FÖRENKLA FÖR FÖRETAG

Transkript

1 Ärendenummer FÖRENKLA FÖR FÖRETAG Slutrapport till Näringsdepartementet 31 mars 2015 Länsstyrelserna i samverkan genom Länsstyrelsen i Kronoberg Kristina Alsér, Malin Strand, Malin Persson, Maria Nilsson & Carin Karlsson

2 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 FÖRORD När vi lade upp planerna för detta regeringsuppdrag hösten 2011 valde vi en inriktning som gav möjlighet till flexibilitet. Även om målet var bestämt att förenkla för företag ville vi ha en öppen och transparent process. En process som välkomnar inspel från dem vi är till för, från andra länsstyrelser, myndigheter och verk. För oss var och är samhandling en nyckel. Vi var också tydliga med att vi ville nå en hållbar och långsiktig förändring när det gäller bemötande, service och attityd. Därmed valde vi bort alternativet att använda uppdragets finansiering till att anlita handläggare med uppgift att beta av högarna med ärenden. Vi hade visserligen nått det eftertraktade resultatet om kortare handläggningstider, men troligen bara på kort sikt. Tre och ett halvt år senare är det dags att summera hur arbetet har gått. Det är min erfarenhet att det tar så lång tid att få ett projekt att sätta sig. På följande sidor kommer du inte att mötas av några revolutionerande resultat gällande handläggningstider. Men du kommer att se hur vi genom detta uppdrag har satt förenkla på agendan. Hur det har blivit ett perspektiv som tar och får mer plats hos länsstyrelsernas ledningar, vilket var en av mina intentioner när projektet startade. Medarbetare använder nu förenklaperspektivet som ett viktigt begrepp i utvecklingsprojekt och efterfrågar vårt sätt att hantera frågor utifrån kundfokus och samverkan. Genom Förenkla på riktigt har vi också erkänt de brister vi har. Vi tar sällan tillvara resultat från studier och undersökningar om hur företagare upplever länsstyrelsen. I detta uppdrag har vi använt oss av metoder såsom forumspel och tjänstedesign, men också Länsstyrelsen i Kronobergs koncept Strategiska samtal för att belysa, förankra och medvetandegöra länsstyrelsernas medarbetare och ledningar hur företagare upplever sin kontakt med oss. Uppdraget har också gjort Förenkla på riktigt till ett språkrör för företagare. Vi har tagit oss tid och hittat sätt att lyssna på företagare. Vi har kontinuerligt tagit del av deras idéer, erfarenheter 1

3 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 och tankar och på olika sätt fört in dem i länsstyrelsernas arbete. Däremot kan företagare ännu inte följa sitt ärende via nätet, en tjänst som på många sätt skulle förenkla företagens vardag. Med denna summering sätter vi inte på något vis punkt för arbetet med att förenkla för företag. Vi har lyckats få frågan att bli en del av regleringsbrevet 2015 (uppdrag 37), vilket innebär att den bör få en given plats hos alla länsstyrelser framöver. Kronoberg har även fortsättningsvis uppdraget att samordna arbetet, vilket vi parallellt med denna summering har påbörjat. Länsstyrelserna står inför stora förändringar när det gäller vår gemensamma förvaltning och utveckling. Om vi tillsammans kan låta förenklaperspektivet genomsyra dessa förändringar redan från början, har vi vunnit mycket. På lång sikt kommer vi kunna hävda att detta regeringsuppdrag var början på en resa, där vi förenklat för en märkbart positiv förändring i företagens vardag. Växjö i mars 2015 Kristina Alsér, landshövding i Kronobergs län 2

4 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 INNEHÅLL 1. Bakgrund Regeringens fem fokusområden Länsstyrelsernas mål för förenklingsarbetet Uppdraget Regeringsuppdragets tio delmål Sprida goda exempel Utvalda områden Samordningsuppdraget Årlig rapportering Företagares nöjdhet Förenklingsperspektiv Kompetenshöjande insatser Dialog med företagare Referensgrupp Tillämpning och tillsyn Resan med förenkla Självständiga myndigheter Länsstyrelsernas gemensamma organisation Betrakta delar och se helheten Stort flöde av uppdrag till länsstyrelserna Karta över förenklingsuppdrag Samhandling med Sveriges länsstyrelser Samhandling med andra aktörer Samhandling med dem vi är till för En modell för att förenkla Förenkla som perspektiv Nya sätt att skapa värde Här står vi idag Landet runt Kulturella faktorer Strukturella faktorer Formella faktorer Filmer

5 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars Nästa steg Länsstyrelserna Regeringskansliet Mellan myndigheter Avslutningsvis BILAGOR 1. Sammanställning av resultat från brukarundersökning 2. Behovsanalys 3. Utbildningsinsatser kring service och bemötande 4. Användande av kvittens/bekräftelse 5. Synpunkter från referensgrupp 6. Pilotprojekt och arbetsgrupper 7. Insatser inom Förenkla på riktigt ILLUSTRATIONER Om inget annat anges är illustrationerna gjorda av Per-José Karlén, perpictures.com. Tunnelbanekarta på s. 33 är gjord av Fru Berg 4

6 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars BAKGRUND Vi hade kunnat göra det enkelt för oss i samordningsuppdraget. Vi hade kunnat stanna vid att just samordna och samla in länsstyrelsernas arbete, paketera det och sen skicka till Näringsdepartementet som delrapporter. Vi hade kunnat delta på aktiviteter arrangerade av andra aktörer och låtit det vara vår omvärldsbevakning och kallat det samarbete. Men att förenkla för dem vi är till för betyder inte att resan dit för oss som myndighet är enkel. Och framför allt är det inte ett hållbart tillvägagångssätt, om vi vill få till stånd en förändring över tid. Vi har samlat in länsstyrelsernas goda exempel och vi har deltagit i andra aktörers aktiviteter. Men vi vill påstå att vi har gjort lite mer än så. Vi har valt att använda oss av för länsstyrelserna nya metoder och samhandlat genom att tillsammans med andra försöka åstadkomma en förändring på lång sikt. Det pågår en stor mängd parallella projekt med bäring på företag, både egeninitierade från länsstyrelserna och uppdrag från Regeringskansliet. Mycket energi och tid har därför lagts på att knyta ihop vårt arbete med liknande uppdrag, både internt och externt. Det handlar dels om att bedriva internt förankringsarbete för att få upp ett intresse för företagarfrågor och länsstyrelsernas viktiga roll, men också att externt visa att länsstyrelserna är en part som är intresserade av och vill samverka med andra myndigheter för att underlätta för företag. Vi har vid flera tillfällen upplevt en projekttrötthet. De tre år som Förenkla på riktigt har pågått har krävt uthållighet och det krävs ytterligare tid för att kunna visa på mer konkreta och mätbara resultat som når ända ut till företagen. Vi ser det dock som ett stort framsteg att uppdraget nu, 2015, för första gången finns inskrivet i länsstyrelsernas regleringsbrev. Utan medel för samordningsuppdraget är risken dock stor att länsstyrelserna drar åt olika håll istället för att göra gemensam sak. Kronobergs län kommer som samordnare naturligtvis att göra vad vi kan för att undvika att detta sker. Med anledning av ovanstående resonemang kommer vi på följande sidor att presentera vad vi har gjort utifrån regeringsuppdragets mål. Men vi kommer också att delge våra erfarenheter av att samordna ett projekt som berör 21 självständiga myndigheter och som också vill ta hänsyn till parallella processer. 1.1 REGERINGENS FEM FOKUSOMRÅDEN Under har regeringen haft fokus på följande fem områden i arbetet med att förenkla för företag: Sänkta kostnader för företagen Minskat och förenklat uppgiftslämnande Förenklade myndighetskontakter på läns- och kommunal nivå Uppföljning av förenklingsförslag från näringslivet Bättre konsekvensutredningar 5

