1 Allmän information 1 2 Versionsinformation 1. 3 Aktuellt 1. 4 Kontrolluppgifter 3. 5 Kontrolluppgifter via Nässjötryckeriet 16

Transkript

1 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 1/2007 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Aktuellt TA UT AFA-RAPPORT TILL FORA SKATTEBERÄKNINGEN 1 4 Kontrolluppgifter KONTROLLERA INSTÄLLNINGAR SKAPA REGISTER FÖR KONTROLLUPPGIFTER ÄNDRA/KOMPLETTERA KONTROLLUPPGIFTER GRANSKA STATUSRAPPORT PRODUCERA KONTROLLUPPGIFTSFILER SKRIV UT EN KONTROLLISTA UTSKRIFT AV KONTROLLUPPGIFTER RÄTTELSE AV KONTROLLUPPGIFT 12 5 Kontrolluppgifter via Nässjötryckeriet PRODUCERA KONTROLLUPPGIFTER PÅ FIL FÖR PRINTNING HOS NT MEDIA PRINT 16 6 Pensionsrapportering - PAUS KONTROLLERA INSTÄLLNINGAR SKAPA UNDERLAG MED PENSIONSUPPGIFTER REDIGERA UNDERLAG MED PENSIONSUPPGIFTER LÄGG TILL ANSTÄLLD I REDOVISNING PENSIONSUPPGIFTER SKAPA FIL TILL PAUS 25 7 Avtalsservice ändringar i 2007 års register LÖNEART 951 UPPKOMMEN BRUTTOLÖNESKULD KORRIGERING AV BILDEN ÄNDRA KONTO PÅ LÖNEART 397 DATORFÖRMÅN INKOMSTTAKET I SJUK- OCH FÖRÄLDRAFÖRSÄKRINGEN ÅTERSTÄLLS Löneart 433 Sjuk/rehab tilläggser 80% (formel och kommentar skall ändras) Löneart 435 Totalförs tilläggsers 90% (formel och kommentar skall ändras) NYTT PENSIONSAVTAL Registrera löneart 989 *Löneskatt pensavg KAP-KL Registrera löneart 988 *Pens.avgift KAP-KL ÖVERSIKT PO-PÅLÄGG 33 8 Kurser 34 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

2 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. OBS! From 2007 kommer nyhetsbreven att numreras löpande 1/2007, 2/2007 osv. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner just nu: Hogia Kyrklön Version Måste vara installerad för att få med rätt uppgifter på rapporten till FORA om personer som tjänar mer än 7,5 basbelopp. Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades/installeras hos Advance / Hogia Kyrklön ( ) Hogia Personal ( på kvällen) Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev. 3 Aktuellt 3.1 Ta ut AFA-rapport till Fora Rapporten AFA-rapport till Fora AB innehåller uppgifter som Fora använder för att fastställa premierna till AFAförsäkringarna. För mer detaljerad information om hur du fyller i rapporten, se hjälpredan du får från Fora i december. Rapportering av uppgifterna sker enklast via Webben. Ytterligare information finns på Fora AB:s hemsida Slutliga uppgifter för år 2006 Slutliga uppgifter skall innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för samtliga anställda födda 1941 eller senare. Årslönesummorna redovisas fördelade på tjänstemän och arbetare (inom Svenska Kyrkan redovisas alla som tjänstemän), samt särredovisar den del av summan som överstiger 7,5 gånger prisbasbeloppet. 3.2 Skatteberäkningen I version 7.0 av Hogia Kyrklön visas endast tabell 1 och 2 på den rapport som kan skrivas ut via rutinen Analys Rapporter under fliken Register rapporten Skattabeller. Önskas en komplett skattetabell med samtliga 5 kolumner får vi i stället hänvisa till Skatteverkets hemsida, där dessa finns att ladda hem. Se Under rubriken Skattetabeller för preliminär A-skatt Finner du länken Skattetabeller för preliminär A-skatt inkomståret 2007.

3 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 2 Vid beräkning av skatt hanterar dock programmet alla de tabeller som behövs för beräkning av skatt på inkomst av tjänst, d v s; o Kolumn 1 (anställd född 1942 och senare) o Kolumn 3 (anställd född ) o Kolumn 4 (anställd född 1937 och tidigare) Vi vill göra Er uppmärksamma på att svaret från CSR alltid ger kolumn 1 (alltså även för anställda som är födda resp före 37). Om det finns anställda hos er som ni är huvudarbetsgivare för och som är födda 1941 eller tidigare så är det alltså viktigt att ni ändrar skattekolumn i Anställdaregistret. Notera också att lönekontot skall ändras för anställda som är födda I anställdaregistret under fliken Allmänt ändras Kolumn enligt exemplet till höger. I samma rutin under fliken Statistik ändras Kontot enligt exemplet till höger. Enligt Kyrk-BAS skall konto 7014 användas för anställd som är född och 7015 för anställd född 1937 och tidigare. Notera dock att för förtroendevalda och uppdragstagare gäller andra konton.

4 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 3 4 Kontrolluppgifter Tidpunkt: Senast den 31 januari Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast den 31 januari året efter inkomståret. Detta kan göras antingen genom att nyttja Skatteverkets Filöverföringstjänst på deras hemsida eller som tidigare genom att skicka en diskett till Skatteverkets inläsningscentral (det går numera även att skicka en CD/DVD). Filöverföring via Skatteverkets Filöverföringstjänst För att kunna skicka in filer med kontrolluppgifter krävs det att du har en e-legitimation. Mer information om det finner du längre ned på denna sida. Vid filöverföring av kontrolluppgifter till Skatteverket är det två filer som skall produceras i Hogia Kyrklön och som sedan skall överföras, nämligen: INFO.KU KURED Du får inte döpa om filerna efter det att de har skapats. Då kommer överföringen inte att fungera. Filerna med kontrolluppgifter får tillsammans inte vara större än 2 Mb. Att skaffa e-legitimation Du måste ha ett svenskt personnummer. Företag måste ha en firmatecknare med svenskt personnummer. Du som redan är kund i en Internetbank kan använda din utrustning (koddosa, fil på hårddisken eller engångskoder) för att enkelt ladda ner e-legitimationen till din dator. Detta kan du göra på någon av följande banker: Danske Bank (där väljer du din lokala provinsbank*) Handelsbanken Ikanobanken Länsförsäkringar Bank SkandiaBanken Sparbanken Finn Sparbanken Gripen Swedbank Ovannämnda banker ingår i sammanslutningen BankID. Nordea Telia genom SEB Nordea ger ut e-legitimationer på fil såväl som på kort, både till kunder och icke kunder. Du som har ett kort med e-legitimation från Telia kan använda det för att logga in på Skatteverkets e-tjänster. Har du redan en e-legitimation men är osäker på om den är giltig? Då kan du testa den på utgivarens webbplats. För överföring av kontrolluppgiftsfiler via Skatteverkets Filöverföringstjänst, Se vidare i separat informationsblad.

5 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Kontrollera inställningar OBS! Kontrolluppgifterna avser löner utbetalade under föregående år. Det är därför viktigt att du arbetar i rätt databas när du skall producera kontrolluppgifterna. Välj att öppna databasen för föregående år (2006). Förbered arbetet med att skapa kontrolluppgifter med att skriva ut ackumulatorlista och rapporten lönearter per ackumulator. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Register. Välj Ackumulator-lista och klicka på. Det är ackumulatorer som tillhör gruppen Kontrolluppgift som är av intresse här. Principen är att ackumulatornumret harmoniserar med kontrolluppgiftens numrerade rutor. I listexemplet till höger visas vilka ackumulatorer som skall finnas upplagda för att rutinen skall fungera. Nästa steg är att kontrollera vilka lönearter som knutits till resp ackumulator. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Register. Välj Lönerarter per ack och klicka på. I den efterföljande urvalsbilden anger du de akumulatorer som skall skrivas ut. Gå igenom listan och förvissa dig om att rätt lönearter är kopplade till rätt ackumulator. Om du behöver räkna ändra och räkna om ackumulatorn är det viktigt att du tänker på att detta endast kan göras om du kört Hogia Kyrklön under hela år Har registerna konverterats från något annat löneprogram finns risk att någon ackumulator ställts om manuellt. Denna kommer då att återställas och andra fel kan uppstå som hänger med från konverteringen.

6 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 5 I anställdaregistret återfinner du uppgifter om vilken kontrolluppgift som skall användas för resp anställd och uppgifter om ev bilförmån. Gå in under fliken Statistik m m och kontrollera uppgifterna. 4.2 Skapa register för kontrolluppgifter Börja därefter med att skapa ett kontrolluppgiftsregister. Gå in under Verktyg Kontrolluppgifter... Se till att Skapa register för kontrolluppgifter är markerat och klicka på. Om föregående års register fortfarande ligger kvar får du ett meddelande om det och får möjlighet att först ta bort det.

7 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 6 I den efterföljande bilden kontrollerar du att rätt inkomstår är förvalt. Vid rubriken Följande ackumulatorer innehåller värden redovisas alla ackumulatorer som innehåller värden. Kontrollera att dessa är ifyllda vid resp ruta. Längst ned till höger i bilden finns fem textrutor. I textruta 65 ska slag av annan förmån (ruta 47) anges. I textruta 66 ska slag av kostnadsersättning (ruta 20) skrivas. I textruta 67 ska slag av skattepliktig ersättning som grundar egenavgift (ruta 25) anges. I textruta 68 ska slag av andra skattepliktiga ersättningar (ruta 31) anges. I textruta 70 ska slag av avdrag (ruta 37) anges. Nedanför finns dessutom en ruta för meddelande till de anställda. Denna text kan kompletteras med innehållet i en ackumulator. När bilden är ifylld kan du klicka på. När bearbetningen är klar får du ett meddelande om hur många anställdas kontrolluppgifter som skapats. Kontrolluppgifter skapas för samtliga anställda som har värden i någon kontrolluppgiftsruta. Bekräfta genom att klicka på igen. Finns det utlandsanställd med Grön/SINK eller Gul kontrolluppgift så måste dessa kompletteras manuellt.

8 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Ändra/Komplettera kontrolluppgifter Starta rutinen Verktyg Kontrolluppgifter... Markera Ändra/komplettera och klicka på. Du kan nu granska uppgifterna för en anställd i taget. Även i denna bild kan textrutorna samt 70 fyllas i för resp anställd samt meddelande till inkomsttagaren. Klicka på anställd. och fortsätt med nästa Om en anställd finns registrerad på två eller flera anställningsnummer så är det också viktigt att ange specifikationsnummer. Ange en 1:a för första anställningen, en 2:a för den andra o s v, om inte detta redan gjorts i anställda-registret. 4.4 Granska statusrapport

9 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 8 Starta rutinen Verktyg Kontrolluppgifter... Du kan när som helst ta ut en statusrapport genom att markera Statusrapport. Statusrapporten visas till höger i bilden. 4.5 Producera kontrolluppgiftsfiler Starta rutinen Verktyg Kontrolluppgifter... Markera Skapa fil till Skatteverket och klicka på. I den efterföljande bilden finns uppgifter om uppgiftslämnare. Du kan komplettera med e- postadress. Vid Kontrolluppgift skrivs till anger du den katalog som filen skall hamna i. I exemplet till höger skrivs filen till hårddisken. Vill du skriva filen direkt till diskett så anger du istället A: Om din dator saknar diskettstation eller om du kör i Terminal Server-miljö på en s k tunn klient, väljer du alltid en katalog på hårddisken. Är du osäker konsulterar du systemansvarig. Du får även möjlighet att skriva ut ett etikettunderlag på skrivaren. Det fungerar som kvitto varför du bör klicka.

10 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 9 Etikettunderlaget innehåller uppgift om disketten och dess innehåll. Observera att detta dokument inte skall skickas med datamediet, däremot skall det sparas och finnas till hands då Skatteverket bekräftar att filerna tagits emot. Om du kör lön för flera organisationer, gör du om proceduren för vart och ett av företagen. Om du sänder in diskett så skall den märkas med en etikett enligt uppgiften ovan. Observera att datamediet skall skickas till en ny adress i år! Se till att etiketten är fäst på disketten och sänd den till: Skatteverkets inläsningscentral Enhet Östersund Telefonnumret till Skatteverkets servicejour är Saknar du möjlighet att skicka in diskett är det numera även möjligt att skicka in CD- eller DVD-skiva. Nedanstående uppgifter är teknisk information och krav gällande dessa medier som hämtats från Skatteverkets broschyr MEDIEFAKTA (SKV 274). Den finns att ladda ned från Skatteverkets hemsida CD-R(W) OCH DVD+/-R(W) Filsystem Filnamn Format Hybrid-CD/DVD DVD-RAM ISO-9660 Level 1, Joliet eller HFS/HFS+ Vid ISO-9660 Level 1 får filnamnen bestå av tecknen A-Z, 0-9 samt _ (=understrykningstecken) samt. (=punkt). Vid Joliet och HFS/HFS+ får filnamnen bestå av valfria tecken. CD-ROM/DVD-ROM, single session eller multisession. Hybrid-CD/DVD accepteras, men då läses endast Windows-sessionen. DVD-RAM hanteras inte

11 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Skriv ut en kontrollista Starta rutinen Verktyg Kontrolluppgifter... Markera Kontrollista fil till Skatteverket (Skrivare) och klicka på. Kontrollistan innehåller uppgifter om prel.skatt och bruttolön samt totaler för samtliga och skrivs ut på standardskrivaren. Inte heller kontrollistan skall skickas med disketten till Skatteverket. Medielämnare som skickar en diskett med kontrolluppgifter till Skatteverket får alltid en bekräftelse på att disketten är inläst eller disketten i retur med ett följebrev med uppgift om vad som är fel. Bekräftelsen (eller den felaktiga disketten med följebrev) skickas till den person, som har angivits som kontaktperson i filen INFO.KU. Det är därför viktigt att kontaktpersonen följer upp att han får bekräftelse på att insända medier lästs in av Skatteverket. När ni erhållet er bekräftelse, är det viktigt att ni kontrollerar följande uppgifter: Är antalet kontrolluppgifter korrekt? Är organisationsnummer på uppgiftslämnaren korrekt? Om ni inte erhållet bekräftelse ska ni kontakta ert skattekontor. Bekräftelse och felaktiga medier skickas tillbaka till er senast inom 10 dagar från det att Skatteverket erhållet ert datamedium.

12 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Utskrift av kontrolluppgifter Starta rutinen Verktyg Kontrolluppgifter... Markera Utskrift av kontrolluppgifter. Ange att samtliga anställda skall skrivas ut och ange därefter utskriftsalternativ. Följande val finns att göra: Välj också sorteringsordning. Rättelsedatum hoppar du över i det här fallet. För vissa utskriftsalternativ finns möjlighet att styra topp och vänstermarginal. Detta behöver dock ej göras i normalfallet.om du önskar utskrift av kontrolluppgift även för anställd med inkomst under 100 kr kan du markera det med bock i avsedd ruta. Väljer du utskrift på Laserpost kan du även begära att ruta med PortoBetalt skrivs ut samt uppgift om A- eller B-post. Det går numera att skriva ut kontrolluppgifterna på skärmen innan utskrift på skrivare. Klicka på längst ned i bilden så skrivs listan ut. Denna möjlighet finns dock inte om blankettyp Postens ebrev väljs som i exemplet ovan. När du är klar klickar du på. Kontrolluppgifterna skrivs då till vald skrivare. Om ni väljer att nyttja tjänsten utskrift av kontolluppgifterna hos NT Media Print skall Blankettyp Postens ebrev väljas. Se vidare under pkt 5.

13 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 12 Kontrolluppgift här till höger är av typen A4/Grafisk På sista bladet skrivs en sammanställning ut med uppgift om antal kontrolluppgifter och summeringar av belopp. 4.8 Rättelse av kontrolluppgift Om du behöver göra ändringar i en redan inskickad kontrolluppgift måste du komplettera med uppgift om rättelsedatum på berörda anställda. Gå in under Verktyg - Kontrolluppgifter och markera Ändra/komplettera. Välj berörd anställd och ange ett Rättelsedatum. Det talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad uppgift.

14 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 13 Skriv ut en ny kontrolluppgift till den anställde. Markera Utskrift av kontrolluppgifter och välj Rättelsedatum genom att klicka på pil-nedåt. Fortsätt med att Skapa fil till Skatteverket och skicka därefter en ny diskett till Skatteverkets inläsningsställe den tidigare inlämnade uppgiften ersätts i sin helhet med den nya. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunder-laget och inkludera även uppgift om rättelsedatum. Förteckning över vissa kontantersättningar och andra förmåner Här nedan anges exempel på vanliga ersättningar och förmåner och i vilken ruta de ska redovisas på lönekontrolluppgiften. Uppgifterna är hämtade från Skatteverkets broschyr Kontrolluppgifter lön, förmåner m.m. - SKV 304 utgåva 28. Om du är tveksam hur en viss förmån ska redovisas bör du kontakta ditt skattekontor. Exempel på ersättningar, förmåner m.m. Belopp i ruta Notering i ruta Kommentar Ackordsersättning 11 Anställd med F-skattsedel 25 Inget skatteavdrag OBS anmälningsskyldighet! Arbetskläder, kontantersättning 11 Arbetsmateriel, ersättning för Mot uppvisande av kvitto Arbetsverktyg, ersättning för Mot uppvisande av kvitto Arvoden 11 Avdragen skatt 01 Avgångsvederlag, se uppsägning Bil, fri eller subventionerad 13 ev , ev. 48 Bilersättning, enligt schablon 50 Högst 18 kr/mil Bilersättning, över schablon 11 Den del som över stiger 18 kr/mil Bonus 11 Bostad, fri eller subventionerad och/el. 43, ev. 48 Bostad, semester-, fri eller subventionerad och 65 Huvudregel: Marknadsvärdet Bränsle för uppvärmning, fritt eller subv och 65 Utan samband med fri bostad Dagstidning, fri och 65 Drickspengar 11 Drivmedel, fritt vid bilförmån 18 Tas upp med marknadsvärde x 1,2 Drivmedelsers. förmånsbil enl. schablon 16

15 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 14 Exempel på ersättningar, förmåner m.m. Belopp i ruta Notering i ruta Kommentar Drivmedelsers. förmånsbil över schablon Den del som > 6 kr/mil (diesel), > 9 kr/mil (bensin) Elström, hushållsel, fri eller subventionerad och 65 Facklig förtroendeman, ers. från arbetsgivare 11 Felräkningspengar, enligt schablon 11 Felräkningspengar, faktisk förlust Fjärrtrafiktillägg 11 Förskottslön 11 Skatteavdrag ska göras Förslagsverksamhet, ersättning för 11 Garageförmån och 65 Gratifikation 11 Gåva, jubileums, värde > kr inkl. moms 11 Hela beloppet redovisas Gåva, jul, värde > 400 kr inkl. moms 11 Hela beloppet redovisas Gåva, minnes, värde > kr inkl. moms 11 Hela beloppet redovisas Hemresor, ersättning för/förmån av 11 el. 12 ev. 47 och 65 Hundvårdsersättning Hyresbidrag, kontant 11 Hyresersättning 39 Det som överstiger marknadshyra i ruta 11 Hälso- och sjukvård, offentligt finansierad, 11 el. 12 ev. 47 och 65 Ruta 11 vid kontantersättning ersättning för/förmån av Idrottsutövare, ersättning till 11 eller 31 Inställelseresor, ersättning för/förmån av 11 el. 12 ev. 47 och 65 Kan i vissa fall vara skattefri Jourtidsersättning 11 Juridisk person med A-skatt, ersättning till 31 Skatteavdrag görs med 30 % Kost, fri eller subventionerad Kostnadsersättning över avdragsgillt belopp 11 Logi, motsvarande gjorda utlägg 56 Läkemedel, fria eller subv., kontantersättning 11 Läkemedel, fria eller subv., förmån av och 65 Lärlingsgratifikationer 11 Måltidsersättning 11 Mätningsavgift 11, 37 Näringsidkare, enskild firma med A-skatt, ers. till 11 Parkering, fri Pension, direkt från arbetsgivaren 30 Produkter eller tjänster, fria eller subv och 65 Provision 11 Rabatter kundtrohet, t.ex. fl ygresor och 65 Rabatter, personal, utöver sedvanliga och 65 Rehabilitering Skattefritt, ej på KU Representationsersättning, fast belopp 11 eller 20 ev. 66 Resekostnadsersättn., motsv. gjorda utlägg 55 Ej resa mellan bostad arbetsplats Resor, dagliga t.o.r. arbetet, ersättning för 11 Resor, dagliga t.o.r. arbetet, ersättning för 50 och/eller 55 Gäller de yrkesgrupper som har tjänsteställe i bostaden, se sidan 20 Resor, fria eller subventionerade och 65 Restidsersättning 11 Royalty 11 eller 25 Se sidan 23 Royalty, ärvd 31 Inkomst av tjänst Ränteförmån KU25 (SKV 2336) ska också lämnas Sammanträdesarvode 11 Semestermedel 11 Om ersättning utbetalas från semesterkassa lämnar denna KU Semesterresor, fria eller subventionerade och 65 Sjuklön 11 Skadestånd vid uppsägning 11 Skyddsombud, ersättning till 11 Stipendium från arbetsgivaren 11

16 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 15 Exempel på ersättningar, förmåner m.m. Belopp i ruta Notering i ruta Kommentar Styrelsearvoden 11 Tandvård, fri eller subventionerad och 65 Tantiem 11 Telefon, fri eller subventionerad och 65 Telefonersättning, faktisk kostnad Traktamente, endags 11 Traktamente, enligt schablon 51 och/eller 52 Tjänsteresa med övernattning Traktamente, > 3 mån 53 och/eller 54 Traktamente, över schablon 11 Den del som överstiger schablonbeloppen Uniform Skattefritt, ej på KU Uppfinning, ersättning till anställd 11 Uppsägning, avgångsvederlag 11 Uppsägning, skadestånd 11 Utbildning, ersättning vid 11 Utbildning vid personalavveckling I regel skattefritt, ej på KU Vinstandelar, direkt från arbetsgivaren 11 Vinstandelsstiftelse, avsättning till Ej på KU Vinstandelsstiftelse, utbetalning från Redovisas i vissa fall som lön Värdepapper och 65 Yrkesombud, ersättning till 11

17 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 16 5 Kontrolluppgifter via Nässjötryckeriet Från och med version 7.0 av Aveny Hogia PA är det möjligt att skriva ut de anställdas kontrolluppgifter till utskriftsfil i format som kan skrivas, kuverteras och distribueras hos NT MediaPrint. Vi har tidigare informerat om detta bl a i samband med de årsavslutskonferenser som vi genomförde under december månad. Beställning eller förfrågan om rutinen görs enklast genom att Du skickar ett mail till info@eniac.se. Rutinen bygger på att en utskriftsfil produceras och förs över på elektronisk väg till Nässjötryckeriet. 5.1 Producera kontrolluppgifter på fil för printning hos NT Media Print Starta rutinen Verktyg Kontrolluppgifter... Markera Utskrift av kontrolluppgifter. Ange att samtliga anställda skall skrivas ut och ange därefter utskriftsalternativ. Här väljer du alterntivet Postens ebrev. Välj också sorteringsordning. Rättelsedatum hoppar du över i det här fallet. För vissa utskriftsalternativ finns möjlighet att styra topp och vänstermarginal. Detta behöver dock ej göras i detta fallet. Om du önskar utskrift av kontrolluppgift även för anställd med inkomst under 100 kr måste du markera det med bock i avsedd ruta. I rutan Postens ebrev kontrollerar du att uppgifterna är ifyllda enligt exempelt ovan. Xnet skall vara markerat som i exemplet ovan. Uppdrags-id utelämnas och vid Blankettanrop skall du ange BL02. Vid Fil med inkomstuppgift skrivs till: anger du Sökvägen till den katalog där filen skall hamna inkl filnamnet som skall vara Kuppg Är du osäker på sökvägen, ta hjälp av systemansvarig.

18 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 17 När du är klar klickar du på. Då visas en ny bild där du kan välja typsnitt och textstorlek. Ändra inget i denna bild! Tryck istället för att komma vidare. Du får därefter upp ytterligare en bild där du kan utläsa namnet på filen (inkl sökväg) samt att ett summeringsunderlag kommer att skrivas ut på skrivare. När du klickar här kommer utskriftsfilen att produceras och summeringsunderlaget skrivs ut på den skrivare som är markerad som din Standardskrivare i Windows.

