G A L L R I N G S B E S L U T

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: S U S A N N E S T R A N G E R T GALLRINGSBESLUT 2003:15 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2003:15 Nämnd/Förvaltning Stor-Stockholms Energi AB (STOSEB) SSA dnr /03, hänvisningsdnr 54-19/99 Beslutets huvudsakliga innehåll Samtliga nedan redovisade handlingsslag ur STOSEB:s arkiv (år ) gallras omgående: Rutinkorrespondens Underlagsmaterial Referenslitteratur och trycksaker från organisationer Föreläsningsmaterial Webbplats ( digitalt lagrade uppgifter Statistik (avseende Folk- och Bostadsräkningar) Övriga handlingar i ärendet Gallringsförslag från Stor-Stockholms Energi AB (STOSEB) Stadsarkivets promemoria Anm Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /03 SID 1 (5) HÄNVISNINGSDNR 54-19/ PROMEMORIA GALLRING AV VISSA HANDLINGSSLAG VID STOR- STOCKHOLMS ENERGI AB ( STOSEB) ÄRENDET Stor-Stockholms Energi AB (STOSEB) inkom till Stadsarkivet den 9 december 2003 med en gallringsframställan. Framställan avser bl.a. handlingsslag inom bolagets utredningsoch planeringsverksamhet med inriktning på kommunövergripande energisamverkan. Den omfattar även handlingsslag som tillkommit i bolagets samarbete med olika energiintressenter kring energiförsörjningen i Stockholms län. Som bilaga till framställan har STOSEB bifogat ett lokal gallringsbeslut (daterat den 4 december 2003) för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse i enlighet med Arkivnämndens anvisningar den 10 december BAKGRUND STOSEB tillkom 1978 genom en fusion mellan SÖSEB (Södra Stockholms Energibolag) och NOSEB (Norra Stockholms Energibolag). Handlingar från de två bolagen ingår i STOSEB:s arkiv (se serie Ö 1 a och Ö 1 b). Erfarenheterna från oljekrisen 1973, kärnkrafts- och fjärrvärmeutbyggnaden låg bakom bildandet av STOSEB. Tretton kommuner i Stockholms län gick samman för att etablera ett brett energisamarbete, och senare anslöt sig samtliga av länets kommuner och ett flertal energiföretag inom regionen. Bolagets uppgifter har varit att främja energiförsörjningen i området så att den fungerar med hög leveranssäkerhet och låg miljöpåverkan. Vidare att infrastrukturen för el, gas och värme utvecklas utan hinder av kommungränser samt att miljö, trafik, avfall m.m. beaktas utifrån energiaspekter. Verksamheten har bestått av bevakning av energipolitik och energiteknik, beredskapssamordning, utredningar och strategiska analyser för den kommunala planeringen, utformning av regionens remissvar i energifrågor, uppdragsverksamhet åt utomstående m.m. B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

3 DNR /03 SID 2 (5) Under 1996 slöts en överenskommelse med samtliga kommuner i Stockholms län, med undantag för Norrtälje och Vaxholm, om att Stockholms stad skulle ta över arkivmyndighets-ansvaret för STOSEB. Stockholms stad var den största aktieägaren genom Stockholm Energis aktieinnehav på 49 % (SSA dnr /96). STOSEB:s verksamhet upphörde den 31 december 2002, med undantag för vissa verksamhetsområden och större delen av personalen som övergick till Kommunförbundet i Stockholms län (KSL). Under 2003 har bolaget varit försatt i likvidation under likvidator Ulf Norhammar, STOSEB:s förre VD. Inför bolagets upphörande har STOSEB anlitat Stockholms Företagsminnen för att avsluta bolagets arkiv och förbereda det för överlämnande till Stockholms stadsarkiv. Uppdraget har utförts av arkivarie Anna Tiberg. Det har bestått av kompletterande ordnings- och förteckningsarbeten, en ny bevarande- och gallringsutredning som lett fram till aktuell gallringsframställan samt ett lokalt gallringsbeslut för de av bolagets handlingar som bedömts vara av tillfällig eller ringa betydelse enligt stadens gallringsanvisningar. Tiberg har dessutom verkställt gallring av sådana handlingslag som får gallras i enlighet med Stockholms stads generella gallringsbeslut för ekonomiadministrativa respektive personaladministrativa handlingar (SSA 1997:8 respektive SSA 1999:5). Efter Stadsarkivets inspektion den 12 maj 1998 (SSA dnr /98) uppdrog STOSEB åt Stockholms Företagsminnen att ordna och förteckna samt upprätta arkivbeskrivning och arkivförteckning för bolagets handlingar. I samband med detta genomfördes 1998 en bevarande- och gallringsutredning av informationsvärdet hos handlingsbeståndet. Genomgången resulterade i ett förslag till gallring av vissa handlingsslag som, om det godkänts av Stadsarkivet, hade inneburit ett omfattande och tidsödande utsorteringsarbete för att särskilja gallringsbara handlingar från bevarandehandlingar, s.k. plockgallring. Gallringsförslaget ska ha skickats på remiss till STOSEB:s revisor, Stockholms stads revisionskontor samt till Juridiska avdelningen, men ledde inte fram till något beslut om gallring (SSA dnr 54-19/99). Den nu aktuella gallringsframställan omfattar inte de handlingsslag som föreslogs till gallring vid föregående bevarande- och gallringsutredning Framställan utgår istället från sådana handlingsslag som förekommer i stor omfattning och som inte bedöms ha betydande informationsvärde för förståelsen av STOSEB:s verksamhet. Bolagets närmare motiveringar till gallring, framgår av avsnittet Stadsarkivets synpunkter. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen och Revisionskontoret har inte beretts tillfälle att yttra sig över framställan. Orsaken är bolagets upphörande och den nyligen överlämnade gallringsframställan, som krävt snabbt handläggning av ärendet. Stadsarkivet har vidare gjort bedömningen att de handlingsslag som STOSEB föreslagit till gallring, saknar betydelse för revision, preskriptionsfrister samt inte har annan rättslig verkan. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Gallring förutsätter att de handlingar som återstår efter gallring kan ge tillräckligt omfattande information om den verksamhet som har bedrivits. Handlingarna ska kunna