7 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 Av dessa områden är det förenklade myndighetskontakter på läns- och kommunal nivå som i första hand har bäring på länsstyrelsernas arbete. Förenklingsarbetet syftar på ett övergripande plan till att skapa en positiv märkbar förändring i företagens vardag Länsstyrelsernas mål för förenklingsarbetet Regeringen har satt ett antal mål som har år 2020 som slutdatum 1. De mål som berör länsstyrelserna är: Servicen ska öka och handläggningstiderna minska i det offentliga Sverige Det offentliga Sverige ska ha bättre förståelse för företagens villkor Servicen ska öka och handläggningstiderna minska i det offentliga Sverige Genom att minska handläggningstider och öka servicen slipper företag lägga tid på onödigt krångel och kan istället fokusera på sin kärnverksamhet. Arbetet omfattar länsstyrelserna och 16 centrala myndigheter. Mål År 2020 ska handläggningstiderna på länsstyrelserna ha minskat jämfört med år Uppföljning Genom årlig rapportering från länsstyrelserna. Länsstyrelsernas egeninitierade arbete med kvittenser på inkomna ärenden från företag följs upp. Kvittenserna syftar till att förbättra servicen till företag. Det offentliga Sverige ska ha bättre förståelse för företagens villkor De flesta företag har regelbundet kontakt med representanter för det offentliga Sverige. Det är därför viktigt att länsstyrelserna, kommunerna och andra myndigheter har förståelse för de villkor företagarna verkar under. Arbetet omfattar länsstyrelserna, kommunerna och centrala myndigheter. Mål - länsstyrelser Fler företagare ska år 2020 vara nöjda med sina kontakter med länsstyrelserna jämfört med år Medarbetare på länsstyrelserna erbjuds utbildningar för att ge stöd i arbetet med att förbättra företagsklimatet. Uppföljning Genom uppföljning och statistik från länsstyrelserna. 1.2 UPPDRAGET Genom länsstyrelseinstruktionen har landets 21 länsstyrelser sedan ett antal år i uppdrag att förenkla för företag. I juni 2011 valde Näringsdepartementet och dåvarande näringsminister Maud Olofsson att fördjupa detta uppdrag genom ett särskilt regeringsuppdrag 2 och utifrån regeringens fem fokusområden. Samtidigt fick Länsstyrelsen i Kronoberg i uppgift att samordna länsstyrelsernas arbete och att årligen och skriftligen rapportera till departementet. 1 Regeringskansliet. Förenkla för företag (Hämtad ) 2 Regeringsbeslut Uppdrag att genomföra insatser för att förenkla för företagen på länsnivå. N2010/8044/ENT, N2011/4051/ENT. Näringsdepartementet. 6

8 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 Syftet med insatserna är att förenkla företags myndighetskontakter och därmed bidra till regeringens mål om en märkbar positiv förändring i företagens vardag, så att tid kan frigöras till nya idéer, utveckling och tillväxt. Förenkla på riktigt har strävat efter att samordna och förankra insatserna utifrån alla länsstyrelsers förutsättningar och behov. Detta har i praktiken inneburit att vi försökt styra arbetet i en gemensam riktning, för att kunna följa upp på ett enhetligt sätt och visa uppdragsgivare och företag att vi är enade i våra ansträngningar att förenkla för företag. Samtidigt har vi varit måna om att varje länsstyrelse ska kunna utgå från de behov som finns i verksamheten för att insatserna ska landa rätt och få avsedda effekter. Ett konkret exempel är hur vi valde att gå tillväga i arbetet med utbildningsinsatser i service och bemötande. Där har alla länsstyrelser vid minst två tillfällen (våren 2013 och vintern 2014) fått erbjudande om att genomföra en utbildningsinsats inom området service och bemötande med målgruppen företag i fokus. Förenkla på riktigt har erbjudit sig att bekosta utbildningsinsatserna utifrån uppsatta riktlinjer. Varje länsstyrelse har sedan haft stor frihet att lägga upp sina utbildningar utifrån de behov som finns i verksamheten. Förenkla på riktigt har därefter följt upp arbetet. Läs gärna mer i avsnitt 3.7 samt i bilaga 3. Regeringsuppdraget sträckte sig fram till årsskiftet 2014/2015 och slutrapporteras genom rapporten du har framför dig. Projektet som sådant avslutas härmed, men det innebär inte att arbetet med att förenkla för företag är färdigt. Det kan det aldrig bli. Genom Förenkla på riktigt har vi sedan starten drivit frågan om att uppdraget bör finnas med i länsstyrelsernas regleringsbrev. Sedan januari 2015 finns det också inskrivet genom uppdrag 37. Även om formerna för arbetet i och med det förändras, har länsstyrelserna fortsättningsvis ett ansvar att förenkla för företag och Kronoberg i uppdrag att samordna detsamma 3. Dock finns det i dagsläget inga särskilda medel avsatta till detta uppdrag. 3 Regleringsbrev för budgetåret 2015 avseende länsstyrelserna Stockholm: Socialdepartementet. 7

