Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat

Transkript

1 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 1

2 Innehåll Inledning 5 I denna serie ingår Gallra information - från värdering till beslut Upprätta klassificeringsstruktur Fastställa arkivansvar och arkivorganisation Planera, utföra och drifta arkivlokaler Upprätta arkivbeskrivning Inventera arkivhandlingar Arkivera analoga handlingar Arkivera analogt bildmaterial Framställa och lagra elektroniska handlingar Leverera arkivhandlingar Redaktör: Anette Hagvall. Layout: Joanna Glad. Bilder: Lo Birgersson, Joanna Glad, Pixabay, Freepik. Alla våra handledningar kan laddas ner i pdf-format på Om du skriver ut en handledning, tänk på att informationen kan uppdateras så kontrollera att du har rätt version (se datumet längst ner på den här sidan). På webben finns alltid den senaste versionen. Regionarkivet för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad, Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv Varför ska arkiven förtecknas? Vad är en arkivhandling? Vad är en arkivförteckning? Arbete i anslutning till förteckningsarbetet Övergång till processorienterad informationsredovisning Förutsättningarna vid förteckningsarbete Språk Arkivförteckningens struktur och innehåll Förteckningens struktur Innehållsförteckningen Seriernas ordning Förteckningsbladet och de uppgifter som redovisas för serien Anmärkningar om serie och enskilda volymer Korshänvisningar Märkning av aktomslag vid korshänvisningar Ordlista Mallar och exempel Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat

3 Ett stöd till dig som ska förteckna arkiv Den här handledningen ska vara ett stöd till dig som ska förteckna arkiv enligt det allmänna arkivschemat. Den vänder sig framför allt till dig som ansvarar för eller arbetar med informationshantering du kanske är arkivansvarig, arkivarie eller arkivredogörare. I din roll kan du se till att att informationen på din arbetsplats är i ett ordnat skick och på så sätt bidrar du till effektivitet och rättssäkerhet. Du vet säkert att det bästa sättet att ordna och förteckna är att göra det fortlöpande och inte låta stora mängder handlingar ligga och vänta tills det blir dags att skicka dem till Regionarkivet för slutförvaring. I din roll kan du bidra till effektivitet och rättssäkerhet. De handlingar som du arbetar med ska kunna sökas fram i framtiden när någon kommer och frågar efter information som de har rätt att ta del av enligt offentlighetsprincipen. Det kan till exempel vara en person som söker sin historia i akter från socialtjänsten eller sjukhusjournaler, en forskare som behöver uppgifter till sin forskning eller polisen som behöver titta på en handling i samband med en utredning. Det ska vara lätt att göra rätt! Därför har vi tagit fram den här handledningsserien där alla obligatoriska moment som ingår i informationsredovisningen finns med. Hoppas att den blir ett bra stöd för dig i ditt arbete! Birgitta Torgén, förvaltningschef, Regionarkivet Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 5

4 Varje myndighet ska redovisa sitt arkiv En myndighets arkiv består av allmänna handlingar. Enligt offentlighetsprincipen har var och en rätt att ta del av allmänna handlingar som är offentliga. Det är myndighetens ansvar att se till att offentlighetsprincipen får genomslag i verksamheten. Öppenhet och insyn ska göra myndigheterna effektivare, öka rättssäkerheten och minska risken för korruption och maktmissbruk. För att detta ska vara möjligt måste myndigheterna ha ordning på sina handlingar och kunna redovisa vilka handlingar som skapats utifrån verksamhetens uppdrag. Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och ska därför bevaras för framtiden. För att informationen i arkiven ska vara tillgänglig både idag och i framtiden krävs att arkiven är ordnade och förtecknade. Praxis inom det offentliga arkivväsendet har länge varit att förteckna enligt det så kallade allmänna arkivschemat. Den här handledningen utgår från lagkraven och beskriver det praktiska arbetet med att förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat. Varför ska arkiven förtecknas? För att var och en ska kunna ta del av allmänna handlingar måste myndigheterna upprätta insynsoch sökinstrument till sina allmänna handlingar och arkiv. Därför finns det bestämmelser om registrering, beskrivning och förtecknande av myndigheternas allmänna handlingar i arkivlagen och offentlighetsoch sekretesslagen. Ordning och reda i arkiven är en grundförutsättning för en effektiv förvaltning och för ett väl fungerande rättsväsende. Dokument som arkivbeskrivning, arkivförteckning och diarium är alltså en förutsättning för att allmän- Ordning och reda i arkiven är en grundförutsättning för en effektiv förvaltning och för ett väl fungerande rättsväsende. Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 7

