådet. Regelrådet instämmer i flera av de tendenser som framkommit under intervjuerna med myndigheterna. Regelrådets egna granskningar har visat att myndigheterna har blivit bättre på att uppskatta de administrativa kostnaderna i konsekvensutredningarna och här kan det stöd som givits av Tillväxtverket varit en del i denna förbättring. När det gäller andra konsekvenser av författningsförslag är det alltjämt vanligt med stora brister i konsekvensutredningarna, vilket kan bekräfta behovet av stöd till myndigheterna på det området. Även när det gäller myndigheternas efterfrågade stöd kopplat till hur genomförda förenklingar från vissa områden kan appliceras på andra områden ser Regelrådet att efterfrågan på sådant stöd är naturligt. Detta då förslag på alternativa lösningarna är en vanlig brist i konsekvensutredningarna, där myndigheterna ofta kan ha ganska svårt att formulera alternativa lösningar från andra områden. Enligt 8 i förordning (2007:1244) om konsekvensutredning vid regelgivning ska en myndighet följa upp konsekvenser av sina föreskrifter och allmänna råd. Detta innebär i praktiken att myndigheterna ska göra den uppföljning eller omprövning som de efterfrågat metodstöd för. En anledning till att detta krav i praktiken inte fått så stor uppmärksamhet kan ha att göra med att Regelrådet kopplat till den 8 inte har något uppdrag. När det gäller de behov av stöd som myndigheterna efterfrågar ser Regelrådet att det inte är helt självklart att det i alla fall är Tillväxtverket som bör tillhandahålla detta, till exempel gällande att tillhandahålla löpande stöd till myndigheter för att beräkna andra typer av konsekvenser än de administrativa. 3.4 Ekonomistyrningsverket Trinovo Arkitraven AB redovisar följande när det gäller intervjun med Ekonomistyrningsverket. Ekonomistyrningsverket framhåller att det finns flera olika styrmedel som ger riktning för arbetet på myndigheterna. Utöver instruktion, regleringsbrev, särskilda regeringsuppdrag finns även myndighetsförordningen (2007:515) och de förvaltningspolitiska målen. Att använda en kombination av de styrmedel som finns till förfogande är alltid att eftersträva. Den bedömning som Ekonomistyrningsverket gör är delvis baserat på vad som framkom i den så kallade Styrutredningen (SOU 2007:75). I den utredningen föreslogs att instruktionen skall vara det centrala dokumentet för regeringens styrning av myndigheterna och att regleringsbreven endast anger de finansiella villkoren, men att beslut om verksamheten med en 19 (33)

20 tidshorisont på endast ett år bör kunna fattas av myndigheten själv inom de ramar som ges av lagar, instruktionen och andra förordningar. Ekonomistyrningsverket menar att för att få en långsiktighet i förenklingsarbetet hos myndigheterna är vägen via regleringsbrev inte alltid så effektiv eftersom skrivningarna ofta hamnar hos till exempel en controlleravdelning och behandlas som en förpliktelse och får inte den långsiktiga betydelse som åsyftas. Därför menar Ekonomistyrningsverket att en förändring eller komplettering av myndighetsförordningen och en hänvisning till de förvaltningspolitiska målen sannolikt skulle kunna vara mer effektiva än skrivningar i regleringsbrev. Genom att få in krav på förenklingsarbete i myndighetsförordningen sätts också press på departement som idag visar mindre intresse av frågorna att jobba med dem. Att fokus har gått från att mäta administrativa kostnader till en märkbar positiv förändring i företagens vardag ser Ekonomistyrningsverket inga problem med. De menar att en märkbar positiv förändring i företagens vardag kan brytas ner och operationaliseras för att kunna göras uppföljningsbar. Vad som Ekonomistyrningsverket menar också behöver definieras är bland annat vad som avses med företagens vardag och klargöra i vilka processer och sammanhang som myndigheten har kontakt med företag i deras vardag. Först efter myndigheten definierat sin verksamhet riktad mot företag kan de börja bryta ner till delmål och därefter bygga ett uppföljningssystem. En part som Ekonomistyrningsverket bedömer skulle kunna vara intressant i stödet till myndigheterna är Innovationsrådet. I deras kommittédirektiv ingår bland annat att stödja och stimulera innovations- och förändringsarbete i offentlig verksamhet som kan resultera i betydande förbättringar för medborgare och företag och effektivisering av befintliga processer. 20 (33)