VÄGEN TILL EN OFFENTLIG VERKSAMHET I VÄRLDSKLASS

Transkript

1 TÄNK DJUPT ATT FOKUSERA PÅ MÄNNISKAN VÄGEN TILL EN OFFENTLIG VERKSAMHET I VÄRLDSKLASS

2 Måste vi göra något? Källa: Dr. P Jarvis

3

4 Lösningar vi testat Hoshin Kanri Six Sigma Kvalitet till er tjänst Genombrottsmetoden

5 Steven Spear Två saker kännetecknar exceptionella verksamheter: 1. FLÖDEN

6 I sjukvården Siloer Bild COP Ort Mott Lab IT Bild: Lotta Persson

7 Steven Spear Två saker kännetecknar exceptionella verksamheter: 1. FLÖDEN 2. SJÄLVFÖRBÄTTRANDE verksamhet

8 I sjukvården Tayloristisk uppdelning ( Command and Control ) Beslut Medarbetare Taylorismen utnyttjar inte medarbetarnas expertis och minskar tilliten åt båda hållen

9 Systemskifte Silos 1 Rtg COP Lab Ort Flöden a b c Mott Varje del optimeras för sig Tayloristisk uppdelning Chefen förväntas ha lösningarna Tillgodose behoven när de uppstår Självförbättrande verksamhet Bygg in ökande kvalitet i varje moment 2 LÄRANDE Chefen beslutar och medarbetarna ska lyda Alla deltar i problemlösning och chefen stödjer

10 Medarbetarens nya roll Från utförare till utvecklare

11 Styra och förbättra en verksamhet Att stå på två ben Producera/utföra Förbättra/lära

12 Vad är lärande? Exempel: Hur man lär sig laga omelett i världsklass 1. Vad vill vi uppnå? (smak, konsistens, färg, tid etc) 2. Utför (dvs laga omeletten) 3. Kolla om det blev som vi tänkt 4. Om inte varför? Reflektion 5. Förbättra Källa: M Poppendieck

13 Lärandecykeln Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss?

14 Ändrad kultur i sjukvården Traditionell inriktning: Alla gör sitt bästa så får vi se hur det går Ny inriktning med planer: Så här vill vi att det ska gå Vad behöver vi göra för att komma dit?

15 Förbättringsmotor Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss?

16 Utveckla fyra färdigheter Hur vill vi att det ska gå? 1. Överenskommelser: Att komma överens om planer och bästa arbetssätt 4. Förbättra: Att kunna förstå och eliminera rotorsaker och hindra återfall Förbättra Förstå varför 3. Styra/åtgärda: Att i realtid kunna styra och direkt ta hand om avvikelser Lärande Avvikelser Hinder Utför Gick det som vi tänkte oss? 2. Se: Att i realtid kunna se hur det går jämfört med planen (att se progressen och avvikelser)

17 Exempel rekonstruktiv bröstkirurgi 1. Överenskommelse: Materialet plockas dagen före operationen. Skylten vänds från rött till grönt när allt är färdigt. Klockan 10 dagen före ska alla operationer vara gröna. 2. Se: Kl 10: alla kunde se röd skylt. En bröstprotes saknades. Fanns inte på lager.

18 Exempel rekonstruktiv bröstkirurgi 3. Styra/åtgärda: Telefon till leverantör, som hittar rätt implantat hos ett närliggande sjukhus. Hann transporteras till oss och operationen kunde genomföras

19 Exempel rekonstruktiv bröstkirurgi 4. Förbättra: Man analyserade orsakerna och hittade brister i både beställningsrutiner och informationsöverföring från kirurgerna. Inget klander nya, bättre metoder utvecklades

20 Hur man gör i praktiken, exempel Hur vill vi att det ska gå? 1. Överenskommelser: Att komma överens om planer och bästa arbetssätt Förbättra Utför Lärande Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss?

21 Överenskomna metoder och planer Psykologutredning, psykiatrin

22 Överenskomna flöden Behandling av malign hjärntumör Neurokirurgen, Universitetssjukhuset i Lund

23 Exempel standard: Så här vill vi att en CVK ska sättas Källa: Virginia Mason Medical Center

24 Hur man gör i praktiken, exempel Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss? 2. Se: Att i realtid kunna se hur det går jämfört med planen (att se progressen och avvikelser)

25 Visualisering att se helheten Skillnaden på detta

26 och detta? (Strutfotboll J)

27 ADHD-utredning Namn: Nima Start: April 14 Namn: Jenny Start: April 16 Namn: Emil Start: April 18 Namn: Fanny Start: April 21 Namn: Emma Start: April 25 Utredningsprogress Utredningsprogress Utredningsprogress Utredningsprogress Utredningsprogress!? - Åtgärda direkt VECKA 1 VECKA 2 - Varför hände det? VECKA 3 - AHA! - Förbättra OBS! Alla namn är fiktiva och bilderna hittade på Google! NIKLAS MODIG

28 Gemensam visuell planering

29 Visualisering resultat skola Strängnäs kommun

30 Hur man gör i praktiken, exempel Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför 3. Styra/åtgärda: Att i realtid kunna styra och direkt ta hand om avvikelser Avvikelser Hinder Gick det som vi tänkte oss?