19 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 18 6 Pensionsrapportering - PAUS Tidpunkt: Senast den 31 januari Varje år skall inrapportering av pensionsuppgifter ske till Kyrkans pensionskassa och dess system PAUS. Förkortningen PAUS står för Pensions-, Administrations- och UtbetalningsSystem. PAUS administreras av WMdata Pension Service och finns tillgängligt för alla kyrkliga arbetsgivare som en del av Kyrknätet. Rapportering skall ske mellan torsdagen den 11 januari och onsdagen den 31 januari Arbetsgivare som berörs av organisationsförändringar (sammanslagningar, ändrat organisationsnummer mm) skall rapportera enligt 2006 års organisation. Mer information om PAUS finner du på Till grund ligger pensionsavtalet Kyrkans PFA. Det innebär att det enbart är rapportering för anställda som följer detta avtal som kan göras maskinellt. Personer som följer äldre avtal som t ex PA91 eller PA-KL skall således rapporteras manuellt till WM-data Pension Service. Precis som förra året gäller att arbetsgivaren skall föra över filen till PAUS via webben. Detta för att arbetsgivaren skall få en kvittens på att filen antingen är godkänd eller att den avvisas p g a felaktigheter. Därmed kommer man att kunna skicka ut avstämningsfakturan snabbare för 2006 års definitiva pensionsgrundande inkomster. En detaljerad beskrivning av hur det går till att lägga in filen via webben finns i den manual som Kyrkans pensionskassa skickar ut. Övergångsregler för Kommunals avtalsområde och nytt pensionsavtal Även under 2006 gäller övergångsbestämmelser för Kommunals avtalsområde. Det innebär att för en anställd som är född 1975 eller tidigare är pensionsavgiften 4,5% i enlighet med löneavtalet så länge som arbetstagaren har en fortlöpande anställning inom kommunals avtalsområde. För alla som nyanställts från 2004 och senare samt personer som är födda 1976 eller senare och uppnår 21 års ålder under året är pensionsavgiften 4,0%. Pensionsavgiften 4,5 resp 4,0% gäller som tidigare upp till 7,5 inkomstbasbelopp. Säsonganställda som arbetade säsongen 2003 och därefter haft återkommande säsongsanställningar såväl 2004, 2005 som 2006 räknas som fortlöpande anställda och skall därför beräknas med 4,5%.

20 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Kontrollera inställningar Förbered arbetet med att skapa pensionsrapporten med att gå igenom och kontrollera informationen i anställdaregistret. Gå in under Register Anställda... klicka på och välj fliken Kyrklön. Kontrollera och vid behov komplettera uppgifterna vid Pensionsredovisning till PAUS. Kontrollera uppgifterna Avtalsområde och BSF-kod. Kontrollera särskilt att anställda som tillhör Kommunals avtalsområde har Kommunal 4,5 om de omfattas av övergångsreglerna och att övriga har 4,0 (förutsatt att de fyllt 21år). Uppgiften Pensionsavtal är inte obligatorisk men det bör stå PFA där för tydlighetens skull. Se också till att uppgiften Skall ingå i redovisning till PAUS är förbockad. Gå igenom anställd för anställd genom att klicka på. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Kyrklön. Välj Pensionsuppgifter till PAUS och klicka på. I den efterföljande rutan visas Redovisningsår (skall vara 2006) och Förvaltningsnummer. Kontrollera att dessa stämmer och om så är fallet klicka på. Förvaltningsnumret är en fyrställig kod som du erhåller från Kyrkans pensionskassa. Det är samma kod som tidigare gällde till SPV, dock med den skillnaden att den skall anges med fyra tecken (inledande nolla om den är på färre tecken.). Angiven kod sparas och visas i bilden nästa gång du kör programmet.

21 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 20 Om den efterföljande bilden inte ser ut som i exemplet till höger, beror det på att års rapportfil ligger kvar. Den måste då först tas bort. Det gör du genom att välja Radera/Börja om bearbetningen av år Gör därefter om proceduren enligt exemplet här ovan. Innan rapportfilen kan skapas kan du göra urval av anställda. Eftersom alla anställda som skall omfattas av rapporteringen redan är markerade i anställdaregistret behöver du inte ange något urval. Vid Period väljs alla årets utbetalningsdatum från 1/1 31/ Glöm inte att bocka för i rutan nedanför om förnamn har angivits före efternamn i anställdaregistret. Klicka på för att komma vidare. Fortsätt med att kontrollera uppgifterna i den efterföljande bilden och klicka på. Arbetade timmar, timanställda 110, Lönearter för pensionsgrundande lön under året , , 282, , , , 417, Lönearter för frånvaro som skall minska pensionsgrundande lön under året Lönearter för ledighet (gäller hel ledighet, 1000 promille) , 565, 600 Om det finns anställda som uppbär hel sjukersättning/tidsbegränsad sjukersättning eller aktivitetsersättning så skall även lönearter för dessa avdrag minska den pensionsgrundande lönen under året.

22 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Skapa underlag med pensionsuppgifter Börja därefter med att skapa ett pensionsredovisningsregister. Se till att Skapa register för år 2006 är markerat och klicka på. Under rubriken Register kan du antingen lägga till ytterligare anställda i redovisningsregistret eller om du ångrar ditt val radera filen och börja om från början med bearbetningen av år 2006 års uppgifter. Klicka i så fall på vid respektive rubrik. Vid Redigera kan du välja att Ändra/kontrollera uppgifterna för varje anställd. Programmet ger dig också möjlighet att skriva ut en fellista om något skulle vara fel. Det markeras i så fall med en röd markering. Vid Rapport och fil kan du välja mellan att skapa en rapport och att skapa en fil för inladdning inne i PAUS. Genom att ladda filen inne i PAUS kan ett antal kontroller utföras direkt och du som arbetsgivare får en kvittens på att filen antingen avvisas eller är godkänd. Kontrollera även att en sökväg är angiven vid rubriken Pensionsfil skrivs till:. Vid behov ändra. I exemplet till höger finner du den sökväg som Pensionskassans kundtjänst rekommenderat. PAUS på Webben öppnar du genom att klicka på en länk i Kyrknätet (internwww.svenskakyrkan.se). Att skicka fil med e-post (det nedersta alternativet) är något som endast skall göras i nödfall och efter överenskommelse med PAUS kundtjänst.

23 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Redigera underlag med pensionsuppgifter Genom att vid Redigera välja Ändra/kontrollera per anställning kan du granska uppgifterna för en anställd i taget. I undantagsfall kan det bli aktuellt att gå in i denna bild och göra förändringar. Anställd som slutat under året skall kompletteras med Avslutkod. Ange någon av koderna U1 Avgång med pension U2 Avliden U3 Annan orsak Om en anställd slutat sin anställning under 2005 men fått pensionsgrundande lön utbetald under 2006 skall beloppet redovisas och anställd skall ha Avslutskod: US-avslut fingerad anställning. Anställd som saknar Pensionsgrundande lönebelopp kan tas bort. Timanställd skall vara markerad och uppgift om antal arbetade timmar. En post skall anges per anställning, inte per person. Om en anställd fyller 28 (tjänsteman) eller 21 år (kommunal) under året redovisas pensionsgrundande belopp dels intjänat t o m månaden då den anställde fyllde år och dels med ett separat belopp för tiden fr o m månadsskiftet efter personen fyllde år. Genom att klicka på längst ned till höger i bilden framkommer detta. Se vidare nästa sida. Genom att klicka på knappen kan du visa och registrera uppgifter om ledigheter. Genom att klicka på knappen visas eventuella felaktigheter som måste rättas för den anställde. Manuell komplettering Ser allt bra ut klicka på och fortsätt med nästa anställd. Om du klickar på vid Visa fellista skrivs en rapport ut. Är knappen framför grön kommer listan att skrivas ut enligt exemplet nedan.

24 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 23 Som framgick på föregående sida skall en anställd som fyller 28 (tjänsteman) eller 21 år (kommunal) under året redovisas med pensionsgrundande belopp dels intjänat t o m månaden då den anställde fyllde år och dels med ett separat belopp för tiden fr o m månadsskiftet efter personen fyllde år. I exemplet till höger redovisas hur detta kommer att redovisas till PAUS. 6.4 Lägg till anställd i redovisning pensionsuppgifter

25 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 24 Under rubriken Register kan du även lägga till ytterligare anställda i redovisningsregistret. Notera dock att alla anställda måste finnas upplagda i anställdaregistret. När du klickat på får du upp bilden för urval av anställda. Välj aktuell person och klicka på. Därefter får du upp ett meddelande om att anställd redan finns i registret och en fråga om en ny rad skall läggas upp. När du svarar på frågan bekräftas detta. Du kan nu gå in under Redigera och klicka vid Ändra/kontrollera per anställning. Det finns nu två poster med personen. En med de ursprungliga uppgifterna och en med enbart namn och utan några värden. Denna funktion skall användas om den anställde bytt avtalsområde under året och behållit samma anställningsnummer. Räkna fram pensionsgrundande lön för respektive avtals område och registrera in det i bilden tillsammans med övriga uppgifter. Om du klickar på vid Skapa rapport så kan du granska underlaget innan du väljer att Skapa fil. En detaljerad lista skrivs med pensionsuppgifter för alla anställda.

26 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Skapa fil till PAUS Under rubriken Rapport och fil kan du alltså slutligen skapa den fil som skall läsas in i PAUS. När du valt Skapa fil och klickat på skapas filen som sedan skall laddas in i PAUS. Genom att ladda filen från webben direkt in i PAUS kan ett antal kontroller utföras direkt och du som arbetsgivare får en kvittens på att filen antingen avvisas eller är godkänd. PAUS öppnar du genom att klicka på en länk i Kyrknätet. Att skicka fil med e-post (det nedersta alternativet) är något som endast skall göras i nödfall och efter överenskommelse med PAUS kundtjänst. När du klickar på vid Skapa fil skrivs en rapport med meddelande om filens sökväg och namn. Skriv ut den och spara den. Rapporten kan behövas vid kontakt med vår support eller Pensionskassans Kundtjänst.

27 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 26 7 Avtalsservice ändringar i 2007 års register 7.1 Löneart 951 Uppkommen bruttolöneskuld korrigering av bilden I föregående nyhetsbrev informerade vi om att en nya lönearter skall läggas upp för att hantera hantering av uppkommen netto- och bruttolöneskuld. Som de flesta redan uppmärksammat, visade vi i föregående nyhetsbrev fel bild vid beskrivning av löneart 951. Så här skall lönearten vara upplagd. 7.2 Ändra konto på löneart 397 Datorförmån I föregående nyhetsbbrev informerade vi också om att en ny löneart skall läggas upp för att hantera Datorförmån. För denna löneart redovisasade inte någon uppgift om Konto och Korrektivkonto. Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Ändra därefter Konto och Korrektivkonto för löneart 397 Datorförmån enligt exemplet. 7.3 Inkomsttaket i sjuk- och föräldraförsäkringen återställs Fr o m 1 januari 2007 har inkomsttaket vid beräkning av sjukpenninggrundande inkomst (SGI) återställts till 7,5 från 10 gånger prisbasbeloppet. Detta gäller dock inte vid föräldarpenning därför sker ingen ändring av löneart 432.

28 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 27 Det nya inkomsttaket motsvarar en årsinkomst på kronor. Årsinkomster över kronor får alltså inte räknas med i SGI. SGI används för att bestämma storleken på: Sjukpenning Rehabiliteringspenning Närståendepenning Smittbärarpenning Arbetsskadesjukpenning Statligt personskadeskydd Ersättning från Försäkringskassan vid tvist om sjuklön Tillfällig föräldrapenning Havandeskapspenning Innan lönearterna 433 och 435 ändras måste all ersättning t.o.m vara utbetald på dessa lönearter. Fr.o.m 1/1 betalas tilläggsersättning ut till personal som har en lön som överstiger kr i månaden vid sjukdom, tillfällig föräldraledighet osv. Innan 1/1 är motsvarande belopp kr Löneart 433 Sjuk/rehab tilläggser 80% (formel och kommentar skall ändras) Ändra formeln Basbeloppet skall multipliceras med 7.5 istället för 10. Ändra kommentaren AFL Lagen om allmän försäkring. Enligt AFL kan den sjukpenninggrunande årsinkomsten aldrig överstiga 7.5 ggr basbeloppet. D v s den del av månadslönen som överstiger 62,5 % (7.5 / 12 månader) av basbeloppet ersätts ej. Här får då arbetsgivaren betala ut TILLÄGGSERSÄTTNING. Denna lönearter används vid REHABILITERING och SJUKDOM Löneart 435 Totalförs tilläggsers 90% (formel och kommentar skall ändras) Ändra formeln Basbeloppet skall multipliceras med 10 istället för 7.5. Ändra kommentaren AFL Lagen om allmän försäkring. Enligt AFL kan den sjukpenninggrundande årsinkomsten aldrig överstiga 7.5 ggr basbeloppet. D v s den del av månadslönen som överstiger 62,5 % (7.5 / 12 månader) av basbeloppet ersätts ej. Här får då arbetsgivaren betala ut TILLÄGGSERSÄTTNING. Denna löneart används vid TOTALFÖRSVARSPLIKT.

29 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Nytt pensionsavtal Församlingsförbundet träffade en överenskommelse med de fackliga organisationerna om ett nytt pensionsavtal för alla anställda inom Svenska kyrkan. Detaljerad information om detta finner du på 4.dbp.asp Det nya avtalet innebär får till följd att de användare som registrera avtalsenliga lönekostnadspåslag i löneberedningsrutien skall lägga upp en ny löneart för detta ändamål. För personer som är födda 1946 eller tidgare gäller övergångsregler och skall beräknas som tidigare. Alltså låt de gamla lönearterna ligga kvar på dessa personer. Samtliga personer som är födda 47 eller senare(måste fyllt 21 år) skall löneart 988 registreras. Till löneart 988 *Pens.avgift KAP-KL skall löneart 989 Löneskatt pensavg KAP-KL. Löneart 989 skall kopplas till 987 Avgiftsbefrielseförsäkring Registrera löneart 989 *Löneskatt pensavg KAP-KL Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. Lägg till lönearten 989 *Löneskatt pens.avg KapKl enligt exemplet.

30 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 29

31 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Registrera löneart 988 *Pens.avgift KAP-KL

32 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 31 Gå in under Register Lönearter eller klicka på verktygsraden. Klicka på. i Lägg till lönearten 988 *Pens. Avgift KAP-KL enligt exemplet. Kommentar: Används för att beräkna pensionsavgift enligt KAP-KL. Lönearten skrivs ej på lönespecifikationen men ger kontering i bokföringsverifikationen. Denna löneart används för alla anställda fr o m månaden efter vederbörande fyllt 21 år. OBS! För arbetstagare som är född 1946 eller tidigare gäller övergångsregler. För dessa använda som tidigare löneart 981, 983 eller 985.

33 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 32 OBS!! Tänk på att kompletter med lönearter som ni ev kompletterat med utöver standardlöneartsregistret Denna löneart avser både Premie för avgiftsbaserad ålderspension 4.0 % och Riskförsäkringspremie 0.5%

34 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: Översikt PO-pålägg Nedanstående tabell redovisar översiktligt vilka PO-pålägg som förekommer, hur de skall konteras och vilken löneart som skall användas för resp avgift. PO-pålägg på lönedel upp till 7,5 ggr inkomstbasbeloppet för Kommunal förh prisbasbeloppet för övriga avt. Konto Övergångs-regler Kommunal Född 1946 eller tidigare Motkonto Övergångsregler OFR Född 1946 eller tidigare KAP-KL Född 1947 eller senare Löneart Lagstadgade sociala avgifter ,42% 32,42% 32,42% 999 Avtalsenliga sociala avgifter - AGS-KL (Avtalsgruppsjukförsäkring) - TFA-KL (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada) - TGL-KL (Tjänstegrupplivförsäkring) - Svenska Kyrkans trygghetsfond ,70% 1,70% 1,70% *) ,01% 0,01% 0,01% ,50% 0,50% 0,50% ,30% 0,30% 0,30% 986 Summa 2,51% 2,51% 2,51% Avtalsenliga sociala avgifter kopplade till pensioner - Premie för avgiftsbaserad ålderspension Anst 31/ eller tidigare Anst 1/ eller senare ,50% 4,00% 3,50 % 4,00 % 983/985/981/988 - Riskförsäkringspremie ,50% 0,50% 0,50 % 0,50 % 983/985/981/988 - Avgiftsbefrielseförsäkring - Löneskatt (24,26 %) på pensionskostnader ,55% 0,55% 0,55% 0,55% ,34 % 1,34% 1,10% 1,23% 984/984/982/989 Summa pensionsavgifter inkl. löneskatt 6,89% 6,39% 5,65% 6,28% TOTALT PO-PÅLÄGG 41,82% 41,32% 40,58% 41,21 % *) enligt Kyrk-BAS 2006 skall konto 7572 anges. Vi har dock valt att förenkla hanteringen då beloppet blir försumbart. Samtliga ovan relaterade lönearter är s k passiva. De används endast för att kunna skapa ett bokföringsunderlag till Aveny Ekonomi som alltså då innefattar lönekostnadspåslag.

35 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 34 8 Kurser Vi har just nu inga schemalagda kurser att erbjuda. Vi räknar med att återkomma inom kort med inbjudan till en särskild kurs som riktar sig till Dig som vill komma igång med hela Aveny Hogia PA, d v s även Hogia Personal. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du alltid aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

36 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2007 Sid: 35

37 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 2/2007 Datum Viktig information PAUS AVSLUTSKOD LÖNEARTER 697 DATOR, BRUTTOLÖNEAVDRAG OCH 698 ÖVRIGA BRUTTOAVDRAG 2 2 Information om återinsjuknanderegeln/långtidssjukskrivna 2 3 Versionsinformation 2 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

38 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2007 Sid: 1 1 Viktig information PAUS 1.1 Avslutskod Om man har missat att lägga Avslutskod på personer som har avgångsdatum under 2006 kommer dessa ut på en fellista vid överföringen till PAUS. Kontrollera därför innan du skickar filen att alla med avgångsdatum också har Avslutskod. Hur du redigerar i filen som skickas till PAUS kan du läsa i Nyhetsbrevet sid Redigera underlag med pensionsuppgifter

39 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2007 Sid: Lönearter 697 Dator, bruttolöneavdrag och 698 Övriga bruttoavdrag Nyhetsbrev sidan 20. Löneart skall ligga på raden för Pensionsgrundande lön under året. Om ni har skickat iväg filen till paus och har ovanstående lönearter registrerad på någon anställd har pensionsgrundande lön blivit fel. Beloppen på löneart 697 och 698 har adderats istället för subtraherats till pensionsgrundande lön. Tag kontakt med WM-data PensionService och skicka om filen. Löneart 697 och 698 skall anges i fältet Pensionsgrundande lön under året. Lönearter för pensionsgrundande lön under året , , 282, , , , 417, , Lönearter för frånvaro som skall minska pensionsgrundande lön under året Lönearter för ledighet (gäller hel ledighet, 1000 promille) , 565, Information om återinsjuknanderegeln/långtidssjukskrivna Ett programfel i version gör att återinsjuknanderegeln inte fungerar när man importerar Frånvaro från Personal. Du kan komma runt problemet genom att räkna om raden på person som inte skall ha en ny karensdag. Högerklicka på avvikelsearten A400 Sjukdom och Räkna om rad Problemet kommer inte att uppstå i februari. 3 Versionsinformation Så snart det finns en ny version att hämta på Hogia s hemsida skickar vi ut information om detta.

40 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 3/2007 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

41 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2007 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. OBS! From 2007 kommer nyhetsbreven att numreras löpande 1/2007, 2/2007 osv. 2 Versionsinformation Nu finns det nya versioner av Personal och Hogia Kyrklön att hämta på Hogias hemsida. Åtgärdat i rättningsversion är: Import till löneberedning. Återinsjuknanderegeln fungerade inte korrekt över årsskiftet vid direkt import av sjukfrånvaro från Hogia Personal. Nu är problemet åtgärdat och ingen karensdag genereras i de fall det är en pågående sjukfrånvaro. Bokföringsorder sociala avgifter. Utvidgat företagsstöd för stödområde A fungerar nu både på skattedeklaration och bokföringsorder sociala avgifter. Kyrkans pensionsredovisning till PAUS. Om du har registrerat ett avgångsdatum eller ett korrigerat avgångsdatum på en anställd inom redovisningsåret men glömt att ange en avslutskod kommer nu ett meddelande ut på fellistan. 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner just nu: Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerads hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

42 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 4/2007 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Löneartsförändringar i 2007 års register NY LÖNEART 290 FÖR UTBETALNING AV SMÅ PENSIONSBELOPP NYTT KONTO PÅ LÖNEART 987 *AVGIFTSBEFRIELSEFÖRSÄKRING. 3 4 Kontrollera följande i löneartsregistret LÄGERERSÄTTNING LÖNEART 282 ÄR PENSIONSGRUNDANDE LÖNEART 433 SJUK/REHAB TILLÄGGSER 80% INTE VID TILLFÄLLIG FÖRÄLDRALEDIGHET LÖNEART 397 DATORFÖRMÅN LÖNEART 978 *AVGIFT KPA TGL-KL Översikt PO-pålägg 5 5 Kurser 7 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

43 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2007 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. OBS! From 2007 kommer nyhetsbreven att numreras löpande 1/2007, 2/2007 osv. 2 Versionsinformation Nu finns det nya versioner av Personal och Hogia Kyrklön att hämta på Hogias hemsida. 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner just nu: Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

44 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2007 Sid: 2 3 Löneartsförändringar i 2007 års register 3.1 Ny löneart 290 för utbetalning av små pensionsbelopp För att minska kostnaden för hanteringen av tjänstepensionssystemet införs från och med 2006 års lönerapportering nya rutiner rörande hanteringen av tjänstepensionspremier. Nyheten innebär att en anställd "tillgodoräknas pensionsavgift från arbetsgivaren endast om den för kalenderåret är högre än 1 procent av samma års IBB [inkomstbasbelopp]. Då arbetstagaren inte skall tillgodoräknas pensionsavgift betalar arbetsgivaren ut motsvarande belopp direkt till arbetstagaren i form av ersättning som inte är pensionsgrundande" ( 11 KAP-KL Svenska kyrkan). Detta betyder att en anställd som har en tjänstepensionspremie som understiger 445 kr (dvs. 1 % av 2006 års inkomsbasbelopp som är kr) skall få sin premie utbetald direkt från arbetsgivaren. För att möjliggöra denna nya rutin har pensionskassan skapat en utbetalningsspecifikation till respektive arbetsgivare. Arbetsgivaren skall använda specifikationen för att under första halvåret 2007 utbetala de tjänstepensionspremier som anges av specifikationen. Av utbetalningspecifikationen framgår: 1. Personnummer 2. Pensionsgrundande lön 3. Tjänstepensionspremier att utbetala till den anställde Utbetalningsspecifikationen finns som sista sida på den årsspecifikation som finns tillgänglig i PAUS i samband med fakturering av årsavstämningen för Utbetalda tjänstepensionspremier enligt ovan ses skatterättsligt som lön, vilket medför att full arbetsgivaravgift skall betalas. Registera löneart 290 enligt nedan:

45 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2007 Sid: Nytt konto på löneart 987 *Avgiftsbefrielseförsäkring. Korrektivkonto skall vara 2741 på avgiftsbefrielseförsäkningen. Anledningen till förändringen är att avgiftsbefrielseförsäkrningen redovisas på fakturan från FORA: 4 Kontrollera följande i löneartsregistret 4.1 Lägerersättning löneart 282 är pensionsgrundande. Lägerersättning är pensionsgrundande, kontrollera att löneart 282 finns med i formeln på följande lönearter: Nedan visas exempel på löneart 988 *Pens.avgift KAP-KL. Lönearterna i formeln skall vara samma för samtliga ovanstående lönearter, det skall bara vara procentsatsen som skiljer.

46 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2007 Sid: Löneart 433 Sjuk/rehab tilläggser 80% inte vid tillfällig föräldraledighet. I nyhetsbrev sidan 27 stod det felaktigt att tilläggsersättning(för anställda med årslön över 7,5 basbelopp) skulle betalas ut vid tillfällig föräldrapenning. Det skall det inte utan enbart vid föräldraledighet. 4.3 Löneart 397 Datorförmån Kostnadskonto för datorförmån föreslås till Kostnader för lånedatorer.