9 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars REGERINGSUPPDRAGETS TIO DELMÅL I följande avsnitt har vi brutit ner regeringsuppdraget i tio delmål. Vi berättar om de åtgärder som har vidtagits utifrån delmålen, i vilken form arbetet har genomförts samt vilket resultatet har blivit. Vissa åtgärder och resultat redovisas under flera delmål. Avslutningsvis återges samordningsuppdragets tankar kring det fortsatta arbetet inom respektive område. Delmålen omfattar: 1. Sprida goda exempel 2. Utvalda områden 3. Samordningsuppdraget 4. Årlig rapportering 5. Företagares nöjdhet 6. Förenklingsperspektiv 7. Kompetenshöjande insatser 8. Dialog med företagare 9. Referensgrupp 10. Tillämpning och tillsyn På landets länsstyrelser genomförs många insatser som inte är kopplade till samordningsuppdraget. Även om vi lyfter fram vissa exempel, är vi medvetna om att denna sammanställning endast visar en liten del av allt utvecklingsarbete. För utförligare information kring genomförda aktiviteter, se resp. länsstyrelses årsredovisning. 8

10 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars SPRIDA GODA EXEMPEL MÅL 1. I uppdraget ingår att lyfta fram och sprida goda exempel på hur länsstyrelserna kan förenkla för företagen. ÅTGÄRDER Förenklabloggen Fysiska kontaktpersonsmöten Videokonferensmöten för kontaktpersoner Presentationer för yrkesnätverk Presentation för ledningsgrupper Delrapporter till Näringsdepartementet GENOMFÖRANDE Goda exempel har spridits mellan länsstyrelserna på olika sätt, dels genom Förenklabloggen, dels genom kontaktpersonsmöten, både via videokonferenser och i form av fysiska möten. Förenkla på riktigt har också arrangerat möten för yrkesnätverk inom länsstyrelserna, så som djurskyddschefer och landsbygdsdirektörer, där erfarenhetsutbyte har varit en viktig del. Likaså har återkoppling gjorts till chefsjuristnätverket, där genomgångar har gjorts kring hur man arbetar med frågor med koppling till överklagande av kommunens beslut om bygglov. Även i delrapporterna till Näringsdepartementet har en viktig del varit att lyfta fram goda exempel. Förenkla på riktigt har också varit angelägna om att berätta om det arbete som pågår och har blivit inbjudna till flera av länsstyrelsernas ledningsgrupper. RESULTAT 177 publicerade inlägg på Förenklas blogg 81 publicerade dokument på Förenklas blogg 4 sammanfattningar i form av videodokumentation på Förenklas blogg 4 fysiska kontaktpersonsmöten 5 kontaktpersonsmöten via videokonferens 6 presentationer för yrkesnätverk inom länsstyrelsen 3 presentationer för ledningsgrupper på länsstyrelserna 3 delrapporter till Näringsdepartementet 9

11 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 FORTSÄTTNING Både Statskontoret och Ekonomistyrningsverket har nyligen fått i uppdrag att titta på goda exempel kring hur myndigheter har effektiviserat sina kärnverksamheter. Under projektets gång har vi mött ett allt större intresse från länsstyrelserna och nätverkens sida kring att dela goda exempel. Innebörden av detta begrepp kan naturligtvis diskuteras. I ESV:s rapport 4 Effektivisering av kärnverksamheter: Exempel från statliga myndigheter menar man att det är svårt att tala om goda exempel, att man måste kunna säkerställa att det finns underlag som visar exakt vad som har gjorts och vilka effekter det har fått. Vi har ändå valt att använda oss av uttrycket goda exempel, då vi ser en stor efterfrågan inom länsstyrelsevärlden hur man, inom de ramar som våra uppdrag föreskriver, kan arbeta mer behovsorienterat och kundinriktat. Goda exempel efterfrågas helt enkelt, även om dess insatser och effekter inte är fullt säkerställda. Vi ser också ett stort behov av att länsstyrelserna samordnar utvecklingsinsatser och förvaltning i större utsträckning, både för att arbeta mer kostnadseffektivt och samverka bättre vad gäller kompetens och tydligare kunna tillvarata synergieffekter mellan olika projekt. Spridning av goda exempel innebär självklart inte per automatik att andra tar efter. Vi kan se exempel på insatser för att förenkla för företag som vi gärna hade sett en större spridning av, t.ex. insatser på webben. I en organisation som består av 21 självständiga myndigheter, men som har parallella verksamheter, kan det trots allt ge stora effekter att dela med sig av det som har fungerat bra och även ta hjälp av andra länsstyrelser som har kommit längre. Det kan ge kraft och energi i en hårt pressad vardag och fungera som bränsle för utvecklingsinsatser för att förenkla för dem vi är till för. Som vi tidigare nämnt pågår det en hel del förenklings- och utvecklingsarbeten runt om på länsstyrelserna som vi kan vara stolta över. Vi kan dock bli bättre på att påminna oss själva och andra om detta. Det är viktigt att sätta tydliga etiketter på den breda verksamhet som länsstyrelserna har - vad gör vi och vem gör vi det för? Här hittar du några exempel på insatser på landets länsstyrelser för att förenkla för företag: Länsstyrelsen Gotlands län, Handlingsplan förenkla för företag Länsstyrelsen Jönköping, Länsstyrelsen Kronoberg och Länsstyrelsen Kalmar, Samlad fastighetsspecifik information Länsstyrelsen Skåne, Tillsynsvecka och företagsenkät Länsstyrelsen Värmland, Gemensam inlämningsfunktion för skogsägare Länsstyrelsen Västerbotten, Effektivare förvaltning Länsstyrelsen Västra Götaland, Tillsynsvecka, Aktuella ärendetider 4 ESV 2014:59. Effektivisering av kärnverksamheter: Exempel från statliga myndigheter. Stockholm: Ekonomistyrningsverket. 10

