8. Leveranser till Landstingsarkivet

Transkript

1 ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet 8. Leveranser till Landstingsarkivet Leveranser till Landstingsarkivet... 2 Vad säger regelverket?... 2 När ska verksamheten leverera arkivmaterial till Landstingsarkivet?... 3 Hur gör vi om vi vill leverera?... 4 Leveransförfrågan... 4 Leveranskrav... 5 Vad kostar det att leverera till och förvara på Landstingsarkivet?... 5 Vad händer när vi har förberett vårt material enligt Landstingsarkivets leveranskrav?... 6 Leveransbesiktning... 6 Leveranser av material på papper... 6 Leveranser av ritningar... 7 Leveranser av mikrofilm... 7 Leveranser av fotografier... 8 Leveranser av information till digitala slutarkivet... 8 Leveranser av gallringsbart material Leveranser av arkivmaterial från privat verksamhet Bilagor: Bilaga 8:1 Leverans av pappersjournaler Bilaga 8:2 Filformat vid leverans av digital information till Landstingsarkivet

2 ARKIVHANDBOK 2 (10) 8. Leveranser till Landstingsarkivet Landstingsarkivets lokaler i Flemingsberg är specialbyggda för vår arkivverksamhet och de utrymmen där arkivmaterialet förvaras är anpassade för att ge bästa möjliga skydd och säkerhet för materialet, oavsett medium. Arkivlokalerna rymmer närmare löpmeter arkivmaterial. Förutom lokaler för material på papper finns särskilda lokaler för förvaring av mikrofilm, fotografier och patologiskt preparat. Landstingsarkivet har även sedan år 2005 ett digitalt arkiv för slutlig förvaring av digitalt lagrad information/handlingar. Det digitala arkivet rymmer framförallt patientjournaler men arkivet kan även förvara information från webbsidor, ärendehanteringssystem, personaladministrativa system, ekonomisystem med flera. Våra arkivlokaler är i första hand avsedda för slutlig förvaring av arkivmaterial från landstingets verksamheter men vi har även möjlighet att ta emot material från privat verksamhet och från enskilda personer och institutioner. Vad säger regelverket? De grundläggande bestämmelserna om leveranser av arkivmaterial till Landstingsarkivet finns i arkivlagen och i landstingets dokument- och arkivreglemente. I korthet innebär det följande: Landstingsarkivet är skyldigt att ta emot arkivmaterial från nedlagda myndigheter/verksamheter i de fall verksamheten inte förs över till en annan myndighet/verksamhet. En sådan leverans ska enligt arkivlagen ske inom tre månader, såvida inte landstingsfullmäktige har beslutat något annat. Landstingsarkivet har rätt att efter ensidigt beslut överta arkivmaterial från en myndighet/verksamhet om det finns misstankar om att materialet inte hanteras på rätt sätt. Landstingsarkivet har även rätt att efter överenskommelse med myndigheten/verksamheten överta arkivmaterial. Detta är den vanligaste formen av leveranser. När Landstingsarkivet övertar arkivmaterial från en myndighet/verksamhet medför det att äganderätten till och hela ansvaret för materialet övergår till Landstingsarkivet. Detta innebär att Landstingsarkivet i fortsättningen svarar för förvaring, vård och tillhandahållande av arkivmaterialet. Bestämmelserna om leveranser gäller även för de bolag, föreningar och stiftelser där landstinget utövar ett rättsligt bestämmande inflytande.

