Intern kontroll - resultat av genomförd granskning 2013 samt intern kontrollplan 2014

Transkript

1 1(8) Intern kontroll - resultat av genomförd granskning 2013 samt intern kontrollplan 2014 Ärendet Nämnderna har i samband med rapportering av verksamhetsberättelsen redovisat resultatet av den genomförda interna kontrollen 2013 och antagit interna kontrollplaner för Även det gemensamma kontrollområdet för 2013 har redovisats. Kommunledningskontor konstaterar att samtliga nämnder tagit fram och följt upp interna kontrollplaner för Avvikelser förekommer i någon mån på varje nämnd. Ofta är det få händelser och som i efterhand är åtgärdade. De avvikelser som avser förtroendekänsliga poster måste dock alltid tas på största allvar. I samband med årsredovisningen rapporterar nämnderna kontrollen av att syfte och deltagare finns angivna vid intern och extern representation. Det är positivt att flera nämnder arbetar aktivt med sina kontrollplaner genom att kontrollpunkter utgår när resultatet förbättrats och att nya kontrollområden tillkommer där brister befaras. Nämnder och produktionsstyrelse har antagit interna kontrollplaner för Planerna grundas på risk-och väsentlighetsanalyser. Vad gäller kommunledningskontoret föreslås den interna kontrollplanen för 2013 kvarstå Kommunstyrelsen beslutade att granskning av kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten skulle fortsätta utgöra ett för kommunen gemensamt granskningsområde Det gemensamma granskningsområdet föreslås även för 2014 utgöras av kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten. s förslag till beslut Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar godkänna rapport avseende resultat av granskning 2013 och planering av intern kontroll Bakgrund I september 2008 fastställdes riktlinjer för intern kontroll av kommunstyrelsen. Av riktlinjerna framgår att nämnderna i samband med rapportering av

2 verksamhetsberättelsen ska redovisa resultatet av den genomförda interna kontrollen under året. Vidare anges att kommunledningskontoret, baserat på nämndernas redovisning samt resultatet av granskningen av gemensamma områden, ska sammanställa en rapport. Av riktlinjerna framgår även att kommunledningskontoret ska upprätta en samlad intern kontrollplan för hela kommunen. Denna innehåller nämndernas kontrollplaner samt gemensamma granskningsområden. I syfte att uppfylla kraven i riktlinjerna enligt ovan redovisas följande avsnitt. 2(8) s yttrande Resultat av genomförd intern kontroll 2013 och interna kontrollplaner för 2014 Nämnderna har i sina verksamhetsberättelser redovisat resultatet av genomförd intern kontroll Av redovisningarna framgår vilka granskningsområden som uppvisar avvikelser. Nämnderna har även antagit interna kontrollplaner för Planerna grundas på risk-och väsentlighetsanalyser. Av bilaga framgår en sammanställning av nämndernas uppföljning av 2013 och ny antagna planer för Kommunstyrelsen (kommunledningskontore) har under 2013 genomfört granskningar enligt den interna kontrollplanen för året. IT-verksamheten: Rutiner för systemdrift följs och dokumenteras. Åtgärdsbeskrivningarna behöver dock bli bättre. Översyn av ändringsrutiner har endast har påbörjats. Riktlinjer och systemförvaltningsmodell är fastställd. Då den inte är etablerade i verksamheten har kontroll av efterlevnad inte kunnat göras. ITforum hanterar informationsärenden mer än bereder dem, vilket vore önskvärt. Kontroll av IT-styrningen vilket sker genom uppföljning av Service level agreements, SLA, har inte kunnat göras då tjänstekatalogen först blev klar vid slutet av året. Informationsverksamheten: För att säkerställa att kommuninvånarna och anställda har tillgång till information och e-tjänster på kommunens hemsida sker felsökningar kontinuerligt både automatiserat och manuellt. Det har förekommit lite driftstörningar beträffande hemsidan medan anställdas åtkomst till interna administrativa system varit mer problemfyllt. Kontrollen av Länk för synpunkter och felanmälningar är automatiserad. Ekonomifunktionen: Intern kontroll har genomförts för första halvåret. Avvikelser har noterats för anläggningsredovisning där slutredovisning och dokumentation saknas i vardera ett av tre stickprov. Beträffande fakturahantering har antal inkassoärenden minskat, medan antal påminnelser är oförändrat och fakturor med dröjsmålsränta har ökat markant i

