System för digital arkivering

Transkript

1 System för digital arkivering Kommunen har c.a 140 IT- och av dem är det 17 som är aktuella för digital arkivering. Prioritering System som information som endast förvaras digitalt. Risk för informationsförluster kan förekomma. 2. System som arkiveras på papper, men vid digital arkivering skulle stora vinster göras vad gäller arbetsinsats och arkivutrymme. 3. System som arkiveras på papper, men som skulle kunna arkiveras digitalt. System Handlingstyper som et Agresso Räkenskaper Finns endast digitalt KLK ekonomiavdelning 1

2 Handlingstyper som et Procapita Personakter från Vård och Omsorg Elevkort, klasslistor, kurs- och timplaner samt betyg från Gymn och BoU Omsorgsakterna består dels av en pappersdel och en digital del. Idag sker all arkivering på papper. VoO, Gymn, BoU VoO, Gymn, BoU 1 Visma Räkenskaper Finns endast digitalt MBAB MBAB 1 Hogia Lönelistor Finns endast digitalt MBAB MBAB 1 Personec Lönelistor och persondata Lönelistor finns endast digitalt (äldre listor finns arkiverade på papper eller mikrofilm) KLK HR-avdelningen 1 Tekla Xcity GIS V/A-ledningsnät, gator och vägar, avvägningspunkter, parker, planteringar, lekplatser, vandringsleder, ridspår, badplatser, belysningspunkter, återvinningscentraler, återvinningsstationer m.m. GN, BN. PLU, Mölndal energi Stadsbyggnadskontoret 1

3 Handlingstyper som et 3Q,Quidagis (Miljödata) Patientjournaler från företagshälsovården Finns dels pappersjournaler, dels i digital form. De 35 hyllmeter som redan finns arkiverat skulle med fördel kunna digitaliseras. Mölndalshälsan. KLK HR-avdelning 1 Byggreda Diarium/ärendehanterings med inscannade handlingar Bygglovsärenden har hittills arkiverats på mikrofilm. SBK digitaliserar nu dessa bilder Stadsbyggnadskontoret Stadsbyggnadskontoret 1 PMO Skolhälsovårdsjournaler Journaler från Idag drygt journaler med över journalanteckningar (2,2 gb). Gymn, BoU Gymn, BoU 1 Tidigare har det även funnits en pappersdel, men idag scannas allt in till journalen

4 Handlingstyper som et Fronter Individuella utvecklingsplaner BoU BoU 1 Unikum Individuella utvecklingsplaner BoU BoU 1 Platina Diarium med inscannade diarieförda handlingar KLK, kanslienheten 2 Inget Digitalt register samt inscannade ritningar på filserver Finns både digitalt och på papper Mölndalsbostäder MBAB 2 SiteVision Hemsida, intranät Finns endast digitalt. Kommunens hemsidor ska arkiveras med jämna mellanrum och vid större förändringar. Inga arkivuttag gjorde de senaste åren. KLK, kommunikationsenheten 2 Mölndalsbostäder har gjort arc-filer av sina hemsidor. Förvaras på filserver i väntan på leverans till e-arkiv. Inget Fotografier Finns endast digitalt. Förvaras idag på kataloger på filservern Respektive förvaltning 2

5 Handlingstyper som et på respektive förvaltning/bolag. Kommunikationsenheten ska inköpa bildbank. Miljöreda Diarium med inscannade handlingar papper Miljö och hälsa Miljö och Hälsa 2 Inget Personalakter mikrofilm. KLK HR-avdelningen, bolagen 2 Överförmyndarens allmänna diarium i Word Diarium papper. Inga handlingar scannas utan arkiveras på papper Överförmyndaren KLK Överförmyndaren 3 Mölndal energis diarium Diarium papper, egenutvecklad databas Mölndal energi Mölndal energi 3 Viva Socialregistret papper AFF AFF 3