3 ARKIVHANDBOK 3 (10) Arkivmaterial som levereras till Landstingsarkivet ska vara gallrat, ordnat och förtecknat. I kapitel 7 Arkiv- och informationsredovisning kan ni läsa mer om hur man ordnar och förtecknar arkiv. Även under rubrikerna Leveranskrav, Leveranser av material på papper, Leveranser av ritningar, Leveranser av mikrofilm, Leveranser av fotografier och leveranser av information till digitala slutarkivet i detta kapitel, samt i bilaga 8:1, hittar ni mer information om hur arkivmaterial ska vara ordnat och förtecknat inför en leverans. Digitala leveranser skall följa inleveransspecifikation för respektive informationstyp (ev. ritningar, diarier) Landstingsarkivet har även rätt att ta emot arkivmaterial från privata verksamheter samt från enskilda personer och institutioner. I enlighet med patientdatalagen är Landstingsarkivet även skyldigt att efter beslut ta hand om så kallade herrelösa patientjournaler från privatpraktiserande läkare vars verksamhet har upphört. Beslut om omhändertagande av sådana journaler fattas av Socialstyrelsen. När ska verksamheten leverera arkivmaterial till Landstingsarkivet? I de grundläggande bestämmelserna om leveranser finns endast en tidsgräns för när ett arkivmaterial ska levereras till Landstingsarkivet. Det är när en myndighet/verksamhet upphör och verksamheten inte överförs till någon annan myndighet/verksamhet inom landstinget. Då ska arkivmaterialet levereras till Landstingsarkivet inom tre månader. Denna tidsgräns på tre månader kan dock förskjutas eftersom landstingsfullmäktige har möjlighet att besluta om annat. Om verksamheten övergår till annan myndighet (statlig eller kommunal), till ett landstingsägt bolag eller stiftelse, till privat verksamhet eller i driftentreprenad kan fullmäktige besluta om att hela eller delar av arkivmaterialet kan överföras eller lånas ut. Läs mer om dessa alternativ i kapitel 10 Privatiseringar och nya driftsformer. Varje verksamhet bör som regel förvara det mest aktuella arkivmaterialet i direkt anslutning till sin verksamhet. Verksamhetens behov av arkivmaterialet minskar med tiden och det tillsammans med platsbrist kan vara en anledning att leverera till Landstingsarkivet. När detta sker i tid skiljer sig från verksamhet till verksamhet. Inför en eventuell leverans till Landstingsarkivet är det viktigt att fundera på hur ofta och hur snabbt verksamheten behöver ha tillgång till materialet. Allmänhetens behov är en annan central aspekt. Man ska även ta in i övervägandet att ansvaret för, och äganderätten till arkivmaterialet övergår till Landstingsarkivet vid en leverans. Verksamheten kommer inte längre att ha direkt tillgång till materialet och informationen lämnas efter leverans enbart ut i kopior. För att få tillgång till ett original måste man besöka Landstingsarkivets lokaler på bestämda öppettider.

4 ARKIVHANDBOK 4 (10) För arkiverad digital information gäller att den information som lagrats i slutarkivet ägs av Landstingsarkivet och för att få tillgång till den måste en begäran om utlämnande göras. Digital journalinformation som lagras i SLL:s mellanarkiv ägs däremot fortfarande av verksamheten och är tillgänglig året runt och dygnet runt genom verksamhetens journalsystem. Landstingsarkivet tillåter vanligtvis inte verksamheter att årligen leverera arkivmaterial eller att leverera med alltför korta tidsintervaller. Årliga leveranser av arkivmaterial kan Landstingsarkivet enbart acceptera i de fall verksamheten inte har godkända arkivlokaler eller endast en begränsad möjlighet till förvaring i mindre arkivskåp. För att få möjlighet att göra sådana årliga leveranser måste en överenskommelse träffas mellan depåenheten på Landstingsarkivet och ansvarig förvaltning. Hur gör vi om vi vill leverera? Inför en leverans tar ni i god tid kontakt med tillsynsarkivarien för er verksamhet. Namnet på er kontaktperson hittar ni på Landstingsarkivets hemsida. Leveransförfrågan Tillsammans med tillsynsarkivarien, eller med leveransansvarig arkivarie på depåenheten fyller ni i en leveransförfrågan. Ni får samtidigt mer information om vad som gäller för leveransen och hur ni ska gå vidare. I leveransförfrågan ska det framgå vad det är som ska levereras och varför verksamheten väljer att leverera. Vi behöver veta om arkivmaterialet är på papper, om det är mikrofilmat eller digitalt lagrat, om leveransen innefattar fotografier eller kartor och ritningar, hur mycket det är som ska levereras (antal löpmeter, boxar, inbundna volymer, filmrullar med mera) och vilken storlek materialet har (liggande A4, stående A4 etcetera). Vi kontrollerar även om verksamheten har den dokumentation som krävs i form av arkivförteckning, arkivbeskrivning och systembeskrivningar, om det finns särskilda förteckningar eller register för ritningar, bilder eller mikrofilmer, om verksamheten har specifika bevarande- och gallringsplaner, om man använder generella bevarande- och gallringsplaner och om det arkivmaterial som ska levereras är gallrat enligt bevarande- och gallringsplanerna. Förbered gärna svar på ovanstående frågor före samtalet med tillsynsarkivarien/leveransansvarig arkivarie på depåenheten. Med utgångspunkt från uppgifterna i leveransförfrågan fattas ett beslut om leverans och de krav som måste uppfyllas av levererande verksamhet för att leveransen ska kunna tas emot och slutligen godkännas. Ett beslut om leverans och den kravlista som vanligtvis medföljer innebär ofta ett stort förberedande arbete för den levererande verksamheten. Er tillsynsarkivarie hjälper er att besvara frågor under det förberedande arbetet och lotsar er vidare till nya kontakter på Landstingsarkivet för specialistkompetens, till exempel vid leveranser av digitala information.

