Internkontroll 2007 Uppföljningsrapport

Transkript

1 Intern 2007 Uppföljningsrapport

2 INTERNKONTROLLPLAN FÖR FAXEHOLMEN AB ÅR INTERNKONTROLLPLAN FÖR SÖDERHAMN ENERGI AB ÅR INTERNKONTROLLPLAN FÖR SÖDERHAMN VATTEN OCH RENHÅLLNING AB ÅR INTERNKONTROLLPLAN FÖR SÖDERHAMN TEKNIKPARK AB ÅR INTERNKONTROLLPLAN FÖR SÖDERHAMN STADSHUS AB ÅR INTERNKONTROLLPLAN KOMMUNSTYRELSEN INTERNKONTROLLPLAN FÖR KULTUR- OCH SAMHÄLLSUTVECKLINGSNÄMNDEN INTERNKONTROLLPLAN FÖR BARN- OCH UTBILDNINGSNÄMNDEN INTERNKONTROLLPLAN NÄMNDEN FÖR LÄRANDE OCH ARBETE...14 INTERNKONTROLLPLAN FÖR SOCIALNÄMNDEN ÅR INTERNKONTROLLPLAN FÖR OMVÅRDNADSNÄMNDEN ÅR

3 Internplan för Faxeholmen AB år 2007 Säkerställa upplåningsprocessen Uppdatera uthyrningsprocessen Uppdatera planen för risk & brandskydd Avstämn. Information till styrelsen Rapportering/mån till ledningsgruppen Rapportering/kvart till ledningsgruppen Frekvens/tid punkt att Ek.chef 4ggr/år Ja Ja Formella finansmöten med internbanken bör hållas. Sker nu via telefon. Marknadschef 1g/mån Ja Ja Fungerar tillfredsställande. Pågår kontinuerligt Brandskyddsansv. 4ggr/år Ja Ja Pågår enligt plan Formella finansmöten mellan internbank och VD/ekonomichef skall hållas regelbundet. 3

4 Internplan för Söderhamn Energi AB år 2007 Planering av driftorganisation, HVC Beredning av nät för att höja driftsäkerheten i leveranserna Implementation av Kaskad 7.0 Vid inplanerade träffar och möten m personal och styrelse Vid inplanerade träffar och möten m personal Vid inplanerade träffar och möten m personal Värmechef Frekvens/ tidpunkt att Ja Ja Går enligt plan Elchef Ja Ja Går enligt plan Ombyggnader påbörjade A C Karlsson Ja Ja Pågår Konvertering påbörjad Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum åtgärden Hur skall uppsatta mål följas upp Berörd chef och VD Skapa en aktivitetslista för att stämma av utsatta mål Berörd chef och VD Delvis Ja Nej Ja åtgärden att 4

5 Internplan för Söderhamn vatten och renhållning AB år 2007 Söderhamn Vatten och Renhållning AB har valt ut de processer, moment etc som ska kartläggas, eras eller utvecklas under De utgör internplanen nedan. Frekvens/ tidpunkt att Införa internen som en punkt i arbetsplatsträffarna Arbetsplatsträffarna Christina löpande Ja Ja Godkänt i extern revision avs. ISO Införa intern i internrevisionen Internrevision miljöledningssystem Christina 4 ggr/år Ja Ja Godkänt i extern revision avs. ISO Förmedla resultat till styrelsen Styrelsemöten Hans Hagelin 4 ggr/år Ja Ja Godkänt i extern revision avs. ISO Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Anpassa dokumenten i verksamhetssystemet att innefatta internen Christina åtgärden åtgärden att Klart en utförd 5

6 Internplan för Söderhamn Teknikpark AB år 2007 Söderhamn Teknikpark AB har valt ut de processer, moment etc som ska kartläggas, eras eller utvecklas under De utgör internplanen nedan. Frekvens/ tidpunkt att Klargöra hur processen skall gå till för att sälja in föreslagna mål Vid inplanerade träffar och möten m personal och styrelse Monica 2ggr per år med personal och styrelse Ja delvis 1ggn vardera m personal och styrelse genomförd. Skall ta upp det igen i höst med styrelsen Uppföljning av uppsatta mål kommer att stämmas av vid kick-off i höst för personalen, samt en strategidag med styrelsen Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Hur skall uppsatta mål följas upp Monica, Björn Skapa en aktivitetslista för att stämma av utsatta mål Monica åtgärden åtgärden att Nej ja Uppföljning av uppsatta mål kommer att stämmas av vid kick-off i höst för personalen, samt en strategidag med styrelsen ja 6

