Sambruk Generisk Ärendehantering. Standardrapport

Transkript

1 Sambruk Generisk Ärendehantering Standardrapport

2 1. Vilket huvuddiariesystem har ni? E-post Förnamn Efternamn Info Svar Platina Platina LEX DocuLive, Logica Winess Excel Winess LEX

3 2. Har ni ytterligare system som ni betraktar som specifika diariesystem? (Här räknar vi alltså inte in verksamhetssystem som Procapita/Treserva/Tekis/MiljöReda/MagnaCura etc) 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% Ja 28,6% Nej 71,4% Procent Antal Ja 28,6% 2 Nej 71,4% 5 Svarande Inget svar 7 1

4 E-post Förnamn Efternamn Info Vilka i så fall? hans.haraldsson@jonkopi ng.se johanna.fransson@malm o.se kerstin.wanstadius@ostr agoinge.se JÄS, system för bygglov - stadsbyggnadskontoret (egenutvecklat) Wärna på Överförmyndarförvaltningen Public 360 som pilot på skanningsenheten Eco/Winbär (miljö och bygg)

5 3. Vilka huvudsakliga, större verksamhetssystem såsom Procapita/Treserva/Tekis/MiljöReda/MagnaCura etc har ni? E-post Förnamn Efternamn Info Svar alla.se eslov.se Ecos, Raindance, Personec, Procapita Procapita WM Omsorg med planerad övergång till Treserva under 2010 Ecos (miljö) Castor (bygg) onkoping.se malmo.se ckelbo.se Procapita, MagnaCura, MiljöReda, Sofia, Fronter, Booking, Libra, FreeLib, Fast3K (egenutvecklat), Stream Flow (sytem för kontaktcenter), m fl Procapita, Elit, Origo, MiljöReda, Winbär WM Omsorg/IFO, Dexter/Extens, Energireda, Booking, Economa, Personec, (GIS, Aivo (kost)) Procapita IFO, BOU, VOO inkl HSL Miljö&ByggReda

6 4. Vilka sådana verksamhetssystem har ni som samtidigt utgör formellt diarium? (där alltså diariehändelserna INTE förs över till ett huvuddiarium, t.ex såsom det ofta är för socialsidan)? E-post Förnamn Efternamn Info Svar g.se se oinge.se e Procapita, Ecos, Diark Tror att allt förs över till Platina (förutom då för socialsidan) MiljöReda, JÄS Wärna WM Omsorg/IFO, Extens Bygg&Miljöreda

7 5. Hanterar ni nämndsadministration i något system eller sker detta manuellt? Kan politikerna logga in där också? 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% Manuellt 50,0% I ett system - Utan möjlighet till inloggning för politiker 33,3% I ett system där politikerna kan logga in 16,7% Procent Antal Manuellt 50,0% 3 I ett system - Utan möjlighet till inloggning för politiker 33,3% 2 I ett system där politikerna kan logga in 16,7% 1 Svarande Inget svar 6 2

8 E-post Förnamn Efternamn Info Om ni använder något system - vilket/vilka system? annika.brager@jarf alla.se eva_lena.nilsson@ eslov.se hans.haraldsson@j onkoping.se Men vi har ett nämndflöde pågång som ska ske i Platina. Från tjänsteskrivelse till webbpublicering. Det som webbpubliceras är kallelse med tillhörande handlingar och protokoll. Platina Funktionen finns i Lex för inloggning av politiker men nyttjas ej johanna.fransson@ malmo.se I DocuLive finns funktioner för nämndsadministration som används av en förvaltning (av 22), i övriga sker det i huvudsak manuellt. I en förvaltning finns en egen lösning för politikerinloggning, i staden i stort distribueras handlingar i pappersform. Winess

9 6. Har ni närliggande planer på byte eller anskaffande av ärendehanteringssystem? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% Ja 66,7% Nej 33,3% Procent Antal Ja 66,7% 4 Nej 33,3% 2 Svarande Inget svar 6 2

10 E-post Förnamn Efternamn Info Om Ja - I så fall när? eva_lena.nilsson@ eslov.se hans.haraldsson@j onkoping.se johanna.fransson@ malmo.se lotta.senthakuri@o ckelbo.se Har precis bytt till Platina som sattes i skarp drift Närliggande är kanske en definitionsfråga, men ett utbyte bör ske de närmaste tre åren. Om något/några år Ockelbo deltar i denna förstudie då den sammanfaller med ett uppdrag att se över behovet av ett ärendehanteringssystem. det är alltså beroende på om man anser att behovet finns som man kommer att anskaffa ett sådant system, Tidsplan för införande är dock inte satt men bör bli 2011