4 DNR /03 SID 3 (5) tillgodose offentlighetsprincipen, rättssäkerheten, informationsbehovet för bolaget samt forskningens intressen. Om Stadsarkivets handläggning av framställan Avvägningen mellan olika intressens behov av information underlättas genom den uppgiftsfördelning som Stadsarkivets handläggning av gallringsframställningar innebär: STOSEB:s uppgift är att utreda handlingarnas informationsvärde på kort sikt utifrån administrativa hänsyn. Genom STOSEB:s upphörande har bolagets ställningstagande möjligen underlättats. Juridiska avdelningen och Revisionskontoret ska bedöma framställan utifrån såväl judiciellt- som revisionsperspektiv. Stadsarkivet å sin sida svarar för värderingen av handlingarnas informationsvärde på lång sikt med utgångspunkt från deras relevans för framtida forskning. Stadsarkivet gör dessutom den slutliga sammanvägningen av samtliga intressenters synpunkter på gallringsförslaget. Som vägledning vid Stadsarkivets bedömning har använts: Arkivnämndens allmänna anvisningar om gallring, , Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy (1995) samt i viss utsträckning Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (RA-FS 1997:8). STOSEB:s förslag till gallringsfrister och motiveringar till gallring I framställan har bolaget föreslagit gallringsfristen vid inaktualitet eller gallras, d.v.s gallring föreslås ske när bolagets administrativa nytta av handlingarna upphört. Stadsarkivet har genomgående ändrat gallringsfristen till omgående eftersom gallring bör verkställas snarast möjligt inför bolagets upphörande och innan bolagets arkiv slutligt överlämnas till Stadsarkivet. STOSEB har i framställan motiverat gallring av nedan specificerade handlingsslag utifrån faktorer som omfång och lågt informationsvärde. När det gäller gallring av webbplatsens digitala uppgifter har det inte närmare motiverats i framställan. Stadsarkivet kan dock se flera motiv, bl.a. datakvalitativa sådana, såsom att uppgifter kontinuerligts har gallrats. Den återstående informationen har därmed fixerats till en viss, bestämd tid och säger inget nämnvärt om publiceringen och presentationen över tid. Ytterligare motiv för gallring i det specifika fallet är de begränsade tekniska förutsättningarna för digitalt långtidsbevarande av webbplatsens information. Följande handlingsslag föreslås gallras: - Rutinkorrespondens I framställan ges följande exempel: Brev som ej tillför sakuppgift och som föregår ett slutligt brev av beslutskaraktär. Stadsarkivet har svårt att bedöma huruvida de brev som föreslås gallras, kan vara värdefulla som underlag och för förståelsen av omständigheterna och bakgrunden till själva beslutet. På den punkten har inte framställan inte givit någon vägledning. Här skulle det ha underlättat om framställan innehållit en beskrivning av STOSEB:s arbetssätt och handlingsutrymmet i fråga om innehållet i bolagets beslut och åtgärder. Detta till trots tillstyrker Stadsarkivet gallringsförslaget för korrespondens med

