G A L L R I N G S B E S L U T 2002:3. Nämnd/Förvaltning Kommunal vuxenutbildning, Utbildningsnämnden

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 2002:3 DNR /02 SID 1 (1) G A L L R I N G S B E S L U T 2002:3 Nämnd/Förvaltning Kommunal vuxenutbildning, Utbildningsnämnden SSA dnr /02 Beslutets huvudsakliga innehåll - Svar på nationella prov i samtliga ämnen och kurser utom svenska, som genomförs inom den kommunala vuxenutbildningen, gallras 5 år efter provtillfället, - Svar på nationella prov i svenska som genomförs inom den kommunala vuxenutbildningen bevaras, - Resultatsammanställningar bevaras, samt - Svar på nationella prov i samtliga ämnen och kurser som genomförs vid Frans Schartaus vuxengymnasium (typskola) bevaras. Övriga handlingar i ärendet Gallringsframställan från Utbildningsförvaltningen Yttrande från Revisionskontoret Yttrande från Juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Anm Vid verkställande av gallring skall största försiktighet iakttas då proven kan omfattas av sekretess enligt sekretesslagen 4 kap. 3. Beslutande samt datum för beslut Rolf Hagstedt Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2

3 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /02 SID 1 (8) PROMEMOMRIA Bevarande och gallring av svar på nationella prov i kommunal vuxenutbildning (komvux) ÄRENDET Utbildningsförvaltningen inkom den 1 juli 2002 med en gallringsframställan avseende nationella prov inom Stockholms stads kommunala vuxenutbildning (komvux). Förvaltningens framställan innehåller ett förslag till gallring av elevers svar på nationella prov i samtliga ämnen och kurser utom svenska. Av forskningshänsyn föreslås att proven i svenska bevaras vid samtliga skolenheter inom komvux samt att ett vuxengymnasium väljs till typskola för bevarande av prov i övriga ämnen. BAKGRUND Allmänt om nationella prov Med början år 1995 infördes ett nationellt provsystem inom det svenska skolväsendet, som ersatte standardprov inom grundskolan och centrala prov inom gymnasieskolan. Syftet med de nationella proven är att stödja lärares diagnosticering och betygssättning av elevers kunskap, för att skapa förutsättningar för enhetliga bedömningsgrunder över landet. Skolverket har det övergripande ansvaret för det nationella provsystemet. Proven består av kursprov i den gymnasiala utbildningen, ämnesprov för skolår 5 och 9 samt skolår 10 i specialskolan, diagnostiskt material för skolåren före skolår 6 och för skolåren 6 t.o.m. 9 samt prov i svenska för invandrare (sfi). På grundskole- och gymnasienivå, liksom inom den kommunala vuxenutbildningen, genomförs proven i följande ämnen: svenska/svenska som andraspråk, engelska och matematik. Skolverket tillhandhåller även en provbank för kursprov i bl.a. franska och tyska. Sedan 1997 samlar Skolverket, i samarbete med SCB, varje termin/läsår in ett slumpmässigt och för landet representativt urval av provresultaten, för närvarande gäller det endast resultat från gymnasieskolans nationella kursprov. Insamlingen ska ge underlag för uppföljning och utvärdering av kvalitet och likvärdighet i skolväsendet, forskning samt för utveckling av nya prov. SCB för dessutom ett nationellt komvuxregister med uppgifter om elevers studietimmar, betyg m.m. Nationella prov inom kommunal vuxenutbildning Kommunal vuxenutbildning inrättades 1968 för att ge utbildning till de vuxna som saknar kunskaper motsvarande grundskolan eller gymnasieskolan. Behörig för att läsa på B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