47 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2007 Sid: Löneart 978 *Avgift KPA TGL-KL Nedanstående tabell redovisar översiktligt vilka PO-pålägg som förekommer, hur de skall konteras och vilken löneart som skall användas för resp avgift. I nyhetsbrev har det blivit fel på TGL-KL Tjänstgrupplivförsäkning det skall vara 0,40% och inget annat. Kontrollera också formeln på lönenart 978. Det står fel konto på löneart för löneskatt på pensionskostnader. Kontrollera löeart 984,982,989 att korrektivkonto är Översikt PO-pålägg Övergångs-regler Kommunal Född 1946 eller tidigare PO-pålägg Konto Motkonto Övergångsregler OFR Född 1946 eller tidigare KAP-KL Född 1947 eller senare Lagstadgade sociala avgifter ,42% 32,42% 32,42% 999 Avtalsenliga sociala avgifter - AGS-KL (Avtalsgruppsjukförsäkring) - TFA-KL (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada) - TGL-KL (Tjänstegrupplivförsäkring) - Svenska Kyrkans trygghetsfond Löneart ,70% 1,70% 1,70% *) ,01% 0,01% 0,01% ,40% 0,40% 0,40% ,30% 0,30% 0,30% 986 Summa 2,41% 2,41% 2,41% Avtalsenliga sociala avgifter kopplade till pensioner - Premie för avgiftsbaserad ålderspension Anst 31/ eller tidigare Anst 1/ eller senare ,50% 4,00% 3,50 % 4,00 % 983/985/981/988 - Riskförsäkringspremie ,50% 0,50% 0,50 % 0,50 % 983/985/981/988 - Avgiftsbefrielseförsäkring - Löneskatt (24,26 %) på pensionskostnader ,55% 0,55% 0,55% 0,55% ,34 % 1,34% 1,10% 1,23% 984/984/982/989 Summa pensionsavgifter inkl. löneskatt 6,89% 6,39% 5,65% 6,28% TOTALT PO-PÅLÄGG 41,72% 41,22% 40,48% 41,11 %

48 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2007 Sid: 6 *) enligt Kyrk-BAS 2006 skall konto 7572 anges. Vi har dock valt att förenkla hanteringen då beloppet blir försumbart. Samtliga ovan relaterade lönearter är s k passiva. De används endast för att kunna skapa ett bokföringsunderlag till Aveny Ekonomi som alltså då innefattar lönekostnadspåslag.

49 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2007 Sid: 7 5 Kurser Under våren kommer vi att tillsammans med Hogia erbjuda följande kurser. Terminalbaserade kurser Grundkurs Aveny Hogia PA 2 dagar Stockholm 7-8 maj Göteborg 14-15/5 Fortsättningskurs Aveny Hogia PA 1 dag Stockholm 30/5 Göteborg 4/6 Konferensform Personaladminstration 1 dag. Vi återkommer med information om datum och plats senare. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du alltid aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

50 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 5/2007 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Löneartsförändringar FÖRÄNDRINGAR AV PROCENTSATS VID TILLÄGGSERSÄTTNINGAR Löneart 432 Föräldrap tilläggsers 80% Löneart 433 Sjuk/rehab tilläggser 80% Löneart 435 Totalförs tilläggsers 90% PROCENTSATSER SOM FÖRÄNDRAS FR.O.M Löneart 306 Semesterers 12%, till , till Löneart 307 Semesterers 14,88%, till , till Löneart 308 Semesterers 15,36%, till , till Löneart 309 Semesterlönetillägg från gränsvärde kr till kr Löneart 310 Semesterlönetillägg från gränsvärde kr till kr LÖNEART 985 SKALL KOPPLAS TILL LÖNEART 989 FÖR BERÄKNING AV LÖNESKATT KOMPLETTERANDE UPPGIFTER OM ÖVERGÅNGSBESTÄMMELSER FÖR KAP-KL 7 4 Kurser 8 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

51 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2007 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. OBS! From 2007 kommer nyhetsbreven att numreras löpande 1/2007, 2/2007 osv. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installeras hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

52 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2007 Sid: 2 3 Löneartsförändringar 3.1 Förändringar av procentsats vid tilläggsersättningar. Sjukpenningens storlek Sjukpenningen är 80 procent av din sjukpenninggrundande inkomst, SGI, efter att inkomsten har multiplicerats med faktorn 0,989. Olika regler för att beräkna sjukpenningen gäller för anställda och egna företagare. Sjukpenningen beräknas per timme, dag eller kalenderdag beroende på hur du arbetar. Ovanstående text är hämtat från Försäkringskassans hemsida. Det medför att vi måste ändra procentsatserna för lönearterna ang tilläggsersättningar Löneart 432 Föräldrap tilläggsers 80% Ändra 0.8% till % i formeln på löneart Löneart 433 Sjuk/rehab tilläggser 80% Ändra 0.8% till % i formeln på löneart Löneart 435 Totalförs tilläggsers 90% Ändra 0.9% till % i formeln på löneart Procentsatser som förändras fr.o.m OBS!! Nedantående procentsatser får ej ändras innan all lön till timanställd personal betalats ut som avser mars och tidigare. All semester som tagits ut under januari till mars måste också vara registrerad i löneberedningen Löneart 306 Semesterers 12%, till , till AB 27 mom 16. Utbetalas i samband med semesterledigheten till annan arbetstagare än arbetstagare med fast kontant lön. Ersättningen utbetalas per arbetad timme under semesteråret. Beloppet utgör 12% av underlagssumman, dock minst 113,20/timme (alltså 13:60 kr).

53 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2007 Sid: 3 Ändra formeln och kommentaren på löneart 306. Det som är markerat i ovanstående stycke skall ändras på kommentaren till lönearten Löneart 307 Semesterers 14,88%, till , till Ändra formeln på löneart Löneart 308 Semesterers 15,36%, till , till Ändra formeln på löneart 308.

54 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2007 Sid: Löneart 309 Semesterlönetillägg från gränsvärde kr till kr AB 27 mom 15 Utbetalas i samband med semesterledigheten tillsammans med semesterdagstillägget till anställd arbetstagare grupp 1 vars fasta kontanta heltidslön understiger 18,680:- per månad. Semesterlönetillägget erhålls för högst 25 dagar per år. För de betalda semesterdagar av årssemestern som ej kunnat läggas ut under semesteråret utges semesterlönetillägg vid utbetalningstillfälle i samband med semesterårets slut. Ändra formeln och kommentaren på löneart 309. Det som är markerat i ovanstående stycke skall ändras på kommentaren till lönearten Löneart 310 Semesterlönetillägg från gränsvärde kr till kr AB 18 mom 10 Utbetalas i samband med semesterledigheten till anställd med uppehållslöneanställning istället för semesterlönetillägg (se 309).Uppehållslönetillägget utbetalas vid första utbetalningstillfället under sommaruppehållet. Utbetalning sker i likhet med semesterlönetillägget endast till arbetstagare vars fasta kontakta heltidslönunderstiger 18,680:- per månad och då i högst 25 dagar. Ändra formeln och kommentaren på löneart 310. Det som är markerat i ovanstående stycke skall ändras på kommentaren till lönearten. 3.3 Löneart 985 skall kopplas till löneart 989 för beräkning av löneskatt. Löneskatten för pensionsavgift till Kommunal och KAP-KL beräknas med hjälp av löneart 989 1,23% inte som tidigare med 1,34%. Om ni tidigare inte har gjort denna koppling får ni kontrollera de anställda som har löneart 985 också har löneart 989 registrerad och inte som tidigare löneart 984. Byt namn på löneart 989 till *Löneskatt KAP-KL 4,0%. Byt namn på löneart 984 till *Löneskatt Komm 4,5% Om du tidagare har haft löneart 984 kopplad till löneart 985, måste du byta kopplingen på löneart 985 från löneart 984 till löneart 989, se nedan.

55 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2007 Sid: 5 Om denna koppling är gjord, tänk på att löneart 985 måste räknas om. Det görs under Vektyg-Räkna om löneberedningsrader.

56 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2007 Sid: 6 Klicka sedan på OK Vad som görs är att alla löneberedningsrader med löneart 985 räknas om, löneart 984 tas bort och löneart 989 läggs till.

57 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2007 Sid: Kompletterande uppgifter om övergångsbestämmelser för KAP-KL I Församlingsförbundets Förbundsinfo nr framgår det att övergångsbestämmelser beträffande procentsatsen för KAP-KL gäller för ytterligare en grupp anställda. Det gäller de som tillhör Kommunals avtalsområde och är födda 1975 eller tidigare. För dessa gäller nu som tidigare att pensionsavgiften är 4,5% på den pensionsgrundande lönen och ej 4,0% som för övriga grupper. En förutsättning är ju också att de anställts före 2004 och haft sammanhängade anställningar därefter (för säsongsanställd innebär det att de arbetat varje säsong efter 2003). 4,5% gäller emellertid endast upp till "tak" (årsinkomst över 7,5 ggr inkomstbasbeloppet), därefter gäller 4,0% även för denna personalkategori. Anledningen till att detta inte uppmärksammats förrän nu är att det inte framgår av KAP-KL avtalet utan enbart av protokollsanteckningar gällande gamla övergångsbestämmelser. Nedanståend tabell visar de passiva lönearter som skall registreras för att hantera de avtalsenliga lönekostnadspåslagen. Anställningskategori Lönearter T o m den månad då den anställde fyller 21 år 978 (kopplar till 980 och 986) Anställd som fyllt 21 år och är född 1946 eller senare och ej omfattas av nedanstående övergångsregler Anställd som följer Kommunals avtalsområde och är född 1975 eller tidigare samt anställdes före 2004 Anställd som följer Kommunals avtalsområde och är Född 1946 eller tidigare och anställdes efter 2003 Anställd som följer OFR:s avtalsområde och är Född 1946 eller tidigare 978 (kopplar till 980 och 986) 988 (kopplar till 989) 978 (kopplar till 980 och 986) 983 (kopplar till 984) 978 (kopplar till 980 och 986) 985 (kopplar till 989) 978 (kopplar till 980 och 986) 981 (kopplar till 982)

58 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2007 Sid: 8 4 Kurser Under våren kommer vi att tillsammans med Hogia erbjuda följande kurser och konferenser. Terminalbaserade kurser Grundkurs Aveny Hogia PA 2 dagar Stockholm (hos ITS s Office i Huddinge) 7-8/5 Göteborg (hos Eniac Data i Mölndal) 14-15/5 Fortsättningskurs Aveny Hogia PA 1 dag Stockholm (hos ITS s Office i Huddinge) 30/5 Göteborg (hos Eniac Data i Mölndal) 4/6 Konferensform Personaladminstration 1 dag. Stockholm 11/9 (Scandic Hotel Continental) Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

59 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 6/2007 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION FR.O.M V INFORMATION VERSION Skattedeklaration för avstämning första halvåret Att tänka på innan definitiv löneavräkning för juli Om definitiv löneavräkning för juli görs innan version 7.2 installeras Inställningar efter version 7.2 installerats 4 3 Löneartsinformation 5 4 Kurser 5 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

60 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2007 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. OBS! From 2007 kommer nyhetsbreven att numreras löpande 1/2007, 2/2007 osv. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion fr.o.m V28. Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version 7.2 Hogia Personal Version 7.2 Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installeras hos Advance Hogia Kyrklön 7.2 Hogia Personal 7.2 Hogia Personal 7.2 och Hogia Kyrklön 7.2 finns att hämta på (läggs ut under slutet av vecka 27) Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

61 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2007 Sid: Information version. 7.2 Med anledning av att riksdagen har beslutat om nedsättning av arbetsgivareavgiften för dem som vid årets ingång fyllt 18 men inte 25 år måste man tänka på följande: Efter definitiv löneavräkning för juni skall skattedeklaration för hela året tas ut Ändra konto för anställda mellan 18 och 25 år. Uppdatera konteringsinformation för arbetsgivareavgift efter att version 7.2 installerats Skattedeklarationen för juli måste göras i version Skattedeklaration för avstämning första halvåret Ny arbetsgivargift för anställda mellan 18 och 25 år från och med 1 juli Med anledning av sänkt arbetsgivaravgift för anställda mellan 18 och 25 år, rekommenderar vi att ni redan nu gör en avstämning för ert första halvår innan ni läser in version 7.2 av Aveny Hogia Kyrklön. I samband med att ni läser in versionen 7.2 sker framräkning av arbetsgivaravgiften enligt de nya reglerna. Gör klart lönerna för juni. Därefter kan ni ta ut en skattedeklaration för hela 2007.

62 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2007 Sid: 3 Ackumulatorer för skattepliktiga förmåner är 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 147 Annan förmån Naturliga felkällor: Har du anställda som tjänat under 1000 kr (eller ½ basbelopp) så finns summan med i ackumulator 111 men summan finns inte med i ruta 50 på skattedeklarationen. Har ni anställda med drivmedelsförmån finns värdet av löneart 367 med i ackumulator 118 men då värdet inte är underlag för arbetsgivaravgift finns det inte med i ruta 51 på skattedeklarationen. Version 7.2 av HogiaLönPlus som hanterar den nya skattedeklarationen kommer att släppas under vecka Att tänka på innan definitiv löneavräkning för juli Nya konton för lön och sociala avgifter för anställda mellan 18 och 25 år (juni 2007) Nedanstående information har vi fått från Församlingsförbundet, tänk på att alltid prata med ekonomiavdelningen innan konto ändras. I nedanstående information byter man betydelse på konto 7013 från Lön utlandsanställda till Lön (18-25 år). Om det finns något konterat på 7013 under första halvåret måste detta bokas om. Med anledning av nedsättningen av arbetsgivaravgifterna, görs följande ändringar och tillägg i Kyrk-BAS Nedsättningen gäller löneutbetalningar som görs från och med 1 juli Anledningen till att ett befintligt konto (7013 lön utlandsanställda) tas i anspråk och flyttas trots att det finns ett ledigt konto (7016), är att Kyrk-BAS så långt som möjligt anpassas till BAS-kontoplanen som gjort motsvarande ändring. På grund av platsbrist i kontoplanen är det inte möjligt att skapa en kontostruktur som innehåller separata konton för alla typer av löner och ersättningar där alla har ett flertal nivåer för arbetsgivaravgifter. Vi rekommenderar därför att flerdimensionell redovisning används om den här föreslagna kontoindelningen inte är tillräcklig för att hantera olika nivåer av arbetsgivaravgifter. Kontotabell Kontonummer Kontonamn Nytt konto Ändrat namn Ändrad eller ny instruktion Borttaget konto 7013 Lön (18-25 år) 7030 Lön utlandsanställda 7113 Ersättning artister (18-25 år) 7123 Ersättning övriga uppdragstagare (18-25 år) 7133 Arvoden beslutande organ (18-25 år) 7143 Arvoden verkställande organ (18-25 år) 7154 Arvoden till revisorer (18-25 år) 7560 Arbetsgivaravgifter (18-25 år)

63 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2007 Sid: 4 Konteringsinstruktioner 7013 Lön (18-25 år) Kontot debiteras för bruttolöner avseende personer som vid årets ingång fyllt 18 men inte 25 år Lön utlandsanställda Kontot debiteras för bruttolöner till anställda utanför Sverige Arbetsgivaravgifter (18-25 år) Kontot debiteras för arbetsgivaravgifter som församlingen betalar enligt skattedeklarationen och som avser personer som vid årets ingång fyllt 18 men inte 25 år. För dessa personer ska arbetsgivaren betala lägre arbetsgivaravgifter än för övriga anställda. I övrigt hänvisas till konteringsinstruktionerna för konto Kontot kan underindelas på motsvarande sätt som konto Om definitiv löneavräkning för juli görs innan version 7.2 installeras. Uttag av skattedeklaration och bokföringsorder social avgifter för julilönen görs efter att version 7.2 installerats Inställningar efter version 7.2 installerats Uppdatera konteringsuppgifterna för Arbetsgivareavgift födda enligt nedan. Hogia Kyrklön-Arkiv-Inställningar flik Bokföringsorder.

64 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2007 Sid: 5 3 Löneartsinformation Löneart 340 Fullmäktigearvode Används för utbetalning av arvode till förtroendevald i beslutande organ. Annan löneart skall användas för utbetalning av arvoden och andra ersättningar till ledamöter i kyrkonämnd, kyrkoråd och övriga nämnder då detta skall kunna presenteras i årsredovisningen. Denna löneart har kontering 7131 OBSERVERA att om det finns en förtroendevald som är mellan 18 och 25 år skall konteringen vara Konteringen får då göras i samband med löneberedningen. Löneart 350 Revisorsarvode Använd för utbetalning av arvode till valda revisorer för ersättning som avser själva revisionsuppdraget. Uppgiften skall presenteras i årsredovisningen. Om revisor utför andra eventuella uppdrag så skall annan löneart användas. Denna löneart har kontering 7151 OBSERVERA att om det finns en revisor som är mellan 18 och 25 år skall konteringen vara Konteringen får då göras i samband med löneberedningen. 4 Kurser Under hösten kommer vi att tillsammans med Hogia erbjuda följande kurser och konferenser. Konferensform Personaladminstration 1 dag. Stockholm 11/9 (Scandic Hotel Continental) Terminalbaserade kurser Grundkurs Aveny Hogia PA 2 dagar Göteborg (hos Eniac Data i Mölndal) 1-2/10 Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

65 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 7/2007 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Aktuellt CSR-FÖRFRÅGAN Producera en frågefil Skicka in frågefilen 3 4 Kurser 6 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

66 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2007 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. OBS! From 2007 kommer nyhetsbreven att numreras löpande 1/2007, 2/2007 osv. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installeras hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

67 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2007 Sid: 2 3 Aktuellt 3.1 CSR-förfrågan Tidpunkt: Senast den 16 november (gäller för datamedia) Genom att göra en förfrågan mot CSR slipper du krångel med att begära in A-skattsedlar från de anställda. Förfrågan kan endast göras för fysiska personer och sker genom att en frågefil skickas in. Skatteverket svarar för denna rutin och tjänsten är kostnadsfri. Från CSR (Centrala skatteregistret) hämtas uppgifter om respektive anställds skattetabell, skattekolumn och eventuell jämkning. För att du säkert skall få svarsfilen i retur före årsskiftet, så skall den skickas in så tidigt som möjligt, senast vecka 46. Fr o m i år finns det även möjlighet att skicka in filen via internet. Skatteverket har aviserat att man öppnar en ny e-tjänst som innebär att arbetsgivaren kan skicka in och få svaret på CSR-förfrågan via Internet. Planen är att denna nya e-tjänst öppnas i mitten av november 2007 och är då ej begränsad till vecka 46. OBS! För att kunna använda e-tjänsten krävs att den som skickar in och hämtar svaret på CSR-förfrågan har e-legitimation Producera en frågefil Förfrågan om CSR finner Du under Verktyg CSR-rutin. Se bilden till höger Se till att alternativet Skapa frågefil till CSR är markerat och tryck på.

68 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2007 Sid: 3 I nästa fönster kontrollerar du att uppgifterna om vart svarsdisketten skall levereras är korrekt fyllda. Du kan också markera om du önskar skapa frågefil för flera företag. Vid Förfrågan via väljer du om filen skall skickas in vid datamedia (Diskett, CD etc) eller om förfrågan skall göras via internet (Internet XML-format). Ange också Inkomstår Vid Fil till Centrala Skatteregistret skrivs till anger du sökvägen till den katalog där du önskar lägga frågefilen. Tag hjälp av systemansvarig om du är osäker. Om du väljer att skicka frågefilen på gammal hederlig diskett, kontrollerar du att det står rätt enhetsbokstav i rutan (vanligen A:). Sedan sätter du i en formaterad diskett, kontrollerar att den inte är skrivskyddad och klickar på. Om din dator saknar diskettstation eller om du kör i Terminal Server-miljö på en s k tunn klient, väljer du istället en katalog där filen skall läggas innan den förs över till datamediet från en persondator eller servern. Väljer du Internet och XML-formatet följer du anvisningar på Skatteverkets hemsida. Observera att det är mycket viktigt att du inte förväxlar formaten, (t ex väljer XML-format och skickar ni ett datamedia eller vice versa) Skicka in frågefilen Filen som skapas och sparas får namnet UBR100I1.CSR. Om filen skapas för internet heter den CSRFraga_xxxxx.XML där xxxxx ersätts med din inloggningssignatur. Finns det redan en fil med samma namn så visas bilden till höger i detta exempel. Klicka då på knappen för att skapa en ny frågefil. Om du kör lön för flera organisationer, gör du om proceduren för vart och ett av företagen. Notera särskilt att om bara företagen har olika organisationsnummer så kan du använda samma diskett för samtliga företag. Då förfrågan görs för nästkommande företag erhålls meddelandet Frågefil finns redan. Du klickar då på knappen.

69 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2007 Sid: 4 Då du skapar filen till CSR erhåller du en kvittens i form av en lista. Listan innehåller uppgifter om antal löntagare som förfrågan görs för. Om du gör förfrågan för flera företag så fylls antalet på. Längst ned på rapporten finns en tydlig instruktion om hur disketten skall märkas. Om du väljer att göra förfrågan via internet får listan detta utseende. Om du gör förfrågan för flera företag så fylls antalet på. Om du skickar in en fil på datamedia, se till att etiketten är fäst på disketten/cd:n/dvd:n och sänd den till: Skatteverkets inläsningscentral Enhet Östersund Telefonnumret till Skatteverkets servicejour är Nedanstående uppgifter är teknisk information och krav gällande dessa medier som hämtats från Skatteverkets broschyr MEDIEFAKTA (SKV 274). Den finns att ladda ned från Skatteverkets hemsida

70 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2007 Sid: 5 CD-R(W) OCH DVD+/-R(W) Filsystem Filnamn Format Hybrid-CD/DVD DVD-RAM ISO-9660 Level 1, Joliet eller HFS/HFS+ Vid ISO-9660 Level 1 får filnamnen bestå av tecknen A-Z, 0-9 samt _ (=understrykningstecken) samt. (=punkt). Vid Joliet och HFS/HFS+ får filnamnen bestå av valfria tecken. CD-ROM/DVD-ROM, single session eller multisession. Hybrid-CD/DVD accepteras, men då läses endast Windows-sessionen. DVD-RAM hanteras inte

71 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2007 Sid: 6 4 Kurser Under hösten/vintern kommer vi att tillsammans med Hogia erbjuda följande kurser och konferenser. Årsavslutskurser Göteborg 3/12 (Lilla Bommen) Stockholm 7/12 (Scandic Hotel Continental) Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

72 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 8/2007 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 SCB-statistik GRANSKA INFORMATIONEN FRÅN SCB KONTROLLERA UPPGIFTER I ANSTÄLLDAREGISTRET BEGÄR UNDERLAG FÖR SCB-STATISTIK TA FRAM UPPGIFT OM ANTAL SÄSONGSANSTÄLLDA TILL SCB LEVERERA FILEN TILL SCB 10 4 Kurser 16 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

73 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. OBS! From 2007 kommer nyhetsbreven att numreras löpande 1/2007, 2/2007 osv. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

74 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 2 3 SCB-statistik Tidpunkt: Senast den 13 december SCB genomför på uppdrag av Svenska kyrkans Församlingsförbund och de fackliga organisationerna en årligen återkommande undersökning av löne- och anställningsförhållanden för personalen inom Svenska Kyrkan. Statistikuppgifterna ligger till grund för den partsgemensamma lönestatistik som används som underlag vid löneförhandlingar. Statistiken sammanställs i Svenska kyrkans centrala statistikdatabas och publiceras på Församlingsförbundets hemsida (vanligtvis i mitten av mars efterföljande år). Se - Arbetsgivarefrågor Lönefrågor (länk till statistiken finner du till höger i bilden). Nyhet! Det finns en nyhet att redovisa i år. Det är att även uppgiften gällande säsongsanställda skall rapporteras via webben. 3.1 Granska informationen från SCB Läs igenom instruktionerna för redovisningen som SCB distribuerat ut. Några förändringar finns inte heller i år när det gäller vilka uppgifter som skall levereras. Vilka personer ska ingå i redovisningen? o Alla månadsavlönade som var anställda 1 november, även de som var lediga. Månadsavlönad personal som var helt frånvarande under november månad ska medtagas i löneredovisningen och redovisas med en 1:a i kolumn 20 (=frånvarande p.g.a. t ex. tjänst-, sjuk- eller föräldraledighet). o Timavlönade som har tjänstgjort minst 6 timmar under oktober månad och fått ersättning i november. (Skolkantorer redovisas som timavlönade den tid de arbetat för Svenska kyrkan.) o Även personal som tillhör de säsongsanställda ska ingå i löneredovisningen förutsatt att de var anställda 1 november (månadsavlönade) eller arbetade under oktober månad (timavlönade) Vilka personer skall inte ingå i redovisningen? o Förtroendevalda som arvoderas för något uppdrag (t ex kassaförvaltare) o Praktikanter, lönebidragsanställda o Timavlönade som inte tjänstgjort, d v s inte fått någon lön utbetald i november o Timavlönade som har tjänstgjort mindre än sex timmar i oktober

75 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Gå in under Register Anställda och välj fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCBstatistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder redovisas på nästkommande sidor. Följande koder har utgått och kan ej längre användas: 7320 Byggnadskontr Stiftskonsulent förste 6325 Radiotekniker 3459 Teckenspråkstränare 7022 Trädgårdstekniker Godkända koder Löneformer 10 Arbetstagare med månadslön 20 Arbetstagare med timlön Förvaltningskoder 0 Gemensam administration 3 Fastighetsförvaltning: Kyrko- och församlingslokaler 4 Fastighetsförvaltning: Övriga fastigheter 5 Begravnings- och serviceverksamhet 50 Kyrkogårdsadministration 51 Begravningsverksamhet enligt begravningslagen 56 Krematorium 59 Serviceverksamhet 6 Församlingsverksamhet (i huvudsak undervisning, vård och fritidsverksamhet) 60 Gemensam församlingsadministration (inklusive kyrkobokföring) 61 Gudstjänster och förrättningar (prästuppgifter) 62 Verksamhet på sjukhus och institutioner 63 Kyrkomusiker (kyrkokörer, konserter, musikaliska aktiviteter) 64 Konfirmandundervisning 65 Barnverksamhet (söndagsskola, miniorer m.m.) 66 Ungdomsverksamhet (juniorer, lägerverksamhet m.m.) 67 Vuxenverksamhet 68 Diakoni 69 Övrig församlingsverksamhet 7 Stift 71 Egendomsnämnden

