Dokumenthanteringsplan 2014

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Dokumenthanteringsplan 2014"

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan 2014 Byggnadsnämnden Fastställd av Byggnadsnämnden

2 Innehållsförteckning Inledning 3 Historik byggnadsnämnden 3 Byggnadsnämndens verksamhet 4 Organisationsschema 4 Allmänhetens sökvägar 5 av allmänna handlingar 6 Gallring 6 Diarieföring 7 Förvaltningens IT-system 8 Beskrivning enligt OSL 9 Dokumenthanteringsplanens kolumner 10 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 11 Arkivansvariga och arkivredogörare 12 Dokumenthanteringsplan 13 2

3 Inledning En dokumenthanteringsplan redovisar de handlingstyper som finns i verksamheten och beskriver hur de hanteras. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om diarieföring, förvaring, sortering och sökvägar. Här finns också instruktioner för leveranser till förvaltningens arkiv samt för den slutliga leveransen till kommunarkivet. Dokumenthanteringsplanen är dessutom nämndens gallringsbeslut. Detta innebär att den reglerar vilka handlingar som ska bevaras, vilka som ska förstöras och i så fall när. Tanken är att den ska vara ett verktyg såväl för dem som hanterar informationen i verksamheten som för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. Dokumenthanteringsplanen ger överblick över informationsflödet samt vilka processer informationen skapas i vilket gör det lättare att planera administrativa rutiner, svara på frågor (interna och externa) och sammanställa information. Informationen eller handlingarna som redovisas i dokumenthanteringsplanen är oberoende av media, det kan alltså handla om allt från papper till en post i en databas. Historik Byggnadsnämnden Den kraftiga urbaniseringen i slutet av 1800-talet och de vanligt förekommande bränderna ledde till att en byggnadsstadga för rikets städer inrättades Landskommuner som Lindome, Kållered och Fässberg omfattades dock inte av lagstiftningen. För tätbebyggda delar av en landskommun, s.k. municipalsamhällen, kunde emellertid lagstiftningen användas och efter det att Mölndals municipalsamhälle bildades 1912 tillkom det också en byggnadsnämnd som var verksam 1913 till En oönskad effekt var att nyproduktion av fastigheter förlades utanför municipalsamhällets gränser för att komma undan de detaljerade bestämmelserna och det var också en av anledningarna till att hela Fässberg 1922 bildade Mölndals stad. Byggnadsnämnden i Mölndals stad verkade då den vid kommunsammanslagningen lades samman med byggnadsnämnderna i Kållered och Lindome kommuner som båda varit verksamma sedan Dokumenthanteringsplanen ska vidmakthållas och vara lättillgänglig för alla. Den ska även kontinuerligt revideras. Har du frågor/synpunkter eller tycker att något handlingsslag saknas eller borde tas bort kontaktar du förvaltningens arkivansvarige (). Det är sedan byggnadsnämnden som fattar beslut om eventuella ändringar och tillägg, efter samråd med arkivmyndigheten (kommunstyrelsen). Föreliggande dokumenthanteringsplan antogs av byggnadsnämnden och har diarienummer BN 0005/2014 3

4 Byggnadsnämndens verksamhet Byggnadsnämnden är den myndighet som ansvarar för tillsynen av byggnadsverksamheten i staden. Nämnden arbetar för en god byggnadskultur samt en god och estetiskt tilltalande stads- och landskapsmiljö. Byggnadsnämnden svarar för bygglov, marklov, rivningslov, byggtillsyn, bostadsanpassning, detaljplaner med enkelt förfarande samt mät-och kartverksamhet. Inom nämnden finns även den kommunala lantmäterimyndigheten. Nämnden består av nio ordinarie ledamöter och nio ersättare. För beredning av nämndens ärenden finns ett arbetsutskott bestående av tre ledamöter och tre ersättare. savdelningen (BBB) BBB (bygglov, byggtillsyn och bostadsanpassning) ansvarar för bygglov, byggtillsyn och gestaltningsfrågor i staden. Avdelningen hanterar också anmälningar om så kallade olovliga åtgärder, tillstånd för brandfarliga varor och braskaminer samt bostadsanpassningsärenden för funktionshindrade. Stadsingenjörsavdelning (Sting) Sting ansvarar för kart- och mätverksamhet och stadens geografiska information. Här finns även den kommunala lantmäterimyndigheten (KLM), som lyder under byggnadsnämnden organisatoriskt och budgetmässigt, men ej beslutsmässigt. KLM har en separat dokumenthanteringsplan. Organisation Stadsbyggnadsförvaltningen har två huvudmän. Förutom byggnadsnämnden, som styr över nedanstående tre avdelningar, finns här också planeringsutskottet, som styr över planavdelningen samt mark och exploatering. Denna dokumenthanteringsplan rör endast byggnadsnämnden. Administrativa avdelningen Den administrativa avdelningen sorterar under både planeringsutskottet och byggnadsnämnden. Avdelningens uppgift är bland annat att upprätta budget, ekonomisk planering och bokslut för förvaltningen. Man sköter också nämndadministrationen och ansvarar för nämndens arkiv. 4

