Dokumenthanterings- och arkivbildningsplan för kommunstyrelsen/kommunledningskontoret

Transkript

1 Beslutad av: kommunstyrelsen Dokumentansvarig: kanslichef Gäller från: Diarienr: Dokumenttyp: Dokument- & arkivbildningsplan Giltighetstid: Tillsvidare Dokumenthanterings- och arkivbildningsplan för kommunstyrelsen/kommunledningskontoret Övriga inom kommunstyrelsen Avser: med egna planer: Egen myndighet Kommunledningskansliet Kultur- och fritidskontoret Kommunfullmäktige Ekonomiavdelningen Tekniska kontoret Revisionen Personalavdelningen Försörjningsavdelningen Krisledningsnämnden Åre kommunarkiv och arkivmyndigheten Valnämnden Anmärkning: IT-avdelningen och Överförmyndaren Integrations- och invandrarservice har sin egen plan. Åre kommuns allmänna näringslivsfond Dokumenthanteringsplan KLK Ändringsförteckning Datum Ändring KS Antagen. Ersätter Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen kommunledningskansliet

2 arkiv arkiv arkivet När- Mellan- Kommun- A Protokoll och föredragningslistor Kommunstyrelsens KS et.c. Kallelser gallras efter A1 protokoll med presidium 2 år - Bevaras Bevaras kommunsekreterare genomfört möte. (PB) A3a Protokoll KLÖS personalchef No. 1/2000 et.c. A3b Protokoll Personalkommittén (PEK) personalchef No. 1/2000 et.c. A3c Förhandlingsprotokoll Protokoll förda vid särskilda överläggningar mellan arbetsgivaren och en eller flera arbetstagarorgansiationer. personalchef No. 1/2000 et.c. A4 A15a A15b A15c A17a A17b A19 Ledningsgruppens protokoll Kommunledningskansliets arbetsplatsträffar Ekonomiavdelningens arbetsplatsträffar Försörningsavdelningens arbetsplatsträffsprotokoll Kommunala pensionärsrådet Kommunala handikapprådet Övriga protokoll Ledning och uppföljning av kontorets verksamhet Samverkan med handikapporganisationer Samverkan med pensionärsorganisationer Protokoll förda vid tillfälligt sammansatta grupper. personalchef KSLedngrp 0901 et.c. kommunsekreterare APT 1/2009 et.c. ekonomichef APT 1/2009 et.c. SvA 80 - Kronologisk Serie - - Bevaras Bevaras chef försörjningsavdelning APT 1/2009 et.c. SvA 80 - Kronologisk Serie - - Bevaras Bevaras sekreterare Kallelser gallras efter genomfört möte. SvA 80 - Kronologisk Serie - - Bevaras Bevaras sekreterare Kallelser gallras efter genomfört möte. mötesordförande/ sekreteraren Övriga protokoll nr 1/2010 angående NN. Kallelser gallras efter genomfört möte. Aa Kallelser & protokoll som regelmässigt inkommer till enheten i orienterande syfte Papper Pärm Kronologisk Serie - Gallras registrator Upprättas och arkivställes av annan enhet alternativt myndighet/organisation. B Styrande dokument och planer Förut "Utgående skrivelser" B1 Instruktioner, reglementen & styrdokument Uppgifter m.m. Omgående - Bevaras Bevaras kommunsekreterare Originalen avställes i kommunarkivet. (Alternativ benämning: Arbetsordning (ArbO)) Ex.vis: Reglemente för KS OBS! Epost och telefonsamtal (sakuppgift). 1 (4)

3 B2 Verksamhetsplaner Övergripande styrning av verk-samheten på kort och lång sikt, utkommer årligen. B3 Verksamhetsberättelser Redovisning av verksamheten och måluppfyllnad et.c. rörande föregående verksamhetsår. SvA 80 Pärm Kronologisk 1 år - Bevaras Bevaras B4 Arkivbeskrivning med DA-planer Reglerar dokumenthanteringen och arkivbildningen. arkivansvarig DA-planen uppdateras årligen i samverkan och med godkännande av kommunarkivet. C C1b Diarium, register, Klassifikationssystem för korrespondens Diarielistor Register över inkommande- och utgående korrespondens. SvA 100 Pärm Kronologisk Serie 1 år - Bevaras Bevaras registrator Tre listor årligen 1. Kronologisk 2. Klassificeringsordning 3. Avsändare/mottagare C3 Klassificeringssystem i diarieföringen Redovisning av vilka klassificeringsbeteckningar (diarieplansbeteckningar) som nyttjas för olika serier. SvA 100 Pärm Kronologisk Serie 1 år - Bevaras Bevaras registrator D D2 Förteckningar, register och matriklar Arkivförteckning Systematisk förteckning över arkivets innehåll. (Se seriesigna i denna plan) fortlöpande - Bevaras Bevaras Åre kommunarkiv D3 Inventarieförteckningar D4 D5a D5b E E1 Ination om förtroendevalda Förteckning över gåvor till kommunen Förteckning över gåvor från kommunen Inkomna skrivelser Diarieförda handlingar (Inoch utgående skrivelser) In- och utgående korrespondens genom KS:s registrator (diarium) SvA 80 Digitalt/ Hemsidan/ Slutversion Kronologisk Serie 4 år - Bevaras Bevaras kommunsekreterare Åre kommunarkiv Åre kommunarkiv SvA 80 (egna upprättade skrivelser) Pärm Diarieplansbet. /Ärendenr Diarium. Prg CASTOR - - Bevaras Bevaras registrator Genom kommunarkivet och arkivförteckningsprogram KLARA. Slutversion vid mandatperiodens slut bevaras. Epost och telefonsamtal (sakuppgift). Delegationsbeslut förvaras i respektive ärende. 2 (4)