7 Internplan för Söderhamn Stadshus AB år 2007 Uppdatering av tidigare framlagt förslag Stadshus roll i beslutsprocessen Få uppdrag att göra en genomlysning av den framtida koncernuppbyggnaden Kontinuerligt följa upp behov av förändringar i ägardirektiv och bolagsordningar Frekvens/ tidpunkt att Styrelsemöte VD Ja Ja Förändringar gjorda Omarbetas, föreläggs styrelsen Styrelsemöte VD Nej Ja Fortsatt redovisning till styrelsen Styrelsemöte VD Ja Klart Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum åtgärden Hur skall uppsatta mål följas upp VD Ja Ja Skapa en aktivitetslista för att stämma av utsatta mål VD och ordförande Nej Ja åtgärden att 7

8 Internplan Kommunstyrelsen 2007 Prioriterade moment Inköps/beställnings process från beställning till betalning Anställningsbeslut som ej är fullständigt ifyllda/ undertecknade Urval av ett antal lämpliga leverantörer samt fakturor. Kartlägga processen från vem som beställer tills fakturan är betald. Avstämning mot delegationsordningar. Se nedan* Ekonomienheten Marianne Kanslisten Christina Frekve ns/tidp unkt att 31 dec Ja Kontroll är genomförd. Resultatet visar på allmänt goda rutiner vid hantering av lev.fakturor. Av de erade fakturorna var i genomsnitt 92 % hanterade enligt gällande regelverk Varje gång ett nytt anställnin gsbeslut upprättas Kontroll utförs av Personalenh eten för samtliga anställnings beslut Ca 40 % av anställningsbesluten för hela Söderhamns kommun har anmärkningar. * Personalenheten kommer att skicka ut riktlinjer om hur ett anställningsbeslut skall fyllas i samt vilka fält som är obligatoriska. Resultatet kommer att presenteras för kommunens leverantörsreskontragrupp. I de fall det kunnat påvisas felaktigheter ges ansvarig i gruppen uppdrag att se över nuvarande rutiner Utbildningar har genomförts för arbetsledare. Felaktiga beslut skickas tillbaka. Riktade informationsinsatser till områden med stor andel felaktiga beslut. Utbildningar för assistenter på vissa förvaltningar. Personalenheten avser att prioritera detta moment även år

9 Andra prioriterade åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Utbildning i riskanalys för verksamhets-/itansvariga samt systemägare/-administratörer Genomföra informationssäkerhetsanalys inom varje förvaltning och dess verksamhetssystem Utveckla rutin för att undvika att fler än en timrapport skickas in för en och samma person som delvis avser samma timmar. IT-strategen Lennart VHT-/ITansvariga Lennart meddelar vilka som är aktuella senare Personalchefen Cecilia åtgärden 31 jan Ja. Utbildning genomförd åtgärden att 31 dec Nej Under år 2008 Erforderligt IT-stöd finns tillgängligt och skall installeras så snart projekt VisIT genomförts. Planerat färdigdatum Installation planeras ske i anslutning till detta. 30 april JA Rutin håller på att utvecklas i Medvindsgruppen med representanter för Personalenheten, Omvårdnadsförvaltningen och Bemanningen 9

10 Internplan för Kultur- och samhällsutvecklingsnämnden 2007 Anställningsbeslut som ej är fullständigt ifyllda/ undertecknade Upprätta riktlinjer. Rollbeskrivning Personal redogörare Roller, rutiner, gränsdragningar för avdelningarna i kulturoch samhällsutvecklingsförvaltningen Förvaltn.- chef /KUS Underhållsplan för gator Plan finns Teknisk chef Handläggning av ärenden bygg- och miljö. Rutiner för vilka ärenden som skall rapporteras till vilken uppdragsgivare KUS, MYN och KS Bevakningslistor Policydokument Avdelnings chef Inför uppföljningsrapporterna Räddningschef Frekvens/ti dpunkt Varje gång ett nytt anställnings beslut upprättas Lednings gruppens möten Två gånger/år att Pågår Ja Riktlinjer från personalenheten har upprättats. Pågår Ja Rollfördelningen förtydligas genom det arbete som pågår i ledningsgruppen inför mål Konteringar förtydligas och rutiner implementeras. Ja Klart Utökad ram begärd Långsiktig plan finns. Ja En bevakningslista är framtagen och den är under bearbetning. Nästa lista tas fram i slutet av året. Klart 2007 Pågår Ja Policydokument Diskussion om vilka områden som skall hantera s av de olika politiska instanserna förs. 10