4 DNR /02 SID 2 (8) Komvux är den som fyllt 20 år eller har slutfört minst tvåårig gymnasieutbildning. Till kommunal vuxenutbildning räknas grundläggande respektive gymnasial vuxenutbildning samt påbyggnadsutbildningar. Förutom komvux finns andra skolformer som riktar sig till vuxna; exempelvis särvux, svenska för invandrare och Kunskapslyftet, vilka dock inte berörs i den aktuella gallringsframställan infördes nationella prov i Stockholms stads kommunala vuxenutbildning. Sedan dess har vuxenutbildningen genomgått stora förändringar, exempelvis har den ämnesrelaterade undervisningen övergått till att bli kursrelaterad (med kurser i ämnen som bygger på varandra) i likhet med t.ex. ungdomsgymnasiets undervisning. Antalet vuxenstuderande har dock stadigt minskat under perioden , från drygt till drygt individer. För den gymnasiala vuxenutbildningen är motsvarande siffror drygt respektive drygt individer. Detta skall jämföras med det totala antalet elever vid ungdomsgymnasier som 1997 uppgick till drygt och 2001 till drygt elever. Läsåret 2000/2001 förlades den kommunala vuxenundervisningen i Stockholm till fem vuxengymnasier, tio gymnasieskolor och en grundskola. Utbildningsanordnare var kommunen eller upphandlade externa aktörer. Tidigare gallringsbeslut Stockholms stads gallringsbeslut för nationella prov För svar på nationella prov i Stockholms stad skolor finns särskilda föreskrifter om bevarande och gallring (SSA 1997:6). Enligt Stadsarkivets beslut skall huvuddelen av ungdomsgymnasiernas prov gallras 5 år efter provtillfället. För att begränsa de informationsförluster gallringen åstadkommer och erbjuda framtida forskning ett representativt urval, skall härutöver vissa prov undantas från gallring. Till de handlingar som skall bevaras hör svar på nationella prov i svenska vid samtliga skolenheter liksom svar på samtliga nationella ämnes- och kursprov vid ett antal typskolor. Även svar på nationella prov som genomförs inom den kommunala vuxenutbildningen (komvux), särvux och svenska för invandrare (sfi) skall bevaras i sin helhet. Urvalsbevarande Att bevara begränsade urval av arkivhandlingar har flera syften: Ett är att mildra gallringens effekter i form av informationsförluster, ett annat att tillfredsställa forskningens behov av ett representativt statistiskt material eller möjliggöra kvalitativ forskning på individbaserad nivå. Vid den tidpunkt då Stadsarkivets gallringsbeslut fattades, var utgångspunkten att antalet komvuxstuderande var alltför begränsat för att de nationella proven skulle kunna gallras i samma utsträckning som ungdomsgymnasiernas prov. Det ansågs att om gallring tilläts skulle återstoden av provmaterial inte erbjuda ett tillräckligt representativt urval för framtida forskning. Inte ens om provsvaren från Stockholms samtliga vuxenstuderande

5 bevarades, skulle elevantalet motsvara en betryggande populationsstorlek ur representativitetssynpunkt. DNR /02 SID 3 (8) I analogi med de tidigare besluten om bevarande och gallring av student- och realskrivningar (AN 255; , AN 251; ) respektive standardprov och centrala prov (AN 1991:10) skall svar på prov i svenska bevaras av samtliga skolor i Stockholms stad. Anledningen till detta är ämnets särställning som modersmål. Genom att bevara dessa prov möjliggörs forskning om elevers språkutveckling och språkbehandling samt förändringar av desamma, samtidigt som det skapas förutsättningar för mer individbaserade studier av elevers samhällssyn, värderingar m.m. Det faktum att uppsatser och prov i svenska har bevarats sedan lång tid tillbaka vid Stockholms skor har skapat långa och för forskningen eftersträvansvärda tidsserier. Nationella gallringsråd för skolväsendets handlingar hos kommuner och landsting Stockholms stads gallringsbeslut (SSA 1997:6) ansluter i allt väsentligt till de nationella gallringsråd, som har publicerats i Riksarkivets författningsserie: Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar i kommunernas och landstingens