4 Eg1 Ledighetsansökningar Underlag för beslut Eg2 Sjukanmälan Blankett/ Blankett/ Eg3 E-postlogg Digitalt Eg4 F Allmänna inbjudningar motsvarande massutskick, cirkulär In- och utgående tillsammans och ämnesordnade handlingar Papper/ Pärm Alfabetisk Serie Pärm Alfabetisk Serie Epost-servern/ Backup - - Gallras - - Gallras Kronologisk Serie 3 mån - - Gallras IT-chefen Pärm Kronologisk Serie F1 Personalakter SvA 80 Mapp Personnummer Innehållsförteckn. - - Gallras postmottagare 5 år - Bevaras Bevaras personalchef F2 Exploateringsavtal F5 Åre kommuns översiktsplaner SvA 80 Häfte Kronologisk Serie F6 Områdesplaner Huvudserie F (Ämnesordnade handlingar) kan exempelvis innehålla handlingar från evenemang som anordnats, resor eller liknande. - Bevaras Bevaras kommunsekreterare Med stöd av plankontoret. - Bevaras Bevaras kommunsekreterare Med stöd av plankontoret. F7b Arrendeavtal F7c Ramavtal arkivansvarig F7g Övriga avtal arkivansvarig F7h Köpekontrakt F7j Överenskommelse om fastighetsreglering F7ka Hyresavtal kommunen hyresgäst ekonomichef F7kb Hyresavtal kommunen hyresvärd ekonomichef F10 Servitutsavtal F11 Allmänna projekthandlingar - Bevaras Bevaras respektive projektansvarig Nr 1/2000. Nr 1/2000. F16 Akter över kommunberörda fastigheter SvA 80 Mapp Kronologiskt inom mappen Serie 1 år - Bevaras Bevaras Gravationsbevis, köpeavtal/kontrakt, lagfart, lantmäteriet, pantbrev, servitut på fastigheten m fl. F17 EU-projekt Projekthandlingar (ej EUprojekt) F18 - näringslivsavdelningen näringslivssekreteraren näringslivssekreteraren 3 (4)

5 F20 Medborgar- och medarbetarundersökningar 1 år - Beveras Bevaras utredare/ motsvarande 1 år - Beveras Bevaras utvecklingsstrateg F21 G G1 Anbud- och upphandlingsärenden Räkenskaper Bokslut Balans- och resultaträkning Papper Pärm Kronologisk Serie 1 år - Beveras Bevaras ekonomichef G2 Huvudbok G3 Årsjournal SvA 80 Pärm Konterings-ordning Serie G4a Budget (utvecklingsplan) G4b Årsredovisningar (tryckta) F19 Utredningar och promemorior Protokoll över anbudsöppning, alla handlingar i antaget anbud, offerten (anbudet) sparas för icke antagna anbud. Betecknas: etc. G5 Lönekort SvA 80 Aktomslag Personnummer inom respektive år Serie G6 Konteringsplaner Förteckning över använda kontonummer Gg1 Verifikat För bestyrkande och/eller attesterande. Papper/ Arkivbox Kronologisk Serie - 10 år - 10 år ekonomiavdelningen Hanteras ej på enheten annat än som led i ekonomihanteringen. Ver. Bevaras av ekavd/knarkivet i 10 år innna ev. gallring. System AGRESSO. H Statistik J Ritningar och kartor K Fotografier, filmer, videooch ljudband K1 Fotografier Kronologisk Serie L Eget tryck L1 Kommunens trycksaker Tryck Box Kronologisk Serie Ö Övriga handlingar Ö1 Tidningsurklipp Ö2 Böcker (gåvor et.c.) Föremål Kronologisk Serie Ö3 Föremål Föremål Kronologisk Serie Exempelvis broschyrer, planscher, affischer, häften, inationsmaterial, böcker (egen utgivning) och liknande. 4 (4)