5 ARKIVHANDBOK 5 (10) Leveranskrav För alla leveranser till Landstingsarkivet gäller ett antal grundkrav. Förutom grundkraven ställs ofta särskilda krav för varje leverans. De grundkrav som gäller för leveranser är: materialet ska vara gallrat enligt gällande gallringsbeslut. De handlingar som kan gallras/förstöras ska gallras ute i verksamheten före leverans. Undantag är vid nedlagd verksamhet då även gallringsbart arkivmaterial ska levereras inom tre månader. Läs mer under rubriken Leveranser av gallringsbart material. materialet ska vara klart avgränsat i de fall verksamheten väljer att leverera delar av sitt arkivmaterial (till exempel patientjournaler till och med ett visst vårdår eller patienter födda till och med ett visst årtal, diarieförda handlingar eller protokoll till och med ett visst år, information ur ett system som ska avvecklas eller all information från en del av verksamheten som har avslutats etc.). materialet ska vara i ordnat skick. Vad det innebär kan du läsa mer om i kapitel 7 Arkiv- och informationsredovisning samt i detta kapitel i avsnitten om leveranser av material på olika medier. materialet ska vara dokumenterat i en så kallad arkivredovisning. En sådan innehåller arkivförteckning/dokumenthanteringsplan, arkivbeskrivning, systembeskrivning, systemdokumentation och särskilda förteckningar eller register vid leverans av till exempel ritningar eller fotografier. till varje leverans ska ett reversal upprättas. Reversalet är en slags följesedel där leveransens innehåll redovisas. När arkivmaterialet ankommer Landstingsarkivet kontrolleras materialet och reversalet återsänds till levererande verksamhet som ett kvitto på att leveransen är mottagen och godkänd. leveransdatum görs upp med Landstingsarkivet. Inga leveranser får ske oanmälda. Oanmälda leveranser återsänds på avsändarens bekostnad. Observera att inga leveranser får ske innan leveransansvarig arkivarie har besiktigat leveransen. Samtliga besiktningar sker på plats ute hos den levererande verksamheten. Om en leverans inte uppfyller Landstingsarkivets grundkrav och/eller de särskilda krav som gäller kan den inte godkännas. Levererat material som inte godkänts återsänds till levererande verksamhet på verksamhetens bekostnad. Vad kostar det att leverera och förvara arkivmaterial på Landstingsarkivet? Levererande verksamhet står för alla kostnader som är förknippade med det förberedande arbetet och transporten/överföringen till Landstingsarkivet.

6 ARKIVHANDBOK 6 (10) Under förutsättning att det levererade materialet uppfyller de krav som Landstingsarkivet har ställt tillkommer inga ytterligare kostnader för fortsatt förvaring. Förvaringskostnad utgår vid förvaring av gallringsbart material och vid förvaring av arkivmaterial från privat verksamhet och från enskilda personer och institutioner, samt vid förvaring i SLL:s mellanarkiv. Vad händer när vi har förberett vårt material enligt Landstingsarkivets leveranskrav? Leveransbesiktning När materialet är förberett enligt Landstingsarkivets krav bokar levererande verksamhet en tid för en så kallad leveransbesiktning. Vid en leveransbesiktning avgörs om leveransen uppfyller de krav som är ställda eller om det behövs kompletterande arbetsinsatser. Vid leveranser av material på papper, mikrofilm, bilder samt kartor och ritningar görs leveransbesiktningen på plats ute hos levererande verksamhet av ansvarig arkivarie från Landstingsarkivets depåenhet. Vid leveranser av digital information görs denna leveransbesiktning och kvalitetskontroll i en särskild digital verifieringsmiljö på Landstingsarkivet. Avslutningsvis gör den levererande verksamheten och Landstingsarkivet en gemensam slutbesiktning. Om leveransen uppfyller kraven är det dags att boka en transport till Landstingsarkivet. Transporten beställs och bekostas av den levererande verksamheten. Under transport är det den levererande verksamheten som är ansvarig för arkivmaterialet. Digitala leveranser överförs vanligen till Landstingsarkivet via SLL-net och e-arkivportalen. Undantagsvis kan databärare som till exempel cd-skivor efter överenskommelse användas för överföring av information till Landstingsarkivet. Leveranser av pappershandlingar Handlingarna ska vara rensade från plastfickor, pappershållare, nitar och gem samt från handlingar som inte räknas som allmänna, till exempel arbetsmaterial och övertaliga kopior. Tag bort pärmar, tidskriftssamlare och hängmappar. Materialet ska levereras i inbundna volymer eller i godkända arkivboxar. Boxarna ska anpassas till handlingarnas storlek. Boxarna ska vara välfyllda men inte sprängfulla. Locket på boxen måste kunna stängas och förbli stängt utan att våld måste användas. Tomrum i boxarna undviks genom att man väljer en box där bredden är anpassad efter innehållet. Använd godkända aktomslag för att avskilja journaler, personalakter eller ärenden inom boxen. De vikta omslagen ska vara vända med ryggen åt samma håll som boxryggen.