5 DNR /03 SID 4 (5) lågt informationsvärde och kortfristigt intresse. Stadsarkivet har valt att ytterligare specificera gallringsfristen genom att ändra den från vid inaktualitet till omgående. - Underlagsmaterial Framställan anger att underlagsmaterialet utgörs av kopior av handlingsslag, exempelvis bolagets rapporter, som samlats i arbetspärmar. På handlingarna förekommer ibland anteckningar av skilda slag. Enligt framställan har pärmarna saknat innehållsregister eller motsvarande. Handlingarnas inbördes ordning har varit utan synlig struktur. STOSEB har gjort den samlade bedömningen att handlingarna därmed endast har tillfällig betydelse. Stadsarkivet utgår från att STOSEB har gjort rutinkontroller bland de arkiverade handlingarna som en försäkring om att motsvarande originalhandlingar finns bevarade. Stadsarkivet har därmed inget att erinra mot gallringsförslaget, och har preciserat gallringsfristen genom att ändra den från vid inaktualitet till omgående - Referenslitteratur och tryck från andra organisationer STOSEB har föreslagit gallring under förutsättning att handlingsslagen i fråga inte haft betydelse för projekt eller ärende. I de fall som materialet legat till grund för ett nytt projekt har STOSEB undantagit det från gallring till förmån för bevarande. Stadsarkivet tillstyrker gallring för referenslitteratur och trycksaker från organisationer som utgör allmänna handlingar. I de fall handlingarna inte kan räknas som allmänna handlingar kan de omgående rensas bort. I det senare fallet fordras därmed inte något gallringsbeslut. På grund av bolagets snara upphörande har Stadsarkivet beslutat ändra gallringsfristen från vid inaktualitet till omgående. - Föreläsningsmaterial Handlingarna beskrivs i framställan som stolpar och overheadmaterial inför möten och seminarier. Stadsarkivet reserverar sig för att overheadpresentationer kan vara värdefulla inslag i arkivet, då de dels utgör beskrivningar av olika delar av verksamheten och samtidigt ger en bild av hur bolaget valt att presentera verksamheten i skilda sammanhang. Däremot förefaller de stolpar och stödanteckningar som föreslås gallras vara ytterst tveksamma att bevara. Det beror närmast på anteckningarnas art hur summariskt förda de är, om de är läsbara och förståeliga samt bedöms ha ett långsiktigt informationsvärde. Stadsarkivet anser dock att gallringsförslaget på denna punkt är relativt välmotiverad. Gallringsfristen har preciserats genom att ändra den från vid inaktualitet till omgående. - Hemsidan, digitala uppgifter och sammanställningar STOSEB har föreslagit total utgallring av den digitala versionen av STOSEB:s webbplats. För att visa hur bolaget presenterat sin verksamhet samt vilka uppgifter och handlingar som publicerats, har webbplatsens information skrivits ut och bevarats i pappersform vid två tillfällen, senast den 31 december Stadsarkivet anser att förfaringssättet är det enda realistiska med tanke på de begränsade möjligheter som idag finns att bevara webbplatsers gränssnitt och funktionalitet. Däremot kan underliggande databaser beroende på förekommande format och datastruktur, bevaras på ett standardiserat sätt. I STOSEB:s fall är förutsättningarna begränsade både tids- och

6 DNR /03 SID 5 (5) kompetensmässigt för att utreda ett eventuellt digitalt långtidsbevarande. Dessutom får antas att webbplatsen kontinuerligt uppdaterats och att dessa ändringar utan stöd av gallringsbeslut fortlöpande har gallrats, s.k oreglerad gallring. Det innebär att den återstående informationen inte är representativ för webbplatsens innehåll under tid utan enbart förmår ge ett tvärsnitt av innehållet vid webbplatsens införande respektive avslutande. Stadsarkivet håller det dessutom för sannolikt att den publicerade informationen på webbplatsen i huvudsak återfinns bland olika arkiverade handlingsslag, exempelvis bland STOSEB:s protokoll. I sådant fall är inte informationen på webbplatsen unik i den meningen att den inte förekommer i STOSEB:s andra arkiverade handlingar. Som sammanställning betraktat är den däremot unik. Med ledning av resonemanget ovan, tillstyrker dock Stadsarkivet gallring av de digitala uppgifterna på webbplatsen. De skärmutskrifter som STOSEB gjort undantas från gallring och bevaras. Stadsarkivet har ändrat gallringsfristen från vid inaktualitet till omgående. - Statistik Den statistik som föreslås gallras har inkommit till STOSEB i form av filleveranser från Statistiska centralbyrån. Innehållet har utgjorts av uppgifter från tidigare genomförda Folkoch Bostadsräkningar, vilka STOSEB i sin tur använt som underlag för energiplanering. Resultaten av STOSEB.s beräkningar återfinns bland projekthandlingar och rapporter. Statistiken var ursprungligen lagrad på magnetband och har senare lagrats i en databas som bolaget utvecklat i programmet Access. I dagsläget förfogar Regionplane- och trafikkontoret inom Stockholms läns landsting samt KSL över varsin version av Accessdatabasen. Viss systemdokumentation över databasen med föregångare återfinns i STOSEB:s arkiv. Enligt muntliga uppgifter från bolaget har statistiken inte bearbetats vidare. Under förutsättning att informationsförlusten i samband med överföringen mellan olika databärare är ringa, bifaller Stadsarkivet gallringsförslaget. Till stöd för Stadsarkivets övervägande talar att bolaget inte förädlat statistiken genom egna bearbetningar. Vidare att Statistiska Centralbyrån sannolikt bevarar uppgifterna från de genomförda Folk- och bostadsräkningarna i digital form, varför identisk information kan erhållas vid behov.. I övrigt anser Stadsarkivet att gallring kan medges enligt STOSEB:s förslag utan att de ändamål som anges i arkivlagen 3 åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Gallring medges för handlingar hos STOSEB enligt bilaga till denna promemoria. Susanne Strangert 1:e arkivarie