11 7. Har ni någon slags Mina Sidor (Mina Engagemang) för medborgare/företag/organisationer idag? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% Ja 16,7% Nej 83,3% Procent Antal Ja 16,7% 1 Nej 83,3% 5 Svarande Inget svar 6 2

12 E-post Förnamn Efternamn Info Om Ja - Inom vilken/vilka kommunsektor/sektorer? annika.brager@jarf alla.se eva_lena.nilsson@ eslov.se hans.haraldsson@j onkoping.se johanna.fransson@ malmo.se Barnomsorg, skolval, bygglov, äldre- och handikappomsorg m m Men kör igång under mars månad. Först ut är Synpunkter/felanmälan kopplat till vårt medborgarcenter samt Bygglov. Barnomsorg och Serveringstillstånd kommer sen vid halvårsskiftet. Planeras! Ingen gemensam portal, vissa e-tjänster finns dock och ett system är inhandlat i vilket den typen av lösningar är tänkt att byggas.

13 8. Har ni annan automatisk ärendepublicering på webb (såsom kommunfullmäktigebeslut)? 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0% 120,0% Ja Nej 100,0% Procent Antal Ja 0,0% 0 Nej 100,0% 6 Svarande Inget svar 6 2

14 E-post Förnamn Efternamn Info Om Ja - I så fall vilken typ? johanna.fransson@ malmo.se Prptokoll, föredragningslistor och i vissa fall handlingar publiceras dock på webben, men manuellt. Inga automatiserade lösningar.

15 9. Är några av ärendesystemen elektroniskt ihopkopplade? (t.ex överföring från verksamhetssystem till huvuddiarium efter ärendebeslut, användning av Procapita-Inkorg, ihopkopplad Infratjänst e.dyl). 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% 90,0% Ja 16,7% Nej 83,3% Procent Antal Ja 16,7% 1 Nej 83,3% 5 Svarande Inget svar 6 2

16 E-post Förnamn Efternamn Info Om Ja - I så fall vilka? eva_lena.nilsson@ eslov.se johanna.fransson@ malmo.se Men de 4 etjänsterna (ebarnomsorg, ebygglov, esynpunkter/felanmälan och eserveringstillstånd) kommer alla att kopplas till Infratjänsten. För Barnomsrgens del så blir det Procapita-Inkorgen. För de övriga 3 så blir det till en början en funktionsbrevlåda. Målet med esynpnunkter/felanmälan är att de ska gå direkt in i Platina. Vi letar lösning! Helintegration mellan DocuLive och MiljöReda som uppdaterar info och filer åt båda håll i realtid. Enkelriktad överföring av ärendedata från flera system inom Gatukontoret till DocuLive.

17 10. Har ni någon slags ärendeknutpunkt redan idag där ärendeinfo om alla eller många av kommunens ärendetyper finns lagrade? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% Ja 28,6% Nej 71,4% Procent Antal Ja 28,6% 2 Nej 71,4% 5 Svarande Inget svar 7 1

18 E-post Förnamn Efternamn Info Om Ja - Beskriv kort denna knutpunkt annika.brager@jarf alla.se Platina - alla nämnder registrerar i Platina johanna.fransson@ malmo.se Tanken är att DocuLive ska vara den knutpunkten som det ser ut i dagsläget. 21 av 22 förvaltningar använder systemet i gemensam databas som sitt huvud-diarie idag, men systemet används i ganska liten utsträckning som ett handläggningsstöd. Sökning kan ske i webbgränssnitt bland alla kommunens diarieförda handlingar. Webbgränssnittet är dock enbart tillgängligt för inloggade användare inom organisationen.