12 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars UTVALDA OMRÅDEN MÅL 2. Regeringen uppdrar vidare åt Länsstyrelsen i Kronobergs län att ( ) säkerställa att de områden som lyfts fram i redovisningen från december 2010 överensstämmer med de områden som företagen anser mest angelägna att förenkla inom. I uppdraget ingår fortsatt att i samverkan med övriga länsstyrelser utreda vilka insatser som bör vidtas inom de utvalda områdena och genomföra dessa. Förslag på delmål och uppföljning av insatser ska redovisas till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) senast den 31 mars ÅTGÄRDER Förankringsturné runt om på landets länsstyrelser Analys av förstudiens fyra identifierade områden Samla in förenklingsförslag från företagare Omvärldsbevakning Förslag på delmål och uppföljning av insatser GENOMFÖRANDE För att säkerställa att de områden som lyftes i förstudien var de mest angelägna, besöktes 20 länsstyrelser 5 från oktober 2011 till april Projektet presenterades och vi förde diskussioner med länsledningar och representanter från de olika sakområdena kring de prioriterade områdena. Mötesdokumentation publicerades löpande på Förenklas blogg. Genom turnén fick vi en bild av pågående förenklingsarbete och kännedom om länsstyrelsernas önskemål och behov kring framtida insatser. Samordningsuppdraget fick också en tydlig bild av vilka insatser som skulle prioriteras i förhållande till förstudiens fyra utvalda områden. Vi bjöd också in företagare till ett strategiskt samtal på Residenset i Växjö för att få deras synpunkter på projektet och dess valda områden. Slutligen tittade vi också på Tillväxtverkets rapporter angående regler som tillväxthinder i små och medelstora företag 6. Förstudiens prioriterade områden: Prövning av miljöfarlig verksamhet Stöd till jordbruket enligt EG:s förordningar Företagsstöd och stöd till landsbygdsutvecklingsåtgärder Myndighetsutövning i samband med fornminnen 5 Länsstyrelsen i Blekinge hade tyvärr inte möjlighet att delta. 6 Tillväxtverket (2011) Så upplever företagen regler. 11

13 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 RESULTAT Besök på 20 av 21 länsstyrelser Ny modell för projektets inriktning utifrån formella, strukturella och kulturella faktorer I förstudien från 2010 En märkbart positiv förändring i företagens vardag 7 lyfts dels generella kompetenshöjande insatser för länsstyrelsernas medarbetare kring företagares villkor, dels fyra områden inom länsstyrelsernas verksamhet. I samband med förankringsturnén blev det tydligt att det som efterfrågades var generella åtgärder inom länsstyrelsernas samtliga verksamhetsområden, såsom handläggningstider, information, kommunikation, service och bemötande. Detta bekräftades i kontakten med företag och branschorganisationer och i deras förenklaförslag. I mötesdokumentationen syns det tydligt hur kategoriseringen växer fram under förankringsturnén. Utifrån dessa insikter tog vi fram en modell. Modellen visar vad länsstyrelserna kan påverka och vad vi inte själva har rådighet över. Vi återkommer till modellen längre fram. FORTSÄTTNING Vi upplever att intresset runt om på landets länsstyrelser för frågor som rör förenklingar har blivit allt större. Även fortsättningsvis ser vi behov av att arbeta med samtliga tre faktorer. 7 Länsstyrelsen i Kronobergs län En märkbart positiv förändring i företagens vardag: Rapport med förslag till hur länsstyrelsernas arbete kan utformas för att bidra till regeringens mål för regelförenkling. Dnr

14 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars SAMORDNINGSUPPDRAGET MÅL 3. Länsstyrelsen i Kronoberg ska samordna länsstyrelsernas arbete med att förenkla för företag. I detta ingår att fungera som en kontaktpunkt mellan de olika länsstyrelserna och gentemot övriga myndigheter och Regeringskansliet (Näringsdepartementet). Tillväxtverket ska samverka med Länsstyrelsen i Kronobergs län i genomförandet av uppdraget ( ) ÅTGÄRDER Varje länsstyrelse fick utse en kontaktperson till samordningsuppdraget Presentationer vid landshövdingemöten Presentationer vid länsrådsmöten Förenklapresentationer på länsstyrelser och för länsstyrelsers ledningsgrupper Gemensam referensgrupp med Tillväxtverket Gemensamma pilotprojekt med Tillväxtverket Förenklabloggen Fysiska kontaktpersonsmöten Videokonferenser med kontaktpersoner Kontinuerlig kontakt med kontaktpersoner via mail och telefon Samverkan med andra myndigheter och organisationer Presentationer för Näringsdepartementet Bevaka och stötta pågående och planerade utvecklingsprojekt på länsstyrelserna med målgruppen företag GENOMFÖRANDE Förenklabloggen lanserades hösten 2011 och har bidragit till arbetets transparens. Kontaktpersonerna på respektive länsstyrelse har varit länken ut i verksamheten och delgett oss information om de insatser som har genomförts runt om i landet. Vi har strävat efter att hitta en balans mellan att kommunicera en tydlig riktning från samordningsuppdragets sida samtidigt som vi har lyssnat in länsstyrelsernas behov och önskemål. Personliga möten och nätverksbyggande har varit avgörande för att fånga upp det engagemang som finns för förenklingsfrågor. Både för att hitta framkomliga vägar i den interna verksamhetsutvecklingen och för att få inspiration från andra myndigheter och organisationer kring hur de har arbetat med motsvarande frågor. 13

15 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 RESULTAT En kontaktperson på varje länsstyrelse Två presentationer på landshövdingemöten Tre presentationer på länsrådsmöten Fyra presentationer på länsstyrelser Tre presentationer för länsstyrelsers ledningsgrupper Fyra möten med Förenklas och Tillväxtverkets gemensamma referensgrupp Tre gemensamma pilotprojekt med Tillväxtverket Fem möten Förenklingsforums styrgrupp (Tillväxtverket) 177 inlägg på Förenklabloggen Fyra fysiska kontaktpersonsmöten Fem videokonferenser med kontaktpersoner Två deltagare i arbetsgrupper, Tillväxtverkets Förenklingsforum Tre publikationer tillsammans med Tillväxtverket Ett möte med Skogsstyrelsen Två möten med Jordbruksverket Ett möte med SKL och Boverket Ett möte med Uppgiftslämnarutredningen Fyra nationella förenklamöten Fyra muntliga presentationer för Näringsdepartementet Tre konferenser, Näringsdepartementets förenkladag Två konferenser, Bolagsverkets dialogmöten Tre konferenser kring Förenklingsresan, Jordbruksverket och LRF Medverkan i projektet samlad fastighetsspecifik information Samarbete med internt utvecklingsprojektet kring E-tjänster (P4) FORTSÄTTNING En stor del av tiden inom projektet Förenkla på riktigt har lagts på att utgöra en samlande nod. En samordnande funktion behövs för att få kontinuitet i arbetet, dels gentemot företag och branschorganisationer, dels som kontaktpunkt för interna projekt och yrkesnätverk och inte minst som samarbetspartner för andra myndigheter. 14