3 antal. Detta trots att det 2012 infördes att verksamheterna belastas med dessa avgifter. Tidigare låg kostnaden centralt på kommunens finansförvaltning. Antalet avvisade (skannade) fakturor har sjunkit med 35 procent. Avvisningar orsakas bl a av felaktiga referensnummer. Utbildning för ekonomiadministratörer har fortsatt under Detta för att minska antalet samtal till supporten. Antalet samtal bedöms blivit något färre jämfört med tidigare år. Antalet visningar på ekonomiavdelningens hemsida har ökat markant. genomförde 2012 en fördjupad kontroll av att syfte och deltagare fanns noterade på faktura avseende representation. Det ledde till att en övergång till betalkort med personligt betalningsansvar infördes På detta sätt minimeras risken avseende förtroendekänsliga poster. Planerade processgenomgångar för kundfakturering och för Djursholms AB har inte genomförts medan det påbörjats för investeringsprocessen Upphandling: Kontroll av avtalstrohet har gjorts på tre avtal. Den låg på mellan procent. Två avtal har kontrollerats avseende säkerställan att LOU efterlevs. Gällande ett avtal har upphandlinsenheten givit socialkontoret stöd i bedömning av leverantörer. I upphandling av utbildningsplatser för omvårdnadslyftet har säkerställts att de förhållanden som gällde inför och under upphandling också efterlevs under avtalsperioden. Personalfunktionen: Den interna kontrollplanen har följts i begränsad omfattning. Ett antal gamla funktionsbeskrivningar är anpassade till arbetssituationen och ett antal nya är upprättade. Ingen kontroll har ägt rum under 2013 i form av jämförelse mellan aktuell arbetssituation och funktionsbeskrivning. Ett arbete med övergripande likabehandlingsplan har pågått under Riktlinjer för rekrytering för både chefer och medarbetare kommer att tas fram under Kanslifunktionen: Arbetet med att utveckla en lösning för att kommunens avtal ska finnas tillgängliga i ett gemensamt system kommer påbörjas under första halvåret Kontrollmomentet om att operativa rutiner enligt kommunens kriskommunikationsplan följs är delvis genomfört. Under 2013 har ett arbete pågått att revidera kommunens kriskommunikationsplan. Kontrollplanen för kommunstyrelsen föreslås oförändrad Tekniska nämnden och fastighetsnämnden Tekniska kontorets granskning och resultatet av granskningen är identisk för de båda nämnderna 3(8)

4 Tekniska nämnden och fastighetsnämnden noterar inga avvikelser beträffande god redovisningssed, -upphandling/inköp, -avtalshantering, - slutredovisning av investeringsprojekt, - hyresfakturering samt systematiskt arbetsmiljöarbete. Avvikelse har noterats för: - EFH (fakturahantering)/representation där några notor saknade namngivna deltagare, - dokumenthantering där ärenden inte varit kompletta eller att handlingar saknats, - personalrapportering där en person hade fel ansvarkod samt att skyddsronder ej genomförts. Intern kontrollplan 2014 omfattar ett nytt kontrollområde, -att gällande delegationsordning efterföljs. Kontrollen av upphandling/inköp har utvecklats och anpassats till Miljöstyrningsrådets riktlinjer. Kontroll av dokumenthantering, bokförda periodiseringar, hyresfakturering samt systematiskt arbetsmiljöarbete beträffande arbetsrätt har utgått. 4(8) Byggnadsnämnden Inga avvikelser noteras för att avgift till kund är rätt uträknad, -uppdrag fakturerats, -att delegationsordningen är aktuell Avvikelse som noterats är för -avgift till kund är rätt uträknad (Plan o bygglov), -att handlingar i akten överensstämmer med registrerade handlingar i ärendehanteringssystemet. Avvikelserna är få och åtgärdade. Intern kontrollplan 2014 omfattar två nya kontrollområden, beslutsattest av egna utlägg samt att laghänvisningarna i delegationsordningen är korrekta. Kontrollen av delegationsordningen innebär ytterligare att beslut fattas i enlighet med denna. Att avgiften till kund är rätt uträknad har utgått. Miljö- och hälsoskyddsnämnden Inga avvikelser noteras för -att uppsatta rutiner för debitering följs, -att handlingar i akten överensstämmer med registrerade handlingar i ärendehanteringssystemet. Avvikelse som noterats är att uppdrag fakturerats, -att delegationsordningen är aktuell. Brist i fakturering är åtgärdad. Rutin kommer att tas fram. Delegationsordningen kommer att uppdateras och beslutas i nämnden under Intern kontrollplan 2014 omfattar två nya kontrollområden, beslutsattest av egna utlägg samt att laghänvisningarna i delegationsordningen är korrekta. Kontrollen av delegationsordningen innebär ytterligare att beslut fattas i enlighet med denna. Kontroll av om avgiftsdebiteringar följer uppsatta rutiner har utgått.