11 forts. Internplan för Kultur- och samhällsutvecklingsnämnden 2007 Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Genomföra informationssäkerhetsanalys inom varje förvaltning och dess verksamhetssystem IT-strateg 31 dec 2007 åtgärden åtgärden att Klart Inventering av säkerhetssystem och säkerhetsnivåer utförd 11

12 Internplan för Barn- och utbildningsnämnden 2007 Trafiksäkerhets miljö inför skolstart Inkomst för barnomsorsavgifter Administration kring barn/elever - skolpliktsbevakning Anställningsbeslut Information-IT säkerhet Avstämningsmöte med rektorer Kontroll mot Skatteverket Kontroll mot KIR Beslut ifyllda enligt riktlinjer från personalkontoret* Påbörja informationssäkerhetsanalys av förvaltningens verksamhetssystem Skolskjutshandläggare Förvaltning schef Skoladmini stratör Resp skoladminis tratör Förvaltning schef Frekvens/ tidpunkt Före skolstart Årligen under våren 1 gång/ vecka Varje gång ett nytt anställnings beslut upprättas att Ja 14/8 Frågor kunde sorteras utifrån ansvar och befogenhet Nej Inte under 2007 pga av att det tar för mycket personalresurs Ja Ja Vi har hittat en rad felaktiga anställningsbeslut 2007 Nej Tidsplan finns i väntan på programvara. Flytta den årliga träffen till juni Utbildning för skoladministratörer 5/10 Systemägare och systemförvaltare har genomgått utbildning Väntar på dataprogram * Personalenheten kommer att skicka ut riktlinjer om hur ett anställningsbeslut skall fyllas i samt vilka fält som är obligatoriska. 12

13 forts. Internplan för Barn- och utbildningsnämnden 2007 Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Hantering av sekretessbelagda handlingar Rekvisioner Samverkanssystemet Internkont rollgrupp Internkont rollgrupp Förvaltningschef åtgärden åtgärden att Påbörjad Ja, senast 30 nov Ja Flödesschema gjord Riktlinjer för hantering av sekretessbelagda handlingar Ja, pågår Ja Utbildning tillsammans med fackliga företrädare i feb samt december Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Rehabdatabas Administrativa övergångar ex förvaltningskontorområde Bitr. förv.chef Internkont rollgrupp åtgärden åtgärden att Nej Förmodligen inte under året pga av att vi tittar på ett kommungeme nsamt system Ja Träffar mellan förvaltningskontorets och områdenas administrativa personal 13

14 Internplan nämnden för lärande och arbete Introduktionsprocess/ Handlingsplaner Dokumentation (handlingsplan och noteringar i Ampax) Att handlingsplanerna efterföljs Redovisning genomgång Löpande enligt gällande arbetsbeskrivning Stickprov Utredning/ genomläsning Handläggare IME Handläggare resurscentrum (annan än för ärendet ansvarig) Frekvens/ tidpunkt att Varje kvartal ja ja Ingen anmärkning 2 gånger per år Ja Ja Kontroll har gjorts via stickprov på samtliga program. En klar förbättring gentemot förra mättillfället, dock ej helt tillfredsställande. Fortsatt dialog i personalgruppen runt vikten av att kontinuerlig dokumentation görs. Informations-/IT säkerhet Anställningsbeslut Efterlevnad. Under utveckling Korrekt ifyllda och undertecknade enlig riktlinjer under utveckling* IT-ansvarig - nej ja - In väntar delvis centralt arbete Kontinuerligt ja ja Mindre justering gjorda Öka kännedom och informationen om anställningsbesluten. Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Genomföra informationssäkerhetsanalys inom varje förvaltning och dess verksamhetssystem Utveckling av verktyg Rutinbeskrivningar Justering av processförteckning Personalredogörare VHT-/ITansvariga IK arbetsgruppen inom LA IK arbetsgruppen inom LA IK arbetsgruppen inom LA åtgärden åtgärden att 2007 pågår I samarbete med övriga förvaltningar i kommunen 2007 ja För 2007 vidkommande är denna aktivitet klar inför 2008 kommer troligen nya åtgärder göras pågår Ett kontinuerligt arbete 2007 Pågår Delar av verksamheten har en del planerade justeringar för 2007 kvar att göra 14