5 Begreppet allmän handling gäller oavsett lagringsmedium. En allmän handling kan till exempel finnas på papper, film eller digitalt. heten, forskare och andra myndigheter ska kunna orientera sig i myndigheternas informationsmängder, och för att kunna identifiera och efterfråga handlingar utan att på förhand känna till att de existerar. De behövs också för att myndigheterna själva ska kunna kontrollera och söka i sitt handlingsbestånd. Även andra intressenter ska på kort och lång sikt kunna använda sig av de hjälpmedel som myndigheten har upprättat. En myndighet i Västra Götalandsregionen eller Göteborgs Stad ska upprätta en arkivredovisning för sitt arkiv. Det står i 6 Arkivlagen (1990:782) och 7 arkivreglementet. Arkivredovisningen ska bestå av en arkivbeskrivning och en arkivförteckning. Arkivbeskrivningen ska visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation och förändringar i dessa som har betydelse ur arkivsynpunkt, ska beskriva arkivvårdens organisation, ska innehålla principer för bevarande och gallringsbeslut. Arkivförteckningen ska vara utformad så att den kan användas för att söka i arkivet och utföra kontroller av arkivet. Vad är en arkivhandling? En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet. En allmän handling är en handling som har inkommit till eller upprättats hos en myndighet och som förvaras hos en myndighet. Allmänna handlingar är normalt offentliga men kan ibland vara sekretessbelagda. Begreppet allmän handling gäller alla typer av handlingar oavsett lagringsmedium. En allmän handling kan till exempel finnas papper, film eller digitalt. En allmän handling anses vara arkiverad när den är färdigställd. Till exempel när den är justerad (protokoll), när det ärende den tillhör är slutbehandlat, när den expedierats, när den på annat sätt kan anses färdigställd för sitt ändamål (till exempel anteckningar i diarier, registerböcker och journaler) eller när den enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen tagits om hand för arkivering. Arkivhandlingar är helt enkelt den benämning som används för myndighetens allmänna handlingar som arkiverats. Vad är en arkivförteckning? Arkivförteckningen är en systematisk redovisning av arkivets innehåll. Den ska vara uppställd så att den kan användas som sökmedel i arkivet och som instrument för kontroll av arkivet vid exempelvis tillsyn. Förteckningen fastställer också arkivets interna struktur och skyddar arkivet från skingring och sammanblandning med andra arkiv, till exempel vid omflyttningar. I Sverige har den offentliga sektorn använt allmänna arkivschemat sedan 1903 som stöd för förteckningsarbetet. Förteckna fortlöpande En arkivförteckning ska upprättas när verksamheten startar. Ju längre tid det går innan arkivet förtecknas, desto mer omfattande blir arbetet. Det beror på att en större mängd behöver ordnas och att kunskaper om handlingarnas betydelse och funktion med tiden kan försvinna ur verksamheten. Vid en organisationsförändring tillkommer vanligtvis nya handlingstyper och andra försvinner, vilket påverkar arkivbildningen och arkivförteckningens innehåll. Det är därför bra om förteckningsarbetet görs fortlöpande under året, till skillnad från gallring som lämpar sig att genomföra vid en fastslagen tidpunkt (exempelvis januari eller februari), så att förteckningen kan kompletteras med nytillkomna serier och volymer eller uppgifter om serier som avslutats. 8 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 9

