Söderhamns kommun Nämnders och Bolags Internkontrollplaner 2008

Transkript

1 Söderhamns kommun Nämnders och Bolags Internplaner

2 Kommunstyrelsen...3 Kultur och samhällsutvecklingsnämnd...5 Barn och utbildningsnämnden...7 Nämnden för Lärande och Arbete...9 Socialnämnden...10 Omvårdnadsnämnden...13 Söderhamn Teknikpark AB...15 Söderhamn Vatten & Renhållning AB...16 Söderhamn Energi AB...17 Söderhamn Elnät AB

3 Kommunstyrelsen Internplan Genomföra analys av avtalstrohet mot kommunens avtalsleverantörer & Kartlägga de 10 största leverantörerna med följande urval: - Antal fakturor Omsättning 2007 Kontrollera om avtal finns inom leverantörernas område. Ekonomienheten med stöd av ingarna/ bolagen Frekvens/ tidpunkt En Klart 31/8 att Stickprovs av fakturor för avstämning mot eventuella avtal Anställningsbeslut som ej är fullständigt ifyllda/ undertecknade Utifrån handbok för anställningsbeslut Varje gång ett nytt anställnings beslut Anmälan om tjänstledighet Tillse att obligatoriska uppgifter är ifyllda Varje gång en ny ansökan om tjänstledighet 3

4 Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum åtgärden åtgärden att genomföra s? 4

5 Kultur och samhällsutvecklingsnämnd Internplan Genomföra analys av avtalstrohet mot kommunens avtalsleverantörer & Kartlägga de 10 största leverantörerna med följande urval: - Antal fakturor Omsättning 2007 Kontrollera om avtal finns inom leverantörernas område. Ekonomienheten med stöd av ingarna Frekvens/ tidpunkt En Klart 31/8 att Stickprovs av fakturor för avstämning mot eventuella avtal Anställningsbeslut som ej är fullständigt ifyllda/ undertecknade Utifrån handbok för anställningsbeslut Varje gång ett nytt anställnings beslut Anmälan om tjänstledighet Tillse att obligatoriska uppgifter är ifyllda Varje gång en ny ansökan om tjänstledighet 5

6 Handläggning av ärenden bygg- och miljö. Bevakningslistor Avdelnings chef Två gånger/år Rollbeskrivning Roller, rutiner, gränsdragningar för avdelningarna i KUSingen Förvaltn.- chef /KUS Lednings gruppens möten Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Tjänstegaranti, fem områden inom KUS Avdelning schef Våren åtgärden åtgärden att Utreda administrativa rutiner kring ärendegången mellan KUS och KS/KF Administr ativ chef Under Rutin för redovisning till nämnden av detaljplanearbetets prioriteringar,. Plan o utv chef Okt 6

7 Barn och utbildningsnämnden Internplan Genomföra analys av avtalstrohet mot kommunens avtalsleverantörer & Kartlägga de 10 största leverantörerna med följande urval: - Antal fakturor Omsättning 2007 Kontrollera om avtal finns inom leverantörernas område. Ekonomienheten med stöd av ingarna Frekvens/ tidpunkt En Klart 31/8 att Stickprovs av fakturor för avstämning mot eventuella avtal Anställningsbeslut som ej är fullständigt ifyllda/ undertecknade Utifrån handbok för anställningsbeslut Varje gång ett nytt anställnings beslut Anmälan om tjänstledighet Tillse att obligatoriska uppgifter är ifyllda Varje gång en ny ansökan om tjänstledighet 7

8 Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum åtgärden åtgärden att 8