16 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars ÅRLIG RAPPORTERING MÅL 4. Länsstyrelsen i Kronobergs län ska lämna årliga delrapporter av uppdragets genomförande och resultat senast den 31 mars åren till Regeringskansliet (Näringsdepartementet). ÅTGÄRDER Delrapporter Presentationer på Näringsdepartementet GENOMFÖRANDE Syftet med delrapporterna har i första hand varit att återrapportera det arbete som har gjorts till Näringsdepartementet. Ytterligare en viktig funktion som rapporterna har fyllt har varit att återkoppla till branschorganisationer, framför allt genom Näringslivets regelnämnd (NNR), och till länsstyrelserna. Rapporterna har ändrat karaktär i takt med att projektet har utvecklats. De mål som formulerats i delrapporterna har följts upp i nästkommande delrapport. RESULTAT Tre delrapporter till Näringsdepartementet o Delrapport 1 o Delrapport 2 o Delrapport 3 Fyra muntliga presentationer på Näringsdepartementet Två minirapporter 8 o Minirapport 1 o Minirapport 2 FORTSÄTTNING I och med denna slutrapport är också målet om årliga rapporteringar till Näringsdepartementet uppfyllt. 8 Uppföljning ett halvår efter att föregående delrapport lämnats in. 15

17 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars FÖRETAGARES NÖJDHET MÅL 5. I Länsstyrelsens i Kronobergs läns uppdrag ingår att lämna förslag på delmål och uppföljning av de insatser som genomförs i syfte att utvärdera effekterna av arbetet med att förenkla för företagen på länsnivå. Uppföljningen ska svara mot områden där insatser och åtgärder vidtagits. För att inte belasta företagen i onödan och med hänsyn tagen till regeringens målsättning om minskat uppgiftslämnande för företag bör det övervägas om andra undersökningar eller registerdata kan användas för uppföljning av arbetet. ÅTGÄRDER Projektets mål har varit att hela tiden försöka se saker och ting ur ett helhetsperspektiv. Ett flexibelt projekt öppet för inspel från andra aktörer. Detta innebär att delmål och projektets inriktning har kommunicerats efter hand med t.ex. Näringsdepartementet och näringslivsrepresentanter. De delmål som har formulerats har också följts upp i projektets delrapporter. Eftersom vi valt att se på projektet på ett övergripande plan, har också länsstyrelsernas gemensamma brukarundersökning varit en naturlig metod för uppföljning. Samarbete med länsstyrelsernas årliga brukarundersökning: o Bekosta extra områden o Lämna förslag på nya frågor o Definiera företag som en särskild målgrupp o Säkerställa att lantbruksföretag ingår i gruppen företag o Ta fram egen rapport för målgruppen företag Samarbete med andra pågående utvecklingsprojekt inom länsstyrelsen GENOMFÖRANDE Länsstyrelserna har en gemensam brukarundersökning sedan Varje år undersöks ett urval av länsstyrelsernas verksamhetet på samtliga länsstyrelser och det finns också möjlighet att lägga till ytterligare områden. I samband med brukarundersökningen 2012 påverkade Förenkla på riktigt frågornas utformning bekostade projektet ett antal extra områden som särskilt berör företag; Prövning av miljöfarlig verksamhet (551) samt Stöd till landsbygden, företagsstöd (6024). Likaså påtalade vi vikten av att företag går att urskilja som en egen målgrupp. Resultat från 2013 års brukarundersökning för målgruppen företag presenterades också i en särskild undersökning genom Förenkla. Året 16

18 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 efter, 2014, föreslog vi att en särskild fråga om bekräftelse av inkommet ärende skulle finnas med som en separat fråga, vilket också genomfördes. RESULTAT Medverkan i utformningen av länsstyrelsernas brukarundersökning 2012, 2013 och 2014 Bekostat särskilda frågeområden med företagsfokus i brukarundersökningen 2013 Rapport, Brukarundersökning 2013, målgrupp företag Publikation, Brukarundersökning 2013, målgrupp företag, fritextsvar Sammanställning av resultat från brukarundersökningen (se bilaga 1) Samarbete med LISA-projektet FORTSÄTTNING Även om projektet avslutas i och med denna slutrapport, kommer brukarundersökningen att leva vidare och företagens nöjdhet inom olika områden fortsätta att mätas. 17

19 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars FÖRENKLINGSPERSPEKTIV MÅL 6. I Länsstyrelsen i Kronobergs läns uppdrag ingår vidare att ( ) återrapportera förenklingsförslag som länsstyrelserna inte själva kan åtgärda inom ramen för sina ansvarsområden till Regeringskansliet (Näringsdepartementet) samt lyfta fram förenklingsperspektivet inom ramen för länsstyrelsernas arbete med verksamhetsutveckling. ÅTGÄRDER o Uppmuntra länsstyrelsernas yrkesnätverk att vid behov komma med förslag till lagändringar o Delta i internt utvecklingsarbete utifrån ett förenklaperspektiv o Ta initiativ för att belysa företagens perspektiv och behov GENOMFÖRANDE Förenkla på riktigt tog våren 2013, efter ett initiativ från länsstyrelsernas landsbygdsdirektörer, fram ett förslag till förenkling i jordförvärvslagen. Förslaget överlämnades till Näringsdepartementet och har sedan förts vidare till Landsbygdsdepartementet. I september 2014 fick vi återkoppling på att förslaget har beretts i regeringskansliet, men att det av olika skäl inte har varit möjlig att gå vidare med. Ärendet är dock fortfarande öppet. Samtidigt uppmuntrar departementet oss att komma in med regelförenklingsförslag även framöver. Eftersom Förenkla på riktigt har ett brett uppdrag har vi kunnat vara flexibla och samverkat med parallella projekt och berörda nätverk. Ett tydligt exempel på detta är samarbetet med det länsstyrelsegemensamma utvecklingsprojektet P4, där Förenkla var med , och drev arbetet utifrån ett företagar- och förenklingsperspektiv. Projektets utgångspunkt var att ta fram e-tjänster som var såväl kostnadseffektiva som till nytta för kunderna. Förenkla har även deltagit i arbetsgrupper kring utveckling av länsstyrelsernas interna webbplats liksom den övergripande IT-arkitekturen. Vi har också medverkat i specifika utvecklingsprojekt med tydligt kundfokus såsom Samlad fastighetsspecifik information. Det har även varit angeläget att knyta projektet till aktörer som arbetar för och med länsstyrelserna i samverkan. Således har telefonistorganisationen (som idag har 17 av 21 länsstyrelser som kunder) involverats i förenklingsarbetet och vi har samverkat med dem kring frågor som rör service och bemötande. 18

