STOCKHOLMS STADSARKIV. Att. värdera och. information i stockholms stad

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "STOCKHOLMS STADSARKIV. Att. värdera och. information i stockholms stad"

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV Att värdera och gallra information i stockholms stad

2 Att värdera och gallra information i stockholms stad Version 1, 2009 Författare: Martin Ståhl

3 Innehållsförteckning inledning...1 Det mesta ska gallras...1 Därför ska rätt information finnas kvar...2 Därför gallras information...2 Gallring - förstöra information...2 Gallring kan ske på olika sätt...2 Överföring till annat medium...3 Vissa handlingar får rensas...3 Rensningen ska göras innan ärendet avslutats...4 Inkomna handlingar är allmänna handlingar...4 Det finns olika typer av gallringsbestämmelser...4 Tvingande gallringsbestämmelser...4 Bestämmelser om kortaste tid en handlingar ska bevaras...5 Stadsarkivets gallringsbeslut...5 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse...5 Gallringsfrist ät den tid som handlingen ska sparas...6 Gallras vid inaktualitet - inte i system...6 Värdera informationen så här...6 Därför värderas informationen...6 Värdera i ett tidigt skede...7 Samla allsidig kompetens i gruppen...7 Fråga Stadsarkivet om liknande gallringar...7 Kartlägg verksamhetens processer...7 Så här värderas digital information...7

4 Innehållsförteckning Informationsvärderingen ska resultera i en gallringsframställan...8 Ange tydlig vad som ska gallras...9 Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet... 9 Ange när informationen ska gallras...9 Undersök möjligheten att frysa information Motivera varför informationen kan gallras...10 Remiss - intern och extern...11 De olika stegen i en informationsvärdering...12 När Gallringsbeslut har fattats...12 Praktisk hantering...12 Säkerställ att information inte skrivs över eller raderas...13 Ompröva tidigare gallringsbeslut...13 Information kan förstöras på olika sätt...13 Planera gallringen...14 Så här utförs gallringen...14 De flesta pappershandlingar kan lämnas till återvinning Sekretessbelagda pappershandlingar måste förstöras Digitala uppgifter kan raderas, om de inte är sekretessbelagda Digitala uppgifter som är sekretessbelagda kan behöva gallras på olika nivåer Gallringsbara handlingar ska redovisas och förvaras säkert...15 Gallringsbar information ska redovisas...15 De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat...15 Frågor om värdering och gallring...16 Bilaga Bilaga Bilaga Bilaga

5 Inledning En kostnadseffektiv informationsförsörjning i Stockholms stad inbegriper att aktivt ta ställning till och värdera informationens betydelse för framtiden. Vilken information ska bevaras och vilken ska gallras? Om vi för all framtid skulle bevara all information som skapas i förvaltningarnas, bolagens och stiftelsernas verksamhet, skulle det bli en oöverskådlig mängd. Kostnaderna för detta skulle bli höga. Att gallra innebär att förstöra information, så att den inte längre finns kvar. Gallring måste därför bygga på medvetna beslut. Den måste vara genomtänkt så att rätt information finns kvar så länge det finns behov av den. Denna vägledning ska orientera läsaren i regelverket kring värdering och gallring och ge råd om praktisk hantering av information som ska gallras. I vägledningen ges information om bl.a. följande: Vad olika begrepp som berör gallring betyder Vilka olika typer av gallringsbestämmelser som finns Hur man genomför en informationsvärdering Hur man utformar en gallringsframställan Hur man planerar och utför gallring Hur man hanterar gallringsbara handlingar Utgångspunkten är i möjligaste mån medieoberoende. Det är informationen, i form av allmänna handlingar, som står i centrum. Pappershandlingar avser i vägledningen samtliga icke-digitala handlingar, dvs. alla analoga handlingar. Denna vägledning bygger på och ersätter två tidigare vägledningar, Att värdera digital information i Stockholms stad och Att gallra i Stockholms stad. Vägledningen riktar sig i första hand till dig som är arkiv- och dokumenthanteringsverksam i Stockholms stad. Här används begreppet förvaltning för stadens myndigheter. Detta begrepp omfattar i detta fall även stadens bolag och stiftelser. det mesta ska gallras De viktigaste delarna av förvaltningarnas handlingar ska bevaras för eftervärlden. Med bevarande menas för all framtid. För att göra bevarandet För att bevara digital information, se våra vägledningar Att bevara digital information i Stockholms stad respektive Att leverera digital information till Stadsarkivet. 1

6 möjligt behöver man vidta åtgärder. Mycket information har betydelse endast på kort sikt och kan gallras när den inte längre är relevant. Verksamheten kan behöva information under en viss tid för att t.ex. kunna styrka sina rättigheter i en bevissituation eller för att kunna genomföra revision eller annan kontroll. Den kan också behövas för att kunna styrka någons rättigheter eller skyldigheter. Ibland finns det preskriptionstider att ta hänsyn till när man bestämmer hur länge handlingarna ska finnas kvar i verksamheten. Därför ska rätt information finnas kvar Information sparas av flera anledningar: Informationen är en resurs för den egna verksamheten vid förvaltningen, men även för staden som helhet. Den gör att arbetet kan bedrivas på ett ordnat, effektivt och ansvarsfullt sätt. Allmänheten har rätt att ta del av förvaltningarnas handlingar. Det finns juridiska och administrativa behov. Forskningen behöver kunskap om vår tid. Handlingar och uppgifter som avsatts i förvaltningens kärnverksamhet har ofta ett större värde än de som är ett resultat av administrativ stödverksamhet. Inom den administrativa stödverksamheten är det i första hand dokumentation av policies, riktlinjer och andra övergripande ställningstaganden som ska bevaras. Därför gallras information De tre viktigaste skälen till att information gallras är följande: Hålla ned kostnader. Kostnader för t.ex. arkivlokaler och olika bevarandeinsatser måste vägas mot den nytta vi har av informationen. Skapa överblick. Ett arkiv där handlingar med lågt informationsvärde inte har gallrats kan bli svåröverskådligt med tiden, medan ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart. Skydda den personliga integriteten. Vanligtvis skyddas den enskilda individens personliga integritet i informationen genom sekretesslagen, men i några fall har riksdagen beslutat att uppgifter som kan skada människors integritet ska gallras. Gallring förstöra information Gallring kan ske på olika sätt Att gallra är att förstöra allmänna handlingar. När en handling eller uppgift har gallrats är informationen oåterkalleligen borta. Analoga handlingar kan gallras, t.ex. genom malning, tuggning eller bränning. För digital information kan det ibland vara svårare att avgöra när gallringen sker. I digitala sammanhang innebär gallring inte enbart att infor- 2

