Bedömning av arbetet med intern styrning och kontroll

Transkript

1 BESLUT Dnr LiU Bedömning av arbetet med intern styrning och kontroll Med hänvisning till den av universitetsledningen - i enlighet med 6 fårordningen om intern styrning och kontroll - upprättade dokumentationen bedömer universitetsstyrelsen att den interna styrningen och kontrollen vid Linköpings universitet är betryggande. Universitetsstyrelsen understryker vikten av att den analys som presenterats avseende intern styrning och kontroll nyttjas i universitetets fortsatta arbete med verksamhetsplanering och strategiutveckling. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordfåranden Anna Ekström, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Sebastian Becker, Magnus Berggren, Carin Franzen, Paul Håkansson, Margareta Josefsson, Tobias Karlsson, Albin Mannerfelt, Helena Persson, Kerstin Wigzell och Jan-Erik Ögren. Vidare har närvarit prorektor Karin Fälth-Magnusson, suppleanten Fredrik Lindeberg, personalfåreträdarna Krzysztof Marciniak och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung, revisionschefen Margareta Fallsvik, chefsjuristen Göran Hessling, kommunikationsdirektören Mariethe Larsson, universitetsdirektören Kent Waltersson samt administrativa direktören Ann Holmlid, den sistnämnda fåredragande. ~Ek.. ~ Anna strom Linköpings universitet Universitetsstyrelsen

2 Rapport till universitetsstyrelsen Intern styrning och kontroll 2013 Dnr LiU Intern styrning och kontroll rektors avrapportering till universitetsstyrelsen februari 2014 Bakgrund I februari 2013 fastställde universitetsstyrelsen rektors bedömning av LiUs interna styrning och kontroll. För arbetet under 2013 har gällt de riktlinjer som universitetsstyrelsen beslutade om i december Under 2013 har arbetet med uppföljning av risker och åtgärder i hög grad koncentrerats på att involvera fakulteter och institutioner i det löpande arbetet med intern styrning och kontroll. En omfattande enkät sändes till enheterna under sommaren och besvarades den 20 september. Den har tillsammans med en uppföljning av de åtgärder som vidtagits under året utgjort grunden för risksamordnarnas bedömningar. Ett viktigt underlag för arbetet har också varit de revisionsrapporter som såväl riksrevisionen som internrevisionen avgivit och som i många fall adresserat viktiga riskområden. Internrevisionen har också i sin rapport över 2013 gjort en egen, självständig, riskbedömning av de områden som arbetet med intern styrning och kontroll varit indelat i. Följande tidplan har följts: Augusti september: Fakulteternas och institutionernas synpunkter på enkäten. Oktober risksamordnarnas sammanställning av sina delrapporter November bearbetning/komplettering av delrapporterna December utarbetande av underlag för universitetsledningens prioriteringar av risker/riskområden/åtgärder Januari beredning i universitetsledning och ledningsråd. Under denna process har också en återförankring gjorts i prefektgruppen. Under 2013 har LiU arbetat med följande riskområden: 1. Ledningsprocesser Göran Hessling 2. Utbildning och utbildningsfinansiering Lars Rydberg 3. Forskning och forskningsfinansiering Per Dannetun 4. Kompetensförsörjning Randi Hellgren 5. Hållbar ekonomi Agneta Frode Blomberg 6. Kvalitet i grundutbildning och forskarutbildning Charlotta Einarsson 7. Informationssäkerhet Joakim Nejdeby 8. Miljö yttre säkerhet Helena Tegehed Dahlin 9. Konkurrens och synlighet Mariethe Larsson Rektor

3 Intern styrning och kontroll 2013 Dnr LiU (8) 10. Samverkan Göran Felldin 11. Lokalförsörjning Karolina Ganhammar Detta innebär att det tidigare området 7 Infrastruktur och informationssäkerhet har delats i två delar, en del som handlar om informationssäkerhet (riskområde 7) och en del som tar sikte på lokalförsörjning (riskområde 11). Övergripande perspektiv på ISK arbetet 2013 universitetsledningens prioriterade frågor Grundläggande förutsättningar Universitetet som organisation präglas av att det dels är en statlig myndighet, dels en vetenskaplig och intellektuell arbetsplats med ett kollegialt förhållningssätt. Detta avspeglas exempelvis i högskolelagen och högskoleförordningen, där myndighetsutövningen knyts ihop med ett vetenskapligt förhållningssätt. I universitetets kultur finns därför ofta ett ifrågasättande förhållningssätt även när det gäller beslutsfattande och verkställighet. De akademiska beslutsformerna är ofta kollegiala, dvs. man söker efter en gemensam grund för besluten. Till detta kan läggas att när det gäller vetenskaplig metod och vilka områden som ska beforskas har den enskilde forskaren enligt högskolelagens bestämmelser frihet att välja. Samtidigt är universitetet en statlig myndighet med en mängd beslut som fordrar att hela organisationen anpassas så att studenter och andra aktörer är trygga i att universitetet hanterar frågor om studieresultat, examen etc på ett rättssäkert sätt. Sådana beslut som ofta benämns administrativa är också viktiga inte minst för att universitetet i många sammanhang bör uppträda som en enad, rättssäker och kostnadseffektiv organisation. Detta dualistiska förhållningssätt gör att beslut ibland uppfattas som förhandlingsbara, även när beslutet är en tillämpning av gällande regler och förordningar. Det framskymtar i flera av risksamordnarnas rapporter. Det vetenskapliga synsättet är en grundbult i universitetets verksamhet. I lika hög grad är uppdraget att rättssäkert hantera myndighetsutövningen viktigt för LiU. Den skärningspunkten måste också hanteras i arbetet med intern styrning och kontroll. Arbetet med intern styrning och kontroll Det finns ett stort antal risker där det föreligger ett behov av fortsatt uppmärksamhet och där det finns konkreta förslag till åtgärder i risksamordnarnas rapporter. En förutsättning för ett framgångsrikt arbete med intern styrning och kontroll är att var och en av risksamordnarna tar ansvar för att implementera åtgärder som gör att risknivåerna minskar. I det följande uppmärksammas särskilt ett antal viktiga områden där det är nödvändigt att LiU under 2014 koncentrerar sina insatser. Några av dessa områden har uppmärksammats direkt inom ramen för arbetet med intern styrning och kontroll, medan andra områden belysts vid en analys av universitetets långsiktiga strategier. I det senare fallet kan man säga att åtgärderna utgör ett medel att mota risker som ännu inte uppträtt i organisationen. I alla händelser är samtliga dessa områden starkt förknippade med det arbete som utgör kärnan i intern styrning och kontroll och är centrala för LiU i ett strategiskt perspektiv. Det utgör Rektor