31 Daglig styrning pulsmöte Man samlas i ett kort möte (max 10 minuter, stående) Agenda: Dagkirurgiska enheten, Sunderby sjukhus, Luleå 1. STYR DAGEN OCH FLÖDENA: Justera detaljplanen för dagen, patienten eller framtiden. Hur ligger vi till just nu? Behövs några åtgärder? Är allt förberett? 2. FÖLJ UPP DEVIATIONER: Vilka avvikelser, störningar och problem hade vi igår? Ta med dem till förbättringsmötet

32 Hur man gör i praktiken, exempel Hur vill vi att det ska gå? 4. Förbättra: Att kunna förstå och eliminera rotorsaker och hindra återfall Förbättra Förstå varför Lärande Utför Gick det som vi tänkte oss? Avvikelser Hinder

33 Förbättringsmöten Förbättringsmöte (schemalagt, tex en gång i veckan): Välj ett problem Vem vill lösa? Mötet slutar här Bruttolista Till meritlistan Någon timme (Under max en vecka) Förstå problemet Lös problemet Inför nytt arbetssätt Experiment

34 Förbättringstavla Källa: Part Development

35 Beroendecentrum, Sahlgrenska Universitetssjukhuset

36 Så såg det ut år 2006 Ortopedkliniken, Universitetssjukhuset i Lund

37 Förbättringsmöte patologen Klinisk patologi, Helsingborg

38 Förbättringsmotorn i praktiken Hur vill vi att det ska gå? Överenskomna planer och bästa arbetssätt Förbättra Utför Förbättringsmöte Förstå varför Lärande Avvikelser Hinder Går det som vi tänkte oss? Visualisering Daglig styrning

39 ETT NYTT SÄTT ATT ARBETA SOM CHEF: MANAGEMENTSYSTEMET

40 Managementsystem i världsklass Starkt fokus på FÖRBÄTTRINGAR Strategisk management Ger fokus och inriktning Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Tvär- Förstå varför Gick det som vi tänkte oss? Daglig funktionell mgmt Fokus på kundens hela erfarenhet Avvikelser management Styr det dagliga arbetet Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

41 Managementsystem i världsklass Daglig management Styr det dagliga arbetet Hur vill vi att det ska gå? Förbättra Utför Lärande Förstå varför Gick det som vi tänkte oss? Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Avvikelser

42 Daglig koll Källa: Thedacare M C

43 Förbättringsmöte NLL Länssjukvården NLL

44 Managementsystem i världsklass Daglig management Styr det dagliga arbetet Hur vill vi att det ska gå? Ledarstandarder Förbättra Utför Lärande Förstå varför Gick det som vi tänkte oss? Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Avvikelser

45 Magnus kommentar: PDSA s = A3 Källa: Thedacare Medical Center

46 Managementsystem i världsklass Daglig management Styr det dagliga arbetet Hur vill vi att det ska gå? Ledarstandarder Förbättra Utför Lärande Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Förstå varför Avvikelser Gick det som vi tänkte oss? Följ progress i realtid

47 Visualisering hela verksamheten Södra Älvsborgs sjukhus

48 Visualisering av chefsarbetet Källa: Part Development

49 Visuellt rum

50 Managementsystem i världsklass Daglig management Styr det dagliga arbetet Styr och stöd i realtid Förbättra Hur vill vi att det ska gå? Utför Ledarstandarder Lärande Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Leder förbättringsmotorn dagligen Förstå varför Avvikelser Gick det som vi tänkte oss? Följ progress i realtid

51 Styr och stöd i realtid Södra Älvsborgs sjukhus

52 Managementsystem i världsklass Gå och se varje dag Daglig Ledarstandarder Vetenskaplig metod Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Styr och stöd i realtid Leder förbättringsmotorn dagligen management Styr det dagliga arbetet Förbättra Förstå varför Hur vill vi att det ska gå? Lärande Avvikelser Utför Gick det som vi tänkte oss? Följ progress i realtid Alert system (drop & run)