7 mation raderas eller skrivs över/uppdateras (om versionshantering eller historikfunktion saknas). En gallring har också inträffat om sökvägar eller möjligheterna till bearbetning och sammanställning tas bort eller om möjligheten att fastställa informationens äkthet går förlorad. Överföring till annat medium Det kan ibland betraktas som gallring om man för över information från ett medium till ett annat, t.ex. från digitalt medium till papper, och sedan förstör informationen på det ursprungliga mediet. Det beror på att pappersutskrifter inte alls möjliggör de sammanställningar/bearbetningar som kan göras i digital miljö. Exempel på detta är när digitala diarier tas ut på papper. Diariet kanske bara tas ut i kronologisk ordning. Därigenom begränsas möjligheten att söka i diariet och presentera det i olika sorteringsordningar, t.ex. alfabetiskt efter avsändare/mottagare. Andra exempel kan vara när man komprimerar digitala bilder eller när man skannar in pappershandlingar, t.ex. ritningar, och samtidigt väljer bort någon dimension, t.ex. färg, eller annan betydelsebärande enhet, t.ex. möjligheten att läsa en uppgift av en viss storlek. Förvaltningarna får emellertid gallra handlingar som ersatts av nya i samband med att information förs över till nya medier, om överföringen inte medför informationsförlust och endast smärre förluster av ursprunglig funktionalitet, dvs. sök- samt bearbetnings-/sammanställningsmöjligheter. Det framgår av Stadsarkivets generella gallringsbeslut, SSA 2007:12, för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det kan vara bra att rådgöra med Stadsarkivet om man ska göra medieöverföringar och är osäker på om dessa kräver ett särskilt gallringsbeslut eller om de omfattas av det generella gallringsbeslutet. Vissa handlingar får rensas Gallring och rensning är två snarlika begrepp, som båda innebär att förstöra handlingar. Men medan gallring innebär att förstöra allmänna handlingar, är rensning att förstöra handlingar som inte är allmänna. Allmänna handlingar får bara gallras med stöd i ett beslut. 3

8 Rensningen ska göras innan ärendet avslutats Rensningen måste ske innan ett ärende har avslutats. Detta innebär att handläggaren till ett ärende går igenom en akt innan den arkiveras och plockar bort t.ex. utkast, kopior eller trycksaker som saknar betydelse för förståelsen av ärendet minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift. Om rensningen ska genomföras efter det att ett ärende har avslutats, måste det finnas ett beslut om gallring, eftersom dessa handlingar då blir allmänna handlingar. Inkomna handlingar är allmänna handlingar Handlingar som inkommit till förvaltningen är alltid allmänna handlingar och kan därför inte rensas. För inkomna handlingar måste det alltså finnas ett gallringsbeslut, även om de saknar betydelse för ett ärende. Likaså blir arkivkopior på handlingar som har sänts iväg från förvaltningen allmänna handlingar. Vissa allmänna handlingar får emellertid gallras med stöd i Stadsarkivets generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det finns olika typer av gallringsbestämmelser Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller beslut som fattats av Stadsarkivet. De flesta bestämmelser om gallring hos stadens förvaltningar finns i Stadsarkivets gallringsbeslut. Tvingande gallringsbestämmelser I sällsynta fall finns tvingande gallringsbestämmelser enligt lag. Dessa bestämmelser gäller alltid före beslut fattade av Stadsarkivet. I Stockholms stad är endast socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) aktuella. Den reglerar att de flesta socialtjänstakter måste gallras efter en viss tid. Personuppgiftslagen innehåller inte några bestämmelser om gallring som gäller förvaltningarna i Stockholms stad. 4

9 Bestämmelser om kortaste tid en handling ska bevaras Ibland finns bestämmelser i lag eller förordning om den kortaste tid en handling ska bevaras. Exempel är patientdatalagen och bokföringslagen/ lagen om kommunal redovisning som föreskriver en minimitid på 10 år för patientjournaler och fakturor. Denna typ av bestämmelser får dock inte förväxlas med gallringsbeslut, dvs. att man får gallra handlingarna efter den bestämda tidens utgång. För dessa handlingar gäller att förvaltningen först måste få ett gallringsbeslut av Stadsarkivet, om det inte redan finns ett sådant beslut. Stadsarkivets gallringsbeslut Många av Stadsarkivets gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal förvaltningar och tillkommer också på deras förslag. Det finns även gallringsbeslut som gäller de flesta eller samtliga förvaltningar i staden, s.k. generella gallringsbeslut, vilka initieras av Stadsarkivet. Ett av de generella gallringsbesluten berör handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (se mera nedan). De generella gallringsbesluten kan, liksom många av de myndighetsspecifika, läsas på Stadsarkivets webbplats (). Tidigare rekommenderades stadens förvaltningar att följa Stadsarkivets gallringsbeslut. I de nya arkivreglerna (Kfs 2007:26) slås det emellertid fast att förvaltningarna utan dröjsmål ska förstöra handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut. Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse I en förvaltnings verksamhet skapas alltid en hel del information som har ett litet eller bara tillfälligt värde. Det kan röra sig om reklam, kursinbjudningar, cirkulär eller olika slags register, som endast används för att utgöra ett kortvarigt stöd i verksamheten. Hur sådana handlingar ska gallras regleras i Stadsarkivets generella gallringsbeslut (SSA 2007:12) för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Om man vill gallra i enlighet med det generella beslutet måste man fatta ett tillämpningsbeslut. Detta görs lämpligen i hanteringsanvisningarna, där man anger namn på handlingstyp och gallringsfrist samt gör en hänvisning till Stadsarkivets beslut. Tidigare kunde förvaltningarna med stöd i stadens allmänna gallringsanvisningar själva fatta beslut (s.k. lokala gallringsbeslut) om att gallra denna typ av handlingar. I och med att nya arkivregler för staden antogs år 2007 upphävdes anvisningarna. Förvaltningar som fattat lokala gallringsbeslut innan detta skedde får fortsätta att tillämpa dessa, men inga nya beslut får fattas. 5