76 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 4 BSF-koder Församlings- och främjandeuppgifter Pedagogiska uppgifter m.m Församlingspedagog 1102 Förskollärare 1103 Förskollärare/föreståndare 1104 Assistent i församlingsarbete/tjänstebiträde 1105 Fritids/ungdomsledare 1106 Barntimmeledare 1107 Konsulent på stifts-/nationell nivå 1108 Familjerådgivare/terapeut 1199 Annan arbetstagare med pedagogiska, kurativa eller terapeutiska uppgifter Diakoniuppgifter 1201 Församlingsdiakon 1202 Församlingsdiakon/arbetsledare 1203 Sjukhusdiakon 1204 Stiftsdiakon 1299 Diakon med annan specialuppgift Prästuppgifter 1301 Kyrkoherde 1302 Komminister 1303 Komminister/arbetsledare 1304 Sjukhuspräst 1305 Biskop 1306 Domprost 1307 Stiftsadjunkt 1308 Stiftsadjunkt/arbetsledare 1309 Kontraktsadjunkt 1310 Pastorsadjunkt 1399 Präst med annan specialuppgift Kyrkomusikaliska uppgifter 1401 Kantor 1402 Organist 1403 Domkyrkoorganist 1499 Annan arbetstagare med kyrkomusikaliska uppgifter i församlingen Uppgifter inom mark- och fastighetsförvaltning Specialistuppgifter 2101 Trädgårdsingenjör 2102 Fastighetsförvaltare/-tekniker 2199 Annan arbetstagare med specialuppgifter Arbetsledande uppgifter 2201 Kyrkogårdsföreståndare 2202 Arbetsledare 2203 Krematoriemästare/-föreståndare 2204 Skogsvaktare 2299 Annan arbetstagare med arbetsledande uppgifter Servicetekniska uppgifter 2301 Kyrkvaktmästare 2302 Kyrkogårdsarbetare 2303 Församlingshemsvärd/husmor 2304 Städare 2305 Krematorievaktmästare 2306 Skogsarbetare 2399 Annan arbetstagare med servicetekniska uppgifter Chefsuppgifter 2401 Chef inom kyrkogårdsförvaltningen 2402 Chef inom fastighetsförvaltning 2499 Annan arbetstagare med chefsuppgifter inom huvudområdet Administrativa uppgifter Specialist/handläggaruppgifter 3101 Kamrer/ekonom

77 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: Utredningssekreterare 3103 Utredningssekreterare/specialist 3104 Personalsekreterare/personalkonsulent 3105 Stiftsjägmästare 3106 Stiftsjurist 3107 Informationssekreterare 3108 ADB/IT personal 3199 Annan arbetstagare med specialist/handläggaruppgifter Assisterande uppgifter 3201 Assistent, kyrkoskrivare 3202 Löneassistent 3203 Ekonomiassistent 3204 Förvaltningsassistent 3205 Informationsassistent 3206 Kontorsvaktmästare 3299 Annan arbetstagare med assisterande uppgifter Chefsuppgifter 3301 Kanslichef/verksamhetschef 3302 Kyrkokamrer 3303 Avdelnings-/enhetschef 3399 Annan arbetstagare med chefsuppgifter inom huvudområdet Befattningskoder (förkortad version av SCB) Dessa koder ska anges för att precisera befattningen då BSF-koden slutar på 99. Markerade koder är nya för året. Befattningstext Bef.Kod Befattningstext Bef.Kod Administratör 2531 Klockare 8908 Antikvarie 2320 Kock / kokerska 8135 Arkivarie 2321 Konsulent 7250 Arkivassistent 2352 Kulturhandläggare 2274 Assistent i sjukhuskyrkan 8938 Kurator 3303 Bibliotekarie 2230 Lärare 2995 Biblioteksassistent 2282 Maskinreparatör 7530 Chaufför 7651 Personaladministratör 9152 Dataansvarig 0947 Projektanställd 0429 Diakon med annan spec.uppg Projektledare 0715 Ekonomibiträde 8212 Präst med annan spec.uppg Fastighetsskötare 6970 Psykolog 1300 Flyktingsamordare 3252 Receptionist 9564 Föreståndare 8040 Redaktör 9189 Förman 6600 Sekreterare 0090 Församlingsmedhjälpare 8935 Serveringsbiträde 8149 Församlingsmusiker 8916 Sjuksköterska 1137 Grävmaskinförare 7646 Skolkonsulent 2055 Guide 2495 Tekniker 6300 Handläggare 9247 Utbildningsassistent 2065 Hantverkare 7570 Vakt 9929 Informatör 2496 Vaktmästare 9840 Ingenjör 5622 Webbredaktör 0577 Inköpare 9205 Verkstadsmekaniker 7957 Jordbruksförvaltare 7151

78 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: Begär underlag för SCB-statistik Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Kyrklön. Markera Lönestatistik till SCB. Fyll i uppgifterna i urvalsbilden enligt exemplet till höger. Vid Statistik skrivs till anger du den katalog som filen skall hamna i. Klicka därefter på. I exemplet till höger skrivs filen till datorns lokala hårddisk. Från denna katalog skall filen sedan föras över till SCB via dess nya webbtjänst. Är du osäker konsulterar du systemansvarig. Fortsätt med att kontrollera uppgifterna i den efterföljande bilden. Börja med att kontrollera att rätt P- fält är angivet i rutorna vid de Fasta personuppgifterna längst upp i bilden. I övrigt anges lönearterna enligt bilden till höger (förutsatt att du använder löneartsförteckning i Svenska kyrkans grundregister). Lönearter för frånvaro som skall minska schemalagd arbetstid , , , , , , 565, 600 Klicka därefter på.

79 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 7 Om en tidigare producerad statistik-fil redan finns på anvisad plats, erhålls ett meddelande och du får klicka på. Du får därefter upp ett meddelande som visar att filen KyrkSCB.txt skapats och att den finns i önskad katalog. Verifiera detta genom att klicka. SCB-statistiken skrivs ut och redovisas i enlighet med gängse kolumnindelning. Mer information om hur resp kolumn beräknats finner du i slutet av detta avsnitt.

80 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 8 Avslutningsvis skrivs ett sammandrag ut med totaler per kolumn. 3.4 Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB SCB begär även in uppgifter om antalet säsongsanställda. Nytt för i år är att även detta sker via webben. För att ta fram dessa uppgifter kan den nya urvalsfunktionen i Hogia Personal med fördel användas. Gå in under Analys Rapporter eller Klicka på Klicka därefter på i meny-raden Fler urval och sedan på vid Anställningsform Välj Säsong och klicka på. Till höger i bilden visas nu alla säsongsanställda och därunder finner du även uppgiften hur många säsongsanställda som finns totalt (vid Antal anställningar i urvalet.) Urvalet kan vara bra att spara till nästkommande år. Klicka på och anger ett mallnamn enligt exemplet till höger. Om mallen endast skall användas av dig själv sätter du en bock vid Personlig. Klicka därefter på.

81 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 9 Markera fliken Lön/Förmån. Välj rapporten Person/Anst/Förmån Om du tog fram statistik på antalet säsongsanställda även föregående år har du förmodligen sparat en mall som du nu kan använda. Klicka på och välj listan enligt exemplet till höger. Klicka därefter på. Fyll i bilden enligt exemplet till höger. Notera särskilt att Datumintervallet skall vara ett visst datum eller ett intervall då samtliga säsongsanställda varit anställda

82 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 10 I den efterföljande bilden klickar du på för att förhandsgranska eller för att skriva ut listan direkt. Programmet föreslår Liggande A4 enligt exemplet till höger. Klicka på för utskrift. Räkna samman antalet i listan och använd den som underlag vid rapportering på webben. 3.5 Leverera filen till SCB Fr o m i år skall all redovisning göras via webben. Starta webbläsaren och ange adressen Ange Användarid och Lösenort Klicka på. Uppgifterna finner du i missivet till den instruktion som SCB skickat ut.

83 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 11 I den efterföljande bilden visas uppgifter om Er organisation. Kontrollera uppgifterna och ändra eventuella felaktigheter. Kontrollera också att kontaktperson finns. För att lägga till en kontaktperson måste du först klicka på knappen Lägg till en kontaktperson. Klicka sedan på knappen Till blankett längst ned i bilden. Den efterföljande bilden fyller du endast i om ni har haft säsongsanställd kyrkogårdspersonal under Om så är fallet fyll i uppgift om antalet Heltid resp Deltid samt ange säsongens längd med Fr.o.m månad, dag och T.o.m månad, dag. Klicka därefter på knappen nästa längst ned i bilden.

84 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 12 I den därpå följande bilden markerar du Ja för att skicka uppgifterna via fil. Klicka därefter på knappen nästa längst ned i bilden. Du får då upp en ny bild. Här klickar du på Gå till i den gula menyraden längst upp till höger i bilden och klickar på klicka på Skicka filer.

85 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 13 En ny bild visas. Klicka på Bläddra... vid rutan Ange fil Avsluta med att skicka iväg filen genom att klicka på Skicka fil. Avslutningsvis bekräftar programmet att filen skickats över till SCB. Skriv ut bekräftelsen Nedan finner du en beskrivning av de kolumner som skrivs ut på rapporten och filen till SCB Personnummer (kolumn 1) Personnummer 10 tkn. Hämtas från anställdaregistret. Löpnummer/tjänstenummer (kolumn 2) Programmet räknar antalet godkända (enligt ovan) anställningar för varje personnummer och numrerar dem från 1 och uppåt. Detta räknande sker varje gång rapporten tas ut, numret sparas inte i databasen. Arbetstagare (kolumn 3) Arbetstagarens namn tas från anställdaregistret. Skall vara skrivet efternamn före förnamn. Förvaltningsgren och BSF-kod (kolumn 4-5) Förvaltningsgren och BSF-kod hämtas från anställdaregistret.

86 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 14 Löneform (kolumn 6) Uppgiften redovisas med koden 10 eller 20 och hämtas från anställdaregistret. 10 Månadsavlönad 20 Timavlönad Befattningskod (kolumn 7) Om du registrerat Befattningskod i anställdaregistret så är det den som skrivs ut. Befattningstext (kolumn 8) Kan anges för att specificera BSF-kod som slutar med 99. Uppgiften utgör endast information för användaren. Befattningstext ska inte redovisas i statistikfilen. Uppgiften skrivs ej heller ut på listan. Sysselsättningsgrad (kolumn 9) Beräknas med hjälp av angivna P-fält, (veckoarbetstid/veckoarbetstid heltid)*100, inga decimaler. Skall inte redovisas för anställd med löneform 20 (timanställd). Arbetade timmar (kolumn 10) Uppgiften avser timavlönad personal. Här anges antal arbetade timmar under oktober månad Antal arbetade timmar redovisas inte för anställd med löneform 10 (månadsavlönad). Antal arbetade timmar för personer med löneform 20 (timavlönad) beräknas med hjälp av lönearter angivna i fältet Timlön. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med rätt utbetalningsdatum med. En förutsättning är att lönearter för timlön har enheten timmar. Månadslön (kolumn 11) Observera att det är månadslön heltid som skall anges. För månadsavlönad hämtas månadslön från angivet P-fält för månadslön heltid. För timanställd beräknas månadslön heltid som (165 * P-fält för timlön). För deltidsanställd anges den lön per månad som skulle gälla vid heltidsanställning. Hämtas från angivet P- fält för månadslön heltid För uppehållsanställd anges lön före reduktion med uppehållsfaktorn. Hämtas från angivet P-fält för månadslön heltid Fast tillägg (kolumn 12) Exempel på fasta tillägg är Avtalsbundna tillägg, Funktionsrelaterade tillägg kopplat till speciell funktion, Tillägg för speciellt uppdrag, Övriga fasta tillägg som utgår varje månad med samma belopp (dock ej fast ob-tillägg) Hämtas från transaktioner i fältet Fasta lönetillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Rörliga lönetillägg redovisas i kolumn och gäller de faktiska beloppen inarbetade under oktober månad. Om rörliga tillägg utbetalas för längre tid än en månad ska beloppet delas på de månader under vilket beloppet är intjänat. OB-tillägg (kolumn 13) Tillägg för obekväm arbetstid. Obs! Gäller även fast ob-tillägg. Beloppet hämtas från lönearter som är angivna i fältet OB-tillägg. Programmet söker både datumsatta transaktioner och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Beredskapstillägg (kolumn 14) Tillägg för beredskap. Beloppet hämtas från lönearter som angivits i fältet Beredskapstillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som inte är datumsatta. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Övertidstillägg (kolumn 15) Kompensation för utfört övertids- och mertidsarbete. Här avses fyllnadsersättning även fyllnadslön för deltidsanställda (samt lön för extra arbetsuppgifter för kyrkomusiker och vaktmästare med löneformulär). Beloppet hämtas från lönearter som finns angivna i fältet Övertids-/mertidsersättning. Programmet söker efter både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Övriga tillägg (kolumn 16) Tillägg såsom jour, lägerersättning, resetillägg, bilersättning (den skattepliktiga delen) och färdtidsersättning.

87 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 15 Tillägg som ej skall redovisas: sjuklön, semesterdagstillägg/semesterlön, kostnadsersättningar (bl.a. traktamente, ersättning för bostadstelefon m.m.) Beloppet hämtas från lönearter angivna i fältet Övriga tillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Antal betalda fyllnads- och övertidstimmar (kolumn 17) Särredovisa antalet utförda och betalda fyllnads- övertidstimmar under oktober månad. Timmarna skall även ingå i kolumn 18. Ingen uppdelning på enkel eller kvalificerad övertid ska göras. Antalet hämtas från lönearter angivna i fältet Antal betalda mer-o övertidstimmar. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Obs! Timmar som enbart tagits ut i form av kompensationsledighet ska inte ingå. Totalt arbetad tid (kolumn 18) För timanställda är detta samma värde som i arbetad tid ovan. Redovisar antalet faktiskt utförda arbetstimmar på ordinarie tid samt fyllnads- övertids- och obekväm tid. Uppgifterna ska avse oktober månad. Endast tid då arbete utförts ska anges. Jourtid, semester, sjukfrånvaro, beredskapstid, lediga dagar pga omfördelning av arbetstiden ska inte ingå. Om antalet arbetade timmar saknas i lönesystemet kan beräkning ske enligt följande: Veckoarbetstid * antal veckor under perioden + (fyllnads- och övertidstimmar) - frånvarotid Faktiskt arbetad tid, frånvaro och övertid läses i allmänhet från transaktioner och då letar programmet först upp transaktioner som har transaktionsdatum som överensstämmer med vald period. Därefter letar det upp transaktioner som saknar transaktionsdatum, men har utbetalningsdatum som faller inom den valda perioden. För övertid och frånvaro kontrolleras enheten på lönearten och inmatat antal räknas om till timmar enligt: Enhet Timme antalet rakt av Enhet Dag veckoarbetstid/5 Enhet Kalenderdag veckoarbetstid/7 Enhet Månad 165 timmar * sysselsättningsgrad Tre varianter av beräkning kan förekomma, beroende på förutsättningar: o Om arbetsschema finns och kryssrutan är markerad i Arbetad tid hämtas från kalendarium om schema finns på personen hämtas schemalagda timmar från kalendariet. Summa timmar minskas med transaktioner för frånvaro. Frånvarotimmar hämtas från lönearter i fältet Lönearter för frånvaro som ska minska schemalagd tid. Programmet läser transaktionens datum och hänsyn tas till omfattning. Summa arbetade timmar ökas med transaktioner för övertid utifrån de lönearter som finns angivna i fältet Antal betalda mer- o övertidstimmar. o Om arbetsschema saknas och/eller kryss saknas i kryssrutan hämtas faktiskt arbetad tid från lönearter i fältet Lönearter för faktiskt arbetad tid. Den skall inte minskas eller ökas, den är faktisk. Däremot kontrolleras enheterna på lönearterna enligt ovan. o Arbetsschema saknas eller skall inte användas och det finns ingen faktiskt arbetad tid löneberedd. Då beräknar vi enligt schablon: veckoarbetstid (från P-fält) * antal veckor under perioden (antal dagar i vald period / 7). Drar bort frånvaro och lägger till övertid enligt punkt 1. Uppehållslönefaktor (kolumn 19) Hämtas från anställdaregistret och det P-fält som angetts i rapportbeställningen. Uppehållsfaktorn ska redovisas utan decimaler, t.ex 0,88 = 88. (Kyrkans AB 05 18). Frånvaro (kolumn 20) Anställd med månadslön som varit sjukledig, föräldraledig, tjänstledig eller haft semester hela november månad skall rapporteras som tjänstledig, med en etta i fältet. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med rätt utbetalningsdatum med.

88 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2007 Sid: 16 4 Kurser Under hösten/vintern kommer vi att tillsammans med Hogia erbjuda följande kurser och konferenser. Årsavslutskurser Göteborg 3/12 (Lilla Bommen) Stockholm 7/12 (Scandic Hotel Continental) Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

89 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 9/2007 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Aktuellt 2 4 Löneartsförändringar LÄGG TILL NY LÖNEART FÖR TRÄNGSELSKATT ÄNDRADE ERSÄTTNINGSBELOPP ENL AVTAL AB ÄNDRADE AVGIFTER ENL PENSIONSAVTALET KAP-KL ÄNDRADE BELOPP, FACKFÖRENINGSAVGIFTER ÄNDRADE LAGSTADGADE BELOPP SLÅ IHOP ACKUMULATORER FÖR PENSIONSPÅVERKANDE LÖN 6 5 Kurser 7 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

90 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2007 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. OBS! From 2007 kommer nyhetsbreven att numreras löpande 1/2007, 2/2007 osv. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

91 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2007 Sid: 2 3 Aktuellt 4 Löneartsförändringar 4.1 Lägg till ny löneart för trängselskatt Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. På frågan Vill du kopiera från annan löneart svarar du Ja och väljer löneart 830 Resekostnadsersättning. Registrera löneartsnr 829 och ändra Namn till Ersättn för trängselskatt enligt exemplet till höger. Notera särskilt i det fall då den anställde har tjänstebil gäller särskilda regler för förmånen i detta specifika fall. Då bilförmån är väldigt sällan förekommande bland våra användare har vi valt att inte informera om detta här. 4.2 Ändrade ersättningsbelopp enl avtal AB05 OBS! Beloppen gäller fr o m 1 januari Normalt betalas ersättningar gällande december ut på januarilönen, ändringarna skall då göras först efter att årets första lön är utbetald. Sök upp och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Formel och skriv över med det nya beloppet. Löneart Benämning Formel 175 Färdtidsers tim 52: Färdtidsers > 10 tim 105: Ob tillägg D Kväll 17: Ob tillägg C Natt 34: Ob tillägg B Helg 43: Ob tillägg A Storhelg 86: Ob-tillägg pkt : Ob-tillägg pkt : Beredskap <151 tim/mån 14: Beredskap helg <151 tim 14:00*2 205 Beredskap >150 tim/mån 27: Beredskap helg >150 tim 27:60*2 216 Förskjuten arbtid, fridag 64: Förskjuten arbtid, fri+50 64:30* Förskjuten arbtid, övrig 32: Förskjuten arbtid, övr+50 32:20*1.5

92 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2007 Sid: Lägerersättning 400: Sjuklön OB pkt :20* Sjuklön OB pkt :00* Ändrade avgifter enl pensionsavtalet KAP-KL Pensionsavgiften höjs under 2008 och 2009 från 4,00 till 4,25%. Detta har varit känt sedan tidigare. Dessutom höjs riskförsäkringspremien från 0,5 till 0,6% från årsskiftet. Mer om detta finner du på Pensionskassans hemsida Klicka på nyheten daterad I formeln som används för dessa lönearter har vi slagit samman procentsatserna för pensionsavgift och riskförsäkringspremien, därför beräknas exempelvis pensionsavgiften för KAP-KL (löneart 988) till 4,25 + 0,6 = 4,85%. Avgiftsbefrielseförsäkringen (löneart 987) tillkommer med 0,55 %. Löneskatten (löneart 989) blir därför 24,26% av 5,40% alltså 1,31%. Notera också att en ny löneart behöver läggas upp. Detta med anledning av att löneart 989 använts för att beräkna löneskatten för såväl löneart 985 som 988. Eftersom procentsatsen för dessa båda lönearter skiljer sig åt måste nu en ny löneart läggas upp (991 *Löneskatt Komm 4,0%). Kom ihåg att ändra lönart 985. Den skall fortsättningsvis vara kopplad till den nya lönearten 991. OBS!! Dessa lönearter skall ändras innan januarilönen påbörjas. Sök upp och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Formel och skriv över med det nya beloppet. Löneart Benämning Formel 981 *Pens. avgift OFR (LART[ ]+LART 698])*(4.10/100) 982 *Löneskatt OFR (LART[ ]+LART 698])*(1.13/100) 983 *Pens. avgift Komm 4,5% (LART[ ]+LART 698])*(5.65/100) 984 *Löneskatt Komm 4,5% (LART[ ]+LART 698])*(1.37/100) 985 *Pens. avgift Komm 4,0% (LART[ ]+LART 698])*(5.15/100) 988 *Pens. avgift KAP-KL (LART[ ]+LART 698])*(4.85/100) 989 *Löneskatt KAP-KL (LART[ ]+LART 698])*(1.31/100)

93 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2007 Sid: 4 Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. På frågan Vill du kopiera från annan löneart svarar du Ja och väljer löneart 989 Resekostnadsersättning. Registrera löneartsnr 991 och ändra Namn till *Löneskatt Komm 4% enligt exemplet till höger. Ändra procentsatsen till 1,25. Sök upp och markera lönearten 985. Klicka på. Ändra vid Kopplad löneart till den nya lönearten Ändrade belopp, fackföreningsavgifter Efter årsskiftet bör du alltid kontrollera om Kommunals medlemsavgift ändrats. Du kan får fram uppgiften genom att gå in på Klicka på fliken Medlem och välj därefter Din medlemsavgift till vänster i bilden samt Välj avdelning. Ange 0 kr i månadslön och klicka på knappen Räkna. Om ändring skall göras berörs följande lönearter. 910 Fackföreningsavgift 911 Fackföreningsavg fast bel 912 Förhöjd finansieringsavgift 4.5 Ändrade lagstadgade belopp Beloppen för kostförmån, bostadsförmån, datorförmån, skattefri del av bilersättning samt traktamenten höjs från årsskiftet. OBS! Beloppen gäller fr o m 1 januari Normalt betalas ersättningar gällande december ut på januarilönen. Det kan därför vara lämpligt att vänta med dessa ändringar till efter årets första lön är utbetald. När det gäller traktamentesbeloppen så ber vi er notera att redovisade belopp är högsta belopp som skattelagstiftningen förskriver. Kontrollera därför först hur ert eventuella lokala avtal är utformat.

94 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2007 Sid: 5 Sök upp och markera lönearten 389. Klicka på. Ändra beloppen i texten i kommentarrutan längst ned i bilden. Sök upp och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Formel och skriv över med det nya beloppet. Ändra även texten i kommentarrutan längst ned i bilden. Används då arbetsgivaren tillhandahållit fri kost åt den anställde. Beloppen fastställs av Skatteverket. Fri frukost, lunch och middag 175:- Fri lunch eller middag 70:- Fri frukost 35:- Löneart Benämning Formel 370 Bilersättning avtal <1201 0: Bilersättning avtal >1200 0: Bilersättning avtal >1500 0: Bilersättning <1201 mil 0: Datorförmån 400: Bilersättning skattefri 1: Bilersättn tj.bil bensin 0: Bilersättn tj.bil diesel 0: Traktamente, heldag 210: Traktamente, halvdag 105: Traktamente, natt 105: Traktamente, långtid 147: Kostavdrag frukost -42: Kostavdrag lunch, middag -73: Kostavdrag lunch & middag -146: Fullt kostavdrag -188:00 Ändra kommentaren på löneart 860 Traktamente, heldag till: Traktamentesbelopp vid flerdygnsförrättning utom den vanliga verksamhetsorten. HEL DAG kl Mer än 18 tim ELLER påbörjats före resp avslutats efter Om måltid tillhandahålls av arbetsgivaren skall traktamentet minskas med följande belopp: Frukost lunch och middag 188:- Lunch och middag 146:- Lunch eller middag 73:- Frukost 42:-

95 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2007 Sid: 6 Ändra kommentaren på löneart 861 Traktamente, halvdag till: Traktamentesbelopp vid flerdygnsförrättning utom den vanliga verksamhetsorten. HALV DAG. Mer än 4 timmar, påbörjats före resp avslutats efter Om måltid tillhandahålls av arbetsgivaren skall traktamenten minskas med följande belopp: Frukost, lunch och middag 94:- Lunch och middag 73:- Lunch eller middag 36:- Frukost 21:- 4.6 Slå ihop ackumulatorer för pensionspåverkande lön För att underlätta avstämningen av pensionsrapporten väljer vi att slå samman ackumulator 500 (Pensgrundande lön) och 501 (Ej pensionsgrundande frånvaro). Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Välj löneart 420 och ändra vid Summera vid avräkning till i fältet Frivillig (belopp) till 500 (Pensiongrundande lön) enligt exemplet till höger. Upprepa detta för övriga lönearter som är styrda till ackumulator 501. Dessa är enligt vårt grundregister: 400 Sjukavdrag sjukersättning 421 Sjukavdr sjukers/ej semgr 471 Tjänstledighet dagar 472 Tjänstledighet hel månad 490 Studier dgr ej semlgr 491 Studier hel mån semlgr 600 Obetald semester Gå in under Register Ackumulatorer eller klicka på i verktygsraden. Markera ackumulator 501 och klicka på. Klicka på ackumulator 500 och klicka på Byt namn till Pensionspåverkande lön

96 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2007 Sid: 7 5 Kurser Kurschema kommer inom kort. Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser.