20 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 Att utveckla ett kundfokuserat arbetssätt har varit en av de frågor som Förenkla har drivit. Det arbete som påbörjades inom ramen för P4 följde Förenkla upp när P4 lades ned hösten Det fortsatta arbetet utmynnade i en handlingsplan för en gemensam kanalstrategi 9 för länsstyrelserna. Detta är också bakgrunden till att vi under hösten 2014, i samarbete med Transformator Design, genomförde en behovsanalys för målgruppen företag. Resultatet pekar i samma riktning som brukarundersökningen men ger oss ett tydligare underlag kring varför företagarna efterfrågar vissa tjänster från länsstyrelsen, se bilaga 2. RESULTAT Förslag till lagändring i Jordförvärvslagen Medverkan i interna utvecklingsprojekt: o P4 (E-förvaltningsfrågor) o IT-arkitekturen o Webbutveckling o Samlad fastighetsspecifik information Samarbete med länsstyrelsernas gemensamma telefonistorganisation Handlingsplan för kanalstrategi Behovsanalys för målgruppen företag FORTSÄTTNING Förenklingsarbetet berör alla 21 länsstyrelser och en stor del av länsstyrelsernas verksamhetsområden. Samordningsuppdraget för förenklingsarbetet framöver bör därför knytas till länsstyrelsernas gemensamma kansli, se avsnitt 3.3. Vi har under projektets gång knutit en rad värdefulla kontakter med länsstyrelsegemensamma nätverk och har fått en god förankring även inom landshövdingegruppen och länsrådsgruppen. Vi ser det som en förutsättning för att få verkligt genomslag kring dessa frågor, att förenklaperspektivet blir en nationell angelägenhet för länsstyrelserna i samverkan. 9 En kanalstrategi beskriver vilka kanaler myndigheten ska prioritera för att nå sina långsiktiga mål och lyckas med sitt uppdrag. 19

21 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars KOMPETENSHÖJANDE INSATSER MÅL 7. ( ) Dessutom ska Länsstyrelsen i Kronobergs län planera och genomföra nödvändiga informations- och kompetenshöjande insatser för samtliga länsstyrelser. Insatserna ska inriktas mot de verksamhetsområden som är mest angelägna ur ett företagsperspektiv. ÅTGÄRDER Utbildningsinsatser på temat service och bemötande Ta fram prototyp för kvittensvykort och införa kvittenser i handläggningssystemet Genomföra en behovsanalys för målgruppen företag GENOMFÖRANDE Redan i uppstarten av projektet hösten 2011, med erfarenhet från dialogen med landets länsstyrelser, stod det klart att bemötandefrågor var en av de viktigaste aspekterna för att få bättre kännedom om företagares villkor. Stora utbildningssatsningar har därför gjorts runt om på landets länsstyrelser i form av forumspel, Lean-kartläggningar och inspirationsföreläsningar. Det har varit en utgångspunkt att utbildningarna ska kunna anpassas efter de behov som finns på den enskilda länsstyrelsen och därför har valfriheten varit stor. Däremot har syftet varit detsamma, att utbilda i service och bemötande för att i nästa steg kunna förenkla för företag. Ett önskemål som tydligt framkommit från företagare är att få bekräftelse på inkommet ärende eller inkomna handlingar i form av kvittens eller bekräftelse. Om och hur denna återkoppling ges ser olika ut på olika länsstyrelser och inom olika verksamhetsområden. En viktig del i de utvecklingsinsatser som har genomförts har varit att få förankring för själva innebörden i Förenkla för företag. Det handlar inte om att vi ska ge avkall på vår roll som rättsgarant eller göra som företagen vill det handlar om att förstå vad företagen behöver och därigenom kunna skapa konkreta lösningar på hur. RESULTAT Genom Förenkla på riktigt har 19 av 21 länsstyrelser under genomfört kompetenshöjande insatser kring bemötande. Nio av dessa länsstyrelser har även genomfört en uppföljande insats. Utbildningarna har lett till en ökad medvetenhet om hur länsstyrelsens medarbetare uppfattas av dem vi är till för. Utbildningarna har också startat en diskussion om frågor som rör 20

22 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 bemötande och flera länsstyrelser har gjort detta till en del av sitt värdegrundsarbete. Se sammanfattning i bilaga 3. Företagare har behov av tydlig återkoppling på att handlingar inkommit och att ärendet inletts. Förenkla på riktigt har därför dels tagit fram en kvittens i pappersform dels, tillsammans med Generellt handläggarstöd på länsstyrelserna, arbetat fram en bekräftelsemall i ärendehanteringssystemet Platina. En sammanställning av användandet av mallen finns i bilaga 4. Förenkla har spridit information om dessa båda sätt att ge kunderna återkoppling och en uppföljning av användningen har gjorts. Ett betydelsefullt inspel i detta arbete har vi fått från den behovsanalys som har genomförts under hösten 2014, där företagare som har varit i kontakt med länsstyrelsen har djupintervjuats. Intervjuerna har sedan sammanställts i ett material, där det framgår vad företagarna upplever som krångligt respektive bra och hur länsstyrelsen behöver utveckla sin verksamhet för att kunna tillgodose företagarnas behov, se bilaga 2. FORTSÄTTNING Vi har fått god respons på de utbildningsinsatser som har genomförts och de har i flera fall resulterat i att särskilda förenklingsgrupper har bildats eller att en handlingsplan för förenklingsarbetet har tagits fram. Vi upplever att intresset för bemötandefrågor är stort på länsstyrelserna. 21

23 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars DIALOG MED FÖRETAGARE MÅL 8. Länsstyrelsen i Kronoberg ska under uppdragets genomförande fästa särskild uppmärksamhet vid dialog med och kommunikation till företag och branschorganisationer kring genomförda insatser. Goda exempel ska lyftas fram, dokumenteras och ingå som en del av de årliga delrapporteringarna. ÅTGÄRDER Regelbunden kontakt med Näringslivets regelnämnd (NNR) Bjuda in representanter från branschorganisationer till referensgruppsmöten Strategiska samtal med inbjudna företagare Medverkan vid seminarier och konferenser arrangerade av branschorganisationer och företagare GENOMFÖRANDE En utgångspunkt sedan projektets start har varit att hålla en kontinuerlig dialog med enskilda företagare och med branschorganisationer. NNR har under hela projektets gång hållits informerade om hur arbetet har fortskridit. De har även deltagit vid samtliga fyra nationella förenklamöten och gett återkoppling på Förenklas delrapporter. Exempel på bransch- och intresseorganisationer som har bjudits in att delta i Förenklas och Tillväxtverkets gemensamma referensgruppsmöten är Lantbrukarnas Riksförbund, Svensk handel, Visita, Rese- och turistnäringen i Sverige, Fastighetsägarna, Företagarna, Svenskt Näringsliv och Teknikföretagen. Vi som arbetar inom samordningsuppdraget har också varit angelägna om att delta vid evenemang i form av workshops, seminarier eller konferenser där branschen eller enskilda företagare har bjudit in myndigheter att delta. När Förenkla på riktigt själva har anordnat möten, har vi bjudit in både NNR och företagare för att få deras inspel. Vi har också arrangerat strategiska samtal med företagarfokus och låtit företagare dela med sig av sina erfarenheter av myndigheter, både bra och mindre bra, i olika sammanhang. RESULTAT Samordningsuppdraget som deltagare Småföretagardagar, konferens Svensk mjölk, konferens LRF:s sommarresa 2012 Innovationsdag Småland, konferens 22