5 Allmänhetens sökvägar till byggnadsnämndens handlingar Byggnadsnämnden rekommenderar följande sökvägar till förvaltningens allmänna handlingar. Många sökmedel är tillgängliga på internet. Stadshusets informationscentral har en dator tillgänglig för allmänheten. 1. Diarium Här kan man söka förvaltningens alla registrerade handlingar och ärenden. Byggnadsnämndens diarium kan inte nås via internet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens expedition för sökningar i diariet. 4. Nämndens protokoll ggnadsnamnden/protokoll Protokollen finns tillgängliga i fulltext med hänvisning till registrerade ärenden, men rensade från känsliga personuppgifter. För närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter kontakta registrator Sekretess förekommer i verksamheten. 2. Dokumenthanteringsplanen Här listas samtliga handlingsslag som finns i verksamheten med regler för bland annat bevarande, gallring och förvaring. 3. Arkivförteckningen Arkivhandlingar förtecknas systematiskt efter sin funktion (ex. protokoll eller register) och inte efter ämne som böckerna i ett bibliotek. I arkivförteckningen finns dels en historik över organisationen som bildat arkivet och dels en systematisk förteckning. I förteckningen finns uppgifter om vilka volymer (ex. arkivlådor, inbundna volymer) som finns i arkivet. Enskilda handlingar kan sökas i särskilda register, till exempel diarier. 5

6 av allmänna handlingar Arkivlagen säger att det är myndighetens skyldighet att skydda sina handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. I Mölndal gäller Riksarkivets krav på arkivlokaler (RA-FS 1997:3). Det innebär bland annat att arkivlokalen ska stå emot brand i två timmar, inga vattenbärande rör får finnas i lokalen och låset ska vara i minst skyddsklass 2. Om nya arkivlokaler ska uppföras bör kommunarkivet kontaktas. Har man mindre mängder handlingar kan man förvara dessa i dokumentskåp, men de ska då klara samma krav som arkivlokaler (t ex en brandklassning enligt EJ 120). Digital förvaring av allmänna handlingar Arkivreglerna gäller givetvis även information som förvaras digitalt. Det är tillåtet att förvara handlingar digitalt, men det måste ske på ett betryggande vis och det är nämnden (inte IT-avdelningen) som ansvarar för att informationen överlever och är sökbar. IT-avdelningen driftar systemen och tar t ex back-up, men ansvarar inte för att informationen konverteras till aktuella format och att handlingarna därmed är läsbara. Nämnden svarar också för de kostnader som uppstår om/när handlingarna ska tas om hand för digital arkivering (t ex konvertering till godkända format eller migrering av data ur det leverantörsberoende systemet till kommunarkivet). När nya verksamhetssystem ska upphandlas finns det en checklista rörande arkivfrågorna på kommunarkivets sida på intranätet. Där finns även en lista över de filformat som är godkända för långtidslagring. Vad gäller säkerhetsnivåer och förvaring av digital information gäller i övrigt Mölndals stads IT-säkerhetspolicy som finns på intranätet. Gallring Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Vid osäkerhet kontaktas förvaltningens arkivansvarige. Notera att det i en del speciallagar (t ex bokföringslagen) finns regler för bevarande under en viss tid. Detta innebär emellertid inte att man får lov att gallra handlingarna när tiden löpt ut. Arkivlagens bestämmelser tar då över och det är alltid förvaltningens dokumenthanteringsplan som reglerar gallringen. Om handlingstypen inte finns med i dokumenthanteringsplanen ska handlingarna bevaras till dess nämnden fattat ett gallringsbeslut. Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som ITavdelningen ansvarar för utan det är förvaltningens systemansvarige som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet. När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska gallras. Tänk dock på att om någon begär att få ta del av en handling som enligt dokumenthanteringsplanen skulle ha varit gallrad, men som av någon anledning undgått gallring, ska gallringen inte verkställas innan eventuellt utlämnande. Hur gallrar man? Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som också ansvarar för att handlingarna gallras. Det händer att informationen som ska gallras finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska 6