skolväsendes arkiv (RA-FS 1994:8, ändr. RA-FS 1997:2). Skillnaden mellan de nationella råden (RA-FS 1994:8, ändr. RA-FS 1997:2) och Stockholms stads gallringsbeslut (SSA 1997:6) är att det senare innebär ett utökat bevarande av de nationella proven. Där gallringsråden förespråkar ett regionalt urvalsbevarande i de länsvisa intensivdataområdena samt i några av landets kommuner, är Stockholms stads gallringsbeslut exempel på ett urvalsbevarande genom s.k. typurval. I Stockholm har sammanlagt fjorton typskolor på grundskole- och gymnasienivå valts ut för att representera olika geografiska områden, linjeval eller för att de tidigare varit typskolor för bevarande av student- och realskrivningar. Gemensamt för typskolorna är att de skall bevara de nationella proven i sin helhet, d.v.s. inte bara i svenska utan i samtliga ämnen och kurser. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Revisionskontoret: Revisionskontoret har meddelat att de inte har något att erinra beträffande Utbildningsförvaltningens gallringsframställan och förslaget till bevarande och gallring av nationella prov inom komvux. Juridiska avdelningen: Juridiska avdelningen utgår från att förslaget till bevarande och gallring av nationella prov inom komvux har stämts av med Riksarkivet med hänsyn till Riksarkivets allmänna råd beträffande gallring inom vuxenutbildningen och har därför inget att erinra mot förslaget.

6 DNR /02 SID 4 (8) Avdelningen poängterar dock i sitt svar att sekretess enligt sekretesslagen 4 kap. 3 fortfarande kan omfatta de prov, där svaren avses att gallras. Sekretessbestämmelsen avser att skydda s.k. standardiserade prov (prov som upprepas) så länge samma provhandlingar används. Någon tidsbegränsning är därför inte angiven i lagen. De skriftliga provsvaren är som regel inte offentliga. I vissa fall torde det emellertid inte gå att särskilja svaren från frågorna, varför sekretess kan komma att omfatta även provsvaren. Vid en begäran om utlämnande måste därför en prövning ske i varje enskilt fall huruvida provsvaren omfattas av sekretess eller ej. Vid gallring behöver en sådan sekretessprövning inte göras, under förutsättning att skolorna utgår ifrån att samtliga provsvar kan vara sekretesskyddade och därför iakttar största försiktighet när gallringen skall verkställas, så att inte uppgifter sprids till obehöriga. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Utbildningsförvaltningens motivering till gallring av komvux nationella prov Ett antal gymnasieskolor och vuxengymnasier i Stockholm har lagts ned och under ledning av Utbildningsförvaltningens arkivfunktion pågår arbetet med att avsluta skolornas arkiv. I samband härmed har det visat sig att andelen nationella prov för komvux del upptar ca två tredjedelar av skolornas totala arkivbestånd. Detta faktum lyfts fram i förvaltningens gallringsframställan med motiveringen att det är ovanligt att en enstaka serie upptar en så hög andel av ett arkivbestånd. Som förklaring anges omstruktureringen av komvux verksamhet från ämnes- till kursrelaterad, vilken inneburit ett väsentligt större antal nationella prov. Detta har i sin tur lett till ökade förvaringsbehov. Förvaltningen poängterar att de merkostnader som förvaringen på sikt leder till samt de ökande arbetsinsatserna för arkivering, knappast uppvägs av eller kan motiveras av forskningens informationsbehov. Vidare hänvisar förvaltningen till Riksarkivets allmänna råd där motsvarande handlingar inom ungdomsgymnasiet bedömts som gallringsbara. Enligt förvaltningen finns det inga skäl som motiverar att vuxenutbildningens nationella prov ---bedöms olika och har högre status än ungdomsgymnasiets likvärdiga handlingar. Det varnas även för kommande konkurrensutsättning av vuxenutbildningen