5 Socialnämnden Inga avvikelser har noterats för - uppföljning och uppdaterings av delegationsordningar/reglementen, - att utbetalningar görs enligt delegation och rutiner avseende ekonomiskt bistånd. 5(8) Avvikelse noteras för: - biståndsbeslut, - att utredningstider på familjeavdelningen försenats, - kontrollen av statistiken i Treserva är delvis genomförd, - ramavtal följs, ny kunskap samlas men för vissa områden saknas ramavtal Intern kontrollplanen för 2014 har två kontrollområden tillkommit, Genomförandeplan vid hemtjänstinsats och genomförandeplan vid daglig verksamhet enligt LSS. Kontroll av delegationsordning har utgått. Barn- och utbildningsnämnden Nämnden har 16 rutiner för granskning varje år varav det för fyra områden sker en fördjupad granskning. För 2013 har några avvikelser noteras för: - kontroll av kontering, inskrivning och folkbokföring. Området är åtgärdat och innebar inga ekonomiska konsekvenser. Ingen avvikelse noters för det underlag den länsgemensamma databasen ger beträffande elevers skola, program, kostnader mm. Granskning avseende debitering av avgifter för förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem är framskjuten till Interna konrollplanen för 2014 kvarstår med samma fördjupade kontrollområden. Ett område har tillkommit avseende rutiner för modersmålsundervisning. Ett område har utgått avseende användning av databasen för budgetkontroll avseende gymnasieskolan. Kultur- och fritidsnämnden Inga avvikelser har noterats för bidrag till idrottsföreningar, - bidrag till fristående musikskolor. Avvikelser har noterats för - systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsmiljöplaner saknas eller är inaktuella för biblioteken, fritidsgårdarna och Träffpunkten. I intern kontrollplan för 2014 har kontroll av systematsikt brandskyddsarbete i idrottshallar, konstinventering samt kontroll av förtroendekänsliga poster tillkommit. Produktionsstyrelsen Avvikelser noteras för: - interna avtal där skriftliga avtal i många fall saknas, - osäkerhet om kunskap finns beträffande tecknande av externa avtal, - osäkerhet om de nya rutinerna för beslutsattest egna utlägg fungerar.

6 6(8) Delegationsbeslut för arbetsmiljöansvaret har upprättats under Det är oklart om det har fungerat fullt ut. För 2014 behålls kontrollområde interna avtal. Implementering av beslutsstöd, skriftliga överenskommelser mellan produktionen, rutiner för kontanthanterings samt att kommunens riktlinjer för förtroendekänsliga poster följs. För kommunen gemensamt granskningsområde Kommunstyrelsen beslutade att granskning av kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten skulle fortsätta utgöra ett för kommunen gemensamt granskningsområde Genomförd granskning är tänkt att ge en bild av hur kommunen säkerställer att nämnderna får det de beställer avseende bland annat äldreomsorg, skola och byggnationer. Det gemensamma granskningsområdet föreslås även för 2014 utgöras av kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten. Tekniska nämnden Valt område: VA och Avfallsavdelningen En aktiv dialog för att utveckla rutiner sker med nuvarande entreprenör. Förbättringspotential: Kontrollen kan förbättras genom utveckling av rutiner med rutinbeskrivningar, tydligare krav på utföraren, kompetensförbättring som beställare, extern granskning, bättre rapportering och uppföljning av avvikelser. Fastighetsnämnden Valt område: Driftsentreprenör för kommunens fastigheter Entreprenören har under en längre tid inte uppfyllt de krav och förväntningar avtalet anger. Förbättringspotential: Kontrollen kan förbättras genom att kommunen tillhandahåller felanmälningssystem, extern granskning (besiktning av utförda arbeten), bättre rapportering och uppföljning av avvikelser. Skapa ökad spårbarhet som ger underlag för kompetensutveckling. Socialnämnden Valt område: Upphandlad verksamhet avseende korttidsboende för äldre med eller utan demenssjukdom Förbättringspotential: Uppföljningsmetoder och uppföljningar behöver dokumenteras på ett enhetligt sätt. Varje uppföljning bör återges handläggarna, nämnden samt leverantören. En bra upphandling med ett tydligt avtal medför att det blir lättare att göra tydliga beställningar.