97 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 1/2008 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Aktuellt NY RESERÄKNINGSBLANKETT KONTROLLUPPGIFTER VIA NT MEDIAPRINT 2 4 Löneartsförändringar ÄNDRADE BELOPP ENLIGT AVTAL TRAKT JUSTERING AV KOSTAVDRAG I SAMBAND MED TJÄNSTERESA ÖVERSIKT PO-PÅLÄGG 4 5 Kurser 6 6 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER OCH BLANKETTER? 6 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

98 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2008 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

99 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2008 Sid: 2 3 Aktuellt 3.1 Ny reseräkningsblankett Som framgått i föregående nyhetsbrev (och även i detta brev) blir det en hel del förändringar i ersättningsbeloppen för tjänsteresor från årsskriftet. Vi har därför tagit fram en uppdaterad reseräkningsblankett. Blanketten finns att hämta på vår hemsida. Se vidare under pkt 6 nedan. 3.2 Kontrolluppgifter via NT Mediaprint Tycker du det är svårt att hinna med allt som skall göras i samband med årsskiftet? Då vill vi påminna dig om att det numera går att få hjälp med printning av kontrolluppgifter samt kuvertering och distribution av dessa. Rutinen är utvecklad och utprovad hos NT MediaPrint men det krävs ändå en del förberedelser från vår sida för att Ni skall kunna nyttja den. Ni producerar en printfil i Hogia Kyrklön och skickar därefter över den till Nässjötryckeriet via nätet. Vi hjälper till med upplägg av rutinen. Vi tillhandahåller också en detaljerad instruktion om hur själva överföringen går till. Priserna för tjänsten är beroende av antalet kontrolluppgifter. Kontakta oss på Eniac Data så får du mer information om rutinen.

100 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2008 Sid: 3 4 Löneartsförändringar 4.1 Ändrade belopp enligt avtal Trakt 04 Beloppen för reseersättning sänks i enlighet med traktamentesavtalet TRAKT04. I nyhetsbrev 9/2007 informerade vi om att de högsta traktamentesbeloppen som skattelagstiftningen medger höjs fr o m Enligt TRAKT04 är reseersättningen att betrakta som en övergångsbestämmelse i samband med att TRAKT91 tecknades. Därmed skall beloppet succesivt sänkas då traktamentesbeloppen höjs. Sänkningen sker med 50% av beloppet som traktamentet för hel dag höjs och med 50% av genomsnittet för hel och halv dag. Det innebär att ersättningsbeloppet för hel dag sänks med 5 kr (10 kr *0,5) och för halv dag med 4 kr (10kr + 5 kr) / 2 * 0,5. När det gäller detta avtal så ber vi er notera att först kontrollera hur ert eventuella lokala avtal är utformat. OBS! Beloppen gäller fr o m 1 januari Normalt betalas ersättningar gällande december ut på januarilönen, ändringarna skall då göras först efter att årets första lön är utbetald. Sök upp och markera lönearten 380. Klicka på. Ändra beloppen under fliken Formel. Sök upp och markera lönearten 381. Klicka på. Ändra beloppen under fliken Formel. 4.2 Justering av kostavdrag i samband med tjänsteresa I föregående nyhetsbrev redovisade vi också beloppen för traktamentets kostavdrag då anställd erhållit fria måltider i samband med tjänsteresan. De uppgifter som vi fått var preliminära. I Skatteverkets meddelande 2007:34 redovisas fastställda belopp. Vi ber er därför korrigera tre lönearter. OBS! Beloppen gäller fr o m 1 januari Normalt betalas ersättningar gällande december ut på januarilönen, ändringarna skall då göras först efter att årets första lön är utbetald. Sök upp och markera lönearten 872. Klicka på. Ändra beloppen under fliken Formel. Sök upp och markera lönearten 873. Klicka på. Ändra beloppen under fliken Formel. Sök upp och markera lönearten 874. Klicka på. Ändra beloppen under fliken Formel. Ändra även kommentaren på löneart 860 och 861. Jfr instruktion på sidan 5 i nyhetsbrev 9/2007.

101 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2008 Sid: Översikt PO-pålägg I nyhetsbrev 9/2007 informerade vi om också om en höjning av den s k riskförsäkringspremien som gäller fr o m och som påverkar formlerna för pensionsavgifterna. Tyvärr angavs en felaktig procensats för två av lönearterna. Nedan redovisas korrekta formler. OBS!! Dessa lönearter skall ändras innan januarilönen påbörjas. Sök upp och markera lönearten 983. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]+LART 698])*(5.10/100) Sök upp och markera lönearten 985. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]+LART 698])*(4.60/100) Se även översikten av PO-pålägg på nästföljande sida.

102 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2008 Sid: 5 PO-pålägg Konto Motkonto Samtlig anställd personal Löneart Lagstadgade sociala avgifter Avtalsenliga sociala avgifter ,42% (endast om man ej använder bokföringsorder sociala avgifter) TGL-KL (Tjänstegrupplivförsäkring) - AGS-KL (Avtalsgruppsjukförsäkring) - TFA-KL (Trygghetsförsäkring vid arbetsskada) - Svenska Kyrkans trygghetsfond ,40% ,70% *) ,01% ,30% 986 Summa 2,41% PO-pålägg Konto Motkonto Anställd som fyllt 21 år(månaden efter) och är född 1947 eller senare och ej omfattas av nedanstående övergångsregler. Löneart Avtalsenliga sociala avgifter kopplade till pensioner KAP-KL - Premie för avgiftsbaserad ålderspension ,25 % Riskförsäkringspremie ,60 % Avgiftsbefrielseförsäkring ,55% Löneskatt (24,26 %) på pensionskostnader Summa pensionsavgifter inkl. löneskatt ,31% 989 6,71% PO-pålägg Konto Övergångsregler Kommunal Motkonto Övergångsregler OFR Löneart Avtalsenliga sociala avgifter kopplade till pensioner - Premie för avgiftsbaserad ålderspension Född 1975 eller tidigare samt Anst före 2004 Född 1946 eller tidigare samt Anst 2004 eller senare Född 1946 eller tidigare ,50% 4,00% 3,50 % - Riskförsäkringspremie ,60% 0,60% 0,60 % 983/985/ /985/ Avgiftsbefrielseförsäkring ,55% 0,55% 0,55% Löneskatt (24,26 %) på pensionskostnader ,37 % 1,25% 1,13% 984/991/ 982 Summa pensionsavgifter inkl. löneskatt 7,02% 6,40% 5,78% *) enligt Kyrk-BAS 2006 skall konto 7572 anges. Vi har dock valt att förenkla hanteringen då beloppet blir försumbart. **) Övergångsregler för anställd tillhörande Kommunals avtalsområde. Procentsatsen gäller upp till tak, d v s på pensionsgrundande inkomst upp till 7,5 inkomstbasbelopp på inkomst därutöver gäller 4,0%. Samtliga ovan relaterade lönearter är s k passiva. De används endast för att kunna skapa ett bokföringsunderlag till Aveny Ekonomi som alltså då innefattar lönekostnadspåslag.

103 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2008 Sid: 6 5 Kurser Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser. Kurschema för våren kommer inom kort. Vi kan redan nu meddela att vi kommer att upprepa konferensen i Personaladministration som vi höll i Stockholm i september. Denna gång håller vi till i Lilla Bommens Konferenscenter i Göteborg. Boka in den 3 april i din kalender. Övriga kurser som kommer att erbjudas under våren är; Grundkurs Aveny Hogia PA 2 dagar 4-5 mars i Göteborg och 8-9 april i Stockholm Påbyggnadskurs Aveny Hogia PA 1 dag 2 april i Göteborg och 10 april i Stockholm De Stockholmsbaserade kurserna genomförs i vanlig ordning hos IT s Office lokaler i Huddinge. 6 Övrigt 6.1 Var finns utskrifter av grundregister och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida. Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet.

104 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 1/2008 Sid: 7 Klicka på Fyra standardlistor finns här Löneartslista, Lönearter per ack, Avvikelseartslista och Ackumulatorlista Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF- Format så du kan lätt skriva ut dem. Vi har även lagt ut en anpassad reseräkningsblankett. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda.

105 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 2/2008 Datum Allmän information 2 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION NY PROGRAMVERSION ÄR PÅ GÅNG 2 3 Aktuellt PENSIONSRAPPORTERING - PAUS Kontrollera inställningar Skapa underlag med pensionsuppgifter Redigera underlag med pensionsuppgifter Lägg till anställd i redovisning pensionsuppgifter Skapa fil till PAUS KONTROLLUPPGIFTER VIA NT MEDIAPRINT 10 4 Löneartsförändringar PO-PÅLÄGG 11 5 Kurser 14 6 Övrigt VAD FINNS ATT HÄMTA PÅ ENIACS HEMSIDA? 14 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

106 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner just nu: Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Hogia Kyrklön Hogia Personal Ny programversion är på gång Hogia PA-system meddelar att man senast på tisdag lägger ut en ny version. Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns då att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev Denna version innehåller bl a en rättning i PAUS-rutinen. Problem uppstår vid rapportering av anställda tillhörande kommunals avtalsområde som är född före 1975 och anställd efter Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

107 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 3 3 Aktuellt 3.1 Pensionsrapportering - PAUS Varje år skall inrapportering av pensionsuppgifter ske till Kyrkans pensionskassa och dess system PAUS. Förkortningen PAUS står för Pensions-, Administrations- och UtbetalningsSystem. PAUS administreras av WMdata Pension Service och finns tillgängligt för alla kyrkliga arbetsgivare som en del av Kyrknätet. Rapportering skall ske mellan måndagen den 14 och onsdagen den 31 januari Arbetsgivare som berörs av organisationsförändringar (sammanslagningar, ändrat organisationsnummer mm) skall rapportera enligt 2007 års organisation. Mer information om PAUS finner du på Nytt för i år är följande: Inträdesåldern 28 år försvinner och ersätts med en enhetlig inträdesålder om 21 år för samtliga avtalsområden. Rapporteringen av timavlönade anställningar förändras o begreppet intermittent anställd har tagits bort o antalet arbetade dagar ersätter antalet arbetade timmar och gäller bara på dagar fr o m kalendermånaden efter då han eller hon fyller 21 år o vid sjukdom skall antalet dagar rapporteras precis som om arbetstagaren arbetet. För arbetstagare födda 1946 eller tidigare måste avtalsområdeskod skickas. PAUS kommer att kontrollera att avtalsområdeskoder finns för dessa individer. På övriga behöver inte avtalsomådeskod skickas (systemet kastar dock inte ut filen om det skickar med avtalsområde). Kopplingen mellan avtalsområde och befattningskod gäller endast arbetstagare som är född före Begreppet förvaltningnummer är ersatt med begreppet kundnummer. Begreppet Omfattning har tagits bort från Ledighetspost. Dock gäller fortfarande att endast ledigheter med 100% i omfattning skall rapporteras. Vilka skall rapporteras? Uppgifter ska överföras för personer som inom uppgiftsåret fyller 16 år eller är äldre och omfattas av KAP-KL (dvs. ej uppdragstagare och förtroendevalda). Personer som återanställs efter pensionering enligt PA91 eller PA-KL ska inte överföras då KAP-KL inte gäller för dessa individer. Personer födda 1937 eller tidigare ska aldrig levereras. Notera särskilt att präster födda före 1939 och tidigare omfattas av det statliga avtalet PA 91. Arbetsgivaren skickar precis som tidigare över filen till PAUS via webben. Då detta görs kontrolleras filens innehåll och en kvittens erhålls på att filen antingen är godkänd eller att den avvisas p g a felaktigheter. En detaljerad beskrivning av hur det går till att lägga in filen via webben finns i den manual som Kyrkans pensionskassa tidigare skickar ut. Övergångsregler för Kommunals avtalsområde och nytt pensionsavtal Även under 2007 gäller övergångsbestämmelser för Kommunals avtalsområde. Det innebär att för en anställd som är född 1975 eller tidigare är pensionsavgiften 4,5% i enlighet med löneavtalet så länge som arbetstagaren har en fortlöpande anställning inom kommunals avtalsområde. Säsonganställda som arbetade säsongen 2003 och därefter haft återkommande säsongsanställningar såväl 2004, 2005, 2006 som 2007 räknas som fortlöpande anställda och skall därför beräknas med 4,5%. Pensionsavgiften är i övrigt enhetlig för alla anställda (födda senare än 1946) fr o m 21 års ålder. Avgiften är 4,0% under 2007.

108 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: Kontrollera inställningar Förbered arbetet med att skapa pensionsrapporten med att gå igenom och kontrollera informationen i anställdaregistret. Gå in under Register Anställda... klicka på och välj fliken Kyrklön. Kontrollera och vid behov komplettera uppgifterna vid Pensionsredovisning till PAUS. Kontrollera uppgifterna Avtalsområde och BSF-kod. Anställda som tillhör OFR:s avtalsområde och är födda efter 1947 eller senare ändras från Tjänstemän 3,5 till enbart Tjänstemän. Kontrollera särskilt att anställda som tillhör Kommunals avtalsområde har Kommunal 4,5 om de omfattas av övergångsreglerna. Uppgiften Pensionsavtal är inte obligatorisk men det bör stå KAP-KL där för tydlighetens skull. Se också till att uppgiften Skall ingå i redovisning till PAUS är förbockad. Gå igenom anställd för anställd genom att klicka på. Om programmet har ställts in för att logga förändringen i anställdaregistret visas en ny bild. I denna bild efterfrågar programmet fr o m vilket datum ändringen skall gälla. Här ändrar du Datum till

109 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 5 Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Kyrklön. Välj Pensionsuppgifter till PAUS och klicka på. I den efterföljande rutan visas Redovisningsår (skall vara 2007) och Kundnummer. Notera särskilt att det fyrställiga Förvaltningsnumret som användes vid föregående rapportering har utgått och ersatts med ett Kundnr. Ange redovisningsår och kundnummer enligt exemplet till höger och klicka på. Angiven kod sparas och visas i bilden nästa gång du kör programmet. Om den efterföljande bilden inte ser ut som i exemplet till höger, beror det på att 2006-års rapportfil ligger kvar. Den måste då först tas bort. Det gör du genom att välja Radera/Börja om bearbetningen av år Gör därefter om proceduren enligt exemplet här ovan. Innan rapportfilen kan skapas kan du göra urval av anställda. Eftersom alla anställda som skall omfattas av rapporteringen redan är markerade i anställdaregistret behöver du inte ange något urval. Vid Period väljs alla årets utbetalningsdatum från 1/1 31/ Glöm inte att bocka för i rutan nedanför om förnamn har angivits före efternamn i anställdaregistret. Klicka på för att komma vidare. Fortsätt med att kontrollera uppgifterna i den efterföljande bilden och klicka på. Arbetade dagar, timanställda. (Denna uppgift ändras i år) från timmar till dagar 070 Lönearter för pensionsgrundande lön under året , , 282, 289, , , , , Om du inte betalat ut full lön och gjort sjukavdrag på de timavlönade skall du även ta med Lönearter för frånvaro som skall minska

110 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 6 pensionsgrundande lön under året , (OBS! Lönearter som finns med här måste vara registrerade med datum.) Lönearter för ledighet (gäller hel ledighet, 1000 promille) , , 565, Skapa underlag med pensionsuppgifter Börja därefter med att skapa ett pensionsredovisningsregister. Se till att Skapa register för år 2007 är markerat och klicka på. Under rubriken Register kan du antingen lägga till ytterligare anställda i redovisningsregistret eller om du ångrar ditt val radera filen och börja om från början med bearbetningen av år 2007 års uppgifter. Klicka i så fall på vid respektive rubrik. Vid Redigera kan du välja att Ändra/kontrollera uppgifterna för varje anställd. Programmet ger dig också möjlighet att skriva ut en fellista om något skulle vara fel. Det markeras i så fall med en röd markering. Vid Rapport och fil kan du välja mellan att skapa en rapport och att skapa en fil för inladdning inne i PAUS. Genom att ladda filen inne i PAUS kan ett antal kontroller utföras direkt och du som arbetsgivare får en kvittens på att filen antingen avvisas eller är godkänd. Kontrollera även att en sökväg är angiven vid rubriken Pensionsfil skrivs till:. Vid behov ändra. I exemplet till höger finner du den sökväg som Pensionskassans kundtjänst rekommenderat. PAUS på Webben öppnar du genom att klicka på en länk i Kyrknätet (internwww.svenskakyrkan.se). Att skicka fil med e-post (det nedersta alternativet) är något som endast skall göras i nödfall och efter överenskommelse med PAUS kundtjänst.

111 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: Redigera underlag med pensionsuppgifter Genom att vid Redigera välja Ändra/kontrollera per anställning kan du granska uppgifterna för en anställd i taget. I undantagsfall kan det bli aktuellt att gå in i denna bild och göra förändringar. Om en anställd fyller 21 år under året redovisas pensionsgrundande belopp dels intjänat t o m månaden då den anställde fyllde år och dels med ett separat belopp för tiden fr o m månadsskiftet efter personen fyllde år. Genom att klicka på längst ned till höger i bilden framkommer detta. Se vidare nästa sida. Genom att klicka på knappen kan du visa och registrera uppgifter om ledigheter. Genom att klicka på knappen visas eventuella felaktigheter som måste rättas för den anställde. Ser allt bra ut klicka på och fortsätt med nästa anställd. Manuell komplettering Anställd som slutat under året skall kompletteras med Avslutkod. Ange någon av koderna U1 Avgång med pension U2 Avliden U3 Annan orsak Om en anställd slutat sin anställning under 2006 men fått pensionsgrundande lön utbetald under 2007 skall beloppet redovisas och anställd skall ha Avslutskod: USavslut fingerad anställning. Anställd som saknar Pensionsgrundande lönebelopp kan tas bort. Timanställd skall vara markerad och uppgift om antal arbetade timmar. En post skall anges per anställning, inte per person.

112 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 8 Som framgick på föregående sida skall en anställd som fyller 21 år under året redovisas med pensionsgrundande belopp dels intjänat t o m månaden då den anställde fyllde år och dels med ett separat belopp för tiden fr o m månadsskiftet efter personen fyllde år. I exemplet till höger redovisas hur detta kommer att redovisas till PAUS Lägg till anställd i redovisning pensionsuppgifter Under rubriken Register kan du även lägga till ytterligare anställda i redovisningsregistret. Notera dock att alla anställda måste finnas upplagda i anställdaregistret. När du klickat på får du upp bilden för urval av anställda. Välj aktuell person och klicka på. Därefter får du upp ett meddelande om att anställd redan finns i registret och en fråga om en ny rad skall läggas upp. När du svarar på frågan bekräftas detta. Du kan nu gå in under Redigera och klicka vid Ändra/kontrollera per anställning. Det finns nu två poster med personen. En med de ursprungliga uppgifterna och en med enbart namn och utan några värden. Denna funktion skall användas om den anställde bytt avtalsområde under året och behållit samma anställningsnummer. Räkna fram pensionsgrundande lön för respektive avtals område och registrera in det i bilden tillsammans med övriga uppgifter. Om du klickar på vid Skapa rapport så kan du granska underlaget innan du väljer att Skapa fil. En detaljerad lista skrivs med pensionsuppgifter för alla anställda.

113 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: Skapa fil till PAUS Under rubriken Rapport och fil kan du alltså slutligen skapa den fil som skall läsas in i PAUS. När du valt Skapa fil och klickat på skapas filen som sedan skall laddas in i PAUS. Genom att ladda filen från webben direkt in i PAUS kan ett antal kontroller utföras direkt och du som arbetsgivare får en kvittens på att filen antingen avvisas eller är godkänd. PAUS öppnar du genom att klicka på en länk i Kyrknätet. Att skicka fil med e-post (det nedersta alternativet) är något som endast skall göras i nödfall och efter överenskommelse med PAUS kundtjänst. När du klickar på vid Skapa fil skrivs en rapport med meddelande om filens sökväg och namn. Skriv ut den och spara den. Rapporten kan behövas vid kontakt med vår support eller Pensionskassans Kundtjänst.

114 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: Kontrolluppgifter via NT Mediaprint Tycker du det är svårt att hinna med allt som skall göras i samband med årsskiftet? Då vill vi påminna dig om att det numera går att få hjälp med printning av kontrolluppgifter samt kuvertering och distribution av dessa. Rutinen är utvecklad och utprovad hos NT MediaPrint men det krävs ändå en del förberedelser från vår sida för att Ni skall kunna nyttja den. Ni producerar en printfil i Hogia Kyrklön och skickar därefter över den till Nässjötryckeriet via nätet. Vi hjälper till med upplägg av rutinen. Vi tillhandahåller också en detaljerad instruktion om hur själva överföringen går till. Priserna för tjänsten är beroende av antalet kontrolluppgifter. Kontakta oss på Eniac Data så får du mer information om rutinen.

115 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 11 4 Löneartsförändringar 4.1 PO-pålägg I nyhetsbrev 9/2007 och 1/2008 har vi informerat om en höjning av den s k riskförsäkringspremien som gäller fr o m Som flera av er redan uppmärksammat så finns det ytterligare tre förändringar att ta hänsyn till. KPA Liv har fastställt premien för TGL-KL till 0,35% (en sänkning från 0,40%) AFA Försäkring sänker premien för Avgiftsbefrielseförsäkringen till 0,41% (från 0,55%) AFA Försäkring sänker också premien för AGS-KL till 1,64% (från 1,70%) Detta medför också att formlerna för beräkning av löneskatten måste ändras OBS!! Dessa lönearter skall ändras innan januarilönen påbörjas. Sök upp och markera lönearten 978. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]-LART 486])*(0.35/100) Sök upp och markera lönearten 980. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]-LART 486])*(1.65/100) AGS-KL är 1,64% + TFA-KL är 0,01% = 1,65% Sök upp och markera lönearten 982. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]+LART 698])*(1.09/100) Sök upp och markera lönearten 984. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]+LART 698])*(1.34/100) Sök upp och markera lönearten 987. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]+LART 698])*(0.41/100) Sök upp och markera lönearten 989. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]+LART 698])*(1.28/100)

116 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 12 Sök upp och markera lönearten 991. Klicka på. Ändra under fliken Formel. (LART[ ]+LART 698])*(1.22/100) Vi har också sammanställt PO-påläggen enligt en förenklad översikt, nämligen per födelseår. Denna sammanställning ser du på nästa sida och finns även att hämta på vår hemsida. Se vidare under pkt 6 nedan.

117 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 13

118 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 14 5 Kurser Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser. Kurschema för våren kommer inom kort. Vi kan redan nu meddela att vi kommer att upprepa konferensen i Personaladministration som vi höll i Stockholm i september. Denna gång håller vi till i Lilla Bommens Konferenscenter i Göteborg. Boka in den 3 april i din kalender. Övriga kurser som kommer att erbjudas under våren är; Grundkurs Aveny Hogia PA 2 dagar 4-5 mars i Göteborg och 8-9 april i Stockholm Påbyggnadskurs Aveny Hogia PA 1 dag 2 april i Göteborg och 10 april i Stockholm De Stockholmsbaserade kurserna genomförs i vanlig ordning hos IT s Office lokaler i Huddinge. 6 Övrigt 6.1 Vad finns att hämta på Eniacs hemsida? På våra kundsidor finner du en hel del information som gäller Aveny Hogia PA. Du kan hämta alla nyhetsbrev, utskrifter av grundregister, reseräkningsblanketten och nu också en översikt av PO-påläggen. Gå in på Eniac Data:s hemsida. Klicka på

119 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 2/2008 Sid: 15 Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på Här finner du dokumentet PO-pålägg översikt. Klicka på länken. Alla listor är i PDF-Format så du kan lätt skriva ut dem. Vi har även lagt ut en anpassad reseräkningsblankett och utskrifter av Aveny Hogia PA:s grundregister. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda.