7 givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. Finns det ingen dokumentförstörare som kan tugga sönder handlingarna på plats kan man slänga dem i de behållare för sekretesshandlingar som finns i stadshusets källare. Diarieföring I dokumenthanteringsplanen står det vilka handlingsslag som bör registreras i diariet. Det är dock aldrig fel att diarieföra i fall av osäkerhet. Tänk på att det är originalet som ska diarieföras. Vid utsänd handling diarieförs kopian. Allmänna handlingar ska registreras så snart de kommit in till eller upprättats hos en myndighet... (kap 5 1 OSL 2009:400). Denna regel är till för att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och också kunna granska verksamheten. Det finns dock undantag från registreringskravet: 1. Om handlingen är av uppenbart ringa värde för verksamheten behöver man varken registrera eller hålla den ordnad. (kan vara t ex reklam, inbjudningar till konferenser, cirkulär) Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur man går tillväga: Är det ett meddelande på din telefonsvarare eller ett SMS gör du en tjänsteanteckning som registreras i diariet. Inkommer informationen via en webbtjänst i något av förvaltningens verksamhetssystem tas den ut på papper och diarieförs. Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren, kontakta då IT-enheten för mail och verksamhetssystem eller telefonenheten för röstmeddelanden och SMS. Minnesanteckningar Minnesanteckningar är endast handlingar som tillkommit som ett stöd i handläggningen av ett ärende och som inte tillför ärendet något nytt, exempelvis en sammanställning av diarieförd information. Minnesanteckningar är inte allmänna handlingar och rensas ut innan ärendet avslutas. En minnesanteckning blir dock allmän handling om den expedieras eller tas om hand för arkivering. Tänk på att interna handlingar som man ibland betraktar som arbetsmaterial eller minnesanteckningar (kan t ex vara lathundar och mötesanteckningar) i regel är allmänna handlingar. Leverans till kommunarkivet 2. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att man utan svårighet kan fastställa om de kommit in eller upprättats. Det gäller t ex. fakturor och protokoll. Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. För alla handlingar som ska bevaras, med undantag för bygglovsarkivet som används i den dagliga verksamheten, gäller att leverans till kommunarkivet sker efter tio kalenderår utöver det år då ärendet initierades. Ärenden som startats 2002 levereras 2013, och så vidare. 7

8 Förvaltningens IT-system Elektroniskt ärendehanteringssystem Under senare år har bygglovsavdelningen använt sig av flera diariesystem. Från år 1995 till den 31 mars 2008 är handlingar inskrivna i diariesystemet BAS. Tidigare år troligtvis i Bers och under en period parallellt med BAS. Handlingar som betecknas "Bers" är inte sökbara i BAS utan verkar ha förkommit i BAS-databasen. Fr.o.m finns bara ett diariesystem, BAS. Diarienumret i BAS skrivs med nio tecken, till exempel " ". I förteckningen och på aktomslagen förkortas diarienumret till tre siffror. Den 1 april 2008 infördes Platina som diarie- och ärendehanteringssystem för bygglovsavdelningen. Det digitala diariet i BAS och mikrofilmsförteckning konverterades till Platina. Diarienumret i Platina skrivs "BN 27/08". I arkivförteckningen skrivs ärendenumren " " Sedan mars 2011 använder bygglovsavdelningen sig av ärendehanteringssystemet ByggReda. Diarienummer skrivs fortsatt enligt modellen BN 255/08. Bostadsanpassningsfunktionen använder sig av BAB för Windows. Övriga IT-system De verksamhetssystem som för närvarande är i drift i verksamheten. Agresso Kommunen har ett gemensamt ekonomisystem som stadsledningsförvaltningens ekonomiavdelning ansvarar för. Byggnadsnämndens ekonomiredovisning sker i Agresso. Den information som hanteras i systemet är t ex fakturor, budget, internbudget, månadsrapporter, delårs- och helårsbokslut. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens ekonom för sökningar i Agresso. ByggReda Förvaltningens diarieföring sker i ByggReda och delar av nämndadministrationen hanteras i systemet. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens expedition för sökningar i ByggReda. Se även punkten Diarieföring, ovan. Marshplus Kommunens gemensamma incidentrapporteringssystem. Här registreras alla tillbud och skador. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens säkerhetsansvarige för sökningar i Marshplus. Personec Kommunens gemensamma personal- och löneadministrativa system. Stadsledningsförvaltningens personalavdelning ansvarar för bevarande och gallring. Information som förvaltningen hanterar i systemet är tidrapportering, semester och frånvaro. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens löneadministratör för sökningar i Personec. 8