24 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 Förtroendefull samverkan mellan offentliga aktörer och entreprenörer, workshop Samordningsuppdraget som presentatör LRF Sydosts styrelse MAT 2012, konferens/mässa Samordningsuppdraget som arrangör Två strategiska samtal med företagare Två arbetsmöten med företagare Frukostseminarium, Almedalen Fyra nationella förenklamöten med inbjudna företagare Förenklapusslet, möte där LRF bjöds in Publikationer En bra och effektiv kontakt för företagen Förenkla för kombinatörer på landsbygden: Från lantbrukare till butiksägare En enklare bygglovsprocess: Hur kommuner och länsstyrelser kan samverka för att förenkla för företagen Utöver insatserna som nämns ovan, har samordningsuppdraget och länsledningen i Kronoberg kontinuerligt haft kontakt och samtal med enskilda företagare i frågor som rör länsstyrelsernas arbete med att förenkla för företag. FORTSÄTTNING Det är viktigt att även fortsättningsvis samverka med företagare och branschorganisationer på olika sätt. Detta görs redan i varierande omfattning på landets länsstyrelser. 23

25 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars REFERENSGRUPP MÅL 9. En referensgrupp med Tillväxtverket, berörda departement och myndigheter ska knytas till arbetet. Representanter från Sveriges Kommuner och Landsting, Näringslivets regelnämnd och näringslivsorganisationer inklusive turistorganisationer ska bjudas in att delta. ÅTGÄRDER Redan i inledningen av projektet beslutade landshövding Kristina Alsér och Tillväxtverkets dåvarande generaldirektör Christina Lugnet att Tillväxtverket och Förenkla på riktigt skulle ha en gemensam referensgrupp. På så vis använder vi deltagarnas tid på bästa sätt och ger förutsättningar för synergieffekter i arbetet med myndigheternas respektive förenklingsuppdrag. GENOMFÖRANDE Representanter från departement, myndigheter och branschorgansationer har bjudits in och möten har genomförts en till två gånger per år. Referensgruppsmötena har varit forum för information från Tillväxtverket och Förenkla på riktigt, men framför allt gett möjlighet att få synpunkter och inspel från deltagarna kring prioriterade insatser och projektens riktning. Följande aktörer har bjudits in att delta på mötena: Departement Myndigheter Kommuner Övriga organisationer Finansdepartementet Bolagsverket Borlänge kommun Fastighetsägarna Försvarsdepartementet Boverket Hultsfreds kommun Företagarna Landsbygdsdepartementet Folkhälsomyndigheten Trosa kommun LRF Miljödepartmentet Jordbruksverket Örebro kommun NNR Näringsdepartementet Kemikalieinspektionen RTS Socialdepartementet Naturvårdsverket SKL Utrikesdepartementet Kommerskollegium Svensk Handel Livsmedelsverket Länsstyrelserna i Kronoberg, Skåne, Västernorrland, Västra Götaland MSB Svenskt Näringsliv Teknikföretagen Visita Skogsstyrelsen Statens Folkhälsoinstitut Tillväxtverket 24

26 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 RESULTAT Fyra referensgruppsmöten har genomförts under projektperioden, ett under 2012, två under 2013 och ett under Deltagarantalet har varierat från 13 till 22 personer. Under samtliga möten har Tillväxtverket och Förenkla gjort en presentation av planerade och genomförda insatser, därefter har deltagarna i någon form fått ge återkoppling på presentationerna och också fått möjlighet att ge inspel i form av egna idéer eller tankar kring förenklingsarbetet. Hösten 2014 valde Tillväxtverket och Förenkla på riktigt att samla in ett skriftligt underlag istället för att kalla till ett fysiskt möte, se bilaga 5. Vi bjöd även in till ett avslutande referensgruppsmöte den 11 februari 2015, men på grund av för få anmälningar fick mötet tyvärr ställas in. FORTSÄTTNING Initialt var nätverksbyggande en viktig del i arbetet, men kanske är det så att referensgruppen nu delvis har spelat ut sin roll och att det är viktigare att satsa tid och resurser på att genomföra konkreta insatser och formera tillfälliga arbetsgrupper, där ett mindre antal organisationer ingår. Vid det senaste nationella förenklamötet som anordnades i Växjö i februari 2015 lyftes frågan kring effektivisering av mötesforum och betoning på aktiva case i förenklingsarbetet. Tillväxtverket tog på sig att göra en kartläggning av alla möten som finns inom förenklingsområdet för att i nästa steg titta på mötenas syfte och ta fram förslag till prioritering. 25

27 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars TILLÄMPNING OCH TILLSYN MÅL 10. Av stor betydelse ur ett förenklingsperspektiv är länsstyrelsernas tillämpning och tillsyn enligt regelverken. ( ) En ökad transparens i ärendehandläggningen och kortare handläggningstider som bedöms särskilt viktiga för företagen, bör prioriteras när insatserna övervägs. Vidare ska särskild vikt fästas vid små företag i kritiska skeden av ett företags livscykel som exempelvis vid etablering, expansion flytt m.m. när prioritering görs. ÅTGÄRDER Pilotprojekt Representanter från länsstyrelsen medverkar i arbetsgrupper, workshops och pilotprojekt med syfte att diskutera frågor och identifiera utvecklingsmöjligheter för att förenkla för företag Samverkan med berörda chefsnätverk inom länsstyrelserna GENOMFÖRANDE Ett sätt att sätta fokus på kärnfrågor som rör företagarnas utmaningar, istället för att fastna i interna organisatoriska frågor, har varit att arbeta i pilotprojekt. De områden som har valts ut har varit områden där många företag ser ett stort behov av förenkling. I de flesta pilotprojekt som genomförts, har både länsstyrelser och kommuner involverats och arbetet har drivits gemensamt av Förenkla på riktigt och Tillväxtverket. Inom ramen för Tillväxtverkets förenklingsforum har medarbetare från länsstyrelserna medverkat i arbetsgrupper kring kombinatörer på landsbygden och stöd till kommuner. I arbetsgrupperna har även representanter från kommuner och andra statliga myndigheter funnits med. Förenkla på riktigt har presenterat sitt arbete och fört diskussioner kring förenklingsfrågor för länsstyrelsernas chefsjurister, kommunikationschefer, miljövårdsdirektörer och personalchefer. Landsbygdsdirektörer och chefer för djurskydd har tillsammans med Förenkla på riktigt drivit frågor som rör förenklingar för lantbruksföretag, t.ex. med koppling till Jordbruksverkets och LRF:s förenklingsresa. Även länsstyrelsernas stöd- och serviceverksamheter som telefonistorganisationen och samordnad löneservice har involverats i arbetet med frågor som berör bemötande och service. 26

