G A L L R I N G S B E S L U T

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 2000:3 SID 1 (1) G A L L R I N G S B E S L U T 2000:3 Nämnd/styrelse S:t Erikshälsan AB SSA dnr /00 Beslutets huvudsakliga innehåll Gallring av administrativa och ekonomiadministrativa handlingar, samt av periodiska hälsoundersökningar, nyanställningsundersökningar och sjukgymnastjournaler. Övriga handlingar i ärendet Gallringsframställan från S:t Erikshälsan Yttrande från Revisionskontoret Yttrande från Juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Anm Beslutande samt datum för beslut Rolf Hagstedt Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 Stockholms stadsarkiv DNR /00 SID 1 (5) S:T E RIKSHÄLSANS GALLRINGS- FRAMSTÄLLAN Inledning Stiftelsen S:t Erikshälsan bildades i juli Dessförinnan sköttes personalhälsovården för Stockholms stads anställda av Personal- och organisationsförvaltningen. I januari 1998 ombildades stiftelsen till ett bolag. Detta inverkade i ringa utsträckning på arkivbildningen, som därför fortsatte oförändrad. Det kommunala bolaget S:t Erikshälsan såldes i oktober 1999 till det privatägda företaget Celero support. S:t Erikshälsans avslutade arkiv levererades under hösten 1999 till Stadsarkivet. I februari år 2000 inkom S:t Erikshälsan med en gallringsframställan som utarbetats av Maria Bring, när hon arbetade som projektanställd arkivarie vid bolaget, och sedan kompletterats och justerats av Susanne Lager, också hon projektanställd arkivarie vid bolaget.. Gallringsframställan Gallringsframställan består av följande avdelningar: administration, ekonomi och företagshälsovård. I avdelningen administration ingår även personalhandlingar. Framställan omfattar handlingar från såväl stiftelsen som bolaget S:t Erikshälsan. Remissinstansernas synpunkter Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har beretts möjlighet att yttra sig över framställan. Juridiska avdelningen finner inte några lagliga hinder mot att gallra i enlighet med förslaget. Revisionskontorets har lämnat önskemål om förlängning av vissa gallringsfrister och noterat att huvudboken inte ska gallras, utan bör bevaras. Dessa synpunkter har beaktats och framställan har omarbetats i enlighet med Revisionskontorets önskemål. Stadsarkivets synpunkter I gallringsframställans avdelning administration förekommer löneadministrativa handlingar vilka omfattas av Stadsarkivets gallringsbeslut 1999:5. Följande handlingar korrigeras i enlighet med Stadsarkivets gallringsbeslut 1999:5: Gallras efter 3 år: -ansökan om föräldraledighet -ledighetsansökningar -t/a-uppgifter -telefonersättning -tjänsteresor med egen bil B OX S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: 08/ , F AX: 08/