6 Arbete i anslutning till förteckningsarbetet Innan en arkivförteckning kan upprättas måste samtliga arkivhandlingar inventeras (fysiska såväl som digitala). En inventering behövs för att få en bild av arkivets omfång och innehåll, något som är extra viktigt om arkivet till stora delar är oordnat och spritt i flera olika lokaler. Utifrån inventeringen ska materialet sedan systematiskt rensas, gallras, ordnas och avgränsas för att därefter få sin slutliga logiska struktur och fysiska ordning. När detta är gjort och arkivhandlingarna är färdigordnade kan serier och volymer slutligen införas i arkivförteckningen. Övergång till processorienterad informationsredovisning Myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad bör senast vid 2018 års utgång ha gått över till att förteckna sina arkivhandlingar enligt den processorienterade redovisningsmodellen. Det beslutade Arkivnämnden för Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Processorienterad redovisningsmodell innebär att en klassificeringsstruktur används som förteckningsplan istället för som tidigare allmänna arkivschemat. Klassificeringsstrukturen Vid utgången av 2018 bör myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ha gått över till att förteckna enligt klassificeringsstrukturen. Allmänna arkivschemat ska användas för handlingar som tillkommit till och med Det är viktigt att myndigheten har dialog med Regionarkivet om vilken förteckningsprincip som ska gälla. 10 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 11

7 Det är inte möjligt att ordna och förteckna ett arkiv utan grundläggande kunskap om arkivbildarens verksamhet. Förutsättningarna vid förteckningsarbete Innan du kan börja förteckna arkivet måste du veta vilka handlingar som ska ingå. En förutsättning för detta är att du vet när verksamheten började och eventuellt upphörde, vilka huvudsakliga arbetsuppgifter arkivbildaren hade samt hur organisationen såg ut. Det är även viktigt att veta om det har skett väsentliga förändringar av arbetsuppgifter och organisation under verksamhetstiden. Finns det en arkivbeskrivning bör det mesta finnas med i den. Har du däremot inte tillgång till uppgifterna måste du istället ta reda på dem. Det är inte möjligt att ordna och förteckna ett arkiv utan grundläggande kunskap om arkivbildarens verksamhet. Börja med en noggrann inventering Arkivförteckningen ska omfatta samtliga handlingar som ska bevaras. Det innebär att du måste börja med att göra en noggrann inventering. Samtliga handlingar ska ingå i förteckningen, oavsett om det är handlingar på papper, elektroniska handlingar eller till exempel handlingar på mikrofilm. På så vis ska arkivförteckningen ge en helhetsbild av arkivbildarens bestånd. Väljer du att inventera och förteckna samtidigt får du vara beredd på att göra ständiga justeringar i förteckningen till dess att hela arkivet är genomgånget. Avgränsa arkivet Arkivet måste också avgränsas. Det är bara handlingar som har uppstått inom myndighetens verksamhet som ska ingå i förteckningen. Handlingar som hör till en annan arkivbildare, till exempel en föregångare, ska inte ingå. Dessa ska istället redovisas i den andra arkivbildarens arkivförteckning. Detta är en viktig huvudprincip. Hur informationen ska redovisas beror på om den ska bevaras eller gallras. Information som ska bevaras redovisas i arkivförteckningen. För gallringsbara handlingar räcker det med att de redovisas i arkivinventeringen och i dokumenthanteringsplanen där de är sökbara. De beslut som legat till grund för gallringen bör bifogas till förteckningen. Språk För att arkivförteckningen ska kunna uppfylla sin funktion som sökmedel är det viktigt att texten är strukturerad och kortfattad. Tänk på att förteckningen ska kunna läsas och begripas av människor långt utanför Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen och kanske ännu viktigare, i framtiden. Används förkortningar måste de förklaras. Till exempel Sahlgrenska Universitetssjukhuset (SU). Använd fasta begrepp, formulera dig kortfattat och skilj på arkivbeskrivning och förteckning och undvik förkortningar. Det är också viktigt att uttryck används som de är ämnade. Håller du dig till den praxis som finns när det gäller att förteckna arkiv enligt det allmänna arkivschemat så underlättar du för användarna. Den som har lärt sig systemet känner igen sig och kan söka i arkiv från de flesta institutioner och myndigheter som förvarar arkiv. Arkivförteckningens struktur och innehåll En arkivförteckning ska bestå av följande delar: Försättsblad ska ange myndighetens namn och tidsomfattning Innehållsförteckning redovisar samtliga huvudavdelningar, underavdelningar och ingående serier. Förteckningsblad redovisar arkivserier med ingående volymer Tänk på att arkivförteckningen ska kunna läsas och begripas av människor utanför Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen och kanske ännu viktigare: i framtiden. 12 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 13