7 7(8) Kultur- och fritidsnämnden Valt område: Entreprenadavtal avseende badtjänst Förbättringspotential: Kontrollen kan förbättras genom utökad statistik beträffande badvattenkvalitet. Fördjupade samtal och frågor kring säkerhetsrutiner, bemanning och personalens utbildning. Barn- och utbildningsnämnden Valt område: Hur säkerställer vi att alla barn når läroplanens mål gällande läsutveckling? Nämnden har valt en fördjupad granskning som skiljer sig från uppdraget. Förbättringspotential: Kontrollen av att skolan faktiskt genomför insatser och följer upp resultaten på individnivå kan förbättras. Systemet för inrapportering och analysmöjligheter bör ses över. Hur kunskapsöverföringen mellan skolorna ska ske är en fråga som behöver lösas. Tillvaratagande av den tysta kunskapen genom erfarenhetsutbyte och handledning. Skoldatatekets roll som nav för specialpedagoger är avgörande för kunskapsspridning. Kommunstyrelsen I kommunledningskontorets interna kontrollplan ingår upphandlingsenheten uppföljning av bl a avtalstrohet och att LOU efterlevs. Byggnadsnämnden och Miljö- och hälsoskyddsnämnden Ingen rapportering är lämnad. Nämnderna är inga beställarorganisationer. Myndighetsutövning utförs av egen personal. Det som upphandlas avser konsultstöd i bygglovshandläggning respektive miljöjuridiska tjänster. Produktionsstyrelsen har som utförarorganisation inte omfattats av det gemensamma kontrollområdet Intern kontroll 2014 Nämnder och produktionsstyrelse har antagit interna kontrollplaner för Planerna grundas på risk-och väsentlighetsanalyser. Vad gäller kommunledningskontoret föreslås den interna kontrollplanen för 2013 kvarstå Av bilaga framgår en sammanställning av nämndernas interna kontrollplaner. Gemensamt granskningsområde, Kommunens uppföljning och kontroll av verksamheten, föreslås kvarstå s bedömning av den interna kontrollen Kommunledningskontor konstaterar att samtliga nämnder tagit fram och följt upp interna kontrollplaner för Avvikelser förekommer i någon mån på varje nämnd. Ofta är det få händelser och som i efterhand är åtgär-

8 dade. De avvikelser som avser förtroendekänsliga poster måste dock alltid tas på största allvar. I samband med årsredovisningen rapporterar nämnderna kontrollen av att syfte och deltagare finns angivna vid intern och extern representation. Det är positivt att flera nämnder arbetar aktivt med sina kontrollplaner genom att kontrollpunkter utgår när resultatet förbättrats och att nya kontrollområden tillkommer där brister befaras. För att utveckla det gemensamma kontrollområdet kommer en större arbetsinsats krävas för att det ska nå önskvärda effekter. Ett större helhetsgrepp kan därför förväntas under 2015, då det krävs extra resurser för en dylik insats. 8(8) Åsa Heribertsson Kommundirektör Ekonomichef Bilaga: Uppföljning av intern kontrollplan 2013, gemensamt kontrollområde 2013 samt intern kontrollplan 2014 Exp: Samtliga nämnder Revisorerna