120 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 3/2008 Datum Allmän information 2 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 3 Aktuellt KPA-RAPPORT TA FRAM EN RAPPORT UR ANALYS ACKUMULATORVÄRDE RAPPORTERA TILL KPA VIA WEBBEN 4 4 Löneartsförändringar MOTORCYKELERSÄTTNING OCH FACKAVGIFT KOMMUNAL TILLÄGGSERSÄTTNING VID FÖRÄLDRALEDIGHET MER OM PO-PÅLÄGG 6 5 Kurser 8 6 Övrigt VAD FINNS ATT HÄMTA PÅ ENIACS HEMSIDA? 8 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

121 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2008 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner just nu: Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Hogia Kyrklön Hogia Personal Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

122 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2008 Sid: 3 3 Aktuellt 3.1 KPA-rapport Tidpunkt: Senast den 15 februari Rapportering till KPA av uppgifter för år 2007 FORA Försäkringscentral administrerar de avtalsmässiga försäkringarna ovan, med undantag för tjänstegrupplivförsäkringen (TGL-KL) som administreras av KPA och omställningsavtalet som tillsvidare administreras av Församlingsförbundet. Tjänstegrupplivförsäkring (TGL-KL), lämnar ersättning till efterlevande vid dödsfall. Denna premie faktureras utifrån en prognostiserad uppskrivning av tidigare års lönesumma. Någon avräkning sker inte då den fakturerade premien är definitiv. Premien för 2007 är 0,4 %. Slutliga uppgifter skall innehålla årslönesummorna (lön före skatt) för all personal, såväl anställda som tillfälligt anställda, födda 1942 eller senare. Anställda vars årslönesumma understiger kr skall ej tas med. I årslönesumman skall ej heller ev avgångsvederlag eller skadestånd medräknas. Avdrag skall göras för skattepliktig ersättning till förtroendevalda och uppdragstagare samt ev anställda som ar TGL-försäkarde i annat bolag än KPA. 3.2 Ta fram en rapport ur Analys Ackumulatorvärde Gå in under Analys Ackumulatorvärde och välj en Ack för flera anställda och Ack nr 111. På Kategoriurval skall det vara Alla Klicka på Skriv ut och i nästa bild på bildskärm. När rapporten kommer fram på bildskärmen så väljer man Excel så att man kan fortsätta bearbetningen där.

123 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2008 Sid: 4 När rapporten finns i Excel så sortera den först på anställningsnummer/personnummer och ta bort alla anställda som är över 65 år. Sortera sedan på belopp och ta bort alla anställda som har tjänat under 1000 kronor. När detta är gjort görs en summering av beloppet som då skall anges till KPA i rutan Årslönesumma. Därefter går man tillbaka till Analys Ackumulatorvärde och väljer en Ack för flera anställda och Ack 111. I Kategoriurval väljer man nu Förtroendevalda och klickar på skriv ut. Lägg sedan över denna till excel och gör som ovanstående. Därefter gör man om det hela en gång till men nu tar man ategoriurval Uppdragstagare. Lägg samman summorna från Förtroendevalda och Uppdragstagare och skriv in detta i rutan Avdrag. 3.3 Rapportera till KPA via webben

124 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2008 Sid: 5 För att rapportera på webben så måste du ta fram dina inloggningsuppgifter. Gå in på Under rubriken För arbetsgivare väljer du Logga in - Extranät och loggar in med det användarid och lösenord som du blivit tilldelad. Rutinen innebär att du manuellt registrerar uppgifterna i ett webbformulär med transaktionshistoriken som underlag. Detta skall alltså göras senast den 15 februari 2008.

125 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2008 Sid: 6 4 Löneartsförändringar 4.1 Motorcykelersättning och fackavgift Kommunal I nyhetsbrev 9/2007 informerade vi om höjda belopp för bilersättningar. Ytterligare ett belopp finns att redovisa nämligen Motorcykelersättning. I samma nyhetsbrev ombads Ni att kontrollera förändrade belopp för Kommunals fackföreningsavgifter. För ordningens skull redovisar vi även dessa här. Detta medför att formlerna för berörda lönearter måste ändras Sök upp och markera lönearten 369. Klicka på. Ändra under fliken Formel Sök upp och markera lönearten 852. Klicka på. Ändra under fliken Formel Sök upp och markera lönearten 911. Klicka på. Ändra under fliken Formel Sök upp och markera lönearten 912. Klicka på. Ändra under fliken Formel Tilläggsersättning vid föräldraledighet Sök upp löneart 423 och ändra i formeln från 10 * BB till 7,5 * BB Ändra kommentaren enligt nedan AFL Lagen om allmän försäkring. Enligt AFL kan den sjukpenninggrundande årsinkomsten aldrig överstiga 7,5 ggr basbeloppet. D v s den del av månadslönen som överstiger 0,6250 % (7,5 / 12 månader) av basbeloppet ersätts ej. Här får då arbetsgivaren betala ut TILLÄGGSERSÄTTNING. 4.3 Mer om PO-pålägg I föregående nyhetsbrev redovisas en ny förenklad översikt av PO-påläggen. Efter noggrann kontroll och tack vare aktiva användare har vi kunnat notera att en justering behöver göras. Det gäller avgiften till trygghetsfonden, löneart 986 så är den övre åldersgränsen 67 år istället för 65 år som vi angav i nyhetsbrevet. Den nya sammanställningen ser du på nästa sida och den finns även att hämta på vår hemsida. Se vidare under pkt 6 nedan.

126 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2008 Sid: 7

127 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2008 Sid: 8 5 Kurser Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser. Kurschema för våren kommer inom kort. Vi kan redan nu meddela att vi kommer att upprepa konferensen i Personaladministration som vi höll i Stockholm i september. Denna gång håller vi till i Lilla Bommens Konferenscenter i Göteborg. Boka in den 3 april i din kalender. Övriga kurser som kommer att erbjudas under våren är; Grundkurs Aveny Hogia PA 2 dagar 4-5 mars i Göteborg och 8-9 april i Stockholm Påbyggnadskurs Aveny Hogia PA 1 dag 2 april i Göteborg och 10 april i Stockholm De Stockholmsbaserade kurserna genomförs i vanlig ordning hos IT s Office lokaler i Huddinge. 6 Övrigt 6.1 Vad finns att hämta på Eniacs hemsida? På våra kundsidor finner du en hel del information som gäller Aveny Hogia PA. Du kan hämta alla nyhetsbrev, utskrifter av grundregister, reseräkningsblanketten och nu också en översikt av PO-påläggen. Gå in på Eniac Data:s hemsida. Klicka på

128 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 3/2008 Sid: 9 Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på Här finner du dokumentet PO-pålägg översikt. Klicka på länken. Alla listor är i PDF-Format så du kan lätt skriva ut dem. Vi har även lagt ut en anpassad reseräkningsblankett och utskrifter av Aveny Hogia PA:s grundregister. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda.

129 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 4/2008 Datum Allmän information 2 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 3 Löneartsförändringar TILLÄGGSERSÄTTNING VID FÖRÄLDRALEDIGHET SJUK/REHAB TILLÄGGSERSÄTTNING 80% TOTALFÖRS TILLÄGGSERS 90% 3 4 Kurser 4 5 Övrigt VAD FINNS ATT HÄMTA PÅ ENIACS HEMSIDA? 4

130 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2008 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner just nu: Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Hogia Kyrklön Hogia Personal Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

131 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2008 Sid: 3 3 Löneartsförändringar I förbundsinfo nr 3 informerads följande: Reducerad SGI De belopp som anges nedan är reducerade utifrån riksdagens beslut att Försäkringskassans beräkning av dagersättningsförmåner, som beräknas på sjukpenninggrundande inkomst (SGI ) och avser tid från och med den 1 januari 2008, ska göras på en SGI som är multiplicerad med talet 0,97 (reducerad SGI). Högsta kalenderdagsberäknad hel sjukpenning och rehabiliteringspenning är 654 kronor. Högsta dagberäknad hel sjukpenning är 918 kronor. Högsta föräldrapenning är 872 kronor. För dagpenning vid totalförsvarsplikt enligt förordningen om förmåner till totalförsvarspliktiga är dagpenningen kalenderdagsberäknad och högst 735 kronor. Detta innebär att vi måste ändra föjande lönearter: Tilläggsersättning vid föräldraledighet OBS!! Det blev fel i nyhetsbrev 3, det skall vara 10 BB på tilläggsersättning för föräldraledigheten och inget annat. Sök upp löneart 423 och ändra i formeln från 7,5 * BB till 10 * BB. Ändra till (0.97 * 0.80). Ändra kommentaren enligt nedan: AFL Lagen om allmän försäkring. Enligt AFL kan den sjukpenninggrundande årsinkomsten aldrig överstiga 10 ggr basbeloppet. D v s den del av månadslönen som överstiger 83,33 % (10 / 12 månader) av basbeloppet ersätts ej. Här får då arbetsgivaren betala ut TILLÄGGSERSÄTTNING. Dessa lönearter används vid SJUKDOM, REHABILITERING, FÖRÄLDRAPENNING och TOTALFÖRSVARSPLIKT Sjuk/rehab tilläggsersättning 80% Sök upp löneart 433 och ändra i formeln från till Totalförs tilläggsers 90% Sök upp löneart 435 och ändra i formeln från till 0.873

132 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2008 Sid: 4 4 Kurser Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser. Vi kan redan nu meddela att vi kommer att upprepa konferensen i Personaladministration som vi höll i Stockholm i september. Denna gång håller vi till i Lilla Bommens Konferenscenter i Göteborg. Boka in den 3 april i din kalender. Övriga kurser som kommer att erbjudas under våren är; Grundkurs Aveny Hogia PA 2 dagar 8-9 april i Stockholm Påbyggnadskurs Aveny Hogia PA 1 dag 2 april i Göteborg och 10 april i Stockholm De Stockholmsbaserade kurserna genomförs i vanlig ordning hos IT s Office lokaler i Huddinge. 5 Övrigt 5.1 Vad finns att hämta på Eniacs hemsida? På våra kundsidor finner du en hel del information som gäller Aveny Hogia PA. Du kan hämta alla nyhetsbrev, utskrifter av grundregister, reseräkningsblanketten och nu också en översikt av PO-påläggen. Gå in på Eniac Data:s hemsida. Klicka på

133 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 4/2008 Sid: 5 Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på Här finner du dokumentet PO-pålägg översikt. Klicka på länken. Alla listor är i PDF-Format så du kan lätt skriva ut dem. Vi har även lagt ut en anpassad reseräkningsblankett och utskrifter av Aveny Hogia PA:s grundregister. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda.

134 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 5/2008 Datum Allmän information 2 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 2 3 Löneartsförändringar NYA REGLER FÖR FÖRÄLDRAPENNINGTILLÄGG NY LÖNEART - AVGIFT TRYGGHETSFONDEN FÖR ANSTÄLLD FÖDD Kurser 6 5 Integration med Aveny Ekonomi 6 6 Övrigt VAD FINNS ATT HÄMTA PÅ ENIACS HEMSIDA? 6 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

135 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2008 Sid: 2 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner just nu: Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Hogia Kyrklön Hogia Personal Version 8.1 kommer att finnas på Hogias hemsida fr.o.m Version 8.1 installeras hos Advance Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

136 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2008 Sid: 3 3 Löneartsförändringar Som alla säkert känner till har ett nytt löneavtal tecknats, AB08. Avtalet löper över en treårsperiod, med start och innebär inga större förändringar när det gäller våra lönearter, i varje fall inte omedelbart. Ett undantag finns dock, det gäller Föräldrapenningtillägget (AB08 29). 3.1 Nya regler för föräldrapenningtillägg Precis som tidigare betalas ett engångsbelopp per födelse ut i samband med ledighetens början (och endast vid första tillfället per barn). Föräldrapenningtillägget utbetalas med ett belopp motsvarande 10% av lönebortfallet under högst 90 kalenderdagar i en följd. Det innebär att föräldraledigheten måste vara under minst 90 kalenderdagar. Skulle färre dagar tas ut skall också föräldrapenningtillägget minska i motsvarande grad. Vi har därför valt att antalsstyra lönearten. Detta innebär att löneart 454 och 455 inte längre skall användas. I stället lägger vi upp en ny löneart, 453. Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. På frågan Vill du kopiera från annan löneart svarar du Yes och väljer löneart 454 Föräldrapenningtillägg 10%. Registrera löneartsnr 453 och ändra Namn till Föräldrapenning 10% 90 dgr enligt exemplet till höger. Notera särskilt markering skall göras i fältet Antal. Lägg in följande kommentar längst ned i bilden: AB 29 Föräldrapenningtillägget utbetalas vid ett tillfälle under högst 90 kalenderdagar i följd med belopp motsvarande 10 % av lönebortfallet beräknat per första kalenderdagen av sådan ledighet. Utbetalning sker i samband med ledighetens början. En förutsättning är att arbetstagaren varit anställd under sammanlagt 365 kalenderdagar före ledigheten. För säsongsanställd gäller anställningen varat sammanlagt 365 kalenderdagar under de senaste 24 månaderna före ledigheten. Klicka på fliken Formel och skriv över med den nya formeln. (((P1+P11-P7)*P6*12)/365)*0.10

137 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2008 Sid: Ny löneart - Avgift Trygghetsfonden för anställd född Som uppmärksamma användare kunnat notera har löneart 986 Avgift Trygghetsfonden inte fungerat tillfredställande för anställda födda För yngre anställda ingår detta löneart i ett koppel av lönearter som används för beräkning av avtalade lönekostnadspåslag, nämligen löneart 978 (*Avgift KPA TGL-KL) och 980 (*Avgift FORA AGS-KL TFA-KL). Eftersom lönearten är kopplad kan man inte markera den som återkommande trots att den alltid skall finnas med. I stället lägger vi upp en ny löneart, 992 som är en kopia av 986 fast där vi markerar att den är återkommande. Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. På frågan Vill du kopiera från annan löneart svarar du Yes och väljer löneart 986 *Avgift Trygghetsfonden. Registrera löneartsnr 992 och ändra Namn till *Avgift Trygghetsf enligt exemplet till höger. Notera särskilt markering skall göras i fältet Återkommande varje period. Vi har sedan tidigare sammanställt PO-påläggen enligt en förenklad översikt, nämligen per födelseår. Den nya lönearten innebär att denna översikt har ändrats. En uppdaterad version ser du på nästa sida och finns även att hämta på vår hemsida. Se vidare under pkt 6 nedan.

138 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2008 Sid: 5

139 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 5/2008 Datum Kurser Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser. Vi har f n inga kurser och konferenser inplanerade inom ramen för Aveny Hogia PA. Vi ber att få återkomma med exakta datum för Årsavslutskurserna. Dessa kommer i vanlig ordning att hållas i Göteborg och i Stockholm i början av december. 5 Integration med Aveny Ekonomi I samband med att version av Avenyprogrammen installerades tillkom funktionen Lönetransaktioner från Hogia Kyrklön. Vi har märkt att flera förvaltningar ännu inte kommit igång med denna funktion och repeterar därför informationen här. Den nya funktionen innebär att Aveny Ekonomi läser i Hogia Kyrklöns databas vid analyser av lönekonton. Kontoanalys: Detaljanalys av lönetransaktioner Om man kör Aveny Hogia Kyrklön så kan man nu via högerklick välja att detaljanalysera en kontorad i rutinen "Lönetransaktioner Hogia Kyrklön" Konteringar: Detaljanalysera lönekontering Om man kör Aveny Hogia Kyrklön så kan man nu via högerklick välja att detaljanalysera en kontering i rutinen "Lönetransaktioner Hogia Kyrklön". Ny rutin: Lönetransaktioner Hogia Kyrklön Om man kör Aveny Hogia Kyrklön så kan man nu analysera lönetransaktioner i Aveny. Programmet läser direkt i lönedatabasen och man kan göra urval och summera på ett antal begrepp som baskonto, kostnadsställe, verksamhet, löneart, anställd mm. För att detta skall fungera så behöver man göra lite inställningar i Systemadministration, Bolagsuppgifter, fliken Hogia Kyrklön. Man behöver t ex ange namnen på de olika årsdatabaserna för lön. Funktionen förutsätter att Aveny Hogia PA körs i SQL Serverdatabas (med Access-databas fungerar det inte). Detta är en tilläggsfunktion i Aveny Ekonomi, men alla som tecknat Avtalsservice med Eniac Data erhåller funktionen kostnadsfritt. För att få tillgång till funktionen behöver systemansvarig specifisera databaserna i Aveny Systemadministration under rutinen Inställningar Bolagsuppgifter, fliken Hogia Kyrklön. Har du ännu inte kommit igång eller har frågor om funktionen, så är du välkommen att ta hjälp av vår kundservice. 6 Övrigt 6.1 Vad finns att hämta på Eniacs hemsida? På våra kundsidor finner du en hel del information som gäller Aveny Hogia PA. Du kan hämta alla nyhetsbrev, utskrifter av grundregister, reseräkningsblanketten och nu också en översikt av PO-påläggen. Gå in på Eniac Data:s hemsida.

140 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2008 Sid: 7 Klicka på Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på

141 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 5/2008 Sid: 8 Här finner du dokumentet PO-pålägg översikt. Klicka på länken. Alla listor är i PDF-Format så du kan lätt skriva ut dem. Vi har även lagt ut en anpassad reseräkningsblankett och utskrifter av Aveny Hogia PA:s grundregister. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda.

142 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 6/2008 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Aktuellt ANVÄND LÖNEART 290 FÖR UTBETALNING AV SMÅ PENSIONSBELOPP 2 4 Löneartsförändringar LÖNEART 912 FÖRHÖJD FINANSIERINGSAVGIFT KOMMUNAL ÄNDRAS 3 5 Kurser 4 6 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER OCH BLANKETTER? 4 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

143 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2008 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

144 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2008 Sid: 2 3 Aktuellt 3.1 Använd löneart 290 för utbetalning av små pensionsbelopp För att minska kostnaden för hanteringen av tjänstepensionssystemet infördes från och med 2006 års lönerapportering nya rutiner rörande hanteringen av tjänstepensionspremier. Det att en anställd "tillgodoräknas pensionsavgift från arbetsgivaren endast om den för kalenderåret är högre än 1 procent av samma års IBB (inkomstbasbelopp). Då arbetstagaren inte skall tillgodoräknas pensionsavgift betalar arbetsgivaren ut motsvarande belopp direkt till arbetstagaren i form av ersättning som inte är pensionsgrundande" ( 11 KAP-KL Svenska kyrkan). Detta betyder att en anställd som har en tjänstepensionspremie som understiger 459 kr (dvs. 1 % av 2007 års inkomsbasbelopp som är kr) skall få sin premie utbetald direkt från arbetsgivaren. För att möjliggöra denna rutin har pensionskassan skapat en utbetalningsspecifikation till respektive arbetsgivare. Arbetsgivaren skall använda specifikationen för att under första halvåret 2008 utbetala de tjänstepensionspremier som anges av specifikationen. Av utbetalningspecifikationen framgår: 1. Personnummer 2. Pensionsgrundande lön 3. Tjänstepensionspremier att utbetala till den anställde Utbetalningsspecifikationen finns som sista sida på den årsspecifikation som finns tillgänglig i PAUS i samband med fakturering av årsavstämningen för Utbetalda tjänstepensionspremier enligt ovan ses skatterättsligt som lön, vilket medför att full arbetsgivaravgift skall betalas. En nyhet för inkomståret 2007 är att Pensionsnämnden beslutat att belopp som understiger 100 kronor inte skall betalas ut.

145 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2008 Sid: 3 4 Löneartsförändringar 4.1 Löneart 912 Förhöjd finansieringsavgift kommunal ändras Den förhöjda finansieringsavgiften kommer att från om med juli 2008 att ändras och bli en arbetslöshetsavgift. Den nya avgiften blir 130 kr per månad. Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Tag fram löneart 912 och ändra namnet till Arbetslöshetsavgift och kommentaren till följande: Förutom fast och procentuell avgift så betalas även en arbetslöshetsavgift som en del av fackföreningsavgift för anställd ansluten till Kommunal. Den förhöjda arbetslöshetsavgift gäller höjd egenavgift till a-kassan. Om anställd innehar flera tjänster, dras endast de fasta beloppen för en av tjänsterna. Formeln ändras till -130

146 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2008 Sid: 4 5 Kurser Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser. Kursprogram för hösten återkommer vi till. 6 Övrigt 6.1 Var finns utskrifter av grundregister och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida. Klicka på

147 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 6/2008 Sid: 5 Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Löneartslista, Lönearter per ack, och Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF-Format så du kan lätt skriva ut dem. Vi har även lagt ut en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf.format och excelformat. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda. De hittar du under rubriken Nyhetsbrev.

148 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 8/2008 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Aktuellt CSR-FÖRFRÅGAN Producera en frågefil Skicka in frågefilen 3 4 Kurser/Konferenser 5 5 Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER OCH BLANKETTER? 5 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

149 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2008 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

150 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2008 Sid: 2 3 Aktuellt 3.1 CSR-förfrågan Tidpunkt: Senast den 14 november (gäller för datamedia) Genom att göra en förfrågan mot CSR slipper du krångel med att begära in A-skattsedlar från de anställda. Förfrågan kan endast göras för fysiska personer och sker genom att en frågefil skickas in. Skatteverket svarar för denna rutin och tjänsten är kostnadsfri. Från CSR (Centrala skatteregistret) hämtas uppgifter om respektive anställds skattetabell, skattekolumn och eventuell jämkning. För att du säkert skall få svarsfilen i retur före årsskiftet, så skall den skickas in så tidigt som möjligt, senast vecka 46. Fr o m 2007 finns det även möjlighet att skicka in filen via internet. Skatteverket har öppnat en ny e-tjänst som innebär att arbetsgivaren kan skicka in och få svaret på CSR-förfrågan via Internet. Den är ej begränsad till vecka 46. OBS! För att kunna använda e-tjänsten krävs att den som skickar in och hämtar svaret på CSR-förfrågan har e-legitimation Producera en frågefil Förfrågan om CSR finner Du under Verktyg CSR-rutin. Se bilden till höger Se till att alternativet Skapa frågefil till CSR är markerat och tryck på. I nästa fönster kontrollerar du att uppgifterna om vart svarsfilen skall levereras är korrekt fyllda. Du kan också markera om du önskar skapa frågefil för flera företag. Vid Förfrågan via väljer du om filen skall skickas in via datamedia (Diskett, CD etc) eller om förfrågan skall göras via internet (Internet XML-format). Ange då också Inkomstår Om XML-format väljs skall du också komplettera med E- postadress. Vid Fil till Centrala Skatteregistret skrivs till anger du sökvägen till den katalog där du önskar lägga frågefilen. Tag hjälp av systemansvarig om du är osäker. Om du väljer att skicka frågefilen på gammal hederlig diskett, kontrollerar du att det står rätt enhetsbokstav i rutan (vanligen A:). Sedan sätter du i en formaterad diskett, kontrollerar att den inte är skrivskyddad och klickar på. Om din dator saknar diskettstation eller om du kör i Terminal Server-miljö på en s k tunn klient, väljer du istället en katalog där filen skall läggas innan den förs över till datamediet från en persondator eller servern. Väljer du Internet och XML-formatet följer du anvisningar på Skatteverkets hemsida. Observera att det är mycket viktigt att du inte förväxlar formaten, (t ex väljer XML-format och skickar ni ett datamedia eller vice versa). Tänk på att förfrågan för 2009 inte kan göras före eftersom det är då taxeringsorten fastställs.

151 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2008 Sid: Skicka in frågefilen Filen som skapas och sparas får namnet UBR100I1.CSR. Om filen skapas för internet heter den CSRFraga_xxxxx.XML där xxxxx ersätts med din inloggningssignatur. Finns det redan en fil med samma namn så visas bilden till höger i detta exempel. Klicka då på knappen för att skapa en ny frågefil. Om du kör lön för flera organisationer, gör du om proceduren för vart och ett av företagen. Notera särskilt att om bara företagen har olika organisationsnummer så kan du använda samma frågefil för samtliga företag. Då förfrågan görs för nästkommande företag erhålls meddelandet Frågefil finns redan. Du klickar då på knappen. Då du skapar filen till CSR erhåller du en kvittens i form av en lista. Listan innehåller uppgifter om antal löntagare som förfrågan görs för. Om du gör förfrågan för flera företag så fylls antalet på. Längst ned på rapporten finns en tydlig instruktion om hur datamediet skall märkas. Om du väljer att göra förfrågan via internet får listan detta utseende. Om du gör förfrågan för flera företag så fylls antalet på.