9 Nämnden för Lärande och Arbete Internplan Personaling -anmälan om tjänstledighet & Stickprov Förvaltnings chef Frekvens/ tidpunkt 2 ggr/år att Avtal Inköp - av inköp gentemot ingångna avtal Stickprov Områdesche f 1 ggr/år (minst två typer av avtal) Diarium Stickprov Handläggare 1 ggr/år Projektprocess CFL Rapportering Verksamhet schef 2ggr/år Projektrådgivning Projektkontorer Utvärdering Områdesche f Faxepark 1 ggr/ år Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Genomföra informationssäkerhetsanalys inom varje ing och dess verksamhetssystem Justering av processförteckning Rutinbeskrivningar Ansvarig Klart datum åtgärden Förvaltningsch ef IK arbetsgruppen inom LA IK arbetsgruppen inom LA åtgärden att Delar av verksamheten har en del planerade justeringar för Ett kontinuerligt arbete 9

10 Socialnämnden Internplan Genomföra analys av avtalstrohet mot kommunens avtalsleverantörer & Kartlägga de 10 största leverantörerna med följande urval: - Antal fakturor Omsättning 2007 Kontrollera om avtal finns inom leverantörernas område. Ekonomienheten med stöd av ingarna Frekvens/tidp unkt En Klart 31/8 att Stickprovs av fakturor för avstämning mot eventuella avtal Anställningsbeslut som ej är fullständigt ifyllda/ undertecknade Utifrån handbok för anställningsbeslut Varje gång ett nytt anställningsbeslut Anmälan om tjänstledighet Tillse att obligatoriska uppgifter är ifyllda Varje gång en ny ansökan om tjänst-ledighet 10

11 socialnämnden specifikt & Utbetalning av ekon bistånd/försörjningsstöd Namnteckning ansökan Styrkt uppgift i akt om personens bankkonto Birgitta Näzell, enhetschef Frekvens/tidp unkt Stickprov månadsvis att Normberäkning är upprättad och korrekt enl rutin Ansökan är ankomststämplad RFV/CSN är beställd Hushållsbild/adressupp gifter är aktuella Beslutsfattare följer delegation Avtalshantering vid externa vårdköp Upprättad rutin följs Mona Wennergren enhetschef Vid/inför varje nytt avtal Återsök statsbidrag; Ekonomiskt bistånd Upprättad rutin följs Birgit Kallerhult vh chef En, klar Återsök statsbidrag; Barn och unga Upprättad rutin följs Ann- Christin Stolth vh chef Fullständig, 1 gång/kvartal 11

12 Familjehemshandläggning Barnavårdsutredningar/an mälan Upprättade rutiner följs Ann- Christin Stolth vh chef Mona Wennergren enh chef Stickprov månadsvis Rapport till SN halvårsvis Klart SN - 08 Hantering av andrahandskontrakt Upprättade rutiner följs avs processen enl hyreslagstiftningen Birgitta Näzell enh chef Vid/inför varje andrahandskontrakt Birgit Kallerhult vh chef Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Upprätta riktlinjer för biståndsbedömning gällande andrahandskontrakt för ungdomar/unga vuxna i syfte att nå enhetlig handläggning/biståndsbedömning Mona Wennergren enh chef Birgitta Näzell enh chef åtgärden åtgärden att Jaana Bergström enh chef Upprätta rutin för förmedling av egna medel Birgit Kallerhult vh chef Upprätta rutin för löne/ersättningsrapportering kontaktpersoner/-familjer, familjehem; hela processen fr o m beslut om placering till utbetalning Ann-Christin Stolth vh chef Birgit Kallerhult vh chef

13 Omvårdnadsnämnden Internplan Genomföra analys av avtalstrohet mot kommunens avtalsleverantörer & Kartlägga de 10 största leverantörerna med följande urval: - Antal fakturor Omsättning 2007 Kontrollera om avtal finns inom leverantörernas område. Ekonomienheten med stöd av ingarna Frekvens/ tidpunkt En Klart 31/8 att Stickprovs av fakturor för avstämning mot eventuella avtal Anställningsbeslut som ej är fullständigt ifyllda/ undertecknade Utifrån handbok för anställningsbeslut Varje gång ett nytt anställnings beslut Anmälan om tjänstledighet Tillse att obligatoriska uppgifter är ifyllda Varje gång en ny ansökan om tjänstledighet 13