10 Det är ibland svårt att dra gränsen mellan vilka typer av handlingar som kan anses ha tillfällig eller ringa betydelse och som därmed omfattas av det generella gallringsbeslutet och vilka som förvaltningen måste begära tillstånd hos Stadsarkivet om att få gallra. Därför är det bra att samråda med Stadsarkivet i sådana frågor. Gallringsfrist är den tid som handlingen ska sparas I gallringsbeslutet framgår hur lång tid som ska förflyta innan gallringen genomförs (gallringsfrist). Gallringsfristen anges oftast i år. Exempelvis ska verifikationer gallras efter tio kalenderår. Ibland anges att en handlingstyp får gallras tio år efter att ett avtal upphört att gälla eller garantitiden har löpt ut. Ibland är gallringsfristen vid inaktualitet, vilket kan betyda olika lång tid för olika typer av handlingar eller uppgifter. Förvaltningen avgör själv hur begreppet gallras vid inaktualitet ska tolkas i det enskilda fallet, dvs. när myndighetens behov av handlingen upphör. Stadsarkivet rekommenderar att tolkningen dokumenteras på lämpligt ställe, t.ex. i hanteringsanvisningarna. Gallras vid inaktualitet inte i system För att kunna automatisera gallringen i ett system måste gallringsfristen specificeras och kopplas till ett villkor. Exempelvis gallras två år efter beslut. Systemet kan inte känna av gallras vid inaktualitet. Tänk på att ställa krav vid ny- eller vidareutveckling av system. Detta är också ett krav vid anslutning till stadens gemensamma e-arkiv. Värdera informationen så här Därför värderas informationen Ett beslut om gallring ska alltid föregås av en utredning av informationens värde på kort och lång sikt. Om viss information inte sparas kan verksamheten skadas. Det är därför viktigt att aktivt ta ställning till vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras samt dokumentera detta. 6

11 Informationsvärderingen måste också dokumenteras av demokratiska skäl. Eftersom alla medborgare har rätt till insyn i offentlig förvaltning måste de också få veta vilka ställningstaganden som ligger bakom att information förstörs. Värdera i ett tidigt skede Värdera tidigt om information ska bevaras eller gallras, helst redan innan den upprättas i verksamheten. Ett första viktigt moment i en informationsvärdering är avgränsningen. Det kan vara bra att börja med ett eller ett fåtal verksamhetsområden, lämpligen ur förvaltningens kärnverksamhet, om det saknas gallringsbeslut. Samla allsidig kompetens i gruppen Informationsvärderingen kräver ett aktivt deltagande och kompetens från olika delar av verksamheten, inkl. IT- och arkivfunktionen. Alla dessa funktioner bör alltså vara representerade i den grupp som utses att genomföra värderingen. Vid behov kan man låta personer som är verksamma utanför förvaltningen ingå i referensgruppen. Fråga Stadsarkivet om liknande gallringar Ta gärna kontakt med Stadsarkivet i värderingsfasen. Det kanske redan finns gallringsbeslut för liknande handlingar, eller beslut som gäller förvaltningar med liknande verksamhetsområden som kan underlätta bedömningen. Kartlägg verksamhetens processer Processer kännetecknas som återkommande arbetsflöden med tydlig början och slut. Varje process består av en kedja av aktiviteter som i sin tur kan generera information. Processen riktar sig alltid till en extern eller intern mottagare. En grupp av processer utgör tillsammans ett verksamhetsområde. Information ska värderas utifrån dess betydelse för verksamheten, det vill säga för den eller de verksamhetsprocesser den förekommer i. Om förvaltningen redan har kartlagt och beskrivit olika verksamhetsprocesser kan detta arbete vara till stor hjälp när värderingen ska genomföras. Kartläggningen kan klargöra informationens betydelse både för olika verksamhetsprocesser och för verksamheten i stort. Stora delar av de handlingstyper som förekommer i kommunal verksamhet har bedömts ur gallringssynpunkt i de kommunala gallringsråd som ges ut av Sveriges Kommuner och Landsting i serien Gallringsråd, med titeln Bevara eller gallra? Allmänna råd för kommuner och landsting. De ingår också delvis i Riksarkivets författningssamling, RA-FS, och kan läsas på Riksarkivets webbplats: eller på se. En annan skrift av mer övergripande karaktär är Riksarkivets Bevarandet av nutiden, en nationell gallrings- och bevarandepolicy. För mera information om processkartläggning, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Så här värderas digital information Det är enbart sådan digital information som faktiskt har använts i verksamheten som ska värderas. Man tar alltså ställning till de bearbetningar 7