9 Proceedo Kommungemensamt elektroniskt beställningssystem som stadsledningsförvaltningens upphandlingsavdelning ansvarar för. Här registreras alla ramavtal tillsammans med inskannade avtalshandlingar. Tjänstemännen använder systemet för att skriva ut rekvisitioner eller göra elektroniska beställningar av varor och tjänster. Systemet tar även emot fakturor, men vidare fakturahantering sker genom koppling till ekonomisystemet Agresso. Det finns inga offentliga sökvägar till systemet. Allmänheten kan kontakta förvaltningens ekonom för sökningar i Proceedo eller Agresso. Visual arkiv Kommunens gemensamma arkivförteckningssystem. Kommunarkivet ansvarar för bevarande och gallring. Här registreras alla handlingar som tas omhand för arkivering. Allmänheten kan söka i förteckningarna online: doc.view=entire_text Beskrivning enligt 4 kap. 2 Offentlighets och Sekretesslagen 2009:400 (OSL) 1. Myndighetens organisation och verksamhet: Se beskrivning ovan. 2. Sökmedel till myndighetens allmänna handlingar: Se beskrivningar ovan. 3. Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: I stadshusets reception finns dator för allmänheten. För sökningar i IT-system eller pappershandlingar som inte är tillgängliga för allmänheten kontakta byggnadsnämndens expedition Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter: Kontakta byggnadsnämndens expedition Bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar: Sekretess förekommer i verksamheten, jämför OSL, 8 kap. om sekretess mot enskilda och mot andra myndigheter, 15 kap. om försvarssekretess, 18 kap. om sekretess till skydd främst för intresset av att förebygga eller beivra brott och 21 kap. om förföljda personer, m.m. 6. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker: Byggnadsnämnden lämnar ut uppgifter till Statistiska centralbyrån. 7. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter: Byggnadsnämnden lämnar ut dokument som innehåller personuppgifter med stöd av tryckfrihetsförordningen och tar betalt för kopior enligt byggnadsnämndens taxa. 9