med externa aktörer utan lagstadgad skyldighet att bevara handlingar. Den bevarandeplan på nationell nivå som Riksarkivet eftersträvat kan härigenom komma att spolieras. Stadsarkivets synpunkter på gallring av komvux nationella prov Kontakter i ärendet har tagits med Riksarkivets representant för de kommunala arkivfrågorna när de allmänna råden för det kommunala skolväsendet skulle kompletteras med serien nationella prov föreslogs ett totalt bevarande av de nationella prov som genomfördes inom komvux, särvux och svenska för invandrare. Orsaken var, som tidigare nämnts, att provmängden bedömdes vara alltför liten för att möjliggöra gallring. En sådan gallring ansågs väsentligt inskränka forskningens behov av information. Det var således inte handlingarnas informationsinnehåll som motiverade att prov inom

7 komvux m.fl. skolformer bevaras i sin helhet medan motsvarande prov inom ungdomsgymnasiet enbart bevaras i urval. DNR /02 SID 5 (8) Synpunkter har även inhämtats från sakkunniga inom Skolverket. Enligt Skolverkets erfarenheter använder sig de vetenskapliga forskningsdisciplinerna i liten utsträckning av det provmaterial som arkiveras på kommunal nivå. Snarare tar forskningen sin utgångspunkt i det insamlade provmaterialet, d.v.s. provresultaten i sammanställd form. Detta material förvaras av provkonstruktörerna vid ett antal universitetsinstitutioner. Utbildningsförvaltningen har på anmodan lämnat kompletterande information till gallringsframställan, beträffande seriens årliga tillväxt, tidsomfattning etc. Genom kartläggning av mängden prov i arkiven från Utbildningsförvaltningen, liksom föregångaren ARUF samt ett antal vuxengymnasier, beräknas den årliga tillväxten per arkivbildare till ca 1,5-2 hyllmeter. För de fem vuxengymnasier som fanns under läsåret 2000/2001 betyder det en total årlig tillväxt på maximalt 10 hyllmeter. Variationen är dock stor mellan de olika skolorna. Med något undantag finns serien representerad från år 1997 och framåt. Beträffande konkurrensutsättningen av vuxenutbildningen har det sedemera framgått att bevarande/gallring av de nationella proven sannolikt kommer att regleras genom avtal mellan Utbildningsförvaltningen och de externa kursanordnarna. Detta innebär att Utbildningsförvaltningens gallringsframställan och motiveringen till gallring i just detta avseende inte längre får anses relevant. Kriterier för bevarande och gallring med hänsyn till forskningens intressen Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy Stadsarkivet skall vid bedömningen av myndigheters förslag till gallring av arkivhandlingar, utgå från arkivlagens bevarandekrav samt ta särskild hänsyn till forskningens behov. Utgångspunkten är de kriterier för bevarande och gallring som anges i Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy (1995): Dokumentation av verksamheten: Svar på de nationella proven har ett direkt samband med den verksamhet som komvux bedriver genom att de utgör mått på elevernas kunskaper och ställer dem i relation till de mål som är satta för undervisningen. Resultatet av proven kan härigenom ge en direkt bild av verksamheten, dess effektivitet etc. De enskilda skolenheterna har dock små möjligheter att påverka provens utformning och inriktning eftersom meningen med proven är att de ska vara standardiserade. Proven syftar till att ge en rikstäckande helhetsbild av kunskapsnivåer samtidigt som de ska ge såväl den enskilda skolan som kommunen underlag för analys och verksamhetsstyrning. Proven konstrueras av ett fåtal universitetsinstitutioner och ett riksrepresenativt urval av provresultaten samlas in av Skolverket för uppföljning, utvärdering, forskning och utveckling av proven. Det finns således detaljerade regler för provens hantering.