8 Arkivförteckningen kan också innehålla en summarisk/kort inledning där du bland annat presenterar myndighetens uppdrag och sökingångar till arkivet (handlingarna) samt en hänvisning till myndighetens arkivbeskrivning. Eventuella bilagor till arkivförteckningen redovisas i innehållsförteckningen. Bilagorna kan bestå av kompletterande information som gallringsbeslut eller dokumenthanteringsplaner. Förteckningens struktur Förteckningen ska vara systematisk. Det innebär att den måste ha en struktur som gör det lätt att förstå vad arkivet innehåller. En sådan struktur kallas ibland för arkivschema eller förteckningsplan. I Sverige har vi sedan länge använt oss av det allmänna arkivschemat för att förteckna arkiv. Det är en standardiserad förteckningsmall i vilket arkivet indelas i ett antal huvudavdelningar. Indelningen utgår från handlingarnas funktion eller innehåll. Huvudavdelningarna skrivs med stora bokstäver. Huvudavdelningarna är fasta och man får inte ändra eller lägga till något. Själva poängen med systemet är att alla arkiv förtecknas enligt samma principer, vilket underlättar eftersökning. Allmänna arkivschemat A B C D E F G H J K L Ö PROTOKOLL UTGÅENDE HANDLINGAR DIARIER LIGGARE OCH REGISTER INKOMNA HANDLINGAR ÄMNESORDNADE HANDLINGAR RÄKENSKAPER STATISTIK KARTOR OCH RITNINGAR FOTOGRAFIER OCH FILMER EGET TRYCK ÖVRIGA HANDLINGAR 14 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 15

9 Arkivschemat bygger också på att arkivet redovisas i flera nivåer. Huvudavdelningarna indelas i underavdelningar, som i sin tur kan indelas i ytterligare underavdelningar. Lägsta underavdelningen kallas för serier. Det är i serien som fysiska volymer och IT-system redovisas. Huvudavdelningar och IT-system IT-system förtecknas under den huvudavdelning som systemet berör. Ekonomisystem under huvudavdelning G RÄKENSKAPER, digitala diarier under huvudavdelning C DIARIER, digitala register under huvudavdelning D LIGGARE OCH REGISTER. System som passar in under flera olika huvudavdelningar förtecknas under den huvudavdelning som rör huvuddelen av informationen. Går det inte att avgöra den mest väsentliga informationen kan IT-systemet förtecknas under D LIGGARE OCH REGISTER. Skriv hänvisning om IT-systemets serie i anmärkningskolumnen där det finns kompletterande digitala uppgifter. Magnetband, skivor och filmer behöver inte redovisas i förteckningen. Det kan istället vara mer praktiskt att föra särskilda register över dessa. För serier som tas ut på papper eller mikrofilm och där informationen inte bevaras digitalt bör det i anmärkningskolumnen framgå vilket system informationen kommit ifrån. Innehållsförteckningen Innehållsförteckningen är en lista över samtliga serier som finns i arkivet. Den ger en snabb överblick över arkivets struktur och vilka serier av handlingar som finns i arkivet. Det blir ännu mer överskådligt om du använder huvudavdelningar och underavdelningar som rubriker. En viktig regel är att det bara är serier som innehåller handlingar som ska redovisas. Finns det till exempel inga fotografier redovisade under huvudavdelning K så ska denna avdelning inte tas med. Bilden nedanför visar hur innehållsförteckningen till arkivförteckning kan se ut med huvudavdelningar, underavdelningar och serier. Volymer ska inte redovisas i innehållsförteckningen. Din innehållsförteckning blir ännu mer överskådlig om du använder huvudavdelningar och underavdelningar som rubriker. Huvudavdelning A PROTOKOLL Exempelmyndighetens arkiv Innehållsförteckning Underavdelning Serie A1A Styrelsens protokoll A1 Styrelsens protokoll A1B Styrelsens protokoll i sekretessärenden A2 Arbetsutskottets protokoll A PROTOKOLL A1 Styrelsens protokoll A1A Styrelsens protokoll A1B Styrelsens protokoll i sekretessärenden A2 Arbetsutskottets protokoll B UTGÅENDE HANDLINGAR B1 Verksamhetsberättelser B2 Nyhetsbrev Volymer Volym 1, Volym 1, Volym 1, C DIARIER C1 Exempelmyndighetens diarium 16 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 17