3 Gallras 2 år efter att slutligt besked om tjänstepension inkommit: -preliminärt besked om garantipension DNR /00 SID 2 (5) Gallras efter 10 år: -lönefördelningsbok -sammanträdesrapport -reseräkning -närvarolistor vid styrelsemöten -tjänstgöringsrapport I övrigt finner Stadsarkivet att de föreslagna gallringsfristerna under rubriken administration inte strider mot Arkivlagen 3. Stadsarkivet har inte heller något att erinra mot den föreslagna gallringen under rubriken ekonomi. Eftersom S:t Erikshälsan inte var anslutet till stadens gemensamma system EDIT/EMIL, utan skötte sin ekonomiredovisning i systemet Frida, är Stadsarkivets gallringsbeslutet 1997:8 tillämpligt på S:t Erikshälsans ekonomiredovisning. Några avvikelser från detta gallringsbeslut i gallringsframställan har inte kunnat noteras. Under rubriken företagshälsovård behandlas de handlingar som tillkommit i S:t Erikshälsans kärnverksamhet. Merparten, som består av patientjournaler på papper och i digital form, psykologjournaler och hörseljournaler, föreslås bevaras. Tre journalserier, periodiska hälsoundersökningar, nyanställningsundersökningar och sjukgymnastjournaler, föreslås dock kunna gallras i sin helhet. I bedömningen av möjligheten att gallra dessa journalserier har utgångspunkten tagits i Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy. I gallringsframställan föreslås att de periodiska hälsoundersökningarna skall gallras efter 10 år. I framställan anges att journalerna innehåller information som kan vara av värde när det gäller exempelvis riskgrupper, men de borde ändå kunna gallras efter 10 år. Serien består av 8 hyllmeter och spänner ungefär över åren Handlingarna är primärt sorterade efter hälsovårdscentral och ofta, men inte alltid, efter vilken förvaltning den berörde tillhört. Den inre sorteringsordningen varierar mellan alfabetisk och efter födelsedag. Ibland tycks inre sorteringsordning helt saknas. Hälsoundersökningarna har gjorts på såväl kommunala som statliga förvaltningar. Man har frågat de anställda om den psykosociala arbetsmiljön och t.ex. gjort kemiska blodanalyser, hjärtriskindex (vikt, längd, blodfettsmätningar), mätt triglycerider, tagit urinprov, mätt blodtryck och gjort blodsockermätningar. Det finns mellan fem och sex olika blankettyper som har använts vid denna typ av undersökningar. De efterfrågade uppgifterna är snarlika, men kan skilja sig åt beroende på vilken blankett hälsovårdscentralen använt. Det finns egenskaper i materialet som talar för ett bevarande: uppgifterna är unika; de har god datakvalitet; det består av obearbetade data, d.v.s. låg aggregationsnivå; och journalerna kan knytas till personer med både namn och personnummer. Mot ett bevarande talar dock bristen på kontinuitet och överblickbarhet. Olika hälsocentraler har använt olika blanketter och undersökt olika förhållanden (allt från psykosociala frågor till blodvärden). Någon periodicitet har inte kunnat noteras i undersökningarna. Förvaltningarna har

4 DNR /00 SID 3 (5) erbjudit de anställda att genomgå en hälsoundersökning och de anställda har kunnat välja att avstå eller att acceptera erbjudandet. Det namn som ibland framkommer i journalserien, riktade hälsoundersökningar, beskriver bättre seriens karaktär. Även materialets representativitet i fråga om hälsotillståndet bland stadens anställda kan därför ifrågasättas. Skiftande sorteringsordningar och avställningsperioder försvårar sökning och minskar överblickbarheten. De periodiska hälsoundersökningar som finns i Personal- och organisationsförvaltningens arkiv är av liknande karaktär, men består endast av ett par pärmar. Det alltså inte fråga om en serie med lång kontinuitet. Av dessa skäl bedöms serien kunna gallras. Den föreslagna gallringsfristen, 10 år, synes vara en lämplig tid, eftersom den undersöktes intresse av uppgifter om sin hälsoundersökning då i regel tycks ha avklingat. Nyanställningsundersökningar är också en typ av journal som förekommer i S:t Erikshälsans arkiv och som föreslås kunna gallras efter 3 år. Det finns c:a sex hyllmeter nyanställningsundersökningar, eller hälsodeklarationer, som de också kallas. Handlingarna omfattar åren Journalerna är sorterade efter hälsovårdscentral, förvaltningsvis samt i huvudsak efter dag, månad och år. (I vissa fall alfabetiskt sorterade efter efternamn). Två olika blanketter har använts, vilka den undersökte själv fått fylla i. Där efterfrågas sjukdomshistoria och livsstil såsom rökning, alkoholintag och motionsvanor. Till detta har fogats ett utlåtande från läkare eller sjuksköterska om den sökandes lämplighet och ibland ett remissvar från skärmbildsundersökning. För yrkesgrupper som har kontakt med livsmedel har en särskild blankett för kontroll av personal i viss livsmedelshantering använts. Samtliga förvaltningar är inte representerade. Liksom i fråga om de periodiska hälsoundersökningarna är uppgifterna unika, har god datakvalitet, består av obearbetade data och journalerna kan knytas till personer med både namn och personnummer. Även i fråga om denna journaltyp talar bristen på överblickbarhet mot ett bevarande. Skiftande sorteringsordningar och avställningsperioder försvårar sökning och minskar överblickbarheten. Vad som också talar mot ett bevarande är bristen på representativitet. Endast ett begränsat antal av stadens förvaltningar finns representerade i materialet. Nyanställningsundersökningen innehåller inte uppgifter som kan användas inom arbetsmiljöforskningen, eftersom den hälsa som mäts inte är kopplad till någon arbetsplats eller något yrke, utan till den individ som önskar börja arbeta på en arbetsplats. Som en bild av befolkningens allmänna hälsotillstånd är urvalet inte heller representativt. Även nyanställningsundersökningar finns i Personal- och organisationsförvaltningens arkiv. Det saknas dock en sammanhängande serie av nyanställningsundersökningar. Journaltypen har istället ofta sorterats in i den huvudsakliga patientjournalserien. Inte heller i fråga om denna journaltyp är det därför fråga om en serie med lång kontinuitet. Även denna serie bör därför kunna gallras. Den föreslagna gallringsfristen är 3 år. Det är den kortast möjliga gallringsfristen för patientjournaler enligt Patientjournallagen 8. Denna gallringsfrist synes vara väl kort, eftersom individens intresse av att ta del av uppgifter och utlåtanden i undersökningen då ännu inte tycks ha avklingat. (Uppgifterna i