8 DNR /02 SID 6 (8) Vad gäller det hos vuxenskolorna arkiverade provmaterialet utgör detta inte ett representativt urval ur statistisk synvinkel. Prov i svenska kan däremot studeras utifrån ett långt tidsperspektiv, genom långa serier av student- och realskrivningar samt standardprov och centrala prov. För prov i övriga ämnen och kurser finns inte motsvarande material bevarat. Enda anledningen för att bevara dessa är att möjliggöra studier av provens användning av rent administrativa skäl. För detta syfte har en typskola valts, Frans Schartaus vuxengymnasium. Övriga provsvar skall kunna gallras 5 år efter provtillfället i analogi med den gallring som sker av ungdomsgymnasiernas motsvarande material (se beslutet om bevarande och gallring av nationella prov i Stockholm stad SSA 1997:6). Svar på de nationella proven är viktiga genom att de kan ligga till grund för lärares betygssättning av elever. Proven kan således inte gallras omgående eftersom det av rättssäkerhetsskäl är viktigt att elever och lärare kan gå tillbaka och diskutera provens relevans för specifika betyg. Detta är bakgrunden till att Riksarkivets allmänna råd för merparten av proven rekommenderar att gallring sker fem år efter provtillfället. Information om arkivbildarens omvärld Otvetydigt kan svaren på de nationella proven användas i forskningshänseende genom att ge information om enskilda individer, händelser och företeelser. Härigenom kan förhållanden beskrivas i omvärlden både på generell och individuell nivå. Genom att bevara samtliga prov i svenska och samtliga ämnes- och kursprov vid ett vuxengymnasium, finns dock möjlighet att studera ett urval av provsvaren. Formella kriterier unicitet Svaren på de nationella proven arkiveras enbart av skolenheterna. Resultatsammanställningar överlämnas till SCB och Skolverket för arkivering. Härigenom kan det hos skolorna arkiverade materialet sägas vara unikt. Vid vissa av de större nationella forskningsprojekt som tidigare genomförts, har insamling av provresultat skett från ett urval av landets skolor. Kontinuitet: Genom att bevara komvux nationella provsvar i svenska fullföljs den tradition som innebär att uppsatser och prov i svenska (student- och realskrivningar respektive standardprov och centrala prov) har bevarats under en lång följd av år såväl på kommunal nivå i Stockholm som på nationell nivå. Proven i svenska måste tillmätas stor betydelse när det gäller att bl.a. följa elevers språkutveckling, läsförmåga och läsförståelse. Datakvalitet och möjligheterna till källkritisk granskning: Genom att provens utformning är starkt standardiserade underlättas jämförande studier mellan individer, skolor och kommuner, även på nationell och internationell nivå. Däremot försvåras sådana jämförelser lokalt av att provsvaren inte utgör ett enhetligt material inom Stockholms stads komvux. Vid en kontroll av omfattningen på vuxengymnasiernas arkiverade provsvar befanns t.ex. att proven har sparats olika lång tid tillbaka, sannolikt beroende på att provens antal bestäms av varje skola/lärare.

9 DNR /02 SID 7 (8) Aggregationsnivå På kommunal nivå sparas provsvaren. Dessa bearbetas sedan av läraren som gör sammanställningar av resultaten och rapporterar in dessa till Skolverket/SCB. De obearbetade provsvaren har således låg aggregationsnivå, vilket möjliggör att nya frågeställningar kan ställas till samma typ av material. Möjligheterna att identifiera data, att knyta dem till särskilda personer eller andra minsta enheter: Detta kriterium är relevant när det gäller att studera svar på prov från exempelvis olika befolkningsgrupper, men även på individnivå. Gallring av huvuddelen av komvux prov skulle innebära informationsförluster, som försvårar eller omintetgör individbaserad forskning. Däremot skulle detta kunna göras vad gäller proven i svenska. Till detta kommer att forskning kan bedrivas på samtliga nationella prov vid det vuxengymnasium som väljs till typskola. Länkbarhet Av elevernas provsvar görs resultatsammanställningar. Resultaten på de