14 Avgiftshantering Hela processen Avg.handl 1 g/år stickprov 10% Systematiskt Arbetsmiljöarbete Arbetsskador/tillbud - Individnivå - Förvaltningsnivå Planerade åtgärder och effekt Uppföljning statistik Vht-chef Pers.sekr 1 g/år 1 g/år Handläggning omvårdnad i hemtjänst Hela processen, från handläggning till verkställighet, uppföljning o kontinuitet. Aktdokumentation Vht-chef Hemtjänst Vårdtagare i nivå g/år Handläggning omvårdnad i äldreboende Hela processen, från handläggning till verkställighet, uppföljning o kontinuitet. Aktdokumentation Vht-chef Äldreboende + MAS 1 g/år för 10% av vårdtagare Handläggning, verkställighet, planer i handikappomsorg Handläggning, verkställighet, genomförandeplaner, säsongsamtal samt aktdokumentation Vht-chef Handikapp omsorg + MAS 1 g/år 10% av vårdtagare Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum åtgärden åtgärden att 14

15 Söderhamn Teknikpark AB Internplan Klargöra hur processen skall gå till för att sälja in föreslagna mål & Vid inplanerade träffar och möten m personal och styrelse Monica Frekvens/ tidpunkt 2ggr per år med personal och styrelse Ja delvis att 1ggn vardera m personal och styrelse genomförd. Skall ta upp det igen i höst med styrelsen Uppföljning av uppsatta mål kommer att stämmas av vid kick-off i höst för personalen, samt en strategidag med styrelsen Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Hur skall uppsatta mål följas upp Ansvari g Monica, Björn Klart datum Skapa en aktivitetslista för att stämma av utsatta mål Monica ja åtgärden åtgärden att nej ja Uppföljning av uppsatta mål kommer att stämmas av vid kick-off i höst för personalen, samt en strategidag med styrelsen 15

16 Söderhamn Vatten & Renhållning AB Interplan Införa internen som en punkt i arbetsplatsträffarna & Arbetsplatsträffarna Christina Frekvens/ tidpunkt löpande att Godkänt i extern revision avs. ISO Införa intern i internrevisionen Internrevision miljöledningssystem Christina 4 ggr/år Godkänt i extern revision avs. ISO Förmedla resultat till styrelsen Styrelsemöten Hans Hagelin 4 ggr/år Godkänt i extern revision avs. ISO Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum åtgärden Se över rutiner för dokumenthantering Christina beträffande offentliga och allmänna handlingar Hans H Kontrollera att attestreglementet efterlevs Hans H åtgärden att 16

17 Söderhamn Energi AB Internplan Planering av driftorganisation, HVC Beredning av nät för att höja driftsäkerheten i leveranserna Implementation av Kaskad 7.0 & Vid inplanerade träffar och möten m personal och styrelse Vid inplanerade träffar och möten m personal Vid inplanerade träffar och möten m personal Värmechef Frekvens/ tidpunkt att Ja Ja Går enligt plan Elchef Ja Ja Går enligt plan Ombyggnader började A C Karlsson Ja Ja Pågår Konvertering börjad Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum åtgärden Hur skall uppsatta mål följas upp Berörd chef och VD Skapa en aktivitetslista för att stämma av utsatta mål Berörd chef och VD Delvis Ja Nej Ja åtgärden att 17

18 Söderhamn Elnät AB Interplan Planering av driftorganisation, HVC Beredning av nät för att höja driftsäkerheten i leveranserna Implementation av Kaskad 7.0 & Vid inplanerade träffar och möten m personal och styrelse Vid inplanerade träffar och möten m personal Vid inplanerade träffar och möten m personal Värmechef Frekvens/ tidpunkt att Ja Ja Går enligt plan Elchef Ja Ja Går enligt plan Ombyggnader började A C Karlsson Ja Ja Pågår Konvertering börjad Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum åtgärden Hur skall uppsatta mål följas upp Berörd chef och VD Skapa en aktivitetslista för att stämma av utsatta mål Berörd chef och VD Delvis Ja Nej Ja åtgärden att 18