10 Samma arkiv kan redovisas på olika sätt med huvudavdelningar eller enbart underavdelningar. Du avgör själv vilket sätt som passar bäst för ditt arkiv. Om förteckningen endast består av ett fåtal serier behöver du inte redovisa huvudavdelningar och underavdelningar i innehållsförteckningen. På så sätt blir innehållsförteckningen inte onödigt lång. Bilderna nedanför visar två exempel på innehållsförteckningar. Exempel A visar en innehållsförteckning för ett arkiv med ett fåtal serier redovisade direkt på underavdelningen och där man uteslutit huvudavdelning. Jämför med exempel B där samma arkiv redovisas med både huvudavdelningar och underavdelningar. A Innehållsförteckning med endast underavdelningar A1 Styrelsens protokoll C1 Diarier F1 Diarieförda handlingar G1 Huvudböcker Seriernas ordning Om det inom en huvudavdelning finns mer än en underavdelning/serie måste du välja i vilken ordning du ska redovisa dem. Det finns två huvudprinciper: Kronologisk princip Den äldre serien ordnas framför den yngre. Om du förtecknar arkivet löpande och serier tillkommer under tiden så är det naturligt att dessa läggs till efter redan befintliga serier. Värdeprincipen Viktigare handlingar redovisas framför mindre viktiga. Till exempel redovisas protokoll från bolagsstämman före bolagsstyrelsens protokoll och huvudbokföring före grundbokföring. Båda principerna kan användas i samma förteckning. Underavdelningar kan grupperas efter värdeprincipen medan de underliggande serierna kan ordnas kronologiskt. B Innehållsförteckning med huvudavdelningar och underavdelningar A PROTOKOLL A1 Styrelsens protokoll C DIARIER C1 Diarier F ÄMNESORDNADE HANDLINGAR F1 Diarieförda handlingar G RÄKENSKAPER G1 Huvudböcker Förteckningsbladet och de uppgifter som redovisas för serien I serien redovisas de fysiska volymer eller IT-system som innehåller seriens handlingar. Serier förtecknas på förteckningsblad eller förteckningsblanketter. Varje serie redovisas på ett eget blad. 1 Namn Myndigheter inom Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen ska skriva huvudmannens namn före arkivbildarens namn enligt principen: Huvudman, arkivbildare. Syftet är att underlätta identifiering. Till exempel: Västra Götalandsregionen, Miljönämnden Göteborgs Stad, Kulturnämnden 18 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 19