12 Exempel på sammanställningar och bearbetningar är lönelistor, övertidsjournaler och lönespecifikationer ur processen Betala ut lön från verksamhetsområdet Ge verksamhetsstöd. och sammanställningar som normalt görs genom rutinmässiga åtgärder, inte till alla dem som kan göras. Det är de allmänna handlingarna som ska värderas. Vilket IT-system som stödjer verksamhetsprocessen har en underordnad betydelse i sammanhanget. För mera information om vad en digital handling är, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Informationsvärderingen ska resultera i en gallringsframställan När en informationsvärdering är gjord ska resultatet sammanställas i en gallringsframställan till Stadsarkivet. För exempel på gallringsframställningar, se bilagorna till denna vägledning. Förvaltningen behöver försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen ska omfattas av ett myndighetsspecifikt beslut från Stadsarkivet, dvs. att gallringen inte redan föreskrivs i lag eller i tidigare generella gallringsbeslut. När gallringsframställan är färdig är det viktigt att förvissa sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering). En gallringsframställan bör bestå av följande delar (se även bilaga 1, checklista): 1. En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhetsområden som informationen representerar. 2. Den eller de processer som informationen skapats i. 3. Sammanställningar/bearbetningar för digital information eller handlingstyper för analog information som processerna huvudsakligen har genererat. 4. Motiveringar till varför informationen kan gallras. Underlag till dessa motiveringar ges i bilaga 1, checklista. 5. Övriga ställningstaganden. 6. Den eller de gallringsfrister som föreslås. 7. Remissinstansernas svar samt förvaltningens ställningstagande till dessa. 8

13 Ange tydligt vad som ska gallras Vilka frågor i checklistan som är relevanta att besvara och hur utförliga svaren ska vara, varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av gallringsframställan det rör sig om. För t.ex. administrativa handlingar av mindre betydelse behöver beskrivningen inte göras så utförlig. Viktigare information från förvaltningens kärnverksamheter kräver däremot utförligare resonemang. Benämningar som används internt inom en förvaltning kan ofta vara obegripliga för en utomstående. Om handlingstypens eller uppgiftens namn inte är självförklarande måste funktionen, d.v.s. hur informationen används, beskrivas. Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet Det räcker inte alltid med att redogöra för vad som ska gallras. Ibland behöver man också beskriva vad som ska bevaras, eftersom det kan påverka bedömningen av det som ska gallras. Det kan t.ex. handla om information som förekommer på flera ställen och endast behöver bevaras på ett av dessa. Ibland kan det bli nödvändigt att vända helt på perspektivet. Utgångspunkten när man skriver en gallringsframställan är ju att beskriva vilka handlingstyper man önskar gallra. Här blir den istället den motsatta, dvs. att beskriva vilka handlingar som förvaltningen kommer att bevara och bara översiktligt vilken information som kommer att gallras. För exempel på en sådan gallringsframställan, se bilaga 4. Detta är speciellt förekommande när det gäller gallring av databasinformation. Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning. Förvaltningen måste sedan översätta och analysera tillämpningen av bevarandebeslutet. Ange när informationen ska gallras Gallringsfristen ska framgå för varje handlingstyp eller uppgift. Gallringsfristen anges i år eller månader, eller vid inaktualitet samt vid behov vad detta betyder i det aktuella fallet. Om man önskar att gallringsbeslutet ska gälla retroaktivt, måste detta anges, och vilket år det i så fall ska gälla från. Annars gäller gallringsbeslutet från Stadsarkivets beslutsdatum. Man kan välja en och samma gallringsfrist för all information som är knuten till ett verksamhetsområde eller flera olika gallringsfrister för olika processer eller sammanställningar inom ett och samma verksamhetsområde. Försök i sådana fall att ha så enhetliga gallringsfrister som möjligt. 9

14 Val av gallringsfrist Fördelar Nackdelar Samma gallringfrist för ett verksamhetsområde Endast en gallringsfrist att bevaka. Kräver mindre resurser att utreda och verkställa. All information som tillhör verksamhetsområdet måste sparas till dess att gallringsfristen löpt ut. Gallringsbar information riskerar att tynga t.ex. ett IT-system i onödan. Olika gallringsfrister för olika processer och sammanställningar (för digital information) Gallringsbar information riskerar inte att tynga t.ex. ett IT-system i onödan. En noggrannare värdering innebär färre risker för att viktig information förstörs för tidigt. Det kan krävas särskilda resurser att utreda och verkställa. Undersök möjligheten att frysa information För digital information är det möjligt att frysa information vid en viss tidpunkt, till exempel ett visst datum varje år. Det innebär att all den information som är aktuell vid just det ögonblicket bevaras, medan gallring i form av uppdateringar sker fortlöpande under året i övrigt. Stadsarkivet har t.ex. medgivit att fastighetsanknuten information hos stadens bostadsbolag får bevaras utifrån denna princip. Detta kan vara en lämplig lösning i de fall uppgifterna sällan uppdateras samtidigt som systemet eller formatet saknar goda arkivuttagsmöjligheter. Risken för informationsförluster under året svarar då inte mot kostnaderna att bevara allt. Motivera varför informationen kan gallras Det är viktigt att noggrant motivera den föreslagna gallringen. Varför bör den aktuella informationen kunna gallras? Varför föreslås en viss gallringsfrist? Exempel på motivering är att informationen finns i andra handlingar eller uppgifter som bevaras eller att den årliga tillväxten är så stor att lagringskostnaderna inte motsvarar informationens värde. 10

15 Remiss intern och extern Innan gallringsframställan lämnar förvaltningen kan det vara bra att låta den gå på en internremiss, så att berörd personal får möjlighet att lämna synpunkter. En gallringsframställan ska normalt sett alltid passera stadsledningskontorets juridiska avdelning och revisionskontoret för synpunkter innan den skickas till Stadsarkivet. Det finns dock fall då det inte är relevant att begära synpunkter från dessa remissinstanser. Det kan t.ex. ha med handlingarnas ålder att göra, dvs. att handlingarna är så pass gamla att de egentligen bara behöver bedömas ur forskningssynpunkt. Givetvis kan juridiska avdelningen och revisionskontoret kontaktas för diskussioner redan under utredningens gång. Om revisionskontoret eller juridiska avdelningen har synpunkter på gallringsframställan ska dessa beaktas och framställan eventuellt omarbetas, innan den skickas till Stadsarkivet. Båda remissyttrandena ska bifogas till den slutliga gallringsframställan. Stadsarkivet gör sedan en samlad bedömning av gallringsförslaget. Bedömningen utgår från arkivlagen, den nationella bevarande- och gallringspolicyn samt Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd. Stadsarkivet bedömer primärt forskningsvärdet hos de handlingar som föreslagits för gallring, eftersom gallringsframställan redan har granskats i juridiskt och ekonomiskt hänseende av revisionskontoret och den juridiska avdelningen. 11