7 ARKIVHANDBOK 7 (10) Mer om godkända förvaringsmedel (boxar, aktomslag med mera) finns i kapitel 4 Skrivmaterial och informationslagring. Och på Landstingsarkivets hemsida finns information om upphandlade och godkända förvaringsmedel. Boxarna ska märkas med innehåll på ryggen. Märkningen ska göras med blyerts direkt på boxen. Landstingsarkivet anger var på boxen märkningen ska vara. Vanligen märks boxar som innehåller administrativa handlingar på långsidan med boxens öppning vänd in mot hyllan och boxar som innehåller patientjournaler märks på kortsidan med boxens öppning vänd uppåt i hyllan. Inför transport packas boxarna på vagnar eller i undantagsfall i flyttkartonger. Flyttkartonger och vagnar ska vara märkta så att Landstingsarkivets personal lätt kan se vad de innehåller och i vilken ordning de ska packas upp. I bilaga 8:1 finns en beskrivning med bilder av hur man rensar, gallrar samt akt- och kartonglägger patientjournaler på papper inför en leverans till Landstingsarkivet. Leveranser av ritningar Ritningarna ska vara förtecknade i en arkivförteckning. Varje ritning ska därefter vara registrerad i ett särskilt register med uppgift om ritningsnummer, arkivbildare, objekt, ritningstyp (arkitekt-, el-, VVS- med flera), beskrivning eller benämning på ritningen, skala och konsult. Ritningarna ska sorteras i den ordning som registret anger. Skadade ritningar renoveras före leverans. Vid leverans kan ritningarna tillfälligt förvaras rullade. Ritningarna rullas utanpå en hårdare rulle och ska skyddas med skyddspapper. Packa inte ner ritningarna i alltför god tid före leveransdatum, eftersom ritningarna kan skadas av att ligga rullade alltför länge. Vid leverans av mikrofilmade ritningar eller digitala ritningar se avsnitten om Leveranser av mikrofilm och Leveranser av digitala handlingar. Leveranser av mikrofilm Filmerna ska vara förtecknade i en arkivförteckning. De särskilda sökregister som finns till filmerna måste följa med leveransen. Landstingsarkivet tar enbart emot mikrofilm på filmbredderna 16 mm och 35 mm, mikrokort eller i form av jackets. Säkerhetsfilm ska vara rullad och förpackad i aluminiumburkar. Aluminiumburkarna ska vara märkta med arkivbildarens namn, Löpnummer, filmningsår samt uppgift om vad som finns på rullen. För mikrofilmade journaler måste kliniknamn och klinikkod anges. Märkningen görs på aluminiumburken med permanent penna. Leverera alltid ett arkivexemplar på silverhalidfilm till Landstingsarkivet som säkerhetsexemplar vid mikrofilmning av arkivmaterial som efter filmning gallras.