53 Deming om tyckande Utan fakta är du bara ännu en person med en åsikt

54 Gå och se, varje dag

55 Managementsystem i världsklass Självdisciplin/ ambitionsnivå Vetenskaplig metod Ledarstandarder Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C Gå och se varje dag Styr och stöd i realtid Leder förbättringsmotorn dagligen Daglig management Styr det dagliga arbetet Förbättra Förstå varför Hur vill vi att det ska gå? Lärande Avvikelser Utför Gick det som vi tänkte oss? Följ progress i realtid Mötesfri zon Alert system (drop & run)

56 Normalisering och stagnation Problem som händer ofta kommer att normaliseras

57 Strävan efter perfektion Bästa sättet att undvika normaliseringen är en ständig strävan efter perfektion eller excellens Markus Aujalay: Prinsessan Sofia förrätt men vi närmar oss den i många många små steg

58 Vad är tillräckligt bra? Tänk er 96% kvalitet på Skånes Universitetssjukhus: felaktiga operationer per år röntgensvar är fel per år felaktiga måltider per år akutpatienter får fel hantering per år

59 Vad är tillräckligt bra? Tänk er 99,9% kvalitet på Skånes Universitetssjukhus: 55 felaktiga operationer per år 333 röntgensvar är fel per år 969 felaktiga måltider per år 128 akutpatienter får fel hantering per år

60 Vad är tillräckligt bra? Noll defekter är den enda acceptabla ambitionen: Noll felaktiga operationer per år Noll röntgensvar är fel per år Noll felaktiga måltider per år Noll akutpatienter får fel hantering per år

61 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Jämförelse: Strategisk styrning på dagens sjukhus Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

62 Traditionell strategisk styrning Vision Mission Värdegrund Strategi Resultat: När året är slut är det närmast slumpmässigt vilka mål man lyckats nå respektive ej lyckats nå Strategia interruptus Ofta omedvetna om organisationens strategi Verksamhetsplan Medarbetarna Upprättad av central stab mål Följs upp vid årets slut

63 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Catchball: Välj 3-4 områden och översätt till förbättrings arbeten Dagliga förbättringar och visualisering i verksamheten Månatlig uppföljning och stöd av ledningen Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

64 Strategisk styrning Hur många kontroller använder man för att flyga ett flygplan?

65 Skilj på aktiva och passiva Aktiva, dvs har mål Passiva som vi bara följer Så fort vi sätter mål måste vi tillsätta en förbättringsgrupp och börja arbeta med förbättringen På engelska: Drivers Kan ha styrgränser, dvs om det övergår eller understiger ett visst värde, så måste vi agera. Annars följer vi bara passivt På engelska: Indicators

66 Strategisk styrning

67 Catchball och översättning av mål Info både neråt och uppåt Catchball Fråga 1: Är dessa 3-4 fokusområden de viktigaste för oss under 2017? Catchball Catchball

68 Catchball och översättning av mål Område: Minska arbetsskador Fråga 1: Är dessa 3-4 fokusområden de viktigaste för oss under 2016? Stressrelaterad sjukdom Narkosgaser Blodsmitta Ryggskador Fråga 2: Hur kan vi översätta dessa områden till praktiska förbättringsarbeten?

69 Catchball och översättning av mål Område: Behålla personal Möjliggöra kompetensutveckling Minska övertid för sjuksköterskorna Minska administration för läkarna

70 Catchball och översättning av mål Område: Ökad patientsäkerhet Rätt läkemedel Minska fallskador Återinläggning inom 30 dagar

71 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Catchball: Välj 3-4 områden och översätt till förbättrings arbeten Dagliga förbättringar och visualisering i verksamheten Månatlig uppföljning och stöd av ledningen Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

72 Uppföljningstavlor Max 6 st strategiska förbättringsarbeten Trend Dag för dag Orsakerna Åtgärder A3 A3 A3 A3 A3

73 Visualisering på vårdavdelning

74 Managementsystem i världsklass Strategisk management Ger fokus och inriktning Catchball: Välj 3-4 områden och översätt till förbättrings arbeten Dagliga förbättringar och visualisering i verksamheten Månatlig uppföljning och stöd av ledningen Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

75 Managementsystem i världsklass Tvärfunktionell mgmt Fokus på kundens hela erfarenhet Ledarteam Mott Vårdavd Röntgen Vårdavd Rehab Källa: G Kaplan, Virginia Mason M C, Thedacare M C

76 Ledarnas nya roll Från beslutsfattare till lärare PS: Bilden är ett montage

77 Om man bara får välja en enda mening: Vad kännetecknar modernt ledarskap?

78 En ny människosyn Att ge alla medarbetare möjlighet att nå hela sin potential

79 Om det är en ny människosyn vad kännetecknar då en modern ledare?

80 Att utveckla människor Källa: Robert Kusén

81 Boktips: Respekten för människan, R Kusén, A Ljung Källa: Robert Kusén

82