16 De olika stegen i en informationsvärdering Värdering Föreslå gallringsfrist Sammanställa i en gallringsframställan Eventuell internremiss Skicka gallringsframställan på remiss till revisionskontoret och SLK:s juridiska avdelning När remissvaren kommit från revisionskontoret och juridiska avdelningen: eventuell omarbetning av gallringsframställan Skicka gallringsframställan till Stadsarkivet När Stadsarkivets gallringsbeslut kommit: informera berörd personal Uppdatera hanteringsanvisningar och ändra rutiner Tillämpa beslutet! När gallringsbeslut har fattats Praktisk hantering När Stadsarkivet har fattat ett gallringsbeslut återstår en del praktiskt arbete hos förvaltningen. Hanteringsanvisningar måste uppdateras. Man kan behöva utarbeta nya rutiner för hur handlingar som nu får gallras ska hanteras. Det är också viktigt att ge berörd personal på förvaltningen möjlighet att ta del av gallringsbeslutet. 12

17 säkerställ att information inte skrivs över eller raderas Den digitala informationen måste kunna lagras och läsas under hela den tid den ska bevaras, i annat fall sker en oreglerad gallring. Oreglerad gallring kan undvikas genom att: fält är låsta för överskrivning när en handling är färdigställd konverteras den till låsta format information som uppdateras läggs i historikfiler förändringar loggas. I Stadsarkivets vägledning Att bevara digital information i Stockholms stad framgår mera hur detta arbete ska utföras. I nästa kapitel beskrivs närmare hur man på ett effektivt sätt kan planera för och verkställa själva gallringen. Ompröva tidigare gallringsbeslut Mycket händer i verksamheten som kan påverka informationen. Det kan vara omorganisationer då verksamheter förs över till nya nämnder i staden, arbetssätt och processer som förändras eller nya IT-stöd som tas i bruk. I det sistnämnda fallet behöver en informationsvärdering endast göras om verksamhetens processer, och den information som genereras ur dem, förändras i samband med detta. En värdering av förvaltningens information behöver med jämna mellanrum omprövas. Gällande beslut behöver ses över. Nya handlingstyper tillkommer. Det kan antingen bli tal om smärre kompletteringar eller andra ändringar av tidigare beslut eller att beslutet upphävs i sin helhet och informationsvärderingen görs om från grunden. Då en förvaltning påbörjar en anslutning till stadens gemensamma e-arkiv måste en informationsvärdering genomföras. Om den information som ska levereras redan omfattas av ett gallringsbeslut måste detta granskas för att säkerställa att informationen kan gallras utifrån e-arkivets funktionskrav, villkor och tidsfrist. Att förvaltningarna i staden regelbundet ska se över möjligheterna till gallring är dessutom formulerat som ett krav i stadens arkivregler. Information kan förstöras på olika sätt Gallring är ett arbetsmoment som kan underlättas och förenklas avsevärt om man tar sig tid att planera för gallring redan i ett tidigt skede av informationens livscykel. Här beskrivs hur man planerar för gallring samt hur själva gallringen ska gå till. 13

18 Planera gallringen Pappershandlingar som ska gallras bör inte blandas med handlingar som ska bevaras. Det leder till tidsödande sortering, s.k. plockgallring. Förvara bara handlingar som ska gallras samma år i samma pärm eller kartong. Handlingar som ska gallras behöver inte placeras i arkivboxar. Man måste dock kunna söka även bland dessa handlingar innan de har gallrats och lämna ut dem om de efterfrågas. Därför bör pärmryggen (eller kartongen) märkas med handlingstypens namn, årtal och andra uppgifter som kan underlätta återsökning. Dessutom är det viktigt att det framgår att handlingarna ska gallras och vilket år de ska gallras. För digital information gäller att funktioner som att kunna styra, planera och genomföra gallring måste finnas i ett IT-system. Informationens gallringsfrist ska framgå av metadatan. Gallringen kan sedan antingen utföras automatiskt eller manuellt i efterhand. Så här utförs gallringen De flesta pappershandlingar kan lämnas till återvinning Merparten av alla pappershandlingar som ska gallras kan lämnas till återvinning. Förvaltningen måste då försäkra sig om att det som ska gallras verkligen förstörs under kontrollerade former. Det är inte tillåtet att lämna ifrån sig handlingar som ska gallras till någon utanför förvaltningen bara för att de är gallringsbara. Enligt stadens arkivregler är det dock möjligt för förvaltningar att avhända sig vissa handlingstyper. Sekretessbelagda pappershandlingar måste förstöras Handlingar som omfattats av sekretess måste alltid gallras på ett mer betryggande sätt. Om det rör sig om små mängder kan dokumentförstöraren vara ett bra sätt att gallra. För större mängder kan det i stället vara lämpligt att anlita ett avfallshanteringsföretag som genomför gallringen under betryggande former. Digitala uppgifter kan raderas, om de inte är sekretessbelagda Gallring av digitalt lagrade uppgifter kan antingen genomföras i form av radering av uppgifter ur ett system eller av enstaka filer. Mediet kan därefter återanvändas. Raderingen innebär dock i de allra flesta fall inte att informationen verkligen raderas från mediet, utan att filnamnet ändras så att datorn inte kan hitta filen. Därför kan det gå att återskapa filer som har raderats. Detta är ändå tillräckligt om det rör uppgifter som inte omfattas av sekretess. 14