10 Dokumenthanteringsplanens kolumner Kategori av handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. /gallras Bevara innebär att handlingen bevaras för all framtid. Leverans till kommunarkivet sker tio år efter ursprungsåret för bevarande för all framtid. Gallra innebär att man förstör handlingen oavsett om det är digital eller pappersinformation. innebär att ansvarige själv gör bedömningen när handlingen ska förstöras. I många fall finns kommentar till detta i anmärkningsfältet. Gallring efter tio år innebär att handlingen kan gallras tidigast tio kalenderår utöver det år handlingen inkom/upprättades. Gallringen bör ske under kontrollerade former, genom att handlingarna bränns eller tuggas. Digital information ska förstöras så att den inte går att återskapa. förvaring Här anges huruvida handlingen behöver registreras och var den förvaras. I förekommande fall redogörs för sökingångar. Handlingen kan antingen förvaras i arkivskåp, arkivlokal eller på tjänsterum. Sorteringsordningen kan vara alfabetisk eller numerisk. Viktigt är att handlingar med sekretessbelagda uppgifter förvaras inlåsta. Detta gäller även kopior. Kopior behöver dock inte förvaras i brandsäkra arkivskåp. En handling kan vara en datafil, en databas, mikrofilm, ett ljudband, ett papper med mera. Den kan ofta förekomma i verksamheten i flera olika exemplar. I denna kolumn anges i vilket format handlingen arkiveras. Handlingar som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Se Sveriges Provnings- och Forskningsinstituts (SP) förteckning över certifierad skrivmateriel samt Riksarkivets föreskrifter, råd och rekommendationer beträffande digitala medier. Arkivbeständigt papper ( Arkiv 80 ) har förmåga att under lång tid motstå åldring och inverkan av slitage eller nötning vid användning. Det måste därför användas till handlingar som ska bevaras och där man kan förvänta sig ett stort slitage, t ex protokoll och register. Där papper anges ska istället åldringsbeständigt papper ses som ett minimikrav. Åldringsbeständligt papper har inte har samma motståndskraft mot mekaniskt slitage. Vanligt kopieringspapper är i regel åldringsbeständigt. Arkivsignum Kombination av bokstäver och siffror som används för att beteckna serier och volymer i en arkivförteckning. Alla volymer med handlingar som ska bevaras förses vid arkivläggning av en unik kod. Detta görs av förvaltningens centrala arkivfunktion inför leverans till kommunarkivet. 10

11 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Definition av handlingar som kan gallras vid (KS 278/12). Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse 1. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. 2. Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. 3. Handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse. 4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde eller som är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprättahålla samband inom arkivet. 6. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. 7. Loggar för e-post, mobiltelefoni och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen, och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. 8. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 9. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier. 10. Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. 11. Webbmöten och videokonferenser under förutsättning att innehållet är av tillfällig och ringa betydelse. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar 1. Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. 2. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom 11

12 elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. 3. Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Arkivansvariga och arkivredogörare Arkivansvarig för byggnadsnämnden är (). Arkivredogörare för byggnadsnämnden är Annie Berglund ( ). Arkivansvarig för KLM är Peter Holmström ( ) Arkivredogörare för KLM är Johny Hörlind ( ). 4. Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande som tillfört ärendet sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet. 5. Felaktiga uppgifter i digitala upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. 6. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, samt digitala upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. 7. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier som tillfört ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet tillförts handlingarna i ärendet. 12

13 Sida 1 av 15 / ADMINISTRATION Allmänt Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Allmänt Projekthandlingar Allmänt Verksamhetsberättelser BN Förvaras hos respektive handläggare. Registreras och förvaras i akten med ärendet. Registreras och förvaras i akten med ärendet. Se kommunarkivets hanteringsrutiner för projekt, sist i detta dokument. Arkivredovisning Arkivförteckning med arkivbeskrivning Finns i kommungemensamma Visual Arkiv. Arkivansvarige förtecknar löpande. Kommunarkivet ansvarar för bevarande. Digitalt Arkivredovisning Dokumenthanteringsplan Arkivredovisning Förteckning över mikrofilmskort, bygglovsarkivet Registreras i ByggReda. Föreliggande dokument. Utgör styrdokument och nämndens gallringsbeslut. Uppdateras senast vartannat år. Pärmar i fastighetsordning Förekommer i tre format. Röda pärmar i arkivet, nummer konverterade samt till det diarieförda ärendet i från tidigare ärendehanteringssystem BAS till ByggReda samt ByggReda. excelblad som bifogas ärendet som arbetsmaterial i ByggReda. Arkiv 80 Digitalt D1 Arkivredovisning Mikrofilmskort sarkivet på stadsbyggnadsförvaltningen. arkivet mikrofilmas för ärenden startade fram till och med Originalet är säkerhetsfilmen som befinner sig i kommunarkivets klimatarkiv. Sökingångar är mikrofilmsförteckningarna som finns på papper i anslutning till korten, samt i dokumenthanteringssystemet ByggReda. Digitaliseringsarbete pågår. Mikrofilm F3 Arkivredovisning Reversaler I pärm hos arkivarien. Är ett kvitto på leverans till kommunarkivet. Diarium Bekräftelsekort (fd. diariekort) Registreras och förvaras i akten med ärendet. Avser den handling byggnadsnämnden skickar ut för att bekräfta att ett inskickade handlingar tagits emot och att ett nytt ärende initierats. Kopior förvaras i pärm på expeditionen (gallras vid ). Tidigare serie C1A.

