DEL 4: MANAGEMENTSYSTEMET

Transkript

1 TÄNK DJUPT VEM LYCKAS MED LEANIMPLEMENTERING OCH VARFÖR? DEL 4: MANAGEMENTSYSTEMET

2 Systemskifte Silos 1 Rtg COP Lab Ort Patientflöden a b c Mott Varje del optimeras för sig Tayloristisk uppdelning Chefen förväntas ha lösningarna Tillgodose behoven när de uppstår Självförbättrande verksamhet Bygg in ökande kvalitet i varje moment 2 LÄRANDE Chefen beslutar och medarbetarna ska lyda Alla deltar i problemlösning och chefen stödjer

3 Förbättringsmotorn Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss?

4 NU BEHÖVER CHEFSKAPET ANPASSAS: DET NYA MANAGEMENTSYSTEMET

5 Managementsystem i världsklass Starkt fokus på FÖRBÄTTRINGAR Strategisk management Ger fokus och inriktning Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Tvär- Förstå varför Gick det som vi tänkte oss? Daglig funktionell mgmt Fokus på kundens hela erfarenhet Avvikelser management Styr det dagliga arbetet Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

6 Managementsystem i världsklass Daglig management Styr det dagliga arbetet Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför Gick det som vi tänkte oss? Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Avvikelser

7 Grundbulten - förbättringsmotorn Hur vill vi att det ska gå? 1. Definiera bästa arbetssätt. Ex: hur utreda och behandla astma? Förbättra Utför 4. Hur lära oss och bli bättre? Fakta! Förstå varför Lärande Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss? 3. Hur kunna styra i realtid vid avvikelser? 2. Hur följa upp progressen i realtid?

8 Daglig koll Källa: Thedacare M C

9 Förbättringsmöte NLL Länssjukvården NLL

10 Managementsystem i världsklass Daglig management Styr det dagliga arbetet Hur vill vi att det ska gå? Ledarstandarder Förbättra Utför Lärande Förstå varför Gick det som vi tänkte oss? Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Avvikelser

11 Magnus kommentar: PDSA s = A3 Källa: Thedacare Medical Center

12 Managementsystem i världsklass Daglig management Styr det dagliga arbetet Hur vill vi att det ska gå? Ledarstandarder Förbättra Utför Lärande Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Förstå varför Avvikelser Gick det som vi tänkte oss? Följ progress i realtid

13 Visualisering transformation Capio S:t Görans sjukhus

14 Visuellt rum

15 Managementsystem i världsklass Daglig management Styr det dagliga arbetet Styr och stöd i realtid Förbättra Hur vill vi att det ska gå? Utför Ledarstandarder Lärande Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Förstå varför Avvikelser Gick det som vi tänkte oss? Följ progress i realtid

16 Styr och stöd i realtid Källa: Einar Gudmundsson, Volvo Cars

17 Managementsystem i världsklass Gå och se varje dag Daglig Vetenskaplig metod management Styr det dagliga arbetet Styr och stöd i realtid Förbättra Hur vill vi att det ska gå? Utför Ledarstandarder Lärande Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Förstå varför Avvikelser Gick det som vi tänkte oss? Följ progress i realtid

18 Deming om tyckande Utan fakta är du bara ännu en person med en åsikt

19 Gå och se Du kan förstå allt som är viktigt om en organisation genom att observera från en lämplig plats på arbetsgolvet Taiichi Ohno Data är förstås viktigt, men jag fäster större vikt vid fakta (dvs för att förstå vad som händer så måste man gå och se själv)

20 Managementsystem i världsklass Självdisciplin/ ambitionsnivå Vetenskaplig metod Ledarstandarder Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Gå och se varje dag Styr och stöd i realtid Leder förbättringsmotorn dagligen Daglig management Styr det dagliga arbetet Förbättra Förstå varför Hur vill vi att det ska gå? Lärande Avvikelser Utför Gick det som vi tänkte oss? Följ progress i realtid Mötesfri zon Alert system (drop & run)

21 Kulturen bakom ständig förbättring Om problem händer ofta och inte åtgärdas, så kommer de att normaliseras och betraktas som en oundviklig del av vardagen.