19 Digitala uppgifter som är sekretessbelagda kan behöva gallras på olika nivåer Gallring av sekretessbelagda uppgifter är betydligt mera komplicerad. Om informationen finns på ett fysiskt medium, t.ex. ett magnetband, måste mediet förstöras mekaniskt. Om informationen finns i system måste det beaktas att den av IT-säkerhetsskäl även kan finnas i historikversioner, loggar och på backupband. Gallring kan förekomma på olika nivåer. Ibland räcker det med att gallra sökvägarna. Andra gånger måste även informationen som sökvägarna leder till gallras. Detta är något som förvaltningen måste göra en bedömning av. Det finns regler för hur gallring ska ske i stadens gemensamma e-arkiv. Möjligheten finns att leverera gallringsbart material men det ställer vissa krav på metadata. Gallringsbara handlingar ska redovisas och förvaras säkert Gallringsbar information ska redovisas Gallringsbara handlingar ska huvudsakligen redovisas i hanteringsanvisningarna, som förutom klassificeringsstrukturen, arkivbeskrivningen och bevarandeförteckningen är en del av förvaltningens informationsredovisning. Redovisningen i hanteringsanvisningarna ska göras på en detaljerad nivå. På en mera övergripande nivå redovisas handlingarna i informationsredovisningens övriga delar. För anvisningar om hur detta ska göras, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat Pappershandlingar som har en gallringsfrist på mer än två år ska förvaras på samma sätt som de handlingar som ska bevaras, dvs. i en arkivlokal eller i ett godkänt dokumentskåp. För digital information gäller bestämmelserna om förvaring i stadens ITsäkerhetsinstruktion. För pågående ärenden där handlingarna inte ännu har arkiverats/avställts gäller att förvaltningen själv får bedöma om handlingarna ska förvaras skyd- 15

20 dat eller inte och samtidigt överväga de risker, juridiska som ekonomiska, som kan uppstå om informationen försvinner. De gallringsbara handlingarna bör förvaras för sig så att arkivlokalen kan utnyttjas effektivt. Då kan det utrymme som frigörs när gallringen verkställts snabbt tas i bruk utan att övrigt material behöver flyttas om. Själva gallringen underlättas också om handlingar som ska gallras samma år förvaras ihop. Detta måste dock vägas mot behovet av att enkelt kunna hitta bland handlingarna. Frågor om värdering och gallring För att få svar på frågor om gallring som inte besvaras i denna vägledning kan man vända sig till sin sektorsansvarig på Stadsarkivets tillsynsenhet. Lagar och regler om gallring som gäller förvaltningarna i Stockholms stad Särskilda arkivregler: Arkivlagen Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) Riktlinjer till arkivregler för Stockholms stad Andra lagar och förordningar: Socialtjänstlagen Socialtjänstförordningen Se även stadsarkivets webbplats. 16

SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN

SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN SÖDERMALMS STADSDELSFÖRVALTNING PERSONAL OCH KANSLIAVDELNINGEN GALLRINGSUTREDNING DNR 005-746/2008 SID 1 (5) 2008-09-01 Stadsarkivet GALLRINGSUTREDNING INFORMATION I KONTAKTCENTER 1. Beskrivning 1.1. VERKSAMHETSOMRÅDE

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av stadsledningskontoret 2015:27 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 14 december 2015 (Utl 2015:153) (Ersätter Kfs 2007:26)

Läs mer

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer

GALLRING AV INFORMATION AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE HOS SAMTLIGA MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD ÄRENDET

GALLRING AV INFORMATION AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE HOS SAMTLIGA MYNDIGHETER I STOCKHOLMS STAD ÄRENDET Stadsarkivet Verksamhetsområde Informationsförsörjning Handläggare: Christina Moberg DNR 5.1.2-9593/2015 Sida 1 (7) 2016-02-03 2016:01 Promemoria GALLRING AV INFORMATION AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE

Läs mer

Bevara, rensa och gallra

Bevara, rensa och gallra Rutin Process: Arkivera/gallra Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: 2017-05-08 Faktaägare: Caroline Svensson, Arkivansvarig Fastställd av: Anders Pettersson, Enhetschef Revisions nr: 2 Innehållsförteckning

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar inom Förskola och grundskola, barn- och ungdomsnämnden.

Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar inom Förskola och grundskola, barn- och ungdomsnämnden. DELEGERINGSBESLUT 2010-05-11 1 (6) 1 bilaga Beslutet i original till: Kopia av beslutet till: Kommunstyrelsen Barn- och ungdomsnämnden Gallringsbeslut 2010:2 Dnr Kst 2010/201 Gallring av vissa handlingar

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-20 DNR 9.3-17071/07 SSA 2007:16 Miljöförvaltningen Att: Håkan Andersson HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN Närvarande

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-19717/08 SID 1 (7) 2009-04-20 SSA 2009:13 HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STADSHUS AB Närvarande från bolaget: Joachim

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I HUDDINGE STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-01-21 DNR 9.3-15936/08 SSA 2008:19 Svenska kyrkan i Huddinge Att: Christer Pettersson INSPEKTION AV HANTERINGEN AV

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2009-12-17 DNR 9.3-11321/09 SSA 2009:21 Stockholms Stads Parkerings AB Att: Kerstin Sigurdson Kopia: Stockholms Stadshus

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet 1 (8) BESLUT 2014-11-06 Dnr SU FV 2.6.2-3133-14 Agneta Witte Åström Handläggare Tekniska avdelningen Regler om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse vid Stockholms universitet

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HAMN AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS HAMN AB STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2013-05-21 DNR 9.3-2193/13 SSA 2013:3 Stockholms Hamn AB Att: Gun Rudeberg HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts.

Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod inletts. Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 1992-10-22, 135. Dokumentet är reviderat av kommunfullmäktige 2006-06-20, 76 samt reviderat och fastställt på nytt 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2013-05-21 DNR 9.3-2196/13 SSA 2013:4 Äldreförvaltningen Att: Barbara Ahlmark HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÄLDREFÖRVALTNINGEN

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SKARPNÄCKS SKOLA S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2011-11-25 DNR 9.3-16647/11 SSA 2011:13 Skarpnäcks skola, Att: Patrik Forshage Kopia: Utbildningsförvaltningen, Astrid

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB)

Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9442/14 Sida 1 (7) 2014-10-30 SSA 2014:13 Hantering av allmänna handlingar hos Skolfastigheter i Stockholm AB (SISAB) Närvarande från bolaget: Catarina

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (9) 2008-07-17 DNR 9.3-6604/08 SSA 2008:2 Styrelsen för Micasa Fastigheter i Stockholm AB HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Arkivreglemente för Kristianstads kommun

Arkivreglemente för Kristianstads kommun -1-2014 Arkivreglemente för Kristianstads kommun Antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 158 att gälla från 2014-11-01. Ersätter nr 452 Inledning Information behövs både i dag och i framtiden. Den ska

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Arkivreglemente för Köpings kommun

Arkivreglemente för Köpings kommun REGLEMENTE 1 (6) Arkivreglemente för Köpings kommun Antagen av kommunfullmäktige 2010-12-20, 116 Förutom arkivlagens och arkivförordningens bestämmelser om arkivvård gäller följande reglemente för den

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA BOSTÄDER

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA BOSTÄDER STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-18590/10 SID 1 (8) 2011-02-21 SSA 2011:2 AB Svenska Bostäder Att: Klas Heldesten Kopia: Revisionskontoret Stockholms stadshus

Läs mer

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning

Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning ARKIVKRAV FÖR IT-SYSTEM - VÄGLEDNING 1 2014-09-09 Avd. Dokumenthantering Anne Lamér IT-arkivarie Arkivkrav för IT-system i Lunds universitet - vägledning Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 1

Läs mer

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping 1 (5) Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping Inledning Den 16 januari 2015 aviserade Riksarkivet en brevledes inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15051/08 SSA 2008:10 Södertälje kyrkogårdsförvaltning Att: Lennart Schånberg INSPEKTION AV HANTERINGEN

Läs mer

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79

Reglemente för hantering av allmänna handlingar. Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad , 79 Reglemente för hantering av allmänna handlingar Beslutat av kommunfullmäktige i Vaxholms stad 2012-12-17, 79 2 av 9 Innehåll 1 Tillämpningsområde...3 2 Ansvarsfördelning för arkivbildning och arkivvård...3

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB

Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB Handläggare: Harald Löfgren Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1757/15 Sida 1 (7) 2015-04-01 SSA 2015:4 Hantering av allmänna handlingar hos Stockholms stads Parkerings AB Närvarande från bolaget: Boris Amsköld

Läs mer

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/

Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/ Kommunledningskontoret Antaget av kommunfullmäktige 1(6) Arkivreglemente för Vännäs kommun Dnr 2011/112-004 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunfullmäktige och kommunens myndigheter.

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BOTKYRKA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS BOTKYRKA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-22 DNR 9.3-15933/08 SSA 2008:15 Botkyrka församling Att: Lennart Sjöström INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

I STOCKHOLM AB ÄRENDET

I STOCKHOLM AB ÄRENDET Stockholms Stadsarkiv Handläggare: Joakim Bendroth DNR 9.4-14320/2013 Sida 1 (16) 2013-12-11 2013:32 Promemoria GALLRING AV INFORMATION VID BOSTADSFÖRMEDLINGEN I STOCKHOLM AB ÄRENDET Bostadsförmedlingen

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av Myndighetsnämnden 1(8) Reviderad 2012-09-19 110 2013-09-16 77 Dokumenthanteringsplan för 2 Dokumenthanteringsplan

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING

ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING 2008-10-22 ÄNDAMÅLSENLIG ARKIVHANTERING Grundläggande information för myndigheter RIKSARKIVET Avdelningen för tillsyn 2 Inledning Syftet med denna information är att hjälpa myndigheter med ändamålsenlig

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19.

ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. ARKIVREGLEMENTE FÖR HEDEMORA KOMMUN Fastställt av kommunfullmäktige 1991-12-18, med senaste ändring 2012-06-19. Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente. Arkivreglemente för Landstinget i Kalmar län Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) antagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den landstingskommunala arkivvården inom

Läs mer

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se

Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad. stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad stockholm.se Riktlinjer och förutsättningar för skanning och ersättningsskanning i Stockholms stad Augusti 2016 Dnr:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun

Arkivreglemente för Staffanstorps kommun FÖRFATTNING 1.4 [1] Antaget av kommunfullmäktige 126/14 2014-KS-124 Arkivreglemente för Staffanstorps kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1991:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping INSPEKTIONSRAPPORT 1 (6) Tillsynsenheten Sofia Särdquist Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping Närvarande Från Förvaltningsrätten i Jönköping: chefsadministratör arkivassistent/expeditionsvakt

Läs mer

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas,

ett led i en process, t.ex. avisera en inspektion och inhämta underlag från en databas, - - - 1 2 kap. Definitioner I dessa föreskrifter avses med aktivitet arkiv arkivredovisning databärare förvaringsenhet förvaringsmedel handling handlingstyp handlingsslag inventarium klassificeringsstruktur

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-2045/14 Sida 1 (9) 2014-06-02 SSA 2014:07 Hantering av allmänna handlingar hos Micasa Fastigheter i Stockholm AB Närvarande från bolaget: Anne Tawastman

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖSTERÅKER- ÖSTRA RYDS FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2009-02-17 DNR 9.3-19392/08 SSA 2009:2 Österåker-Östra Ryds församling Att: Jan Bonander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS JÄRFÄLLA KYRKOFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15935/08 SSA 2008:11 Järfälla kyrkoförvaltning Att: Thomas Waltin INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

Arkivregler för Uppsala kommun

Arkivregler för Uppsala kommun KOMMUNLEDNINGSKONTORET Handläggare Hallgren Richard Håkansson Sara Jonsson Sven Datum 2017-01-26 Diarienummer KSN-2016-2175 Kommunstyrelsen Arkivregler för Uppsala kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsen

Läs mer

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare Inspektionsrapport DNR 9.3-2041/14 Sida 1 (8) 2014-04-25 SSA 2014:4 Närvarande från bolaget: Thomas Mundebo Chef Affärsstöd, Stab arkivansvarig Anders Törnkvist Bostadsuthyrning Marie Nogén Löneansvarig/HR