28 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 RESULTAT En översikt av pilotprojekt och arbetsgrupper finns i bilaga 6. En rad publikationer har också tagits fram, dels för att sprida metodiken kring upplägg och arbetssätt vidare (framför allt inom länsstyrelsen) och dels för att kunna användas i informations- och fortbildningssyfte. FORTSÄTTNING Resultaten från arbetsgrupperna och pilotprojekten har förts vidare på olika sätt, i första hand internt på länsstyrelsernas intranät, genom Förenklas kontaktpersoner och chefsnätverk. I koppling till pilotprojektet kring bygglovsprocessen togs t.ex. ett antal specifika frågor vidare för diskussion i chefsjuristernas nätverk. Tydligast har effekterna blivit i samverkan inom landsbygdsområdet, där ett antal nya initiativ nu drivs av chefsnätverken. Ett exempel är det forskningsprojekt kring bemötande och kommunikation, där djurskyddshandläggare från fem länsstyrelser kommer att delta. Hans Wickström vid Karolinska institutet som leder arbetet var inbjuden till mötet Förenklapusslet i augusti 2014 och presenterade i samband med detta sitt forskningsprojekt. Ett annat exempel är den så kallade aviseringsmätaren som har tagits fram inom djurskyddsområdet. Syftet är att enas om vilka definitioner och beslutsgrunder man tillämpar vid ställningstagande om föranmälan/ej föranmälan av kontroll. Ett dokument - aviseringsmätaren - är framtaget och provkörs just nu på några länsstyrelser. Syftet är att få ett bra beslutsstöd för handläggarna, ge ökad tydlighet för djurhållarna och kunna följa upp och få en mer enhetlig tillämpning. 27

29 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars RESAN MED FÖRENKLA Under projektets inledning identifierade Förenkla på riktigt ett antal framgångsfaktorer och styrkor, men också utmaningar och svagheter. Våra styrkor har varit kontaktpersonernas kunskap och svagheten är fortsatt att våra mål är svåra att mäta. Vi har försökt att jobba med intresset hos länsstyrelserna och tagit tillvara möjligheten att samarbeta andra aktörer som har fått liknande uppdrag. Vi menade att företagarnas engagemang skulle vara en utmaning, men vid de tillfällen vi har haft kontakt med dem och önskat deras deltagande i möten eller undersökningar har vi oftast mötts av intresse och välvilja. Utmaningarna har snarare varit uthållighet i själva projektet och att sätta realistiska mål. Styrkor Den samlade kunskapen hos kontaktpersonerna Den moderna kommunikationen Gemensamma mål med P4 Möjligheter Flera aktörer har fått förenklauppdrag Uttalad vilja hos andra att samarbeta Svagheter Alla länsstyrelser har ännu inte ett stort intresse för uppdraget Projektets övergripande mål är svåra att mäta Utmaningar Företagarnas engagemang Uthållighet i projektet Realistiska mål 3.1 SJÄLVSTÄNDIGA MYNDIGHETER Länsstyrelserna ses ofta som en myndighet. Vi är dock 21 självständiga myndigheter, vilket innebär att alla gemensamma insatser och beslut sker utifrån varje länsstyrelses behov, intresse och goda vilja, men också utifrån faktorer som organisationens kultur. Kort och gott, grunden för alla gemensamma insatser är överenskommelser. Det är en av de förutsättningar som vi ofta har fått påminna oss själva och andra om. Visserligen fick alla 21 i uppdrag att förenkla för företag, men även om Kronoberg fick i uppdrag att samordna, innebär det inte på något sätt att vi har rätt att bestämma över andra länsstyrelser. Vi kan uppmuntra, erbjuda och inspirera, men inte besluta. 28

30 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 På varje länsstyrelse sker arbeten som får den egna organisationen att växa och frodas. Men kanske är det först när vi når överenskommelser, och vi arbetar tillsammans för att underlätta för dem vi är till för, som vårt gemensamma träd blommar? 29

31 Förenkla på riktigt Slutrapport till Näringsdepartementet, mars 2015 Det är heller ingen självklarhet att få legitimitet i ett uppdrag som detta. Redan här ser vi komplexiteten med att genomföra samverkansprojekt mellan länsstyrelserna. Lägg därtill bredden i länsstyrelsernas verksamhet som spänner över sakområden från miljö och natur via landsbygdsfrågor och utbetalningar av EU-stöd till samhällsplanering, kulturmiljö och beredskap. Det är inte så konstigt att våra verksamheter ibland liknas vid en diversehandel! 3.2 LÄNSSTYRELSERNAS GEMENSAMMA ORGANISATION Länsstyrelserna har gemensamma forum och nätverk. Landshövdingar liksom länsrådsgruppen träffas för att forma gemensamma inriktningar och strategier, besluta om gemensamma system och inte minst utbyta erfarenheter. På samma vis finns yrkesnätverk inom en rad områden som alla leds av ansvariga länsråd. Vi har också ett gemensamt kansli, kopplat till länsrådsgruppen, som ansvarar för länsstyrelsens gemensamma förvaltnings- respektive utvecklingsportfölj. Varje länsstyrelse kan var för sig ha en vision och tydlig målbild. Men i relation till varandra, och det faktum att vi också har länsstyrelsegemensamma system och mål, ökar komplexiteten. Även om de gemensamma systemen, t.ex. IT och systemförvaltning, å ena sidan förenklar för oss blir det å andra sidan svårt, då varje länsstyrelse ska förhålla sig till egna och gemensamma mål. Bengt Nordström gör i en rapport från Ekonomistyrningsverket en jämförelse mellan enkla, komplicerade och komplexa verksamheter 10. Enkla verksamheter har välkänd målbild och välkända lösningar. Komplicerade verksamheter har en relativt konkret målbild med delvis kända 10 ESV 2014:43. Tankar om styrning och verksamhetsutveckling i statsförvaltningen. Stockholm: Ekonomistyrningsverket. 30