11 Arkiv Serie: 1 2 Plats Volymnummer Tid Anmärkningar A B Seriesignum: 3 samma serie. Seriesignum och löpnummer bildar tillsammans en unik referens för volymen, ett så kallat volymsignum, till exempel A1A:1 6 Tid Avser tid när handlingarna är upprättade, inte den tid de behandlar. Tid anges i årtal. Är handlingarna odaterade skriver du uå som är en förkortning för utan år. För handlingar som förs löpande, till exempel räkenskapsböcker, avser tid äldsta och yngsta anteckning i boken. Tidsangivelsen måste vara säker. Du får inte gissa. Om du är osäker måste det framgå. Du kan då skriva på flera sätt: 1970 ca, 1970-tal eller 1900-tal beroende på vad du vet om handlingarna. Arkivet 2 Seriens namn Ange alltid seriens namn i plural, även om serien bara består av en handling. Serienamnet måste vara unikt: det får inte finnas två serier med samma namn i förteckningen. Skulle det vara så måste du göra ett tillägg som talar om vad det är för skillnad mellan serierna. Till exempel: Patientjournaler, kirurgi Patientjournaler, medicin 3 Seriesignum Varje underavdelning får en unik benämning, ett seriesignum. Det består av bokstaven för huvudavdelningen samt en siffra, till exempel F1. Vid ytterligare underindelning lägger du till en bokstav, till exempel F1A. 4 Plats Här anger du var volymen finns placerad. Detta används i första hand för volymer som har en avvikande placering. Om volymen flyttas måste du komma ihåg att ändra i förteckningen. 5 Volymnummer Varje fysisk volym ger du ett unikt löpnummer. Varje serie har sin egen löpnummerserie som går från 1 och uppåt. Det får inte finnas två volymer med samma löpnummer inom 7 Anmärkningar Det finns två typer av anmärkningar: inledande serieanmärkning (A) och volymanmärkning (B). Serieanmärkningen skriver du längst upp på förteckningsbladet. Där anger du det som är gemensamt för hela serien. Volymanmärkningen anger sådant som är specifikt för volymen. Vanliga typer av anmärkningar kan handla om tid, utseende och innehåll. Anmärkningar om serie och enskilda volymer Serieanmärkning I anmärkningsfältet kan du föra in uppgifter om serien i sin helhet och om enskilda volymer. Den inledande anmärkningen ska alltid beröra helheten, det vill säga serien. Om hela serien av volymer har samma utseende anger du detta som en inledande serieanmärkning, till exempel: Serien i arkivbox Serien inbunden Du får inte gissa när du anger när handlingarna är upprättade. Om du är osäker måste det framgå. 20 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 21

12 Till den inledande serieanmärkningen kan du också ange att serien är avslutad eller hänvisa till andra serier. Här nedanför ser du ett exempel på serieanmärkning som omfattar samtliga volymer i serien: Arkiv Göteborgs Stad, Exempelmyndigheten Serie: Styrelsens protokoll Seriesignum: A1A Plats Volymnummer Tid Anmärkningar PROTOKOLL Serien i arkivbox. Om en eller flera volymer i serien har ett avvikande utseende måste du ange detta som en volymanmärkning. Här nedanför ser du ett exempel på serieanmärkning där det huvudsakliga utseendet anges och volymanmärkning som anger det avvikande utseendet på en enskild volym: Arkiv Göteborgs Stad, Exempelmyndigheten Serie: Styrelsens protokoll Seriesignum: A1A Plats Volymnummer Tid Anmärkningar Serien i arkivbox om inte annat anges. Inbunden 22 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 23

13 Plats Volymnummer Tid Anmärkningar Serieanmärkningar kan bli omfattande, så försök att hålla dig kortfattad. Skriv bara det som är nödvändigt för att förteckningen ska vara ett effektivt redskap för sökning. Anmärkningar som rör hela serien kan bli omfattande, så försök att hålla dig kortfattad och bara skriva det som är nödvändigt för att förteckningen ska vara ett effektivt redskap för sökning. För mer utvecklade förklaringar/anmärkningar kan du istället föra en bilaga till förteckningen, skapa en inledning/ett förord till förteckningen eller använda arkivbeskrivningen för en mer fullödig anmärkning. Volymanmärkning utseende Ange alltid volymmärkningen i relation till den enskilda volymen då det är en anmärkning som inte rör serien på det övergripande planet. För att underlätta vid eftersökning och kontroll är det volymens/förvaringsenhetens utseende som ska anges, inte innehållets. Om en inbunden bok är lagd i en arkivbox så är det arkivboxen som ska anges som utseende. Volymanmärkningen kan också användas för att ange utseendet för varje volym. I dessa fall ska du inte göra en serieanmärkning om utseende. Bilden nedanför visar ett exempel då anmärkning anges för varje enskild volym. Arkiv Göteborgs Stad, Exempelmyndigheten Serie: Styrelsens protokoll Seriesignum: A1A Inbunden Arkivbox Arkivbox Arkivbox Volymanmärkningar - tid och innehåll Om handlingar från vissa årgångar saknas ska du ange det. Det gör du genom att skriva Lucka följt av år eller tidsperiod då handlingar saknas. Finns det en volymanmärkning om utseende lägger du övriga anmärkningar efter den. Rör det en längre tidsperiod och luckorna är sporadiska kan du skriva Spridda år. Här nedanför ser du ett sådant exempel. Arkiv Göteborgs Stad, Exempelmyndigheten Serie: Styrelsens protokoll Seriesignum: A1A Plats Volymnummer Tid Anmärkningar Serien i arkivbox om inte annat anges. Inbunden Lucka 1987 Lucka Spridda år För att underlätta eftersökning behöver man ibland precisera innehållet i volymerna. Det gäller till exempel om flera volymer har samma tidsintervall. Här nedanför ser du ett sådant exempel Arkiv Västra Götalandsregionen, Exempelmyndigheten Serie: Personalakter, avställda Seriesignum: F1 Plats Volymnummer Tid Anmärkningar t t t-2010 Serien i arkivbox. Födda Födda Födda Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 25