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Dokumenthantering på fastighetskontoret

Dokumenthantering på fastighetskontoret Christina Moberg Administrativa avdelningen 08-508 270 24 Dokumenthantering på fastighetskontoret På fastighetskontoret inkommer och upprättas hundratals handlingar varje dag i form av brev, mejl, protokoll

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-21 Dnr RA 231-2009/4754 A-K Andersson Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Växjö universitet Växjö universitet inspekterades av Riksarkivet den 25 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg arkivvården vid

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Stadsledningskontoret ARKIVREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN Dokumenttyp Reglemente Dokumentägare Kommunstyrelsen Dokumentinformation Arkivreglemente för Umeå kommun Dokumentnamn Arkivreglemente Dokumentansvarig

Läs mer

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun 2016-09-27 1 (7) Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26

ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 3, 2013-02-26 ATT UPPRÄTTA ARKIVBESKRIVNING en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 3, 2013-02-26 INNEHÅLL 1 BESKRIVA ALLMÄNNA HANDLINGAR OCH ARKIV... 3 1.1 ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun

Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun TJÄNSTESKRIVELSE 1 (5) 2016-09-27 Kommunstyrelsen Dnr Kst 2016/194 Riktlinjer för hantering av arkiv i Järfälla kommun Förslag till beslut Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen och

Läs mer

10 OKTOBER Arkivreglemente

10 OKTOBER Arkivreglemente Arkivreglemente Landstingets arkiv är en del av vårt nationella kulturarv. Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor; RA-FS 2007:1 Utkom från trycket den

Läs mer

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Arkivreglemente för Linköpings kommun Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54. Till grund för den kommunala arkivvården i Linköpings kommun ligger, förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och

Läs mer

G A L L R I N G S B E S L U T 2002:1. Beslutets huvudsakliga innehåll Handlingar vid Socialtjänstförvaltningens olika verksamheter

G A L L R I N G S B E S L U T 2002:1. Beslutets huvudsakliga innehåll Handlingar vid Socialtjänstförvaltningens olika verksamheter ABCDE Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN GALLRINGSBESLUT 2002:1 SID 1 (1) Dnr 53-3588/01 2002-04-12 G A L L R I N G S B E S L U T 2002:1 Nämnd/Förvaltning Socialtjänstnämnden/Socialtjänstförvaltningen

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149 Arkivreglemente Mandatperioden 2015 2018 Fastställt av landstingsfullmäktige den 29 30 oktober 2014, 149 2014-10-29--30 14LS7147 2(5) ARKIVREGLEMENTE FÖR LANDSTINGET VÄSTERNORRLAND I anslutning till bestämmelserna

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet Datum: 2008-05-27 Närvarande: från Medlingsinstitutet

Läs mer

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle

Tillsynsavdelningen 2009-12-23 Dnr RA 231-2009/4114 T Ståhle 1 (7) Tillsynsavdelningen T Ståhle Inspektion av arkivvården vid Rättsmedicinalverket Rättsmedicinalverket inspekterades av Riksarkivet den 11 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2010-05-31 DNR 9.3-21578/09 SSA 2010:9 Örbyskolan, Att: Lennart Östlund Kopia: Utbildningsförvaltningen, Agnetha Styrwoldt-Alfheim

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde

Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde Arkivreglemente med tillämpningsanvisningar för Skövde kommun Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384

2013-10-30 Dnr RA 231-2013/4384 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Stockholms universitet, Universitetsförvaltningen den 23 september 2013 Riksarkivet (RA) inspekterade arkivverksamheten vid Stockholms universitet under tre dagar den

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos SGA Fastigheter AB

Hantering av allmänna handlingar hos SGA Fastigheter AB Inspektionsrapport DNR 9.3-13148/13 Sida 1 (9) 2013-12-03 SSA 2013:06 Hantering av allmänna handlingar hos SGA Fastigheter AB Närvarande från bolaget: Susanne Tiderman Arkivansvarig/ekonomi- och personalchef

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KISTA GYMNASIUM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS KISTA GYMNASIUM S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (7) 2010-05-31 DNR 9.3-21573/09 SSA 2010:11 Kista gymnasium Att: Lars-Gustaf Jonsson Kopia: Agnetha Styrwoldt-Alfheim, Utbildningsförvaltningen

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Statens geotekniska institut den 3 april 2013 Närvarande Från Statens geotekniska institut: administrativ chef, arkivansvarig registrator, arkivredogörare, HIT-ansvarig

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STIFTELSEN HOTELLHEM I STOCKHOLM

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STIFTELSEN HOTELLHEM I STOCKHOLM STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-05440/10 SID 1 (10) 2010-06-09 SSA 2010:12 Stiftelsen Hotellhem i Stockholm Att: Ann Hilmersson Kopia: Revisionskontoret HANTERING

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Närvarande från förvaltningen: Kjell Sahlin, enhetschef för USK Stab och arkivansvarig Margaret Olsson, registrator Lisbeth Weibull, personalstrateg

Närvarande från förvaltningen: Kjell Sahlin, enhetschef för USK Stab och arkivansvarig Margaret Olsson, registrator Lisbeth Weibull, personalstrateg Stockholms stadsarkiv HANDLÄGGARE: MARTIN STÅHL INSPEKTIONSRAPPORT DNR 1513-17892/06 SID 1 (5) 2007-01-25 SSA 2007:01 Utrednings- och statistikkontoret Att: Kjell Sahlin H ANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-6859/08 SID 1 (9) 2008-06-23 SSA 2008:1 Hägersten-Liljeholmens stadsdelsnämnd Att: Kerstin Henningsson HANTERING AV ALLMÄNNA

Läs mer

Tjörns kommuns författningssamling

Tjörns kommuns författningssamling Tjörns kommuns författningssamling Verksamhetsområde: Kommunstyrelsen Författning: Arkivreglemente Beslut: KF 9, 2002-02-04 Dnr 01.273-003 ARKIVREGLEMENTE Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen

Läs mer