5 DNR /00 SID 4 (5) journalerna efterfrågas fortfarande av berörda patienter under denna tidsperiod). En lämpligare gallringsfrist är, liksom i fråga om de periodiska hälsoundersökningarna, 10 år. Slutligen har serien av sjukgymnastjournaler föreslagits kunna gallras efter 10 år. Det finns drygt två hyllmeter sjukgymnastjournaler. De är sorterade efter hälsovårdscentral och efter den berördes efternamn i alfabetisk ordning. På Stadshagens hälsovårdscentral har i huvudsak en och samma blankett använts. De andra blankettyper som förekommer innehåller i regel samma uppgifter som den huvudsakliga blanketten. De uppgifter som kan fyllas i på blanketten är: diagnos, internremitterande läkare, anamnes, aktuellt, status, bedömning, mål och åtgärd. Som bilaga till journalerna finns även remisser ( Hänvisning sjukvårdande behandling ). Viss korrespondens om patienter kan också återfinnas i journalerna. På Hornstulls hälsovårdscentral har man använt olika typer av journalblanketter, och ofta bara skrivit ner svårtydbara uppgifter i svag blyerts på blad som rivits ur ett anteckningsblock (av dålig papperskvalitet). Journalerna är av den anledningen svåra att söka i, men förefaller vara alfabetiskt sorterade. På Serafens hälsovårdscentral är sjukgymnastjournalernas utseende liknande. De består i regel av blyertsanteckningar på papper av dålig kvalitet. Uppgifterna på journalbladen är mycket knapphändiga. Journalerna är alfabetiskt sorterade men avställningsrutinerna är oklara, vilket försvårar återsökning. Varje sjukgymnast tycks ha haft sin egen pärm och ställt av vid olika tidpunkter. Liksom i fråga om de två ovan behandlade journaltyperna är aggregationsnivån låg. Uppgifterna i journalerna är enligt gallringsframställan inte unika, då sjukgymnasterna gjort anteckningar, s.k. daganteckningar, i huvudserien Patientjournaler om behandlingen. För patientens vidkommande finns således uppgifterna kvar även om serien gallras. Sammanställningen av sjukgymnastjournalerna är dock en unik uppgiftssammanställning. Serien har inte någon lång kontinuitet, c:a 10 år. I det material som härrör från den tid då Personal- och organisationsförvaltningen skötte personalhälsovården finns inte någon särskild serie med sjukgymnastjournaler. Det finns inte heller någon kontinuitet i vilka uppgifter som noterats i journalen av sjukgymnasterna. Varje sjukgymnast tycks ha använt ett individuellt system för journalföring. Datakvaliteten är mycket låg: dåligt papper och svaga blyertsanteckningar. Representativiteten i materialet torde vara låg, eftersom det inte kan uteslutas att en anställd med smärttillstånd vänder sig till andra vårdgivare. Slutligen är överblickbarheten låg, p.g.a. skiftande rutiner för avställning och sortering. Även denna serie bör mot bakgrund av detta kunna gallras och en tioårig frist är en rimlig tid. F örslag till beslut Stadsarkivarien föreslås besluta att gallring medges hos S:t Erikshälsan i enlighet med bilaga till denna promemoria, med undantag för de ändringar som gjorts i denna

6 DNR /00 SID 5 (5) promemoria i fråga om löneadministrativa handlingar och gallringsfristen för nyanställningsundersökningar. Annika Rodhe arkivarie