14 En viktig regel är att uttrycken Se och Häri även bara får användas vid korshänvisningar. Korshänvisningar Om en eller flera handlingar i en serie har sin fysiska placering i en annan serie måste du redovisa det. Det gör du genom en korshänvisning. Situationen uppstår då du har en bunt med handlingar som varken fyller en egen arkivbox eller ryms i någon av seriens andra arkivboxar. Då måste du lägga dessa handlingar i en annan series arkivboxar. Det kan också röra sig om en inbunden volym som har använts för olika ändamål, till exempel både som protokollsbok och räkenskapsbok. I den aktuella serien måste du ange vilka handlingar det rör sig om och var de kan återfinnas. Det gör man genom en så kallad Se-hänvisning. Hänvisningen går till den fysiska volym där handlingarna finns. Eventuella anmärkningar görs efter hänvisningen. I serien där handlingarna faktiskt förvaras gör du en Häri även-hänvisning. Den läggs sist i volymanmärkningen. Den är enbart en upplysning om att det finns ytterligare handlingar i volymen. Därför behöver den heller inte vara lika detaljerad som Se-hänvisningen. Den detaljerade informationen ska finnas i serien till vilken handlingarna hör. En viktig regel är att uttrycken Se och Häri även endast får användas vid korshänvisningar. Innehåller volymen något särskilt som du vill upplysa om, till exempel ett sakregister, skriver du med sakregister. Bilden på nästa sida visar hur en korshänvisning för en enskild volym används för att skapa relation mellan två serier. Arkiv Västra Götalandsregionen, Exempelmyndigheten Serie: Arbetsutskottets protokoll Märkning av aktomslag vid korshänvisningar Seriesignum, namn på arkivbildare och innehåll ska anges på aktomslaget. I exemplet ovan skulle man ha skrivit följande på aktomslaget. A2 Exempelmyndigheten Arbetsutskottets protokoll Lucka 1999 Seriesignum: A2 Plats Volymnummer Tid Anmärkningar Serie: Styrelsens protokoll Serien i arkivbox. Se A1A:4 Lucka 1999 Arkiv Västra Götalandsregionen, Exempelmyndigheten Seriesignum: A1A Plats Volymnummer Tid Anmärkningar Serien i arkivbox. Lucka Häri även arbetsutskottets protokoll Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 27