14 Sida 2 av 15 / Diarium Diarieförda handlingar Diarium Diarium Diarium Handlingar som handlingsregistreras utan att ges ärendestatus Kronologiskt i närarkiv eller hos handläggare När ärenden avslutas rensas de av handläggare från ovidkommande papper och arkiveras i någon av serierna F1A Allmän serie, F1B Ej filmbara handlingar, F3A Mikrofilmade beviljade bygglov eller Allmän serie 2009-). Utgör register. Byggnadsnämnden använder dokument- och ärendehanteringssystemet ByggReda. Bostadsanpassningen använder BAB för Windows. Årslistor skrivs ut för båda. Arkivering sker i samråd med kommunarkivet. 2 år Registreras och förvaras kronologiskt i pärm på expeditionen Avser handlingar av mindre betydelse, exempelvis enklare förfrågningar, som registreras i diariet men som inte sorterar under något ärende. Digitalt Se anm. Diarium "Tillhör-beslut"-fil Tillförs ärendet i ByggReda Alla handlingar som tillhör ett beslut skannas vid ärendets avslut till en separat pdf-fil som bifogas ärendet som arbetshandling i ByggReda. Digitalt Diarium Årslistor Diarium Ärendekort med handlingsförteckning Skrivs ut från ByggReda och BAB Skrivs ut årligen och redovisar samtliga ärenden sorterade efter ärendenummer och efter initierare (BAB endast ärendenummer). C1C Tillförs akten med det diarieförda ärendet Skrivs ut när ärendet har avslutats. Ekonomi Allmänt: Förvaltningens ekonomiska redovisning sker kommuncentralt i Agresso. Gallring inom Agresso sker centralt. För handlingar rörande ekonomi följer, om inte annat anges nedan, byggnadsnämnden kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan för ekonomiska handlingar. Eventuellt inkommande fakturor skickas vidare till kommunens ekonomikontor för hantering i Agresso. Rekvisitioner och beställningar av varor eller tjänster hanteras och förvaras i Proceedo eller hos avdelningschef. Ekonomi Avtal Ekonomi Bokföringsorder, rättelser 2 år efter avtalstidens utgång. Registreras och förvaras alfabetiskt i pärm i närarkiv. 10 år Förvaras kronologiskt i närarkiv. Avser avtal som inte är av tillfällig betydelse eller utgör ett eget ärende.

15 Sida 3 av 15 / Ekonomi Bokslutshandlingar (arbetsmaterial och underlag Ekonomi Meddelanden, rapporter och anvisningar från ekonomiavdelningen Förvaras hos ekonom. Hos ekonomiansvarig. Ekonomi Reversaler, kvitton handkassa Ekonomi Underlag för utgående fakturor Ekonomi Verifikationer 2 år Förvaras i pärm i närarkivet. Kvitton från försäljning av utskrifter. 10 år Förvaras kronologiskt hos ekonomiansvarig, delvis i källararkiv. Ekonomiansvarig ansvarar för arkivering och gallring. 10 år Hanteras i de flesta fall centralt på kommunens ekonomikontor. Annars gäller 10 år. Information Bilddokumentation över verksamheten i urval Förvaras kronologiskt. Registreras ej. Digitala bilder förvaras under G:\SBF\Verksamhetsspecifikt\Bildarkiv. Digitalt F11A Information Egenproducerat informationsmaterial i urval Förvaras kronologiskt. Registreras ej. Foldrar, broschyrer och liknande. B1 Information Byggnadsnämndens informationsmaterial på Mölndal.se samt intranät Information Underlag för ändringar på intranät eller webbplats Dokumentation av webbsidor och intranät vid större förändringar sköts av kommunens kommunikationsenhet. Nämndsadministration Bevis om protokollsjustering Nämndsadministration Delegeringsbeslut Placeras på kommunens anslagstavla Registreras och samlas kronologiskt i pärm hos registrator. Kopia i akten till det diarieförda ärendet. Inaktualitet = när överklagandetiden löpt ut. av stadshusets informationscentral. Kopia biläggs det diarieförda ärendet. Arkiv 80 A3A