4 Intern styrning och kontroll 2013 Dnr LiU (8) också grunden för de åtgärder som har hög prioritet under 2014 och de närmast följande åren. LiUs organisation LiU har sedan 2008 arbetat med de risker som är förknippade med att universitetet riskerar att inte nå sina långsiktiga mål. Fram till 2012 handlade mycket av det prioriterade arbetet om universitetets inre organisation och ledningsstruktur. Det fattades en serie beslut om vilka enheter som skall finnas, hur ledningen av universitetet ska ske och en ny delegationsordning utarbetades. Parallellt gjordes en omfattande översyn av universitetets budgetprocess och nya riktlinjer för budgetarbetet utarbetades. Under 2013 har arbetet med dessa övergripande frågor framför allt tagit sikte på att implementera dessa omfattande beslut i den löpande verksamheten. Precis som några av risksamordnarna berör i sina rapporter är detta ett pågående arbete och allting har inte ännu hittat sina slutliga former. Att detta är ett dynamiskt område märks inte minst på att påfallande många av de synpunkter enheterna lämnat in berör organisatoriska frågor, ibland med vägledande synpunkter, ibland med en viss oro vad de nya förutsättningarna kommer att innebära. Både det som risksamordnarna anför och de synpunkter enheterna lämnat vittnar om att LiU tar de organisatoriska förändringarna på djupt allvar och att de olika aktörerna vill medverka till att förändringsarbetet medför väsentliga förbättringar. Ett omfattande förändringsarbete tar tid och det är många små eller större pusselbitar som ska läggas för att säkerställa själva genomförandet. Detta kommer även att prägla arbetet under 2014 och säkert under de närmast följande åren. I och med att detta arbete fortgår, och att så många är intresserade av de frågor som kommit upp i anledning av de fattade besluten, är det universitetsledningens uppfattning att de risker som kan skönjas inom det organisatoriska området är hanterbara. Det pedagogiska språnget Parallellt med det organisatoriska arbetet har ett arbete påbörjats med att förnya universitetets utbildning. Under ett antal år har mycket av LiUs kvalitetsdiskussion varit koncentrerad kring forskningen, detta som en följd av att riksdag och regering i de forskningspolitiska propositionerna prioriterat forskningens utveckling. Samtidigt som stort fokus har lagts på forskningen och dess förutsättningar har LiU behållit sin position som ett av landets främsta universitet för utbildning. LiUs utbildningar har kommit mycket väl ut i de nationella utvärderingar som de centrala myndigheterna gjort. De akuta riskerna har alltså inte varit framträdande och det synsättet avspeglas fortfarande i de riskrapporter som berör utbildningsområdet. Samtidigt finns det omvärldssignaler som antyder att det mycket snabbt kan uppkomma risker genom att samhället och därmed LiUs förutsättningar förändras. En risk är att LiUs konkurrenter snabbare anammar och nyttjar dessa nya förutsättningar för pedagogisk utveckling. En insikt som vuxit sig starkare är t.ex. att antalet studenter som går till högre utbildning sannolikt kommer att minska och följaktligen blir konkurrensen mellan universiteten betydligt starkare. De internationella aktörerna blir också mera aktiva och där finns det universitet som specialiserar sig på att den internationella marknaden. LiUs förmåga att attrahera studenter är starkt knutet till LiUs möjligheter att utvecklas som ett studentcentrerat campusuniversitet. För detta krävs att LiU också är en attraktiv miljö för lärare och forskare som kan utforma den undervisning som studenterna behöver för att vara högklassiga i sin framtida yrkesutövning. Vid en genomläsning av samtliga riskamordnares Rektor

5 Intern styrning och kontroll 2013 Dnr LiU (8) rapporter berörs varumärkesfrågorna i påfallande hög grad och den oro som finns förknippad med vissa risker har sin grund i att LiU riskerar sitt förtroendekapital om inte åtgärder vidtas. Det är viktigt att LiU för att fullgöra sina långsiktiga mål utvecklar sin utbildning på ett sådant sätt att universitetet fortsätter att vara ett kvalitativt högklassigt universitet för utbildning även givet de nya förutsättningarna i omvärlden. Detta innebär bland annat en utveckling av de pedagogiska formerna och en fördjupad diskussion kring olika sätt att distribuera utbildning. Detta medför behov av att vidareutveckla webb tjänster, lärplattformar etc. för att kunna tillgodose studenternas efterfrågan på en bra service. Utvecklingen av studentmiljön har också kommit till uttryck i Campus LiU 2015 som tar sikte på att omforma och modernisera universitetets campusmiljöer för att göra LiU mera attraktivt för studenter. Detta gäller miljöerna såväl i Linköping som i Norrköping, liksom på Campus US. Detta har föranlett styrelsen att fatta beslut om en projektering som ett underlag för ett definitivt styrelsebeslut i november Under 2013 har dessutom LiUs webbplats börjat utvecklas och liksom en ny lärplattform och samarbetsyta, LISAM. Didacticum, ett centrum för pedagogik som inkluderar frågor kring informations och kommunikationsteknik, startade under 2014 och kommer att vara ett viktigt nav i den utveckling som förestår. Utvecklingen av grundutbildningen har sin utgångspunkt i att LiU är ett utpräglat campusbaserat programuniversitet, där utbildningen i sin helhet håller hög kvalitet. Det är heller inte en traditionell riskbedömning, med akuta, överhängande risker, som föranlett denna satsning utan snarare utifrån uppfattningen att om LiU inte är proaktivt kommer riskerna att öka och inom en snar framtid akuta att de blir svåra att komma till rätta med. Resultatet från en utredning kring LiUs framtida utbildnings och forskningsutbud och dess förläggning presenterades vid universitetsstyrelsens novembermöte. Rektor fick styrelsens uppdrag att arbeta vidare med utredningens förslag. I detta långsiktiga arbete ingår även de åtgärder som vidtagits och vidtas för att möjliggöra rekrytering av spetskompetens för såväl forsknings som utbildningsändamål. De åtgärder som styrelsen för ett antal år sedan beslutade om har genomförts och medfört att rekryteringstakten ökat, samtidigt som avgångarna är så pass stora att det inte avspeglas i någon nämnvärd personalökning. Arbetet med det pedagogiska språnget har hög prioritet och kommer att prägla utvecklingen vid LiU under hela 2010 talet. Informationssäkerhet I januari 2013 fäste internrevisionen styrelsens uppmärksamhet på ett antal frågor som berör hanteringen av informationssäkerhet på institutionsnivå. Styrelsen gav i april rektor i uppdrag att tillsätta en särskild utredning Stärkt informationssäkerhet på institutionsnivå. Utredningens förslag till åtgärder behandlades vid universitetsstyrelsens novembermöte och styrelsen uppdrog till rektor att åstadkomma en gemensam, robust, teknisk hantering av LiUs IT verksamhet och infrastruktur samt att införa en gemensam IT organisation på LiU. Rektor har den 8 januari 2014 fattat beslut om att förändringsarbete ska bedrivas både i projektform och i form av aktiviteter i den gemensamma IT organisationen. Rektor

6 Intern styrning och kontroll 2013 Dnr LiU (8) En styrgrupp under universitetsdirektörens ledning kommer att leda arbetet med projekt för implementering av olika beslutade åtgärder. En ny gemensam IT organisation ska införas senast den 1 maj IT direktören har fått i uppdrag att fullfölja arbetet med implementering av ett Ledningssystem för informationssäkerhet. Därutöver ska en lista över s.k. molntjänster upprättas vid LiU. Långsiktig finansiering av LiUs åtaganden I samband med att lokalförsörjningsplanen behandlades i universitetsstyrelsen i november 2013 gjordes också en översiktlig analys av LiUs förmåga att klara de ökade ekonomiska åtaganden som krävs när nya lokaler tillkommer. Anledningen var bland annat de fördyringar som uppkommit för de byggnader som uppförs på Campus US och som står färdiga Samtidigt finns det planer på nya byggnader och/eller ombyggnationer på Campus Norrköping och på Campus Valla där framförallt kostnaderna ökar sent under 2010 talet. Eftersom universitetets intäkter inte bedöms öka i samma utsträckning finns det en naturlig oro för hur universitetet ska kunna finansiera dessa långsiktiga åtaganden. Universitetsstyrelsen har i ett beslut angivit att lokalkostnaderna inte bör överstiga 15 % av universitetets totala kostnader. Universitetsledningen bedömde för sin del att det var nödvändigt att under de kommande åren uppmärksamt följa kostnadsutvecklingen för att se till att kostnader och intäkter långsiktigt kommer i balans. Korruption/jäv I en särskild rapport från Riksrevisionen har sex olika myndigheters arbete med korruptions och jävsfrågor granskats. LiU är en av dessa granskade myndigheter. Även om granskningen i sig inte på något sätt var alarmerande för LiUs del finns det skäl för LiU att göra en belysning av området och vilka åtgärder som behöver vidtas för att risknivån ska vara fortsatt låg. Denna översikt över området bör göras under Internrevisionens analys Internrevisionen lämnade i sitt förslag till revisionsplan för 2014 en beskrivning av sitt arbete med riskanalys. Målsättningen är att revisionen ska inriktas mot områden där det finns risk för väsentliga brister som kan påverka LiUs möjligheter att förverkliga sina uppgifter och nå sina mål. Ur detta perspektiv definieras risk som interna och externa faktorer som påverkar universitetets förmåga att något fördelaktigt inte sker, dvs förlorade möjligheter Sammanfattning av risksamordnarnas rapporter avseende 2013 års arbete Nedan sammanfattas rapporterna över respektive riskområde inkluderande vidtagna åtgärder, uppföljning samt vilken påverkan detta har haft på respektive områdes riskexponering. Rapporterna i dess helhet bifogas. Riskområde 1 Ledningsprocesser Riskbedömning feb 2013: Medium feb 2014: Medium Med utgångspunkt i beslut om ISK förra året kan väl hävdas att utvecklingen under 2013 stärkt såväl US som rektor i ledningen och styrningen av LiU. Risknivån skulle därmed vara åtminstone oförändrad eller rentav reducerad. Å andra sidan har åtskilliga beslutade åtgärder av organisatoriska eller administrativ natur varit i tillämpning under begränsad tid. Kvarstående risker av särskild betydelse inom riskområdet utgörs av upphandlingsområdet respektive ʺLiUs kunskapstillgångarʺ. Upphandlingsområdet representerar tillsammans Rektor

7 Intern styrning och kontroll 2013 Dnr LiU (8) med personalområdet de väsentligaste kostnaderna för LiUs del och är vidare normativt styrd med betydande risker för såväl produktionsstörningar som särskilda ersättningskrav i form av straffavgifter eller skadestånd. Med LiUs kunskapstillgångar avses hanteringen i form av forskningsresultat, utbildningsformer, forsknings och undervisningsmaterial och den personliga kompetensen hos lärare och forskare. Ytterst berörs även ägande och nyttjanderätten till forskningsutrustning. Risklistan innehåller här en fortsatt hög riskbedömning och förutsätter aktiva förbättringsåtgärder. En ny potentiell risk som lyfts fram i årets rapport rör korruption och jäv. Här föreslås rektor under 2014 tillsätta en särskild utredningsgrupp i syfte att analysera och lämna förslag till åtgärder med avseende på utvecklade kontrollåtgärder avseende myndighetsutövningen vid LiU avseende korruption och jäv. Riskområde 2 Utbildning och utbildningsfinansiering Riskbedömning feb 2013: Medium feb 2014: Medium För flera angivna risker inom grundutbildningsområdet bedöms risknivån vara låg. En ny risk har tillkommit: Risk att universitetet inte lyckas rekrytera free movers från länder utanför EES området. Denna risk bedöms vara hög (sannolik med måttliga konsekvenser). Riskområde 3 Forskning och forskningsfinansiering Riskbedömning feb 2013: Medium feb 2014: Medium Det låga basanslaget för forskningen gör att LiU missgynnas relativt andra jämförbara lärosäten, t.ex. vad gäller möjligheten att samfinansiera bidragsfinansierad forskning. Samtidigt har LiU hittills kommit väl ut när det gäller den omfördelning av forskningsmedel som baseras på kvalitetskriterier. Eftersom såväl vetenskapliga publiceringar som citeringsfrekvens fortsätter att öka bedöms LiU kunna hävda sig väl även i framtiden. Den största svårigheten har varit att långsiktigt kunna finansiera strategiska satsningar i form av professorskontrakt, karriärkontrakt etc. Där har LiUs interna satsningar inte alls motsvarats av en ökad anslagsfinansiering, vilket gör att när tillfällig finansiering upphör kommer de strategiska satsningarna att tvingas minska i omfattning. Även behovet av en utbyggd infrastruktur för forskning (t.ex. dyrbar vetenskaplig utrustning), där det tidigare fanns externa medel, anstränger LiUs resurser hårt. Det finns en betydande osäkerhet kring medlen till klinisk utbildning och forskning eftersom det nya ALF avtalet (fr.o.m. 2015) inte är färdigförhandlat ännu. Riskområde 4 Kompetensförsörjning Riskbedömning feb 2013: Medium feb 2014: Medium Under 2012 genomfördes en serie åtgärder som styrelsen beslutade om som ett resultat av utredningsarbetet om LiUs organisation, den s.k. Orakel utredningen. Det gällde karriärvägar, anställningsordning, effektivisering av rekryteringsprocessen, arbete med kompetens och karriärutveckling samt digitala tjänstgöringsplaner för att nämna några insatser. Detta arbete har avrapporterats regelbundet till rektor och styrelse. En större utvärdering ska genomföras Rektor

8 Intern styrning och kontroll 2013 Dnr LiU (8) Riskområde 5 Hållbar ekonomi Riskbedömning feb 2013: Medium feb 2014: Medium Grundutbildningsfinansieringen har berörts under Riskområde 2 och forskningsfinansieringen under Riskområde 3. Det under 2011 påbörjade budgetprocessprojektet avslutades Den särskilda satsningen på kvalitetssäkring av redovisningen som påbörjades under 2011 har slutrapporterats under Budgetprocessprojektet påvisade ett behov av ett fortsatt utvecklingsarbete inom flera områden. Bland annat sker ett fortsatt utvecklingsarbete av en för hela LiU gemensam process för budgetering av ekonomisk uppföljning. Målet är att åstadkomma en samlad verksamhetsplan för hela LiU där budgetering, ekonomisk uppföljning etc. på olika nivåer ingår. Som en följd av en revisionsrapport beslutade styrelsen i april 2013 om riktlinjer för hantering av balanserat kapital för samtliga bokslutsenheter. Ett fortsatt fokus kommer att vara att budget och uppföljningsprocessen ska utvecklas ytterligare 2015 års budgetarbete. Långsiktigt behöver LiUs kostnader och intäkter komma i balans (se avsnittet om övergripande prioriteringar). Riskområde 6 Kvalitet i grundutbildning och forskarutbildning Riskbedömning feb 2013: Hög feb 2014: Medium Målet med universitetets kvalitetsarbete är att säkerställa att LiUs utbildningar håller en hög kvalitet och att universitetet bl a kommer väl ut i universitetskanslersämbetets utvärderingar. Så har också varit fallet med de utvärderingar som gjorts hittills. Av totalt 96 bedömda examina har 19 examina bedömts ha mycket hög kvalitet, 64 hög kvalitet medan 13 examina ifrågasatts. LiU har därmed kommit ut bättre än genomsnittet för samtliga lärosäten. Vid styrelsens möte i december 2013 fattades beslut om ett reviderat program för kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling. Riktningen är att området går mot att bedömas ha en låg risknivå i framtiden. Riskområde 7 Informationssäkerhet Riskbedömning feb 2013: Hög feb 2014: Medium I denna skrivelses inledning beskrivs de beslut som fattats med anledning av översynen av informationssäkerheten och dess organisation vid LiU. Implementeringen av detta beslut kommer att prägla området under Med anledning av detta har risknivån för området i dess helhet kunnat sänkas från hög till medium. Riskområde 8 Miljö yttre säkerhet Riskbedömning feb 2013: Medium feb 2014: Medium Genom ett målmedvetet och långsiktigt arbete har två risker från tidigare kunnat lyftas bort ur riskhanteringen för området. Några risker har sammanförts och fått delvis ändrade beskrivningar. Fortfarande bedöms efterlevnaden av lagar, föreskrifter, regler och rutiner vid laboratoriearbete släpa efter, trots att åtgärder satts in för att komma till rätta med detta. Under 2014 krävs ett fortsatt arbete med detta område för att sänka risknivån. I övrigt bedöms riskerna vara medium. Rektor

9 Intern styrning och kontroll 2013 Dnr LiU (8) Riskområde 9 Konkurrens och synlighet Riskbedömning feb 2013: Medium feb 2014: Medium Under 2013 har ansträngningarna fortsatt inriktats på att nå ut med LiUs starka varumärke. Detta har bland annat skett genom att sprida kunskap om universitetets utbildning och forskning för att säkerställa att LiU fortsatt kan attrahera studenter och medarbetare. En högre grad av samordning av arbetet med kommunikation, studentrekrytering och alumni har skett. Utöver detta görs också en särskild satsning på en ny internationell strategi. Arbetet med åtgärder som inleddes under 2013 kommer att fortsätta under Genom de åtgärder som vidtas bedöms risknivån för området vara fortsatt medium. Riskområde 10 Samverkan Riskbedömning feb 2013: Medium feb 2014: Medium Under 2013 har samverkan fortsatt lyfts fram som strategiskt och prioriterat område inom LiU. Under 2012 lyftes Samverkan fram på ett tydligare sätt i LiUs strategikarta, ett samverkansstrategiskt råd inrättades och en vicerektor med särskilt ansvar för området tillsattes liksom en samverkansdirektör. Under 2013 har Vinnova fått regeringens uppdrag att tillsammans med universiteten utveckla samverkansområdet. Detta sker i ett antal projekt som Vinnova har initierat. LiU ingår i några av dessa projekt och driver dessutom ytterligare några projekt tillsammans med andra universitet och högskolor. Detta arbete kommer att avkasta resultat under Riskområde 11 Lokalförsörjning (Nytt riskområde) Riskbedömning feb 2014: Hög De inom riskområdet identifierade riskerna kan härledas till ett antal företeelser: hyresavtalens längd, brister/begränsningar i tekniska system (framförallt i äldre byggnader), studentbostadsbrist, brist på forskarbostäder, hyresgästproblematik (främst Campus US och förhållandet till Landstinget i Östergötland). Utvecklingen av campusmiljöerna kommer till uttryck i tankarna kring Campus LiU Det fortsatta arbetet med intern styrning och kontroll Det fortsatta arbetet sker i enlighet med de riktlinjer som fastställdes av universitetsstyrelsen i december 2012 och som använts för arbetet under I början av denna rapport finns de frågor som universitetsledningen anser vara särskilt högt prioriterade i LiUs fortsatta arbete med intern styrning och kontroll. Det finns därutöver ett antal risker där det föreligger ett behov av fortsatt uppmärksamhet och där det finns konkreta förslag till åtgärder i risksamordnarnas rapporter. Var och en av risksamordnarna ansvarar för att implementera åtgärder som bidrar till att risknivåerna minskar. Några arbetsområden behöver vidareutvecklas under Fakulteter, institutioner och andra enheter fortsätter arbetet med att identifiera och värdera risker och vidta åtgärder för att komma till rätta med risker där risknivån är hög. Detta utvecklingsarbete är prioriterat. Rektor

10 Riskområde 1: Ledningsprocesser Risksamordnare: Göran Hessling Sammanvägd bedömning av riskområdet: på vissa riskfaktorer Medium med fortsatt observans Internt/externt ansvar etc: LiU ansvarar X Externt ansvar Kombination Motivering: 1 Inledning Denna rapport utgår från ett förändrat synsätt beträffande riskområde 1 jämfört med tidigare ordning. Ett väsentligt skäl för detta är att riskområdet i någon mening övergriper samtliga övriga riskområden. Ledningsprocessernas kvalitet och effektivitet påverkar förutsättningarna för all verksamhet vid universitetet. Utvecklingen mot en mer sammanhållen verksamhetsplanering inom universitetet medför vidare tydligare förutsättningar för styrelsen att återkommande bedöma ledningskonsekvenser i fråga om styrning, kontroll och uppföljning. Detta förhållande bör i sig också medföra en fortlöpande omprövning av nuvarande risklista. Ledning som process kan beskrivas som självvärderande vid varje tidpunkt bedöms ett ledningsbeslut rimligen som det bästa möjliga givet omständigheterna och karakteriseras av att det finns en slutlig beslutsfattare som tar ansvar för fattade beslut. Riskerna ligger kanske främst i om beslutsprocessen inte leder till önskade konsekvenser i slutänden d v s det är själva resultatet och dess kvalitet som representerar den avgörande risken. Med detta synsätt hamnar således verkställigheten i fokus. I ett ledningsperspektiv blir det därför mer relevant att systematiskt och över tid granska och följa upp enskilda verksamhetsområden, just för att verkligen bedöma de konkreta riskerna och utpeka möjliga åtgärdsvägar. Med denna bakgrund har i riskarbetet väckts frågan i vilken utsträckning det är rimligt att bibehålla dagens riskfokus på kombinationen Ledning och administrativa processer. På vilket sätt ska begreppet ledning egentligen hanteras i ett ISK perspektiv, utan att för den skull medföra en bedömning av grundläggande förutsättningar för de personliga uppdragen i styrelse och universitetsledning och eller kvaliteten i de verksamhetsstrategiska beslut som fattas där? Hanteras egentligen inte de väsentliga administrativa processerna genom analyserna av övriga riskområden? Rapporten utgör ett svar på dessa frågor. Riskområdet har fått en ny benämning Ledningsprocesser och knyter an till den traditionella förvaltningsrättsliga uppdelningen av verksamhet och ärendehantering under begreppen initiering, beredning, beslut och verkställighet, se vidare under punkt 4 nedan. Identifierade risker enligt risklistan kan inte enbart betraktas instrumentellt i förutsättningarna för ledning av ett lärosäte ingår också förmågan att förstå och hantera den akademiska kultur som präglar verksamheten och som med stöd av 2 kap Regeringsformen har en stark formell grund i högskolelagens portalstadganden rörande forskningens frihet.

11 2 Riskområdet i backspegeln I förra riskrapporten, från januari 2013, gavs uttryck för en förändrad riskbedömning, mot bakgrund av att universitetsstyrelsen och rektor under de senaste två åren beslutat om väsentliga förutsättningar för ledningen och styrningen av universitetet. I rapporten förtecknades också de väsentliga beslut universitetsstyrelsen och rektor fattat under åren Därvid framhölls bl a följande: Universitetsstyrelsen och rektor måste kunna utgå från att organiseringen av och ansvarsfördelningen inom universitetet ger universitetet de bästa förutsättningar att verka enligt den gällande strategikartan, med dess visioner och målsättningar. Alla beslut och ställningstaganden som sker inom universitetet är beroende härav vilket innebär att alla delar av strategikartan också berörs. Det är förmågan till tillämpning av den organisation och av de regler och riktlinjer som tillskapats som kommer att utvisa graden av hållbarhet och relevans i de beslut som fattats under de senaste åren. Idag ett år senare är detta fortfarande en relevant skrivning beträffande de absoluta grundförutsättningarna för beslutsfattande på skilda ledningsnivåer inom LiU. Förhållandena jämfört med verksamhetsåret 2012 har dock förändrats och utvecklats. Verksamhetsåret 2013 har varit det första året då den nya processordningen för LiUs budgetarbete tillämpats. Sedan årsskiftet 2012/2013 har formerna för rektors beslutsfattande preciserats genom beslutet om inrättande av rektors beslutsmöte, mot bakgrund av vad som föreskrivs i LiUs arbetsordning. Rektor har vidare beslutat om en väsentlig omorganisering av universitetsförvaltningen och vidare om individuella uppdragsbeskrivningar för förvaltningens ledande tjänstemän. Universitetsdirektören är sedan halvårsskiftet också förvaltningschef. Dessa förändringar påverkar förstås förutsättningarna för riskbedömningen vad gäller ledningsprocesser och då inte bara av organisatoriska och normgivande skäl utan också utifrån hur de nya förutsättningarna påverkar faktiska arbetssätt rörande ärendeberedningen i vid mening, i förening med de delegeringar rektor beslutat (rektors delegationsordning). Kvarstående risker av särskild betydelse inom riskområde 1 utgörs av upphandlingsområdet respektive det område som i bred mening egentligen avser hanteringen av LiUs kunskapstillgångar i form av forskningsresultat, utbildningsformer, forsknings och undervisningsmaterial och den personliga kompetensen hos lärare och forskare. Ytterst berörs även ägande och nyttjanderätten till forskningsutrustning. Upphandlingsområdet representerar tillsammans med personalområdet de väsentligaste kostnaderna för LiUs del och är vidare normativt styrd med betydande risker för såväl produktionsstörningar som särskilda ersättningskrav i form av straffavgifter eller skadestånd. Risklistan innehåller här en fortsatt hög riskbedömning och förutsätter aktiva förbättringsåtgärder. 3 Utgångspunkter för ett förändrat synsätt på riskområdets fokus på ledningsfunktion 3.1 En ny universitetsstyrelse Under 2013 tillträdde en ny universitetsstyrelse, och under hösten har frågor om ledning, styrning och ansvarsfördelning varit föremål för reflektion i styrelsen. Vidare har styrelsen verkat för effektivare planerings och genomförandeformer, bl a i form av en sammanhållen årlig verksamhetsplanering för LiU och styrelsens arbete, vilket också kommer att påverka LiUs ledningsprocesser.

12 3.2 Internrevisionen (IR) Universitetsstyrelsen har i samband med beslut om revisionsplan för 2014 särskilt diskuterat skillnaderna i analysutfall mellan å ena sidan IR och å andra sidan ISK arbetet i fråga om ledning och administrativa processer. Ett väsentligt skäl för skilda utfall i analyserna har varit skilda perspektiv nuläge eller framtid. Revisionsplanen för 2014 tar väsentligen fasta på verksamheter som ryms under riskområde 1. IR:s analys och funktion som styrelsens särskilda organ för granskning och uppföljning måste därför beaktas vid ett resonemang kring en ändrad syn på riskområdet enligt ISK arbetet, se vidare punkt 4 nedan. 3.3 Aktuella väsentliga beredningsexempel Under 2013 har i ledningssammanhang särskilt hanterats beredningen av ärendena a) den nya budgetprocessen, b) Campus LiU 2015, c) FUF utredningen och d) utredningen om informationssäkerhet. Det gemensamma för dessa ärenden är dels att de hanterats av universitetsstyrelsen vid flera tillfällen, dels att de återkommande processats genom LiUs beredningsorganisation. Campus LiU 2015 erbjuder i sig en särskild utmaning vad gäller de långsiktiga ekonomiska konsekvenserna och förankringen bland LiUs medarbetare, fackliga organisationer och skilda beslutsorgan. FUFutredningen och utredningen om informationssäkerhet har vidare haft sin särskilda direkta personanknytning till universitetsstyrelsen. Dessa exempel tjänar som exempel för att föreslå en förändring av rådande synsätt i fråga om hur ledning ska definieras i ISK arbetet, se vidare punkt 4 nedan. 3.4 Inspel från institutionerna I de kommentarer till risklistan som lämnats av institutionerna har följande nya risk tydliggjorts: Oförmåga att acceptera fattade beslut. Formuleringen knyter egentligen an till flertalet punkter på risklistan för riskområde 1. Denna formulering speglar grundläggande förhållningssätt i en arbetskultur präglad av akademisk kollegialitet. Eller annorlunda uttryckt: Det sitter i väggarna att ifrågasätta och problematisera. Likaväl som den utpekar en allvarlig svaghet i organisationen och därmed också en betydande risk enligt ISK innebär den samtidigt något oundgängligt för ett universitet; ett ifrågasättande förhållningssätt på intellektuell grund. Denna konklusion är att betrakta som en slags kulturell grund för frågor om ledning och styrning av ett universitet. 3.5 Sex månader med nya UF och UD Vid förra ISK rapporten stod UF inför en organisatorisk översyn. Beslut om den nya organisationen för UF trädde i kraft den 1 juli Samtidigt förordnades också UD som formell förvaltningschef. Den nya lösningen har alltså varit i kraft i knappt sex månader och dess funktionalitet har prövats i ett antal berednings och verkställighetsärenden. Utgångspunkten för den nya förvaltningsorganisationen är att skapa ökad tydlighet, utveckla ett bättre fungerande lagarbete samt att öka graden av decentralisering i beslutsprocesser där så är önskvärt. Förändringen ska också ses mot bakgrund av det generationsskifte som nu äger rum, där tjänstemän som varit länge i organisationen nu har lämnat eller är på väg att lämna LiU med pension. 3.6 Initiering och beredning av beslut hos rektor och US Initiering och beredning av beslutsärenden hos rektor och US har av tradition skett på ett stort antal skilda sätt. Här behövs fortsatt arbete med alla steg i processen från idé till beslut. En viktig förbättring under 2013 är de på veckobasis återkommande beslutsmöten, som genomförs i den ordning rektor beslutat den 19 december 2012 (Dnr LiU ). Dock kan inte alla steg i alla processer formaliseras på motsvarande sätt. Den akademiska verksamhetskulturen överlever på sin kreativitet och detta förhållningssätt bör mer konstateras som ett faktum, i vart fall så länge det står klart att ytterst rektor tar det fulla ansvaret för ärendehanteringen gentemot universitetsstyrelsen. Här utgör riktade granskningar kring lednings och administrativa processer vid LiU sannolikt ett mer verkningsfullt redskap för styrelsens kontroll och uppföljning än allmänna riskanalyser i ISK arbetet.

13 4. Ett omprövat synsätt vad gäller riskbedömningen Från ett ISK perspektiv behöver fokus mer riktas mot grundläggande, handfasta förutsättningar för ledningsprocesserna inom LiU: Tydligt tillämpade ordningar för initiering, beredning, beslut och verkställighet Ordning och reda i fråga om diarieföring, hantering av minnesanteckningar, arbetsmaterial, protokoll och beslut Ordning och reda på LiUs eget regelverk en tydlig och transparant ordning för en enhetlig publicering av lokala föreskrifter, instruktioner och anvisningar (i praktiken handlar detta främst om en uppgraderad version av LiUs regelsamling) Uthålliga utbildningsinsatser för medarbetare på alla nivåer vad gäller grundläggande funktionalitetskrav inom LiU (innebärande en utveckling av formerna och innehållet för en sammanhållen utbildningsverksamhet vid LiU) Ett större fokus på risk och säkerhetsområdet (Risk Management) med tydligare krav på ledningsorganisationen med hänsyn till förändrade omvärldskrav Avslutningsvis en riskbeskrivning och hantering vad gäller jäv och korruption. Rektor föreslås under 2014 tillsätta en särskild utredningsgrupp i syfte att analysera och lämna förslag till åtgärder med avseende på utvecklade kontrollåtgärder avseende myndighetsutövningen vid LiU avseende korruption och jäv. 5 Sammantagen bedömning Grundläggande förutsättningar för US och rektor i deras respektive roller som ledningsansvariga kan inte på något meningsfullt sätt i sig göras till riskfaktorer fokus måste istället ligga på de verktyg som styrelsen och universitetsledningen förfogar över och hur dessa hanteras i ledningsprocesserna. En ledningsfunktions uppgift att fatta beslut om framtida förhållanden innehåller alltid ett mått av osäkerhet eller risk om man så vill. Oavsett kvaliteten på vidtagna prospektiva åtgärder kommer ledning alltid att värderas förhållandevis högt på riskbedömningsskalan och därför blir också den formella värderingen av ledning i någon mån trivial. Med IRs perspektiv på rådande nuläge och för stunden gällande sakförhållanden skapas jämförelsevis en helt annan grund för både diskussion och val av åtgärder och den omprövning som förordas i denna rapport med fokus på ledningsprocesser syftar till att långsiktigt stärka styrningen och kontrollen över LiUs verksamheter. Med utgångspunkt i beslut om ISK förra året kan väl hävdas att utvecklingen under 2013 stärkt såväl US som rektor i ledningen och styrningen av LiU. Risknivån skulle därmed vara åtminstone oförändrad eller rentav reducerad. Å andra sidan har ovan framhållits att åtskilliga beslutade åtgärder av organisatoriska eller administrativ natur varit i tillämpning under begränsad tid. Tillkommande åtgärder avser vidare den nya risken beträffande jäv och korruption. Riskerna avseende upphandling respektive LiUs kunskapstillgångar är vidare öppna för fortsatta insatser. Givet ett helhetsperspektiv på för stunden gällande förhållanden gäller huvudsakligen samma sammantagna bedömning som i fjor formulerad som medium; med fortsatt observans på vissa riskfaktorer.

14 Riskområde 2: Utbildning och utbildningsfinansiering Risksamordnare: Lars Rydberg Sammanvägd bedömning av riskområdet: Medium Internt/externt ansvar etc: LiU ansvarar Externt ansvar Kombination X Motivering: Riskområdet knyter an till strategikartans mål att attrahera och examinera eftertraktade studenter och doktorer för ett hållbart samhälle i en föränderlig värld genom att vidareutveckla profilen av ett program och campusuniversitet med innovativa, utmanande och studentaktiva utbildningar. Utbildningen vid Linköpings universitet skall således vara efterfrågad av såväl studenter som arbetsmarknad. En förutsättning för detta är att utbildningen håller högsta kvalitet. Därmed knyter riskområde 2 Utbildning och utbildningsfinansiering tydligt an till riskområde 6 Kvalitet i grundutbildning och forskarutbildning. Tillgången på VFU platser är också en väsentlig del för vissa utbildningar. Denna risk knyter an till riskområde 10 Samverkan. Intäkterna till utbildningen på grundnivå och avancerad erhålls genom att vid budgetårets slut avräkna det antal helårsstudenter och helårsprestationer, fördelade på utbildningsområden med varierande ersättningsnivåer, som erhållits under året. Det högsta belopp som totalt får avräknas anges av det takbelopp (= grundutbildningsanslag) som riksdagen tilldelat Linköpings universitet. Antalet studenter och vad dessa presterar genererar således universitetets intäkter till utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Det är således väsentligt att regelbundet göra långsiktiga bedömningar av studerandeantalets utveckling, samt studenternas prestationer för att kunna värdera utvecklingen av universitetets intäkter avseende utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Utgångspunkten för dessa bedömningar utgörs av analyser av demografiska faktorer, arbetsmarknadens utveckling samt regelbundna bedömningar av statistiskt material och analyser gjorda av Universitetskanslersämbetet och SCB. Propositioner, departementspromemorior, utredningar och omvärldsanalyser utgör andra utgångspunkter för områdets riskbedömning. Under terminstid görs en uppföljning den 1:e i varje månad av hur universitetets utbildningsvolym, räknat i helårsstudenter och helårsprestationer, utvecklas och hur den påverkar universitetets totala grundutbildningsresurs. Denna uppföljning presenteras för och diskuteras med fakultetskanslierna. Vid två tillfällen under året (i april och oktober) skall universitetet till Utbildningsdepartementet lämna en prognos över antal helårsstudenter, helårsprestationer och takbeloppets utnyttjande för det innevarande året och för de fyra följande åren. Denna prognos tar sin utgångspunkt i de prognoser som respektive fakultetskansli presenterar som underlag för detta arbete.

15 Därutöver anordnas en gång per år ett seminarium som syftar till att öka kvaliteten i LADOKsystemet. I samband med antagningsomgångarna skapar Antagningsavdelningen underlag för analys av antalet sökande, antalet antagna vid urval ett respektive två samt antalet registrerade studenter. Som en del i detta arbete ingår också att bedöma förändringar i sökbilden till universitetets utbildningar. I årsredovisningen sammanfattas föregående års resultat. Med utgångspunkt i dessa görs analyser och bedömningar inför kommande verksamhetsår. Resultaten relateras i förekommande fall till universitetets strategi. Bedömningar om utbildningsvolym och eventuellt nya behov görs i universitetets budgetunderlag till regeringen. Fr o m höstterminen 2011 skall studenter från länder utanför EES området betala studieavgift. Ett särskilt projekt inom universitetet har drivit utvecklingen av denna verksamhet som vid årsskiftet 2013/14 övergår i reguljär verksamhet. Uppföljningar görs under ledning av direktören för internationella relationer och presenteras i rektors strategiska råd för utbildning. Verksamheten behandlas också av rektors strategiska råd för internationalisering. Fr o m 2013 kommer universitetet i likhet med landets övriga lärosäten att kunna erhålla vissa smärre resurser om universitetet kommer väl ut i de kvalitetsutvärderingar som kommer att ske i Universitetskanslerämbetets regi. Det kvalitetsarbete som bedrivs inom universitetet skall garantera att universitetet kommer väl ut i dessa utvärderingar. Arbetet med att förbereda Universitetskanslersämbetets utvärderingar görs gemensamt inom universitetet där alla fakulteter medverkar medan det faktiska arbetet med kvalitetsutvärderingarna företrädesvis görs av fakulteterna. Uppföljning och utvärdering av resultatet av detta arbete kommer att göras till rektors strategiska råd för utbildning. Regeringen bedömer i budgetpropositionen för 2013 att någon ytterligare generell utbyggnad av utbildningen på grundnivå och avancerad nivå inte är motiverad under överskådlig tid. Givetvis kan dock förändringar ske i utbildningens sammansättning även om den totala utbildningsvolymen är given. Universitetet kommer via budgetdialoger och på andra sätt att hålla sig väl informerat om kommande förslag som bl a kan innebära en omfördelning av utbildningsplatser mellan lärosäten. Utbildning och utbildningsfinansiering är en strategisk fråga som kontinuerligt diskuteras av universitetets ledning, fakultetsledningar och institutionsledningar. Fr o m 1 januari 2012 finns enligt ovan rektors strategiska råd för utbildning. Detta riskområde Utbildning och utbildningsfinansiering utgör ett naturligt arbetsfält för detta råd. Utifrån den kunskap som på ovan beskrivna sätt erhålls om detta riskområde är det sedan en nödvändighet att en medvetenhet om detta skapas inom universitetet. I rektors strategiska råd för utbildning kommer även de indikatorer som är knutna till målet att attrahera och examinera eftertraktade studenter och doktorer för ett hållbart samhälle i en föränderlig värld, dvs universitetets nationella andel av antalet förstahandssökande och etableringen på arbetsmarknaden, att följas upp. Samarbetet med universitetets fakulteter är också av avgörande betydelse för riskbedömning och riskhantering. Till detta skall läggas att universitetets rektor har initierat ett pedagogiskt språng inom vilket en utveckling ske av utbildningskvaliteten, former för lärande samt utbildningsmiljöerna. Vidare skall inom ramen för kvalitetsutveckling en fortsatt prioritering ges till arbetet med lärarnas pedagogiska

16 meritering, det universitetsgemensamma kursvärderingssystemet samt förberedelser inför Universitetskanslersämbetets utvärderingar. Befintliga risker ingående i riskområde 2 Risk att de kriterier som används vid en fördelning av basresurser i ett framtida nationellt fördelningssystem missgynnar LiU. Bedömning: Det finnsför närvarande ingenting som tyder på att resurstilldelningssystemet rörande utbildning på grundnivå och avancerad nivå på ett avgörande sätt kommer att förändras. Risken bedöms vara låg (osannolik men skulle, om den inträffar, kunna leda till betydande konsekvenser). Risken bör finnas kvar inom riskområde 2 men accepteras, vilket betyder att några särskilda åtgärder inte behöver vidtas. Risk för att universitetet inte har förmåga att etablera ett utbildningsutbud med undervisningsformer som attraherar studenter och är efterfrågat av arbetsmarknaden. Bedömning: Vidtagna åtgärder begränsar risken, dvs minskar sannolikheten för att den inträffar. Risken bedöms vara mindre sannolik att den inträffar men skulle få betydande konsekvenser om den inträffar. Risken bör finnas kvar inom riskområde 2. (Observera att effekten föreslås höjas från 2 till 3) Risk för att LiU utbildningsvolym avviker väsentligt från tilldelat takbelopp (=grundutbildningsanslag). Bedömning: Vidtagna åtgärder begränsar risken, dvs minskar sannolikheten för att den inträffar. Risken bedöms vara medium (mindre sannolik kunna få betydande konsekvenser om den inträffar). Risken bör finnas kvar inom riskområde 2. Risk att universitetet inte lyckas med att rekrytera free movers från länder utanför EES området. Motivering: Fr o m höstterminen 2011 har regeringen infört studieavgifter för studenter (free movers) från länder utanför EES området. (Studenter från länder utanför EES området som studerar i Sverige inom ramen för utbytesavtal behöver inte avlägga studieavgift). Antagningarna till höstterminerna visade i jämförelse med tidigare år, när studierna var fria från avgift, ett stort bortfall av studenter från dessa länder, vilket också innebär ett bortfall av intäkter för universitetet. Relativt grundutbildnings volym vid universitetet utgör dock detta bortfall en relativt liten andel. Bedömning: Risken bedöms vara hög (sannolik med måttliga konsekvenser). Risken bör finnas kvar inom riskområde 2. Sammanvägd bedömning av riskområde 2 Utifrån de bedömningar som gjorts tidigare enligt ovan och de likartade åtgärder som sammantaget kommer att genomföras under 2014 görs bedömningen att det inte finns någon anledning att ändra bedömningen av riskexponeringen. Risken för området är alltså medium.

17 Riskområde 3: Forskning och forskningsfinansiering Risksamordnare: Per Dannetun Sammanvägd bedömning av riskområdet: Medium Riskområdet knyter an till strategikartans mål att skapa och sprida forskningsresultat med internationell genomslagskraftʺ genom att stärka och utveckla internationella slagkraftiga forskningsmiljöer som tar ansvar för utbildning och samverkan. Finansieringen av forskning och forskarutbildning består huvudsakligen av anslagsmedel och externa medel. Anslagsmedlen, för forskning och forskarutbildning (ca 800 mnkr), tilldelas Linköpings universitet av riksdagen för vidare fördelning till fakulteterna efter beslut i universitetsstyrelsen. De externa medlen (2012 ca 960 mnkr) delas in i två grupper bidragsfinansiering och avgiftsfinansiering. Bidragsfinansiering består av forskningsmedel erhållna i konkurrens från forskningsråd, forskningsstiftelser, VINNOVA etc medan avgiftsfinansieringen huvudsakligen är uppdragsforskning. LiU har haft en positiv utveckling vad gäller finansiering av forskning och forskarutbildning de senaste åren och inget dramatiskt bedöms ske inom de närmaste åren. Riskerna associerade med forskningsfinansiering är uppdelad enligt nedan: Risk: Basanslag för forskning och forskarutbildning. Linköpings universitet har, relativt de andra stora universiteten, ett mycket lågt basanslag. Detta faktum missgynnar LiU, i relation till andra universitet, på flera sätt. Många finansiärer kräver idag samfinansiering av projekt, detta gäller både nationella och internationella finansiärer. Dessutom behövs basanslagen för att basfinansiering; infrastruktur, utbildningen på forskarnivå samt fri grundforskning. Basanslagen utgör också grunden för LiUs förmåga att attrahera externa forskningsmedel. Sammanlagt gör detta att LiU har ett svårare utgångsläge än jämförbara universitet. Från och med 2009 omfördelas en del av basanslagen, numera 20 %, mellan lärosätena. Omfördelning baseras sig på indikatorerna som bibliometri och förmåga att attrahera externa medel. I budgetpropositionen för 2014 erhöll LiU ett tillskott på 15 mnkr 2014, vilket är ett kvitto på att kvaliteten av forskningen vid LiU fortsätter att utvecklas. Dessutom finns det ytterligare aviserade förstärkningar av basanslagen i propositionen, varför LiU bedöms erhålla ett tillskott på ca 23 mnkr för 2015, 2016 och Trots ökningen av anslagen så har LiU ändå, i relation till grundutbildningen, ett lågt basanslag. De ökningar som erhålls är i förhållande till anslagen små varför LiU även framgent kommer att vara missgynnat relativt de stora lärosätena. Bevakningen av vetenskapliga publiceringar (och citeringsfrekvenser) är viktig för att kunna utveckla åtgärder för att säkerställa en hög vetenskaplig kvalitet vid LiU. Då kan LiU fortsätta vara framgångsrikt vid kvalitetsbedömningarna i framtiden. Risken bör finnas kvar men bedöms vara medium (mindre sannolik).

18 Risk: Externa medel Linköpings universitet har under lång tid haft hög akademisk kvalitet och en förmåga att identifiera och organisera forskning inom för näringsliv och samhälle högintressanta problemområden. Därigenom har LiU väl kunnat kompensera för det handikapp som ett lågt basanslag utgör. Trots detta har LiU lyckats erhålla en ökande andel externa medel. Trots att forskningsmyndigheterna erhållit förstärkningar av forskningsmedel från de statliga kommer sannolikt de externa medlen inte att öka. LiU måste även här bevaka publicering och citeringar då dessa även är viktiga parametrar när det gäller forskarnas möjligheter att erhålla externa medel. Dessutom måste LiU även fortsättningsvis rekrytera konkurrenskraftiga forskare. Risken bör finnas kvar men bedöms vara medium (mindre sannolik). Risk: Infrastruktur Stora delar av forskningen blir allt mer beroende av allt dyrare utrustning. Det är angeläget att det skapas goda förutsättningar för en balanserad långsiktig finansiering och utveckling av forskningens infrastruktur, det gäller såväl lokala core facilities som nationella och internationella noder. Vad gäller lokal infrastruktur så finns idag ingen extern finansiär längre. Numera måste därför LiU ta på sig investeringsansvaret för ny utrustning. Denna förändring, som är ny för alla universitet, har skapat en osäkerhet om hur hanteringsordning och prioritering av ny utrustning ska ske. En åtgärd är att inom en snar framtid utarbeta en hanteringsordning för investering av utrustning. Risken bedöms vara medium/hög (sannolik). Risk: Underfinansiering av strategiska satsningar LiU har till dags dato finansierat delar av de strategiska satsningarna såsom professorskontrakt, karriärkontrakt, LiU Research Fellows (LiU foass), rekryteringsmedel, medfinansieringsmedel etc med ett visst underskott då LiU som helhet har ett stort överskott. Dessutom så har rektor varje kalenderår återtagit en del av institutionernas överskott av myndighetskapital vilket använts för att finansiera de ovan nämnda strategiska satsningarna. Denna finansieringsmöjlighet upphörde vid 2013 år utgång i och med rektors beslut om kapitalförändringar (se också riskområde 5 Hållbara finanser).. LiU har ambitionen att minska forsknings OHn för att bland annat öka möjligheterna för institutionerna att söka externa forskningsprojekt (medel) utan att vara behov av medfinansiering. Delar av OHn har använts för vissa av de strategiska satsningarna. En minskning av densamma kommer att innebära en omfördelning av fakultetsmedel inom institutionerna. LiU bör därför beakta detta i budgetarbetet inför 2015 och framåt. Risken bedöms vara hög (sannolik).

19 Risk: Nytt ALF avtal, Cellbiologsavtalet samt ombyggnationer Campus US Nuvarande ALF avtal har sagts upp och förhandlingar om ett nytt pågår. Det är en stor risk att förhandlingarna inte blir klara innan utgången av avtalsperioden och att nuvarande avtal förlängs. Detta skulle medföra en oförändrad anslagstilldelning av Alf medel. Ett nytt avtal under perioden riskerar att missgynna LiU då nuvarande diskussioner handlar om att fördela delar av ALF medeln genom kvalitetskriterier, som bygger på indikationer såsom externa medel och bibliometri. I och med att 30 årigt avtal med Landstinget i Östergötland om cellbiologihuset på Campus US upphör vid utgången av 2015, kommer universitetet om inte ytterligare medel tillförs via statsbudgeten att tvingas finansiera hyreskostnaden och driften genom interna omfördelningar. Det är osäkert om regeringen kommer att tillföra dessa begärda medel. Årskostnaderna för lokalerna uppgår till drygt 19 mnkr, varav 75 % motsvarar deras användning för forskning (inkl. utbildning på forskarnivå) och 25 % användningen för läkarutbildningens behov. Detta kommer att anstränga ett redan hårt basanslag ytterligare. De byggnationer som pågår vid Campus US för LiUs räkning kommer att medföra ökade lokalkostnader (beskrivet bland annat i Budgetunderlaget). Jämfört med de tidigare kostnadskalkylerna bedöms dessa byggnaders årliga hyreskostnad bli betydligt större. Någon slutlig hyra för dessa oblekt har ännu inte fastställts varför den långsiktiga hyreskostnaden än så länge bygger på uppskattningar. Det finns alltså en risk att hyreskostnaderna ökar mer än planerat. Dessutom så råder i dagsläget en osäkerhet hur kostnaderna skall fördelas mellan Alf och fakultetsmedel. LiU bör se över både kommande lokalkostnader för Campus US och aktivt arbeta för framtagandet av ett nytt ALF avtal. Sammanfattningsvis bör LiU ha goda möjligheter att erhålla bibehålla sina resurser i form av forskningsfinansiering och därmed forskningsvolym framöver. Ett fortsatt arbete med strategiarbetet, budgetarbetet och framförallt handlingsplaner utifrån strategikartan bör utarbetas. Den sammanvägda riskbedömningen bedöms därför vara medium.

20 Riskområde 4: Kompetensförsörjning Risksamordnare: Randi Hellgren Sammanvägd bedömning av riskområdet: Medium Internt/externt ansvar: Ursprung inom LiU X Ursprung utanför LiU Kombination Attrahera och rekrytera kompetens Universitetet befinner sig fortfarande i ett skede av både ersättningsrekrytering p g a pensionsavgångar och expansionsrekrytering. Generationsskiftet beräknas generera rekryteringsbehov fram t.o.m Ca 400 medarbetare varav 300 forskare/lärare ska ersättas fram till 2017 p g a generationsskiftet. LiUs oförbrukade bidrag genererar ett fortsatt expansionsrekryteringsbehov som motsvarar ca 300 anställningar fram t o m LiUs konkurrenter befinner sig i en likartad situation och konkurrensen om forskare och lärare innebär att LiU står inför en stor utmaning. LiUs förmåga att attrahera och rekrytera lärare och forskare är helt avgörande för universitetets framtid och för att nå universitetets mål Skapa och sprida forskningsresultat med internationell genomslagskraft och Attrahera och examinera eftertraktade studenter och doktorer för ett hållbart samhälle i en föränderlig värld. Rekrytering av lärare sker på en nationell och internationell marknad. Universitetet ökar kontinuerligt andelen medarbetare som rekryteras internationellt och den största andelen bland de internationellt rekryterade återfinns bland doktorander och postdoktorer. Internationell rekrytering ställer ökade krav på universitetet i en rad avseenden, ex praktiska frågor som boende, internationella skolor och förskolor och arbete till medföljande partner. När det gäller administrativ och teknisk personal så sker rekryteringen framförallt på en lokal och regional marknad. Här får universitetet betraktas som en attraktiv arbetsgivare och söktrycket på ledigförklarade anställningar är mycket gott. Enda undantaget utgörs från tid till annan av tillgången på IT kompetens och vissa specialister. Under 2011 har universitetsstyrelsen fattat beslut om dels en akademisk karriärväg, dels en anställningsordning. Båda dessa dokument har växt fram ur en analys om universitetets utmaningar när det gäller att attrahera, rekrytera samt behålla och utveckla kompetens. LiU har vidtagit följande åtgärder för att hantera och minska risken att inte ha förmåga att attrahera och rekrytera kompetens: LiUs karriärväg Åtgärd: LiUs karriärväg tar sin utgångspunkt i att LiUs kompetensförsörjning av lärare sker dels genom rekrytering, dels genom möjlighet till befordran. Effekt: Analysen av LiUs omfattande behov av ny kompetens har lett till att LiUs karriärväg bygger på både extern rekrytering och möjlighet till intern befordran. Det är viktigt för LiUs självbild och renommé att visa att LiU har förmåga att attrahera och rekrytera externt. Relationen mellan extern