nationella proven inom komvux kan även ställas i relation till det komvuxregister som SCB svarar för. I Komvuxregistrer redovisas variabler som personnr, kurskod, gymnasiepoäng, undervisningstimmar, kursstart, kursslut och betyg. Genom att matcha dessa uppgifter mot registret över totalbefolkningen (RTB) och utbildningsregistret kan man få fram uppgifter om elevers hemkommun, födelseland och tidigare slutförd utbildning. Komuxregistret används som underlag för Skolverkets nationella uppföljningssystem samt bidrar till beräkning av kommunernas statsbidrag. Härutöver används registret för uppdatering av utbildningsregistret och uppföljning av satsningen på Kunskapslyftet. Uppgifternas representativitet: Det finns goda möjligheter att bedöma uppgifternas representativitet genom att proven är standardiserade. Handlingarnas funktionella samband med andra handlingar och uppgifter: Uppgifterna i provsvaren kan ge en bild av såväl generella samhällsföreteelser som exempelvis individers värderingar och syn på samhällstendenser. Tillgänglighet och överblickbarhet: För att studera provsvar måste uppgifterna inhämtas från ett represenativt antal skolor, som förvarar handlingarna. Materialet är således inte samlat på ett och samma ställe. Den årliga tillväxten per skola bedöms för Stockholms vuxengymnasier till ca 1,5-2 hyllmeter per år. Räknat på en femårsperiod betyder det maximalt 10 hyllmeter provsvar för endast en skolas vidkommande. Det är således ett relativt omfattande material. Dessutom kan förvaringsordningen på provsvaren variera från skola till skola, vilket kan försvåra bearbetning och genomgång av materialet. SLUTSATSER Med hänsyn till Utbildningsförvaltningens uppgifter att antalet provsvar inom komvux ökat kraftigt de senaste fem åren och handlingarna härigenom vuxit i omfattning samt det

10 DNR /02 SID 8 (8) faktum att motsvarande prov på ungdomsgymnasiet i huvudsak gallras, tillstyrker Stadsarkivet förslaget till gallring av nationella prov inom komvux. Förslaget innebär att gallringsfristen blir 5 år efter provtillfället i analogi med ungdomsgymnasiernas motsvarande handlingar. Av förarbetena till arkivlagen framgår att gallring måste ske av ekonomiska skäl för att effektivisera hanteringen av arkiven. Beslut om gallring av handlingar får dock inte fattas enbart på grundval av ekonomiska faktorer. För att minska effekterna av det informationsbortfall som gallringen medför föreslår Stadsarkivet att ett urval av proven bevaras för forskningens behov: att prov i svenska bevaras av samtliga skolor och att samtliga prov i övriga ämnen bevaras vid en utvald typskola; Frans Schartaus vuxengymnasium. Stadsarkivet anser därmed att gallring kan medges enligt Utbildningsförvaltningens förslag utan att de ändamål som anges i arkivlagen 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT - Svar på nationella prov i samtliga ämnen och kurser, utom svenska, som genomförs inom den kommunala vuxenutbildningen gallras 5 år efter provtillfället. - Svar på nationella prov i svenska som genomförs inom den kommunala vuxenutbildningen bevaras. - Resultatsammanställningar bevaras. - Svar på nationella prov i samtliga ämnen och kurser som genomförs vid Frans Schartaus vuxengymnasium (typskola) bevaras. Detta gallringsbeslut upphäver Stadsarkivets föregående beslut om bevarande och gallring av nationella prov i skolor (SSA 1997:6) i den del som rör svar på prov inom den kommunala vuxenutbildningen. Upphävandet innebär att de handlingar som tidigare har bevarats i sin helhet, skall gallras 5 år efter provtillfället med undantag för de svar på prov som ska bevaras i urval. Beslutet gäller retroaktivt från den 1 januari 1997, då svar på nationella prov infördes inom Stockholms stads vuxenutbildning. I händelse av att Frans Schartaus vuxengymnasium läggs ned skall Utbildningsförvaltningen underrätta Stockholms stadsarkiv samt föreslå annan lämplig typskola för bevarande av svar på nationella prov inom vuxenutbildningens samtliga ämnen. Susanne Strangert 1:e arkivarie