16 Sida 4 av 15 / Nämndsadministration Kallelser, föredragningslistor byggnadsnämnden och dess arbetsutskott. Nämndsadministration Protokoll, byggnadsnämnden Nämndsadministration Protokoll, byggnadsnämndens arbetsutskott 2 år Finns i pärm på expeditionen. Digital version publiceras på Molndal.se i pdf-format samt placeras under G:\Sbf\Gemensam\BN och PU\Byggnadsnämnd. Kronologiskt i pärm på expeditionen. Lämnas till registrator efter justering. Digital version publiceras på Molndal.se i pdf-format samt placeras under I:\Protokoll\BN. Arkivexemplaret är dock alltid den justerade pappersversionen. Kronologiskt i pärm på expeditionen. Lämnas till registrator efter justering. Digital version publiceras på Molndal.se i pdf-format samt placeras under I:\Protokoll\BN. Arkivexemplaret är dock alltid den justerade pappersversionen. Arkiv 80 Arkiv 80 A1A A1B Personalfrågor Allmänt: Kommunens personalfunktioner centraliserades Handlingar gallras enligt kommunstyrelsens personal- och organisationsutskotts dokumenthanteringsplan. Personalfrågor Anteckningar från arbetsplatsträffar (APT) Personalfrågor Anteckningar från medarbetarsamtal Personalfrågor Protokoll förvaltningsrådet 2 år Förvaras kronologiskt i pärm hos avdelningschef. Registreras ej. 2 år Förvaras hos avdelningschef. Registreras ej. Förvaras kronologiskt hos byråassistent. Registreras ej. Ansökningsförfaranden sköts i regel helt digitalt via "Offentliga jobb". Vid tillsättning av tjänst skapas ett ärende med ansökningshandlingar och anställningskontrakt för den anställde, samt en sammanställning över övriga sökande. Övriga handlingar gallras. Nås även på G:\Sbf\Administrationavdelningen\Avdmöten\Mötesanteckningar. A4

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Styrdokument Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse Antagen av kommunfullmäktige, 280 Giltighetstid 2008-04-03 2011-12-31 2 (5) Beslutshistorik Gäller från Antagen av kommunfullmäktige,

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: BYGGLOVENHETEN Beslutad: MSN 2014-05-14 Dnr MSN 2014/49-004 Upprättad: 2014-04-11, reviderad 2014-04-30 Uppdaterad: Övergripande information rörande

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse + Bilaga Stöd&Process/Kanslienheten 2013-10-07- Mikael.Bonnevier 08-590 970 33 Dnr Fax 08-590 733 40 Mikael.Bonnevier@upplandsvasby.se Tillämpningsanvisningar för gallring av handlingar av tillfällig eller

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR GUNNEBO SLOTT OCH TRÄDGÅRDAR AB Fastställd av styrelsen för Gunnebo Slott och Trädgårdar AB 2012-12-11 1 Inledning En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid

Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Dokumenthanteringsplan för kultur och fritid Fastställd 2013-06-05, Reviderad 2013-10-17, dnr KFN 2013/71 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten

Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Riktlinjer för användning av sociala medier i tjänsten Gäller för anställda inom Vimmerby kommun och anställda inom helägda kommunala bolag. Antagen av kommunfullmäktige 2011-10-31 211 Riktlinjer för

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20080220 Dokumenthanteringsplan för Byggnadsnämndskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 66 Handlingsnummer KS 2008/134 Fastställd av byggnads och miljöskyddsnämnden den 20

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Kommunens revisorer

Dokumenthanteringsplan Kommunens revisorer Rev 5/14 Dokumenthanteringsplan Kommunens revisorer Antagen av kommunens revisorer den 18 februari 2014 Gäller från och med den 1 mars 2014 Inledning I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring,

Läs mer

Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun

Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun Styrande dokument Senast ändrad 2011-11-04 Gemensam gallringsplan för allmänna handlingar i Växjö kommun Dokumenttyp Styrande dokument Dokumentansvarig Kommunkansliet Dokumentnamn Gemensam gallringsplan

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Institutionen för stad och land 2015-06-03 Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360 Introduktion Allmänna handlingar vid myndigheter

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK --- FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt)

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt) E-post - som vidarebefordras till annan förvaltning Server Vid inaktualitet Gallras efter vidarebefordran E-post - övrigt Kanslisekr. Se anmärkning Gallras efter 5 år, plac. Med icke diarieförda handlingar

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)

Läs mer

Så här läser du ditt sökresultat:

Så här läser du ditt sökresultat: Dnr ARK/2012:3 KOMMUNARKIVET Kommunledningsförvaltningen Hitta i arkivförteckningar Den här broschyren är tänkt att vara en guide för dig som vill lära dig att hitta själv i arkiven som finns hos kommunarkivet.