15 Göteborgs Stad Exempelmyndigheten Styrelsens protokoll Märkning vid aktomslagets öppning. Aktomslaget med handlingarna skulle sedan läggas överst i arkivbox A1A:4. Det finns inget som reglerar var på aktomslaget märkningen ska placeras men praxis är att man inte ska skriva mitt på aktomslaget. Vanligast är att man gör märkningen i det övre högra hörnet vid aktomslagets öppning. Vid arkivläggning av journaler rekommenderar vi att du märker aktomslaget i det övre högra hörnet vid aktomslagets rygg. På så vis skyddas handlingarna bättre från slitage när de ska tas fram ur arkivet. Västra Götalandsregionen Exempelmyndigheten Personalakter Pnr ÅÅMMDD-XXXX Efternamn, Förnamn Märkning vid aktomslagets rygg, lämpligt vid arkivläggning av journaler. Ordlista Allmän handling Framställning i skrift eller bild eller upptagning som förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Upptagning anses förvarad hos myndighet, om den är tillgänglig för myndigheten i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Allmänna arkivschemat Förteckningsplan med fasta huvudavdelningar, efter vilken arkiv struktureras, ordnas och förtecknas. Arkiv En större eller mindre mängd handlingar/uppgifter som tillkommit och arkiverats hos en arkivbildare. En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som myndigheten beslutar ska tas om hand för arkivering. Huvudregeln är att en arkivbildare bildar ett arkiv. Arkivansvarig Person som formellt ansvarar för arkivverksamheten vid exempelvis en myndighet eller företag. Arkivbeskrivning Kortfattad och översiktlig information om en myndighet, dess arkiv och arkivbildning, i syfte att underlätta användandet av arkivet. Arkivbildare Myndighet eller annan genom vars verksamhet ett arkiv uppstår. Arkivbildning Ett arkivs successiva framväxt genom att handlingar kontinuerligt förs samman i planerad och strukturerad form Arkivera Tillföra arkivet handlingar/uppgifter Arkivförteckning Sökmedel där ett arkivs bevarandehandlingar redovisas antingen enligt allmänna arkivschemat eller enligt myndighetens klassificeringsstruktur. Arkivläggning Omhänderta handlingar eller information för långtidslagring och bevarande enligt en fastställd ordning. Arkivredovisning Sammanfattande begrepp i arkivlagen för arkivbeskrivning och arkivförteckning. Avställa Uttag av arkiverade handlingar för placering i eller överföring till annan, tillfällig eller definitiv, ordning. Bestånd Storlek/omfattning av ett arkiv. Expediera Att myndigheten skickar en handling till någon utanför den egna 28 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 29

16 myndigheten eller gör den tillgänglig på annat sätt, till exempel via webben. Förteckna Redovisa handlingar i en arkivförteckning antingen enligt allmänna arkivschemat, eller enligt processorienterad informationsredovisning. Förteckningsplan Systematisk plan för att förteckna arkiv, till exempel enligt det så kallade allmänna arkivschemat. Handling Framställning i skrift eller på bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel. Information som en myndighet skapat, mot-tagit och bevarat som verifiering eller information, för att uppfylla lagstiftningens krav eller i den löpande verksamheten.. Exempel på handlingar är protokoll, brev, ritningar, fotografier, e-postmeddelanden, digitala filer och uppgifter ur databaser. Handlingsslag Mängd av handlingar som tillkommer genom att en process genomförs upprepat. Handlingstyp Handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Handlingstyp är medieoberoende, det vill säga kan bestå av analoga eller digitala handlingar. Medium Medel och metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar (information). Metadata Data om data. Används för att beskriva ett objekt, till exempel vad objektet innehåller, vem som har skapat det, hur informationen samlades in och i vilket format det är lagrat. Myndighet Avser även kommunala bolag och stiftelser. Serie En delmängd/svit av handlingar av samma slag, med samma funktion eller innehåll. Några vanligt förekommande serier är nämndprotokoll, diarieförda handlingar, personalakter och patientjournaler. Seriebildning och serieindelning bör göras oberoende av handlingarnas medium. Volym Fysisk enhet som innehåller en eller flera handlingar. Den vanligast förekommande volymen är arkivboxen (arkivkartong). Andra exempel på volymer är inbundna böcker, kortlådor, kart- och ritningsomslag inklusive rullar samt mikrofilmrullar. Mallar och exempel På Regionarkivets webbplats finns mallar som du kan ladda ner i word- och excelformat. 30 Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat Förteckna arkiv enligt allmänna arkivschemat 31

17