152 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2008 Sid: 4 Om du skickar in en fil på datamedia, se till att etiketten är fäst på disketten/cd:n/dvd:n och sänd den till: Skatteverkets inläsningscentral Enhet Östersund Telefonnumret till Skatteverkets servicejour är Nedanstående uppgifter är teknisk information och krav gällande dessa medier som hämtats från Skatteverkets broschyr MEDIEFAKTA (SKV 274). Den finns att ladda ned från Skatteverkets hemsida CD-R(W) OCH DVD+/-R(W) Filsystem Filnamn Format Hybrid-CD/DVD DVD-RAM ISO-9660 Level 1, Joliet eller HFS/HFS+ Vid ISO-9660 Level 1 får filnamnen bestå av tecknen A-Z, 0-9 samt _ (=understrykningstecken) samt. (=punkt). Vid Joliet och HFS/HFS+ får filnamnen bestå av valfria tecken. CD-ROM/DVD-ROM, single session eller multisession. Hybrid-CD/DVD accepteras, men då läses endast Windows-sessionen. DVD-RAM hanteras inte

153 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2008 Sid: 5 4 Kurser/Konferenser Aveny Hogia PA - Nyheter 2008 Göteborg 19/11 (Chalmers Tekniska Högskola) Årsavslutskurser Göteborg 4/12 (Scandic Crown) Stockholm 11/12(City Conference Centre - Norra Latin) Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser. Vi återkommer gällande vårens kursprogram. 5 Övrigt 5.1 Var finns utskrifter av grundregister och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida. Klicka på

154 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 7/2008 Sid: 6 Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Löneartslista, Lönearter per ack, och Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF-Format så du kan lätt skriva ut dem. Vi har även lagt ut en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf.format och excelformat. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda. De hittar du under rubriken Nyhetsbrev.

155 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 8/2008 Datum Allmän information 1 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 1 3 Aktuellt SCB-STATISTIK Granska informationen från SCB Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Begär underlag för SCB-statistik Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB Leverera filen till SCB ANSTÄLLDAS AVTALSOMRÅDE 17 4 Kurser/Konferenser Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER OCH BLANKETTER? 18 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

156 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 1 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner just nu: Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev.

157 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 2 3 Aktuellt 3.1 SCB-statistik Tidpunkt: Senast den 12 december SCB genomför på uppdrag av Svenska kyrkans Församlingsförbund och de fackliga organisationerna en årligen återkommande undersökning av löne- och anställningsförhållanden för personalen inom Svenska Kyrkan. Statistikuppgifterna ligger till grund för den partsgemensamma lönestatistik som används som underlag vid löneförhandlingar. Statistiken sammanställs i Svenska kyrkans centrala statistikdatabas och publiceras på Församlingsförbundets hemsida (vanligtvis i mitten av mars efterföljande år). Se - Arbetsgivarefrågor Lönefrågor (länk till statistiken finner du till höger i bilden). Nyhet! Nytt för i år är att SCB inte skickar ut någon tryckt vägledningen utan den hämtas ned från webben. Uppgiftslämnarna erhåller ett missivbrev där det framgår hur man loggar in Granska informationen från SCB Läs igenom instruktionerna för redovisningen som SCB distribuerat ut. Några förändringar finns inte heller i år när det gäller vilka uppgifter som skall levereras. Vilka personer ska ingå i redovisningen? o Alla månadsavlönade som var anställda 1 november, även de som var lediga. Månadsavlönad personal som var helt frånvarande under november månad ska medtagas i löneredovisningen och redovisas med en 1:a i kolumn 20 (=frånvarande p.g.a. t ex. tjänst-, sjuk- eller föräldraledighet). o Timavlönade som har tjänstgjort minst 6 timmar under oktober månad och fått ersättning i november. (Skolkantorer redovisas som timavlönade den tid de arbetat för Svenska kyrkan.) o Även personal som tillhör de säsongsanställda ska ingå i löneredovisningen förutsatt att de var anställda 1 november (månadsavlönade) eller arbetade under oktober månad (timavlönade) Vilka personer skall inte ingå i redovisningen? o Förtroendevalda som arvoderas för något uppdrag (t ex kassaförvaltare) o Praktikanter, lönebidragsanställda o Timavlönade som inte tjänstgjort, d v s inte fått någon lön utbetald i november o Timavlönade som har tjänstgjort mindre än sex timmar i oktober

158 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: Kontrollera uppgifter i anställdaregistret Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera i rutan Personuppgifter. Vid Sortering, ange Urvalskategori, Anställningsnummer och begär Gruppera Ange en titel på rapporten, t ex SCBrapporteras. I högra bildhalvan väljer du ut fälten Anställningsnummer (nr 1) och Namn (nr 2) samt fält 3-7 enligt exemplet här till intill. Klicka därefter på så att rapporten sparas och kan skrivas ut igen. Klicka på för att begära ut rapporten antingen på skrivare eller bildskärm. För att skriva ut rapporten måste du först välja utskriftsformat. Välj liggande A4. Kontrollera att det står en 1:a under rubriken Rapporteras för de som skall komma med i rapporten till SCB och en 0:a på övriga.

159 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 4 Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. I den övre delen av bilden finner du de uppgifter som skall vara ifyllda för alla anställda som redovisas i statistiken. För anställda som skall rapporteras, se till att bocken är markerad vid Skall ingå i SCBstatistiken. Ändra och komplettera uppgifterna om löneform, förvaltningsgren och BSF-kod för nyanställda och anställda som bytt tjänst under året och tryck därefter. För anställd som har BSF-kod som slutar på 99 skall även befattningen specificeras. Ange dess fyrställiga kod vid Befattningskod och fyll i Befattningen vid Befattningstext. Godkända koder redovisas på nästkommande sidor. Notera särskilt att koden 3108 ADB/ITpersonal har delats upp i IT-tekniker resp ITsamordnare (3109). Godkända koder Löneformer 10 Arbetstagare med månadslön 20 Arbetstagare med timlön Förvaltningskoder 0 Gemensam administration 3 Fastighetsförvaltning: Kyrko- och församlingslokaler 4 Fastighetsförvaltning: Övriga fastigheter 5 Begravnings- och serviceverksamhet 50 Kyrkogårdsadministration 51 Begravningsverksamhet enligt begravningslagen 56 Krematorium 59 Serviceverksamhet 6 Församlingsverksamhet (i huvudsak undervisning, vård och fritidsverksamhet) 60 Gemensam församlingsadministration (inklusive kyrkobokföring) 61 Gudstjänster och förrättningar (prästuppgifter) 62 Verksamhet på sjukhus och institutioner 63 Kyrkomusiker (kyrkokörer, konserter, musikaliska aktiviteter) 64 Konfirmandundervisning 65 Barnverksamhet (söndagsskola, miniorer m.m.) 66 Ungdomsverksamhet (juniorer, lägerverksamhet m.m.) 67 Vuxenverksamhet 68 Diakoni 69 Övrig församlingsverksamhet 7 Stift 71 Egendomsnämnden BSF-koder Församlings- och främjandeuppgifter Pedagogiska uppgifter m.m Församlingspedagog 1102 Förskollärare 1103 Förskollärare/föreståndare 1104 Assistent i församlingsarbete/tjänstebiträde 1105 Fritids/ungdomsledare 1106 Barntimmeledare 1107 Konsulent på stifts-/nationell nivå 1108 Familjerådgivare/terapeut

160 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: Annan arbetstagare med pedagogiska, kurativa eller terapeutiska uppgifter Diakoniuppgifter 1201 Församlingsdiakon 1202 Församlingsdiakon/arbetsledare 1203 Sjukhusdiakon 1204 Stiftsdiakon 1299 Diakon med annan specialuppgift Prästuppgifter 1301 Kyrkoherde 1302 Komminister 1303 Komminister/arbetsledare 1304 Sjukhuspräst 1305 Biskop 1306 Domprost 1307 Stiftsadjunkt 1308 Stiftsadjunkt/arbetsledare 1309 Kontraktsadjunkt 1310 Pastorsadjunkt 1399 Präst med annan specialuppgift Kyrkomusikaliska uppgifter 1401 Kantor 1402 Organist 1403 Domkyrkoorganist 1499 Annan arbetstagare med kyrkomusikaliska uppgifter i församlingen Uppgifter inom mark- och fastighetsförvaltning Specialistuppgifter 2101 Trädgårdsingenjör 2102 Fastighetsförvaltare/-tekniker 2199 Annan arbetstagare med specialuppgifter Arbetsledande uppgifter 2201 Kyrkogårdsföreståndare 2202 Arbetsledare 2203 Krematoriemästare/-föreståndare 2204 Skogsvaktare 2299 Annan arbetstagare med arbetsledande uppgifter Servicetekniska uppgifter 2301 Kyrkvaktmästare 2302 Kyrkogårdsarbetare 2303 Församlingshemsvärd/husmor 2304 Städare 2305 Krematorievaktmästare 2306 Skogsarbetare 2307 Fastighetsskötare 2308 Maskinreparatör 2309 Hantverkare 2310 Ekonomibiträde 2399 Annan arbetstagare med servicetekniska uppgifter Chefsuppgifter 2401 Chef inom kyrkogårdsförvaltningen 2402 Chef inom fastighetsförvaltning 2499 Annan arbetstagare med chefsuppgifter inom huvudområdet Administrativa uppgifter Specialist/handläggaruppgifter 3101 Kamrer/ekonom 3102 Utredningssekreterare 3103 Utredningssekreterare/specialist 3104 Personalsekreterare/personalkonsulent 3105 Stiftsjägmästare 3106 Stiftsjurist 3107 Informationssekreterare 3108 IT-tekniker 3109 IT-samordnare 3199 Annan arbetstagare med specialist/handläggaruppgifter

161 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 6 Assisterande uppgifter 3201 Assistent, kyrkoskrivare 3202 Löneassistent 3203 Ekonomiassistent 3204 Förvaltningsassistent 3205 Informationsassistent 3206 Kontorsvaktmästare 3207 Kyrkobokföringsassistent 3299 Annan arbetstagare med assisterande uppgifter Chefsuppgifter 3301 Kanslichef/verksamhetschef 3302 Kyrkokamrer 3303 Avdelnings-/enhetschef 3399 Annan arbetstagare med chefsuppgifter inom huvudområdet Befattningskoder (förkortad version av SCB) Dessa koder ska anges för att precisera befattningen då BSF-koden slutar på 99. Befattningstext Bef.Kod Befattningstext Bef.Kod Administratör 2531 Klockare 8908 Antikvarie 2320 Kock / kokerska 8135 Arkivarie 2321 Konsulent 7250 Arkivassistent 2352 Kulturhandläggare 2274 Assistent i sjukhuskyrkan 8938 Kurator 3303 Bibliotekarie 2230 Lärare 2995 Biblioteksassistent 2282 Maskinreparatör 7530 Chaufför 7651 Personaladministratör 9152 Dataansvarig 0947 Projektanställd 0429 Diakon med annan spec.uppg Projektledare 0715 Ekonomibiträde 8212 Präst med annan spec.uppg Fastighetsskötare 6970 Psykolog 1300 Flyktingsamordare 3252 Receptionist 9564 Föreståndare 8040 Redaktör 9189 Förman 6600 Sekreterare 0090 Församlingsmedhjälpare 8935 Serveringsbiträde 8149 Församlingsmusiker 8916 Sjuksköterska 1137 Grävmaskinförare 7646 Skolkonsulent 2055 Guide 2495 Tekniker 6300 Handläggare 9247 Utbildningsassistent 2065 Hantverkare 7570 Vakt 9929 Informatör 2496 Vaktmästare 9840 Ingenjör 5622 Webbredaktör 0577 Inköpare 9205 Verkstadsmekaniker 7957 Jordbruksförvaltare 7151

162 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: Begär underlag för SCB-statistik Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Kyrklön. Markera Lönestatistik till SCB. Fyll i uppgifterna i urvalsbilden enligt exemplet till höger. Vid Statistik skrivs till anger du den katalog som filen skall hamna i. Klicka därefter på. I exemplet till höger skrivs filen till datorns lokala hårddisk. Från denna katalog skall filen sedan föras över till SCB via dess webbtjänst. Är du osäker konsulterar du systemansvarig. Fortsätt med att kontrollera uppgifterna i den efterföljande bilden. Börja med att kontrollera att rätt P- fält är angivet i rutorna vid de Fasta personuppgifterna längst upp i bilden. I övrigt anges lönearterna enligt bilden till höger (förutsatt att du använder löneartsförteckning i Svenska kyrkans grundregister). Lönearter för frånvaro som skall minska schemalagd arbetstid , 311, , , , , , 565, 600 Klicka därefter på.

163 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 8 Om en tidigare producerad statistik-fil redan finns på anvisad plats, erhålls ett meddelande och du får klicka på. Du får därefter upp ett meddelande som visar att filen KyrkSCB.txt skapats och att den finns i önskad katalog. Verifiera detta genom att klicka. SCB-statistiken skrivs ut och redovisas i enlighet med gängse kolumnindelning. Mer information om

164 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 9 hur resp kolumn beräknats finner du i slutet av detta avsnitt. Avslutningsvis skrivs ett sammandrag ut med totaler per kolumn Ta fram uppgift om antal säsongsanställda till SCB SCB begär även in uppgifter om antalet säsongsanställda. Även detta sker numera via webben. För att ta fram dessa uppgifter kan den nya urvalsfunktionen i Hogia Personal med fördel användas. Gå in under Analys Rapporter eller Klicka på i meny-raden Markera Avancerat i rutan för Urval Klicka därefter på Fler urval och sedan på vid Anställningsform Välj Säsong och klicka på. Till höger i bilden visas nu alla säsongsanställda och därunder finner du även uppgiften hur många säsongsanställda som finns totalt (vid Antal anställningar i urvalet.) Notera särskilt att om det förekommer anställda som innehaft en säsongsanställning under sommarhalvåret och senare fått en annan anställningsform, så måste dessa kompletteras här. Urvalet kan vara bra att spara till nästkommande år. Klicka på och anger ett mallnamn enligt exemplet till höger. Om mallen endast skall användas av dig själv sätter du en bock vid Personlig. Klicka därefter på.

165 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 10 Markera fliken Lön/Förmån. Välj rapporten Person/Anst/Förmån Om du tog fram statistik på antalet säsongsanställda även föregående år har du förmodligen sparat en mall som du nu kan använda. Klicka på och välj listan enligt exemplet till höger. Klicka därefter på. Fyll i bilden enligt exemplet till höger. Notera särskilt att Datumintervallet skall vara ett visst datum eller ett intervall då samtliga säsongsanställda varit anställda

166 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 11 I den efterföljande bilden klickar du på för att förhandsgranska eller för att skriva ut listan direkt. Programmet föreslår Liggande A4 enligt exemplet till höger. Klicka på för utskrift. Räkna samman antalet i listan, heltid resp deltid, och använd den som underlag vid rapportering på webben Leverera filen till SCB Redovisningen görs via webben. Starta webbläsaren och ange adressen Ange Användarid och Lösenord Klicka på. Uppgifterna finner du i missivet till den instruktion som SCB skickat ut.

167 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 12 I den efterföljande bilden visas uppgifter om Er organisation. Kontrollera uppgifterna och ändra eventuella felaktigheter. Kontrollera också att kontaktperson finns. För att lägga till en kontaktperson måste du först klicka på knappen Lägg till en kontaktperson. Klicka sedan på knappen Till blankett längst ned i bilden. Den efterföljande bilden fyller du endast i om ni har haft säsongsanställd kyrkogårdspersonal under Om så är fallet fyll i uppgift om antalet Heltid resp Deltid samt ange säsongens längd med Fr.o.m månad, dag och T.o.m månad, dag. Klicka därefter på knappen nästa längst ned i bilden.

168 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 13 I den därpå följande bilden markerar du Ja för att skicka uppgifterna via fil. Klicka därefter på knappen nästa längst ned i bilden. Du får då upp en ny bild. Här klickar du på Gå till i den gula menyraden längst upp till höger i bilden och klickar på Skicka filer.

169 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 14 En ny bild visas. Klicka på Bläddra... vid rutan Ange fil Leta upp filen KyrkSCB.txt och dubbelklicka på den. Avsluta med att skicka iväg filen genom att klicka på Skicka fil. Avslutningsvis bekräftar programmet att filen skickats över till SCB. Skriv ut bekräftelsen Nedan finner du en beskrivning av de kolumner som skrivs ut på rapporten och filen till SCB Personnummer (kolumn 1) Personnummer 10 tkn. Hämtas från anställdaregistret.

170 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 15 Löpnummer/tjänstenummer (kolumn 2) Programmet räknar antalet godkända (enligt ovan) anställningar för varje personnummer och numrerar dem från 1 och uppåt. Detta räknande sker varje gång rapporten tas ut, numret sparas inte i databasen. Arbetstagare (kolumn 3) Arbetstagarens namn tas från anställdaregistret. Skall vara skrivet efternamn före förnamn. Förvaltningsgren och BSF-kod (kolumn 4-5) Förvaltningsgren och BSF-kod hämtas från anställdaregistret. Löneform (kolumn 6) Uppgiften redovisas med koden 10 eller 20 och hämtas från anställdaregistret. 10 Månadsavlönad 20 Timavlönad Befattningskod (kolumn 7) Om du registrerat Befattningskod i anställdaregistret så är det den som skrivs ut. Befattningstext (kolumn 8) Kan anges för att specificera BSF-kod som slutar med 99. Uppgiften utgör endast information för användaren. Befattningstext ska inte redovisas i statistikfilen. Uppgiften skrivs ej heller ut på listan. Sysselsättningsgrad (kolumn 9) Beräknas med hjälp av angivna P-fält, (veckoarbetstid/veckoarbetstid heltid)*100, inga decimaler. Skall inte redovisas för anställd med löneform 20 (timanställd). Arbetade timmar (kolumn 10) Uppgiften avser timavlönad personal. Här anges antal arbetade timmar under oktober månad Antal arbetade timmar redovisas inte för anställd med löneform 10 (månadsavlönad). Antal arbetade timmar för personer med löneform 20 (timavlönad) beräknas med hjälp av lönearter angivna i fältet Timlön. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med rätt utbetalningsdatum med. En förutsättning är att lönearter för timlön har enheten timmar. Månadslön (kolumn 11) Observera att det är månadslön heltid som skall anges. För månadsavlönad hämtas månadslön från angivet P-fält för månadslön heltid. För timanställd beräknas månadslön heltid som (165 * P-fält för timlön). För deltidsanställd anges den lön per månad som skulle gälla vid heltidsanställning. Hämtas från angivet P- fält för månadslön heltid För uppehållsanställd anges lön före reduktion med uppehållsfaktorn. Hämtas från angivet P-fält för månadslön heltid Fast tillägg (kolumn 12) Exempel på fasta tillägg är Avtalsbundna tillägg, Funktionsrelaterade tillägg kopplat till speciell funktion, Tillägg för speciellt uppdrag, Övriga fasta tillägg som utgår varje månad med samma belopp (dock ej fast ob-tillägg) Hämtas från transaktioner i fältet Fasta lönetillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Rörliga lönetillägg redovisas i kolumn och gäller de faktiska beloppen inarbetade under oktober månad. Om rörliga tillägg utbetalas för längre tid än en månad ska beloppet delas på de månader under vilket beloppet är intjänat. OB-tillägg (kolumn 13) Tillägg för obekväm arbetstid. Obs! Gäller även fast ob-tillägg. Beloppet hämtas från lönearter som är angivna i fältet OB-tillägg. Programmet söker både datumsatta transaktioner och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Beredskapstillägg (kolumn 14) Tillägg för beredskap. Beloppet hämtas från lönearter som angivits i fältet Beredskapstillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som inte är datumsatta. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med.

171 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 16 Övertidstillägg (kolumn 15) Kompensation för utfört övertids- och mertidsarbete. Här avses fyllnadsersättning även fyllnadslön för deltidsanställda (samt lön för extra arbetsuppgifter för kyrkomusiker och vaktmästare med löneformulär). Beloppet hämtas från lönearter som finns angivna i fältet Övertids-/mertidsersättning. Programmet söker efter både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Övriga tillägg (kolumn 16) Tillägg såsom jour, lägerersättning, resetillägg, bilersättning (den skattepliktiga delen) och färdtidsersättning. Tillägg som ej skall redovisas: sjuklön, semesterdagstillägg/semesterlön, kostnadsersättningar (bl.a. traktamente, ersättning för bostadstelefon m.m.) Beloppet hämtas från lönearter angivna i fältet Övriga tillägg. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Antal betalda fyllnads- och övertidstimmar (kolumn 17) Särredovisa antalet utförda och betalda fyllnads- övertidstimmar under oktober månad. Timmarna skall även ingå i kolumn 18. Ingen uppdelning på enkel eller kvalificerad övertid ska göras. Antalet hämtas från lönearter angivna i fältet Antal betalda mer- o övertidstimmar. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med valt utbetalningsdatum med. Obs! Timmar som enbart tagits ut i form av kompensationsledighet ska inte ingå. Totalt arbetad tid (kolumn 18) För timanställda är detta samma värde som i arbetad tid ovan. Redovisar antalet faktiskt utförda arbetstimmar på ordinarie tid samt fyllnads- övertids- och obekväm tid. Uppgifterna ska avse oktober månad. Endast tid då arbete utförts ska anges. Jourtid, semester, sjukfrånvaro, beredskapstid, lediga dagar pga omfördelning av arbetstiden ska inte ingå. Om antalet arbetade timmar saknas i lönesystemet kan beräkning ske enligt följande: Veckoarbetstid * antal veckor under perioden + (fyllnads- och övertidstimmar) - frånvarotid Faktiskt arbetad tid, frånvaro och övertid läses i allmänhet från transaktioner och då letar programmet först upp transaktioner som har transaktionsdatum som överensstämmer med vald period. Därefter letar det upp transaktioner som saknar transaktionsdatum, men har utbetalningsdatum som faller inom den valda perioden. För övertid och frånvaro kontrolleras enheten på lönearten och inmatat antal räknas om till timmar enligt: Enhet Timme antalet rakt av Enhet Dag veckoarbetstid/5 Enhet Kalenderdag veckoarbetstid/7 Enhet Månad 165 timmar * sysselsättningsgrad Tre varianter av beräkning kan förekomma, beroende på förutsättningar: o Om arbetsschema finns och kryssrutan är markerad i Arbetad tid hämtas från kalendarium om schema finns på personen hämtas schemalagda timmar från kalendariet. Summa timmar minskas med transaktioner för frånvaro. Frånvarotimmar hämtas från lönearter i fältet Lönearter för frånvaro som ska minska schemalagd tid. Programmet läser transaktionens datum och hänsyn tas till omfattning. Summa arbetade timmar ökas med transaktioner för övertid utifrån de lönearter som finns angivna i fältet Antal betalda mer- o övertidstimmar. o Om arbetsschema saknas och/eller kryss saknas i kryssrutan hämtas faktiskt arbetad tid från lönearter i fältet Lönearter för faktiskt arbetad tid. Den skall inte minskas eller ökas, den är faktisk. Däremot kontrolleras enheterna på lönearterna enligt ovan. o Arbetsschema saknas eller skall inte användas och det finns ingen faktiskt arbetad tid löneberedd. Då beräknar vi enligt schablon: veckoarbetstid (från P-fält) * antal veckor under perioden (antal dagar i vald period / 7). Drar bort frånvaro och lägger till övertid enligt punkt 1. Uppehållslönefaktor (kolumn 19) Hämtas från anställdaregistret och det P-fält som angetts i rapportbeställningen. Uppehållsfaktorn ska redovisas utan decimaler, t.ex 0,88 = 88. (Kyrkans AB 08 18).

172 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 17 Frånvaro (kolumn 20) Anställd med månadslön som varit sjukledig, föräldraledig, tjänstledig eller haft semester hela november månad skall rapporteras som tjänstledig, med en etta i fältet. Programmet söker både transaktioner som har transaktionsdatum och transaktioner som saknar transaktionsdatum. I det senare fallet tas transaktioner med rätt utbetalningsdatum med. 3.2 Anställdas avtalsområde Som framgår av beskrivningen ovan är det viktigt att kontrollera den anställdes BSF-kod. Inför stundande pensionsrapportering är det också lämpligt att samtidigt kontrollera att rätt Avtalsområde har angivits. Behöver du ändra på någon eller några anställda, gör du det under Register Anställda, fliken Kyrklön. För anställda som följer KAP-KL utan några övergångsbestämmelser kan man även denna gång ange antingen Tjänstemän eller Kommunal. Till nästkommande år (den rapportering som görs i januari 2010 avser vi att enbart tillåta att man anger Tjänstemän för denna grupp. Av tabellen nedan framgår det vilka Avtalsområden som gäller för respektive åldersgrupp och anställningstid. Född KAP-KL 1) OFR 2) Kommunal 3) Kommunal 4) Tjänstemän 3,5 Kommunal 4,5 Kommunal 4, Tjänstemän - Kommunal 4, Tjänstemän ) Gäller fr o m månaden efter då den anställde fyllt 21 år. 2) Gäller anställd tjänsteman 3) Gäller anställd inom kommunals avtalsområde som varit sammanhängade anställd sedan eller tidigare 4) Gäller övriga anställd inom kommunals avtalsområde Anställd född skall endast rapporteras till PAUS om denne fortsätter en tillsvidareanställning efter fyllda 67 år (alltså ej timanställd)

173 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 18 4 Kurser/Konferenser 2008 Årsavslutskurser Göteborg 4/12 (Scandic Crown) Stockholm 11/12(City Conference Centre - Norra Latin) Ta alltid för vana att titta in på vår hemsida under rubriken Kurser. Där finner du aktuellt kursutbud och där kan du också anmäla dig till våra kurser. 5 Övrigt 5.1 Var finns utskrifter av grundregister och blanketter? Gå in på Eniac Data:s hemsida. Klicka på

174 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 8/2008 Sid: 19 Ange kundnamn (ert kundnummer) och lösenord och klicka på Kontakta systemansvarig om du inte har lösenordet. Klicka på Fyra standardlistor finns här Ackumulatorlista, Avvikelseartslista, Löneartslista, Lönearter per ack, och Klicka på länken till önskad lista. Alla listor är i PDF-Format så du kan lätt skriva ut dem. Vi har även lagt ut en anpassad reseräkningsblankett. Reseräkningsblanketten finns både i pdf.format och excelformat. Här finns, som du säkert känner till, även de senaste nyhetsbreven utlagda. De hittar du under rubriken Nyhetsbrev.