15 Internplan för Socialnämnden år 2007 Nämnden har valt ut de processer, moment etc som ska kartläggas, eras eller utvecklas under De utgör internplanen nedan. Anställningsbeslut Beslut ifyllda enligt riktlinjer från personalkontoret* Meja Djurfelter, assistent Frekvens/ti dpunkt Varje gång ett nytt anställningsb eslut upprättas att Ja. OK. Andra åtgärder inom intern Utbetalning av ekon bistånd/försörjningsstöd Namnteckning på ansökan Birgitta Näzell, enhetschef Stickprov månadsvis Ja. OK. Styrkt uppgift i akt om personens bankkonto Ja. OK. Normberäkning är upprättad och korrekt enl rutin Ja. OK Ansökan är ankomststämplad RFV är beställd Ja. Ja OK OK Hushållsbild/adressupp gifter är aktuella Ja Avvikelse finns Ny modul i Procapita Beslutsfattare följer delegation Ja OK Avtalshantering vid externa vårdköp Upprättad riktlinje följs Mona Wennergren enhetschef Vid/inför varje nytt avtal Ja Avvikelse finns Rutinen är förtydligad * Personalenheten kommer att skicka ut riktlinjer om hur ett anställningsbeslut skall fyllas i samt vilka fält som är obligatoriska. 15

16 forts. Internplan för Socialnämnden 2007 Andra åtgärder inom intern Utvecklingsåtgärder inom intern Ansvarig Klart datum Genomföra informationssäkerhetsanalys inom varje förvaltning och dess verksamhetssystem VHT-/IT-ansvariga Lennart meddelar vilka som är aktuella senare åtgärden åtgärden att 2007 Ja Avvaktar vidare instruktioner från KS Upprätta rutin för förmedling av egna medel verksamhetschef 2007 Nej Ja Skall färdigställas senast dec 2007 Upprätta rutin för löne/ersättningsrapportering kontaktpersoner/-familjer, familjehem; hela processen fr o m beslut om placering till utbetalning verksamhetschefer för enheterna verksamhetsstöd resp. barn-och unga 2007 Påbörjad Ja Skall färdigställas senast dec

17 Internplan för Omvårdnadsnämnden år 2007 Handkassa Utvecklingssamtal Systematiskt arbetsmiljöarbete Handläggning omvårdnad i hemtjänst Handläggning Omvårdnad i äldreboende Hela processen. Genomgång efterlevnad av reglemente Antal genomförda utvecklingssamtal och upprättade handlingsplaner I december enl årshjul, Verksamhetsuppföljning Typ av arbetsskada/ tillbud samt åtgärd Verksamhetsuppföljning Hela processen från handläggning till verkställighet/ uppföljning och kontinuitet. Granskning av akter/ journaler + blankett hos alla vårdtagare i nivå Hela processen från handläggning till verkställighet/ uppföljning och kontinuitet Granskning av akter/ journaler + blankett hos 10 % av vårdtagarna. Förvaltn. ekonom Förvaltn. chef samt verksamhetschef Verksamhets chef Verksamhets chef hemtjänst Verksamhets chef Äldreboende + VC hemtjänst - Västerb. MAS Frekvens/ tidpunkt att 1 gång/år Pågår Ja Vid verksamhetsuppföljning 1 gång/år 1 gång/år 1 gång/år hösten gång/år hösten 2007 Pågår Ja Vid verksamhetsuppföljning Pågår Ja Vid verksamhetsuppföljning Pågår Ja Vid verksamhetsuppföljning Pågår Ja Vid verksamhetsuppföljning 17

18 forts Internplan för Omvårdnadsnämnden år 2007 Handläggning, verkställighet, planer och dokumentation Inom handikappomsorg Anställningsbeslut IT-säkerhet Handläggning, verkställighet, genomförandeplaner/säsongs samtal samt omvårdnadspersonalens dokumentation i akter. Granskning av: - LSS-HL:s utredningar och beslut - LSS-EC:s verkställighet o genomförande-planer (10% nya ärenden) - Omvårdnadspersonalens dokumentation i planer o akter (40 vårdtagare) Beslut ifyllda enligt riktlinjer från personalkontoret* Efterlevnad av informations- /IT-säkerhet. Genomföra informationssäkerhetsanalys Verksamhet schef Handikappomsorg MAS Assistent/ personalredogörare förvaltningskontoret Förvaltning schef ITsamordnare Frekvens/ tidpunkt 1 gång/år hösten 2007 Varje gång ett nytt anställningsbeslut upprättas 1 gång/år att Pågår Ja Vid verksamhetsuppföljning Pågår Ja Riktlinjer från september Påbörj ad Nej Ny utbildning planeras(ks) * Personalenheten kommer att skicka ut riktlinjer om hur ett anställningsbeslut skall fyllas i samt vilka fält som är obligatoriska. 18