19 11. Har ni kontaktcenter idag? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% Ja 57,1% Nej - Men planer finns att införa detta 28,6% Nej - Inga sådana planer finns 14,3% Procent Antal Ja 57,1% 4 Nej - Men planer finns att införa detta 28,6% 2 Nej - Inga sådana planer finns 14,3% 1 Svarande Inget svar 7 1

20 E-post Förnamn Efternamn Info Ev. kommentar: alla.se malmo.se Men det har precis startat så det är inte i full gång ännu Gatukontorets kundcenter står modell för en större satsning, exakt status just nu har jag inte riktigt koll på. Göinge Direkt/Kundtjänst

21 12. Ungefär vad utför kontaktcentret (eller planeras utföra): 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0% 120,0% Inforgivning 100,0% Telefonvidarekoppling 83,3% Primär Ärendemottagning 100,0% Komplett ärendehandläggning 50,0% Andra funktioner (beskriv nedan) 16,7% Procent Antal Inforgivning 100,0% 6 Telefonvidarekoppling 83,3% 5 Primär Ärendemottagning 100,0% 6 Komplett ärendehandläggning 50,0% 3 Andra funktioner (beskriv nedan) 16,7% 1 Svarande Inget svar 6 0

22 E-post Förnamn Efternamn Info Kommentar alla.se eslov.se onkoping.se Tanken är att kundtjänst ska ärendehandlägga enklare ärenden (tex felanmälan) och även tilldela till handläggare bakåt i organisationen Bokning av stadshusets lokaler, vigselbokning etc. Ärendemottagning begränsat till KC ej kopplat mot Lex

23 13. Måste kontaktcentret därvid logga in i många olika ärendehanteringssystem och verksamhetstsystem? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% Ja 50,0% Nej 50,0% Procent Antal Ja 50,0% 3 Nej 50,0% 3 Svarande Inget svar 6 0

24 E-post Förnamn Efternamn Info Om Ja - Vilka: annika.brager@jarfalla.se eva_lena.nilsson@eslo v.se hans.haraldsson@jonk oping.se Platina, Procapita m fl Tyvärr så sköts mestadelen (än så länge) manuellt och mailvägen. Ett fåtal i nuläget!

25 14. Har ni medborgarkontor idag? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% Ja 57,1% Nej - Men planer finns att införa detta 28,6% Nej - Inga sådana planer finns. 14,3% Procent Antal Ja 57,1% 4 Nej - Men planer finns att införa detta 28,6% 2 Nej - Inga sådana planer finns. 14,3% 1 Svarande Inget svar 7 1

26 E-post Förnamn Efternamn Info Ev. kommentar: alla.se eslov.se onkoping.se Fast kanske inte riktigt medborgarkontor men Information Järfälla Målet för Medborgarcentrum (som det kallas i Eslöv) är inte riktigt klart och tydligt än. Ny central placering av KC med möjlighet till personliga besök - hösten 2010.

27 15. Ungefär vad utför medborgarkontoren (eller planeras utföra)? 0,0% 20,0% 40,0% 60,0% 80,0% 100,0% 120,0% Inforgivning 100,0% Telefonvidarekoppling 83,3% Primär Ärendemottagning 66,7% Komplett ärendehandläggning Andra funktioner (beskriv nedan) 33,3% 50,0% Procent Antal Inforgivning 100,0% 6 Telefonvidarekoppling 83,3% 5 Primär Ärendemottagning 66,7% 4 Komplett ärendehandläggning 33,3% 2 Andra funktioner (beskriv nedan) 50,0% 3 Svarande Inget svar 6 0

28 E-post Förnamn Efternamn Info Kommentar alla.se Information Järfälla har broschyrer, byggplaner, kommunala handlingar och protokoll. Det finns även konsumentvägledning, budget- och skuldrådgivning, energirådgivning, studie- och yrkesvägledning och juridisk rådgivning eslov.se ckelbo.se Har pratats om enklare ärendehandläggning, medborgardialog etc. Postöppning, utfärdande av passersystem, bokning av lokaler

29 16. Måste medborgarkontoret därvid logga in i många olika ärendehanteringssystem och verksamhetstsystem? 0,0% 10,0% 20,0% 30,0% 40,0% 50,0% 60,0% 70,0% 80,0% Ja 66,7% Nej 33,3% Procent Antal Ja 66,7% 4 Nej 33,3% 2 Svarande Inget svar 6 0

30 E-post Förnamn Efternamn Info Om Ja - Vilka: eva_lena.nilsson@ eslov.se lotta.senthakuri@o ckelbo.se Om vårt Medborgarcentrum utvecklas så kommer de, med dagens flora av IT-stöd, att få logga in i många olika system. inga ärendehanteringssystem, men lokalbokningssystem och passersystem

31 17. Något övrigt som ni önskar tillägga? E-post Förnamn Efternamn Info Svar e Magnus. Ola och Hans hälsar efter samråd.

32 Antal svarande under perioden Mottagare Ej kontaktbara 8 0

33 6 7 Svarande Svarsfrekvens 8 100%