175 Nyhetsbrev Aveny Hogia PA för kunder inom Svenska Kyrkan Ett samarbete mellan Eniac Data och Hogia PA-system Nr 9/2008 Datum Allmän information 3 2 Versionsinformation REKOMMENDERAD PROGRAMVERSION 3 3 Aktuellt AVRÄKNA DECEMBERLÖNEN AVSTÄMNING INSTALLERA NYTT PROGRAM NYA BELOPP OCH PROCENTSATSER 9 4 Lönekonton FÖRÄNDRINGAR I KONTOPLANEN 11 5 Lönearter ÄNDRADE ERSÄTTNINGSBELOPP ENL AVTAL AB Ändra löneart 282 Lägerersättning Ändra löneart 309 Semesterlönetillägg Ändra löneart 310 Uppehållslönetillägg ÄNDRADE BELOPP, FACKFÖRENINGSAVGIFTER ÄNDRADE BELOPP PO-PÅLÄGG Ändra löneart 978 Avgift KPA TGL-KL ÄNDRADE LAGSTADGADE BELOPP Ändra löneart 397 Datorförmån Ändra löneart 389 Kostförmån ÄNDRADE KOPPLADE LÖNEARTER Ändra löneart NYA LÖNEARTER SJUKLÖN DÅ SJUKPENNING INDRAGITS Registrera löneart 423 Sjuklön 77,6% dag Registrera löneart 424 Sjuklön 87,3% dag Registrera löneart 425 Sjuklön 77,6% dag Registrera avvikelseart 402 Sjukdom indragen ers f FK Registrera frånvaroorsak Sjukdom indragen ers f FK NYA LÖNEARTER FÖRMÅN AV HUSHÅLLSNÄRA TJÄNSTER Flytta löneart 393 Bilförmån till Registrera ny ackumulator Registrera ny ackumulator Registrera ny ackumulator Registrera löneart 393 Hushållsarbete Registrera löneart 394 Hushållstjänst mtrl, resa 26 6 Kurser/Konferenser Övrigt VAR FINNS UTSKRIFTER AV GRUNDREGISTER OCH BLANKETTER? 27 Adress Telefon/Telefax Mail/Hemsida Krokslätts Torg Info@eniac.se MÖLNDAL Adress Telefon Mail/Hemsida Hogia PA-system AB pasystem@hogia.se Stenungsund

176 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 2

177 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 3 1 Allmän information Välkommen till Eniac Datas och Hogia PA-systems nyhetsbrev, speciellt utformat för Svenska Kyrkans verksamhet. Detta nyhetsbrev redovisar aktuell information om Aveny Hogia PA och den avtalsservice som Eniac Data tillhandahåller. Nyhetsbrevet kommer ut ungefär en gång per månad och skall ses som ett komplement till Hogias Supportbrev som kommer ut varje vecka och som innehåller mer allmänt hållen information om Hogias löne- och PA-system. 2 Versionsinformation 2.1 Rekommenderad programversion Rekommenderade versioner fr.o.m : Hogia Kyrklön Version Hogia Personal Version Installerade versioner hos Advance: Nedanstående versioner installerades hos Advance Hogia Kyrklön Hogia Personal Nya versioner av Hogia Personal och Hogia Kyrklön finns att hämta på Logga in med de tre första tecknen i ditt företagsnamn samt kundnummer, välj program, där finns installationsfilerna under Installation/Uppdatering. Där finner du även installationsanvisningar och följebrev. Det är viktigt att alltid läsa igenom installationsanvisningar och följebrev. Mer information om installationen finner du under pkt 3.3 nedan.

178 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 4 3 Aktuellt Hogia Kyrklön är ett årsbaserat program. Det innebär att den nya programversion som installeras vid årsskiftet bl a innehåller nya årets skattetabeller, kontrolluppgifter och styrparametrar som t ex basbelopp. 3.1 Avräkna decemberlönen Se till att alla utbetalningar som skall redovisas på det gamla året är avräknade och klara och skriv ut Skattedeklarationen. Finns det några justeringar att göra från tidigare månader eller på decemberlönen eller några ersättningar som inte blev utbetalda? Eftersom kontantprincipen tillämpas för kontrolluppgiften är det viktigt att allt kommer med på rätt år. Ersättningar som utbetalas i januari och som avser december skall alltså vara med på nästa års kontrolluppgift. 3.2 Avstämning Kontrollera att summa inbetald preliminär skatt enligt skattedeklarationerna överensstämmer med summan av alla anställdas ackumulator för preliminärskatt samt att motsvarande summa bruttolön stämmer med alla anställdas ackumulator för bruttolön. Räkna bort anställda som ej kommit upp i kr och personer som har F-skattsedel samt anställda som är födda 1937 eller tidigare. Kontrolluppgifterna hämtar sina värden från ackumulatorerna. Varje ruta på kontrolluppgiften har en motsvarighet i en ackumulator med motsvarande nummer fast med en inledande 1:a. Ruta 11 Kontant bruttolön har således sin motsvarighet i ackumulator 111 Kontant Bruttolön. Ackumulatorernas värde kommer från de lönetransaktioner som skett under året och inställningarna på lönearterna är grunden till korrekta uppgifter. Inställningen under Typ styr var värdet skall hamna på Skattedeklarationen och inställningen under Summera vid avräkning till styr vilken ackumulator värdet skall spara.

179 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 5 Skatteverket jämför skattedeklarationerna du lämnat in under året med kontrolluppgifterna du skickar in vid årsskiftet. Kom ihåg att det är de inskickade skattedeklarationerna som Skatteverket har som underlag. Skattedeklarationerna finns summerade för hela året och det är den du inledningsvis tar ut vid avstämningsarbetet. Du finner den under Rapporter - Skattedeklaration och välj där att ta ut den för hela För att få fram värdet i ackumulatorerna går du till Analys Ackumulatorvärden. Ange önskad ackumulator som du vill se summerad. I exemplet till vänster har vi valt Kontant bruttolön och längst ned i mitten av bilden visas summan. De uppgifter som främst skall kontrolleras vid avstämningsarbete är avdragen skatt, bruttolön och förmåner. Ackumulatorernas nummer redovisas nedan. Skriv ut en lista för respektive ackumulator genom att klicka på.

180 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 6 Avdragen skatt finner du i ruta 88 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 101 Avdragen prel skatt. I denna avstämning finns inga naturliga differenser utan värdena skall vara exakt lika. Bruttolön utom förmåner finner du i ruta 50 på skattedeklarationen. Den skall stämmas av mot värdet i ackumulator 111 Kontant bruttolön. Beloppet är de ersättningar som företaget betalat arbetsgivareavgift på under året. Notera särskilt att de anställda som tjänat under kr är inkluderade i ackumulatorn men att dessa inte finns med på ruta 50. Det gäller även anställda som fyllt 70 år. Detta är alltså helt naturliga differenser. Du kan använda dig av rapporten Specifikation till Skattedeklaration för hela år Där redovisas en informationsrad för de personer som tjänat under kr. Sist i denna rapport specificeras även de anställda som fyllt 70 år (födda1937 eller tidigare). Nytt för i år är att man, i Analys- Ackumulatorvärden, kan slå samman flera ackumulatorer. I ruta 51 på skattedeklarationen redovisas Skattepliktiga förmåner. Denna skall stämmas av mot värdet i följande ackumulatorer: 113 Bilförmån utom drivmedel 118 Drivmedelsförmån vid bilförmån 141 Bostadsförmån småhus 142 Kostförmån 143 Bostadsförmån ej småhus 144 Ränteförmån 145 Parkeringsförmån 147 Annan förmån Även här kan det förekomma naturliga diffenrenser. Den ena naturliga differensen är att även anställda som fyllt 70 år (födda 1937 eller tidigare) finns med i ackumulatorn men inte i ruta 51.

181 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 7 Den andra naturliga differensen är att löneart 367 drivmedelsförmån 20% som summeras till ack 118 ej ingår i ruta 51 på skattedeklarationen eftersom den anställde betalar skatt på förmånen men arbetsgivaren ej betalar arbetsgivaravgift på beloppet. Om differens finns mellan Skattedeklarationen och summan av ovan angivna ackumulatorer så får du inleda ett detektivarbete. Kontrollera att skattedeklarationen du tog ut för hela år 2008 verkligen stämmer med de skattedeklarationer som du skickat till Skatteverket. En annan felkälla kan vara att en löneart inte legat rätt kopplad under året och därmed summerats felaktigt. För att hitta detta fel kan du först börja med att ta ut rapporten löneartsfördelning. Gå in under Analys - Rapporter, fliken Periodens & Månadens och välj senaste löneutbetalningsdatum. Markera att du vill visa ackumulerade värden. Med hjälp av denna rapport kan du se vilka lönearter du har använt under året. Under Analys Rapporter väljer du fliken Register och markerar Lönerarter per ack. Välj ackumulator först i din driftdatabas och därefter ur Övningsföretaget Kyrkan. Jämför därefter listorna. I denna lista kan du se vilka lönearter som skall vara kopplade till respektive ackumulator. Är du osäker på var någon ersättning du har betalat ut under året skall redovisas, finner du mer information i slutet av kapitel 10 Kontrolluppgifter längre fram i denna dokumentation.

182 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 8 Du kan även dubbelkolla värdet i en ackumulator med de lönetransaktioner som registrerats under året. Gå in under Analys Rapporter och välj fliken Egna rapporter. Markera Transaktionshistorik och kontrollera om det finns någon sparad mall som kan användas genom att klicka på. Om så inte är fallet bygg en mall genom att fylla i bilden enligt exemplet till höger. Ange därefter alla de lönearter som är knutna till den ackumulator du vill kontrollera. I exemplet till höger är det lönearter knutna till ackumulator 142 som skrivs ut. Tänk på att spara dessa rapporter som mallar så att de finns att tillgå vid nästa års avstämningsarbete. Det gör du genom att klicka på knappen när du är klar med rapporten och namnsätt den. Exemplet till höger visar listan med kostförmån, ruta 42 i kontrolluppgiften. Längst ned återfinns en summering. Vid behov kan du justera värdet genom att räkna om ackumulatorerna. Det gör du på följande sätt. Koppla först den/de under året felaktigt summerade lönearterna till rätt ackumulator. Säkerhetskopiera och gå därefter till Register Registervård och välj Räkna om ackumulatorvärden. Välj där att räkna om den ackumulator som var felaktig. Rutinen går igenom årets alla transaktioner och lägger om det ackumulerade värdet enligt de nuvarande inställningarna på lönearten. Notera särskilt att detta endast kan göras om du kört Aveny Hogia PA hela året. Det krävs alltså att alla lönetransaktioner för året finns i Hogia Kyrklöns databas. 3.3 Installera nytt program Den s k årsskiftesversionen finns att hämta från Hogias hemsida (se nedan). Där kan du också beställa den på CD om du hellre önskar det. Information om detta får du från Hogia i dagarna runt jul. Då skickas även

183 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 9 Lönenytt ut per post till alla kunder års programversion får ett versionsnummer som börjar på 9. Om du inte installerar uppgraderingen själv är det viktigt att du delar med dig av nedanstående information till systemansvarig. Instruktioner till systemansvarig Se till att löneprogrammet är avstängt då uppdateringen görs. När uppdateringen startas söker uppdateringsprogrammet efter tidigare installationer av löneprogrammet. Kontrollera noga att den målkatalog som föreslås stämmer. Genom att trycka på Nästa-knappen manövrerar du dig igenom installationsprogrammets olika menyer. Efter avslutad installation är det viktigt att kontrollera programversionen. Starta programmet, välj Hjälp Om Hogia Kyrklön och kontrollera att det uppdaterats till version Notera särskilt att programmet installeras i varje dator för sig. Installationsprogrammet sköter sig själv och det är bara att svara på de frågor du får. Du får också en fråga om du önskar uppdatera Övningsföretaget. Väljer du att göra det så läggs en Access-databas upp lokalt på din dator. Du får då in senaste grundregister vad gäller lönearter, avvikelsearter och ackumulatorer. I Terminal Server-miljö räcker det däremot med att installera programmet i en central katalog. Först när det nya programmet är installerat kan du påbörja lönekörningen för januari månad. Detta för att skatteberäkningen skall bli riktig. Fullständiga instruktioner till systemansvarig om uppgraderingar återfinns på Kundtorget på Hogias hemsida. Eftersom lönedatabasen är årsbaserad skall även en ny databas skapas för varje nytt kalender år. Detta moment utförs dessutom för vart och ett av de företag som man hanterar lön för. Notera särskilt att det krävs s k administratörsrättigheter för att kunna göra detta. Är du osäker rådgör du med systemansvarig och förbered detta i god tid. Handledning finns på hemsidan. Skriv ut installationsanvisningarna och följ dem noga! Notera särskilt att du numera även skall installera en uppdatering av Hogia Personal. Det är alltså viktigt att alltid uppdatera båda programmen som ingår i Aveny Hogia PA då de skall ha samma versionsnummer för att fungera ihop. 3.4 Nya belopp och procentsatser I samband med årsskiftet sker det som bekant alltid en rad förändringar av olika belopp och procentsatser som påverkar personal och löner. Vi kan tipsa om att det finns en bra sammanställning på Skatteverkets hemsida. Klicka på länken Belopp och procentsatser för inkomståret Tabell med preliminära PO-pålägg för 2009 finner du på nästa sida. Procentsatser från FORA (lönerterna 980 och 986) kan fastställas först efter årsskiftet eftersom de baseras på AFA:s resultat.

184 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 10

185 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 11 4 Lönekonton 4.1 Förändringar i kontoplanen Ett nytt år innebär nya förutsättningar och ett bra tillfälle att justera olika inställningar i programmet. Det kan exempelvis röra sig om att man låter löneprogrammet sköta beräkningarna av de avtalade lönekostnadspåslagen istället för att låta detta ske genom automatkonteringar i redovisningsprogrammet. Byte av kontoplan eller verksamhetsindelningar sker vanligtvis vid årsskiften. Rådgör med ekonomiansvarig om något kommer att förändras hos er och om sådan ändringar i så fall påverkar löneredovisningen. I Kyrkbas 2006 gäller olika lönekonton beroende på den anställdes ålder. Med anledning av detta behöver kontouppgifterna i anställdaregistret gås igenom. Ändringar som berör lönearterna redovisas under pkt 5 nedan. Fr o m årsskiftet sänks arbetsgivareavgiften med 1 procentenhet. Samtidigt kommer satsningen på reducerad avgift för ungdomar att utökas. Man tar bort den nedre åldersgränsen så att den reducerade avgiften fortsättningsvis kommer att gälla för alla som är födda 1983 och senare. Dessutom sänks arbetsgivareavgiften från 21,31% till 15,49% för denna grupp. Gå in under Register Anställda eller klicka på i verktygsraden. Markera önskad anställd och klicka på fliken Statistik mm I rutan Bokföring anger du det nya Kontot och klickar på. Tänk på att lönekontot ändras för anställda, förtroendevalda och uppdragstagare som vid ingången av år 2009 har fyllt 65 år. Det innebär att för anställda som är födda 1943 skall ändring göras av lönekonto. Exempelvis skall konto för en anställd med månadslön som är född 1943 ändras från 7011 till På samma sätt ändras kontot för en anställd med månadslön som är född 1990 eller tidigare från 7011 till Under året har det även tillkommit ett nytt konto i kontoplanen gällande arbetsgivareavgift för anställda födda fr o m Gå in under Arkiv - Inställningar och klicka på fliken Bokföringsorder I rutan Konto för sociala avgifter anger du det nya Kontot 7560 och klickar därefter på.

186 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 12 5 Lönearter 5.1 Ändrade ersättningsbelopp enl avtal AB Ändra löneart 282 Lägerersättning Endast ett ersättningsbelopp ändras från årsskiftet. Det gäller lägerersättningen som höjs från 400 till 475 kronor. Normalt betalas ersättningar gällande december ut på januarilönen. Det kan därför vara lämpligt att vänta med dessa ändringar till efter årets första lön är utbetald. Sök upp och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Formel och skriv över med det nya beloppet Ändra löneart 309 Semesterlönetillägg Förutom detta ändras gränsvärdet för Semesterlönetillägg och Uppehållslönetillägg från årsskiftet. Beloppet höjs då från kr till kr. Sök upp och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Formel och skriv över med det nya beloppet i formeln (OBS! på två ställen). Ändra även kommentaren. Klicka på fliken Allmänt och skriv över med det nya beloppet i texten Ändra löneart 310 Uppehållslönetillägg Upprepa proceduren för löneart 310 Sök upp och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Formel och skriv över med det nya beloppet i formeln.

187 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 13 Ändra även kommentaren. Klicka på fliken Allmänt och skriv över med det nya beloppet i texten. 5.2 Ändrade belopp, fackföreningsavgifter Efter årsskiftet bör du alltid kontrollera om Kommunals medlemsavgift ändrats. Du kan får fram uppgiften genom att gå in på Klicka på fliken Medlem och välj därefter Din medlemsavgift till vänster i bilden samt Välj avdelning. Ange kr i månadslön och klicka på knappen Räkna. Om ändring skall göras berörs följande lönearter. 910 Fackföreningsavgift dividera framräknat belopp med 100 och för in som procentsats. 911 Fackföreningsavg fast bel räkna samman beloppen vid A-kassa och Hem- och fritidsförsäkring och för in beloppet på denna löneart. 912 Förhöjd finansieringsavgift för in beloppet vid Arbetslöshetsavgift 5.3 Ändrade belopp PO-pålägg Fr o m årsskiftet säker KPA avgiften för TGL-KL från 0,35% till 0,30% Ändra löneart 978 Avgift KPA TGL-KL Sök upp och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Formel och ändra 0.35 till 0.30 i slutet av formeln. 5.4 Ändrade lagstadgade belopp Under 2007 och 2008 har övergångsregler gällt för avveckling av s k datorförmån. Under 2007 utgjorde förmånsvärdet kr per år och under 2008 var det kr per år. Fr o m 1 januari 2009 upphör denna reduktion och förmånen beskattas fullt ut Ändra löneart 397 Datorförmån Sök upp och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Formel och ta bort beloppet (400 kr) och ersätt med fältet P7. Ändra även texten i kommentarrutan längst ned i bilden. Ändra även kommentaren. Klicka på fliken Allmänt och skriv över med den nya texten Ändra löneart 389 Kostförmån Fr o m 1 januari 2009 gäller nya belopp för förmån av fria måltider, s k kostförmån.

188 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 14 Sök upp och markera löneart 389. Klicka på. Ändra kommentaren. 5.5 Ändrade kopplade lönearter Ändra löneart I samband med uppgraderingen till version har lönearternas bockar i Antal fått ändrad betydelse. Detta ledde till att Belopp ej längre framräknades på lönearter som är kopplade till en annan löneart. Sök upp löneart 978 och markera lönearten. Klicka på. Klicka på fliken Allmänt och sätt en bock framför fältet Antal. På motsvarande sätt ändrar du följande lönearter: Nya lönearter sjuklön då sjukpenning indragits I händelse av att Försäkringskassan indragit sjukpenningen för en anställd (enligt 3 kap 7 AFL eller LAF) skall arbetsgivaren betala sjuklön för tid i sjukperioden, dock högst under 180 kalenderdagar. Arbetsgivaren skall under denna tid göra en bedömning av arbetstagarens förutsättningar att återgå i sitt vanliga arbete. Lönearterna följer AB mom 9. För att kunna registrera detta måste följande läggas upp: - Tre nya lönearter registreras 423 Sjuklön 77,6% dag 2-14, 424 Sjuklön 87,3% dag och 425 Sjuklön 77,6% dag En ny avvikelseart registreras 402 Sjukdom indragen ers f FK - En ny frånvaroorsak registreras i Hogia Personal

189 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: Registrera löneart 423 Sjuklön 77,6% dag 2-14 Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. Du får därefter en fråga om du vill kopiera en annan löneart. Klicka på. Markera löneart 405 i den efterföljande bilden och klicka på. Ändra/Fyll i bilden enligt följande: Löneart: 423 Namn: Sjuklön 77,6% dag 2-14 Kommentar och formel se nedan. Ändra även texten i kommentarrutan längst ned i bilden. Klicka på fliken Formel och ändras enligt procentsatsen.

190 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: Registrera löneart 424 Sjuklön 87,3% dag Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. Du får därefter en fråga om du vill kopiera en annan löneart. Klicka på. Markera löneart 407 i den efterföljande bilden och klicka på. Ändra/Fyll i bilden enligt följande: Löneart: 424 Namn: Sjuklön 87,3% dag Kommentar och formel se nedan. Ändra även texten i kommentarrutan längst ned i bilden. Klicka på fliken Formel och ändras enligt procentsatsen.

191 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: Registrera löneart 425 Sjuklön 77,6% dag Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. Du får därefter en fråga om du vill kopiera en annan löneart. Klicka på. Markera löneart 407 i den efterföljande bilden och klicka på. Ändra/Fyll i bilden enligt följande: Löneart: 425 Namn: Sjuklön 77,6% dag Kommentar och formel se nedan. Ändra även texten i kommentarrutan längst ned i bilden. Klicka på fliken Formel och ändras enligt procentsatsen.

192 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: Registrera avvikelseart 402 Sjukdom indragen ers f FK Fortsätt nu med att lägga upp avvikelsearten. Gå in under Register Avikelsearter. Klicka på och fyll i bilden enligt följande: Löneart: 402 Namn: Sjukdom indragen ers f FK Markeras Tag hänsyn till återinsjuknanderegeln. Klicka därefter på fliken Lönearter.

193 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 19

194 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 20

195 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: 21

196 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: Registrera frånvaroorsak Sjukdom indragen ers f FK Om du registrerar frånvaron i Hogia Personal behöver du ange frånvaroorsak. Det är frånvaroorsaken som styr vilken avvikelseart frånvaron skall exporteras till i Hogia Kyrklön. Gå in under Register Frånvaroorsaker administration Klicka på Registrera frånvaroorsak Sjukdom Högrisk enligt bilden 5.7 Nya lönearter Förmån av hushållsnära tjänster Arbetsgivare kan betala hushållsnära tjänster med upp till kr utan att den anställde belastas med extra skatt. Om en arbetsgivare förutom lön även utger en förmån av hushållsarbete ska marknadsvärdet av förmånen räknas med i underlaget för arbetsgivaravgifter. Däremot ska förmån av hushållsarbete inte ingå i underlaget för skatteavdrag. Eftersom förmån av hushållsarbete är skattepliktig ska arbetsgivaren redovisa värdet av hushållsförmån på den vanliga lönekontrolluppgiften. Observera att det bara är förmån av hushållsarbete som inte ska ingå i underlaget för skatteavdrag. Om arbetsgivaren även betalat kostnader för resor och material i samband med att hushållsarbetet utfördes ska värdet av denna förmån räknas med i underlaget för skatteavdrag. För att hantera detta lägger vi upp tre nya ackumulatorer och två nya lönearter. För att de nya lönearterna skall ligga i sekvens börjar vi med att flytta löneart 393 Bilförmån till 365 (där andra lönearter för bilförmån ligger).

197 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: Flytta löneart 393 Bilförmån till 365 Gå in under Register Lönearter eller klicka på i verktygsraden. Klicka på. Du får därefter en fråga om du vill kopiera en annan löneart. Klicka på. Markera löneart 393 i den efterföljande bilden och klicka på. Ange löneartsnummer 365 och klicka på. Ta därefter bort lönearten genom att ange 393 i rutan Sök uppe till höger i bilden Klicka på. Du får därefter en verifieringsfråga om du vill ta bort lönearten. Klicka på.

198 Aveny Hogia PA Nyhetsbrev 9/2008 Sid: Registrera ny ackumulator 121 Gå in under Register Ackumulatorer Klicka på. Fyll i uppgifterna i den efterföljande bilden och klicka på Registrera ny ackumulator 230 Fyll i uppgifterna i den efterföljande bilden och klicka på.