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen

Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Tjänsteskrivelse 2013-04-27 KFN 2012.0087 Handläggare: Annelie Liljebjörn Arkivtillsyn på samhällsbyggnadsförvaltningen, teknik och fastighetsavdelningen Sammanfattning Inspektion består bland annat av

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282 FÖRFATTNINGSSAMLING (8.5.1) Kommun Myndighet DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum 20030101 Fastställelse MBN 20021205 282 Handlingar (dokument) Förvaringsplats

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde

Läs mer

EU-projekt Karlshamns kommun

EU-projekt Karlshamns kommun 1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana

Läs mer

Kompetensinsatser gällande ny plan- och bygglag M 2010:01. Innehållsförteckning

Kompetensinsatser gällande ny plan- och bygglag M 2010:01. Innehållsförteckning Kompetensinsatser gällande ny plan- och bygglag M 2010:01 Innehållsförteckning Nyheter i den nya plan- och bygglagen... 1 Innan ansökan om bygglov... 2 Efter det att du har fått bygglov... 2 Här nedan

Läs mer

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig

Läs mer

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014

Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 2014-01-20 BUN 2013.0501 Handläggare: Lars Jonsson, Barn -och utbildningsförvaltningen Barn och utbildningsnämnden Informationshanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden 2014 Sammanfattning I enlighet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

Beskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen

Beskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen ELSÄK2000, v1.2, 2013-02-01 FÖRTECKNING 1 (10) Kim Reenaas Verksjurist Generaldirektörens stab 010-168 05 03 kim.reenaas@elsakerhetsverket.se 2015-08-10 Dnr 15EV2503 Ersätter dnr 14EV2741 Beskrivning av

Läs mer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer

Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Digital arkivering i Örebro kommun - riktlinjer Antagna av kommunstyrelsen den 5 mars 2002. Dessa riktlinjer gäller alla typer av digital information, t.ex. databaser, dokument, bilder, kartor och ritningar.

Läs mer

Råd för systembeskrivning

Råd för systembeskrivning Landstingsarkivet Råd nr. 3 Sidan 1 av 6 LA 2011-4072 Version 3 Råd för systembeskrivning Varför ska systembeskrivningar upprättas? Följande text återfinns i Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) 4 kap.

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet. Första giltighetsdatum 2010-08-25 Dnr 214/2010 004 Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper

Läs mer

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv

Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv. - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Att leverera enskilt material till Lerums kommunarkiv - föreningsarkiv, privatarkiv och företagsarkiv Vårt gemensamma kulturarv Arkiven är en del av vårt kulturarv och för att bevara vårt lokala kulturarv

Läs mer

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV

SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR. REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV SPARA ELLER KASTA? RÅD OCH ANVISNINGAR VID SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR REGION- OCH STADSARKIVET GÖTEBORG 2007 med FOLKRÖRELSERNAS ARKIV 1 SVENSKT FÖRENINGSLIV ÄR UNIKT! Sverige är det föreningsrikaste

Läs mer

Informationshanteringsplan 2014

Informationshanteringsplan 2014 Tjänsteskrivelse 2013-10-23 : Emmy Andersson FHN 2013.0084 Folkhälsonämnden Informationshanteringsplan 2014 Sammanfattning Enlighet Karlskoga kommuns kommunala arkivreglementet (KF 2008-05-26, 101) skall

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.6 Lokalförsöjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde 2.Stödjande

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet Första giltighetsdatum Fastställd Reviderad Skolnämnden 2010-01-01 2009-11-18 133 2010-06-16 84 Handling Sortering Medium Förvaring Bevaras/Gallras Anmärkning

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer