Verksamhetsberättelse. Kontor & Service

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Kontor & Service 2014 / 2015

2 Kontor & Service organisation och måluppfyllelse Kontor & Service omfattas av enheterna administrationen, skolmåltiden, it-avdelningen samt av skolvaktmästeriet. Personal Personalgruppen består av 1 Skolchef, 1 rektor, 1 biträdande rektor, 1 adm- och redovisnings ansvarig samt 1 skolsekreterare. 1 kock, 1 dietkock och 1 köksbiträde. 1 It-pedagog och 1 It-tekniker 1 skolvaktmästare Ledning Skolchefen har det övergripande ansvaret över verksamheten och har delegerat ansvar till administrations- och ekonomiansvarig. Administrationen Administrationen ansvarar för skolans ekonomi och tillser att de kommunala omsorgsintäkterna, liksom fakturerade omsorgsavgifter förvaltas och disponeras så att de kommer verksamheten bäst tillgodo. Rapporteringsskyldighet till Kms styrelse sker regelbundet en gång per månad. Administrationen ansvarar bl a för barn och elevhanteringen, såsom intagningar och registerföring av inskrivna sådana i verksamheten. De sköter också den löpande bokföringen och kassafunktionen på skolan samt i övrigt på en skola förekommande administrativa uppgifter. Administrationen månar och servar såväl föräldrar såsom Kms personal och elever så att de bäst kan fungera och verka i skolan. Skolköket Skolan har ett eget tillagningskök och serverar ca 360 måltider per dag fördelat på förskolebarn, skolbarn samt personal. Skolan har numer en egen matsal samt ett bufférum där matens serveras till alla elever och personal i grundskolan. Förskolan äter på sina egna enheter. Maten levereras dit i matvagnar diekt från KMS skolkök. Kms skolmåltid strävar efter att servera måltider där råvaror är valda med största omsorg. Vi försöker främja närproducerat, ekologiska och framförallt färska råvaror och i möjligaste mån undvika halvfabrikat.

3 It-avdelningen It-avdelningen ansvarar för att skolans it-park, servrar, nätverk, backuper samt att viktiga uppdateringar sköts tillfredsställande och kontinuerligt. Avdelningen ansvarar för att skolans datorer servas/repareras vid behov. I samråd med ledningsgrupp och styrelse planera för framtiden och kommande it-utrusning. Skolvaktmästeriet Vaktmästaren ansvarar för att okulärbesiktningar av verksamhetens lokaler genomförs regelbundet och att eventuella brister ur arbetsmiljö/brandsäkerhetsanseende rapporteras till fastighetsägare alt. åtgärdas enligt gränsdragningslista från Hemsö fastigheter. Vaktmästaren ansvarar för post- och pakethantering. Skolan har en bil som skall vara tillgänglig för personal. Vaktmästaren ser till att den är i gott körskick, tankad och servad. Vaktmästaren skall i möjligaste mån vara tillgänglig vid evenemang eller aktiviteter där speciellt stora folkansamlingar kan förekomma. Vaktmästaren ansvarar för att alla övriga utrymmen såsom förråd, kopieringsrum, miljöstationer ser rena och trevliga ut. Fylla på förbrukningsmatrial vid behov i de förråd och utrymmen där sådant finns.

4 Förbättringsområden från föregående verksamhetsår och åtgärder kring dessa Administrationen Lägesbeskrivning Hur är läget just nu? Ansvarsfördelnigen har setts över och omfördelats. Detta för att effektivisera och utveckla de områden och de verktyg som vi känt att vi behövt. Detta för att känna att vi får utvecklas samt driva administrationen framåt. Områden vi har förändrat mest är bokföring, kö-administration, fastighetsadministration. Redovisningen har lagts om för att kunna bli tydligare mer effektiv samt anpassas till nytt verktyg som hjälper oss i boksluts- och budgetarbetet. Då vi återigen drabbats av flertalet inbrott har vi fått lägga mkt tid åt larmöversikt och genomgång o beslutsfattande av åtgärder med larm installatören. Kö-administrationen har fått nya rutiner och ny ansvarig och arbetet med att flytta över hela processen till SchoolSoft har påbörjats och kommer att vara igång under nästa verksamhetsår. Nya veckomöten kring fastighetsfrågor samt med ekonomi har införts tillsammans med vaktmästare och skolchef. Benify/KMS Guldkanten Ett nytt personallönefömånspaket har introducerats för personalen som inkluderar löneförmåner som ex. reducerade priser för friskvård. Benify erbjuder även rabbaterade priser i dagligvaruhandeln och inom den sociala servicen. Förutom ovannämnda skall vi utvärdera om personalen utnyttjat de övriga förmåner Benify erbjuder. Beträffar friskvården har ungefär lika stor del av personalen utnyttjat denna förmån. Kompetensutbildning Fortsättningskurs i excell för ekonomiansvarig Resultat Vad har vi uppnått i förhållande till våra mål? Byte av löneprogram Byte av löneprogram har vi fått avvakta med då ekonomin inte tillät detta i år. Autogirotjänst

5 Vi har i nuläget 74 st av 132 familjer, (68 av 117 familjer) i förskole- och skolbarnsomsorgen och som blir debiterade avgifter för denna. Fungerar väldigt bra! SchoolSoft Schoolsoft fungerar fortfarande bra men vi håller fortfarande på och bearbetar support med våra önskemål som är mer administrativa- och föräldravänligare. Föräldrarna har tilldelats ett eget administrativt konto på SchoolSoft för att underlätta deras lagring av dokument. Rensning av dokument och lagring av sådana i SchoolSoft har skett och setts över under året. Ekonomi Ekonomin har varit tuffare i år och tätare uppföljningar och möten av budget/resultat har förts och stramare riktlinjer för investeringar har präglat året. Den största anledningen till den tuffare situationen beror främst på att våra bidrag varit oförändrade, tom något sämre än i fjol samt löneglidning där lönehöjningarna inte varit i balans med bidragen. Vi har fått strama åt över allt, tagit in nya barn och sett över vårt investeringsbehov och vår personalbemanning. Månadsblad Månadsbladet har enkätundersökts och visat sig vara väldigt uppskattat. Översyn med omfattning och form av utskicken kommer att ske under nästa verksamhetsår. Analys och värdering Vad ser vi att det beror på? Autogiro En förhållandevis modern och smidig tjänst som hjälper våra föräldrar att sköta sina avgifter till KMS. Än så länge den enda tjänst som vi kan erbjuda av detta slag. SchoolsSoft Inga större förändringar. Vi arbetar på som förut med våra önskemål till förbättringar. Förbättringsåtgärder Vad ska vi göra eller inte göra för att bli bättre? Mjukvaror löner och ekonomi Offert har kommit från en leverantör med ett nytt lönesystem. Kommer det att finnas utrymme för detta ekonomiskt är det en stor önskan och en förbättringsåtgärd för administrationen och ledningsgruppen i KMS i samband med budgetarbete och lönerevision. Programmet erbjuder dessutom ett system som är kompatibelt för både semesteranställningar och ferieanställningar samtidigt vilket KMS har idag. Köadministration

6 Under hösten kommer vi förhoppningsvis ha kommit igång med det köadministrations system som SchoolSoft erbjuder. Det kommer att bli ett system där man kommer att kunna sätta sina barn i kö digitalt via vår hemsida, samt som köförälder, få inloggningsuppgifter för att själva uppdatera sina uppgifter i händelse av sådana. Det kommer att bli ett mycket smidigare och modernare system än det vi har idag. Skolköket Lägesbeskrivning Hur är läget just nu? Nu har vi varit igång i lite drygt 1,5 år med vårt nya bufférum. I samband med att när Gläntan stod klar i fjol och att vi initialt prövade oss fram med mängd av mat/sallader och övrigt på vår buffé, upptäckte vi ganska snart att vi behövde slimma kostnaderna då de ökade istället för minskade vilket vi hade hoppats på. Vi har lärt oss vad som fungerar och vad som ej fungerar och har anpassat oss efter det. I år har vi jobbat mkt med att ytterligare sträva efter bästa val av råvaror i förhållande till priser. Vi har sett över våra leverantörer och jämfört dem med vad de erbjuder. (Detta är ju en av Friskolornas stora fördel att vi kan göra så och inte vara uppstyrda av kommunernas upphandlingar). Säsongsbaserade grönsaker är en självklarhet. Vi har som ett resultat av detta lyckats minska kostnaderna så att de ligger i rimlig nivå med vad som är skäligt för en skollunch utan att påverka kvalitén och upplevelsen nämnvärt. I december 2014 gjordes en enkätundersökning bland KMS skolbarn om skolmaten, då det kommit synpunkter på att maten blivit sämre trots de nya satsningarna. Vi ville försöka ringa in synpunkterna och bilda oss en uppfattning om omfattningen av missnöjet och vad det egentligen handlade om. I stora drag visade undersökningen följande;; Antal svaranden var 109 st elever från Förskoleklassl åk 9. Då räknas Lilla Ekbacken (förskoleklass, åk 1-2) som tre röster då de svarat kollektivt i sina respektive klasser.! Nöjdhet av skolmaten Utifrån svaren är ca 75% nöjda eller mycket nöjda med skolmaten. Nöjdhet av skolmåltidspersonalen 80% är nöjda eller mycket nöjda med personalen i köket Nöjdhet av stämning och trivsel i Gläntan under måltiderna 57 % är mkt nöjda eller nöjda

7 28% har svarat varken eller 15% är inte så nöjda Personal Under vårterminen har en av våra kockar valt att sluta sin anställning på KMS och gå i pension. Vi har i hennes ställe anställt en ny medarbetare som skall ansvara för dietmaten såsom den förra kocken gjort. Resultat Vad har vi uppnått i förhållande till våra mål? Vi hade som mål i fjol att införa en alternativ rätt och har därför periodvis erbjudit en soppa. Vi hade också som mål att lära barnen äta mera grönt vilket vi märker att de gjort bara genom att se över våra fakturor från grönsaksleverantören. Mål som vi ej har uppnått är, att vi sa upp en tallrik i en monter med dagens lunch i rätt proportioner när det gäller proteiner, kolhydrater och grönsaker. Vi jobbar vidare med det. Analys och värdering efter matenkäten. Vad ser vi att det beror på? Lite reflektioner: Ju äldre man blir, ju mer mognar smakerna och vuxenmaten blir mer intressant. Vi behöver alla lära oss att äta allt vad kostcirkeln erbjuder, även rätter som ibland tar tid att lära sig. Kan skolan vara en bra plats att lära sig äta varierad kost på? Om man inte gillar rätten som serveras en dag, kan man då äta ngt annat som buffén erbjuder som ex mer potatis, ris, pasta eller lite extra sallad? Kanske soppan lockar istället? Det finns alltid hårt bröd och smör att tillgå om man inte blir tillräckligt mätt!! Om man upplever att mat eller dryck tar slut är det bra att veta att den inte är slut. Säg bara till i köket så fyller vi på. Dessutom som extra viktig information. Den 1 juli 2011 trädde en ny skollag i kraft med krav på att skolmåltiderna inte bara ska vara kostnadsfria utan även näringsriktiga. I november 2011 fick Livsmedelsverket av Utbildningsdepartementet uppdraget att i samverkan med Skolverket stödja arbetet med näringsriktig skolmat och måltidens utformning. Ett led i detta arbete är en revidering av råden Bra mat i skolan från KMS strävar och arbetar hårt med att följa de riktlinjer och rekommendationer som Livsmedelsverket anger. Vi har som friskola valfriheten att välja våra egna råvaruleverantörer och vi försöker i möjligaste mån att alltid servera hemlagad mat och vi väljer till största delen ekologisk, kravmärkt och närproducerad mat efter vad säsongen har att erbjuda. Förbättringsåtgärder Vad ska vi göra eller inte göra för att bli bättre? Vi skall fortsätta att förvalta vår skolmåltid på samma sätt som vi gjot hittills och tänka både

8 ekologiskt, närproducerat, kostnadsmedvetet och naturligtvis smakfullt! I samband med vår nyrekrytering i skolköket skall vi under hösten se hur vi kan nyttja den nya kombination av kompetenser vi nu får i vårt skolkök. Vi skall arbeta på att få en mer elevrelaterad process där eleverna kommer att mer få se vår kökspersonal ute i verksamheten och att mer få vara med och påverka och vara delaktiga i vad som kommer att serveras under deras luncher. Mer temaarbete och engagemang från bägge sidor, skolkök/elever är vår milstolpe nästa läsår. Vårt mål är att bli en plats på kartan när det gäller Skolmåltiden i Sverige. Detta är ngt vi skall jobba hårdare med fr o m i höst. It-avdelningen Mjukvaror - SchoolSoft och Google Apps Lägesbeskrivning Hur är läget just nu? SchoolSoft Användadet av SchoolSoft har även detta läsår ökat av såväl personal som vårdnadshavare. Administrationen upplever att vårdnadshavarna har blivit mer självgående och behöver mindre support än tidigare. Google Apps Vi uppdaterar periodmässigt utbudet i Google Education och flertalet använder de olika komponenterna i undervisningen och olika typer av möten/konferenser. Googleeducation apps fungerar utmärkt och används i undervisningssammanhang. Stöldsäkerhet, komplettering/uppgradering av säkerhetsrum Då vi återigen har drabbats av 3 st inbrottsförsök, har vi säkrat upp och förbättrat vårt inbrottslarm, samt monterat stöldsäkrare s.k bommar och skyddsbleck på våra säkerhetsdörrar. Resultat Vad har vi uppnått i förhållande till våra mål? SchoolSoft - Förbättringsområde Supporten är lättare att få tag i jämfört med innan. Det finns fortfarande ställda och obehandlade önskemål från oss till SchoolSofts support i Stockholm som är viktiga för oss. SchoolSoft har blivit ett nav i vår verksamhet som används till mycket och av de flesta. Elever, personal och föräldrar är alla flitiga användare.

9 Det har kommit en SchoolSoft-app som har underlättat inlogg. Google Apps Förbättringsområde Vi skall fortsätta att uppmuntra personalen att använda de verktyg vi har i våra datorer. Det finns dock personal som fortfarande sparar egna dokument och foton i sina datorer och It-avdelningen har uppmuntrat dessa att börja använda DropBox för dessa ändamål. Alla har dock blivit mer aktiva i utbudet som finns på och via datorn. Utvecklingen går snabbt och det kommer ständigt nya uppdateringar och möjligheter. It personalen håller sig uppdaterad om nyheter men kan ha svårt att göra alla uppdateringar och hålla alla användare uppdaterade. Våra pedagoger har olika lätt för att lära sig nyheter och därmed uppdateras eleverna ojämnt beroende på kunskap hos pedagogerna. Analys och värdering Vad ser vi att det beror på? SchoolSoft Att SchoolSoft ändå fungerar så bra och att användandet ökat tror vi är ett tecken på att vi hade turen att göra ett bra val bland utbudet av de plattformar som fanns för 3-4 år sedan. Google Apps Att det är svårt att få med alla pedagoger i omdefinieringsarbetet och användandet av Googles alla möjligheter, kan bero på att de inte lägger nödvändig tid på att lära sig alla nyheter. De vill att datorerna ska vara ett redskap som bara fungerar. IT personalens hjälp ses snarare som en fråga om service och inte hjälp till kompetensutveckling. Att den samlade kompetensen har ökat så markant beror troligen på att de allra flesta i personalen nu har en egen dator och är beroende av den som arbetsverktyg. Det leder till att man tar ett större ansvar för att använda den mer och utveckla sin kompetens. Förbättringsåtgärder Vad ska vi göra eller inte göra för att bli bättre? Fortsätta arbetet där utvecklingsområdet är att hitta ett språk där man får med alla att känna sig värdefulla, trots att man inte kan relationskompetens. Hårdvaror- servrar datorer och ipads Ny server har införskaffats. Det är en maskin med modernare hårdvara. Servern har ett nyare operativsystem som är bättre anpassat till skolan.

10 Lägesbeskrivning Hur är läget just nu? Eleverna har i dag tillgång till: 27 st vita MacBook som börjar bli lite föråldrade. 9 stöddatorer som behöver bytas ut då även de är gamla. 28 stycken MacBook Air. 74 elev ipads Personalen har idag tillgång till: 47 st MacBook Air 6 st PC datorer 3 ipads och 2 st vita MacBooks har gått sönder. I samband med ombyggnationen så etablerades fiberanslutning till lilla bärbacken. En ny "server" har införskaffats till expedition/administationen för att ersätta den PC som idag är i bruk. I övrigt finns 5 servrar och en backup station. Övrig utrustning 4 st kopiatorer, 8 st skrivare Videoprojoctorer? Resultat Vad har vi uppnått i förhållande till våra mål? Det har visat sig att det fungerar väldigt bra med ipads i förskolan och på F-2 enheten. Även 3-5:an har använt dem mer frekvent. Skogsbacken har fått tillgång till 31st ipads vilka används flitigt. Förbättringsåtgärder Vad ska vi göra eller inte göra för att bli bättre? En ny internet uppkoppling är på gång som alternativ till dagens ADSL. Fiber medför bättre bandbredd och en anpassad firewall/router måste införskaffas som bättre motsvarar skolans högre bandbreddskrav då. Bandbredden behöver ses över och utökas på grund av det ökande användatet av streaming på skolan.det är utökat till 100 %, men är ändå inte tillräckligt. Se över vår It-park och se möjligheterna att leasa datorer istället för att köpa. Jämföra för och

11 nackdelar med detta. Vaktmästeriet Lägesbeskrivning. Hur är läget just nu? Vi har under året systematiserat verksamheten och vaktmästeridelen. Varje vecka har vi veckomöten där vi följer upp och dokumenterar/planerar verksamheten. Vi har även upprättat dokument för riskbedömning samt handlingsplan i de fall där detta krävs för att förebygga olycka. Vi har även upprättat styrdokument för inköp/ekonomi, där det varje vecka beslutas om vilka inköp som ska göras eller ej. Skolan har bytt bil och fått för verksamheten, en mer ändamålsenlig Renault Traffic. Resultat. Vad har vi uppnått i förhållande till våra mål? Vi har fått en större överblick över verksamheten i stort. Vår vaktmästare har lättare att planera sin tid och resurs, och vad som ska prioriteras.onödiga inköp har kunnat undvikas, tack vare det ekonomiska styrdokumentet. Detta har också gynnat verksamheten i stort. Analys och värdering. Vad ser vi att det beror på? Den systematisering och dokumentation/styrmedel som vi har upprättat fungerar till fullo. Skall upprätthållas och utökas i den mån det går. Mål inför nästa läsår. Att upprätthålla den höga nivå vi har på vaktmästeriet. KMS Kullaviks Montessoriskola Kontor & Service genom Eva Berholt