8 ARKIVHANDBOK 8 (10) Bruksfilm levereras på de rullar eller kassetter de är filmade på. Observera att tillhörande sökregister ska medfölja filmerna. Kontakta alltid Landstingsarkivet före leveranser av mikrofilm. Leveranser av fotografier Fotografierna ska vara förtecknade i en arkivförteckning. Varje fotografi ska därefter registreras i ett särskilt register med uppgifter om nummer, arkivbildare, tidpunkt när fotografiet togs, geografisk angivelse av var fotografiet är taget, kort beskrivning av vad fotografiet föreställer och uppgifter om fotograf, copyright och publiceringsrättigheter. Fotografierna ska levereras i syrafria kuvert i boxar med syrafritt papper mellan varje fotografi. Förvara svartvita fotografier och färgfotografier i separata boxar. Numrering av fotografierna görs på syrafria kuvert eller på mellanliggande papper, samt direkt på fotografiet. Fotografier som tillhör patientjournal ska sorteras ut ur patientjournalen och förvaras som ovan. Ange på journalens aktomslag att det finns ett fotografi till journalen. Fotografierna märks med patientens personnummer på syrafria kuvertet eller på mellanliggande papper. Vid leverans av digitala fotografier/bilder ska bilderna konverteras till ett format som är godkänt av Landstingsarkivet. Se även rubriken Leveranser av digitala handlingar, samt bilaga 8:2. Leveranser av information till digitala slutarkivet Landstingsarkivet kan inte ta emot databaser eller program/applikationer så som de används av verksamheterna. För att Landstingsarkivet ska kunna garantera att informationen kan långtidslagras måste den tas ur det befintliga systemet och ordnas/struktureras upp på ett sätt som Landstingsarkivet har bestämt. Den struktur som är bestämd av Landstingsarkivet kallas även för informationsmodell. Informationsmodellen bestämmer vilken information som ska finnas vid en leverans av en viss typ av system (journalsystem, ekonomisystem med flera), hur den hänger ihop och kan presenteras. Informationsmodellen för hur informationen ska struktureras ur till exempel ett journalsystem gör det möjligt att långtidslagra information från en mängd olika journalsystem. Den information som tas ut ur ett system måste tas ut på ett format som är godkänt av Landstingsarkivet. Formaten varierar beroende på om det är text, bilder eller multimedia som ska levereras. De format som i dagsläget är godkända för leveranser till Landstingsarkivet finns angivna i bilaga 8:2. För vissa digitala handlingar kan utskrift på arkiv-/åldringsbeständigt papper eller mikrofilm/com-film vara ett alternativ till att leverera digitalt. Vilket sätt som är optimalt att leverera på avgörs av verksamheten i samråd med Landstingsarkivet.

9 ARKIVHANDBOK 9 (10) För leveranser av digital information gäller Landstingsarkivets grundkrav vid leverans. Informationen ska avgränsas och det är enbart de handlingar som ska bevaras som ska levereras. För att identifiera den information som ska bevaras i till exempel ett journalsystem används den generella bevarande- och gallringsplanen för vårdhandlingar. Verksamheten måste även ta ett särskilt gallringsbeslut på det system informationen ska levereras ifrån, om systemet skall avvecklas, då kraven från Landstingsarkivet på en viss struktur på informationen innebär en gallring i sig (det vill säga förlust av möjliga informationssammanställningar och förlust av sökmöjligheter). Det som gallras kan vara sökvägar, fält, poster och/eller hela tabeller. Gallringsbeslutet tas i samråd med Landstingsarkivet. Läs mer om gallring av allmänna handlingar i kapitel 6 Gallring. Förutom arkivförteckning och reversal krävs det vid en leverans av digital information en så kallad systembeskrivning. Systembeskrivningen ska innehålla övergripande information om systemet. För mer detaljerade information se Landstingsarkivets råd nr 3 Systembeskrivning Innehåll i en systembeskrivning: systemets namn, kontaktuppgifter, systemägare, systemförvaltare/administratör, informationsägare, ansvariga för drift, uppgifter som anger om informationen omfattas av sekretess, innehåll och funktion (tidsperiod för när systemet varit i drift och vilken tidsperiod informationen omfattar, översikt av funktionerna i systemet och användningsområde), gallring/gallringsbeslut och avställning. Utförligare beskrivning av Landstingsarkivets informationsmodeller och tekniska anvisningar för en leverans finns att få. Kontakta alltid er tillsynsarkivarie när ni har frågor som berör digitala leveranser för mer detaljerad och aktuell information om leveranskrav och tekniskt stöd. Leveranser av gallringsbart material Landstingsarkivet kan även, mot en förvaringsavgift, ta emot gallringsbart material. Vid leveranser av gallringsbart material gäller följande: Materialet kan tas emot i pärmar om handlingarna har kort gallringsfrist (upp till fem år). Vid längre gallringsfrister läggs materialet i arkivboxar. Varje pärm eller arkivbox måste klart och tydligt märkas med arkivbildarens namn, serie/handlingstyp (till exempel verifikationer), tidsperiod samt vilket år materialet kan gallras.

10 ARKIVHANDBOK 10 (10) Om leveransen sker på grund av att myndigheten upphör utgår ingen kostnad för förvaring av gallringsbart material. Om den levererande myndigheten fortsätter sin verksamhet utgår en kostnad baserad på antal hyllmeter och förvaringstid. Kontakta Landstingsarkivets depåenhet för närmre kostnadsupplysningar. Leveranser av arkivmaterial från privat verksamhet Enligt landstingets Dokument- och arkivreglemente har Landstingsarkivet rätt att ta emot arkivmaterial från privata verksamheter samt från enskilda personer och institutioner. Leveransförfrågan ställs direkt till depåenheten.