22 Strävan efter perfektion Bästa sättet att undvika normaliseringen är en ständig strävan efter perfektion eller excellens Markus Aujalay: Prinsessan Sofia förrätt men vi närmar oss den i många många små steg

23 Vad är tillräckligt bra? Tänk er 96% kvalitet på Skånes Universitetssjukhus: felaktiga operationer per år röntgensvar är fel per år felaktiga måltider per år akutpatienter får fel hantering per år

24 Vad är tillräckligt bra? Tänk er 99,9% kvalitet på Skånes Universitetssjukhus: 55 felaktiga operationer per år 333 röntgensvar är fel per år 969 felaktiga måltider per år 128 akutpatienter får fel hantering per år

25 Vad är tillräckligt bra? Noll defekter är den enda acceptabla ambitionen: Noll felaktiga operationer per år Noll röntgensvar är fel per år Noll felaktiga måltider per år Noll akutpatienter får fel hantering per år

26 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Tvär- Förstå varför Gick det som vi tänkte oss? Daglig funktionell mgmt Fokus på kundens hela erfarenhet Avvikelser management Styr det dagliga arbetet Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

27 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Jämförelse: Strategisk styrning på dagens sjukhus Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

28 Traditionell strategisk styrning Vision Mission Värdegrund Strategi Resultat: När året är slut är det närmast slumpmässigt vilka mål man lyckats nå respektive ej lyckats nå Strategia interruptus Ofta omedvetna om organisationens strategi Verksamhetsplan Medarbetarna Upprättad av central stab mål Följs upp vid årets slut

29 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Catchball: Välj 3-4 områden och översätt till förbättrings arbeten Dagliga förbättringar och visualisering i verksamheten Månatlig uppföljning och stöd av ledningen Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

30 Strategisk styrning Hur många kontroller använder man för att flyga ett flygplan?

31 Skilj på aktiva och passiva Aktiva, dvs har mål Passiva som vi bara följer Så fort vi sätter mål måste vi tillsätta en förbättrings grupp och börja arbeta med förbättringen På engelska: Drivers Kan ha styrgränser, dvs om det övergår eller understiger ett visst värde, så måste vi agera. Annars följer vi bara passivt På engelska: Indicators

32 Strategisk styrning

33 Catchball och översättning av mål Info både neråt och uppåt Catchball Fråga 1: Är dessa 3-4 fokusområden de viktigaste för oss under 2016? Catchball Catchball

34 Catchball och översättning av mål Område: Minska arbetsskador Stressrelaterad sjukdom Narkosgaser Blodsmitta Ryggskador Fråga 2: Hur kan vi översätta dessa områden till praktiska förbättringsarbeten?

35 Catchball och översättning av mål Område: Behålla personal Möjliggöra kompetensutveckling Minska övertid för sjuksköterskorna Minska administration för läkarna

36 Catchball och översättning av mål Område: Ökad patientsäkerhet Rätt läkemedel Minska fallskador Återinläggning inom 30 dagar Det är en fördel om alla aspekterna kvalitet, ledtider, produktivitet och arbetsmiljö är representerade, om möjligt

37 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Catchball: Välj 3-4 områden och översätt till förbättrings arbeten Dagliga förbättringar och visualisering i verksamheten Månatlig uppföljning och stöd av ledningen Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

38 Uppföljningstavlor Max 6 st strategiska förbättringsarbeten Trend Dag för dag Orsakerna Åtgärder A3 A3 A3 A3 A3

39 Visualisering på olika nivåer

40 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Catchball: Välj 3-4 områden och översätt till förbättrings arbeten Dagliga förbättringar och visualisering i verksamheten Månatlig uppföljning och stöd av ledningen Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

41 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Tvär- Förstå varför Läran de Gick det som vi tänkte oss? Daglig funktionell mgmt Fokus på kundens hela erfarenhet Avvikelser management Styr det dagliga arbetet Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

42 Managementsystem i världsklass Tvärfunktionell mgmt Fokus på kundens hela erfarenhet Ledarteam Mott Vårdavd Röntgen Vårdavd Rehab Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

43